§ 1.Decyzja określa wykonywanie kontroli zarządczej oraz zasady jej koordynacji w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwaną dalej „Komendą”, w szczególności:

1) obowiązki w zakresie kontroli zarządczej:

a) kierownictwa Komendy;

b) kierowników komórek organizacyjnych Komendy;

c) kierowników jednostek nadzorowanych przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;

2) szczegółowy tryb sporządzania dokumentów dotyczących kontroli zarządczej:

3) wzory dokumentów, o których mowa w pkt 2.

§ 2.Ilekroć w decyzji jest mowa o:

1) jednostkach nadzorowanych – rozumie się przez to:

a) Centralną Szkołę Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie,

b) Szkołę Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Krakowie,

c) Szkołę Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu,

d) Szkołę Podoficerską Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy,

e) Centralne Muzeum Pożarnictwa w Mysłowicach;

2) kierownictwie Komendy – rozumie się przez to Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej i jego zastępców;

3) kierowniku jednostki nadzorowanej – rozumie się przez to, w przypadku jednostek nadzorowanych, o których mowa w pkt 1:

a) lit. a–d – właściwych komendantów szkół,

b) lit. e – dyrektora Centralnego Muzeum Pożarnictwa w Mysłowicach;

4) kierowniku komórki organizacyjnej – rozumie się przez to kierujących komórkami organizacyjnymi Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

5) Komendancie – rozumie się przez to Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;

6) komórce organizacyjnej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną określoną w statucie Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

7) pracownikach – rozumie się przez to członków korpusu służby cywilnej, osoby spoza korpusu służby cywilnej oraz strażaków zatrudnionych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

8) oświadczeniu kierownika jednostki o stanie kontroli zarządczej – rozumie się przez to oświadczenie cząstkowe kierownika jednostki o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni dla jednostki, sporządzone zgodnie z załącznikiem 7 do zarządzenia Nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej – administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne (Dz. Urz. MSWiA poz. 16);

9) planie działalności – rozumie się przez to plan działalności Komendanta na rok następny, zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

10) planie postępowania z ryzykiem – rozumie się przez to dokument, w którym wskazano planowane działania modyfikujące ryzyko, termin ich realizacji oraz osoby odpowiedzialne za realizację tych działań;

11) ryzyku – rozumie się przez to możliwość wystąpienia zdarzenia, które w przypadku wystąpienia będzie miało negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań;

12) sprawozdaniu z wykonania planu działalności rozumie się przez to sprawozdanie z wykonania planu działalności Komendanta za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

13) system kontroli zarządczej – rozumie się przez to wszystkie działania, udokumentowane i nieudokumentowane zasady, reguły oraz przyjęte sposoby organizacji pracy, służące realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

14) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

15) właścicielu ryzyka – rozumie się przez to kierownika komórki organizacyjnej albo jednostkę, realizujące zadanie w ramach celu;

16) zarządzaniu ryzykiem – rozumie się przez to identyfikację i ocenę ryzyka w stosunku do założonych celów i zadań do realizacji, ustalenie akceptowalnego poziomu ryzyka, określenie sposobu reakcji na zidentyfikowane ryzyko a także podjęcie działań w celu jego minimalizacji oraz trybu monitorowania ryzyka;

17) zmaterializowaniu ryzyka – rozumie się przez to stwierdzenie wystąpienia zdarzenia zidentyfikowanego w ryzyku.

§ 3.1. Komenda jest urzędem zapewniającym funkcjonowanie i obsługę Komendanta będącego centralnym organem administracji rządowej w sprawach organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego oraz ochrony przeciwpożarowej, który podlega ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych.

2. Komenda zapewnia właściwą realizację celów i zadań nałożonych na Komendanta, określonych w ustawie z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 603) i innych ustawach, w szczególności zapewnia obywatelom konstytucyjne prawo do otrzymywania ogólnodostępnych usług publicznych w dziedzinie ochrony przeciwpożarowej, ratownictwa i ochrony ludności.

3. Komendant zgodnie z ustawą, jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych, ma obowiązek zapewnić funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Komendzie. Jest również odpowiedzialny za jej doskonalenie.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy są zobowiązani do współpracy oraz wzajemnej komunikacji w ramach kontroli zarządczej.

5. Kierownicy jednostek nadzorowanych odpowiadają za funkcjonowanie kontroli zarządczej w podległych sobie jednostkach.

§ 4.Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie, w szczególności:

1) zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania oraz realizacji zadań, w tym zapewnienie odpowiedniego przydziału zadań dla pracowników stosownie do posiadanych przez nich zakresów czynności i obowiązków, ich kwalifikacji i cech osobistych;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów, w tym danych osobowych i informacji niejawnych, w szczególności zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, w szczególności w celu dostarczania pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji;

7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań Komendanta.

§ 6.1. Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Komendy sporządza w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku plan działalności na rok następny z uwzględnieniem celów przyjętych do realizacji w planie działalności Ministra do Spraw Wewnętrznych i Administracji, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254).

2. Dyrektor Gabinetu Komendanta przekazuje w terminie do dnia 14 stycznia każdego roku plan działalności Komendanta do Biura Ministra do Spraw Wewnętrznych i Administracji

3. Cele określane na poziomie poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy, jako urzędu obsługującego Komendanta, powinny być zgodne z prawem oraz ustalane z uwzględnieniem i w sposób zapewniający ich zgodność z celami strategicznymi i celami głównymi, wynikającymi z dokumentów o charakterze strategicznym.

4. Cele, o których mowa w ust. 3, powinny być:

1) precyzyjne (zdefiniowane) – cel powinien być sformułowany w sposób zwięzły i jednoznaczny, informujący o przedmiocie lub stanie, które mają być wynikiem realizacji danego zadania;

2) mierzalne (wymierne) – cel powinien być sformułowany w taki sposób, aby stopień jego realizacji mógł być określony na etapie planowania wartości bazowej i zmierzony w trakcie i po zakończeniu realizacji za pomocą właściwego miernika lub wskaźnika, którego wartość jest możliwa do ustalenia na podstawie dostępnych danych;

3) realistyczne (osiągalne) – cel powinien być osiągalny, przy uwzględnieniu danych uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych, w tym finansowych;

4) istotne (odpowiednie) – cel powinien odnosić się do najważniejszych obszarów działalności Komendy lub komórki organizacyjnej, a jego realizacja powinna przyczyniać się w sposób istotny do osiągnięcia celów nadrzędnych (strategicznych);

5) określone w czasie – należy precyzyjnie określić termin, w jakim planowane jest osiągnięcie zamierzonego celu. W przypadku celów określanych za pomocą wymiernych wskaźników i miar cel powinien odnosić się do planowanej w określonej perspektywie czasowej wartości w odniesieniu do wartości bazowej.

5. Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Komendy sporządza i przekazuje do zatwierdzenia Komendantowi sprawozdanie z wykonania planu działalności zgodnie ze wzorem określonym w załączniku 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.

§ 7.1. Zarządzanie ryzykiem w Komendzie obejmuje swym zakresem identyfikację i ocenę ryzyka, postępowanie z ryzykiem oraz monitorowanie ryzyka.

2. Zarządzanie ryzykiem dla celów i zadań z planu działalności Komendanta odbywa się na podstawie niniejszej decyzji.

3. Właściciel ryzyka dokonuje analizy ryzyka, w szczególności identyfikacji i oceny ryzyka, określenia istotności ryzyka i wskazania postępowania z ryzykiem.

4. Analiza ryzyka jest dokumentowana zgodnie ze wzorem arkusza analizy ryzyka, określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia Nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne.

5. Analiza ryzyka dokonywana jest, co najmniej raz w roku, w tym pierwszy raz w ciągu 30 dni od dnia podpisania przez Komendanta planu działalności.

6. Analiza ryzyka przeprowadzana jest również, jeżeli zajdą istotne zmiany w organizacji, mogące wpłynąć na pojawienie się nowych zdarzeń lub zmianę uwarunkowań, dotyczących zidentyfikowanych zdarzeń.

7. Za koordynację procesu zarządzania ryzykiem w Komendzie odpowiedzialny jest Zespół do spraw zarządzania ryzykiem powołany przez Komendanta Głównego.

§ 8.1. Właściciel ryzyka przedstawia propozycje postępowania z ryzykiem.

2. Plan postępowania z ryzykiem opracowywany jest niezwłocznie po dokonaniu analizy ryzyka, o której mowa w § 7 pkt 3–6.

3. Postępowanie z ryzykiem może obejmować:

1) zapobieganie, czyli działania polegające na zmniejszeniu poziomu ryzyka;

2) przeniesienie ryzyka na inną jednostkę, w tym ubezpieczyciela;

3) unikanie, czyli zaprzestanie działań, które wiążą się z największym ryzykiem;

4) tolerowanie, czyli akceptowanie ryzyka w przypadku, gdy istnieją istotne trudności w przeciwdziałaniu ryzyku lub gdy koszty planowanych działań doskonalących mogą przekroczyć przewidywane korzyści.

4. Postępowanie z ryzykiem może oznaczać, że zastosowana zostanie więcej niż jedna metoda postępowania z ryzykiem, o której mowa w ust. 3.

5. W przypadku, gdy właściciel ryzyka podejmuje decyzję o tolerowaniu lub unikaniu ryzyka zidentyfikowanego jako duże lub bardzo duże, decyzja taka powinna być uzasadniona i udokumentowana.

6. W przypadku, gdy w ramach postępowania z ryzykiem podjęto decyzję dotyczącą zapobiegania, przeniesienia lub unikania ryzyka, właściciel ryzyka planuje stosowne działania, w tym działania zapobiegawcze.

7. Plan postępowania z ryzykiem sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 4 zarządzenia Nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne;

8. Właściciel ryzyka monitoruje i nadzoruje realizację planu postępowania z ryzykiem.

9. Właściciel ryzyka przekazuje analizę ryzyka i plan postępowania z ryzykiem niezwłocznie do Zespołu, o którym mowa w § 7 ust. 7.

10. Zespół do spraw zarządzania ryzykiem opracowuje zbiorczy arkusz analizy ryzyka oraz zbiorczy plan postępowania z ryzykiem i niezwłocznie przekazuje je do zatwierdzenia Komendantowi.

§ 9.1. Właściciel ryzyka na bieżąco monitoruje ryzyko, poprzez ustalanie czy ryzyko nadal występuje, czy pojawiły się nowe zdarzenia, czy prawdopodobieństwo i następstwo zmieniły się.

2. Zespół do spraw zarządzania ryzykiem prowadzi rejestr ryzyka, zgodnie ze wzorem rejestru ryzyka określonym w załączniku nr 5 zarządzenia Nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne.

3. W rejestrze ryzyka dokumentuje się zmaterializowanie się ryzyka.

4. W przypadku zmaterializowania się ryzyka, które może wpłynąć na realizację celów określonych w planie działalności Komendanta, informacja o tym przekazywana jest niezwłocznie przez właściciela ryzyka do Zespołu do spraw zarządzania ryzykiem, z jednoczesną informacją o podjętych działaniach mających ograniczyć skutki zmaterializowania się ryzyka.

§ 10.1. Mechanizmy kontroli stanowią w szczególności zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia się osiągnięcie celów i zadań Komendanta.

2. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być:

1) terminowe – wykrycie nieprawidłowości powinno pozwolić na wczesną korektę realizacji celów;

2) oszczędne – kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników;

3) dobrze umiejscowione – kontrole powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pozwolą wykryć ryzyko zagrażające realizacji celów;

4) elastyczne – kontrole powinny uwzględniać zachodzące zmiany (prawne, organizacyjne i inne);

5) odpowiednie – powinny odpowiadać potrzebom kierownictwa Komendy i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej Komendy;

6) spójne z odpowiedzialnością – ustanawiają odpowiedzialność za wyniki;

7) zdolne identyfikować przyczyny – korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny.

3. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Komendzie stanowią regulaminy, procedury, wytyczne, instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne, określające sposób funkcjonowania Komendy, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników.

4. W celu zapewnienia niezakłóconej i sprawnej realizacji zadań w Komendzie funkcjonuje system zastępstw.

§ 11.W Komendzie korespondencja prowadzona jest na podstawie instrukcji kancelaryjnej.

§ 12.1. Zasoby Komendy podlegają ochronie przed nieuprawnionym dostępem oraz ich utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem przez pracowników oraz osoby trzecie.

2. W celu zapewnienia ochrony zasobów Komendy pracownicy są zobowiązani do:

1) przestrzegania ustalonych w regulaminie pracy i służby zasad porządku i dyscypliny oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;

2) zachowania poufności i integralności informacji prawnie chronionych, w szczególności informacji niejawnych i danych osobowych;

3) dbałości o powierzony w użytkowanie sprzęt.

§ 13.1. Informacje niezbędne do realizacji zadań przez kierownictwo Komendy, kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników Komendy są udostępniane na bieżąco z wykorzystaniem ogólnodostępnych kanałów i narzędzi komunikacji.

2. Do narzędzi, o których mowa w ust. 1, zalicza się: stronę internetową Komendy, intranet, pocztę elektroniczną, foldery publiczne, tablice informacyjne oraz pisma okólne.

3. W celu ograniczenia zniekształceń informacji i jednocześnie zapewnienia jej aktualności Komendant wyznacza rzecznika odpowiedzialnego za kontakty z podmiotami zewnętrznymi, w tym z mediami.

§ 14.1. System kontroli zarządczej w Komendzie podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie jego funkcjonowania.

2. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podczas wykonywania bieżących obowiązków kierownictwa Komendy w ramach koordynacji i oceny realizacji zadań Komendy.

3. Samoocena jest odrębnym, udokumentowanym procesem, wydzielonym od bieżącej działalności poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy, przeprowadzanym raz w roku w oparciu o uprzednio przygotowany kwestionariusz samooceny.

4. Samoocena jest przeprowadzana w oparciu o szczegółowe wytyczne w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z załącznikiem do komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych.

§ 15.1. Podstawę do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w Komendzie stanowią informacje z procesu zarządzania ryzykiem, wyników z przeprowadzonych kontroli i audytów, informacje kierowników komórek organizacyjnych, wyniki samooceny oraz inne źródła, w tym oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek nadzorowanych.

2. Komendant składa w terminie do 15 marca każdego roku oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej do nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji za pośrednictwem kierownika komórki nadzorującej sprawującej nadzór w imieniu Ministra nad Państwową Strażą Pożarną, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku 7 do zarządzenia Nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne.

3. Komendant składa w terminie do 15 marca każdego roku oświadczenie o stanie kontroli zarządczej do nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji za pośrednictwem kierownika komórki nadzorującej sprawującej nadzór w imieniu Ministra nad Państwową Strażą Pożarną, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581).

4. Podpisane przez Komendanta oświadczenie o stanie kontroli zarządczej oraz plan działalności i sprawozdanie z wykonania planu działalności zamieszczane są w Biuletynie Informacji Publicznej Komendy.

§ 16.1. Doskonalenie mechanizmów kontroli zarządczej w Komendzie jest procesem ciągłym, realizowanym w ramach i w oparciu o wnioski wynikające z bieżącego funkcjonowania Komendy.

2. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy są zobowiązani do aktualizacji wewnętrznych procedur i innych regulacji wewnętrznych, które składają się na system kontroli zarządczej w Komendzie.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych Komendy są zobowiązani do zapoznania podległych im pracowników z treścią decyzji.

4. W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia procedur ustalonych w decyzji, wnioski w tej sprawie należy składać do Przewodniczącego Zespołu do spraw funkcjonowania kontroli zarządczej w Komendzie, który przekazuje je Komendantowi.

§ 17.Traci moc:

1) decyzja nr 5 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Polityki zarządzania ryzykiem w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KG PSP poz. 3);

2) decyzja nr 39 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej oraz zasad jej koordynacji w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KG PSP poz. 21).

§ 18.Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.