Załącznik Nr 1 do Decyzji Nr 30
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 5 maja 2016 r.

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ [1]

Rozdział 1.

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Karta Audytu Wewnętrznego określa cel, uprawnienia i odpowiedzialność audytu wewnętrznego w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej: KG PSP lub Komendą.

2. Karta Audytu Wewnętrznego w Komendzie wraz ze: standardami audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, Kodeksem Etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych, zasadami etyki korpusu służby cywilnej oraz Podręcznikiem audytu wewnętrznego w KG PSP, stanowi wytyczne dla funkcjonowania audytu wewnętrznego w Komendzie.

3. Audyt wewnętrzny w Komendzie wykonywany jest przez audytora wewnętrznego zatrudnionego w Komendzie.

4. Audyt wewnętrzny w Komendzie jest wyodrębnionym samodzielnym stanowiskiem podległym bezpośrednio Komendantowi Głównemu.

Rozdział 2.

Cele i zadania audytu wewnętrznego

§ 2. 1. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Komendanta Głównego PSP, zwanego dalej „Komendantem”, w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej, w szczególności jej adekwatności, skuteczności i efektywności oraz wykonywanie czynności doradczych.

2. Pod pojęciem kontroli zarządczej należy rozumieć ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań KG PSP w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

3. Zadaniem audytu wewnętrznego jest dostarczenie Komendantowi racjonalnego zapewnienia, że system kontroli zarządczej funkcjonuje prawidłowo, a także doradztwo zmierzające do usprawnienia realizacji celów i funkcjonowania KG PSP.

4. Realizacja powyższego następuje poprzez dokonywanie niezależnego i obiektywnego badania oraz oceny zarządzania w poszczególnych obszarach działalności, z uwzględnieniem ryzyk zagrażających skutecznej, efektywnej i zgodnej z prawem realizacji celów i zadań KG PSP.

Rozdział 3.

Niezależność audytu wewnętrznego

§ 3. 1. Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu zadań i podlega, w tym zakresie, tylko przepisom prawa, normom etyki zawodowej i standardom audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych.

2. Audytor wewnętrzny nie może wykonywać żadnych działań operacyjnych lub posiadać uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania KG PSP.

3. Zakres współpracy i współdziałania z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi i wewnętrznymi nie może stać w sprzeczności z celami audytu wewnętrznego oraz stanowić zagrożenia dla obiektywizmu i niezależności funkcji audytu wewnętrznego.

4. Audytor wewnętrzny powiadamia Komendanta Głównego o wszelkich próbach ograniczenia niezależności i obiektywizmu, zakresu audytu lub wpływania na sposób wykonywania pracy i informowania o wynikach audytu.

Rozdział 4.

Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego

§ 4. 1. Audytor wewnętrzny postępuje zgodnie z przepisami prawa, standardami audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, Kodeksem Etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych, zasadami etyki korpusu służby cywilnej, Podręcznikiem audytu wewnętrznego w KG PSP oraz dobrymi praktykami audytu wewnętrznego.

2. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest obiektywne i niezależne:

1) ustalenie stanu faktycznego w badanym zakresie wraz ze wskazaniem słabości kontroli zarządczej oraz określenie skutków lub ryzyk wynikających ze wskazanych słabości;

2) przedstawienie zaleceń w sprawie wyeliminowania słabości lub wprowadzenia usprawnień oraz opinii o kontroli zarządczej w badanym obszarze ryzyka.

3. Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny za określenie i aktualizację procedur audytu wewnętrznego w KG PSP w tym: programu zapewnienia i poprawy jakości audytu wewnętrznego zgodnie z wymogiem Standardów oraz podręcznika audytu wewnętrznego.

4. Audytor wewnętrzny jest uprawniony do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności KG PSP. O wszelkich ograniczeniach zakresu badania powiadamia się niezwłocznie Komendanta.

5. Audytor wewnętrzny posiada uprawnienia do:

1) wstępu do pomieszczeń KG PSP oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

2) składania z własnej inicjatywy wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania KG PSP;

6. Pracownicy KG PSP są obowiązani udzielać audytorowi wewnętrznemu informacji i wyjaśnień, a także sporządzać i potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi lub zestawienia.

7. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli zarządczej w KG PSP, ale poprzez swoje badanie, oceny i zalecenia wspomaga Komendanta we właściwej realizacji tych procesów.

8. W przypadkach wymagających specjalistycznej wiedzy, audytor wewnętrzny może, w uzgodnieniu z Komendantem, powołać ekspertów zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz KG PSP, na zasadach obowiązujących w KG PSP.

9. Audytor wewnętrzny prowadzi działania z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228, z późn. zm.).

10. Audytor wewnętrzny ma obowiązek poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje poprzez stałe doskonalenie zawodowe.

Rozdział 5.

Zakres audytu wewnętrznego

§ 5. 1. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.

2. W ramach realizacji audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów mających zostać poddanych audytowi.

3. Zakres i sposób przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz informowanie o jego pracy i wynikach nie mogą być ograniczane.

4. O wszelkich próbach ograniczenia niezależności i obiektywizmu audytu wewnętrznego powinien być niezwłocznie powiadomiony Komendant.

5. Audyt wewnętrzny obejmuje zadania o charakterze zapewniającym i doradczym.

6. Podstawowym zadaniem audytu wewnętrznego jest podejmowanie działań w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej w badanych obszarach.

7. Czynności doradcze mogą być wykonywane, o ile ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego oraz nie prowadzi do przejęcia przez audytora wewnętrznego odpowiedzialności kierownictwa KG PSP.

8. Czynności doradcze mogą mieć charakter:

1) formalnych czynności doradczych – jako czynności planowane i uzgodnione z Komendantem lub zadania zlecone;

2) nieformalnych czynności doradczych (np. udział z głosem doradczym w zebraniach doraźnych oraz rutynowej wymianie informacji, komisjach o ograniczonym czasie trwania, kolegiach, opiniowanie procedur przed ich wdrożeniem).

9. Jeśli cel i zakres czynności doradczych wskazuje, że powinny być one przeprowadzone w ramach zadania zapewniającego, audytor wewnętrzny uzgadnia z Komendantem formę ich przeprowadzenia.

10. Audytor wewnętrzny może odmówić wykonania czynności doradczej, jeżeli uzna, że cel i zakres tej czynności jest niezgodny z celami audytu wewnętrznego.

11. Zadania zapewniające oraz formalne czynności doradcze audytor wewnętrzny przeprowadza na podstawie upoważnienia Komendanta.

12. Audytor wewnętrzny przeprowadza audyt wewnętrzny zlecony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

13. Czynności sprawdzające podejmowane są po przeanalizowaniu informacji w zakresie stanu realizacji zaleceń audytu. Czynności sprawdzające polegają na ocenie podjętych działań w celu realizacji wskazanych wyżej zaleceń.

Rozdział 6.

Planowanie i sprawozdawczość

§ 6. 1. Audyt wewnętrzny w KG PSP prowadzony jest na podstawie rocznego planu audytu, który opracowywany jest w terminie do 31 grudnia każdego roku.

2. Plan audytu wewnętrznego podpisuje audytor wewnętrzny oraz Komendant.

3. Sprawozdanie z prowadzenia audytu wewnętrznego oraz informację o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego za rok poprzedni sporządza się w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku.

4. Audytor wewnętrzny przesyła kopię dokumentów, o których mowa w ust. 2 i 3, z wyjątkiem Informacji o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego za rok poprzedni, do komórki audytu wewnętrznego utworzonej w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji – odpowiednio do 15 stycznia i do 15 lutego każdego roku, jednocześnie informując o tym Komendanta.

5. W przypadku informacji o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego za rok poprzedni, dokument przesyłany jest w terminie do 31 stycznia każdego roku do ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Rozdział 7.

Relacje audytu wewnętrznego z Komitetem audytu, innymi instytucjami kontroli zewnętrznej

§ 7. 1. Audytor wewnętrzny w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z Komitetem Audytu oraz instytucjami kontroli zewnętrznej.

2. Podczas rocznego planowania audytor wewnętrzny powinien brać pod uwagę priorytety Komitetu Audytu, plan czynności kontrolnych i sprawdzających komórki kontroli wewnętrznej KG PSP oraz, o ile to możliwe, zewnętrznych instytucji kontrolnych w celu unikania nieuzasadnionego nakładania się planowanych działań z kontrolami i audytami zewnętrznymi.

3. Audytor wewnętrzny komunikuje się z instytucjami kontrolnymi oraz udostępnia im dokumentację z przeprowadzonych audytów wewnętrznych, za pośrednictwem lub w porozumieniu z kierownictwem KG PSP.

Załącznik Nr 2 do Decyzji Nr 30
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 5 maja 2016 r.

PROGRAM ZAPEWNIENIA I POPRAWY JAKOŚCI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO [2]

Rozdział 1.

Postanowienia ogólne

1. Konieczność ustanowienia programu zapewnienia i poprawy jakości wynika bezpośrednio ze standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych.

2. Program jest integralną częścią zarządzania audytem wewnętrznym, która stanowi podstawę do oceny jego działalności.

3. Program zapewnienia zaprojektowano w taki sposób, aby wspierał on działania audytu wewnętrznego zmierzające do przysporzenia wartości i poprawy funkcjonowania organizacji.

4. Ocena audytu wewnętrznego pod kątem uzyskanej wartości dodanej dla organizacji i usprawnienie jej działalności operacyjnej jest możliwa przy zastosowaniu mierników określających poziom usług audytu:

1) badanie poziomu satysfakcji (ankiety poaudytowe);

2) ilość wniosków o świadczenie usług doradczych;

3) ocena stopnia wdrożenia dobrych praktyk i rozwiązań, procedur w zakresie funkcjonowania komórki do spraw audytu wewnętrznego;

4) ilość zaakceptowanych zaleceń w stosunku do wydanych;

5) ilość wdrożonych zaleceń w stosunku do zaleceń zaakceptowanych.

Rozdział 2.

Cel Programu

Celem Programu jest racjonalne zapewnienie, że audyt wewnętrzny:

1) działa zgodnie z przepisami prawa, standardami audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, Kodeksem Etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych, zasadami etyki korpusu służby cywilnej, Kartą Audytu Wewnętrznego w Komendzie, Podręcznikiem audytu wewnętrznego w KG PSP oraz dobrymi praktykami audytu wewnętrznego,

2) działa w sposób wydajny i skuteczny,

3) jest postrzegany jako przysparzający wartości dodanej i usprawniający obszary działania jednostki.

Rozdział 3.

Działania audytu wewnętrznego w celu zapewnienia i poprawy jakości

1. W celu odpowiedniego wdrożenia programu jakości, audytor wewnętrzny podejmuje wszelkie niezbędne działania organizacyjne, mające na celu zapewnienie funkcjonowania istotnych z punktu widzenia standardów jakości, mechanizmów kontrolnych, umożliwiających osiągnięcie celów wskazanych w punkcie Cel Programu.

2. Wdrożenie ww. standardów jakościowych w pracy audytora wewnętrznego odbywa się poprzez:

1) dbałość o niezależność organizacyjną i niezależność w działaniu audytu wewnętrznego poprzez wykazywanie:

a) niezależności organizacyjnej wynikającej z ustawy o finansach publicznych, która przyporządkowuje audyt wewnętrzny bezpośrednio kierownikowi jednostki,

b) niezależności w działaniu, czyli w procesie planowania audytu wewnętrznego, przeprowadzania audytu oraz sprawozdawczości z audytu;

2) dbałość o ciągłe podnoszenie kwalifikacji przez udział w szkoleniach, tj.: realizacja standardu ciągłego doskonalenia zawodowego, udział w szkoleniach, kursach, w ramach posiadanych środków budżetowych,

3) analizę zasobów niezbędnych do realizacji zadania (pod względem kompetencyjnym: posiadanie wiedzy, doświadczenia, umiejętności, praktyki zawodowej, potrzeb szkoleniowych oraz pod względem doboru środków rzeczowych: zapewnienie odpowiedniego sprzętu komputerowego wraz z jego oprogramowaniem oraz umiejętności obsługi tego oprogramowania),

4) przegląd dokumentacji audytowej.

Rozdział 4.

Monitorowanie działań audytu wewnętrznego

1. Monitorowanie jakości pracy audytora wewnętrznego to jeden z elementów procesu kontroli zarządczej. Polega na ocenie jakości działań audytu wewnętrznego przez audytora w odpowiednim czasie. Proces monitorowania to czynności, które wbudowane są w codziennie wykonywane operacje, zapewniając skuteczność ich działania.

2. Monitorowanie obejmuje cykliczną aktualizację i weryfikację poprawności dokumentacji audytu wewnętrznego, tj.: Karta Audytu Wewnętrznego, Program zapewnienia i poprawy jakości, Procedury Audytu Wewnętrznego (Podręcznik), zakres obowiązków audytora wewnętrznego, akta audytu.

3. Zapewnienie profesjonalnego poziomu wykonania zadań odbywa się poprzez:

1) sporządzenie programu audytu i czuwanie nad jego realizacją,

2) monitorowanie zasobów potrzebnych do przeprowadzenia audytu,

3) ustalenie czy cele audytu zostały osiągnięte,

4) sporządzenie sprawozdań z przeprowadzonych zadań audytowych,

5) przegląd jakości dokumentów audytowych,

6) monitorowanie potrzeb szkoleniowych,

7) przeprowadzenie ankiet poaudytowych.

Rozdział 5.

Ocena pracy audytora wewnętrznego

1. Ocena wewnętrzna, zgodnie ze standardem 1311 obejmuje:

1) oceny, przeglądy bieżące – prowadzone na bieżąco, po zakończonym zadaniu audytowym. Do narzędzi tych należą m.in.:

a) przegląd akt bieżących w zakresie kompletności dokumentacji,

b) samoocena dokonywana po zakończeniu zadania zapewniającego w formie listy weryfikacyjnej oceny jakości wykonania zadania,

c) ocena jakości pracy audytora dokonywana przez kierowników komórek audytowanych po zakończeniu zadania zapewniającego (ankiety poaudytowe),

d) ocena realizacji planu audytu,

2) oceny, przeglądy okresowe przeprowadzone drogą samooceny, w terminie raz w roku, zgodnie z wytycznymi do samooceny audytu wewnętrznego w jednostce sektora finansów publicznych.

2. Ocena zewnętrzna, zgodnie ze standardem 1312 przeprowadzana jest nie rzadziej niż raz na 5 lat. Ocena może być przeprowadzona w formie:

1) pełnej zewnętrznej oceny, przeprowadzonej przez wykwalifikowany i niezależny zespół zewnętrzny (lub osobę),

2) samooceny z niezależnym zatwierdzeniem (samoocena z niezależną walidacją), wykonanej przez wykwalifikowaną i niezależną osobę lub zespół,

3) przegląd partnerski.

3. Wyniki oceny wewnętrznej (okresowej) oraz oceny zewnętrznej przekazywane są do Komendanta Głównego PSP.

4. Użycie formuły „Zgodny z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego” wymaga uzyskania wyników Programu zapewnienia dających racjonalne zapewnienie, że audyt wewnętrzny funkcjonuje zgodnie ze standardami, definicją oraz Kodeksem Etyki. Wyniki muszą pochodzić z przeprowadzonych ocen wewnętrznych i zewnętrznych. Deklaracja zgodności nie jest możliwa bez przeprowadzonej w ciągu pięciu lat oceny zewnętrznej oraz bez przeprowadzenia wszystkich zalecanych wcześniej usprawnień w celu usunięcia wykrytych istotnych niezgodności.

Rozdział 6.

Sprawozdawczość

1. Audytor wewnętrzny raz w roku przekazuje Komendantowi wyniki przeglądów działalności audytu wewnętrznego w tzw. Raporcie z samooceny działalności audytu wewnętrznego w KG PSP.

2. Jeżeli w trakcie bieżącego monitorowania audytor wewnętrzny stwierdzi wystąpienie niezgodności, które mają wpływ na działalność audytu wewnętrznego, musi ujawnić niezgodność oraz jej skutki, oraz informuje o tym Komendanta.

Rozdział 7.

Postanowienia końcowe

1. Wszystkie wzory dokumentów stosowane w audycie wewnętrznym, w tym do realizacji Programu Zapewnienia i Poprawy Jakości Audytu Wewnętrznego oraz szczegółową metodologię audytu wewnętrznego zawarto w Procedurze Audytu Wewnętrznego (Podręczniku).

2. Niniejszy Program będzie ulegał modyfikacjom, uwzględniając rozwój audytu wewnętrznego, a także zmiany w charakterze i zakresie działania komórki ds. audytu wewnętrznego.

¹⁾ Komunikat Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 15).