Rozdział 1.

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa zasady i tryb wykonywania kontroli zarządczej w nadzorowanych jednostkach przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, a w szczególności:

1) obowiązki w zakresie kontroli zarządczej kierowników jednostek,

2) szczegółowy tryb sporządzania dokumentów dotyczących kontroli zarządczej;

3) wzory dokumentów, o których mowa w pkt 2.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych¹⁾;

2) planie działalności – rozumie się przez to plan działalności na rok następny, dla jednostki, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem²⁾ wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

3) sprawozdaniu z wykonania planu działalności – rozumie się przez to sprawozdanie z wykonania planu działalności za rok poprzedni dla jednostki, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem³⁾ wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

4) oświadczeniu kierownika jednostki o stanie kontroli zarządczej – rozumie się przez to oświadczenie kierownika jednostki o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni dla jednostki, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem⁴⁾ wydanym na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy;

5) jednostkach – rozumie się przez to jednostki nadzorowane przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej⁵⁾⁶⁾:

a) Centralna Szkoła Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie,

b) Szkoła Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Krakowie,

c) Szkoła Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu,

d) Szkoła Podoficerska Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy,

e) Centralne Muzeum Pożarnictwa w Mysłowicach;

6) kierowniku jednostki – rozumie się przez to kierowników jednostek w rozumieniu pkt 5, z tym, że przez kierownika jednostek wymienionych w pkt 5 lit. a–d rozumie się właściwego komendanta szkoły, przez kierownika jednostki wymienionej w pkt 5 lit. e rozumie się dyrektora muzeum;

7) ryzyku – rozumie się przez to możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań;

8) efektywności – rozumie się przez to relacje między osiągniętymi wynikami a wykorzystanymi zasobami;

9) jakości – rozumie się przez to stopień, w jakim zbiór inherentnych (nieodzownych, nieodłącznych) właściwości spełnia wymagania, w tym zgodności działań z przyjętymi standardami, wytycznymi, procedurami;

10) skuteczności – rozumie się przez to stopień, w jakim planowane działania są zrealizowane, a planowane wyniki osiągnięte;

11) pracownikach – rozumie się przez to członków korpusu służby cywilnej, osoby spoza korpusu służby cywilnej, funkcjonariuszy odpowiednio w jednostkach, o których mowa w pkt 5 lit. a–e;

12) planie postępowania z ryzykiem – rozumie się przez to dokument, w którym określono planowane działania modyfikujące ryzyko i realizację tych działań;

13) właścicielu ryzyka – rozumie się przez to komórkę organizacyjną/jednostkę, realizującą cele;

14) identyfikacji ryzyka – rozumie się przez to wyspecyfikowanie zdarzeń, ich następstw i prawdopodobieństwa;

15) analizie ryzyka – rozumie się przez to ocenę następstw prawdopodobieństwa oraz wyznaczanie poziomu ryzyka;

16) ewaluacji ryzyka – rozumie się przez to dokonanie przeglądu wyników analizy ryzyka i porównanie z kryteriami w celu stwierdzenia, czy ryzyko jest akceptowalne;

17) modyfikacji ryzyka – rozumie się przez to działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka.

§ 3. 1. Kierownicy jednostek odpowiadają za funkcjonowanie kontroli zarządczej w podległych sobie jednostkach.

2. Kierownicy jednostek są odpowiedzialni za doskonalenie systemu kontroli zarządczej w jednostkach, który jest procesem ciągłym, realizowanym w ramach wniosków wynikających z bieżącego funkcjonowania jednostek, jak również oceny funkcjonowania rozwiązań, określonych niniejszym zarządzeniem.

§ 4. 1. Kierownicy jednostek wymienieni w § 2 pkt 6 organizują kontrolę zarządczą w jednostkach, którymi kierują, określając szczegółowe zasady i tryb funkcjonowania kontroli zarządczej w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych⁷) oraz niniejsze zarządzenie.

2. Kierownicy jednostek realizują standardy kontroli zarządczej w kierowanych jednostkach.

3. Zasady i tryb funkcjonowania kontroli zarządczej powinny uwzględniać w szczególności:

1) sposób przygotowywania propozycji celów i zadań do realizacji w kolejnym roku kalendarzowym;

2) sposób monitorowania realizacji celów i zadań oraz osoby odpowiedzialne za ten proces;

3) metody zarządzania ryzykiem, w tym sposób dokonywania oceny ryzyka i monitorowania obszarów krytycznych z punktu widzenia zapewnienia działalności jednostek;

4) sposób sprawowania nadzoru nad działaniami podejmowanymi w celu zmniejszenia ryzyk do akceptowanego poziomu;

5) sposób przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, wynikających z kodeksu etyki zawodowej służby cywilnej⁸⁾ oraz kodeksów etyki zawodowej⁹⁾, których sygnatariuszami są jednostki lub do przestrzegania których zobowiązują odrębne przepisy;

6) sposób ochrony wszelkich zasobów wykorzystywanych jednostki niezależnie od tytułu prawnego, w związku z wykonywanymi zadaniami.

Rozdział 2.

Przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, delegowanie uprawnień

§ 5. 1. Kierownicy jednostek odpowiadają za tworzenie kultury organizacyjnej, która będzie wspierała osiąganie przez jednostkę zakładanych celów, promowała wysokie standardy pracy oraz etyczne postępowanie w kontaktach z innymi podmiotami jak i z własnymi pracownikami.

2. Pracownicy poświadczają, w sposób przyjęty w jednostkach, że zapoznali się zobowiązującymi przepisami dotyczącymi etyki.

3. W wypadku, gdy w trakcie realizacji zadań wystąpi konflikt interesów, lub może dojść do konfliktu interesów, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym, na piśmie bezpośredniego przełożonego.

§ 6. Za właściwe ukształtowanie środowiska wewnętrznego odpowiada kierownik jednostki poprzez:

1) przestrzeganie zasady, że wszyscy zatrudnieni pracownicy posiadają odpowiednią wiedzę, umiejętności, doświadczenie, predyspozycje i postawę etyczną, niezbędną na danym stanowisku;

2) zapewnienie transparentnego procesu zatrudniania pracowników, który gwarantuje przestrzeganie wszystkich obowiązujących w tym zakresie przepisów oraz szczególnych regulacji i procedur wewnętrznych, gwarantujących wybór najlepszego kandydata na stanowisko;

3) stosowanie obowiązujących zasad wynagradzania, premiowania i nagradzania pracowników oraz ich awansowania;

4) okresowe przeprowadzanie przez bezpośrednich przełożonych ocen pracowników, uwzględniających stopień spełniania wymagań określonych dla stanowiska w zakresie umiejętności i wiedzy;

5) zapewnienie rozwoju zawodowego pracowników przez systematyczne przeprowadzanie szkoleń i umożliwianie doskonalenia zawodowego i podnoszenia kompetencji zawodowych.

§ 7. 1. Kierownicy jednostek w jednostkach, którymi kierują, odpowiadają za sposób tworzenia struktury organizacyjnej oraz aktualizowania dokumentów dotyczących tej struktury, kierując się standardami kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych.

2. W wypadku, gdy realizacja celu, zadań, procesu lub projektu wymaga współpracy więcej niż jednej komórki, mogą być powoływane zespoły zadaniowe.

3. W skład zespołu zadaniowego mogą być włączani pracownicy jednostek, a także osoby niezatrudnione w tych jednostkach.

4. Zespół zadaniowy powołuje odpowiednio kierownik jednostki, wyznaczając zadania zespołu zadaniowego, a także termin ich realizacji.

5. Przewodniczącego zespołu zadaniowego wyznacza kierownik jednostki, określając jednocześnie kompetencje przewodniczącego oraz przysługujące mu uprawnienia odpowiednio wobec komórek organizacyjnych.

§ 8. Kierownicy jednostek korzystający z procesu delegowania uprawnień powinni kierować się następującymi zasadami:

1) zakres, sposób i możliwość delegowania uprawnień poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom muszą być zgodne z przepisami prawa, odpowiednie do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania, częstotliwości podejmowania (decyzje strategiczne i decyzje o bieżącym charakterze), ryzyka z nimi związanego oraz zakresu ponoszonej odpowiedzialności;

2) powierzanie uprawnień dokonywane jest w formie pisemnej, a ich przyjęcie dla swej ważności wymaga potwierdzenia podpisem przez osobę przyjmującą.

Rozdział 3.

Misja, określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko

§ 9. 1. Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku zgodnie z § 13 ust. 2 zarządzenia nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 24 września 2012 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – sprawy wewnętrzne (Dz. Urz. MSW poz. 64) przekazuje do komórki nadzorującej i Biura Ministra plan działalności Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej na rok następny.

2. Określone przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej główne kierunki, założenia i priorytety wynikające z planu działalności Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej na dany rok w terminie do dnia 5 stycznia każdego roku są przekazywane przez Gabinet Komendanta Głównego do jednostek.

§ 10. 1. Kierownicy jednostek, w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku opracowują dla swojej jednostki projekt planu działalności, uwzględniający kierunki, założenia i priorytety¹⁰⁾ Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, a następnie przekazują go do Gabinetu Komendanta Głównego celem przedstawienia Komendantowi Głównemu Państwowej Straży Pożarnej do akceptacji.

2. Projekt planu działalności jednostki, o których mowa w ust. 1, opracowywany jest zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.

3. Zaakceptowany przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej projekt planu działalności jednostek, o których mowa w ust. 1, w terminie do dnia 22 stycznia każdego roku jest przesyłany do kierownika właściwej jednostki celem niezwłocznego ich podpisania.

4. Podpisany przez kierownika jednostki plan działalności jednostki zamieszczany jest w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki.

5. Kierownicy jednostek są zobowiązani do przekazania kopii planu działalności, o którym mowa w ust. 1, do Gabinetu Komendanta Głównego, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku.

§ 11. 1. Kierownicy jednostek są zobowiązani do sporządzenia i przekazania do Gabinetu Komendanta Głównego, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku, kopii sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki za rok poprzedni. Wzór sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki sporządza się zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia.

2. Podpisane przez kierownika jednostki sprawozdanie z wykonania planu działalności jednostki zamieszczane jest w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki.

3. Kierownicy jednostek są zobowiązani do przedstawienia informacji o realizacji celów i zadań wynikających z planu działalności jednostek na każde żądanie Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.

§ 12. 1. Zarządzanie ryzykiem w jednostkach odbywa się na poziomie realizacji celów i zadań w odniesieniu do planu działalności jednostki.

2. Zarządzanie ryzykiem, o którym mowa w ust. 1, odbywać się będzie na podstawie niniejszego zarządzenia.

3. W celu zapewnienia prawidłowego i skutecznego zarządzania ryzykiem ustanawia się rolę właściciela ryzyka.

4. Właściciel ryzyka zarządza ryzykiem i jest z tego zarządzania rozliczany.

5. Zarządzanie ryzykiem obejmuje swym zakresem ocenę ryzyka, postępowanie z ryzykiem jak również monitorowanie, wymianę informacji dotyczącej ryzyka i raportowanie o ryzyku.

§ 13. 1. Właściciel ryzyka dokonuje oceny ryzyka, a w szczególności identyfikacji ryzyka, analizy ryzyka i ewaluacji ryzyka.

2. Ocena ryzyka jest dokumentowana, zgodnie z wzorem arkusza oceny ryzyka, określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia.

3. Ocena ryzyka dokonywana jest co najmniej raz w roku, w tym pierwszy raz wciągu 14 dni od dnia podpisania przez kierownika jednostki planu działalności.

4. Ocena ryzyka powinna być przeprowadzona także, jeżeli zajdą istotne zmiany w organizacji lub otoczeniu, mogące wpłynąć na pojawienie się nowych zdarzeń lub zmianę uwarunkowań, dotyczących zidentyfikowanych zdarzeń.

§ 14. 1. W celu zapewniania wsparcia dla właścicieli ryzyk, w procesie zarządzania ryzykiem kierownik jednostki wyznacza osobę albo powołuje zespół do spraw ryzyka, zwany dalej „Zespołem”.

2. Zespół może składać się z pracowników jednostki, jak również osób niezatrudnionych w jednostce.

3. Osobę albo przewodniczącego Zespołu wyznacza kierownik jednostki określając jednocześnie kompetencje oraz przysługujące uprawnienia odpowiednio wobec komórek organizacyjnych jednostki.

4. Zadania oraz zasady działania wyznaczonej osoby lub Zespołu kierownik jednostki określa w odrębnym dokumencie.

5. W przypadku nieprawidłowości w ocenie ryzyka i postępowaniu z ryzykiem wyznaczona osoba, albo Zespół proponuje niezbędne działania korygujące.

§ 15. 1. Właściciel ryzyka przedstawia propozycje dotyczącą postępowania z ryzykiem.

2. Plan postępowania z ryzykiem opracowywany jest niezwłocznie po dokonaniu analizy ryzyka, o której mowa w § 13.

3. Postępowanie z ryzykiem może obejmować:

1) zapobieganie, czyli działania polegające na zmniejszeniu poziomu ryzyka (zmniejszenie prawdopodobieństwa, czyli eliminacja podatności lub następstw);

2) przeniesienie ryzyka na inną jednostkę, w tym ubezpieczyciela;

3) unikanie rozumiane jako zaprzestanie działań wywołujących ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka;

4) tolerowanie (akceptowanie) ryzyka w przypadku, gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu ryzykom lub gdy koszty planowanych działań doskonalących mogą przekroczyć przewidywane korzyści lub w celu wykorzystania szansy.

4. Postępowanie z ryzykiem może oznaczać, że zastosowana zostanie więcej niż jedna metoda postępowania z ryzykiem, o której mowa w ust. 3. Plan postępowania z ryzykiem sporządza się zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia.

5. W przypadku, gdy właściciel ryzyka zaproponuje w planie postępowania z ryzykiem tolerowanie ryzyka, przekraczającego akceptowalny poziom ryzyka, propozycja taka musi być uzasadniona i udokumentowana.

6. Właściciel ryzyka monitoruje i nadzoruje realizację planu postępowania z ryzykiem, dokonuje weryfikacji planu postępowania z ryzykiem.

§ 16. 1. Właściciel ryzyka przekazuje ocenę ryzyka i plan postępowania z ryzykiem do wyznaczonej osoby, albo Zespołu, o którym mowa w § 14 ust. 1 niniejszego zarządzenia.

2. Osoba wyznaczona albo Zespół zwraca ocenę ryzyka lub plan postępowania z ryzykiem do właściciela ryzyka w celu dokonania korekt nie później, niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania arkusza oceny ryzyka.

3. Właściciel ryzyka ma obowiązek wprowadzenia korekt lub uzasadnienia odmowy wprowadzenia korekt w terminie 7 dni od dnia otrzymania propozycji dotyczących zaleceń korekcyjnych.

4. W przypadku, gdy wyznaczona osoba, albo Zespół stwierdzi nieprawidłowości w przeprowadzonej ocenie ryzyka lub planie postępowania z ryzykiem informuje o tym kierownika jednostki, proponując niezbędne działania korekcyjne.

5. Osoba wyznaczona, albo Zespół sporządza zbiorczy plan postępowania z ryzykiem dla jednostki (na druku określonym w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia) dla planu działalności jednostki oraz sporządza zbiorczy rejestr ryzyk dla jednostki (na druku określonym w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia). Zbiorczy plan postępowania z ryzykiem oraz zbiorczy rejestr ryzyk dla jednostki przedstawia kierownikowi jednostki do zatwierdzenia.

§ 17. 1. Właściciel ryzyka monitoruje ryzyko poprzez obserwację ewentualnego pojawienia się nowych zdarzeń lub czynników powodujących zmianę uwarunkowań dotyczących zidentyfikowanych zdarzeń.

2. Właściciel ryzyka prowadzi rejestr ryzyka, zgodnie z wzorem rejestru ryzyka określonym w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia.

3. W rejestrze ryzyka dokumentuje się zmaterializowanie się (wystąpienie) ryzyka.

4. W przypadku zmaterializowania się ryzyka, które może spowodować niezrealizowanie celów określonych w planie działalności jednostki, informacja o tym jest przekazywana niezwłocznie przez właściciela ryzyka do kierownika jednostki.

Rozdział 4.

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

§ 18. 1. W ramach systemu kontroli zarządczej kierownicy jednostek przygotowują odpowiednio:

1) wytyczne,

2) regulaminy,

3) procedury,

4) instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne, właściwe do rodzaju zadań, realizowanych przez komórkę organizacyjną i jednostkę, pozwalające na prześledzenie przebiegu procesu decyzyjnego, zidentyfikowanie uczestników tego procesu, zidentyfikowanie punktów kontrolnych i prześledzenie obiegu dokumentów.

2. Dokumentacja systemu kontroli zarządczej powinna być adekwatna, spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

3. Zobowiązuje się kierowników jednostek do przeglądu i aktualizacji dokumentacji systemu kontroli zarządczej.

§ 19. Kierownicy jednostek są zobowiązani do zidentyfikowania obszarów krytycznych, to znaczy takich, dla których niezbędne jest zachowanie ciągłości działania. Przy identyfikacji obszarów krytycznych należy uwzględnić wyniki oceny ryzyka, a w szczególności takie zdarzenia, dla których ocena prawdopodobieństwa jest na poziomie niskim, a następstw na poziomie katastrofalnym. Dla obszarów krytycznych należy określić w formie udokumentowanej plany ciągłości działania lub inne dokumenty, określające zapewnienie ciągłości działania w sytuacjach kryzysowych.

§ 20. 1. Kierownicy jednostek są zobowiązani do opracowania szczegółowych mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych, a także mechanizmów zapewniających bezpieczeństwo elektronicznych baz danych i systemów informatycznych.

2. Kierownicy jednostek mogą powierzać pracownikom, na zasadach określonych w obowiązujących przepisach, odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwego wykorzystania zasobów. Przyjęcie odpowiedzialności staje się skuteczne z chwilą pisemnego potwierdzenia tego faktu przez osobę przyjmującą.

Rozdział 5.

Bieżąca komunikacja oraz komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

§ 21. 1. Zobowiązuje się kierowników jednostek do:

1) zapewnienia efektywnych mechanizmów przekazywania informacji w obrębie struktury organizacyjnej;

2) przestrzegania obowiązujących przepisów prawa w zakresie udzielania informacji zewnętrznej.

2. W celu ograniczenia zniekształceń informacji i jednocześnie zapewnienia jej aktualności, jednostki wyznaczają pracowników odpowiedzialnych za kontakty z podmiotami zewnętrznymi.

Rozdział 6.

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej, samoocena, audyt wewnętrzny, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

§ 22. 1. Kierownicy jednostek są zobowiązani do bieżącego monitorowania i oceny systemu kontroli zarządczej.

2. Kierownicy jednostek są zobowiązani do corocznego przeprowadzania samooceny. Wyniki samooceny pozwolą identyfikować mocne strony systemu kontroli zarządczej i te, dla których konieczna lub możliwa jest poprawa, doskonalenie lub rozwój.

§ 23. 1. Przez uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej należy rozumieć przygotowanie materiałów źródłowych, a w szczególności wyników monitorowania, samooceny¹¹⁾ oraz przeprowadzonych audytów i kontroli celem zapewnienia sporządzenia przez kierownika jednostki oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok ubiegły. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki określa załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia.

2. Podpisane przez kierownika jednostki oświadczenie o stanie kontroli zarządczej zamieszczane jest w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki.

3. Kierownicy jednostek do dnia 05 lutego każdego roku przesyłają kopię oświadczenia o stanie kontroli zarządczej jednostek, którymi kierują, do przewodniczącego Zespołu do spraw funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej¹²⁾.

Rozdział 7.

Postanowienia końcowe

§ 24. 1. W przypadku kwestii nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem, należy je ukształtować na poziomie i potrzeby poszczególnych jednostek.

2. Zobowiązuje się kierowników jednostek do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.

§ 25. Do sporządzenia i przekazania kopii sprawozdania z wykonania planu działalności za 2015 rok nie stosuje się terminu określonego w § 11 ust. 1.

§ 26. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.