Na podstawie § 3 ust. 1 zarządzenia nr 6 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych ustala się, co następuje:

Załącznik Nr 1 do Decyzji Nr 12 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 27 marca 2012 r.

^{INSTRUKCJA KANCELARYJNA}

dla
Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej

Warszawa, 2012 r.

Spis treści

1. Postanowienia ogólne

2. Podział czynności kancelaryjnych

3. Przyjmowanie i rejestrowanie przesyłek

4. Obieg korespondencji

5. Załatwianie spraw

6. Sporządzanie i podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej

7. Wysyłanie i doręczanie korespondencji

8. Sporządzanie odpisów i kserokopii

9. Spis spraw i zakładanie teczek aktowych

10. Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych oraz archiwizowanie akt

11. Ochrona wewnętrznego obiegu dokumentacji oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach danych

12. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

13. Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej PSP lub komórki organizacyjnej

Rozdział 1.

Postanowienia ogólne.

§ 1.

1. Instrukcja kancelaryjna dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej (KG PSP), określa szczegółowe zasady, sposób i tryb postępowania z dokumentacją jawną w KG PSP i zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów jawnych oraz ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą do momentu przekazania ich do archiwum.

2. Tryb postępowania z aktami niejawnymi regulują odrębne przepisy.

§ 2.

1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w KG PSP sprawuje Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej.

2. Za prawidłową organizację pracy kancelaryjnej oraz obieg dokumentów odpowiedzialny jest dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego.

§ 3.

Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akceptacja – wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;

2) akta sprawy – całą dokumentację, niezależnie od jej formy, zawierającą dane lub informacje, które były, są lub mogą być niezbędne przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy;

3) archiwum (zakładowe) – komórkę organizacyjną powołaną do przejmowania, przechowywania, opracowywania i udostępniania dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej do czasu przekazania jej do jednostki nadrzędnej lub właściwego archiwum państwowego oraz sprawującą nadzór w zakresie kształtowania narastającego zasobu archiwalnego we własnej jednostce organizacyjnej i jednostkach jej podległych;

4) dekretacja – adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wskazanej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

5) dekretacja zastępcza – adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;

6) dokumentacja – zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej, itp. – niezależnie od techniki ich wykonania, np.: rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, nośniki z danymi elektronicznymi, mapy, fotografie;

7) ESP – elektroniczną skrzynkę podawczą, określoną w art. 3 pkt. 17 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

8) ewidencjonowanie – rejestrowanie elektroniczne i/lub tradycyjne spraw i pism;

9) Kancelaria Ogólna – komórkę organizacyjną zajmującą się rejestrowaniem w systemie elektronicznego obiegu dokumentów pism wpływających i ich rozdzielaniem oraz ekspedycją pism wychodzących;

10) kierownik komórki organizacyjnej – osobę kierującą komórką organizacyjną lub osoba zastępująca, upoważniona do wykonywania jej zadań;

11) klasyfikacja – podział dokumentacji na grupy rzeczowe, ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych;

12) komórka merytoryczna – komórkę organizacyjną zakładająca sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;

13) korespondencja – wszelkiego rodzaju dokumentację, każde pismo, list, pakiet, przesyłkę lub inny dokument, wpływające (także drogą elektroniczną) do KG PSP lub wysyłane (także drogą elektroniczną) przez komórkę organizacyjną KG PSP;

14) kwalifikacja archiwalna – ocenę wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych;

15) naturalny dokument elektroniczny – dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;

16) nośnik danych – płytę CD, płytę DVD, pendrive, dyskietkę lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma, itp.;

17) odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

18) pieczęć wpływu – odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę jednostki organizacyjnej PSP, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników;

19) pismo – wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

20) prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwiania sprawy i kompletującą akta sprawy;

21) przesyłka – dokumentację otrzymaną lub wysyłaną, w szczególności za pomocą listu, paczki, telefaksu, środków komunikacji elektronicznej, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej;

22) rejestr korespondencji – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej w wewnętrznym obiegu dokumentów;

23) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania akt spraw (nie pojedynczych pism) wpływających lub zapoczątkowanych w komórce organizacyjnej, prowadzony odrębnie dla każdego hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt, dla którego zakłada się oddzielną teczkę, w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;

24) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, wyrażone w podaniu, piśmie, dokumencie, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności urzędowych lub przyjęcia do wiadomości;

25) symbol komórki organizacyjnej – zestaw oznaczeń literowych lub literowych i cyfrowych zgodny z Regulaminem Organizacyjnym KG PSP;

26) system kancelaryjny – zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, ustalające sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania i przechowywania pism i akt spraw;

27) system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

28) teczka aktowa – skoroszyt lub teczkę wiązaną służącą do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

29) UPO – urzędowe poświadczenie odbioru, określone w art. 3 pkt. 20 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

30) wykaz akt – jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej i archiwalną ich kwalifikację, oznaczoną w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem rzeczowym i kategorią archiwalną;

31) załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim;

32) znak sprawy – zespół symboli literowych i cyfrowych określających przynależność dokumentacji do danej sprawy, złożony z symbolu komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, numeru kolejnego sprawy ze spisu spraw i numeru kolejnego pisma w tej sprawie oraz dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego.

§ 4.

W KG PSP obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej wykazem akt.

§ 5.

1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla KG PSP jest tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych.

2. Czynności kancelaryjne prowadzone są z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów.

3. Narzędzia informatyczne stosuje się w celu:

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji;

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości;

3) prowadzenia rejestrów dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów;

4) prowadzenia innych, niż określone w pkt. 4, rejestrów i ewidencji;

5) obiegu dokumentacji, udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz KG PSP;

6) monitorowania zaleceń komendantów (dyrektorów);

7) monitorowania wewnętrznego obiegu dokumentów;

8) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.

4. Wykorzystanie narzędzi informatycznych, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

5. Nadzór nad zabezpieczeniem danych sprawuje dyrektor Biura Informatyki i Łączności KG PSP.

§ 6.

1. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe ewidencje: książki doręczeń przesyłek miejscowych, skorowidze itp., stanowiące kancelaryjną pomoc ewidencyjną i służące do rejestracji korespondencji wpływającej do KG PSP i korespondencji wychodzącej oraz pokwitowania odbioru, nie mające jednak wpływu na znak sprawy.

2. Rejestracji spraw dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. Pisma rejestruje się w sprawie zarejestrowanej lub nowej, którą należy zarejestrować, jeżeli dane pismo ją wszczyna.

§ 7.

Dokumentacja nadsyłana i składana w KG PSP PSP oraz w niej powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1) tworzącą akta spraw;

2) nietworzącą akt spraw.

§ 8.

1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

2. W KG PSP numer pisma w sprawie nadaje elektroniczny system obiegu dokumentów. Znak sprawy nadaje prowadzący sprawę z wykorzystaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

3. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w § 3 pkt. 32, i oddziela w następujący sposób: ABC-123/44-5/12, gdzie:

a) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

b) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

c) 44 to liczba określająca czterdziestą czwartą sprawę rozpoczętą w danym roku kalendarzowym w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

d) 5 to kolejny numer pisma w sprawie 44;

e) 12 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. W oznaczeniu komórki organizacyjnej dodatkowo może być umieszczony znak rozdzielający minus w następujący sposób: ABC-III-123/44-5/12, gdzie „ABC-III” jest oznaczeniem komórki organizacyjnej.

5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w KG PSP.

§ 9.

1. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, stanowią w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią akt sprawy;

2) niezamawiane przez KG PSP oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności faktury, rachunki, noty, inne dokumenty księgowe;

5) listy obecności;

6) karty urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych;

9) środki ewidencyjne archiwum.

Rozdział 2.

Podział czynności kancelaryjnych

§ 10.

1. Do czynności kancelaryjnych należy:

1) przyjmowanie korespondencji wpływającej;

2) skanowanie dokumentów;

3) rejestrowanie wpływów i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych;

4) dekretowanie pism;

5) przygotowanie odpowiedzi w sprawie;

6) zaakceptowanie przygotowanych odpowiedzi;

7) wysyłanie korespondencji (odpowiedzi).

2. W KG PSP czynności kancelaryjne wykonują:

1) Kancelaria Ogólna;

2) sekretariat Komendanta Głównego PSP;

3) sekretariat Zastępców Komendanta Głównego PSP;

4) sekretariaty komórek organizacyjnych;

5) dyrektorzy biur, zastępcy dyrektorów biur;

6) naczelnicy wydziałów i zastępcy naczelników wydziałów;

7) kierownicy sekcji;

8) wyznaczeni pracownicy prowadzący sprawę.

§ 11.

1. Do zadań Kancelarii Ogólnej należy:

1) przyjmowanie i rejestrowanie za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów wpływów (przesyłek) od Poczty Polskiej lub innego dostawcy usług pocztowych oraz interesantów;

2) pobieranie ze skrzynki e-PUAP i rejestrowanie dokumentów wpływających do KG PSP poprzez ESP;

3) rozdzielanie i doręczanie lub przekazywanie w przypadku poczty elektronicznej korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych KG PSP;

4) odbieranie i nadawanie przesyłek za pośrednictwem Poczty Specjalnej;

5) frankowanie i opłacanie korespondencji wychodzącej;

6) ekspedycja korespondencji wychodzącej za pośrednictwem Poczty Polskiej lub innego dostawcy usług pocztowych;

7) prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru listów poleconych.

2. Do zadań sekretariatu Komendanta Głównego PSP oraz sekretariatu Zastępców Komendanta Głównego PSP należy:

1) przyjęcie z Kancelarii Ogólnej korespondencji elektronicznej i tradycyjnej adresowanej do Komendanta Głównego PSP lub jego zastępców;

2) skanowanie i rejestrowanie za pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów pism imiennie adresowanych do Komendanta Głównego PSP lub jego zastępców;

3) przekazywanie korespondencji przychodzącej w formie papierowej i elektronicznej Komendantowi Głównemu PSP lub jego zastępcom do dekretacji;

4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji w formie papierowej i elektronicznej właściwym sekretariatom biur, za pokwitowaniem odbioru w rejestrze korespondencji wygenerowanym z systemu wewnętrznego obiegu dokumentacji lub na kopii pisma;

5) zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów.

3. Do zadań sekretariatów komórek organizacyjnych KG PSP należy:

1) odbiór korespondencji wpływającej do komórki organizacyjnej drogą elektroniczną i przetwarzanie jej w formę korespondencji papierowej, o ile dyrektor komórki organizacyjnej nie określił innych zasad postępowania w takich przypadkach;

2) odbiór z Kancelarii Ogólnej i rejestracja korespondencji adresowanej do komórki organizacyjnej;

3) sprawdzenie, czy w otrzymanej korespondencji nie ma pisma mylnie skierowanego; w przypadku stwierdzenia pomyłki należy zwrócić pismo do Kancelarii Ogólnej w formie tradycyjnej i/lub elektronicznej;

4) skanowanie i rejestrowanie za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów pism imiennie adresowanych do dyrektorów biur oraz załączników pism wchodzących;

5) rejestrowanie wpływającej i wychodzącej korespondencji w elektronicznym i/lub tradycyjnym rejestrze korespondencji, prowadzonym odrębnie dla każdego roku kalendarzowego;

6) prowadzenie i przechowywanie ewidencji korespondencji wygenerowanej za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów;

7) przedkładanie dyrektorowi lub zastępcy dyrektora otrzymanej korespondencji w formie tradycyjnej i za pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów do dekretacji;

8) przekazywanie zadekretowanej korespondencji w formie papierowej i elektronicznej właściwym osobom, za pokwitowaniem odbioru w rejestrze korespondencji lub na kopii pisma;

9) wykonywanie prac technicznych związanych z wytwarzaniem i reprodukcją dokumentów na polecenie przełożonego;

10) zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów;

11) przekazywanie do Kancelarii Ogólnej odpowiednio przygotowanej do wysłania korespondencji;

12) w wyjątkowych sytuacjach doręczanie korespondencji bezpośrednio adresatowi za potwierdzeniem odbioru.

Rozdział 3.

Przyjmowanie i rejestrowanie przesyłek.

§ 12.

1. Korespondencję (przesyłki) przeznaczoną dla KG PSP przyjmuje Kancelaria Ogólna.

2. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania KG PSP i w dni wolne od pracy przyjmuje dyżurny operacyjny i przekazuje ją następnego lub pierwszym roboczym dniu po dniach wolnych do Kancelarii Ogólnej lub sekretariatu za pokwitowaniem. Dokumentację przychodzącą w formie faksu, dyżurny operacyjny rejestruje w odpowiednim rejestrze przychodzących faksów. O nadejściu pilnych przesyłek dyżurny operacyjny niezwłocznie powiadamia adresata.

3. Pracownicy odbywający podróż służbową mogą przyjmować korespondencję podczas jej odbywania. Po zakończeniu delegacji niezwłocznie przekazują korespondencję do Kancelarii Ogólnej lub sekretariatu, do którego korespondencja ta jest adresowana.

§ 13.

Kancelaria Ogólna w ustalonych godzinach, odbiera i wysyła korespondencję wpływającą i wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej, której działanie regulują odrębne przepisy.

§ 14.

1. Kancelaria Ogólna potwierdza fakt otrzymania przesyłki na żądanie składającego przesyłkę.

2. Przyjmując przesyłki, zwłaszcza polecone i wartościowe, Kancelaria Ogólna sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który mógł umożliwić osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, pracownik Kancelarii Ogólnej sporządza w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego lub kuriera spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

3. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

4. Korespondencję mylnie nadesłaną Kancelaria Ogólna przekazuje niezwłocznie dostarczycielowi korespondencji.

§ 15.

1. Kancelaria Ogólna otwiera otrzymane przesyłki (wpływy) z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie lub oznaczonych „do rąk własnych”, które przekazuje adresatom lub sekretariatom komórek organizacyjnych KG PSP za pokwitowaniem;

2) niejawnych;

3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub osobie upoważnionej za pokwitowaniem;

4) ofert zamawiającego wpływających w związku z toczącymi się postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego;

5) adresowanych do Odwoławczej Komisji Dyscyplinarnej przy Komendancie Głównym PSP;

6) adresowanych do Biura Kontroli, Skarg i Wniosków KG PSP;

7) zastrzeżonych dodatkowo przez Komendanta Głównego PSP, Zastępcę Komendanta Głównego PSP lub dyrektora biura KG PSP.

2. Jeżeli po otwarciu opakowania nie oznaczonego w sposób sugerujący, że zawiera materiały niejawne okaże się, że zawiera ona dokumentację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją, w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

3. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy została wyjęta cała zawartość koperty;

2) czy zostały dołączone wszystkie wymienione załączniki;

3) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;

4) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole wyszczególniono na kopercie.

4. Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub kopercie (opakowaniu), którą dołącza się do pisma.

5. Koperty należy dołączyć do akt w następujących przypadkach:

1) do korespondencji w sprawach sądowych (wraz z dowodem doręczenia), oznaczonej terminem;

2) do przesyłek wartościowych, poleconych i za potwierdzeniem odbioru;

3) do przesyłek w sprawach kontroli, skarg i wniosków oraz krytyki bądź informacji prasowej;

4) do przesyłek, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu, daty pisma lub gdy dane są nieczytelne;

5) w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością oraz gdy koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego.

§ 16.

1. Na każdym wpływającym piśmie Kancelaria Ogólna odciska pieczęć wpływu zawierającą nazwę „Kancelaria Ogólna KG PSP” oraz datę wpływu. Osoba rejestrująca pismo w elektronicznym systemie obiegu dokumentów wpisuje w polu pieczęci numer, pod którym została ona zarejestrowana, nadany przez system oraz symbol komórki organizacyjnej będącej odbiorcą.

2. Pieczęć wpływu odciska się na:

1) przedniej stronie koperty – w przypadku korespondencji przekazywanej adresatom bez otwierania;

2) pierwszej stronie pism – w pozostałych przypadkach.

3. Na telegramach, przesyłkach pilnych oraz ofertach oznacza się także godzinę ich otrzymania.

4. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do Kancelarii Ogólnej w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. Obowiązek ten nie dotyczy przesyłek, które zawierają informacje prawnie chronione.

§ 17.

1. Wszystkie sprawy w KG PSP rejestrowane są za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

2. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde pismo dotyczące danej sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy, który jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy, aż do jej ostatecznego załatwienia.

3. Korespondencja dotycząca tej samej sprawy zarejestrowana jest zgodnie z rozwiązaniami narzuconymi przez elektroniczny system obiegu dokumentów.

§ 18.

Nie podlegają rejestracji i skanowaniu:

1) dokumenty kierowane do Odwoławczej Komisji Dyscyplinarnej przy Komendancie Głównym PSP;

2) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze itp.);

3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze;

5) załączniki do pism;

6) dokumenty stanowiące osobistą własność (świadectwa, dyplomy itp.).

§ 19.

Prenumerowaną prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne odbierają z Kancelarii Ogólnej pracownicy sekretariatów komórek organizacyjnych w każdym dniu roboczym.

§ 20.

1. Dokumentacja finansowo-księgowa (np.: faktury, rachunki, noty księgowe, inne dokumenty księgowe) jest rejestrowana przez Kancelarię Ogólną. Dokumenty nie podlegają skanowaniu w Kancelarii Ogólnej.

2. Rejestrację spraw wymagających specjalnej formy ewidencji np.: wyciągi bankowe, raporty kasowe prowadzi się na podstawie odrębnych przepisów, określonych w Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych).

§ 21.

1. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków prowadzących sprawy. Czynności te mogą wykonywać również sekretariaty komórek organizacyjnych za zgodą dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.

2. Sekretariaty komórek organizacyjnych rejestrują korespondencję wpływającą i wychodzącą dotyczącą tej samej sprawy pod kolejnym numerem porządkowym dziennika korespondencji zgodnie z rozwiązaniami narzuconymi przez elektroniczny system obiegu dokumentów.

3. Numer nadany w komórce organizacyjnej przez prowadzącego sprawę lub sekretariat komendanta głównego PSP (zastępców komendanta głównego PSP) wpisuje się na pierwszej stronie pisma na dole kartki.

§ 22.

Symbolika literowa oznakowania spraw załatwianych w komórkach organizacyjnych KG PSP jest zależna od struktury organizacyjnej poszczególnych komórek, zawartej w regulaminach wewnętrznych biur KG PSP i na bieżąco aktualizowana w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.

§ 23.

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zwierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z KG PSP;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez jednostkę organizacyjną PSP;

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez jednostkę organizacyjną PSP;

c) pozostałe.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt. 1 i ust. 2 pkt. 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt. 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji bezpośrednio do akt sprawy.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt. 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

§ 24.

1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek systemie teleinformatycznym;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Dokumenty wpływające poprzez ESP do KG PSP oraz UPO pobiera się ze skrzynki za pomocą udostępnionego przez e-PUAP interfejsu obsługiwanego przez przeglądarkę internetową, a następnie rejestruje się je w elektronicznym obiegu dokumentów, gdzie odbywa się dalszy obieg dokumentu.

3. Odpowiedź na dokument wpływający do KG PSP poprzez ESP jest sporządzana w elektronicznym obiegu dokumentów, gdzie przechodzi pełną drogę akceptacji.

§ 25.

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt. 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt. 2, rejestruje się umieszczając pieczęć wpływu oraz odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

§ 26.

1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą ilość stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

1) wydrukować tylko część przesyłki lub jeśli jest to także niemożliwe sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt. 1, aż do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających.

3. Jeśli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób, określony w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu....[data]”; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

4. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

Rozdział 4.

Obieg korespondencji.

§ 27.

Korespondencja w sprawach pilnych po jej zadekretowaniu powinna być przekazywana niezwłocznie do załatwienia.

§ 28.

1. Obieg korespondencji między komórkami organizacyjnymi odbywa się za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów i/lub w formie tradycyjnej bez udziału Kancelarii Ogólnej, przez uprawnionych pracowników za pokwitowaniem na kopii przekazywanego pisma.

2. W przypadku gdy zadekretowana przez kierownika komórki organizacyjnej PSP lub jego zastępców korespondencja zawiera dyspozycję dostarczenia jej do załatwienia przez kilka komórek organizacyjnych, obowiązek powielenia dokumentów spoczywa na sekretariacie osoby dekretującej korespondencję (forma papierowa lub elektroniczna).

§ 29.

1. Obieg korespondencji i dokumentów powinien być bezpośredni; należy je kierować bezpośrednio do miejsca przeznaczenia.

2. Typowy obieg dokumentów uwzględniający konieczne etapy załatwiania sprawy, przedstawia się następująco:

1) przesyłki otrzymane przyjmuje Kancelaria Ogólna (sekretariat);

2) Kancelaria Ogólna wykonuje niezbędne czynności ewidencyjne, segreguje przesyłki, wprowadza do rejestru i rozdziela je na poszczególne komórki organizacyjne;

3) sekretariaty lub osoby wyznaczone odbierają korespondencję z Kancelarii Ogólnej;

4) właściwy przełożony komórki organizacyjnej przegląda wpływające sprawy, dekretuje wpisując dyspozycje odnośnie sposobu ich załatwienia i przydziela je osobom prowadzącym sprawę;

5) prowadzący sprawę podejmuje niezbędne czynności w celu jej właściwego załatwienia i przygotowuje projekt odpowiedzi, który przedstawia przełożonemu do akceptacji;

6) po akceptacji właściwy przełożony lub upoważniona przez niego osoba podpisuje pismo;

7) prowadzący sprawę przygotowuje pismo do wysłania i dostarcza ją do Kancelarii Ogólnej;

8) Kancelaria Ogólna wysyła korespondencję.

§ 30.

Obsługa elektronicznej formy odpowiedzi na dokumenty wpływające poprzez ESP, przedstawia się następująco:

1) projekt odpowiedzi sporządzany jest w elektronicznym systemie obsługi dokumentów przez prowadzącego sprawę, który podejmuje niezbędne czynności w celu jej właściwego załatwienia i przedstawia przełożonemu do akceptacji;

2) po akceptacji właściwy przełożony lub upoważniona przez niego osoba, przedstawia odpowiedź Komendantowi Głównemu PSP, który ją akceptuje ostatecznie;

3) pismo z dekretacją „wyślij” trafia do prowadzącego sprawę, który pobiera plik z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, przenosi na nośnik danych i dostarcza do Komendanta Głównego PSP;

4) Komendant Główny PSP podpisuje dokument bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem kwalifikowanym;

5) podpisany dokument elektroniczny prowadzący sprawę dołącza do elektronicznego systemu obsługi dokumentów, a następnie dostarcza do Kancelarii Ogólnej;

6) pracownik Kancelarii Ogólnej wysyła dokument do adresata za pomocą ESP e-PUAPu, za pomocą interfejsu, o którym mowa w § 24 ust. 2 lub inną drogą elektroniczną.

Rozdział 5.

Załatwianie spraw.

§ 31.

W celu ograniczenia ilości korespondencji i liczby dokumentów w Komendzie Głównej PSP, sprawy należy w miarę możliwości załatwiać przez osobiste porozumienie (odprawy, narady, bezpośrednie wyjaśnienia i uzgodnienia) lub za pomocą łączności telefonicznej lub korespondencji w formie wiadomości poczty elektronicznej.

§ 32.

1. Forma załatwienia sprawy może być ustna, odręczna lub korespondencyjna.

2. O ustnym załatwieniu sprawy należy sporządzić na pierwszej lub ostatniej stronie pisma bądź dokumentu stosowną adnotację opisującą sposób załatwienia sprawy.

3. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. Załatwienie odręczne należy stosować zwłaszcza w przypadkach przekazywania spraw według właściwości lub w celu zapoznania się, względnie zajęcia stanowiska.

4. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

§ 33.

Dekretacja korespondencji polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji dotyczących wskazania osoby prowadzącej sprawę, ewentualnego terminu i sposobu załatwienia sprawy bezpośrednio na przesyłce wraz z datą i podpisem dekretującego.

§ 34.

1. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.

2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

§ 35.

1. Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli korespondencja dotyczy kilku spraw, to wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

§ 36.

1. Osoby wyznaczone do prowadzenia sprawy, załatwiają sprawy wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

2. Prowadzący sprawę przygotowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przekłada przełożonemu do akceptacji.

3. Przekazanie projektów pism do akceptacji następuje w postaci elektronicznej w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie sporządza i podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden egzemplarz przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek lub udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) ustnie;

2) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma, a następnie sporządza dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 4.

6. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z przełożonym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) – do podpisania.

§ 37.

Z przeprowadzonych w sprawie czynności, jeżeli nie jest wymagana dla nich forma protokołu, sporządza się notatki służbowe. Dopuszcza się również formę odręcznych adnotacji na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości bądź informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki służbowe dołącza się do akt danej sprawy.

§ 38.

1. W przypadku nieudzielenia odpowiedzi w terminie, prowadzący sprawę zwraca się telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej do danej jednostki o przyspieszenie załatwienia sprawy.

2. Gdy ponaglenie nie odnosi skutku, prowadzący sprawę przedkłada sprawę do decyzji przełożonego.

§ 39.

Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe:

1) należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu postępowania administracyjnego;

2) gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów, o których mowa w pkt. 1, a sprawa dotyczy organu nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia.

Rozdział 6.

Sporządzanie i podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej.

§ 40.

Pisma należy sporządzać zwięźle, logicznie i poprawnie pod względem językowym.

§ 41.

1. Dla każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią winno zawierać:

1) imię i nazwisko lub nazwę komórki organizacyjnej;

2) znak rozpoznawczy sprawy;

3) datę wysyłki pisma; w dacie umieszcza się jedynie rok i miesiąc, dzień miesiąca wpisuje podpisujący;

4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku deklinacji wraz z adresem;

5) powołanie się na znak i datę pisma, której odpowiedź dotyczy;

6) podpis odręczny w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko uprawnionego do podpisu;

7) inicjały referenta, który sporządził pismo.

2. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać również:

1) w przypadku kiedy treść pisma znajduje się na kilku stronach, numerację stron, w stopce strony, po prawej stronie;

2) w przypadku kiedy pismo zawiera załączniki, pod treścią pisma, po lewej stronie, liczbę przesyłanych załączników lub ich zestawienie z podaniem liczb porządkowych (wówczas na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika);

3) w przypadku kiedy treść pisma ma być podana do wiadomości innym osobom, komórkom organizacyjnym lub instytucjom, pod treścią pisma i klauzulą „otrzymują” lub „do wiadomości”, po lewej stronie, adresatów, do których będzie przesłana kopia pisma.

§ 42.

1. Blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania czystopisów pism wychodzących na zewnątrz.

2. Pisma adresowane poza jednostkę organizacyjną PSP powinny być sporządzane na blankietach urzędowych z nagłówkiem lub pieczęcią nagłówkową jednostki organizacyjnej PSP.

§ 43.

1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą prowadzącego sprawę.

2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez prowadzącego sprawę.

§ 44.

Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia, przy czym skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.

§ 45.

Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.

§ 46.

1. Zakres uprawnień do podpisywania pism, w imieniu Komendanta Głównego PSP przez jego zastępców oraz dyrektorów komórek organizacyjnych regulują odrębne przepisy.

2. Jeżeli podpisujący działa z upoważnienia Komendanta Głównego PSP, dyrektora lub naczelnika komórki organizacyjnej, zamieszcza pod stanowiskiem znak „z up.”, jeżeli pismo podpisuje pełniący obowiązki znak „p.o.”, a jeżeli osoba podpisująca w jego zastępstwie znak „w.z.”.

3. Referent sprawy nie umieszcza swojego podpisu na pozostającej w aktach kopii pisma, gdyż definiują go inicjały wygenerowane przez elektroniczny system obiegu dokumentów, umieszczone na oryginale i kopii.

§ 47.

Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się na pismach posiadających charakter dokumentów (decyzje, umowy, świadectwa, dyplomy, akty mianowania, legitymacje, itp.).

Rozdział 7.

Wysyłanie i doręczanie korespondencji.

§ 48.

1. Korespondencja wysyłana na zewnątrz KG PSP może być przekazywana odbiorcy w formie:

1) przesyłki listowej;

2) faksu;

3) korespondencji na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową;

4) wiadomości pocztą elektroniczną.

2. W przypadku przesyłek listowych, pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

3. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

§ 49.

Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje prowadzący sprawę lub sekretariat komórki organizacyjnej, który:

1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki;

2) dokonuje w spisie spraw adnotacji o wysłaniu pisma lub stwierdza na kopii pisma jego wysłanie;

3) sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert, na których umieszcza:

a) znak pisma, ewentualnie znak (symbol) sprawy,

b) nazwę (nazwisko) adresata,

c) dokładny adres (łącznie z numerem kodu pocztowego),

d) cechę pilności i/lub sposób nadania przesyłki;

4) włącza kopię pisma do odpowiedniej teczki rzeczowej do czasu przekazania jej do archiwum.

§ 50.

Kancelaria Ogólna przyjmuje z sekretariatów komórek organizacyjnych korespondencję przygotowaną do wysłania w godzinach 8.00–11.00 oraz 13.00–16.00 każdego dnia roboczego. W godzinach 11.00–13.00 Kancelaria Ogólna wykonuje wewnętrzną pracę merytoryczną związaną z przygotowaniem korespondencji. Korespondencja dostarczona po godzinie 10.00 oraz korespondencja dostarczona w dniu poprzedzającym dzień wolny od pracy jest ekspediowana dopiero w następnym dniu roboczym.

§ 51.

Pisma przeznaczone do wysyłki pracownik Kancelarii Ogólnej:

1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy są dołączone przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo prowadzącemu sprawę do uzupełnienia;

2) potwierdza wysyłkę pisma stemplem Kancelarii Ogólnej z datą;

3) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych;

4) uzupełnia o odpowiedni formularz i dołącza go do koperty, jeśli pisma te wysyłane są przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

§ 52.

1. Pieczęć adresową KG PSP nadaje maszyna frankująca w Kancelarii Ogólnej.

2. W KG PSP korespondencję przeznaczoną do komend wojewódzkich, szkół PSP, CNBOP i CMP przekazuje się do Kancelarii Ogólnej bez wkładania do kopert.

§ 53.

1. Kancelaria Ogólna przyjmuje i nadaje faksy (tylko dla biur nie posiadających własnych faksów).

2. Pisma wychodzące, z wyjątkiem kierowanych do obywateli w sprawach indywidualnych, mogą być wysyłane za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (oryginał pisma z odręcznym podpisem osoby upoważnionej znajduje się w aktach).

3. Każdy ze sposobów doręczenia korespondencji powinien być zaznaczony w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.

§ 54.

Przekazywanie i wysyłanie dokumentów niejawnych odbywa się tylko za pośrednictwem Kancelarii Tajnej.

Rozdział 8.

Sporządzanie odpisów i kserokopii.

§ 55.

1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z zachowaniem dokładnego tekstu oryginału.

2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się napis „odpis”, jeżeli z odpisu, umieszcza się napis „odpis z odpisu”.

3. Jeżeli na oryginale odciśnięta jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery „MP”, a dalej wpisuje się treść pieczęci.

4. Przed nazwiskiem osoby podpisanej na oryginale, na odpisie umieszcza się znak /–/, a następnie wpisuje się imię i nazwisko podpisanego lub „podpis nieczytelny”.

5. Zgodność odpisów lub wyciągów z oryginałem dokumentów potwierdza naczelnik wydziału lub pracownik załatwiający sprawę, przytaczając formułę „za zgodność z oryginałem” oraz odciskając pieczęć – trójkątną (do użytku służbowego), jeżeli odpis przeznaczony jest dla resortu spraw wewnętrznych lub okrągłą (urzędową), jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.

§ 56.

1. Przy braku zastrzeżeń natury proceduralnej zamiast odpisów sporządza się kopie.

2. Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów lub pracownicy załatwiający sprawy komórek organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „za zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

§ 57.

Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie sekretariaty lub referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.

Rozdział 9.

Spis spraw i zakładanie teczek aktowych.

§ 58.

1. Spis spraw prowadzony jest w formie elektronicznej oddzielnie dla każdej teczki założonej według wykazu akt.

2. Dla akt osobowych, legislacyjnych, nieruchomości itp. prowadzi się dodatkowe rejestry w układzie alfabetycznym (według nazwisk), adresowym (według miejscowości) itp.

3. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków pracownika, który opracowuje je pod względem merytorycznym (prowadzący sprawę). W uzasadnionych przypadkach czynności te wykonują, zgodnie z decyzją dyrektora (kierownika komórki organizacyjnej), sekretariaty komórek organizacyjnych lub wyznaczeni do tego celu pracownicy.

§ 59.

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku, określonym w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.

3. W przypadku, określonym w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.

4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie lub w obrębie pieczęci wpływu do komórki organizacyjnej.

§ 60.

1. Spis spraw zawiera następujące dane:

1) odnoszące się do całego spisu:

a) oznaczenie roku w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,

b) oznaczenie komórki organizacyjnej,

c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie:

a) liczbę porządkową,

b) tytuł, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę wszczęcia sprawy,

g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.

2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych, zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.

3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.

4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

6. W przypadkach, określonych odrębnymi przepisami, zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw, zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe).

7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

§ 61.

1. Sprawę, która nie została zakończona ostatecznie w ciągu roku kalendarzowego, kontynuuje się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw nie zakończonych, przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy ........” i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy, znaku sprawy.

§ 62.

Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;

2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;

3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

§ 63.

W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych w terenie, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) pisma przesłane za pomocą faksu;

4) wydruki treści dokumentów elektronicznych;

5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 36 ust. 5, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

§ 64.

1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1) pełnej nazwy jednostki organizacyjnej PSP oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej – na środku u góry;

2) części znaku sprawy, tj. oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kat. B również okresu przechowywania dokumentacji – po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku;

5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego – po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce – rokiem najpóźniejszego pisma w teczce – pod tytułem;

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego o tym samym symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek – pod rocznymi datami skrajnymi.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 60:

1) ust. 5 – tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;

2) ust. 6 – tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (np. imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3) ust. 7 – zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w § 64 ust. 2 pkt. 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

Rozdział 10.

Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych oraz archiwizowanie akt.

§ 65.

1. Korespondencję (akta spraw) do załatwienia przechowują prowadzący sprawę w teczkach oznaczonych napisem „do załatwienia”. Akta te układa się w kolejności wpływu.

2. Poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.

3. Akta spraw załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych, tj. u prowadzących sprawę (względnie u osób wyznaczonych), w teczkach prowadzonych według wykazu akt, przez okres nie dłuższy niż dwa lata, licząc od pierwszego stycznia następującego po roku zakończenia spraw, które znajdują się w teczce. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia sprawy. Po upływie tego okresu dokumentację należy przekazać do archiwum, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

4. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum.

5. Dokumentacja wytworzona w toku działalności powinna być ułożona w teczce aktowej w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie.

6. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, względnie nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

§ 66.

Dla skarg i wniosków prowadzi się odrębną ewidencję, zawierającą informację o dacie ich wpływu, przedmiocie oraz sposobie i terminie załatwienia.

§ 67.

Przechowywanie akt w formie papierowej musi być zgodne z przechowywaniem dokumentów w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.

§ 68.

Sposób, tryb i warunki przekazywania akt do archiwum określają przepisy instrukcji archiwalnej.

Rozdział 11.

Ochrona wewnętrznego obiegu dokumentacji oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach danych.

§ 69.

1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników;

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

1) system haseł identyfikacyjnych pracownika;

2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.

2. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego,

2) archiwizowanie w cyklach kilkudniowych danych przechowywanych w pamięci komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklach tygodniowych wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.

§ 70.

Wytwarzanie dokumentów niejawnych możliwe jest tylko na wydzielonych stanowiskach komputerowych oraz zgodnie z obowiązującymi w jednostkach organizacyjnych PSP szczególnymi wymogami bezpieczeństwa i procedurami bezpiecznej eksploatacji.

§ 71.

1. Obieg nośników informatycznych wiąże się z zainstalowaniem programów antywirusowych sukcesywnie aktualizowanych.

2. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

3. Nośniki informatyczne, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji (np. w kartotekach), przechowywane są tak długo w komórce organizacyjnej, jak długo potrzebne są użytkownikowi.

4. Do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum przekazuje się wydruki komputerowe z informacjami jednostkowymi albo zbiorczymi.

5. W przypadkach przekazywania nośników informatycznych do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum należy postępować zgodnie z instrukcją archiwalną.

§ 72.

1. W przypadkach wprowadzenia do użytku służbowego nowych generacji komputerów, zapis utrwalony na pierwotnych dyskietkach lub innych nośnikach informatycznych, po wprowadzeniu informacji do nowych nośników informatycznych, podlega kasacji.

2. Kasacja zapisów na dyskietkach i innych nośnikach informacyjnych może być prowadzona wyłącznie za zgodą komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.

Rozdział 12.

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych.

§ 73.

1. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do dyrektora (naczelnika) komórki organizacyjnej, który zobowiązany jest zapoznać podległych sobie pracowników z niniejszą instrukcją oraz z innymi przepisami i aktami normatywnymi regulującymi postępowanie z dokumentacją.

2. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych przeprowadzają systematyczną kontrolę prawidłowego wykonywania przez podległych pracowników czynności kancelaryjnych.

3. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych ustalają przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmują niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.

4. Sekretariaty biur w terminie do 1 stycznia każdego roku sprawdzają wykazy spraw nie załatwionych, które stanowią podstawę do podjęcia przez kierownictwo niezbędnych czynności zmierzających do przyśpieszenia ostatecznego załatwienia zaległych spraw.

§ 74.

Kontroli czynności kancelaryjnych podlega realizacja wszystkich postanowień instrukcji kancelaryjnej.

§ 75.

W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska obowiązkiem przełożonego jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych pism i dokumentów oraz aktów normatywnych, przed podpisaniem karty obiegowej.

Rozdział 13.

Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji KG PSP lub komórki organizacyjnej.

§ 76.

1. W przypadku, kiedy jest wszczynane postępowanie zmierzające do likwidacji komórki organizacyjnej lub jej reorganizacji, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje niezwłocznie do archiwum, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę, kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwum.

3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 61 ust. 3.

§ 77.

1. W przypadku, kiedy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności KG PSP lub jej reorganizacji, Komendant Główny PSP zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum.

2. Postępowanie w przypadku akt spraw KG PSP, która ulega likwidacji lub reorganizacji, stosuje się odpowiednio postanowienia § 76 ust. 1 i 2.

§ 78.

Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.

Załącznik Nr 2 do Decyzji Nr 12 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 27 marca 2012 r.

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
DLA KOMENDY GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj