§ 1. 1. System ewidencji wojskowej SEW online, zwany dalej „SEW online”, jest jednym z systemów informatycznych przeznaczonych do prowadzenia ewidencji wojskowej w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym MILNET-Z.

2. SEW online, poprzez wdrożone funkcjonalności, wspiera realizację zadań w wybranych obszarach działalności resortu obrony narodowej, w szczególności w zakresie zarządzania zasobami osobowymi, działalności kadrowej, uzupełnień pokojowych, rekrutacji do wszystkich rodzajów czynnej służby wojskowej, doskonalenia zawodowego, kształcenia językowego, bezpieczeństwa i higieny pracy, wyposażania w dokumenty i znaki identyfikacyjne.

§ 2. SEW online użytkowany jest w:

1) komórkach organizacyjnych tworzących urząd obsługujący Ministra Obrony Narodowej, jednostkach wojskowych oraz jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych;

2) innych podmiotach podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych na podstawie odrębnych przepisów.

§ 3. W SEW online przetwarzane są dane, o których mowa w art. 71 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny. W odniesieniu do żołnierzy zawodowych w SEW online gromadzi się i przetwarza dane i informacje, o których mowa w § 35 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 25 marca 2024 r. w sprawie prowadzenia ewidencji wojskowej (Dz. U. poz. 458).

§ 4. W SEW online przetwarzane są informacje jawne oraz informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”.

§ 5. Dowódca jednostki wojskowej, w rozumieniu § 3 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 25 marca 2024 r. w sprawie prowadzenia ewidencji wojskowej, odpowiednio w zakresie swojej właściwości, odpowiada za realizację obowiązku, o którym mowa w art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, w zakresie bieżącej aktualizacji danych przetwarzanych w SEW online oraz zapewnia legalność przetwarzania tych danych.

§ 6. Dostęp do danych przetwarzanych w SEW online mogą uzyskać osoby z podmiotów, o których mowa w § 2, po spełnieniu wymagań przewidzianych w § 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 25 marca 2024 r. w sprawie prowadzenia ewidencji wojskowej.

§ 7. 1. Wniosek o nadanie dostępu do danych przetwarzanych w SEW online w odniesieniu do osób, o których mowa w § 2 pkt 15 lit. b i c rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 25 marca 2024 r. w sprawie prowadzenia ewidencji wojskowej, przesyła się w systemie informatycznym SEW online do kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr oraz Szefa Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji celem uzgodnienia zakresu przetwarzania danych niezbędnego do realizacji zadań.

2. W przypadku wniosków dotyczących osób z podmiotów, o których mowa w § 2 pkt 2, kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr oraz Szef Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji mogą określić odrębny tryb uzgadniania zakresu przetwarzania danych niezbędnego do realizacji zadań.

3. Wniosek o nadanie dostępu do danych przetwarzanych w systemie SEW online zawiera:

1) stopień wojskowy, imię i nazwisko, numer PESEL, stanowisko służbowe wraz z NIS;

2) proponowany zakres przetwarzania danych;

3) czasookres dostępu do przetwarzania danych;

4) uzasadnienie wniosku wraz z podaniem podstawy prawnej oraz wskazaniem zakresu obowiązków.

§ 8. Szef Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji pełni rolę Organizatora SEW online. Do jego zadań należy:

1) zarządzanie procesem opracowania i aktualizacji dokumentacji bezpieczeństwa SEW online;

2) zapewnienie, w uzgodnieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr, kierownikiem komórki organizacyjnej właściwej do spraw pracowniczych oraz szefem komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania zasobami osobowymi, zgodnie z ich właściwością, aktualizacji wymagań, w których określony jest zakres informacyjny i funkcjonalny SEW online;

3) uzgadnianie z Dowódcą Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni zakresu informacyjnego i funkcjonalnego oraz uwarunkowań bezpieczeństwa wdrażania nowych funkcjonalności systemu SEW online;

4) w uzgodnieniu z Dowódcą Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni wdrażanie nowych funkcjonalności oraz rozwiązań organizacyjnych i technicznych systemu SEW online;

5) nadzorowanie i koordynowanie realizacji zadań Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego, o których mowa w § 13.

§ 9. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr:

1) sprawuje merytoryczny nadzór nad funkcjonalnościami SEW online oraz zbiorem danych umożliwiającym realizację zadań w zakresie właściwości kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej;

2) określa, w porozumieniu z Organizatorem SEW online, zakres informacyjny i funkcjonalny SEW online dotyczący działalności kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej oraz związany z prowadzeniem ewidencji wojskowej osób pozostających w zakresie właściwości tej komórki;

3) nadzoruje aktualizację słowników SEW online związanych z zakresem właściwości kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej;

4) określa, w porozumieniu z Organizatorem SEW online, zasady użytkowania SEW online w zakresie danych osób ujętych w ewidencji wojskowej i pozostających w zakresie właściwości kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej;

5) zapewnia wsparcie merytoryczne użytkowników SEW online w zakresie właściwości kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej.

§ 10. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw pracowniczych:

1) określa, w porozumieniu z Organizatorem SEW online, zakres informacyjny i funkcjonalny SEW online umożliwiający zabezpieczenie potrzeb resortu obrony narodowej związanych z kształtowaniem działalności kadrowej wobec pracowników resortu obrony narodowej (z wyłączeniem pracowników zatrudnionych w urzędzie obsługującym Ministra Obrony Narodowej), bhp i pomocy poszkodowanym oraz tworzeniem warunków do wypełniania zobowiązań socjalnych względem osób uprawnionych;

2) nadzoruje aktualizację słowników SEW online związanych z zakresem właściwości kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej;

3) określa, w porozumieniu z Organizatorem SEW online, zasady użytkowania SEW online w zakresie danych pracowników resortu obrony narodowej (z wyłączeniem pracowników zatrudnionych w urzędzie obsługującym Ministra Obrony Narodowej) i pozostających w zakresie właściwości kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej;

4) zapewnia wsparcie merytoryczne użytkowników SEW online w obszarach pozostających w zakresie właściwości kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej.

§ 11. Szef komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania zasobami osobowymi:

1) określa, w porozumieniu z Organizatorem SEW online, zakres informacyjny i funkcjonalny SEW online dotyczący działalności kompetencyjnej i organizacyjno-etatowej;

2) zapewnia, we współdziałaniu z Organizatorem SEW online, aktualizowanie struktur etatowych komórek oraz jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej;

3) nadzoruje aktualizację słowników SEW online związanych z zakresem właściwości kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej;

4) zapewnia wsparcie merytoryczne użytkowników SEW online w zakresie właściwości kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej.

§ 12. Szef Wojskowej Ochrony Przeciwpożarowej określa, w porozumieniu z Organizatorem SEW online, zakres informacyjny i funkcjonalny SEW online umożliwiający przetwarzanie danych funkcjonariuszy Państwowej Straży Pożarnej pełniących służbę w resorcie obrony narodowej.

§ 13. Dyrektor Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego pełni rolę Koordynatora SEW online i zapewnia:

1) bieżące administrowanie i utrzymanie SEW online;

2) wyznaczenie administratorów SEW online;

3) rozwój, w uzgodnieniu z Organizatorem SEW online, warstwy aplikacyjnej oraz struktury danych systemu;

4) dostęp użytkownikom do SEW online, w zakresie określonym przez osoby, o których mowa w § 15, z uwzględnieniem § 6 i § 7 ust. 1 i 2;

5) bezpośredni dostęp do bazy danych SEW online, z pominięciem warstwy aplikacyjnej systemu, administratorom z Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego oraz uzgodnionym z Organizatorem SEW online administratorom z komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr;

6) zarządzanie kontami użytkowników SEW online, w tym blokowanie konta użytkownika w przypadku braku aktywności przez okres 3 miesięcy, zmiany stanowiska służbowego, zmiany zakresu obowiązków wykonywanych na stanowisku służbowym albo zmiany uwarunkowań prawnych wskazanych we wniosku, o którym mowa w § 7, stanowiących podstawę uzgodnienia zakresu dostępu do ewidencji wojskowej, stwierdzenia lub podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa albo nieuprawnionego dostępu;

7) wyłączanie kont użytkowników, o których mowa w pkt 6, w przypadku braku pisemnego wniosku o odblokowanie konta w terminie do 30 dni od dnia zablokowania konta;

8) opracowanie i aktualizację dokumentacji bezpieczeństwa, projektowej, eksploatacyjnej oraz użytkowej SEW online;

9) aktualizację słowników SEW online zgodnie z wymaganiami kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr, kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw pracowniczych, szefa komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania zasobami osobowymi, a także innych, w miarę potrzeb, komórek i jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej odpowiedzialnych za dany obszar funkcjonalny SEW online wskazanych przez Organizatora SEW online;

10) odzwierciedlanie w SEW online, we współdziałaniu z szefem komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania zasobami osobowymi, postanowień wydanych dokumentów organizacyjnych i etatowych;

11) bieżące określanie wymagań SEW online, koniecznych do prawidłowego jego funkcjonowania w systemie teleinformatycznym MILNET-Z, w szczególności niezbędnej mocy przetwarzania, przestrzeni dyskowej i parametrów transmisji;

12) przygotowywanie raportów, meldunków, zestawień i sprawozdań w zakresie danych przetwarzanych w systemie, stosownie do zgłoszonych drogą pisemną lub elektroniczną wymagań co do ich zawartości;

13) wsparcie procesu specjalistycznego szkolenia użytkowników SEW online;

14) wsparcie merytoryczne użytkowników SEW online, we współdziałaniu z Organizatorem SEW online, kierownikiem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr, kierownikiem komórki organizacyjnej właściwej do spraw pracowniczych, szefem komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania zasobami osobowymi;

15) wymianę danych z innymi resortowymi systemami informatycznymi, w tym ETAT, SPIRALA-ZINT, SPRAWDZIAN, LOGIS MOW, PROSTA-K, Zintegrowany Wieloszczeblowy System Informatyczny Resortu Obrony Narodowej, Portal Rekrutacyjny Wojska Polskiego, w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania, uzgodnionym z Organizatorem SEW online;

16) wymianę danych z systemami informatycznymi eksploatowanymi poza resortem obrony narodowej i rejestrami państwowymi, w zakresie określonym przez Organizatora SEW online.

§ 14. Dowódca Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni, jako organizator systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 1 ust. 1, zapewnia:

1) realizację rozwiązań technicznych związanych z bieżącym funkcjonowaniem SEW online, w tym utrzymanie potencjału przetwarzania danych oraz ochronę danych przetwarzanych przy jego użyciu;

2) techniczne funkcjonowanie podstawowego i zapasowego ośrodka przetwarzania danych;

3) udostępnienie administratorom SEW online możliwości zdalnego zarządzania:

a) warstwą aplikacyjną systemu,

b) bazami danych systemu,

c) środowiskiem systemu operacyjnego serwerów SEW online,

d) konfiguracją pozostałych usług niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania SEW online;

4) ocenę zakresu informacyjnego i funkcjonalnego oraz uwarunkowań bezpieczeństwa wdrażania nowych funkcjonalności w kontekście kompleksowego zabezpieczenia informatycznych potrzeb Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

5) bieżącą aktualizację oprogramowania utrzymywanych przez Dowództwo Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni systemów informatycznych współpracujących z SEW online;

6) wsparcie Organizatora SEW online w zakresie opracowania i aktualizacji dokumentów normujących eksploatację SEW online w systemie teleinformatycznym MILNET-Z.

§ 15. Osoby kierujące podmiotami, o których mowa w § 2:

1) zapewniają warunki organizacyjno-techniczne umożliwiające dostęp do SEW online użytkownikom z kierowanych komórek oraz jednostek organizacyjnych;

2) zapewniają bezpieczeństwo danym przetwarzanym w SEW online, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych;

3) wydają, z uwzględnieniem § 6 i § 7 ust. 1 i 2, upoważnienia dla użytkowników SEW online w kierowanych jednostkach (komórkach) organizacyjnych do przetwarzania danych zawartych w ewidencji wojskowej, ze wskazaniem:

a) stopnia wojskowego, imienia i nazwiska, numeru PESEL, stanowiska służbowego wraz z NIS,

b) proponowanego zakresu przetwarzania danych,

c) czasookresu dostępu do przetwarzania danych,

d) zakresu pełnionej roli w systemie, adekwatnej do zakresu obowiązków służby (pracy);

4) zobowiązują użytkowników do wykorzystywania informacji przetwarzanych w SEW online wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zadań służbowych;

5) sprawują nadzór nad przetwarzaniem danych zgodnie z kompetencjami użytkowników na zajmowanych stanowiskach oraz przestrzeganiem przepisów o ochronie informacji niejawnych przez użytkowników SEW online, zaś o wszystkich przypadkach naruszenia tych przepisów, w tym nieuprawnionego dostępu do SEW online niezwłocznie informują Koordynatora SEW online oraz właściwego pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych;

6) prowadzą bieżącą analizę zasadności przyznanych uprawnień dostępu do SEW online podległym żołnierzom oraz pracownikom, a także prowadzą ewidencję tych osób, z uwzględnieniem daty nadania upoważnienia, przerwy w korzystaniu z uprawnień oraz daty utraty lub wygaśnięcia upoważnienia;

7) spowodują niezwłoczne pozbawienie dostępu do systemu użytkownikom:

a) powodującym naruszenie bezpieczeństwa systemu lub przetwarzanych w nim danych,

b) kończącym służbę (pracę) w jednostce (komórce) organizacyjnej,

c) w stosunku, do których ustały przesłanki uzasadniające dostęp do SEW online w związku ze zmianą zakresu obowiązków służby (pracy),

d) w stosunku, do których cofnięto upoważnienie do przetwarzania danych w ewidencji wojskowej,

e) którzy utracili dostęp do informacji niejawnych lub wobec których wszczęto kontrolne postępowanie sprawdzające;

8) w kierowanych komórkach lub jednostkach organizacyjnych, niezwłocznie po wystąpieniu zmian danych osobowych, etatowych lub ewidencyjnych, spowodują:

a) aktualizację danych osób, których dane przetwarzane są w SEW online,

b) odzwierciedlanie w SEW online skutków wydanych decyzji (rozkazów) personalnych,

c) aktualizację w SEW online danych osób na stanowiskach etatowych i poza etatem;

9) zapewnią, poprzez dysponentów środków budżetu państwa trzeciego stopnia dokonujących wypłaty uposażeń oraz wynagrodzeń, aktualizowanie SEW online przy pomocy plików wymiany danych z systemów informatycznych:

a) „Obrachunek uposażeń żołnierzy PROSTA-K” w terminie do piątego dnia każdego miesiąca, za sporządzone za dany miesiąc listy uposażeń,

b) „Platforma usług elektronicznych ZUS” z częstotliwością każdego dnia roboczego, danymi dotyczącymi wydanych zwolnień lekarskich;

10) zapewnią aktualizację danych w systemie SEW online na potrzeby systemu informatycznego SPRAWDZIAN zgodnie z obowiązującymi regulacjami w ramach prowadzonych rocznych sprawdzianów sprawności fizycznej żołnierzy zawodowych.

§ 16. Dowódca Generalny Rodzajów Sił Zbrojnych, we współdziałaniu z kierownikiem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr, kierownikiem komórki organizacyjnej właściwej do spraw pracowniczych oraz Koordynatorem SEW online realizuje, w ramach programów szkolenia żołnierzy i pracowników resortu obrony narodowej, prowadzonych w Centrum Szkolenia Wojsk Lądowych, szkolenia z obsługi SEW online.

§ 17. Szef Służby Kontrwywiadu Wojskowego zapewnia osłonę kontrwywiadowczą eksploatacji użytkowej SEW online.

§ 18. Uprawnienia dostępu do danych zawartych w SEW online, nadane przed wejściem w życie niniejszej decyzji, zachowują ważność do czasu ich zmiany albo wygaśnięcia.

§ 19. Do czasu wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających realizację postanowień § 7, składanie wniosków odbywa się na dotychczasowych zasadach, z uwzględnieniem § 6.

§ 20. Do czasu wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających realizację postanowień § 13 pkt 6 i 7, zarządzenie kontami użytkowników SEW online oraz blokowanie tych kont odbywa się na dotychczasowych zasadach.

§ 21. Traci moc decyzja Nr 44/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 15 lutego 2013 r. w sprawie wdrożenia do eksploatacji użytkowej sieciowego systemu ewidencji wojskowej „SEW online” (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 50 i 367).

§ 22. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z wyjątkiem § 7 i § 13 pkt 6 i 7, które wchodzą w życie po upływie 180 dni od dnia ogłoszenia decyzji.