Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Decyzja określa podmioty uczestniczące w Systemie Kodyfikacji Wyrobów Obronnych, zwanym dalej „SKWO”, ich zadania oraz procesy realizowane w ramach tego systemu.

§ 2. Użyte w decyzji określenia, akronimy i skróty oznaczają:

1) AC/135 (Allied Committee 135) - Grupę Krajowych Dyrektorów do spraw Kodyfikacji NATO;

2) ACodP-1 - Kodyfikacyjną Publikację Sojuszniczą nr 1 (Podręcznik Kodyfikacji NATO);

3) cykl życia wyrobu - wszelkie możliwe kolejne lub powiązane etapy życia wyrobu, w szczególności badania naukowe i rozwój, projektowanie przemysłowe, produkcję, użytkowanie, naprawę, modernizację, modyfikację, utrzymanie, logistykę, szkolenie, testowanie, wycofywanie i utylizację;

4) dane kodyfikacyjne - dane techniczne i opisowe umożliwiające identyfikację wyrobu oraz jego cech fizycznych i funkcjonalnych, identyfikację producenta/dostawcy wyrobu oraz użytkownika NSN, zapisane w NSN;

5) klauzula kodyfikacyjna - postanowienia zamieszczane w umowie na pozyskanie wyrobów zobowiązujące wykonawcę do udostępnienia danych niezbędnych do przeprowadzenia procesu kodyfikacji, a także ustalające warunki i formę udostępnienia tych danych oraz udzielenia wsparcia procesu kodyfikacji;

6) kod NCAGE (NATO Commercial and Government Entity Code) - kod NATO podmiotu gospodarczego;

7) kodyfikacja - działalność polegającą na identyfikacji, klasyfikacji i nadawaniu numerów magazynowych NATO wyrobom, zapisywaniu danych o ich producentach/dostawcach oraz na utrzymywaniu aktualności polskiej bazy danych kodyfikacyjnych i jej udostępnianiu;

8) KSI - Kodyfikacyjny System Informatyczny, dostosowany do wymogów NCS, którego organizatorem jest dyrektor Wojskowego Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji lub osoba przez niego wyznaczona;

9) NABS (NATO Automated Business System) - Elektroniczny System Zarządzania Obiegiem Informacji Systemu Kodyfikacyjnego NATO;

10) NCB (National Codification Bureau) - Krajowe Biuro Kodyfikacyjne;

11) NCS (NATO Codification System) - System Kodyfikacyjny NATO;

12) NMBS (NATO Mailbox System) - System Poczty Elektronicznej NATO, umożliwiający wymianę danych kodyfikacyjnych w ramach Systemu Kodyfikacyjnego NATO;

13) NSN (NATO Stock Number) - numer magazynowy NATO;

14) NSPA (NATO Support and Procurement Agency) - Agencję Wsparcia i Zamówień NATO;

15) odbiorca wyrobu - wskazaną w umowie na pozyskiwanie wyrobów komórkę lub jednostkę organizacyjną, w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248, 834, 1089, 1222 i 1248), odpowiedzialną za przyjęcie wyrobu;

16) polska baza danych kodyfikacyjnych - zbiór NSN, wraz z powiązanymi z nimi danymi kodyfikacyjnymi, nadanych przez polskie NCB oraz nadanych przez zagraniczne NCB uczestniczące w NCS, których Polska jest zarejestrowanym użytkownikiem;

17) system funkcjonalny logistyki - uporządkowany zbiór logicznie wyodrębnionych i organizacyjnie powiązanych podsystemów i obszarów działalności resortu obrony narodowej, których przeznaczenie, a także wzajemne powiązania i relacje zapewniają niezakłócone działanie oraz gwarantują optymalizację rozwoju zdolności operacyjnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

18) użytkownik wyrobu - jednostkę wojskową lub osobę wykorzystującą zgodnie z przeznaczeniem wyrób, przydzielony na podstawie etatów, tabel należności lub przydzielony dodatkowo do realizacji zadań służbowych, odpowiedzialną za utrzymanie jego właściwego stanu technicznego;

19) wykaz wyrobów do kodyfikacji - wykaz pozyskiwanych wyrobów, które mogą być wielokrotnie zamawiane, szczególnie w procesie eksploatacji sprzętu wojskowego;

20) wykonawca - osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;

21) wyrób obronny - w rozumieniu niniejszej decyzji sprzęt wojskowy, sprzęt powszechnego użytku, techniczne środki materiałowe, środki zaopatrzenia oraz wyroby finalne;

22) wyrób finalny - wyrób stanowiący końcowy wynik procesu produkcyjnego, będący jednocześnie wyrobem gotowym w odniesieniu do funkcji, które wyrób finalny ma spełniać i nadający się do samodzielnej eksploatacji;

23) zamawiający - osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej, w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320);

24) zarządzanie danymi kodyfikacyjnymi - działania realizowane w celu zapewnienia integralności danych NSN, umożliwiające ich praktyczne i efektywne wykorzystanie w resorcie obrony narodowej. Dla potrzeb niniejszej decyzji zapewnienie integralności danych oznacza zapewnienie ich dokładności, prawdziwości oraz aktualności.

§ 3. SKWO jest oparty na NCS i służy do identyfikacji, klasyfikacji i nadawania NSN wyrobom obronnym, zwanym dalej „wyrobami”. SKWO implementuje następujące Porozumienia Standaryzacyjne NATO:

1) STANAG 3150 Kodyfikacja - Jednolity System Klasyfikacji Zaopatrzenia;

2) STANAG 3151 Kodyfikacja - Jednolity System Identyfikacji Pozycji;

3) STANAG 4177 Kodyfikacja - Jednolity System Pozyskiwania Danych;

4) STANAG 4438 Kodyfikacja Wyposażenia - Jednolity System Dystrybucji Danych Związanych z Numerami Magazynowymi NATO.

§ 4. W SKWO uczestniczą:

1) Wojskowe Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji, zwane dalej „WCNJiK”,

2) zamawiający,

3) instytucje eksperckie,

4) organy logistyczne,

5) wykonawcy (producenci/dostawcy)

- wraz z występującymi między nimi powiązaniami organizacyjnymi i funkcjonalnymi.

§ 5. W SKWO stosuje się, określone w ACodP-1, jednolite:

1) formaty danych oraz formularze wymiany danych, dokumentów i informacji;

2) zasady oraz metody identyfikacji i klasyfikacji wyrobów;

3) oznaczenia i opisy wyrobów;

4) oznaczenia producentów/dostawców;

5) procedury pozyskiwania, gromadzenia i wymiany danych.

§ 6. Nadzór nad SKWO sprawuje, za pośrednictwem WCNJiK, Minister Obrony Narodowej lub osoba przez niego upoważniona.

§ 7. Dyrektor WCNJiK pełni funkcję koordynatora SKWO w resorcie obrony narodowej, reprezentuje WCNJiK jako polskie NCB (43 NCB) w ramach NCS oraz sprawuje nadzór merytoryczny nad realizacją zadań przez poszczególnych uczestników SKWO, w zakresie ich zadań opisanych w decyzji.

§ 8. Funkcjonowanie SKWO opiera się na trzech podstawowych zasadach:

1) każdy nieskodyfikowany wyrób, aby mógł być wprowadzony do polskiej bazy danych kodyfikacyjnych, musi być zidentyfikowany, tj. nazwany, sklasyfikowany i opisany w celu nadania mu jednego unikalnego oznaczenia w formie NSN;

2) każdy wyrób posiadający NSN, nadany przez zagraniczne NCB, musi być zidentyfikowany w celu przypisania Polski jako użytkownika NSN;

3) polskie NCB nadaje NSN wyrobom wyprodukowanym w Polsce i użytkowanym w resorcie obrony narodowej lub państwach uczestniczących w NCS, a także wyrobom wyprodukowanym w państwach nieuczestniczących w NCS i użytkowanym w resorcie obrony narodowej, które nie zostały dotychczas skodyfikowane.

§ 9. W relacji do systemu funkcjonalnego logistyki Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, zwanych dalej „SZ RP”, kodyfikacja wyrobów realizowana jest w celu:

1) utrzymywania sprzętu wojskowego, zwanego dalej „SpW”, w stanie gotowości do użycia zgodnie z przeznaczeniem;

2) odtwarzania sprawności technicznej SpW;

3) zaopatrywania SZ RP, realizujących zadania w układzie narodowym, sojuszniczym lub wielonarodowym, w wyroby niezbędne w procesie eksploatacji SpW w kraju i poza jego granicami.

§ 10. Kodyfikacją obejmuje się wyroby w celu wsparcia:

1) zarządzania materiałowego, poprzez uwzględnienie dopasowania, kształtu i funkcji wyrobu, dla zapewnienia ścisłej kontroli duplikatów (jeden NSN zawiera opis identyfikacyjny jednego lub wielu wyrobów, spełniających te same wymagania określone zestawem charakterystyk);

2) interoperacyjności SZ RP z siłami zbrojnymi państw NATO oraz z siłami zbrojnymi państw spoza NATO uczestniczących w NCS.

§ 11. Polska baza danych kodyfikacyjnych przeznaczona jest do identyfikacji wyrobów i źródeł ich pozyskiwania, w szczególności w zarządzaniu wyrobem w całym cyklu jego życia, poprzez stosowanie NSN oraz powiązanych danych kodyfikacyjnych.

§ 12. Kodyfikacją obejmuje się:

1) obligatoryjnie:

a) wyroby, które posiadają już nadany NSN i nie są włączone do polskiej bazy danych kodyfikacyjnych,

b) pozyskiwany nieskodyfikowany SpW wraz z jego nieskodyfikowanymi elementami składowymi, w tym technicznymi środkami materiałowymi, przewidzianymi do wielokrotnego zamawiania w procesie ich eksploatacji,

c) nieskodyfikowane środki zaopatrzenia zakwalifikowane do wykorzystania w ramach współdziałania SZ RP z siłami zbrojnymi państw NATO oraz z siłami zbrojnymi państw spoza NATO uczestniczącymi w NCS. Współdziałanie to obejmuje w szczególności udział w operacjach sojuszniczych, wielonarodowych i koalicyjnych, wsparcie sił sojuszniczych w ramach wsparcia przez państwo-gospodarza (HNS), wsparcie przemieszczających się lub przebywających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej sojuszniczych sił wzmocnienia, wsparcie i zabezpieczenie techniczne polskich kontyngentów wojskowych oraz sił odpowiedzi NATO. Współdziałanie to dotyczy realizacji zadań i działania organizowanego we wspólnym systemie zaopatrzenia i logistycznym;

2) fakultatywnie pozostałe wyroby, wg potrzeb, na wniosek instytucji eksperckiej lub organu logistycznego złożony poprzez instytucję ekspercką.

§ 13. Od obligatoryjnej kodyfikacji odstępuje zamawiający w uzgodnieniu z instytucją ekspercką, a w przypadku gdy wyrobami są techniczne środki materiałowe z organem logistycznym, w szczególności w przypadku:

1) wystąpienia uzasadnionych przesłanek braku możliwości pozyskania wyrobu, w tym z powodu ograniczenia konkurencji lub ograniczeń w udostępnianiu danych technicznych i charakterystyk wyrobów;

2) braku możliwości uzyskania danych niezbędnych do przeprowadzenia kodyfikacji, w tym z powodu pozyskiwania wyrobów w trybie nie wymagającym podpisania umowy na pozyskanie wyrobów, zwanej dalej „umową”, przez zamawiającego.

Rozdział 2

Zadania podmiotów uczestniczących w SKWO

§ 14. Do zadań zamawiającego, instytucji eksperckiej i organu logistycznego w obszarze szkolenia, doskonalenia oraz zapewnienia właściwego współdziałania w SKWO należy:

1) występowanie do dyrektora WCNJiK z wnioskami dotyczącymi szkoleń z obszaru kodyfikacji;

2) uczestniczenie w szkoleniach, dotyczących kodyfikacji, organizowanych przez WCNJiK;

3) współpraca z innymi podmiotami uczestniczącymi w SKWO;

4) coroczne zgłaszanie do WCNJiK, do dnia 31 stycznia, wniosków z oceny funkcjonowania SKWO, w obszarze swojej działalności, za rok poprzedni.

§ 15. Do zadań WCNJiK w SKWO należy nadawanie NSN wyrobom oraz przypisywanie Polski jako użytkownika NSN, a także w szczególności:

1) w zakresie pełnienia funkcji koordynatora SKWO w resorcie obrony narodowej:

a) inicjowanie, aktualizacja i uczestniczenie w opracowywaniu unormowań prawnych dotyczących SKWO,

b) nadzór nad realizacją zadań podmiotów uczestniczących w SKWO, wynikających z decyzji,

c) organizowanie i prowadzenie szkoleń dotyczących kodyfikacji,

d) organizowanie rocznej odprawy rozliczeniowo-koordynacyjnej z instytucjami eksperckimi, zamawiającymi oraz organami logistycznymi,

e) przedstawianie raz w roku (do końca I kwartału) Ministrowi Obrony Narodowej lub osobie przez niego upoważnionej, sprawozdania z funkcjonowania SKWO w resorcie obrony narodowej za poprzedni rok, obejmującego w szczególności ocenę funkcjonowania SKWO oraz wnioski i propozycje służące doskonaleniu SKWO,

f) wprowadzanie do stosowania w SKWO dokumentów i procedur opracowanych w ramach AC/135,

g) uczestniczenie w określaniu potrzeb w zakresie kodyfikacji lub odstąpienia od kodyfikacji pozyskiwanych wyrobów,

h) opracowanie i udostępnianie, na stronie internetowej oraz intranetowej, ramowych wymogów i trybu przekazywania przez wykonawcę danych niezbędnych do przeprowadzenia procesu kodyfikacji, w formie ramowego projektu klauzuli kodyfikacyjnej, dotyczących w szczególności:

- posiadania kodu NCAGE,

- sporządzenia wykazu pozyskiwanych wyrobów, o którym mowa w § 19 pkt 2 lit. a,

- przekazania danych technicznych i opisowych umożliwiających identyfikację wyrobów oraz ich cech fizycznych i funkcjonalnych, identyfikację producenta wyrobu, zgodnie z zasadami NCS oraz w formie zaakceptowanej przez WCNJiK,

- zasad udzielenia wsparcia WCNJiK, w procesie kodyfikacji, przez personel wykonawcy,

- wprowadzenia do umów z podwykonawcami zapisów dotyczących posiadania kodu NCAGE, zasad przekazania danych niezbędnych do przeprowadzenia procesu kodyfikacji, warunków i formy ich przekazania oraz udzielania WCNJiK wsparcia w procesie kodyfikacji,

i) uzgadnianie projektu klauzuli kodyfikacyjnej;

2) w zakresie uczestnictwa SZ RP w NCS:

a) pełnienie funkcji polskiego NCB (43 NCB) w ramach NCS,

b) realizowanie zadań wynikających z uczestnictwa w AC/135, w tym udział w pracach grupy i podległych gremiów;

3) w zakresie realizacji prac kodyfikacyjnych:

a) opracowywanie wstępnego projektu wniosku kodyfikacyjnego,

b) określanie, we współpracy z zamawiającym, źródeł danych technicznych i funkcjonalnych wyrobów, niezbędnych do kodyfikacji, oraz warunków i formy udzielania wsparcia procesu kodyfikacji przez wykonawcę, w ramach klauzuli kodyfikacyjnej,

c) weryfikowanie danych, niezbędnych w procesie kodyfikacji, opracowanych przez wykonawcę (producenta/dostawcę) i wprowadzanie ich do polskiej bazy danych kodyfikacyjnych,

d) nadawanie NSN nieskodyfikowanym wyrobom,

e) przypisywanie Polski jako użytkownika NSN dla wyrobów posiadających NSN nadane przez zagraniczne NCB,

f) nadawanie kodu NCAGE;

4) w zakresie wsparcia i zabezpieczenia funkcjonowania SKWO:

a) organizowanie i administrowanie KSI,

b) prowadzenie wymiany danych kodyfikacyjnych i dokumentów z zagranicznymi NCB oraz NSPA,

c) organizowanie, zarządzanie i udostępnianie polskiej bazy danych kodyfikacyjnych,

d) prowadzenie ewidencji prac kodyfikacyjnych w resorcie obrony narodowej, zwanej dalej „ewidencją”,

e) opracowywanie wniosków z oceny funkcjonowania SKWO.

§ 16. Do zadań zamawiającego w SKWO należy, w szczególności:

1) weryfikacja wykazu pozyskiwanych wyrobów, o którym mowa w § 19 pkt 2 lit. a;

2) określanie i dostosowanie do uwarunkowań postępowania o udzielenie zamówienia, w tym do negocjacji z wykonawcą umowy, warunków i trybu przekazywania niezbędnych do kodyfikacji danych technicznych i funkcjonalnych wyrobów oraz warunków i formy udzielania wsparcia procesu kodyfikacji przez wykonawcę, w formie opracowanego i uzgodnionego projektu klauzuli kodyfikacyjnej;

3) uzgodnienie z WCNJiK opracowanego projektu klauzuli kodyfikacyjnej;

4) informowanie WCNJiK o odstąpieniu od kodyfikacji;

5) wprowadzenie do umowy postanowień dotyczących kodyfikacji dostarczanych wyrobów, jako element realizacji umowy, zobowiązujących wykonawcę do:

a) posiadania kodu NCAGE,

b) sporządzenia wykazu pozyskiwanych wyrobów, o którym mowa w § 19 pkt 2 lit. a,

c) przekazania danych technicznych i opisowych umożliwiających identyfikację wyrobów oraz ich cech fizycznych i funkcjonalnych, identyfikację producenta wyrobu, zgodnych z zasadami NCS oraz zaakceptowanych przez WCNJiK,

d) udzielenia wsparcia WCNJiK, w procesie kodyfikacji, przez personel wykonawcy,

e) wprowadzenia do umów z podwykonawcami zapisów dotyczących posiadania kodu NCAGE, zasad przekazania danych niezbędnych do przeprowadzenia procesu kodyfikacji, warunków i formy ich przekazania oraz udzielania wsparcia WCNJiK w procesie kodyfikacji;

6) uczestnictwo w określaniu przez WCNJiK źródeł danych technicznych i funkcjonalnych pozyskiwanych wyrobów;

7) udostępnianie WCNJiK wybranych elementów podpisanej umowy, niezbędnych do opracowania wniosku kodyfikacyjnego;

8) informowanie WCNJiK o przekazywaniu wyrobów podlegających kodyfikacji do użytkownika lub odbiorcy wyrobów;

9) udostępnianie WCNJiK wybranych elementów dokumentacji technicznej SpW lub innej dokumentacji gdy nie jest pozyskiwana dokumentacja techniczna SpW, zawierających dane niezbędne do przeprowadzenia procesu kodyfikacji.

§ 17. Do zadań instytucji eksperckiej w SKWO, w odniesieniu do określonych grup SpW, w rozumieniu decyzji Nr 117/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie Rady Modernizacji Technicznej (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 189, z 2022 r. poz. 187 oraz z 2023 r. poz. 21, 39, 116 oraz z 2024 r. poz. 8 i 53) oraz wyrobów wchodzących w skład wyrobu finalnego, dla którego pełnią funkcję instytucji eksperckiej, należy w szczególności:

1) akceptowanie wykazu wyrobów do kodyfikacji;

2) podejmowanie decyzji dotyczącej określenia wyrobów objętych wnioskiem kodyfikacyjnym i zakresu ich danych, z uwzględnieniem § 12, poprzez uzgadnianie przekazanego przez WCNJiK wstępnego projektu wniosku kodyfikacyjnego;

3) zarządzanie danymi kodyfikacyjnymi wyrobów objętych wnioskiem kodyfikacyjnym, w całym cyklu ich życia, w tym wnioskowanie o aktualizację lub wycofanie danych, zapewniając ich jednolitość w Systemie Jednolitego Indeksu Materiałowego oraz SKWO;

4) uzgadnianie projektu klauzuli kodyfikacyjnej;

5) uzgadnianie decyzji zamawiającego w zakresie odstąpienia od kodyfikacji wyrobów;

6) wnioskowanie, według potrzeb, w szczególności poza procesem pozyskiwania, o kodyfikację wyrobów.

§ 18. Do zadań organu logistycznego w SKWO, w odniesieniu do określonych grup SpW, w rozumieniu decyzji Nr 117/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie Rady Modernizacji Technicznej oraz wyrobów wchodzących w skład wyrobu finalnego, dla którego pełnią funkcję organu logistycznego, należy w szczególności:

1) udział w pracach instytucji eksperckich związanych z określeniem wyrobów objętych wnioskiem kodyfikacyjnym i zakresu ich danych, z uwzględnieniem §12;

2) udział w zarządzaniu danymi kodyfikacyjnymi wyrobów objętych wnioskiem kodyfikacyjnym, w całym cyklu ich życia, w tym wnioskowanie o aktualizację lub wycofanie danych, poprzez instytucję ekspercką, zapewniając ich jednolitość w Systemie Jednolitego Indeksu Materiałowego oraz SKWO;

3) wnioskowanie, poprzez instytucję ekspercką, w szczególności poza procesem pozyskiwania, o kodyfikację wyrobów.

§ 19. Do zadań wykonawcy w SKWO należy, w szczególności:

1) występowanie z wnioskiem do WCNJiK o nadanie kodu NCAGE;

2) realizowanie postanowień umowy, dotyczących kodyfikacji dostarczanych wyrobów, w zakresie:

a) sporządzenia wykazu pozyskiwanych wyrobów zgodnie z §12 pkt 1 lit. a i b,

b) przekazania dla WCNJiK danych technicznych i opisowych umożliwiających identyfikację i kodyfikację wyrobów oraz identyfikację producenta wyrobu,

c) udzielenia wsparcia dla WCNJiK w procesie kodyfikacji przez personel wykonawcy, w zakresie o którym mowa w lit. b,

d) wprowadzenia do umów z podwykonawcami postanowień dotyczących posiadania kodu NCAGE, zasad przekazania dla WCNJiK danych kodyfikacyjnych, warunków i formy ich przekazania oraz udzielania wsparcia w procesie kodyfikacji.

§ 20. Zamawiający, instytucje eksperckie i organy logistyczne wykorzystują NSN wraz z powiązanymi danymi kodyfikacyjnymi, zgodnie z uprawnieniami i kompetencjami wynikającymi z pełnionej funkcji.

Rozdział 3

Procesy realizowane w ramach SKWO

§ 21. W ramach SKWO realizowane są następujące procesy:

1) decyzyjny;

2) przygotowawczy;

3) kodyfikacji;

4) zarządzania danymi kodyfikacyjnymi;

5) udostępniania danych kodyfikacyjnych.

§ 22. W procesie decyzyjnym zamawiający:

1) określa, przy udziale WCNJiK, warunki i tryb przekazywania niezbędnych do kodyfikacji danych technicznych i funkcjonalnych wyrobów oraz warunki i formę udzielania dla WCNJiK wsparcia procesu kodyfikacji przez wykonawcę, w oparciu o ramowy projekt klauzuli kodyfikacyjnej, w ramach pozyskiwania wyrobów i dostosowuje je do uwarunkowań postępowania o udzielenie zamówienia, albo

2) odstępuje od opracowywania klauzuli kodyfikacyjnej, w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w § 13, informując o tym WCNJiK.

§ 23. W procesie przygotowawczym:

1) zamawiający opracowuje warunki i tryb przekazywania niezbędnych do kodyfikacji danych technicznych i funkcjonalnych wyrobów oraz warunki i formę udzielania dla WCNJiK wsparcia procesu kodyfikacji przez wykonawcę, w formie projektu klauzuli kodyfikacyjnej, w ramach pozyskiwania wyrobów i dostosowuje je do uwarunkowań postępowania o udzielenie zamówienia;

2) zamawiający, w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w § 13, może odstąpić od opracowania klauzuli kodyfikacyjnej również w procesie przygotowawczym. Informuje WCNJiK o przyczynach odstąpienia od kodyfikacji i zaprzestaje opracowywania klauzuli kodyfikacyjnej;

3) zamawiający przesyła do WCNJiK projekt klauzuli kodyfikacyjnej do uzgodnienia, wraz z informacją o instytucji eksperckiej oraz organie logistycznym właściwym dla pozyskiwanych wyrobów, a w przypadku pozyskiwania wyrobów (części, podzespołów itp.) wchodzących w skład wyrobu finalnego, wraz z informacją o instytucji eksperckiej oraz organie logistycznym właściwym dla tego wyrobu finalnego;

4) WCNJiK przeprowadza proces uzgodnienia projektu klauzuli kodyfikacyjnej ze wskazaną przez zamawiającego instytucją ekspercką;

5) WCNJiK przesyła uzgodnioną klauzulę kodyfikacyjną do zamawiającego celem ujęcia jej zapisów w umowie;

6) wykonawca sporządza i przesyła do zamawiającego wykaz pozyskiwanych wyrobów, zgodnie z §12 pkt 1 lit. a i b. Zakres informacyjny wykazu ma umożliwiać identyfikację wyrobów u producenta oraz wykonawcy;

7) zamawiający udostępnia WCNJiK wybrane elementy podpisanej umowy, niezbędne do kodyfikacji wyrobów ujętych we wniosku kodyfikacyjnym;

8) zamawiający, w oparciu o wykaz, o którym mowa w pkt 6 ustala wykaz wyrobów do kodyfikacji i przesyła go do instytucji eksperckiej celem akceptacji;

9) zamawiający udostępnia WCNJiK wykaz wyrobów do kodyfikacji, wraz z informacją o instytucji eksperckiej akceptującej ten wykaz;

10) zamawiający udostępnia WCNJiK wybrane elementy dokumentacji technicznej SpW lub inną dokumentację gdy nie jest pozyskiwana dokumentacja techniczna SpW, zawierające dane niezbędne do przeprowadzenia procesu kodyfikacji.

§ 24. W procesie kodyfikacji:

1) WCNJiK rozpoczyna proces kodyfikacji wyrobów, o ile nie określono inaczej w umowie, z chwilą rozpoczęcia przekazywania ich do użytkownika lub odbiorcy wyrobów:

a) zamawiający informuje WCNJiK o przekazywaniu wyrobów podlegających kodyfikacji do użytkownika lub odbiorcy wyrobów,

b) WCNJiK, na podstawie zaakceptowanego wykazu wyrobów do kodyfikacji otrzymanego od zamawiającego, opracowuje wstępny projekt wniosku kodyfikacyjnego, który przesyła do uzgodnienia do instytucji eksperckiej właściwej w zakresie akceptacji wykazu wyrobów do kodyfikacji,

c) instytucja ekspercka uzgadnia wniosek kodyfikacyjny,

d) WCNJiK dokumentuje realizację prac kodyfikacyjnych (w formie wniosku kodyfikacyjnego), ujmując go w ewidencji,

e) WCNJiK o zrealizowaniu wniosku kodyfikacyjnego informuje Inspektorat Wsparcia SZ, zamawiającego, instytucję ekspercką oraz organ logistyczny;

2) w przypadku wprowadzenia zmian w konfiguracji SpW, w okresie gwarancyjnym lub w ramach serwisu pogwarancyjnego, instytucja zatwierdzająca zmiany dokumentacji technicznej SpW informuje WCNJiK o zmianach w dokumentacji technicznej SpW, poprzez przesłanie jego karty zmian technicznych, celem aktualizacji lub włączenia nowych nieskodyfikowanych wyrobów do polskiej bazy danych kodyfikacyjnych;

3) w przypadku wprowadzenia zmian w konfiguracji wyrobów, po okresie gwarancyjnym lub poza serwisem pogwarancyjnym, wykonawca informuje zamawiającego o zmianach konfiguracji celem aktualizacji lub włączenia nowych nieskodyfikowanych wyrobów do polskiej bazy danych kodyfikacyjnych.

§ 25. W procesie zarządzania danymi kodyfikacyjnymi:

1) WCNJiK aktualizuje polską bazę danych kodyfikacyjnych, na podstawie wniosków instytucji eksperckich, w tym wniosków organów logistycznych składanych poprzez instytucje eksperckie, w związku z realizowanym przez nie procesem zarządzania danymi kodyfikacyjnymi, w odniesieniu do wyrobów, dla których pełnią funkcję instytucji eksperckiej i organu logistycznego, a także wniosków NCB oraz NSPA w celu zapewnienia aktualności danych kodyfikacyjnych wyrobów oraz zgodności z wymaganiami NCS określonymi w ACodP-1;

2) instytucja ekspercka i organ logistyczny, w ramach zarządzania danymi kodyfikacyjnymi wyrobu, zgodnie z uprawnieniami i kompetencjami wynikającymi z pełnionej funkcji oraz wynikającymi z § 17 pkt 3 i § 18 pkt 2, informują WCNJiK w szczególności o:

a) wprowadzeniu/wycofaniu SpW do/z użytkowania w SZ RP,

b) zmianach źródeł zaopatrywania, w przypadku powzięcia informacji o nich,

c) zmianach parametrów charakteryzujących wyrób, w przypadku powzięcia informacji o nich.

§ 26. W procesie udostępniania danych kodyfikacyjnych:

1) WCNJiK udostępnia polską bazę danych kodyfikacyjnych:

a) komórkom/jednostkom organizacyjnym realizującym zadania związane z pozyskiwaniem, identyfikacją i eksploatacją SpW,

b) państwom uczestniczącym w NCS, w zakresie i trybie określonym w publikacji ACodP-1.

2) WCNJiK udostępnia podmiotom dane kodyfikacyjne wyrobów przez nich produkowanych lub dostarczanych na uzasadniony wniosek zainteresowanego.

Rozdział 4

KSI

§ 27. WCNJiK organizuje, administruje i zabezpiecza eksploatację KSI w resorcie obrony narodowej.

§ 28. Proces kodyfikacji wyrobów realizowany jest z wykorzystaniem KSI, na trzech poziomach uprawnień:

1) poziom 1 - przeznaczony jest do wprowadzania danych do systemu w formacie transakcji kodyfikacyjnych;

2) poziom 2 - przeznaczony jest do weryfikacji oraz zatwierdzania danych, wprowadzonych do systemu na poziomie 1, może też realizować zadania poziomu 1;

3) poziom 3 - przeznaczony jest do weryfikacji i zatwierdzania danych przesłanych z poziomu 2, nadawania NSN, nadawania kodu NCAGE, utrzymywania, aktualizacji i wymiany danych kodyfikacyjnych.

§ 29. WCNJiK wykorzystuje KSI w zakresie wszystkich trzech poziomów i organizuje wymianę danych kodyfikacyjnych.

§ 30. Wymianę danych kodyfikacyjnych i dokumentów kodyfikacyjnych w ramach NCS prowadzi wyłącznie WCNJiK, wykorzystując do tego celu w szczególności systemy NABS i NMBS.

§ 31. Zamawiający, instytucje eksperckie oraz organy logistyczne, wykorzystują wybrane funkcjonalności KSI na stanowiskach z poziomem uprawnień udostępnionym przez WCNJiK na wniosek zainteresowanego, zgodnie z uprawnieniami i kompetencjami wynikającymi z pełnionej funkcji.

Rozdział 5

Postanowienia końcowe

§ 32. Sprawy wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej decyzji, prowadzi się na podstawie przepisów dotychczasowych.

§ 33. Traci moc decyzja Nr 72/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie Systemu Kodyfikacji Wyrobów Obronnych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 88, z 2021 r. poz. 279 oraz z 2022 r. poz. 87).

§ 34. Decyzja wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2025 r.