Na podstawie art. 2 pkt 10 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 1438), w związku z § 1 pkt 8 lit. a-d oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933), ustala się, co następuje:

Załącznik do decyzji Nr 72/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 12 lipca 2023 r. (poz. 84)

„Wytyczne Ministra Obrony Narodowej dotyczące planowania i realizacji w resorcie obrony narodowej czynności nadzoru nad krajowymi projektami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanymi poza resortem obrony narodowej"

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

1. Użyte określenia oznaczają:

1) AU - Agencja Uzbrojenia;

2) badania kwalifikacyjne - badania, o których mowa w § 30 ust. 1 pkt 1 lit. a decyzji Nr 116/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 188);

3) DIn - Departament Innowacji;

4) DTW - dokumentacja techniczna wyrobu;

5) komórka lub jednostka organizacyjna - komórkę organizacyjną Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowaną;

6) komponent sprzętu wojskowego - podzespół/podsystem/urządzenie mogące być elementem SpW;

7) koordynator - koordynatora działalności naukowo-badawczej, tj. kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej odpowiedzialnego za realizację projektów w swoim obszarze właściwości, o którym mowa w decyzji Nr 40/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 marca 2022 r. w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 46) lub wskazanego we wniosku o realizację strategicznego programu lub projektu;

8) Minister - Ministra Obrony Narodowej;

9) NCBR - Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, agencję wykonawczą utworzoną ustawą z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (Dz. U. z 2022 r. poz. 2279);

10) projekt - projekt, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju, związany z realizacją badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa lub zadanie zlecone przez Ministra Obrony Narodowej nadzorowanym instytutom badawczym na potrzeby bezpieczeństwa i obronności państwa;

11) przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra - osobę/osoby wyznaczone do udziału w procesie nadzoru strategicznego programu lub projektu przez Ministra lub osobę przez niego upoważnioną;

12) przegląd krytyczny projektu - zespół doraźnych czynności w procesie nadzoru mających na celu określenie faktycznego stanu realizacji projektu, osiągnięcia przyjętych celów, zidentyfikowanie zagrożeń w jego realizacji; z przeglądu krytycznego projektu sporządza się protokół wraz z rekomendacjami;

13) przemysłowe wymagania sprzętowe (PWS) - dokument, którego struktura informacyjna jest zgodna z wymaganiami sprzętowymi (WS), o których mowa w § 2 pkt 24 lit. a-c i lit. e-j decyzji Nr 116/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego, opracowywany przez wykonawcę w trakcie realizacji projektu;

14) Sekretarz Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej - osobę zajmującą kierownicze stanowisko w Ministerstwie Obrony Narodowej, której jest podporządkowany Departament Innowacji;

15) sprzęt wojskowy (SpW) - wyposażenie specjalnie zaprojektowane lub zaadaptowane do potrzeb wojskowych i przeznaczone do użycia jako broń, amunicja lub materiały wojenne;

16) strategiczny program - strategiczny program badań naukowych i prac rozwojowych, o którym mowa w art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju;

17) ustawa o NCBR - ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju;

18) wykonawca - podmiot realizujący projekt w oparciu o zawartą umowę ze zlecającym;

19) wymagania Sił Zbrojnych RP - wymagania ujęte w dokumentach:

a) zawierających w szczególności wymagania w zakresie parametrów taktyczno-technicznych dla planowanego do pozyskania nowego SpW - w przypadku prac rozwojowych,

b) określających cel główny i cele szczegółowe badań naukowych, w tym planowane do uzyskania poziomy gotowości technologicznej, jak i poziomy gotowości technologicznej dla technologii krytycznych determinujących powodzenie realizacji badań naukowych, o których mowa w decyzji Nr 40/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 marca 2022 r. w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej;

20) wymagania sprzętowe (WS) - dokument w rozumieniu § 2 pkt 24 decyzji Nr 116/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego;

21) założenia taktyczno-techniczne (ZTT) - dokument w rozumieniu § 2 pkt 26 decyzji Nr 116/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego;

22) zlecający - instytucję, która zgodnie z obowiązującymi przepisami, przeprowadziła procedurę wyłonienia wykonawcy projektu i zawarła z nim umowę, a w przypadku zadań zleconych przez Ministra Obrony Narodowej nadzorowanym instytutom badawczym na potrzeby bezpieczeństwa i obronności państwa - Dyrektor DIn.

2. „Wytyczne Ministra Obrony Narodowej dotyczące planowania i realizacji w resorcie obrony narodowej czynności nadzoru nad krajowymi projektami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanymi poza resortem obrony narodowej", zwane dalej „wytycznymi", określają zasady działania komórek lub jednostek organizacyjnych, a także zasady ich współdziałania z instytucjami (jednostkami) spoza resortu obrony narodowej w procesie planowania i realizacji czynności nadzoru nad projektami, dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanymi poza resortem obrony narodowej.

3. Wytyczne stosuje się odpowiednio do czynności realizowanych w resorcie obrony narodowej związanych z zadaniami realizowanymi na potrzeby bezpieczeństwa i obronności państwa, zleconymi do realizacji przez Ministra Obrony Narodowej nadzorowanym instytutom badawczym.

4. Dyrektor DIn inicjuje, koordynuje i nadzoruje w resorcie obrony narodowej czynności planowania i realizacji procesu nadzoru nad projektami i strategicznymi programami.

5. Koordynator jest właściwy do realizacji w resorcie obrony narodowej procesu nadzoru.

6. W kwestiach spornych w zakresie ustanowienia koordynatora decyzję podejmuje Dyrektor DIn po zapoznaniu się ze stanowiskami zainteresowanych komórek lub jednostek organizacyjnych.

Rozdział 2

Planowanie procesu nadzoru

7. Celem planowania w resorcie obrony narodowej procesu nadzoru nad projektami lub strategicznymi programami jest stworzenie właściwych warunków do zarządzania nimi tak, aby cele określone w projekcie mogły być osiągnięte i spełniały wymagania Sił Zbrojnych RP.

8. Podstawą merytoryczną planowania procesu nadzoru nad projektami obejmującymi badania naukowe jest wniosek, który stanowi załącznik Nr 1 do decyzji Nr 40/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 marca 2022 r. w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej.

9. Podstawą merytoryczną planowania procesu nadzoru nad projektami obejmującymi prace rozwojowe są:

1) dla SpW zatwierdzone WS albo ZTT;

2) dla komponentu SpW wniosek, który stanowi załącznik Nr 1 do decyzji Nr 40/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 marca 2022 r. w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej.

10. Koordynator, we współpracy z zainteresowanymi komórkami i/lub jednostkami organizacyjnymi, na podstawie odpowiednio dokumentów, o których mowa w pkt 8 lub 9, opracowuje dokumenty dotyczące realizacji strategicznego programu lub projektu w obszarze obronności i bezpieczeństwa państwa w NCBR, tj.:

1) wniosek o przygotowanie strategicznego programu na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa do realizacji w NCBR lub

2) założenia projektu.

11. Wniosek o przygotowanie strategicznego programu na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa, o którym mowa w pkt 10 ppkt 1, zawiera w szczególności:

1) obszary obronności i bezpieczeństwa państwa, których strategiczny program będzie dotyczył;

2) zakresy tematyczne badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa, które będą realizowane w ramach strategicznego programu;

3) uzasadnienie potrzeby realizacji strategicznego programu, w tym celów do osiągnięcia w wyniku jego realizacji wynikających z polityki naukowej państwa oraz polityki obronności i bezpieczeństwa państwa;

4) wskazanie minimalnych poziomów gotowości technologicznej, a w przypadku prac rozwojowych także rezultatów, które powinny zostać osiągnięte w wyniku wykonywania projektów finansowanych w ramach strategicznego programu;

5) wskazanie zakładanego terminu realizacji strategicznego programu;

6) określenie szacowanej wielkości środków finansowych, które powinny zostać przeznaczone na realizację strategicznego programu, ogółem i w podziale na poszczególne lata;

7) w przypadku potrzeby ochrony podstawowego interesu bezpieczeństwa państwa - uzasadnienie istotności technologii i rezultatów, które mają powstać w wyniku realizacji strategicznego programu, dla ochrony tego interesu;

8) propozycję w zakresie przysługiwania praw własności intelektualnej do wyników projektów wykonywanych w ramach strategicznego programu i korzystania z tych praw, w tym określenia podmiotu uprawnionego do reprezentacji Skarbu Państwa;

9) wskazanie potrzeby objęcia strategicznego programu ochroną informacji niejawnych;

10) propozycję w zakresie warunków i kryteriów udziału w konkursach;

11) wskazanie przedstawicieli/zespołu przedstawicieli Ministra, do współpracy przy przygotowywaniu projektu strategicznego programu oraz nadzorowaniu realizacji strategicznego programu.

12. W założeniach projektu, o którym mowa w pkt 10 ppkt 2, określa się :

1) nazwę projektu;

2) komórkę lub jednostkę organizacyjną zgłaszającą projekt;

3) koordynatora;

4) obszary obronności i bezpieczeństwa państwa, których projekt będzie dotyczył;

5) opis projektu;

6) cel główny i cele szczegółowe realizacji projektu oraz ich relację do celów innych strategicznych programów i projektów;

7) technologie krytyczne o znaczeniu determinującym powodzenie projektu, w szczególności dla projektu badawczego;

8) ogólny, ramowy harmonogram realizacji projektu oraz terminy rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu;

9) instytucję zainteresowaną wykorzystaniem wyników projektu;

10) szacunkowe koszty projektu ogółem i w podziale na poszczególne lata;

11) formę pozyskania praw własności intelektualnej do wyników projektu, w tym określenie podmiotu uprawnionego do reprezentowania Skarbu Państwa, wraz z uzasadnieniem;

12) potrzebę objęcia projektu ochroną informacji niejawnych;

13) sposób realizacji i zarządzania projektem;

14) dodatkowe warunki i kryteria udziału w konkursie na wykonanie i finansowanie projektu;

15) warunki dokonania zmian w projekcie.

13. Przy określaniu sposobu realizacji i zarządzania strategicznym programem lub projektem koordynator uwzględnia zasady zarządzania prawami własności intelektualnej określone w rozdziale 2 decyzji Nr 155/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 7 listopada 2022 r. w sprawie zarządzania prawami własności intelektualnej powstałymi w wyniku realizacji projektów na rzecz resortu obrony narodowej oraz dokumentacją techniczną sprzętu wojskowego (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 181).

14. Dla projektów obejmujących prace rozwojowe, w części dotyczącej ogólnego, ramowego harmonogramu realizacji projektu, o którym mowa w pkt 12 ppkt 8, koordynator powinien uwzględnić oczekiwane etapy pracy rozwojowej oraz ich wyniki podlegające rozliczeniu w ramach procesu nadzoru przy odpowiednim zastosowaniu procedury „Realizacja pracy rozwojowej", o której mowa w rozdziale 5 decyzji Nr 116/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego.

15. Dla projektów obejmujących badania naukowe, w części dotyczącej ogólnego, ramowego harmonogramu realizacji projektu, o których mowa w pkt 12 ppkt 8, koordynator uwzględnia oczekiwane etapy badań naukowych oraz wyniki tych etapów podlegające rozliczeniu w ramach procesu nadzoru, przy odpowiednim zastosowaniu przepisów rozdziału 3 oddziału 3 decyzji Nr 40/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 marca 2022 r. w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej.

16. W trakcie opracowywania dokumentów, o których mowa w pkt 10, należy uwzględnić ustalenia zawarte w centralnych planach rzeczowych, odnoszące się do SpW planowanego do opracowania w ramach strategicznego programu lub projektu oraz procedury zakupu SpW, o których mowa w rozdziale 4 decyzji Nr 116/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego.

17. W uzasadnionych przypadkach, ze względów ekonomicznych lub celowościowych, zapewniających osiągnięcie założonego celu przy racjonalności zastosowanych przez wykonawcę środków i metod, na etapie planowania procesu nadzoru, możliwe jest odstąpienie od uwzględnienia w założeniach projektu czynności określonych w pkt 14 lub 15.

18. Wniosek o przygotowanie strategicznego programu podlega opiniowaniu przez zainteresowane komórki lub jednostki organizacyjne, w szczególności DIn, AU, Zarząd Planowania Rzeczowego - P8 Sztabu Generalnego Wojska Polskiego oraz szefa właściwej komórki Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, któremu powierzono odpowiedzialność za zarządzanie systemem funkcjonalnym, oraz uzgodnieniu przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej, a następnie akceptacji przez Ministra.

19. Założenia projektu podlegają opiniowaniu przez zainteresowane komórki lub jednostki organizacyjne, w szczególności DIn, AU, Zarząd Planowania Rzeczowego - P8 Sztabu Generalnego Wojska Polskiego oraz szefa właściwej komórki Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, któremu powierzono odpowiedzialność za zarządzanie systemem funkcjonalnym, a następnie akceptacji przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej.

20. Minister akceptuje przedstawiony przez NCBR projekt strategicznego programu, natomiast Sekretarz Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej założenia projektów.

21. Przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra, na wniosek koordynatora i jego akceptacji przez Komitet Sterujący w NCBR, bierze udział w ocenie wniosków złożonych w konkursach na wykonanie projektów w roli eksperta/ekspertów.

22. Szef AU opiniuje PWS powstałe w związku z realizacją badań naukowych oraz zatwierdza dokumenty powstałe w związku lub w wyniku realizacji pracy rozwojowej, w szczególności dokumenty, o których mowa w rozdziale 5 decyzji Nr 116/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego, z wyłączeniem dokumentów powstałych w związku lub w wyniku realizacji projektów, dla których koordynatorem jest Dowództwo Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni, a czynność zatwierdzania realizuje Dowódca Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni.

23. Koordynator uzgadnia PWS powstałe w związku z realizacją badań naukowych, zatwierdza dokumenty merytoryczne, ujęte w procedurze realizacji prac rozwojowych w resorcie obrony narodowej, w szczególności: ocenę projektu koncepcyjnego, ZTT, ocenę projektu wstępnego, program badań kwalifikacyjnych, DTW, z zastrzeżeniem, że DTW na SpW planowany do pozyskania przez AU, do której autorskie prawa majątkowe posiada Skarb Państwa, zatwierdza/akceptuje Szef AU. Koordynator powołuje komisję badań kwalifikacyjnych i zatwierdza orzeczenie z badań kwalifikacyjnych.

24. W przypadku gdy dla prac rozwojowych nie określono wymogu odpowiedniego stosowania przepisów procedury „Realizacja pracy rozwojowej", o której mowa w rozdziale 5 decyzji Nr 116/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego oraz ze względu na oczekiwany przez resort obrony narodowej czas realizacji projektu, dopuszcza się stosowanie będących w dyspozycji wykonawcy środków i metod zapewniających osiągnięcie przyjętych w projekcie celów.

25. Na wniosek koordynatora komórki lub jednostki organizacyjne wyznaczają swoich przedstawicieli/zespół przedstawicieli Ministra do współpracy przy przygotowywaniu strategicznego programu lub projektu oraz nadzorowaniu jego realizacji.

26. Udział przedstawicieli/zespołu przedstawicieli Ministra w procesie nadzoru określa się mając na względzie:

1) złożoność merytoryczną problematyki, wymagającą zaangażowania większej liczby ekspertów resortu obrony narodowej z różnych dziedzin (dotyczy złożonych systemów SpW wymagających zaangażowania kilku komórek lub jednostek organizacyjnych właściwych w zakresie danego rodzaju SpW);

2) złożoność procesu pod względem przyjętej formuły zarządzania projektem lub strategicznym programem oraz wymaganego sposobu jego nadzorowania, jak i odbiorów wyników etapu projektu.

27. Osoby wskazane jako przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra powinny posiadać wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu projektu lub strategicznego programu podlegającego procesowi nadzoru. Zespołem przedstawicieli Ministra kieruje przedstawiciel wiodący, reprezentujący koordynatora.

28. Koordynator podejmuje działania zapewniające nadzór nad strategicznym programem lub projektem, zgodnie z wnioskiem o przygotowanie strategicznego programu zaakceptowanym w resorcie obrony narodowej lub założeniami projektu, wymaganiami Sił Zbrojnych RP lub innymi dokumentami merytorycznymi.

29. Eksperci oraz członkowie zespołów ekspertów otrzymują wynagrodzenie za dokonanie ocen i sporządzenie opinii, zgodnie z art. 38 ust. 3 ustawy o NCBR. Wysokość wynagrodzenia ustala Dyrektor NCBR.

Rozdział 3

Realizacja procesu nadzoru

30. Rozpoczęcie realizacji procesu nadzoru nad projektem odbywa się od chwili podpisania umowy na realizację projektu. DIn przekazuje pisemną informację koordynatorom oraz dowódcom, szefom lub dyrektorom komórek albo jednostek organizacyjnych wydzielającym przedstawicieli/zespół przedstawicieli Ministra do nadzorowania strategicznego programu lub projektu, która zawiera w szczególności nazwę strategicznego programu lub projektu oraz datę planowanego pierwszego posiedzenia.

31. Koordynator odpowiada w szczególności za:

1) realizację całości przedsięwzięć związanych z udziałem przedstawicieli/zespołu przedstawicieli Ministra w procesie nadzoru w tym:

a) prowadzenie korespondencji między resortem obrony narodowej a zlecającym w zakresie strategicznych programów lub projektów, które będą poddawane procesowi nadzoru,

b) prowadzenie korespondencji wewnątrz resortu obrony narodowej związanej z nadzorowanymi strategicznymi programami lub projektami w zakresie wypracowania jednolitego stanowiska resortu obrony narodowej w sprawach istotnych obejmujących w szczególności wypracowanie rekomendacji o potrzebie kontynuowania, wstrzymania finansowania lub zakończenia realizacji strategicznego programu lub projektu,

c) przygotowywanie, w oparciu o opinię przedstawiciela/zespołu przedstawicieli Ministra, stanowiska resortu obrony narodowej dotyczącego realizacji nadzorowanych strategicznych programów lub projektów, w tym w szczególności zgodności ich realizacji z założeniami zaakceptowanymi przez Ministra Obrony Narodowej lub upoważnionego Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej,

d) gromadzenie, archiwizację i udostępnianie dokumentacji związanej z nadzorowanymi strategicznymi programami lub projektami, w szczególności dokumentami stanowiącymi wyniki zakończonych etapów, jak i całości strategicznych programów lub projektów oraz korespondencji związanej z opracowaniem, opiniowaniem i uzgodnieniem założeń projektów oraz korespondencji, o której mowa w lit. a i b,

e) koordynowanie procesu opiniowania i uzgadniania dokumentów otrzymanych od wykonawcy projektu poprzez zlecającego,

f) koordynowanie realizacji strategicznych programów lub projektów odpowiednio i zgodnie z etapami, jak i czynnościami określonymi na podstawie przepisów dotyczących koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej - w przypadku badań naukowych;

2) przygotowywanie raportów i opinii dotyczących nadzorowanych strategicznych programów i projektów na potrzeby osób zajmujących kierownicze stanowiska w Ministerstwie Obrony Narodowej, w szczególności raportów, o których mowa w § 37 ust. 3 decyzji Nr 40/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 marca 2022 r. w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej oraz „Raportu z realizacji projektu według stanu na dzień…", według wzoru określonego w załączniku do wytycznych, w terminie 10 dni od dnia zakończenia kwartału, z wyłączeniem czwartego kwartału;

3) nadzorowanie poprawności pracy przedstawiciela/zespołu przedstawicieli Ministra, w szczególności w zakresie zapewnienia ochrony interesu Sił Zbrojnych RP;

4) kontaktowanie się ze zlecającym oraz, za zgodą zlecającego, z wykonawcami nadzorowanych projektów;

5) inicjowanie przeglądów krytycznych projektów, przeprowadzanych przez przedstawiciela/zespół przedstawicieli Ministra;

6) zagospodarowanie praw własności intelektualnej powstałych w wyniku realizacji nadzorowanych strategicznych programów lub projektów, zgodnie z zasadami określonymi w decyzji 155/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 7 listopada 2022 r. w sprawie zarządzania prawami własności intelektualnej powstałymi w wyniku realizacji projektów na rzecz resortu obrony narodowej oraz dokumentacją techniczną sprzętu wojskowego;

7) zapewnienie przestrzegania „Procedury zarządzania konfliktem interesów" wprowadzonej decyzją Nr 152/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 27 października 2022 r. w sprawie wprowadzenia w instytucjach eksperckich „Procedury zarządzania konfliktem interesów" (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 178).

32. Przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra wyznaczeni do udziału w procesie nadzoru są zobowiązani do:

1) uzyskania akceptacji koordynatora dla wszystkich przekazywanych do NCBR ocen, opinii i wniosków będących stanowiskiem resortu obrony narodowej;

2) osobistej realizacji czynności w ramach procesu nadzoru;

3) przedstawiania koordynatorowi, stosownie do posiadanych kompetencji, dokumentów, opinii i wniosków otrzymanych i wypracowanych w trakcie realizacji procesu nadzoru, mając na względzie postanowienia umowy;

4) udziału w przeglądach krytycznych projektów;

5) prowadzenia bieżącej analizy ryzyka, w zakresie posiadanych kompetencji, w szczególności monitorowanie mierników osiągnięcia celów strategicznego programu lub projektu oraz identyfikację możliwych zagrożeń w realizacji nadzorowanego strategicznego programu lub projektu, ich wpływu na przewidywane do osiągnięcia cele i spełnienie wymagań Sił Zbrojnych RP;

6) przedstawiania przedstawicielowi NCBR delegowanemu do nadzorowanego strategicznego programu lub projektu oraz koordynatorowi propozycji działań naprawczych lub ograniczających możliwość zajścia zdarzeń mogących mieć negatywny wpływ na cele strategicznego programu lub projektu, jak i spełnienie wymagań Sił Zbrojnych RP;

7) udziału w odbiorach wyników strategicznego programu lub projektu;

8) uczestniczenia w prowadzonych przez wykonawcę badaniach lub testach, w celu potwierdzenia stanu faktycznego dotyczącego demonstratora, prototypu, modelu, wyposażenia, aparatury lub innych składników mających związek z realizacją strategicznego programu lub projektu;

9) udziału w procesie opiniowania i uzgadniania dokumentów wytworzonych w ramach strategicznego programu lub projektu;

10) dokonania oceny merytorycznej każdego etapu realizacji projektu w oparciu o:

a) raporty okresowe z wykonania projektu,

b) sprawozdania merytoryczne z uzyskanych wyników projektu,

c) dokumenty opracowane przez wykonawcę w ramach realizacji projektu,

d) oględziny demonstratorów, modeli lub prototypów jeśli zostały wytworzone na danym etapie projektu,

e) programy i metodyki badań,

f) protokoły z badań/testów,

g) osobisty udział w badaniach /testach opracowywanego produktu,

h) umowę o wykonanie i finansowanie projektu,

i) formalne wymagania Sił Zbrojnych RP, takie jak np.: wymagania sprzętowe lub założenia taktyczno-techniczne przekazane wykonawcy,

j) opinie ekspertów, o których mowa ppkt 12,

k) inne materiały związane z danym etapem projektu (np. osiągnięte kamienie milowe);

11) przygotowania opinii, o których mowa w § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 28 sierpnia 2020 r. w sprawie zadań Narodowego Centrum Badań i Rozwoju związanych z realizacją badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. poz. 1495 oraz z 2023 r. poz. 408). W ramach jednego procesu oceny merytorycznej przeprowadzonej przez zespół przedstawicieli Ministra opracowywana jest jedna opinia. Dopuszcza się uzgadnianie opinii drogą mailową. W przypadku braku możliwości wypracowania jednolitego stanowiska, wariant ostateczny opinii przygotowuje przedstawiciel wiodący w uzgodnieniu z koordynatorem;

12) wnioskowania do NCBR o powołanie dodatkowych ekspertów do oceny kwestii wymagających specjalistycznej wiedzy technicznej i/lub operacyjnej i wydania w tym zakresie ekspertyzy. Ocena dodatkowych ekspertów nie zwalnia przedstawiciela/zespołu przedstawicieli Ministra z konieczności dokonania oceny, o której mowa w ppkt 10;

13) przesłania oceny, o której mowa w ppkt 10, do NCBR bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie do sześciu tygodni od dnia otrzymania raportu okresowego przez przedstawiciela/zespołu przedstawicieli Ministra. Termin może zostać przedłużony, jednak przedłużenie terminu powinno być uzasadnione i wynikać z poziomu skomplikowania dokonywanej oceny lub przyczyn niezależnych od przedstawiciela/zespołu przedstawicieli Ministra lub z konieczności wyznaczenia do oceny eksperta. Wniosek o przedłużenie terminu powinien zostać przekazany do wiadomości właściwego koordynatora oraz do wiadomości DIn. Powyższe terminy ulegają zawieszeniu do czasu wydania ekspertyzy, o której mowa w pkt 12, w przypadku zgody NCBR na taką ekspertyzę.

33. W przypadku konieczności procedowania wniosku o zmianę w projekcie, zwanego dalej „Wnioskiem o zmianę":

1) przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra dokonuje oceny merytorycznej Wniosku o zmianę;

2) przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra może, w przypadku posiadania kompetencji w zakresie finansowania projektów badawczych, dokonać oceny finansowej „Wniosku o zmianę" pod kątem zasadności zakupu i wytworzenia aparatury naukowo-badawczej oraz innych składników mających związek z realizacją projektu w zakresie wpływu powyższych zmian na aspekt merytoryczny projektu;

3) przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra może składać wnioski do NCBR o powołanie ekspertów do oceny specjalistycznych lub szczegółowych kwestii wchodzących w skład oceny Wniosku o zmianę i wydania w tym zakresie ekspertyzy. Ocena dodatkowych ekspertów nie zwalnia przedstawiciela/zespołu przedstawicieli Ministra z konieczności dokonania oceny, o której mowa w ppkt 1;

4) ocena, o której mowa w ppkt 1 i 2, powinna być przesłana do NCBR bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie do sześciu tygodni od dnia otrzymania „Wniosku o zmianę" przez przedstawiciela/zespół przedstawicieli Ministra. Termin może zostać przedłużony, jednak przedłużenie terminu powinno być uzasadnione i wynikać z poziomu skomplikowania dokonywanej oceny. Powyższe terminy ulegają zawieszeniu do czasu wydania oceny, o której mowa w ppkt 3, w przypadku zgody NCBR na taką ocenę.

34. Przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra może wystąpić do NCBR o przekazanie dodatkowych wyjaśnień dotyczących:

1) raportów;

2) sprawozdań;

3) zakresu badań (programów i metodyk badań demonstratorów lub prototypów jeżeli były wynikiem realizacji projektu);

4) Wniosku o zmianę do umowy o wykonanie i finansowanie projektu;

5) zakupu i wytworzenia aparatury naukowo-badawczej oraz innych składników (materiałów) mających związek z realizacją projektu.

35. Po otrzymaniu od NCBR dodatkowych lub uzupełnionych dokumentów przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra lub eksperci dokonują stosownej oceny projektu w terminie określonym w pkt 32 ppkt 13.

36. W przypadku gdy w trakcie realizacji projektu okaże się, że jego wyniki nie spełniają założeń określonych w umowie lub dalsza realizacja projektu nie leży w interesie Sił Zbrojnych RP, przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra powinien niezwłocznie złożyć wniosek do NCBR o wstrzymanie finansowania projektu i weryfikację dalszej zasadności realizacji projektu. Wniosek przedkłada się do wiadomości koordynatora.

37. Do zarządzania dokumentacją techniczną wytworzoną w wyniku realizacji projektów, w stosunku do których podjęte były czynności nadzoru, stosuje się odpowiednio wewnętrzne przepisy Ministerstwa Obrony Narodowej.

38. Do czynności związanych z zagospodarowaniem wyników projektów, do których prawa własności intelektualnej posiada Skarb Państwa reprezentowany przez Ministra Obrony Narodowej, stosuje się odpowiednio:

1) dla projektów badawczych - przepisy „Procedury zagospodarowania wyników badań naukowych", o której mowa w przepisach decyzji Nr 40/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 marca 2022 r. w sprawie koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej;

2) dla prac rozwojowych - przepisy „Procedury zagospodarowywania aktywów trwałych uzyskiwanych w procesie realizacji prac rozwojowych", o której mowa w rozdziale 6 decyzji Nr 116/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego.

39. Czynności zamawiającego określone w procedurach, o których mowa w pkt 38, wykonuje koordynator.

40. Przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra, w uzgodnieniu z koordynatorem, opracowuje raport z nadzoru nad projektem, zwany dalej „raportem", w związku z rozliczeniem projektu przez zlecającego. Raport zawiera informacje dotyczące w szczególności:

1) rodzaju (badanie naukowe/praca rozwojowa), nazwy i kryptonimu projektu;

2) wykonawcy projektu;

3) przedstawiciela/zespołu przedstawicieli Ministra biorących udział w nadzorze projektu;

4) podstaw formalnych realizacji projektu (lider/współwykonawcy);

5) podstaw merytorycznych realizacji projektu;

6) celu i zakresu projektu;

7) przebiegu realizacji projektu;

8) uzyskanych wyników projektu, w tym istotnych dokumentów powstałych w wyniku lub w związku z realizacją projektu;

9) poniesionych nakładów finansowych na realizację projektu w poszczególnych latach;

10) wniosków końcowych z realizacji czynności nadzoru nad projektem.

41. Koordynator zatwierdza raport, a następnie przekazuje go do wiadomości Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej, poprzez Dyrektora DIn.

42. Przedstawiciel/zespół przedstawicieli Ministra wykonuje swoje zadania:

1) w przypadku projektu: do czasu zatwierdzenia przez koordynatora raportu;

2) w przypadku strategicznego programu: do dnia zakończenia zarządzania przez NCBR strategicznym programem.

Rozdział 4

Przepisy przejściowe

44. Sprawy wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej decyzji realizowane są na podstawie przepisów dotychczasowych przez komórki lub jednostki organizacyjne.

Załącznik

RAPORT Z REALIZACJI PROJEKTU WEDŁUG STANU NA DZIEŃ ………………

Pozycja w Planie badań naukowych i rozwoju technologii:
Kryptonim projektu (jeżeli nadano):
Nazwa projektu:
Nr umowy i aneksów wraz z datami zawarcia:
Wykonawca projektu:
Termin realizacji projektu:
Finansowanie projektu w PLN	Całkowita wartość projektu:
	Wkład własny Wykonawcy:
	Środki dotychczas przekazane Wykonawcy:
	Środki przekazane Wykonawcy na realizację zadania w br.
	Środki planowane do przekazania Wykonawcy w br.
Zasadniczy cel realizacji projektu / przewidywany wynik projektu (demonstrator, prototyp, aplikacja, dokumentacja):
Instytucja inicjująca/sposób uruchamiania projektu (np. Szafir):
Koordynator/odbiorca końcowy:
Przedstawiciel/Zespół Przedstawicieli Ministra:
Mierniki osiągnięcia celu projektu / Terminy realizacji poszczególnych etapów/kamieni milowych	Etap nr 1
	Etap nr 2
	Etap nr 3
	Etap nr 4
	…………
Status projektu (realizowany etap …, zakończony - oceniany przez NCBR, Zakończony - wyniki zagospodarowane przez …)
Problemy utrudniające/ uniemożliwiające realizacje projektu
Propozycja działań mających na celu rozwiązanie ww. problemów
Inne wnioski, propozycje i uwagi