Na podstawie art. 2 pkt 1, 11 ? 23 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 1438) oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933) ustala się, co następuje:

Załącznik do decyzji Nr 152/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 27 października 2022 r. (poz. 178)

PROCEDURA ZARZĄDZANIA KONFLIKTEM INTERESÓW

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. "Procedura zarządzania konfliktem interesów", zwana dalej "Procedurą", określa zasady zarządzania konfliktem interesów, w tym sposoby jego ujawniania, ograniczania oraz rejestrowania, w celu wzmocnienia transparentności oraz uczciwości działania w instytucjach eksperckich.

§ 2. Procedury nie stosuje się do postępowań prowadzonych na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących, jeżeli przepisy te zawierają obowiązek składania oświadczeń o braku konfliktu interesów lub regulacje dotyczące wyłączenia z postępowania z powodu jego zaistnienia.

§ 3. Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1) instytucji eksperckiej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Obrony Narodowej, dla której w wewnętrznym regulaminie organizacyjnym lub dokumencie kompetencyjnym wpisano zadania zdefiniowane w § 2 i § 4 decyzji Nr 119/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 1 września 2021 r. uchylającej decyzję w sprawie określenia funkcji gestorów i centralnych organów logistycznych sprzętu wojskowego w resorcie obrony narodowej oraz w sprawie podziału zadań wynikających z uchylenia decyzji (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 191);

2) kierującym komórką wewnętrzną - rozumie się przez to szefa (kierownika) komórki wewnętrznej wchodzącej w skład instytucji eksperckiej;

3) pracowniku - rozumie się przez to:

a) członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego w instytucji eksperckiej,

b) osobę zatrudnioną w instytucji eksperckiej, na podstawie umowy o pracę niebędącą członkiem korpusu służby cywilnej,

c) osobę świadczącą pracę w instytucji eksperckiej, na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) komórce wewnętrznej - rozumie się przez to komórkę wewnętrzną instytucji eksperckich, realizującą zadania wynikające z § 2 i § 4 decyzji Nr 119/MON z 1 września 2021 r. uchylającej decyzję w sprawie określenia funkcji gestorów i centralnych organów logistycznych sprzętu wojskowego w resorcie obrony narodowej oraz w sprawie podziału zadań wynikających z uchylenia decyzji;

5) osobie zajmującej stanowisko w instytucji eksperckiej - rozumie się przez to kierującego komórką wewnętrzną, pracowników oraz żołnierzy pełniących służbę w komórce wewnętrznej;

6) zarządzający konfliktem interesów - rozumie się przez to odpowiednio dyrektora (szefa, komendanta, dowódcę) instytucji eksperckiej albo inną osobę, której bezpośrednio podlega kierujący komórką wewnętrzną albo kierującego komórką wewnętrzną;

7) konflikcie interesów - rozumie się przez to okoliczności (prawne lub faktyczne), w których interes prywatny (osobisty lub majątkowy) osoby zajmującej stanowisko w instytucji eksperckiej, pozostaje w sprzeczności z bezstronnym wykonywaniem przez nią realizowanych obowiązków służbowych (rzeczywisty konflikt interesów);

8) osobach powiązanych - rozumie się przez to:

a) małżonków, zstępnych, wstępnych, rodzeństwo i powinowatych do drugiego stopnia, a także osoby pozostające we wspólnym pożyciu, w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z osobą zajmującą stanowisko w instytucji eksperckiej - osoby te pozostają osobami powiązanymi pomimo ustania małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli,

b) osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, w których organach osoby wskazane w lit. a pełnią funkcję lub które osoby te reprezentują;

9) czynności o charakterze techniczno-organizacyjnym - działania nie wpływające na załatwienie sprawy co do istoty, mające jedynie charakter pomocniczy lub usługowy, polegające w szczególności na przekazywaniu dokumentów, ich kopiowaniu oraz innych czynnościach sekretarskich, w tym związanych z rejestracją dokumentów.

§ 4. W przypadku zaistnienia konfliktu interesów, interesy Skarbu Państwa oraz Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej mają pierwszeństwo przed interesami osoby zajmującej stanowisko w instytucji eksperckiej.

Rozdział 2

Źródła konfliktu interesów i obowiązek informacyjny

§. 5. Źródła konfliktu interesów osoby zajmującej stanowisko w instytucji eksperckiej, mogą wynikać z:

1) dodatkowego zatrudnienia lub działalności zarobkowej tych osób;

2) powiązań finansowych lub majątkowych z osobami fizycznymi lub prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, polegające w szczególności na posiadaniu ich udziałów lub akcji, lub pozostawaniu w stosunku zobowiązaniowym;

3) uczestnictwa w realizacji spraw dotyczących osób powiązanych lub spraw, w których te osoby wykonują czynności, z wyjątkiem czynności wyłącznie o charakterze techniczno-organizacyjnym;

4) pozostawania we wspólnym pożyciu albo stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z wnioskodawcą albo wykonawcą zamówień publicznych udzielanych przez zamawiającego na rzecz instytucji eksperckiej lub na rzecz Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 6. 1. W przypadku pojawienia się źródła konfliktu interesów, osoba zajmująca stanowisko w instytucji eksperckiej powinna zwracać uwagę czy nie znajduje się w sytuacji, w której zaistniał konflikt interesów. W przypadku jego zaistnienia niezwłocznie zgłasza ten fakt odpowiednio:

1) dyrektorowi (szefowi, komendantowi, dowódcy) instytucji eksperckiej lub innej osobie, której bezpośrednio podlega kierujący komórką wewnętrzną - kierujący komórką wewnętrzną;

2) kierującemu komórką wewnętrzną - osoby mu podległe.

2. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1, należy wykonać w formie elektronicznej na formularzu minimalizowania ryzyka korupcyjnego wynikającego z konfliktu interesów, zwanym dalej "formularzem", stanowiącym załącznik do Procedury.

3. W formularzu nie podaje się danych osobowych osób fizycznych będących osobami powiązanymi.

Rozdział 3

Zarządzanie konfliktem interesów

§ 7. 1. Po otrzymaniu zgłoszenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, zarządzający konfliktem interesów podejmuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych, działania mające na celu wyeliminowane albo ograniczenie ryzyka wystąpienia negatywnych skutków związanych z zaistnieniem konfliktu interesów, w szczególności może:

1) ograniczyć uczestnictwo osoby zajmującej stanowisko w instytucji eksperckiej, której dotyczy konflikt interesów, w prowadzeniu sprawy (np. spotkaniach, przygotowywaniu rozstrzygnięć);

2) wyłączyć osobę zajmującą stanowisko w instytucji eksperckiej z udziału w konkretnej sprawie wyznaczając inną osobę do nadzorowania albo prowadzenia tej sprawy;

3) zwiększyć kontrolę nad prowadzoną sprawą (np. wyznaczyć dodatkową osobę do jej prowadzenia, przejąć bezpośredni nadzór nad sprawą, dokonać dodatkowej weryfikacji realizacji sprawy);

4) w uzasadnionych przypadkach, gdy z charakteru sprawy na podstawie obowiązujących przepisów wynika brak uznaniowości w jej realizacji, może uznać, że w jego ocenie ujawnianie konfliktu interesów jest wystarczającym środkiem przed wystąpieniem negatywnych skutków związanych z zaistnieniem sytuacji konfliktowej i nie ma konieczności wprowadzania dodatkowych działań minimalizujących ryzyko.

2. Zarządzający konfliktem interesów dokumentuje sposób rozwiązania sytuacji konfliktowej poprzez wypełnienie części II formularza.

3. Zarządzający konfliktem interesów uzupełnia formularz i niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od daty rozwiązania sytuacji konfliktowej, przekazuje go w formie elektronicznej w poprzez system teleinformatyczny MILNET-Z (w sieci wewnętrznej), na wskazany adres poczty elektronicznej komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do minimalizowania ryzyka korupcyjnego.

4. W przypadku, gdy w ocenie zarządzającego konfliktem interesów na podstawie informacji, które posiada, nie zaistniał konflikt interesów, nie podejmuje działań, o których mowa w ust. 1, zaznaczając to w formularzu.

§ 8. 1. Komórka organizacyjna Ministerstwa Obrony Narodowej właściwa do spraw minimalizowania ryzyka korupcyjnego, może zwrócić się o uzupełnienie uzasadnienia w zakresie podjętych działań.

2. Zarządzający konfliktem interesów przekazuje uzupełnienie uzasadnienia w zakresie podjętych działań w terminie 7 dni roboczych od dnia jego otrzymania od komórki organizacyjnej właściwej do spraw minimalizowania ryzyka korupcyjnego.

3. W przypadku braku uzupełnienia uzasadnienia komórka właściwa do spraw minimalizowania ryzyka korupcyjnego informuje o tym fakcie bezpośrednio przełożonego dla zarządzającego konfliktem interesów w danej sprawie.

Rozdział 4

Rejestrowanie konfliktu interesów

§ 9. Komórka organizacyjna Ministerstwa Obrony Narodowej właściwa do spraw minimalizowania ryzyka korupcyjnego, prowadzi na podstawie otrzymanych formularzy, w formie elektronicznej, rejestr sytuacji konfliktowych.

Załącznik do
"Procedury zarządzania konfliktem interesów"

WZÓR - FORMULARZ MINIMALIZOWANIA RYZYKA KORUPCYJNEGO WYNIKAJĄCEGO Z KONFLIKTU INTERESÓW