Na podstawie art. 2 pkt 1 i 15 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 196), § 1 pkt 11 lit. e i f oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933) ustala się, co następuje:

Załącznik do decyzji Nr 80/MON
Ministra Obrony Narodowej
z dnia 31 maja 2021 r. (poz. 134)

ZASADY WSPÓŁDZIAŁANIA W RAMACH DELEGOWANIA PRZEDSTAWICIELI NARODOWYCH DO GREMIÓW STANDARYZACYJNYCH ORGANIZACJI TRAKTATU PÓŁNOCNOATLANTYCKIEGO W OBSZARZE OPERACYJNYM

§ 1

Postanowienia ogólne

1. Zaangażowanie w realizację przedsięwzięć standaryzacyjnych Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego, zwanej dalej "NATO", skutkujące przyjęciem na gruncie narodowym rozwiązań wypracowanych wspólnie z innymi państwami członkowskimi NATO oraz państwami partnerskimi, pozwala na osiąganie oraz utrzymywanie wymaganego poziomu interoperacyjności sojuszniczej przez Siły Zbrojne Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Przedsięwzięcia standaryzacyjne NATO w obszarze operacyjnym realizowane są w ramach działalności właściwych gremiów standaryzacyjnych NATO, tj. rad standaryzacyjnych, grup roboczych, paneli i zespołów, złożonych z przedstawicieli państw członkowskich NATO i jego wielonarodowych struktur oraz przedstawicieli akredytowanych do NATO.

3. Kluczowym dla zapewnienia efektywnego zaangażowania Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej w działalność standaryzacyjną NATO w obszarze operacyjnym jest delegowanie przez kierowników (dyrektorów, dowódców, szefów, komendantów) komórek i jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej, zwanych dalej "komórkami i jednostkami organizacyjnymi", stałych przedstawicieli narodowych do udziału w pracach właściwych gremiów standaryzacyjnych NATO.

4. Istotą zaangażowania stałych przedstawicieli narodowych w prace poszczególnych rad standaryzacyjnych, grup roboczych, paneli i zespołów jest zapewnienie rzeczywistego wpływu na rezultaty działalności standaryzacyjnej NATO w obszarze operacyjnym ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących i możliwych narodowych uwarunkowań i wymogów dotyczących dokumentów z tego obszaru.

5. Niezbędnym warunkiem skutecznej realizacji przedsięwzięć gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym, zarówno w kraju, jak i w ramach NATO, przez delegowanych przedstawicieli narodowych, jest współdziałanie wszystkich komórek i jednostek organizacyjnych zidentyfikowanych do udziału w tym procesie.

8. Zagraniczne podróże służbowe związane z udziałem przedstawicieli narodowych w gremiach standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym są planowane i realizowane na zasadach określonych w przepisach dotyczących organizowania współpracy międzynarodowej w resorcie obrony narodowej.

§ 2

Rola i zadania osób funkcyjnych

1. Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego za pośrednictwem Dyrektora CDiS SZ koordynuje przedsięwzięcia związane z delegowaniem przedstawicieli narodowych do udziału w gremiach standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym poprzez:

1) bezpośrednią współpracę z kierownikami komórek i jednostek organizacyjnych w zakresie realizacji przedsięwzięć standaryzacyjnych NATO z obszaru operacyjnego, dotyczących działań połączonych;

2) monitorowanie realizacji działań podejmowanych w komórkach i jednostkach organizacyjnych w zakresie przedsięwzięć standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym;

3) organizację konferencji szkoleniowo-metodycznych dotyczących realizacji przedsięwzięć w ramach udziału w pracach poszczególnych rad standaryzacyjnych, grup roboczych, paneli i zespołów.

2. Dyrektor CDiS SZ odpowiada za bieżącą aktualizację wykazu przedstawicieli narodowych do gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym delegowanych przez komórki i jednostki organizacyjne, w oparciu o "Wykaz instytucji odpowiedzialnych za delegowanie przedstawicieli narodowych do gremiów NATO w obszarze operacyjnym" stanowiący załącznik do niniejszych zasad.

3. Dyrektor CDiS SZ archiwizuje elektroniczne wersje otrzymanych sprawozdań z przedsięwzięć obejmujących udział przedstawicieli narodowych w pracach gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym, zarówno realizowanych w kraju, jak i poza jego granicami.

4. Dyrektor CDiS SZ odpowiada za opracowanie i przesłanie do Ministra Obrony Narodowej oraz do wiadomości Dyrektora Wojskowego Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji, poprzez Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego w terminie do dnia 10 lutego każdego roku sprawozdania dotyczącego udziału przedstawicieli komórek i jednostek organizacyjnych, delegowanych do gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym (w tym uczestniczących w opracowywaniu projektów dokumentów standaryzacyjnych NATO z obszaru operacyjnego). Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego przesyła otrzymane sprawozdanie do Ministra Obrony Narodowej do końca lutego każdego roku. Podczas opracowywania sprawozdania uwzględnia się:

1) zakres zrealizowanych i planowanych do realizacji w kolejnym roku działań;

2) wpływ podjętych przedsięwzięć standaryzacyjnych NATO na realizację działań w zakresie standaryzacji operacyjnej Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

3) wnioski i rekomendacje związane z zaangażowaniem komórek i jednostek organizacyjnych w prace poszczególnych gremiów;

4) rezultaty przeprowadzonej w CDiS SZ analizy zapisów przesyłanych sprawozdań ze spotkań gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym w odniesieniu do wytycznych Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego oraz bieżącego monitowania przez CDiS SZ realizacji prac komórek i jednostek organizacyjnych w tym zakresie.

5. Kierownicy (dyrektorzy, dowódcy, szefowie, komendanci) komórek i jednostek organizacyjnych, delegujący przedstawicieli do prac w poszczególnych radach standaryzacyjnych, grupach roboczych, panelach i zespołach, zobowiązani są do:

1) delegowania stałych przedstawicieli do prac w poszczególnych gremiach standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym zgodnie z zakresem odpowiedzialności komórek i jednostek organizacyjnych oraz do zapewnienia zastępstwa w przypadku braku możliwości uczestnictwa osób delegowanych;

2) podejmowania działań zapewniających realizację przedsięwzięć standaryzacyjnych w przypadku zmian wynikających z przekształcania struktur standaryzacyjnych, bądź utworzenia dodatkowych grup lub paneli roboczych w koordynacji z CDiS SZ;

3) prowadzenia i monitorowania zadań związanych z ratyfikacją, zatwierdzaniem, implementowaniem i wdrażaniem dokumentów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym pozostających w ich obszarze odpowiedzialności zgodnie z przepisami dotyczącymi postępowania z dokumentami standaryzacyjnymi Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego obowiązującymi w resorcie obrony narodowej;

4) informowania zainteresowanych kierowników (dyrektorów, dowódców, szefów, komendantów) o zadaniach realizowanych w ramach poszczególnych rad standaryzacyjnych, grup roboczych, paneli i zespołów;

5) przesyłania do wiadomości Dyrektora CDiS SZ oraz Dyrektora Wojskowego Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji wszystkich sprawozdań ze spotkań poszczególnych rad standaryzacyjnych, grup roboczych, paneli i zespołów w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia ich zakończenia;

6) przesłania do Dyrektora CDiS SZ w terminie do 14 dni od dnia wejścia w życie niniejszych zasad danych stałych przedstawicieli (stopień, imię, nazwisko, nr telefonu, adres e-mail) delegowanych do prac w poszczególnych gremiach standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym oraz niezwłocznego przesyłania do Dyrektora CDiS SZ danych stałych przedstawicieli w przypadku zmiany uprzednio wyznaczonych osób lub ich danych kontaktowych;

7) oceny potrzeb oraz podejmowania decyzji w zakresie wyznaczania dodatkowych przedstawicieli do udziału przy opracowaniu dokumentów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym, kierując się potrzebami rozwoju zdolności operacyjnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

8) udzielenia wytycznych delegowanym przez siebie przedstawicielom dotyczących stanowiska dla potrzeb udziału w pracach właściwych gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym oraz w przypadku zaistnienia potrzeby przeprowadzenia dodatkowych konsultacji z przedstawicielami innych komórek i jednostek organizacyjnych.

6. Ponadto ustala się, co następuje:

1) przedstawiciele narodowi delegowani do prac w poszczególnych gremiach standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym, mogą uczestniczyć w ich spotkaniach, które prowadzone są w trybie zdalnym, na przykład w formie wideokonferencji;

2) wspieranie przez dodatkowych przedstawicieli procesu opracowania dokumentów standaryzacyjnych NATO, realizować można także w trybie zdalnym;

3) przy wyznaczaniu przedstawicieli narodowych do prac nad dokumentami standaryzacyjnymi NATO w obszarze operacyjnym pod uwagę bierze się w szczególności priorytetowe zdolności operacyjne;

4) decyzje o wyznaczeniu dodatkowych przedstawicieli do bezpośredniego udziału przy opracowywaniu dokumentów standaryzacyjnych NATO powinny być podejmowane z uwzględnieniem ewentualnych wymiernych korzyści dla resortu obrony narodowej;

5) podjęcie decyzji o wyznaczeniu dodatkowych przedstawicieli do bezpośredniego udziału przy opracowaniu dokumentów standaryzacyjnych NATO, związanego z koniecznością osobistego uczestnictwa delegowanych osób w spotkaniach danego gremium standaryzacyjnego, może skutkować potrzebą zwiększenia ilości członków delegacji w stosunku do ich liczby określonej dla danego przedsięwzięcia w obowiązującym w danym roku kalendarzowym, uprzednio zatwierdzonym przez Ministra Obrony Narodowej planie współpracy międzynarodowej resortu obrony narodowej. W takich przypadkach zwiększenie liczby członków delegacji możliwe jest w rezultacie akceptacji przez właściwego przełożonego, która wyrażana jest w trybie uzyskiwania zgody na zorganizowanie przedsięwzięcia pozaplanowego przez instytucję realizującą¹⁾ .

§ 3

Rola i zadania przedstawicieli narodowych delegowanych do gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym

1. Stali przedstawiciele narodowi lub osoby wyznaczone w ich zastępstwie, delegowani do prac w poszczególnych radach standaryzacyjnych, grupach roboczych, panelach i zespołach oraz dodatkowi przedstawiciele wyznaczeni do udziału przy opracowaniu dokumentów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym, biorą udział w konferencjach, spotkaniach, warsztatach oraz w bieżącej działalności gremiów standaryzacyjnych w ramach krajowych i zagranicznych podróży służbowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami w resorcie obrony narodowej.

2. Stali przedstawiciele narodowi zobowiązani są do:

1) reprezentowania resortu obrony narodowej w zakresie dotyczącym działalności rad standaryzacyjnych, grup roboczych, paneli i zespołów, w pracach których uczestniczą w charakterze przewodniczących delegacji lub ich członków;

2) znajomości realizowanych przedsięwzięć wynikających z zakresu zadań gremiów standaryzacyjnych, w pracach których uczestniczą²⁾ ;

3) monitorowania stanu prac nad dokumentami standaryzacyjnymi NATO znajdującymi się w obszarze odpowiedzialności danej rady standaryzacyjnej, grupy roboczej, panelu lub zespołu, w tym poprzez pozyskiwanie informacji dotyczących tych dokumentów, które udostępniane są w ramach forum internetowego Biura Standaryzacyjnego NATO³⁾ ;

4) bieżącego informowania właściwych kierowników (dyrektorów, dowódców, szefów, komendantów) i przedstawicieli narodowych wydzielonych do nadrzędnych gremiów standaryzacyjnych o realizowanych zadaniach, zwłaszcza w przypadkach wymagających decyzji o podjęciu stosownych działań w ramach danej komórki i jednostki organizacyjnej oraz w jednostkach jej podległych (jeśli występują), a także nadrzędnego gremium standaryzacyjnego. Dotyczy to także sytuacji, kiedy niezbędna staje się koordynacja podejmowanych działań z innymi komórkami i jednostkami organizacyjnymi;

5) inicjowania procesu opiniowania projektów roboczych oraz studyjnych dokumentów standaryzacyjnych NATO z obszaru operacyjnego i udziału w nim oraz przedstawiania skoordynowanego stanowiska narodowego właściwemu gremium standaryzacyjnemu NATO;

6) opracowywania sprawozdań ze spotkań i posiedzeń gremiów standaryzacyjnych, w pracach których uczestniczyli⁴⁾ ;

7) zgłaszania do rocznych sprawozdań propozycji dotyczących realizacji zadań przez przedstawicieli delegowanych przez właściwych kierowników komórek i jednostek organizacyjnych do prac w ramach gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym w zakresie opracowywania projektów dokumentów standaryzacyjnych NATO.

3. Przedstawiciele delegowani do prac w poszczególnych radach standaryzacyjnych, grupach roboczych, panelach i zespołach w charakterze przewodniczącego delegacji uczestniczą w ich obradach, prezentując stanowisko narodowe w zakresie związanym z obszarem odpowiedzialności danego gremium. W razie potrzeby w niezbędnym zakresie informują pozostałych członków danego gremium o przyjętych w resorcie obrony narodowej rozwiązaniach wynikających z jego działalności.

4. Przedstawiciele delegowani do prac w poszczególnych radach standaryzacyjnych, grupach roboczych, panelach i zespołach w charakterze członka delegacji uczestniczą w obradach plenarnych właściwych gremiów, a podczas ich trwania, w ramach posiadanych kompetencji, wspierają merytorycznie przewodniczących delegacji.

5. Przedstawiciele delegowani do udziału w opracowywaniu dokumentu standaryzacyjnego NATO w obszarze operacyjnym lub jego opiniowaniu przekazują bieżącą informację o postępach prac nad danym dokumentem do stałego przedstawiciela narodowego uczestniczącego w pracach nadrzędnego gremium standaryzacyjnego.

§ 4

Realizacja współdziałania komórek i jednostek organizacyjnych w ramach delegowania przedstawicieli narodowych

1. Kierownicy (dyrektorzy, dowódcy, szefowie, komendanci) komórek i jednostek organizacyjnych delegują przedstawicieli do prac w poszczególnych gremiach w charakterze przewodniczących delegacji lub ich członków zgodnie z wykazem instytucji odpowiedzialnych za delegowanie przedstawicieli narodowych do gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym, o którym mowa w § 2 pkt 2 zasad.

2. W przypadku udziału w spotkaniu danej rady standaryzacyjnej, grupy roboczej, panelu lub zespołu delegacji resortu obrony narodowej w składzie dwóch i więcej osób rolę przewodniczącego delegacji sprawuje osoba delegowana z komórki lub jednostki organizacyjnej określonej w wykazie, o którym mowa w § 2 pkt 2 zasad.

3. Kierownicy (dyrektorzy, dowódcy, szefowie, komendanci) komórek i jednostek organizacyjnych delegujący w ramach zarządzania realizacją prac wyznaczonych osób zobowiązani są do:

1) zapewnienia wypracowywania zapisów do dokumentów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym w przypadku udziału przedstawicieli w bezpośrednim opracowywaniu dokumentów lub kierowania jego opracowaniem;

2) opiniowania i uzgadniania tych dokumentów;

3) wskazywania potrzeb rozwojowych dokumentów;

4) realizacji wypracowanych wniosków z udziału w przedsięwzięciach standaryzacyjnych NATO.

4. Zasadnicze elementy podlegające koordynacji w ramach realizacji przedsięwzięć związanych z udziałem przedstawicieli narodowych w gremiach standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym obejmują m.in.:

1) wypracowanie jednolitego stanowiska dotyczącego zakresu działalności poszczególnych rad standaryzacyjnych, grup roboczych, paneli i zespołów;

2) ustalanie możliwości wsparcia procesu standaryzacji NATO w obszarze operacyjnym, w tym w zakresie organizacji posiedzeń (spotkań) gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym na terenie kraju oraz bezpośredniego udziału przedstawicieli narodowych w procesie opracowania dokumentów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym.

5. Za koordynację przedsięwzięć związanych z realizacją prac w wymiarze narodowym w ramach gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym odpowiedzialni są poszczególni przewodniczący delegacji.

6. Niezbędny zakres koordynacji i współpracy pomiędzy przedstawicielami do danej rady standaryzacyjnej a bezpośrednio podległymi tej radzie gremiami standaryzacyjnymi precyzuje przewodniczący delegacji do rady określonej w wykazie, o którym mowa w § 2 pkt 2 zasad. Dotyczy to również koordynacji współpracy z przedstawicielami narodowymi do grup roboczych, paneli, a także zespołów powołanych bezpośrednio do opracowania określonego dokumentu standaryzacyjnego

7. Za planowanie udziału przedstawicieli narodowych w gremiach standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym w danym roku kalendarzowym odpowiadają poszczególni kierownicy (dyrektorzy, dowódcy, szefowie, komendanci) komórek i jednostek organizacyjnych delegujący przedstawicieli do prac w ramach struktur standaryzacji NATO.

8. Zgłoszenie przedsięwzięć, obejmujących udział przedstawicieli Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej w pracach poszczególnych rad standaryzacyjnych, grup roboczych, paneli i zespołów, do obowiązującego w kolejnym roku kalendarzowym planu współpracy międzynarodowej resortu obrony narodowej, następuje na podstawie zidentyfikowanych potrzeb w zakresie rozwoju zdolności Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

9. Udział w przedmiotowych przedsięwzięciach realizowanych w trybie stacjonarnym, które nie zostały ujęte w planie współpracy międzynarodowej resortu obrony narodowej na dany rok, możliwy jest tylko w trybie realizacji przedsięwzięcia pozaplanowego⁵⁾ .

10. Udział w przedsięwzięciach realizowanych w trybie zdalnym (na przykład w formie wideokonferencji) nie jest objęty ograniczeniami i powinien wynikać ze zidentyfikowanych potrzeb i możliwości.

§ 5

Czynności administracyjne i finansowanie

1. Wszelkie kwestie związane z realizacją niezbędnych czynności administracyjnych związanych z przygotowaniem przedstawicieli narodowych do udziału w posiedzeniach i spotkaniach gremiów standaryzacyjnych NATO w obszarze operacyjnym pozostają bezpośrednio w gestii poszczególnych kierowników (dyrektorów, dowódców, szefów, komendantów) komórek i jednostek organizacyjnych delegujących przedstawicieli.

2. Wymagania, o których mowa w ust. 1, dotyczą w szczególności zakwaterowania, transportu, posiadania stosownych certyfikatów bezpieczeństwa, ewentualnego wniesienia opłat konferencyjnych, które określone zostały w treści dokumentów organizacyjnych wydawanych przez organizatorów poszczególnych przedsięwzięć (na przykład ang. Calling Message lub Convening Order).

Załącznik do zasad

WYKAZ INSTYTUCJI ODPOWIEDZIALNYCH ZA DELEGOWANIE PRZEDSTAWICIELI NARODOWYCH DO GREMIÓW NATO W OBSZARZE OPERACYJNYM

Treść załącznika w formacie PDF

---

^{1 )} Zgodnie z przepisami dotyczącymi organizowania współpracy międzynarodowej w resorcie obrony narodowej, a także wytycznych w tym zakresie wydanych przez właściwych przełożonych.

^{2 )} Dla każdej rady standaryzacyjnej, grupy roboczej lub panelu określonych w treści zakresu działania (ang. Terms of Reference - TOR).

^{3 )} Ang. NATO Standardization Office - NSO.

^{4 )} Zgodnie z przepisami dotyczącymi organizowania współpracy międzynarodowej w resorcie obrony narodowej.

⁵⁾ Zgodnie z przepisami dotyczącymi organizowania współpracy międzynarodowej w resorcie obrony narodowej.

⁶⁾ Komórki i jednostki organizacyjne.