§ 1. Wprowadza się do użytku w Służbie Wywiadu Wojskowego "Instrukcję kancelaryjną Służby Wywiadu Wojskowego", stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych Służby Wywiadu Wojskowego odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w pracy biurowej przez wszystkich podległych im funkcjonariuszy, żołnierzy i pracowników Służby Wywiadu Wojskowego.

§ 3. Traci moc zarządzenie Nr 47/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 30 października 2019 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej w Służbie Wywiadu Wojskowego (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 230).

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załącznik do zarządzenia Nr 49/MON
Ministra Obrony Narodowej
z dnia 14 kwietnia 2021 r. (poz. 97)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SŁUŻBY WYWIADU WOJSKOWEGO

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Instrukcja kancelaryjna Służby Wywiadu Wojskowego, zwana dalej "instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, dotyczących obiegu informacji jawnych w Służbie Wywiadu Wojskowego.

§ 2. W Służbie Wywiadu Wojskowego funkcjonuje elektroniczny system obiegu dokumentów, zwany dalej "ESOD".

§ 3. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) SWW - Służbę Wywiadu Wojskowego;

2) jednostka organizacyjna - jednostkę organizacyjną, o której mowa w statucie Służby Wywiadu Wojskowego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Obrony Narodowej wydanego na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Służbie Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służbie Wywiadu Wojskowego (Dz. U. z 2019 r. poz. 687 oraz z 2020 r. poz. 2320);

3) komórka organizacyjna - wydział, samodzielną sekcję, zespół lub inną komórkę organizacyjną wchodzącą w skład jednostki organizacyjnej;

4) funkcjonariusz - funkcjonariusza, żołnierza zawodowego wyznaczonego na stanowisko służbowe w SWW lub pracownika SWW dopuszczonego do pełnienia służby lub pracy na określonym stanowisku służbowym i wykonującego zadania zgodne z zakresem obowiązków;

5) biuro podawcze - pomieszczenie służbowe zlokalizowane w strefie ochronnej obiektu SWW;

6) punkt kontroli:

a) sekretariat Szefa SWW lub jego zastępców, w przypadku utworzenia punktu kontroli,

b) sekretariat kierownika jednostki organizacyjnej, w przypadku utworzenia punktu kontroli,

c) sekretariat kierownika komórki organizacyjnej, w przypadku utworzenia punktu kontroli,

d) inne stanowiska w komórkach organizacyjnych, na których realizowane są zadania punktu kontroli;

7) dokument - każdą utrwaloną informację, w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, informatycznych nośnikach danych i na taśmach elektromagnetycznych;

8) dokument elektroniczny - dokument wykonany i podpisany za pomocą indywidualnej karty identyfikacyjnej i kodu PIN lub przetwarzany w ESOD;

9) materiał - dokument lub przedmiot albo dowolną jego część;

10) przesyłka - materiał w postaci odpowiednio zabezpieczonej, zaadresowanej i oznaczonej paczki albo listu;

11) odwzorowanie cyfrowe - dokument będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z treścią i jej zrozumienie, bez konieczności dostępu do pierwowzoru;

12) ERDiM - elektroniczny rejestr dokumentów i materiałów, stanowiący integralną część ESOD;

13) odbiorca - funkcjonariusza biura podawczego, funkcjonariusza punktu kontroli lub funkcjonariusza upoważnionego do odbioru lub zapoznania się z dokumentem na podstawie dekretacji;

14) dekretacja - naniesienie przez właściwego przełożonego na opakowaniu przesyłki i pierwszej stronie dokumentu odręcznej adnotacji, wskazującej odbiorcę i datę, a także ewentualnej adnotacji informującej o sposobie dalszego postępowania albo wskazanie przez właściwego przełożonego w ESOD odbiorcy oraz dokonanie ewentualnej adnotacji informującej o sposobie dalszego postępowania, w odniesieniu do odwzorowań cyfrowych i dokumentów elektronicznych;

15) nadawca - jednostkę organizacyjną lub komórkę organizacyjną, wysyłającą przesyłkę;

16) pokwitowanie - potwierdzenie faktu zapoznania się z dokumentem elektronicznym lub odbioru dokumentu lub materiału przez odbiorcę w postaci dokonania elektronicznego zapisu w ERDiM za pomocą indywidualnej karty identyfikacyjnej i kodu PIN;

17) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentów SWW w postaci nieelektronicznej, których treść została odwzorowana cyfrowo, przechowywany w biurze podawczym w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do ESOD, do czasu archiwizacji albo brakowania zgodnie z odrębnymi przepisami.

Rozdział II

Organizacja i zadania systemu kancelaryjnego

§ 4. 1. Biuro podawcze obsługuje Główna Kancelaria Tajna.

2. Biuro podawcze przyjmuje przesyłki adresowane do Szefa SWW, jego zastępców i jednostek organizacyjnych.

3. Biuro podawcze wysyła przesyłki za pośrednictwem jednostki organizacyjnej resortu obrony narodowej właściwej do przewożenia poczty, operatora pocztowego, o którym mowa w art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 i 2320), bezpośrednio przez wykonawcę lub osobę upoważnioną przez adresata.

4. Punkty kontroli przyjmują i przekazują przesyłki za pośrednictwem biura podawczego albo obsługujących je oddziałów kancelarii.

5. Punkty kontroli wysyłają faksy bezpośrednio, bez pośrednictwa biura podawczego albo obsługujących je oddziałów kancelarii.

§ 5. W celu rejestrowania obiegu przesyłek jawnych biuro podawcze, oddziały kancelarii oraz punkty kontroli dokonują wpisów w ERDiM.

§ 6. ERDiM zawiera co najmniej następujące dane dokumentu jawnego:

1) numer ewidencyjny - unikalny numer nadany dokumentowi w elektronicznym rejestrze dokumentów i materiałów jawnych umożliwiający jednoznaczną identyfikację tego dokumentu;

2) dane wykonawcy - imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę, która sporządziła dokument;

3) temat - określenie czego dokument dotyczy;

4) datę wpływu dokumentu albo jego rejestracji;

5) format - jednoznacznie określony sposób zapisu dokumentu;

6) adresata - podmiot, do którego dokument jest adresowany, określony przez imię i nazwisko, stanowisko lub nazwę instytucji;

7) klasyfikację - wskazanie rodzaju klasy dokumentu z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt SWW;

8) kwalifikację - określenie kategorii archiwalnej dokumentu;

9) jednostkę miary - liczbę stron albo inną jednostkę miary dokumentu wraz z liczbą załączników oraz liczbą stron załączników albo inną jednostką miary załączników.

Rozdział III

Obieg informacji jawnych

§ 7. 1. Biuro podawcze, przed przyjęciem przesyłki wpływającej do SWW, sprawdza czy jest ona poprawnie zaadresowana i nieuszkodzona. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki, biuro podawcze sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od osoby dostarczającej przesyłkę spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

2. Biuro podawcze przyjmuje przesyłkę wpływającą do SWW, rejestrując ją w ERDiM, a następnie oznacza pieczątką wpływu, w obrębie której wpisuje datę wpływu oraz numer ewidencyjny z ERDiM.

3. Zarejestrowane przesyłki, adresowane na SWW, Szefa SWW oraz zastępców Szefa SWW, biuro podawcze przekazuje do punktu kontroli Gabinetu Szefa SWW, za pokwitowaniem w ERDiM.

4. Zarejestrowane przesyłki, adresowane do jednostek organizacyjnych lub komórek organizacyjnych, biuro podawcze przekazuje do punktów kontroli właściwych jednostek organizacyjnych albo komórek organizacyjnych lub obsługujących je oddziałów kancelarii, za pokwitowaniem w ERDiM.

§ 8. 1. Punkty kontroli, o których mowa w § 3 pkt 6 lit. a i b, przesyłki otrzymane z biura podawczego oraz inne dokumenty wpływające:

1) przekazują właściwym przełożonym do dekretacji;

2) po zadekretowaniu, przekazują za pokwitowaniem w ERDiM, zgodnie z naniesioną dekretacją.

2. Każde dalsze przekazywanie przesyłek oraz innych dokumentów wewnątrz jednostki organizacyjnej odbywa się za pośrednictwem punktów kontroli lub między odbiorcami.

3. Punkty kontroli, o których mowa w § 3 pkt 6 lit. c i d, przesyłki otrzymane z biura podawczego oraz inne dokumenty wpływające:

1) przekazują do dekretacji;

2) po zadekretowaniu, przekazują za pokwitowaniem w ERDiM, zgodnie z naniesioną dekretacją.

4. Dekretujący i ostatni odbiorca obowiązani są sprawdzić zgodność adresata zamieszczonego na kopercie lub opakowaniu z adresatem wymienionym w dokumencie, liczbę stron dokumentów oraz liczbę załączników do dokumentów.

5. W przypadku stwierdzenia niezgodności, podczas wykonywania czynności, o których mowa w ust. 4, punkty kontroli sporządzają protokół niezgodności, w dwóch egzemplarzach. Egzemplarz numer jeden przesyła się nadawcy, egzemplarz numer dwa przechowuje się w punkcie kontroli.

6. Ostatni odbiorca zobowiązany jest uzupełnić rejestrację dokumentu w ERDiM dokonaną przez biuro podawcze, w tym nadać kategorię archiwalną z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt SWW oraz przyporządkować powiązania ze sprawą lub innymi dokumentami, o ile istnieją.

7. Kierownicy jednostek organizacyjnych dokonując dekretacji, w przypadku podjęcia decyzji o wykonaniu odwzorowania cyfrowego dokumentu, uwzględniając wytyczne Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych w SWW, określające rodzaje dokumentów wyłączonych z wykonywania odwzorowania cyfrowego, nanoszą na niego również dekretację o treści "Proszę odwzorować w ESOD".

8. Za uzupełnienie danych w ERDiM, niezbędnych do wykonania odwzorowania cyfrowego dokumentu, odpowiada punkt kontroli zlecającego odwzorowanie.

9. Odwzorowanie cyfrowe dokumentu i jego rejestracja wykonywane są przez biuro podawcze.

10. Dopuszcza się dokonanie odwzorowania cyfrowego dokumentu w punkcie kontroli właściwej jednostki organizacyjnej, o ile jest to podyktowane potrzebami SWW.

11. Dokonanie odwzorowania cyfrowego dokumentuje się na oryginale dokumentu przez umieszczenie numeru ewidencyjnego pod jakim odwzorowanie zostało zarejestrowane w ERDiM i daty rejestracji.

12. Odwzorowanie cyfrowe udostępniane jest za pośrednictwem biura podawczego lub, w przypadku, o którym mowa w ust. 10, punktu kontroli, bezpośrednio adresatowi lub adresatom w ramach ESOD.

13. Każde dalsze udostępnianie odwzorowania cyfrowego odbywa się bezpośrednio pomiędzy odbiorcami na podstawie dekretacji w ESOD.

14. Dokument po wykonaniu odwzorowania cyfrowego przekazywany jest do składu chronologicznego.

15. W przypadku, o którym mowa w ust. 10, dokument przechowywany jest przez jego odbiorcę.

16. Dokument, o którym mowa w ust. 14, może zostać pobrany z biura podawczego na podstawie dekretacji właściwego przełożonego w ESOD.

§ 9. Dokumenty wpływające do SWW z pominięciem biura podawczego należy przekazać do biura podawczego w celu zaewidencjonowania i ewentualnie wykonania odwzorowania cyfrowego.

§ 10. 1. Podstawową formą wymiany korespondencji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi SWW są dokumenty elektroniczne wykonane i zarejestrowane w ramach ESOD.

2. W uzasadnionych przypadkach, podyktowanych potrzebami SWW, względami technicznymi lub uwarunkowaniami prawnymi, dopuszcza się, za zgodą adresata, przesyłanie tego typu korespondencji w postaci papierowej.

3. Dokumenty elektroniczne wykonane i zarejestrowane w ramach ESOD przekazywane są bezpośrednio do adresatów i pomiędzy odbiorcami na podstawie dekretacji w ESOD.

4. W przypadku braku możliwości rozpatrzenia przez adresata lub odbiorcę dokumentu elektronicznego w ESOD, właściwy punkt kontroli może przekierować taki dokument do innego upoważnionego funkcjonariusza.

5. Dopuszcza się przesyłanie przez Szefa SWW, Zastępców Szefa SWW oraz kierowników jednostek organizacyjnych SWW dokumentów elektronicznych w formie komunikatów lub informacji bezpośrednio do wszystkich funkcjonariuszy SWW.

6. Dokumenty wychodzące z jednostek organizacyjnych lub komórek organizacyjnych poza SWW mogą być przekazywane adresatom w postaci pisma wysyłanego w szczególności:

1) przesyłką;

2) faksem albo telefaksem;

3) pocztą elektroniczną.

7. Dokumenty jawne wychodzące z jednostek organizacyjnych lub komórek organizacyjnych, po podpisaniu ich przez osoby upoważnione, wykonawca dokumentu lub punkty kontroli:

1) rejestrują w ERDiM;

2) kopertują, a na kopercie umieszczają numer ewidencyjny z ERDiM i ewentualnie dodatkowe oznaczenia;

3) zabezpieczają miejsce zaklejenia koperty lub opakowania przeźroczystą taśmą samoprzylepną;

4) umieszczają na kopercie lub opakowaniu nazwę adresata wraz z jego siedzibą i adresem oraz nazwę nadawcy;

5) przekazują, za pokwitowaniem w ERDiM, do biura podawczego.

8. Dopuszcza się wysyłanie w jednej kopercie wielu pism do tego samego adresata. W takim przypadku na kopertę lub opakowanie nanosi się wszystkie numery pism znajdujących się w kopercie.

9. Dokumenty wychodzące, przekazywane faksem, wykonuje się w egzemplarzu pojedynczym, a po podpisaniu, rejestruje w ERDiM oraz przechowuje wraz z potwierdzeniem wysłania.

10. W przypadku dokumentów wychodzących z jednostek organizacyjnych lub komórek organizacyjnych poza SWW, wykonanych bez egzemplarza ad acta, przed wysłaniem należy wykonać ich odwzorowanie cyfrowe rejestrowane w ERDiM, z zastrzeżeniem wytycznych, o których mowa w § 8 ust. 7.

11. Za realizację obowiązku określonego w ust. 10 odpowiada osoba, która dokument wykonała albo odpowiada w jednostce organizacyjnej wykonawcy za jego wysłanie.

12. Przekazywanie dokumentów jawnych pomiędzy punktami kontroli w ramach jednej jednostki organizacyjnej, może odbywać się za pokwitowaniem w ERDiM, z wyłączeniem biura podawczego.

13. Przekazywanie dokumentów jawnych w ramach SWW może odbywać się bez wykorzystania kopert lub opakowań.

§ 11. Dokumenty i materiały jawne przechowuje się w zamykanych na klucz pomieszczeniach służbowych zlokalizowanych w strefie ochronnej.

§ 12. Ewidencję w formie papierowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, prowadzi się obligatoryjnie w przypadku awarii lub innego zakłócenia działania ESOD, zaś pomocniczo dopuszcza się ją prowadzić w każdym innym przypadku.

§ 13. Sprawy rozpoczęte i prowadzone w formie papierowej przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia należy prowadzić w formie papierowej do czasu archiwizacji albo brakowania, zgodnie z odrębnymi przepisami, bądź wykonać odwzorowania cyfrowe wszystkich dokumentów ze sprawy i kontynuować prowadzenie sprawy w formie cyfrowej.