Na podstawie art. 2 pkt 1, 11 i 23 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 196) oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 poz. 933) ustala się, co następuje:

Załącznik do decyzji Nr 176/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 23 grudnia 2020 r. (poz. 204)

PROCEDURA ZARZĄDZANIA KONFLIKTEM INTERESÓW

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. "Procedura zarządzania konfliktem interesów", zwana dalej "Procedurą", określa zasady zarządzania konfliktem interesów, w tym sposoby jego ujawniania, ograniczania oraz rejestrowania, w celu wzmocnienia transparentności oraz uczciwości działania w Ministerstwie Obrony Narodowej, zwanym dalej "Ministerstwem".

§ 2. Procedury nie stosuje się do postępowań prowadzonych na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących, jeżeli przepisy te zawierają obowiązek składania oświadczeń o braku konfliktu interesów lub regulacje dotyczące wyłączenia z postępowania z powodu jego zaistnienia.

§ 3. Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1) kierowniku - rozumie się przez to dyrektora (szefa) komórki organizacyjnej wchodzącej w skład Ministerstwa;

2) pracowniku - rozumie się przez to:

a) członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego w Ministerstwie,

b) osobę zatrudnioną w Ministerstwie na podstawie umowy o pracę niebędącą członkiem korpusu służby cywilnej,

c) osobę świadczącą pracę w Ministerstwie na podstawie umów cywilnoprawnych;

3) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną wymienioną w załączniku do zarządzenia nr 82 Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2014 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Obrony Narodowej (M.P. z 2015 r. poz. 32, z 2016 r. poz. 481, z 2018 r. poz. 226 oraz z 2020 r. poz. 818);

4) osobie zajmującej stanowisko w Ministerstwie - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Ministerstwa, kierowników, pracowników i żołnierzy pełniących służbę w Ministerstwie;

5) zarządzający konfliktem interesów - rozumie się przez to odpowiednio Ministra Obrony Narodowej, Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, Dyrektora Generalnego Ministerstwa, kierownika i jego zastępców, naczelnika (szefa) wydziału (oddziału);

6) konflikcie interesów - rozumie się przez to okoliczności (prawne lub faktyczne), w których interes prywatny (osobisty lub majątkowy) osoby zajmującej stanowisko w Ministerstwie, pozostaje w sprzeczności z bezstronnym wykonywaniem przez nią realizowanych obowiązków służbowych (rzeczywisty konflikt interesów);

7) osobach powiązanych - rozumie się przez to:

a) małżonków, zstępnych, wstępnych, rodzeństwo i powinowatych do drugiego stopnia, a także osoby pozostające we wspólnym pożyciu, w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z osobami zajmującymi stanowiska w Ministerstwie - osoby te pozostają osobami powiązanymi pomimo ustania małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli,

b) osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, w których organach osoby wskazane w lit. a pełnią funkcję lub które osoby te reprezentują;

8) czynności o charakterze techniczno-organizacyjnym - działania nie wpływające na załatwienie sprawy co do istoty, mające jedynie charakter pomocniczy lub usługowy, polegające w szczególności na przekazywaniu dokumentów, ich kopiowaniu oraz innych czynnościach sekretarskich, w tym związanych z rejestracją dokumentów.

§ 4. W przypadku zaistnienia konfliktu interesów, interesy Skarbu Państwa oraz Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej mają pierwszeństwo przed interesami osób zajmujących stanowiska w Ministerstwie.

Rozdział 2

Źródła konfliktu interesów i obowiązek informacyjny

§ 5. Źródło konfliktu interesów osób zajmujących stanowiska w Ministerstwie stanowią:

1) dodatkowe zatrudnienie lub działalność zarobkowa tych osób;

2) powiązania finansowe lub majątkowe z osobami fizycznymi lub prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej polegające w szczególności na posiadaniu ich udziałów lub akcji, lub pozostawaniu w stosunku zobowiązaniowym;

3) uczestniczenie w realizacji spraw dotyczących osób powiązanych lub spraw, w których te osoby wykonują czynności, z wyjątkiem czynności wyłącznie o charakterze techniczno-organizacyjnym;

4) pozostawanie we wspólnym pożyciu albo stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z wnioskodawcą albo wykonawcą zamówień publicznych udzielanych przez Ministerstwo lub na rzecz Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 6. 1. W przypadku, gdy osoba zajmująca stanowisko w Ministerstwie znajdzie się w sytuacji, w której zaistniał konflikt interesów, niezwłocznie zgłasza ten fakt odpowiednio:

1) Ministrowi Obrony Narodowej - Dyrektor Generalny Ministerstwa;

2) Szefowi Sztabu Generalnego Wojska Polskiego - szefowie zarządów i inne osoby zajmujące stanowiska w Ministerstwie bezpośrednio mu podległe;

3) Dyrektorowi Generalnemu - kierownicy, z wyjątkiem szefów zarządów, i inne osoby zajmujące stanowiska w Ministerstwie bezpośrednio mu podległe;

4) kierownikowi - naczelnicy (szefowie) bezpośrednio mu podlegli oraz inne osoby zajmujące stanowiska w Ministerstwie bezpośrednio podległe kierownikowi;

5) zastępcy kierownika - naczelnicy (szefowie) bezpośrednio mu podlegli oraz inne osoby zajmujące stanowiska w Ministerstwie bezpośrednio podległe zastępcy kierownika;

6) naczelnikom (szefom) wydziałów (oddziałów) - osoby im podległe.

2. Zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się w formie elektronicznej na formularzu minimalizowania ryzyka z konfliktu interesu, zwanym dalej "formularzem", stanowiącym załącznik do Procedury.

3. W formularzu minimalizowania ryzyka konfliktu interesów nie podaje się danych osobowych osób fizycznych będących osobami powiązanymi.

Rozdział 3

Zarządzanie konfliktem interesów

§ 7. 1. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w § 6 ust. 1, zarządzający konfliktem podejmuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych, działania mające na celu wyeliminowane albo ograniczenie ryzyka wystąpienia negatywnych skutków związanych z zaistnieniem konfliktu interesów, w szczególności może:

1) ograniczyć uczestnictwo osoby zajmującej stanowisko w Ministerstwie, której dotyczy konflikt, w prowadzeniu sprawy (np. spotkaniach, przygotowywaniu rozstrzygnięć);

2) wyłączyć osobę zajmującą stanowisko w Ministerstwie z udziału w konkretnej sprawie wyznaczając inną osobę do nadzorowania albo prowadzenia tej sprawy;

3) zwiększyć kontrolę nad prowadzoną sprawą (np. wyznaczyć dodatkową osobę do jej prowadzenia, przejąć bezpośredni nadzór nad sprawą, dokonać dodatkowej weryfikacji realizacji sprawy);

4) w uzasadnionych przypadkach, gdy z charakteru sprawy na podstawie obowiązujących przepisów wynika brak uznaniowości w jej realizacji, może uznać, że w jego ocenie ujawnianie konfliktu jest wystarczającym środkiem przed wystąpieniem negatywnych skutków związanych z zaistnieniem sytuacji konfliktowej i nie ma konieczności wprowadzania dodatkowych działań minimalizujących ryzyko.

2. Zarządzający konfliktem dokumentuje sposób rozwiązania sytuacji konfliktowej poprzez wypełnienie części II formularza.

3. Zarządzający konfliktem wypełnia formularz i niezwłocznie, nie później niż w terminie

3 dni roboczych, przekazuje go w formie elektronicznej w sieci MILNET-Z (w sieci wewnętrznej) do komórki właściwej do minimalizowania ryzyk korupcyjnych.

4. W przypadku, gdy w ocenie zarządzającego konfliktem na podstawie informacji, które posiada, nie zaistniał konflikt interesów, nie podejmuje działań, o których mowa w ust. 1, zaznaczając to w formularzu.

§ 8. 1. Komórka organizacyjna właściwa do spraw minimalizowania ryzyka korupcji może zwrócić się o uzupełnienie uzasadnienia w zakresie podjętych działań.

2. Zarządzający konfliktem przekazuje uzupełnienie uzasadnienia w zakresie podjętych działań w terminie 7 dni roboczych od dnia jego otrzymania od komórki organizacyjnej właściwej do spraw minimalizowania ryzyka korupcji.

3. W przypadku braku uzupełnienia uzasadnienia komórka właściwa do spraw minimalizowania ryzyka korupcji informuje o tym fakcie bezpośrednio przełożonego dla zarządzającego konfliktem w danej sprawie, z wyłączeniem sytuacji, gdy zarządzającym konfliktem jest Minister Obrony Narodowej.

Rozdział 4

Rejestrowanie konfliktu interesów

§ 9. Komórka właściwa do spraw minimalizowania ryzyka korupcji, prowadzi na podstawie otrzymanych formularzy, w formie elektronicznej, rejestr sytuacji konfliktowych.

Załącznik do Procedury zarządzania konfliktem interesów

WZÓR - FORMULARZ MINIMALIZOWANIA RYZYKA WYNIKAJĄCEGO Z KONFLIKTU INTERESÓW