Załącznik do decyzji Nr 72/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 26 maja 2020 r. (poz. 88)

Wytyczne Ministra Obrony Narodowej w sprawie funkcjonowania Systemu Kodyfikacji Wyrobów Obronnych (SKWO) [1]

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Użyte w wytycznych określenia i skróty oznaczają:

1) baza danych kodyfikacyjnych - zbiór danych kodyfikacyjnych na nośniku elektronicznym;

2) dane kodyfikacyjne - dane techniczne i opisowe umożliwiające identyfikację wyrobu oraz jego cech fizycznych i funkcjonalnych, identyfikację producenta lub dostawcy i użytkownika, zapisane w bazie danych kodyfikacyjnych Systemu Kodyfikacyjnego NATO;

3) dostawca - osoba prawna, jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną lub osoba fizyczna realizująca dostawę wyrobu na rzecz komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostki organizacyjnej podległej Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanej, w tym dystrybutor i importer;

4) klauzula kodyfikacyjna - postanowienia zamieszczane w umowie na dostawę wyrobu, zobowiązujące dostawcę do udostępnienia danych identyfikujących wyrób i jego cech fizycznych i funkcjonalnych (dane techniczne, rysunki, specyfikacje) oraz danych identyfikujących producenta wyrobu, a także ustalające warunki i formę udostępnienia tych danych;

5) kodyfikacja - działalność polegająca na identyfikacji, klasyfikacji i nadawaniu numerów magazynowych NATO wyrobom, a także na zapisywaniu danych o ich producentach/dostawcach oraz na utrzymywaniu aktualnego zbioru danych kodyfikacyjnych i ich udostępnianiu;

6) producent - podmiot projektujący lub produkujący wyrób, podmiot opracowujący specyfikacje techniczne lub podobne dokumenty albo podmiot dysponujący danymi technicznymi lub informacjami opisującymi wyrób;

7) specyfikacja techniczna - dokumenty określające cechy, jakie powinien posiadać wyrób w zakresie wymagań technicznych, jakości, bezpieczeństwa użytkowania, w tym w odniesieniu do nazewnictwa, symboli, badań i metodologii badań, znakowania oraz oznaczania wyrobu, a w szczególności dokumenty takie jak Polskie Normy z dziedziny „obronność-wojskowość” (PN-V), Normy Obronne, kryteria techniczne wyrobów, wstępne założenia taktyczno-techniczne, założenia taktyczno-techniczne, warunki techniczne, wojskowe tymczasowe warunki techniczne oraz dokumentacja techniczno-technologiczna;

8) wyrób - wyrób przeznaczony na potrzeby obronności i bezpieczeństwa państwa, zaprojektowany zgodnie z wymaganiami określonymi w specyfikacji technicznej i wykonany na podstawie dokumentacji technicznej, bez względu na stopień jego przetworzenia;

9) zamawiający - komórka organizacyjna Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostka organizacyjna podległa Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowana, prowadząca postępowanie o udzielenie zamówienia na dostawę wyrobu;

10) AC/135 (Allied Committee 135) - Grupa Narodowych Dyrektorów do spraw Kodyfikacji NATO;

11) JIM - Jednolity Indeks Materiałowy;

12) KSI - Kodyfikacyjny System Informatyczny;

13) NABS (NATO Automated Business System) - System Automatycznego Zarządzania Obiegiem Informacji NATO - zintegrowany informatyczny system obiegu informacji i dokumentów na potrzeby działalności AC/135;

14) NMBS (NATO Mailbox System) - System Natowskiej Poczty Elektronicznej - system informatyczny umożliwiający międzynarodową wymianę danych kodyfikacyjnych w ramach Systemu Kodyfikacyjnego NATO;

15) NCS (NATO Codification System) - System Kodyfikacyjny NATO;

16) NSN (NATO Stock Number) - numer magazynowy NATO;

17) kod NCAGE (NATO Commercial and Government Entity Code) - kod NATO podmiotu gospodarczego;

18) NSPA (NATO Support and Procurement Agency) - Agencja Wsparcia i Zamówień NATO;

19) NCB (National Codification Bureau) - Krajowe Biuro Kodyfikacyjne;

20) PolKod - polska baza danych kodyfikacyjnych dotyczących nadanych NSN przez polskie NCB oraz zagranicznych NSN użytkowanych przez Rzeczpospolitą Polską;

21) WCNJiK - Wojskowe Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji.

§ 2. System Kodyfikacji Wyrobów Obronnych, zwany dalej „SKWO”, jest oparty na NCS i służy do identyfikacji, klasyfikacji i nadawania NSN wyrobom. SKWO implementuje następujące Porozumienia Standaryzacyjne NATO:

1) STANAG 3150 Kodyfikacja - Jednolity System Klasyfikacji Zaopatrzenia;

2) STANAG 3151 Kodyfikacja - Jednolity System Identyfikacji Pozycji;

3) STANAG 4177 Kodyfikacja - Jednolity System Pozyskiwania Danych;

4) STANAG 4438 Kodyfikacja Wyposażenia - Jednolity System Dystrybucji Danych Związanych z Numerami Magazynowymi NATO.

§ 3. Wytyczne określają komórki organizacyjne Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowane, zwane dalej „komórkami lub jednostkami organizacyjnymi”, uczestniczące w SKWO, ich zadania oraz zasady realizacji zadań.

§ 4. W SKWO stosuje się, określone w Publikacji Sojuszniczej - ACodP-1, jednolite:

1) formaty danych oraz formularze wymiany danych, dokumentów i informacji;

2) zasady oraz metody identyfikacji i klasyfikacji wyrobów;

3) oznaczenia i opisy wyrobów;

4) oznaczenia producentów i dostawców wyrobów;

5) procedury pozyskiwania, gromadzenia i wymiany danych.

§ 5. Funkcjonowanie SKWO opiera się na dwóch podstawowych zasadach:

1) każdy wyrób, aby mógł być wprowadzony do bazy danych kodyfikacyjnych, musi być zidentyfikowany, tj. nazwany, sklasyfikowany i opisany, w celu przypisania mu jednego unikalnego oznaczenia w formie NSN;

2) polskie NCB kodyfikuje wyroby wyprodukowane w Polsce, użytkowane w resorcie obrony narodowej lub w resortach obrony państw NATO, a także w państwach spoza NATO uczestniczących w NCS; ponadto kodyfikuje, na potrzeby resortu obrony narodowej, wyroby wyprodukowane w krajach nie uczestniczących w NCS.

§ 6. Baza danych kodyfikacyjnych jest przeznaczona do stosowania NSN w zarządzaniu wyrobami w całym cyklu ich użytkowania, w tym do identyfikacji wyrobów i źródeł ich pozyskiwania.

Rozdział 2

Podmioty uczestniczące w SKWO i ich zadania

§ 7. W SKWO uczestniczą następujące komórki i jednostki organizacyjne:

1) WCNJiK;

2) instytucje eksperckie właściwe w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej;

3) organy logistyczne właściwe w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej;

4) zamawiający;

5) dostawcy i producenci;

6) użytkownicy baz danych kodyfikacyjnych.

§ 8. Podmioty, o których mowa w § 7, realizują następujące zadania:

1) WCNJiK:

a) pełni funkcję polskiego NCB (43 NCB) w ramach NCS,

b) nadaje, na wniosek instytucji eksperckiej właściwej w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej lub NCB, NSN wyrobowi oraz utrzymuje, aktualizuje i udostępnia bazę danych kodyfikacyjnych,

c) nadaje kod NCAGE polskim producentom i dostawcom, a także innym zainteresowanym podmiotom na ich wniosek lub na wniosek zagranicznych NCB, oraz utrzymuje, aktualizuje i udostępnia krajową bazę kodów NCAGE,

d) realizuje zadania wynikające z działalności AC/135,

e) administruje KSI,

f) weryfikuje dane kodyfikacyjne opracowane przez inne podmioty i wprowadza je do bazy danych kodyfikacyjnych,

g) uzgadnia treść klauzuli kodyfikacyjnej,

h) prowadzi wymianę danych kodyfikacyjnych i dokumentów z zagranicznymi NCB oraz NSPA poprzez NABS i NMBS,

i) wprowadza do stosowania w SKWO procedury i dokumenty instrukcyjne NCS,

j) koordynuje i prowadzi szkolenia na potrzeby SKWO,

k) opracowuje i aktualizuje ewidencję prac kodyfikacyjnych w resorcie obrony narodowej,

l) koordynuje funkcjonowanie SKWO;

2) instytucja ekspercka właściwa w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej:

a) określa potrzeby w zakresie kodyfikacji wyrobów,

b) opracowuje wnioski dotyczące kodyfikacji wyrobów oraz aktualizacji danych kodyfikacyjnych i przesyła je do WCNJiK,

c) określa zakres danych kodyfikacyjnych wyrobu oraz zarządza danymi kodyfikacyjnymi w całym cyklu użytkowania wyrobu, w tym wnioskuje o aktualizację lub wycofanie danych, zapewniając jednolitość danych stosowanych w systemach JIM oraz SKWO,

d) wykorzystuje NSN zgodnie z uprawnieniami i kompetencjami wynikającymi z pełnienia funkcji instytucji eksperckiej właściwej w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, zapewniając jednolitość danych stosowanych w systemach JIM oraz SKWO,

e) informuje WCNJiK o wycofaniu wyrobu nieodpowiadającego wymaganiom wojska, który jest ujęty w bazie danych kodyfikacyjnych,

f) opracowuje projekt klauzuli kodyfikacyjnej i przesyła do WCNJiK;

3) organ logistyczny właściwy w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej:

a) współpracuje z instytucją ekspercką właściwą w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej w zakresie pozyskiwania i aktualizacji danych kodyfikacyjnych w całym cyklu użytkowania wyrobu,

b) wykorzystuje dane kodyfikacyjne zgodnie z uprawnieniami i kompetencjami wynikającymi z pełnienia funkcji organu logistycznego właściwego w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, zapewniając jednolitość danych stosowanych w systemach JIM oraz SKWO;

4) zamawiający wprowadza klauzulę kodyfikacyjną do umowy na dostawę wyrobu;

5) dostawca wyrobu:

a) realizuje postanowienia klauzuli kodyfikacyjnej zamieszczonej w umowie na dostawę wyrobu,

b) umieszcza istniejące NSN oraz kody NCAGE w wykazie wyrobów objętych umową dostawy,

c) opracowuje wnioski o nadanie kodu NCAGE i przesyła je do WCNJiK;

6) użytkownicy baz danych kodyfikacyjnych wykorzystują dane kodyfikacyjne według potrzeb w ramach realizacji swoich zadań.

Rozdział 3

Procesy i czynności realizowane w ramach SKWO

§ 9. 1. Decyzję o potrzebie kodyfikacji wyrobu oraz warunki, sposób pozyskania i formę niezbędnych danych określa właściwy gestor, poprzez opracowanie projektu klauzuli kodyfikacyjnej, którą przesyła do WCNJiK celem uzgodnienia. Po uzgodnieniu z WCNJiK, instytucja ekspercka właściwa w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej przesyła klauzulę kodyfikacyjną do zamawiającego celem ujęcia jej w umowie.

2. Kodyfikacji podlega wyrób będący przedmiotem zaopatrzenia materiałowego.

3. Kodyfikacją obejmuje się wyroby w następującej kolejności:

1) wyroby nowego typu wprowadzane na wyposażenie woj ska;

2) wyroby modernizowane;

3) wyroby dotychczas użytkowane uznane za perspektywiczne;

4) pozostałe wyroby według potrzeb instytucji eksperckiej właściwej w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej.

§ 10. 1. Wniosek o kodyfikację wyrobu opracowuje instytucja ekspercka właściwa w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, a następnie przesyła go do WCNJiK niezwłocznie po przyjęciu przez zamawiającego wyrobu od dostawcy lub po podjęciu decyzji o kodyfikacji wyrobu już użytkowanego.

2. Wniosek kodyfikacyjny powinien zawierać wykaz wyrobów przeznaczonych do kodyfikacji (części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych, narzędzi), zgrupowanych w ramach jednego wyrobu finalnego.

3. We wniosku kodyfikacyjnym zamieszcza się: oznaczenia i nazwy stosowane w logistyce oraz przez dostawcę lub producenta, w tym NSN i kod NCAGE (jeżeli są nadane), a także nazwę i adres producenta lub dostawcy.

§ 11. 1. Na podstawie otrzymanych wniosków kodyfikacyjnych, WCNJiK opracowuje i aktualizuje ewidencję prac kodyfikacyjnych w resorcie obrony narodowej.

2. Ewidencją, o której mowa w ust. 1, obejmuje się wyroby finalne wraz z informacją o liczbie wyrobów przeznaczonych do kodyfikacji w ramach wyrobu finalnego.

§ 12. Obsługę wniosku kodyfikacyjnego realizuje WCNJiK poprzez:

1) rejestrację wniosku w ewidencji prac kodyfikacyjnych w resorcie obrony narodowej;

2) przeszukiwanie baz danych kodyfikacyjnych w celu ustalenia istniejących danych kodyfikacyjnych dla wyrobu wymienionego we wniosku;

3) nadanie kodu NCAGE krajowym dostawcom i producentom wyrobu;

4) nadanie wyrobowi NSN w KSI lub włączenie istniejącego NSN do PolKod wraz z dodatkowymi danymi kodyfikacyjnymi określonymi przez instytucję ekspercką właściwą w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej;

5) przesłanie danych kodyfikacyjnych do bazy danych kodyfikacyjnych NCS;

6) archiwizację dokumentacji zgromadzonej i wykorzystanej w procesie kodyfikacji.

§ 13. WCNJiK aktualizuje dane kodyfikacyjne na podstawie zgłoszeń instytucji eksperckiej właściwej w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, zagranicznych NCB oraz NSPA.

§ 14. 1. WCNJiK publikuje dane kodyfikacyjne w cyklu miesięcznym, w formie PolKod.

2. WCNJiK udostępnia PolKod:

1) uczestnikom SKWO;

2) zagranicznym NCB, zgodnie z zasadami określonymi w STANAG 4438;

3) komórkom i jednostkom organizacyjnym realizującym zadania związane z identyfikacją wyrobów;

4) użytkownikom wyrobów.

Rozdział 4

Platforma techniczna SKWO - KSI

§ 15. Realizacja procesu kodyfikacyjnego następuje poprzez KSI, na trzech poziomach uprawnień:

1) Poziom 1 - przeznaczony jest do wprowadzania danych kodyfikacyjnych do systemu w formacie transakcji kodyfikacyjnych;

2) Poziom 2 - przeznaczony jest do weryfikacji oraz zatwierdzania, w imieniu instytucji eksperckiej właściwej w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, danych wprowadzonych do systemu na poziomie 1; może też realizować zadania poziomu 1;

3) Poziom 3 - przeznaczony jest do weryfikacji i zatwierdzania danych kodyfikacyjnych przesłanych z poziomu 2, nadawania NSN, nadawania kodu NCAGE, utrzymywania i aktualizacji PolKod oraz wymiany danych.

§ 16. 1. WCNJiK wykorzystuje KSI w zakresie wszystkich trzech poziomów i organizuje wymianę danych kodyfikacyjnych za pomocą ogólnie dostępnych środków technicznych łączności oraz wariantów połączeń pomiędzy stanowiskami pracującymi na poszczególnych poziomach uprawnień.

2. instytucje eksperckie właściwe w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej wykorzystują KSI w zakresie opracowania wniosków kodyfikacyjnych i wniosków o aktualizację danych - na stanowiskach z 1 poziomem uprawnień udostępnionym przez WCNJiK na wniosek gestora.

§ 17. Wymianę danych kodyfikacyjnych i dokumentów kodyfikacyjnych w ramach współpracy międzynarodowej prowadzi wyłącznie WCNJiK, wykorzystując do tego celu systemy NABS i NMBS.

Rozdział 5

Postanowienia końcowe

§ 18. Nadzór nad funkcjonowaniem SKWO sprawuje Minister Obrony Narodowej lub osoba przez niego upoważniona.

§ 19. WCNJiK dokonuje w I kwartale roku przeglądu i oceny stanu realizacji prac kodyfikacyjnych za miniony rok, a następnie sporządza stosowne sprawozdanie i przesyła je do informacji Ministra Obrony Narodowej lub osoby przez niego upoważnionej.