§ 2. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) sojusznicza publikacja dotycząca zapewnienia jakości (Allied Quality Assurance Publication - AQAP);

2) Agencja Zarządzania Kontraktami Obronnymi (Defense Contract Management Agency - DCMA) - agencja rządu federalnego Stanów Zjednoczonych Ameryki odpowiedzialna za zarządzanie kontraktami dla Departamentu Obrony i innych autoryzowanych agencji federalnych;

3) (uchylony)

4) czynności przygotowawcze - prace przygotowawcze wykonawcy realizowane przed podpisaniem umowy, które mogą wymagać nadzorowania przez rejonowe przedstawicielstwa wojskowe, na wniosek zamawiającego;

5) (uchylony)

6) instytucja narodowa - jednostka organizacyjna lub jej komórka wewnętrzna mająca siedzibę w danym państwie Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego (NATO), wymieniona w AQAP-4107-SRD.1 Lista instytucji narodowych do spraw Rządowego Zapewnienia Jakości (GQA), lub inna wskazana w zawartym memorandum o porozumieniu (MoU) określającym zasady współpracy w zakresie wzajemnego zapewnienia jakości;

7) klauzula jakościowa - dokument zawierający wymagania dotyczące zapewnienia jakości SpW, wprowadzane do umowy zawieranej z wykonawcą lub umowy pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą;

8) odbiorca sprzętu wojskowego (odbiorca SpW) - wskazana w umowie jednostka organizacyjna odpowiedzialna za przyjęcie sprzętu wojskowego lub dokonanie odbioru usługi;

9) plan nadzorowania lub plan GQA - dokument planistyczny przygotowywany przez realizatora procesu nadzorowania jakości lub GQA, który powinien uwzględniać wymagania wynikające z umowy zawartej z wykonawcą i wniosku o nadzorowanie lub GQA;

10) podwykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która pozostaje w stosunku prawnym z wykonawcą (zawarła umowę w formie pisemnej o charakterze odpłatnym, na mocy której zobowiązuje się wykonać część zamówienia); w odniesieniu do sojuszniczych publikacji AQAP, podwykonawcę należy rozumieć jako dostawcę zewnętrznego;

11) proces rządowego zapewnienia jakości (Government Quality Assurance - GQA) - proces realizowany przez właściwą instytucję narodową, którego celem jest zwiększenie pewności, że zawarte w umowie wymagania jakościowe są spełnione - definicja zatwierdzona przez Grupę Zarządzania Cyklem Życia AC/327 (Life Cycle Management Group - LCMG) znajdującą się w strukturze Konferencji Narodowych Dyrektorów ds. Uzbrojenia (Conference of National Armaments Directors - CNAD);

12) proces nadzorowania jakości - proces realizowany w systemie zapewnienia jakości SpW przez rejonowe przedstawicielstwo wojskowe lub zamawiającego albo użytkownika sprzętu wojskowego, odbiorcę sprzętu wojskowego, w oparciu o wymagania zawarte w umowie, w obszarach zidentyfikowanego ryzyka, o wysokim prawdopodobieństwie jego wystąpienia, dotyczącym jego realizacji, którego celem jest zwiększenie pewności, że dostarczony sprzęt wojskowy spełnia wymagania jakościowe określone w umowie;

13) przedstawiciel rządowego zapewnienia jakości (Government Quality Assurance Representative - GQAR) - osoba odpowiedzialna za realizację rządowego zapewnienia jakości (GQA), posiadająca wymagane kompetencje i uprawnienia, działająca w imieniu zamawiającego;

14) przedstawiciel wojskowy - osoba reprezentująca rejonowe przedstawicielstwo wojskowe realizujące proces nadzorowania jakości;

15) raport niezgodności jakościowych (Quality Deficiency Report - QDR) - dokument wystawiony i podpisany przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR, albo zamawiającego, wskazujący zidentyfikowaną niezgodność z wymaganiem jakościowym określonym w umowie;

16) rejonowe przedstawicielstwo wojskowe (RPW) - jednostka organizacyjna właściwa w zakresie nadzorowania jakości, podległa Ministrowi Obrony Narodowej, podporządkowana Szefowi Agencji Uzbrojenia;

17) wniosek o rządowe zapewnienie jakości (Request for Government Quality Assurance - RGQA);

18) Agencja Uzbrojenia [1] - koordynator systemu zapewnienia jakości SpW, polska instytucja narodowa do spraw zapewnienia jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego NATO - STANAG 4107 „Wzajemna akceptacja procesu rządowego zapewnienia jakości oraz stosowanie sojuszniczych publikacji zapewnienia jakości";

19) formularz identyfikacji, oceny i komunikacji ryzyka (Risk Identification, Assessment and Communication - RIAC);

20) ryzyko - niepewne zdarzenie lub stan, którego wystąpienie jest prawdopodobne i jednocześnie może mieć negatywny wpływ na spełnienie określonych w umowie wymagań dotyczących jakości;

21) sprzęt powszechnego użytku - wyposażenie niebędące SpW, dla którego nie są określone specjalne wymagania wojskowe, powodujące konieczność zmian cech produktu;

22) sprzęt wojskowy (SpW) - wyposażenie specjalnie zaprojektowane lub zaadaptowane do potrzeb wojskowych i przeznaczone do użycia jako broń, amunicja lub materiały wojenne;

23) świadectwo zgodności (Certificate of Conformity - CoC) - dokument wystawiony i podpisany przez wykonawcę, w którym w pierwszej jego części wykonawca potwierdza na swoją wyłączną odpowiedzialność, że SpW jest zgodny z wymaganiami zawartymi w umowie; część drugą wypełnia i podpisuje przedstawiciel wojskowy lub GQAR potwierdzając, że SpW był objęty procesem nadzorowania jakości lub GQA;

24) usługa - wszelkie świadczenia, których przedmiotem jest SpW, niebędące robotami budowlanymi lub dostawami;

25) użytkownik sprzętu wojskowego (użytkownik SpW) - jednostka wojskowa lub żołnierz (pracownik), wykorzystująca zgodnie z przeznaczeniem SpW, przydzielony na podstawie etatów, tabel należności lub przydzielony dodatkowo do realizacji zadań służbowych, odpowiedzialna za utrzymanie jego właściwego stanu technicznego;

26) wykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która oferuje na rynku dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; w odniesieniu do sojuszniczych publikacji AQAP wykonawcę należy rozumieć jako dostawcę;

27) wymagania jakościowe - zapisy określające cechy i charakterystyki, które powinien spełniać SpW, które zostały zdefiniowane, w szczególności w specyfikacji technicznej, opisie przedmiotu zamówienia i umowie;

28) zamawiający - komórka lub jednostka organizacyjna resortu obrony narodowej udzielająca zamówienia na usługę albo dostawę SpW;

29) zapewnienie jakości - działania realizowane na podstawie analizy zagrożeń i oceny ryzyka niespełnienia określonych wymagań jakościowych, realizowane w celu zwiększenia pewności, że przedmiot umowy będzie spełniał zawarte w niej wymagania jakościowe.

§ 3. [2] System zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej tworzą uczestnicy systemu: Agencja Uzbrojenia, zamawiający, instytucje eksperckie właściwe w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, organy logistyczne właściwe w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, użytkownik SpW lub odbiorca SpW oraz RPW wraz z występującymi między nimi powiązaniami organizacyjnymi i funkcjonalnymi.

§ 6. [3] Szef Agencji Uzbrojenia pełni funkcje: koordynatora systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej oraz polskiej instytucji narodowej do spraw zapewnienia jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego NATO STANAG 4107 „Wzajemna akceptacja procesu rządowego zapewnienia jakości oraz stosowanie sojuszniczych publikacji zapewnienia jakości (AQAP)". Szef Agencji Uzbrojenia sprawuje nadzór nad realizacją zadań przez poszczególnych uczestników systemu zapewnienia jakości SpW w zakresie ich obowiązków, o których mowa w decyzji.

§ 8. [4] Do obowiązków uczestników systemu zapewnienia jakości należy:

1) występowanie do Szefa Agencji Uzbrojenia z wnioskami dotyczącymi szkoleń z obszaru zapewnienia jakości;

2) uczestniczenie w szkoleniach dotyczących zapewnienia jakości, organizowanych przez Agencję Uzbrojenia;

3) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW;

4) coroczne zgłaszanie, do Agencji Uzbrojenia, do dnia 31 stycznia, wniosków z oceny funkcjonowania systemu zapewnienia jakości SpW, w obszarze swojej działalności, za rok poprzedni.

§ 10. 1. Do obowiązków zamawiającego w systemie zapewnienia jakości SpW należy, w szczególności:

1) przeprowadzenie identyfikacji, analizy i oceny ryzyka niespełnienia przez SpW wymagań jakościowych oraz opracowanie arkusza analizy ryzyka (zgodnie z załącznikiem nr 1 do procedury P-01, o której mowa w § 14 pkt 1). W przypadku stwierdzenia potrzeby uzyskania arkusza analizy ryzyka od instytucji eksperckich właściwych w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej lub organów logistycznych właściwych w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, występowanie z wnioskiem o jego opracowanie;

2) opracowywanie klauzuli jakościowej do umowy zawierającej wymagania dotyczące zapewnienia jakości pozyskiwanego SpW na podstawie wyników identyfikacji, analizy i oceny ryzyka, o których mowa w pkt 1;

3) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW, w zakresie określania potencjalnych obszarów niespełnienia wymagań jakościowych umowy (obszarów ryzyka) oraz informacji dotyczących realizowanych umów przez wykonawców, w tym reklamacji;

4) [5] występowanie do Szefa Agencji Uzbrojenia, przed wszczęciem postępowania, z wnioskiem o uzgodnienie zapisów klauzuli jakościowej do umowy z jednoczesnym przekazywaniem arkusza analizy ryzyka. Stosuje się to odpowiednio do korekty klauzuli jakościowej, o ile będzie wymagana, z zastrzeżeniem ust. 2;

5) [6] występowanie według potrzeb do Szefa Agencji Uzbrojenia z wnioskiem o uruchomienie procesu GQA, gdy umowa obejmuje działania realizowane przez zagranicznych wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 2;

6) występowanie do Szefa Agencji Uzbrojenia z wnioskiem o wyznaczenie RPW do nadzorowania czynności przygotowawczych wykonawcy, z którym prowadzone są negocjacje przed podpisaniem umowy, z zastrzeżeniem ust. 2;

7) wprowadzanie klauzuli jakościowej w formie załącznika do dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia oraz jej zapisów do umowy;

8) występowanie, nie później niż na 6 dni roboczych przed planowanym terminem podpisania umowy, z wnioskiem do Szefa Agencji Uzbrojenia o wyznaczenie RPW do realizacji procesu nadzorowania jakości. Wymieniony wniosek powinien zawierać arkusz analizy ryzyka oraz uzgodnioną klauzulę jakościową i określać lokalizację obiektów wykonawcy, w których będzie realizowany przedmiot umowy, o ile jest ona znana, z zastrzeżeniem ust. 2;

9) ustalanie z Szefem Agencji Uzbrojenia sposobu pokrycia kosztów zapewnienia jakości SpW, w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę SpW z państwa należącego do NATO, które nie implementowało porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107, państwa spoza NATO lub państwa, z którym nie podpisano MoU o wzajemnej bezkosztowej realizacji zapewnienia jakości, z zastrzeżeniem ust. 2;

10) przekazywanie do wyznaczonego RPW kopii podpisanej umowy, w terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy;

11) przekazywanie do RPW stanowiska, w zakresie okoliczności uniemożliwiających prowadzenie procesu nadzorowania jakości, po otrzymaniu wystąpienia RPW o przekazanie takiego stanowiska, w terminie określonym we wniosku RPW;

12) [7] udostępnianie, na wniosek Agencji Uzbrojenia lub RPW, danych niezbędnych do opracowania wniosku o GQA w państwie wykonawcy, w terminie umożliwiającym zakończenie procesu GQA i dostawę SpW zgodnie z wymaganiami umowy, z zastrzeżeniem ust. 2;

13) realizowanie procesu nadzorowania jakości bez udziału RPW, w przypadku podjęcia takiej decyzji;

14) podejmowanie decyzji o akceptacji lub odrzuceniu wniosków o zgodę na odstępstwo po uzyskaniu opinii instytucji eksperckiej właściwej w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej lub organu logistycznego właściwego w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej i RPW, jeżeli były wymagane, z zastrzeżeniem § 12 pkt 6.

2. [8] W przypadku gdy zamawiającym jest Agencja Uzbrojenia nie stosuje się ust. 1 pkt 4-6, 8, 9 i 12.

§ 11. Do obowiązków Szefa Agencji Uzbrojenia [9] w systemie zapewnienia jakości SpW należy, w szczególności:

1. w zakresie pełnienia funkcji koordynatora systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej:

1) inicjowanie, aktualizacja i uczestniczenie w opracowywaniu unormowań prawnych dotyczących systemu zapewnienia jakości SpW;

2) uzgadnianie klauzuli jakościowej (oraz jej korekt) w zakresie możliwości prowadzenia procesu nadzorowania jakości, możliwości uruchomienia procesu GQA oraz poprawności zastosowania publikacji AQAP adekwatnych do zidentyfikowanych zagrożeń;

3) organizowanie i prowadzenie szkoleń dotyczących zapewnienia jakości SpW dla uczestników systemu zapewnienia jakości;

4) nadzór nad realizacją obowiązków uczestników systemu zapewnienia jakości SpW, wynikających z decyzji;

5) [10] (uchylony)

6) organizowanie rocznej odprawy rozliczeniowo-koordynacyjnej z uczestnikami systemu zapewnienia jakości;

7) przedstawianie raz w roku (do końca I kwartału) Ministrowi Obrony Narodowej lub osobie przez niego upoważnionej, sprawozdania z funkcjonowania systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej za poprzedni rok;

8) [11] analizowanie i ocenianie wniosku zamawiającego o wyznaczenie RPW do nadzorowania czynności przygotowawczych wykonawcy lub realizacji procesu nadzorowania jakości, z zastrzeżeniem pkt 1a;

9) [12] zatwierdzanie klauzul jakościowych dla zamówień realizowanych przez Agencję Uzbrojenia;

10) [13] przekazywanie zamawiającemu, w terminie do 5 dni roboczych od otrzymania wniosku, o którym mowa w pkt 8, informacji podjęciu decyzji o wyznaczeniu RPW lub kilku RPW, w tym wiodącego, wraz z zakresem jego zadań (odpowiedzialności) - do realizacji procesu nadzorowania jakości albo o odmowie wyznaczenia, z zastrzeżeniem pkt 1a;

11) [14] wyznaczenie, w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania RGQA lub wniosku, RPW, które będzie odpowiedzialne za realizację GQA dla umów zawartych przez zamawiających z zagranicy z wykonawcami mającymi siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

12) [15] wydawanie RPW polecenia przeprowadzenia procesu nadzorowania jakości wraz z przekazaniem arkusza analizy ryzyka i klauzuli jakościowej;

13) [16] koordynowanie działalności RPW w systemie zapewnienia jakości SpW;

14) [17] organizowanie i prowadzenie przeglądów realizacji procesów nadzorowania jakości i GQA przez RPW;

15) [18] organizowanie wyjazdów przedstawicieli wojskowych związanych z realizacją procesu nadzorowania jakości u wykonawców zagranicznych;

16) [19] ustalanie z zamawiającym sposobu pokrycia kosztów zapewnienia jakości SpW, w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę SpW z państwa należącego do NATO, które nie implementowało porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107, państwa spoza NATO lub państwa, z którym nie podpisano MoU o wzajemnej, bezkosztowej realizacji procesu zapewnienia jakości, z zastrzeżeniem pkt 1a;

17) [20] monitorowanie procesów nadzorowania jakości dla umów zawieranych na podstawie centralnych i decentralnych planów rzeczowych.

1a. [21] w przypadku gdy zamawiającym jest Agencja Uzbrojenia nie stosuje się pkt 1 ppkt 8, 10 i 16;

2. w zakresie pełnienia funkcji instytucji narodowej do spraw jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107:

1) organizowanie i koordynowanie realizacji procesu GQA zgodnie z porozumieniem standaryzacyjnym STANAG 4107 oraz publikacją AQAP 2070 lub wymaganiami MoU;

2) [22] (uchylony)

3) inicjowanie oraz udział w pracach nad opracowaniem i wdrożeniem porozumień MoU dotyczących wzajemnej realizacji GQA;

4) uczestnictwo w pracach nieetatowych struktur NATO, takich jak grupy robocze będące w strukturze CNAD Allied Committee AC/327 do spraw zarządzania cyklem życia;

5) uczestnictwo w pracach grupy Q4 do spraw jakości funkcjonującej w ramach Grupy Wyszehradzkiej (V4);

6) uczestnictwo w pracach grupy roboczej oddziału Europa DCMA;

7) realizacja przedsięwzięć z obszaru zapewnienia jakości SpW w ramach międzynarodowej współpracy dwustronnej i wielostronnej;

8) organizowanie i prowadzenie szkoleń i warsztatów w zakresie realizacji procesu GQA oraz dokumentów NATO dotyczących jakości, trendów, wypracowanych stanowisk, dobrych praktyk;

9) prowadzenie bazy danych o realizowanych procesach GQA.

§ 12. Do obowiązków RPW w systemie zapewnienia jakości SpW należy w szczególności:

1) realizacja procesu nadzorowania jakości zgodnie z planem nadzorowania opracowanym z uwzględnieniem zapisów umowy, klauzuli jakościowej zawartej w umowie, arkusza analizy ryzyka oraz własną identyfikacją, analizą i oceną ryzyka;

2) [23] współpraca z zamawiającym (delegującym) i Agencją Uzbrojenia w zakresie procesu nadzorowania jakości lub GQA;

3) podejmowanie decyzji o odstąpieniu od realizacji procesu nadzorowania jakości w przypadku, gdy występują okoliczności uniemożliwiające realizację tego procesu po uzyskaniu stanowiska zamawiającego, zgodnie z zapisami procedury P-02, o której mowa w § 14 pkt 2;

4) [24] niezwłoczne powiadamianie Szefa Agencji Uzbrojenia (w przypadku, gdy Agencja Uzbrojenia nie jest zamawiającym) o wprowadzonych zmianach do umów z wykonawcami (podwykonawcami) zagranicznymi, dla których uruchomiony został GQA;

5) opiniowanie wniosków o odstępstwa od określonych w umowie wymagań jakościowych SpW, jeśli zapisano takie wymaganie w umowie lub wniosku o GQA;

6) podejmowanie decyzji o akceptacji lub odrzuceniu wniosków o odstępstwa niewielkie, o których mowa w procedurze P-02, o której mowa w § 14 pkt 2, od określonych w umowie wymagań jakościowych SpW, jeśli w umowie lub wniosku o GQA upoważniono RPW do takich czynności;

7) współpraca z innym RPW w zakresie realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA u wykonawcy (podwykonawcy);

8) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW w zakresie prowadzonych procesów nadzorowania jakości, w tym w procesie realizacji i rozpatrywania reklamacji w zależności od postanowień umowy;

9) prowadzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych o realizowanych procesach nadzorowania jakości;

10) informowanie zamawiającego o zagrożeniach terminów realizacji umowy.

§ 13a. [25] (uchylony)