§ 1. Decyzja określa zadania resortu obrony narodowej podejmowane w celu kreowania pożądanego wizerunku Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej i Ministerstwa Obrony Narodowej oraz tryb i zasady realizacji wydatków na działalność promocyjną w resorcie obrony narodowej.

§ 2. Użyte w treści decyzji określenia oznaczają:

1) Minister - Ministra Obrony Narodowej;

2) Ministerstwo - Ministerstwo Obrony Narodowej;

3) Siły Zbrojne - Siły Zbrojne Rzeczypospolitej Polskiej;

4) resort - dział administracji rządowej, w skład którego wchodzą Minister jako kierownik działu administracji rządowej obrona narodowa, Ministerstwo jako urząd, jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra, w tym Siły Zbrojne;

5) Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu - Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu w Ministerstwie;

6) Sztab Generalny - Sztab Generalny Wojska Polskiego;

7) Dowódca Generalny - Dowódcę Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych;

8) Dowódca Operacyjny - Dowódcę Operacyjnego Rodzajów Sił Zbrojnych;

9) Inspektorat Wsparcia - Inspektorat Wsparcia Sił Zbrojnych;

10) komórka organizacyjna - departament, zarząd, Centrum Operacyjne Ministra Obrony Narodowej, biuro - wchodzące w skład Ministerstwa;

11) jednostka organizacyjna - jednostkę organizacyjną niewchodzącą w skład Ministerstwa, podległą Ministrowi lub przez niego nadzorowaną;

12) komórka do spraw promocji - komórkę organizacyjną właściwą do spraw promocji, wskazaną w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa Obrony Narodowej;

13) kierownik komórki do spraw promocji - osobę kierującą komórką do spraw promocji;

14) plan priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych - plan priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych resortu obrony narodowej;

15) nieruchomość - nieruchomość znajdującą się w trwałym zarządzie jednostki organizacyjnej;

16) podmiot zewnętrzny - każdy podmiot, bez względu na jego status prawny i organizacyjny, niebędący komórką organizacyjną lub jednostką organizacyjną.

§ 3. Celem działalności promocyjnej jest w szczególności:

1) kształtowanie pozytywnego wizerunku żołnierza polskiego, Sił Zbrojnych oraz Ministerstwa;

2) tworzenie klimatu zaufania i aprobaty społecznej dla Sił Zbrojnych oraz ich zadań realizowanych w kraju i za granicą;

3) pozyskiwanie najlepszych kandydatów do służby wojskowej;

4) kształtowanie świadomości obronnej obywateli Rzeczypospolitej Polskiej;

5) budowanie społecznego zaplecza Sił Zbrojnych, między innymi poprzez pozyskiwanie partnerów do działalności na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa.

§ 4. W ramach działalności promocyjnej realizowane są następujące zadania:

1) planowanie, organizowanie, koordynowanie oraz udział w przedsięwzięciach promocyjnych resortu w kraju i za granicą;

2) wybór, realizacja procedur związanych z zakupami oraz koordynowanie dystrybucji narzędzi promocyjnych, materiałów promocyjnych i wydawniczych oraz elementów ekspozycyjno-wystawienniczych;

3) współpraca z podmiotami zewnętrznymi przy realizacji projektów promujących Ministerstwo i Siły Zbrojne.

§ 5. W ramach realizacji zadań w obszarze promocji, określonych w Regulaminie organizacyjnym Ministerstwa, kierownik komórki do spraw promocji w szczególności:

1) tworzy rozwiązania systemowe oraz definiuje cele strategiczne w zakresie promocji;

2) planuje, organizuje i koordynuje kampanie, programy i inne przedsięwzięcia promocyjne Ministerstwa w kraju i za granicą, w tym odpowiada za organizację stoisk Ministerstwa podczas targów i wystaw przemysłu obronnego;

3) opracowuje plan priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych resortu, w ramach planowania budżetowego na każdy kolejny rok, w uzgodnieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kształtowania budżetu resortu;

4) analizuje potrzeby i dokonuje wyboru narzędzi promocyjnych, materiałów promocyjnych oraz elementów ekspozycyjno-wystawienniczych, przygotowuje dokumentację prawno-finansową w celu ich nabycia, prowadzi negocjacje i uzgodnienia z wykonawcami, uczestniczy w pracach komisji przetargowych oraz w realizacji umów, prowadzi dystrybucję materiałów promocyjnych;

5) analizuje potrzeby szkoleniowe oraz planuje szkolenia dla pracowników i żołnierzy odpowiedzialnych za działalność promocyjną w komórkach i jednostkach organizacyjnych;

6) współpracuje z partnerami zewnętrznymi przy realizacji projektów promujących Ministerstwo i Siły Zbrojne;

7) analizuje wyniki badań społecznych dotyczących wizerunku Sił Zbrojnych i Ministerstwa oraz implementuje wnioski z badań w działalności promocyjnej;

8) zapewnia materiały promocyjne dla:

a) komórek organizacyjnych Ministerstwa,

b) ataszatów obrony przy przedstawicielstwach dyplomatycznych Rzeczypospolitej Polskiej,

c) polskich kontyngentów wojskowych,

d) obserwatorów wojskowych misji organizacji międzynarodowych,

e) zespołów łącznikowych przy organizacjach międzynarodowych i międzynarodowych strukturach wojskowych,

f) polskich przedstawicielstw wojskowych przy organizacjach międzynarodowych i międzynarodowych strukturach wojskowych,

g) żołnierzy zawodowych pełniących służbę poza granicami państwa w stałych przedstawicielstwach Rzeczypospolitej Polskiej przy organizacjach międzynarodowych,

h) jednostek organizacyjnych, za wyjątkiem:

- finansujących działalność promocyjną w ramach limitu wydatków na stałą działalność promocyjną,

- dysponujących środkami finansowymi na realizację zadań promocyjnych w ramach planu priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych.

§ 6. Na finansowanie stałej działalności promocyjnej, prowadzonej przez komórkę do spraw promocji, tworzy się limit wydatków, ustalony według następującego algorytmu:

SDP komórka do spraw promocji = A x B, gdzie poszczególne symbole oznaczają:

SDP komórka do spraw promocji - wydatki na stałą działalność promocyjną komórki do spraw promocji,

A - 5% kwoty określonej w art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509, z późn. zm.¹⁾),

B - limit stanów średniorocznych żołnierzy zawodowych Sił Zbrojnych na dany rok, określony w decyzji budżetowej.

§ 8. Szef Sztabu Generalnego koordynuje działalność promocyjną tych spośród jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 7, które zostały mu podporządkowane na mocy odrębnych przepisów.

§ 9. Za działalność promocyjną prowadzoną przez jednostki organizacyjne, o których mowa w § 7, odpowiadają wymienieni dowódcy (szef, komendanci), którzy planują, koordynują, nadzorują oraz dokumentują realizację działań promocyjnych w podległych sobie jednostkach organizacyjnych.

§ 10. Dowódcy (szefowie, komendanci) jednostek organizacyjnych, podległych dowódcom (szefowi, komendantom), o których mowa w § 7, planują i prowadzą działania promocyjne w zakresie określonym przez przełożonych, uwzględniając także potrzeby własne, podległych jednostek organizacyjnych i lokalnej społeczności.

§ 11. Dowódcy (szef, komendanci) jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 7, finansują działalność promocyjną ze środków własnych. Na finansowanie tej działalności tworzy się limit wydatków ustalony według następującego algorytmu:

SDP = A x C, gdzie poszczególne symbole oznaczają:

SDP - wydatki na stałą działalność promocyjną,

A - 5% kwoty określonej w art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,

C - limity stanów średniorocznych żołnierzy zawodowych, określonych w decyzji budżetowej na dany rok dla tych jednostek organizacyjnych oraz podległych im struktur.

§ 12. Dowódcy (szef, komendanci) jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 7, finansują działalność promocyjną z limitu, o którym mowa w § 11, bezpośrednio albo, uwzględniając potrzeby podległych jednostek organizacyjnych, przekazują część tego limitu podległym sobie jednostkom organizacyjnym. O podjętych decyzjach niezwłocznie informują właściwych dysponentów środków budżetowych, którzy będą realizowali te wydatki.

§ 13. Dowódcy (szefowie, komendanci) jednostek organizacyjnych inni niż wymienieni w § 7 oraz dowódcy, którzy nie otrzymają limitu wydatków, o którym mowa w § 12 lub nie realizują zadań finansowanych w ramach planu priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych, nie są uprawnieni do dokonywania wydatków o charakterze promocyjnym.

§ 14. Kampanie i inne działania ogólnopolskie oraz promocyjne przedsięwzięcia krajowe i międzynarodowe o charakterze państwowym i resortowym, a także działania na rzecz ataszatów obrony przy przedstawicielstwach dyplomatycznych Rzeczypospolitej Polskiej, obserwatorów wojskowych misji organizacji międzynarodowych, zespołów łącznikowych przy organizacjach międzynarodowych i międzynarodowych strukturach wojskowych, polskich przedstawicielstw wojskowych przy organizacjach międzynarodowych i międzynarodowych strukturach wojskowych oraz polskich kontyngentów wojskowych mogą być finansowane w ramach planu priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych oraz prowadzone na podstawie odrębnych decyzji Ministra.

§ 15. Wydatki na realizację przedsięwzięć, ujętych w planie priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych, nie obciążają limitów wydatków, o których mowa w § 6 i 11.

§ 17. Osoby, o których mowa w § 16 zgłaszają swoje propozycje w formie jednolitego dokumentu, obejmującego zadania promocyjne kierowanych przez nie komórek i jednostek organizacyjnych oraz komórek i jednostek organizacyjnych im podporządkowanych. Dla wszystkich zadań określają jednolity (wspólny) cel (cele) oraz miernik (mierniki).

§ 18. Propozycje dowódców jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 8, przed zgłoszeniem muszą uzyskać akceptację Szefa Sztabu Generalnego.

§ 19. Kierownik komórki do spraw promocji opracowuje plan priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych, biorąc pod uwagę potrzeby resortu, propozycje zgłoszone przez osoby, o których mowa w § 16 oraz możliwości budżetu resortu - w szczególności:

1) analizuje i weryfikuje zgłoszone propozycje;

2) dokonuje wyboru zadań oraz opracowuje plan;

3) uzgadnia plan z kierownikiem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kształtowania budżetu resortu;

4) przesyła plan osobom, o których mowa w § 16.

§ 21. W szczególnych przypadkach dopuszcza się możliwość zmiany, w drodze aneksu, zatwierdzonego planu priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych. Zmiany wprowadza kierownik komórki do spraw promocji samodzielnie lub na wniosek osób, o których mowa w § 16. Zmiany na wniosek osób, o których mowa w § 16, wprowadzane są według następującej procedury:

1) wprowadzenie nowych zadań do planu:

a) wnioskodawca:

- określa wysokość środków finansowych niezbędnych do realizacji planowanych zadań oraz uzgadnia w komórce organizacyjnej właściwej do spraw kształtowania budżetu resortu czy istnieje możliwość uzyskania tych środków,

- przesyła kierownikowi komórki do spraw promocji wniosek w sprawie wprowadzenia aneksu do planu według wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do decyzji, wraz z uzasadnieniem i dokumentem potwierdzającym możliwość uzyskania środków budżetowych na sfinansowanie planowanych zadań;

b) kierownik komórki do spraw promocji:

- analizuje wniosek oraz sporządza aneks do planu (w przypadku pozytywnej oceny wniosku) lub informuje wnioskodawcę o braku możliwości wprowadzenia aneksu do planu (w przypadku negatywnej oceny wniosku lub niespełnienia warunków, o których mowa w lit. a),

- uzgadnia aneks do planu z komórką organizacyjną właściwą do spraw kształtowania budżetu resortu,

- przesyła wnioskodawcy aneks do planu;

2) przeznaczenie środków ujętych w planie na realizację innego zadania, niż zaplanowane:

a) wnioskodawca przesyła w tej sprawie wniosek według wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do decyzji, wraz z uzasadnieniem, kierownikowi komórki do spraw promocji,

b) kierownik komórki do spraw promocji:

- analizuje wniosek oraz sporządza aneks do planu (w przypadku pozytywnej oceny wniosku) lub informuje wnioskodawcę o braku możliwości wprowadzenia aneksu do planu (w przypadku negatywnej oceny wniosku),

- przesyła wnioskodawcy aneks do planu.

§ 22. Wydatki w ramach limitu na stałą działalność promocyjną oraz w ramach planu priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych mogą być ponoszone wyłącznie na zakup narzędzi promocyjnych, materiałów promocyjnych oraz elementów ekspozycyjno-wystawienniczych, służących celom, o których mowa w § 3, a także na organizację stoisk Ministerstwa podczas targów i wystaw przemysłu obronnego.

§ 23. Narzędziami promocyjnymi, w rozumieniu niniejszej decyzji, są w szczególności:

1) przekazy medialne (programy radiowe i telewizyjne, artykuły sponsorowane itp.);

2) programy komputerowe, strony (portale) internetowe, serwisy społecznościowe i ich elementy;

3) utwory filmowe i fotograficzne;

4) reklama;

5) koszty dotarcia do odbiorców narzędzi, o których mowa w pkt 1-4.

§ 25. Elementami ekspozycyjno-wystawienniczymi, w rozumieniu niniejszej decyzji, są rozwiązania systemowe oparte na elementach wielokrotnego wykorzystania, w szczególności:

1) ściany ekspozycyjne;

2) banery reklamowe;

3) flagi reklamowe;

4) stojaki reklamowe typu roll-up;

5) stojaki na ulotki;

6) systemy prezentacji zdjęć, grafiki i plakatów;

7) namioty promocyjne.

§ 28. Wydatkowanie środków finansowych w ramach limitu na stałą działalność promocyjną oraz w ramach planu priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych odbywa się zgodnie z procedurami, określonymi w przepisach o zamówieniach publicznych.

§ 29. Wydatkowanie środków finansowych w ramach limitu na stałą działalność promocyjną oraz w ramach planu priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych na realizację zadań ze środków budżetowych, dla których dysponentem jest Dyrektor Generalny Ministerstwa, odbywa się zgodnie z regulaminami udzielania zamówień publicznych, wprowadzonymi do stosowania w drodze zarządzeń Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

§ 30. Kierownik komórki do spraw promocji udostępnia podmiotom, o których mowa w § 5 pkt 8, na ich wniosek, posiadane narzędzia promocyjne, materiały promocyjne i elementy ekspozycyjno-wystawiennicze. Dowódcy (szefowie, komendanci) jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 7, zamawiają oraz udostępniają narzędzia promocyjne, materiały promocyjne i elementy ekspozycyjno-wystawiennicze na potrzeby własne i podległych jednostek organizacyjnych, zgodnie z zasadami, określonymi w § 23-26 i w § 28.

§ 31. Dopuszcza się przekazywanie materiałów promocyjnych podmiotom zewnętrznym, w związku z podejmowanymi przez nie działaniami na rzecz obronności państwa i kształtowania pozytywnego wizerunku Ministerstwa, Sił Zbrojnych i żołnierza polskiego. Materiały promocyjne mogą być udostępnione tym podmiotom na ich uzasadniony wniosek, zawierający w szczególności nazwę i adres podmiotu, a także szczegółową informację na temat przedsięwzięcia, podczas którego materiały zostaną wykorzystane oraz sposobu wykorzystania tych materiałów.

§ 32. Nie przekazuje się materiałów promocyjnych w związku z przedsięwzięciami, na realizację których zostało udzielone wsparcie Ministra w formie dotacji celowej na realizację zadania publicznego.

§ 33. Ewidencjonowanie nośników, na których zostały zarejestrowane narzędzia promocyjne, ewidencjonowanie i wydawanie materiałów promocyjnych oraz użytkowanie elementów ekspozycyjno-wystawienniczych dokumentuje się zgodnie z zasadami gospodarki magazynowej.

§ 34. Do celów promocyjnych, za zgodą właściwego dowódcy (szefa, komendanta) jednostki organizacyjnej, bezpośrednio podległej dowódcy (szefowi, komendantowi) jednostki organizacyjnej, o której mowa w § 7, może być wykorzystywany sprzęt wojskowy oraz nieruchomości.

§ 35. Podczas wykorzystania sprzętu wojskowego lub nieruchomości do celów promocyjnych szczególną uwagę należy zwrócić na wymogi bezpieczeństwa. Za bezpieczne wykorzystanie sprzętu wojskowego lub nieruchomości do celów promocyjnych odpowiada dowódca jednostki wojskowej, z której udostępniono sprzęt wojskowy lub nieruchomości.

§ 36. W działalności promocyjnej kierownik komórki do spraw promocji oraz dowódcy (szef, komendanci) jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 7, mogą współpracować z organami administracji publicznej oraz z innymi podmiotami zewnętrznymi, pod warunkiem, że podmioty te zachowują neutralność w sprawach politycznych, w szczególności z:

1) organizacjami pozarządowymi, szkołami, uczelniami i placówkami naukowymi oraz innymi partnerami społecznymi na zasadach określonych w obowiązujących przepisach w sprawie zasad współpracy resortu obrony narodowej z organizacjami pozarządowymi i innymi partnerami społecznymi;

2) podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą na podstawie odrębnych porozumień lub umów cywilno-prawnych.

§ 37. Współpraca z podmiotami zewnętrznymi, o których mowa w § 36, jest dopuszczalna jedynie podczas przedsięwzięć, które prezentują Siły Zbrojne w sposób wiarygodny, bez uszczerbku dla ich pozytywnego wizerunku oraz nieuwłaczający honorowi żołnierskiemu.

§ 38. W przypadku organizacji wspólnych przedsięwzięć lub udziału przedstawicieli resortu w przedsięwzięciach organizowanych przez podmioty, o których mowa w § 36, żołnierze i pracownicy resortu mogą promować wyłącznie Ministerstwo i Siły Zbrojne, zgodnie z celami określonymi w § 3.

§ 39. Zasady obowiązujące w sprawie specjalistycznych usług wojskowych wykonywanych na rzecz podmiotów zewnętrznych regulowane są w odrębnych przepisach.

§ 40. 1. Sekretarze i Podsekretarze Stanu oraz dowódcy (szefowie, dyrektorzy, komendanci), o których mowa w § 16, do dnia 1 marca opracowują roczną ocenę działalności promocyjnej.

2. Sekretarze i Podsekretarze Stanu oraz dowódcy (szefowie, dyrektorzy, komendanci), o których mowa w § 16, do dnia 15 marca przedstawiają roczną ocenę działalności promocyjnej kierownikowi komórki do spraw promocji według wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do decyzji.

3. Kierownik komórki do spraw promocji do dnia 30 kwietnia sporządza roczną ocenę działalności promocyjnej resortu na podstawie rocznych ocen, o których mowa w ust. 2.

§ 41. Sekretarze i Podsekretarze Stanu oraz dowódcy (szefowie, dyrektorzy, komendanci), o których mowa w § 16, jeżeli kierowane przez nie komórki i jednostki organizacyjne lub komórki i jednostki organizacyjne im podległe realizowały zadania w ramach planu priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych, dołączają do rocznej oceny działalności promocyjnej sprawozdanie z realizacji tego planu. Wzór sprawozdania rocznego z realizacji planu priorytetowych przedsięwzięć promocyjnych stanowi załącznik Nr 3 do decyzji.

§ 42. Roczną ocenę działalności promocyjnej resortu podpisuje kierownik komórki do spraw promocji.

§ 43. Traci moc decyzja Nr 212/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 29 kwietnia 2008 r. w sprawie działalności promocyjnej w resorcie obrony narodowej (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 117, z 2010 r. poz. 111, z 2013 r. poz. 361 oraz z 2014 r. poz. 80)

§ 44. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.