§ 1.[1] 1. Decyzja reguluje sposób organizacji systemu skargowo-wnioskowego, w tym przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków, o których mowa w przepisach Działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 oraz z 2019 r. poz. 60, 730, 1133 i 2196), petycji, o których mowa w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 870), oraz listów i pism obywateli, wpływających do komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej, zwanych dalej „komórkami”, oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych, zwanych dalej „jednostkami organizacyjnymi resortu ON”.

2. System, o którym mowa w ust. 1, tworzą:

1) Biuro Ministra Obrony Narodowej, zwane dalej „BMON”;

2) kierownicy komórek i jednostek organizacyjnych resortu ON;

3) wyodrębnione w jednostkach wojskowych, będących jednocześnie jednostkami organizacyjnymi resortu ON, o których mowa w ust. 1, komórki wewnętrzne albo imiennie wyznaczeni pracownicy lub żołnierze – stosownie do rozkazów (decyzji) dowódców (dyrektorów, kierowników, szefów, komendantów).

§ 2.BMON oraz jednostki organizacyjne resortu ON obowiązane są do prowadzenia ewidencji:

1) [2] skarg, wniosków, petycji, listów i pism – w Księdze Ewidencji Skarg, Wniosków, Petycji i Listów lub w elektronicznym systemie obiegu dokumentów;

2) przyjęć obywateli – w Księdze Przyjęć Interesantów, zwanej dalej „Księgą Przyjęć”.

§ 3.1. Komórką organizacyjną koordynującą postępowania w sprawach dotyczących skarg, wniosków i petycji w resorcie obrony narodowej, zwanym dalej „resortem ON”, jest BMON.

2. [3] BMON poza zadaniem, o którym mowa w ust. 1, jest właściwe w sprawach dotyczących:

1) prowadzenia ewidencji wpływających do Ministerstwa Obrony Narodowej, zwanego dalej „Ministerstwem”, skarg, wnioskowi petycji;

2) nadzoru w zakresie działania systemu, o którym mowa w § 1, w szczególności w zakresie terminowości rozpatrywania skarg, wniosków, petycji, listów i pism;

3) kierowania skarg, wniosków i petycji do właściwych komórek, celem zajęcia stanowiska w sprawie, a w wyjątkowych przypadkach uzasadnionych treścią skargi, wniosku lub petycji, celem ich załatwienia zgodnie z zakresem upoważnienia udzielonego przez Ministra Obrony Narodowej;

4) kierowania skarg, wniosków, petycji, listów i pism do właściwych jednostek organizacyjnych resortu ON, celem zajęcia stanowiska w sprawie lub załatwienia ich według właściwości;

5) opracowywania i opiniowania projektów rozwiązań systemowych oraz aktów normatywnych dotyczących organizacji systemu skargowo-wnioskowego;

6) prowadzenia działalności szkoleniowej, wydawania materiałów metodycznych oraz tworzenia wzorców niezbędnej dokumentacji w sprawach określonych decyzją.

3. BMON przyjmuje, w imieniu Ministra Obrony Narodowej, obywateli w sprawach skarg, wniosków i petycji w siedzibie Ministerstwa w Warszawie przy Al. Niepodległości 218, w poniedziałki w godzinach 9.00 – 17.00 oraz w pozostałe dni robocze tygodnia w godzinach 8.30 – 14.30. Informację o miejscu przyjęć obywateli w sprawach skarg, wniosków i petycji umieszcza się w punktach informacyjnych Ministerstwa, na stronie internetowej Ministerstwa oraz w siedzibach jednostek organizacyjnych resortu ON.

4. Informacje o petycjach złożonych w resorcie ON, prowadzonych w związku z nimi postępowaniach i sposobach ich załatwienia, a także roczną informację o rozpatrzonych petycjach zamieszcza:

1) Dyrektor BMON na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa – w zakresie dotyczącym Ministerstwa;

2) dowódca (dyrektor, kierownik, szef, komendant) jednostki organizacyjnej resortu ON na stronie internetowej tej jednostki lub – w przypadku braku strony internetowej tej jednostki – na stronie internetowej jednostki nadzorującej lub nadrzędnej – w zakresie swojej właściwości.

§ 4.1. [4] Skargi, wnioski, petycje, listy lub pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do innych komórek niż BMON, rejestrowane są w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii Ministerstwa, obsługującej daną komórkę.

2. [5] W przypadku, o którym mowa w ust. 1, komórki przekazują niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 dni, kopię skargi, wniosku lub petycji do BMON, a w przypadku rozpatrzenia sprawy przesyłają niezwłocznie do wiadomości BMON również kopię udzielonej odpowiedzi.

3. [6] (uchylony)

§ 5.[7] W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do BMON, sporządza się protokół z przeprowadzonej czynności, ewidencjonuje go, a następnie rozpatruje skargę lub wniosek i udziela odpowiedzi zgodnie z treścią § 3 ust. 2 pkt 3 lub 4.

§ 6.[8] W przypadku, gdy do rozpatrzenia skargi, wniosku, petycji, listu lub pisma właściwych jest kilka komórek lub jednostek organizacyjnych resortu ON, BMON niezwłocznie przesyła do nich kopię sprawy w celu zajęcia w wyznaczonym terminie stanowiska lub przedstawienia opinii niezbędnej do przygotowania odpowiedzi przez BMON.

§ 7.[9] Jeżeli z uzasadnionych przyczyn nie jest możliwe przygotowanie przez daną komórkę lub jednostkę organizacyjną resortu ON, w wyznaczonym przez BMON terminie, stanowiska lub przedstawienia opinii niezbędnej do załatwienia sprawy, komórka lub jednostka organizacyjna resortu ON informuje o tym niezwłocznie BMON, podając przyczynę opóźnienia i uzgadnia nowy termin przekazania stanowiska lub przedstawienia opinii.

§ 9.1. Jednostki organizacyjne resortu ON sporządzają zbiorcze roczne sprawozdania analityczno-oceniające ze sposobu załatwienia skarg i wniosków, według stanu na dzień 31 grudnia danego roku, z uwzględnieniem spraw załatwionych przez jednostki organizacyjne bezpośrednio im podporządkowane i przesyłają je do BMON w terminie do dnia 28 stycznia roku następującego po roku sprawozdawczym.

2. BMON sporządza roczne sprawozdanie ze sposobu załatwienia skarg i wniosków przez Ministerstwo.

3. [10] BMON sporządza roczne sprawozdanie obejmujące sprawozdania, o których mowa w ust. 1 i 2, w terminie do dnia 30 czerwca roku następującego po roku sprawozdawczym, które przedkłada osobom zajmującym kierownicze stanowiska Ministerstwa.

4. BMON sporządza informację ze sposobu załatwienia petycji w Ministerstwie, według stanu na dzień 31 grudnia danego roku, w terminie do dnia 30 czerwca roku następującego po roku sprawozdawczym.

5. [11] BMON w trakcie sporządzania sprawozdania, o którym mowa w ust. 3 oraz informacji, o której mowa w ust. 4, może wystąpić do komórek lub jednostek organizacyjnych resortu ON o przekazanie dodatkowych informacji z zakresu rozpatrywania skarg, wniosków lub petycji.

§ 10.[12] (uchylony)