Na podstawie art. 2 pkt 10 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 189 i 852, z 2014 r. poz. 932 oraz z 2016 r. poz. 2138), w związku z § 1 pkt 8 lit. a–d oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933), ustala się, co następuje:

Załącznik do decyzji Nr 132/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 26 czerwca 2017 r. (poz. 137)

WYTYCZNE MINISTRA OBRONY NARODOWEJ DOTYCZĄCE PLANOWANIA I REALIZACJI W RESORCIE OBRONY NARODOWEJ CZYNNOŚCI NADZORU NAD PROJEKTAMI DOTYCZĄCYMI OBRONNOŚCI I BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA REALIZOWANYMI POZA RESORTEM OBRONY NARODOWEJ

Rozdział 1

Przepisy ogólne

1. Użyte w niniejszych wytycznych określenia oznaczają:

1) badania kwalifikacyjne – badania w rozumieniu przepisów dotyczących pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, zwanych dalej „Siłami Zbrojnymi”;

2) komórka lub jednostka organizacyjna – komórka organizacyjna Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostka organizacyjna podległa Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowana;

3) projekt – projekt, program w tym program strategiczny lub program współfinansowany ze środków zagranicznych, o którym mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 4 stycznia 2011 r. w sprawie sposobu zarządzania przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju realizacją badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. poz. 91), zwanym dalej „rozporządzeniem MNiSW”, obejmujący badania naukowe lub prace rozwojowe z dziedziny obronności i bezpieczeństwa państwa, realizowany przez podmiot także spoza resortu obrony narodowej, finansowany lub współfinansowany ze środków budżetowych lub finansowany ze środków własnych wykonawcy projektu;

4) przegląd krytyczny projektu – zespół doraźnych czynności procesu nadzoru mających na celu określenie faktycznego stanu realizacji projektu, osiągnięcia przyjętych celów, w szczególności spełnienia wymagań stawianych przez Siły Zbrojne oraz zidentyfikowanie zagrożeń w jego realizacji; z przeglądu krytycznego projektu sporządza się protokół wraz z rekomendacjami;

5) Sekretarz Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej – osobę zajmującą kierownicze stanowisko w Ministerstwie Obrony Narodowej właściwą do spraw modernizacji technicznej;

6) wykonawca – podmiot realizujący projekt w oparciu o zawartą umowę ze zlecającym lub podmiot realizujący projekt ze środków własnych;

7) Wstępne Założenia Taktyczno-Techniczne (WZTT) – dokument w rozumieniu przepisów dotyczących pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

8) wymagania Sił Zbrojnych – wymagania ujęte w dokumentach:

a) zawierających w szczególności wymagania w zakresie parametrów taktyczno-technicznych dla planowanego do pozyskania nowego sprzętu wojskowego, zwanego dalej „SpW” – w przypadku projektów rozwojowych,

b) określających cel główny i cele szczegółowe projektu badawczego, w tym planowanych do uzyskania poziomów gotowości technologii jak i gotowości technologii krytycznych determinujących powodzenie realizacji projektu, o których mowa w przepisach dotyczących koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej – w przypadku projektów obejmujących badania naukowe (projekty badawcze);

9) Wymagania Taktyczno-Techniczne (WTT) – dokument w rozumieniu przepisów dotyczących pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

10) Założenia Taktyczno-Techniczne (ZTT) – dokument w rozumieniu przepisów dotyczących pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

11) zlecający – instytucja, która zgodnie z obowiązującymi przepisami, przeprowadziła procedurę wyłonienia wykonawcy projektu i zawarła z nim umowę, a w przypadku projektów finansowanych ze środków własnych wykonawcy właściwy do spraw nadzoru organ państwa.

2. Wytyczne dotyczące planowania i realizacji w resorcie obrony narodowej czynności nadzoru nad projektami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanymi poza resortem obrony narodowej, zwane dalej „wytycznymi”, określają zasady działania komórek lub jednostek organizacyjnych, a także zasady ich współdziałania z instytucjami (jednostkami) spoza resortu obrony narodowej w procesie planowania i realizacji czynności nadzoru nad projektami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanymi poza resortem obrony narodowej.

3. Wytyczne stosuje się odpowiednio do czynności realizowanych w resorcie obrony narodowej związanych z projektami finansowanymi ze środków własnych spółek, przedsiębiorstw państwowych i jednostek badawczo-rozwojowych, prowadzących działalność na potrzeby bezpieczeństwa i obronności państwa, a także spółek realizujących obrót z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa oraz dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa, a w szczególności tych, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 4 października 2010 r. w sprawie wykazu spółek, przedsiębiorstw państwowych i jednostek badawczo-rozwojowych, prowadzących działalność na potrzeby bezpieczeństwa i obronności państwa, a także spółek realizujących obrót z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa oraz dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (Dz. U. poz. 1313).

4. Jednostką lub komórką organizacyjną właściwą do koordynacji w resorcie obrony narodowej procesu nadzoru, zwaną dalej „koordynatorem”, nad projektami obejmującymi:

1) projekty rozwojowe, jest:

a) Inspektorat Uzbrojenia (IU) – w przypadku gdy następnym planowanym etapem po zrealizowaniu projektu rozwojowego jest zakup, zakup z dostosowaniem albo praca rozwojowa, realizowana w resorcie obrony narodowej obejmująca w szczególności integracje wyników projektów,

b) Inspektorat Implementacji Innowacyjnych Technologii Obronnych (I3TO) – odnośnie technik i technologii obronnych w przypadkach innych niż określone w lit. a,

c) Narodowe Centrum Kryptologii – w przypadku projektów z obszaru kryptologii i cyberbezpieczeństwa,

d) inna właściwa merytorycznie komórka lub jednostka organizacyjna wskazana przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej – w przypadkach projektów specjalistycznych realizowanych na potrzeby w szczególności Żandarmerii Wojskowej, Wojsk Specjalnych albo Departamentu Wojskowej Służby Zdrowia. Wskazanie komórki lub jednostki organizacyjnej bezpośrednio niepodległej lub nienadzorowanej przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej wymaga uzgodnienia z właściwą, w zakresie podległości lub nadzoru, osobą zajmującą kierownicze stanowisko w Ministerstwie Obrony Narodowej;

2) badania naukowe, jest:

a) I3TO – w przypadku badań z obszaru technik i technologii obronnych;

b) inna właściwa merytorycznie komórka lub jednostka organizacyjna wskazana przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej – w przypadkach innych niż określone w lit. a. Przepis ppkt 1 lit. d zdanie drugie stosuje się.

5. Do czasu wskazania przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej koordynatora, dla projektów, o których mowa w pkt 4 ppkt 1 lit. d i ppkt 2 lit. b, koordynatorem jest:

1) Departament Nauki i Szkolnictwa Wojskowego (DNiSW) – w przypadku projektów, o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW;

2) Departament Polityki Zbrojeniowej (DPZ) – w przypadku projektów, będących pracami rozwojowymi, finansowanych ze środków własnych podmiotów w szczególności tych, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 4 października 2010 r. w sprawie wykazu spółek, przedsiębiorstw państwowych i jednostek badawczo-rozwojowych, prowadzących działalność na potrzeby bezpieczeństwa i obronności państwa, a także spółek realizujących obrót z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa oraz dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa.

6. W kwestiach spornych w zakresie ustanowienia koordynatora, zgodnie z pkt 4 i 5, ostateczną decyzję podejmuje Sekretarz Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej na podstawie pisemnych stanowisk zainteresowanych komórek lub jednostek organizacyjnych.

Rozdział 2

Planowanie procesu nadzoru

7. Celem planowania procesu nadzoru nad projektami jest stworzenie właściwych warunków do ich zarządzania tak, aby cele określone w projekcie zostały osiągnięte i spełniały wymagania Sił Zbrojnych.

8. Dyrektor DNiSW inicjuje, koordynuje i nadzoruje w resorcie obrony narodowej czynności planowania procesu nadzoru dla projektów, o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW, a także występuje do Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej o wyznaczenie koordynatora.

9. Podstawą merytoryczną planowania procesu nadzoru nad projektami rozwojowymi są zatwierdzone WZTT albo ZTT. W przypadku braku zatwierdzonych WZTT oraz ZTT podstawą merytoryczną planowania procesu nadzoru może być wniosek, o którym mowa w przepisach dotyczących koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej wraz załączanymi WTT.

10. Podstawą merytoryczną planowania procesu nadzoru nad projektami obejmującymi badania naukowe jest wniosek, o którym mowa w przepisach decyzji dotyczącej koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej.

11. Koordynator, we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami lub jednostkami organizacyjnymi, na podstawie odpowiednio dokumentów, o których mowa w pkt 9 albo 10, opracowuje założenia do realizacji projektu, zwane dalej „założeniami”.

12. W założeniach koordynator określa w szczególności:

1) obszary obronności i bezpieczeństwa państwa;

2) cel główny i cele szczegółowe oraz ich relacje do celów innych projektów;

3) technologie krytyczne o znaczeniu determinującym powodzenie projektu, w szczególności dla projektów obejmujących badania naukowe;

4) czy projekt ma być w całości realizowany przez jednego wykonawcę;

5) harmonogram pożądanych terminów realizacji projektu w tym jego etapów w szczególności podlegających rozliczeniu w ramach procesu nadzoru;

6) wstępne oszacowanie kosztów;

7) wymagania w zakresie autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do wyników poszczególnych etapów projektu jak i całości projektu;

8) sposób realizacji i zarządzania projektem, w szczególności w zakresie organizacji kontroli, nadzoru i odbioru prac zapewniających osiągnięcie celów głównych i celów szczegółowych.

13. Koordynator, określając sposób realizacji i zarządzania projektem, dokonuje analizy ryzyk i identyfikuje obszary, dla których mogą wystąpić, z wysokim poziomem prawdopodobieństwa, zdarzenia mające wpływ na proces terminowego pozyskania SpW spełniającego wymagania Sił Zbrojnych.

14. Przy określaniu sposobu realizacji i zarządzania projektem, zgodnie z pkt 12 ppkt 8, koordynator uwzględnia, jeżeli jest to merytorycznie i ekonomicznie uzasadnione, ustanowienie dla wykonawcy wymogu przeniesienia autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do wyników poszczególnych etapów projektu jak i całości projektu w szczególności Dokumentacji Technicznej Wyrobu, zwanej dalej „DTW”, oraz stosownie do potrzeb Sił Zbrojnych, także praw własności do uzyskanego prototypu na rzecz Skarbu Państwa, reprezentowanego przez Ministra Obrony Narodowej.

15. Nie realizuje się czynności obejmujących opracowanie, uzgadnianie lub zatwierdzanie przez komórki lub jednostki organizacyjne dokumentów, powstałych w związku lub w wyniku realizacji projektu, w przypadku braku możliwości uwzględnienia a następnie spełnienia przez wykonawcę wymogu, o którym mowa w pkt 14. Nie dotyczy to projektów, dla których w założeniach dopuszczono taką możliwość.

16. Dla projektów rozwojowych, w założeniach, w części dotyczącej harmonogramu pożądanych terminów realizacji projektów w tym jego etapów, o których mowa w pkt 12 ppkt 5, kordynator uwzględnia oczekiwane etapy pracy rozwojowej oraz ich wyniki podlegające rozliczeniu w ramach procesu nadzoru przy odpowiednim zastosowaniu „Procedury realizacji pracy rozwojowej”, o której mowa w przepisach decyzji dotyczącej pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

17. Dla projektów rozwojowych, dla których podstawą merytoryczną planowania procesu nadzoru są WTT, przy określaniu sposobu realizacji i zarządzania projektem, zgodnie z pkt 12 ppkt 8, koordynator uwzględnia realizację etapu obejmującego fazę analityczno-koncepcyjną, w wyniku której wykonawca opracuje projekt WZTT, które poddane zostaną procedurze uzgodnień przez koordynatora i zatwierdzeniu przez Szefa IU.

18. Dla badań naukowych, w założeniach, w części dotyczącej harmonogramu pożądanych terminów realizacji projektów w tym jego etapów, o których mowa w pkt 12 ppkt 5, koordynator uwzględnia oczekiwane etapy badań naukowych oraz wyniki tych etapów podlegające rozliczeniu w ramach procesu nadzoru przy odpowiednim zastosowaniu przepisów decyzji dotyczącej koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej.

19. Na etapie opracowania przez koordynatora założeń, w celu zapewnienia właściwej kontynuacji procesu pozyskiwania SpW stanowiącego wyniki realizacji projektu, należy mieć na względzie zadania ujęte lub planowane do ujęcia w centralnych planach rzeczowych obejmujące zakupy pierwszych egzemplarzy produkcyjnych w oparciu o DTW zgodnie z „Procedurą zakupu SpW”, o której mowa w przepisach dotyczących pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

20. W uzasadnionych przypadkach, ze względów ekonomicznych lub celowościowych, zapewniających osiągnięcie założonego celu przy racjonalności zastosowanych przez wykonawcę środków i metod, na etapie planowania procesu nadzoru, możliwe jest odstąpienie od uwzględnienia w założeniach czynności określonych w pkt 16 lub 18.

21. Przy opracowaniu założeń należy zapewnić pełną zgodność pożądanych terminów realizacji projektu z wymaganiami w zakresie nadzoru nad projektem, obejmującymi ustalenie sposobu realizacji i zarządzania, o którym mowa w pkt 12 ppkt 5.

22. Założenia podlegają opiniowaniu przez zainteresowane komórki lub jednostki organizacyjne, w szczególności DNiSW, IU, I3TO, DPZ, Zarząd Planowania Rzeczowego – P8 oraz gestora, stosownie do ich właściwości, a następnie podlegają uzgodnieniu przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej.

23. Minister Obrony Narodowej akceptuje zaopiniowane i uzgodnione założenia przedkładane przez:

1) Dyrektora DNiSW, za pośrednictwem osoby zajmującej kierownicze stanowisko w Ministerstwie Obrony Narodowej, której DNiSW jest podporządkowany – w zakresie projektów, o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW;

2) koordynatora, za pośrednictwem Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej – w zakresie projektów innych niż określone w ppkt 1.

24. Przedstawiciel koordynatora bierze udział w ocenie wniosków złożonych w konkursach na wykonanie projektów oraz w negocjacjach warunków umów dla projektów, o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW.

25. Na podstawie zaakceptowanych przez Ministra Obrony Narodowej założeń oraz umowy zawartej przez zlecającego z wykonawcą projektu, koordynator opracowuje projekt wniosku o podjęcie czynności nadzoru nad projektem realizowanym w obszarze obronności i bezpieczeństwa państwa poza resortem obrony narodowej, zwany dalej „wnioskiem o podjęcie czynności nadzoru”. Wzór wniosku o podjęcie czynności nadzoru zawiera załącznik do wytycznych.

26. Projekt wniosku o podjęcie czynności nadzoru, określa w szczególności komórki lub jednostki organizacyjne opracowujące, uzgadniające lub zatwierdzające dokumenty powstałe w związku lub w wyniku realizacji projektu. Dla projektów rozwojowych „Procedurę realizacji pracy rozwojowej”, o której mowa w przepisach decyzji dotyczącej pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej stosuje się odpowiednio.

27. Szef IU zatwierdza dokumenty powstałe w związku lub w wyniku realizacji projektu rozwojowego w szczególności WZTT oraz dokumenty wskazane w „Procedurze realizacji pracy rozwojowej”, o której mowa w przepisach decyzji dotyczącej pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, dla których realizuje czynność zatwierdzania.

28. Komórki lub jednostki organizacyjne, przy opracowywaniu w resorcie obrony narodowej dokumentów, mogą wykorzystywać dokumenty powstałe w wyniku lub w związku z realizacją projektu w przypadku gdy:

1) w umowie zawartej pomiędzy zlecającym a wykonawcą dopuszczono taką możliwość lub wskazano Skarb Państwa, reprezentowany przez Ministra Obrony Narodowej, jako właściciela wyników projektu w tym jego etapów;

2) nadano, odrębnymi przepisami, Skarbowi Państwa, w tym reprezentowanemu przez Ministra Obrony Narodowej, uprawnienia do korzystania z wyników projektu.

29. W przypadku gdy dla projektów rozwojowych w założeniach nie określono wymogu odpowiedniego stosowania przepisów „Procedury realizacji pracy rozwojowej”, o której mowa w przepisach decyzji dotyczącej pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, oraz ze względu na oczekiwany czas realizacji projektu dopuszcza się stosowanie będących w dyspozycji wykonawcy, środków i metod zapewniających osiągnięcie przyjętych w projekcie celów.

30. Udział przedstawicieli resortu obrony narodowej w zespole nadzorującym określa się na podstawie ustalonego szczegółowego sposobu realizacji i zarządzania projektem mając na względzie:

1) złożoność merytoryczną problematyki, wymagającą zaangażowania większej liczby ekspertów resortu obrony narodowej z różnych dziedzin (dotyczy złożonych systemów SpW wymagającego zaangażowania kilku gestorów oraz centralnego organu logistycznego);

2) możliwy międzynarodowy charakter realizacji projektu;

3) złożoność procesu pod względem przyjętej formuły zarządzania projektem oraz wymaganego sposobu jego nadzorowania jak i odbiorów wyników etapu projektu.

31. Projekt wniosku o podjęcie czynności nadzoru podlega uzgodnieniu z dowódcą, szefem lub dyrektorem komórki lub jednostki organizacyjnej wyszczególnionej we wniosku oraz z dyrektorem DNiSW, DPZ, Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych i Szefem IU, w przypadku gdy nie sprawuje funkcji koordynatora oraz gdy projekt wniosku dotyczy projektu rozwojowego oraz z Szefem I3TO, w przypadku gdy nie sprawuje funkcji koordynatora.

32. W przypadku braku możliwości uzyskania uzgodnienia projektu wniosku o podjęcie czynności nadzoru ostateczną decyzję w kwestiach spornych podejmuje Sekretarz Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej na podstawie pisemnych stanowisk koordynatora oraz komórki lub jednostki organizacyjnej nie uzgadniającej projektu wniosku. Komórka lub jednostka organizacyjna bezpośrednio niepodlegająca Sekretarzowi Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej lub przez niego nienadzorowana pisemne stanowisko przedkłada za pośrednictwem osoby zajmującej kierownicze stanowisko w Ministerstwie Obrony Narodowej, której ona podlega albo która sprawuje nad nią nadzór.

33. Uzgodniony projekt wniosku o podjęcie czynności nadzoru podlega akceptacji przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej.

34. Zaakceptowany przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Nordowej wniosek o podjęcie czynności nadzoru stanowi podstawę formalną dla koordynatora do występowania do dowódców, szefów lub dyrektorów komórek lub jednostek organizacyjnych o imienne wskazanie osób do zespołu nadzorującego, zgodnie z wnioskiem o podjęcie czynności nadzoru. Wykaz imienny osób wydzielonych z poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych do zespołu nadzorującego podlega bieżącemu uaktualnieniu przez koordynatora.

35. W projektach, o którym mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW, dopuszcza się wskazanie przedstawiciela resortu obrony narodowej do sprawowania funkcji przewodniczącego zespołu nadzorującego. W takim przypadku funkcję sekretarza zespołu nadzorującego pełni przedstawiciel zlecającego.

36. Potrzebę wskazania przedstawiciela resortu obrony narodowej do sprawowania funkcji przewodniczącego zespołu nadzorującego określa się, wraz z uzasadnieniem, w projekcie wniosku o podjęcie czynności nadzoru.

37. Osoby wskazane do zespołu nadzorującego, zgodnie z pkt 34, muszą posiadać wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu projektu podlegającego procesowi nadzoru.

38. Koordynator podejmuje działania zapewniające nadzór nad projektem zgodnie z założeniami zaakceptowanymi przez Ministra Obrony Narodowej, wymaganiami Sił Zbrojnych, wnioskiem o podjęcie czynności nadzoru oraz innymi dokumentami merytorycznymi.

39. Do momentu zaakceptowania wniosku o podjęcie czynności nadzoru przedstawiciel koordynatora jest przedstawicielem Ministra Obrony Narodowej w zespole nadzorującym projekt, o którym mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW.

40. W przypadku, o którym mowa w pkt 39, koordynator może występować do dowódców, szefów lub dyrektorów komórek lub jednostek organizacyjnych o wskazanie przedstawicieli do zespołu nadzorującego.

Rozdział 3

Realizacja procesu nadzoru

41. Rozpoczęcie realizacji procesu nadzoru nad projektem odbywa się od chwili powołania przez zlecającego zespołu nadzorującego. Koordynator przekazuje pisemną informację dowódcom, szefom lub dyrektorom komórek lub jednostek organizacyjnych wydzielających swoich przedstawicieli do zespołu nadzorującego, która zawiera w szczególności nazwę projektu oraz datę planowanego pierwszego posiedzenia zespołu nadzorującego.

42. Koordynator w procesie nadzoru odpowiada w szczególności za:

1) realizację całości przedsięwzięć związanych z udziałem przedstawicieli resortu obrony narodowej w zespołach nadzorujących w tym:

a) prowadzenie korespondencji pomiędzy resortem obrony narodowej a zlecającym w zakresie projektów, które będą poddawane procesowi nadzoru,

b) prowadzenie korespondencji wewnątrz resortu obrony narodowej związanej z nadzorowanymi projektami w zakresie wypracowania jednolitego stanowiska resortu w sprawach istotnych obejmujących w szczególności wypracowanie rekomendacji o potrzebie kontynuowania lub przerwaniu realizacji projektu,

c) przygotowywanie, w oparciu o opinie osób wyznaczonych do zespołu nadzorującego, projektów stanowiska resortu obrony narodowej dotyczących realizacji nadzorowanych projektów w tym w szczególności zgodności ich realizacji z założeniami zaakceptowanymi przez Ministra Obrony Narodowej,

d) gromadzenie, archiwizację i udostępnianie dokumentacji związanej z nadzorowanymi projektami w szczególności dokumentami stanowiącymi wyniki zakończonych etapów jak i całości projektów oraz korespondencji związanej z opracowaniem, opiniowaniem i uzgodnieniem założeń oraz korespondencji, o której mowa w lit. a i b,

e) koordynowanie procesu opiniowania i uzgadniania dokumentów otrzymanych od wykonawcy projektu, poprzez zlecającego,

f) koordynowanie realizacji projektów odpowiednio i zgodnie z etapami jak i czynnościami określonymi na podstawie przepisów dotyczących koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej – w przypadku badań naukowych;

2) przygotowywanie raportów i opinii dotyczących nadzorowanych projektów na potrzeby osób zajmujących kierownicze stanowiska w Ministerstwie Obrony Narodowej oraz raportu rocznego, opracowywanego w terminie do dnia 28 lutego, przekazywanego do:

a) DNiSW – dla projektów, o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW,

b) DPZ – dla pozostałych projektów;

3) koordynowanie współpracy pomiędzy zespołami nadzorującymi projekty realizowane w ramach programu operacyjnego lub zespołami nadzorującymi prace rozwojowe realizowane w resorcie obrony narodowej;

4) nadzorowanie poprawności funkcjonowania zespołów nadzorujących, w części dotyczącej resortu obrony narodowej, w szczególności w zakresie zapewnienia ochrony interesu Sił Zbrojnych;

5) prowadzenie szkoleń, instruktaży oraz bieżących konsultacji dla osób wyznaczonych z resortu obrony narodowej do zespołów nadzorujących;

6) reprezentowanie resortu obrony narodowej w kontaktach ze zlecającym oraz z wykonawcami nadzorowanych projektów. Kontakty z wykonawcami nadzorowanych projektów koordynator realizuje poprzez zlecającego;

7) inicjowanie przeglądów krytycznych nadzorowanych projektów, przeprowadzanych przez zespoły nadzorujące;

8) zagospodarowanie aktywów trwałych uzyskanych w wyniku realizacji nadzorowanych projektów.

43. Przedstawiciele resortu obrony narodowej wyznaczeni do zespołu nadzorującego w procesie nadzoru są obowiązani do:

1) osobistego uczestnictwa w posiedzeniach zespołu nadzorującego. W przypadku braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu zespołu nadzorującego dowódca, szef lub dyrektor komórki lub jednostki organizacyjnej wydzielającej osobę do zespołu nadzorującego pisemnie zawiadamia koordynatora o powodach jej nieobecności z jednoczesnym wskazaniem innej osoby w zastępstwie;

2) realizacji czynności w ramach zespołu nadzorującego;

3) przedstawiania, stosownie do posiadanych kompetencji, opinii i wniosków na posiedzeniach zespołu nadzorującego lub w trybie odrębnym, jeżeli przewodniczący zespołu nadzorującego dopuścił taką możliwość mając na względzie założenia zaakceptowane przez Ministra Obrony Narodowej lub wymagania Sił Zbrojnych;

4) udziału, w ramach zespołu nadzorującego, w opracowywaniu dokumentów związanych z procesem nadzoru;

5) udziału w przeglądach krytycznych projektów;

6) prowadzenia bieżącej analizy ryzyka, w zakresie posiadanych kompetencji, w szczególności identyfikacji możliwych zagrożeń w realizacji nadzorowanego projektu oraz ich wpływu na przewidywane do osiągnięcia cele oraz spełnienia wymagań Sił Zbrojnych;

7) przedstawiania przewodniczącemu zespołu nadzorującego propozycji działań naprawczych lub ograniczających możliwość zajścia zdarzeń mogących mieć negatywny wpływ na cele projektu jak i spełnienie wymagań Sił Zbrojnych;

8) udziału w odbiorach wyników poszczególnych etapów i całości projektu;

9) udziału w procesie opiniowania i uzgadniania dokumentów wytworzonych w ramach projektu, podlegającego procesowi nadzoru;

10) opracowywania projektów pism (wystąpień) dowódcy, szefa lub dyrektora jednostki lub komórki organizacyjnej resortu, która wydzieliła osobę do zespołu nadzorującego dotyczących procesu nadzoru jak i nadzorowanych projektów. Przy adresowaniu pism (wystąpień) należy stosować zasadę, że stroną reprezentującą resort obrony narodowej w kontaktach z wykonawcami i zlecającym jest koordynator;

11) udziału w szkoleniach i instruktażach organizowanych przez koordynatora dla osób wyznaczonych z resortu obrony narodowej do zespołów nadzorujących.

44. Koordynator oraz przedstawiciele resortu obrony narodowej w zespole nadzorującym w ramach realizacji procesu nadzoru weryfikują realizację założeń zaakceptowanych przez Ministra Obrony Narodowej.

45. W przypadku, gdy w trakcie realizacji projektu okaże się, że jego wyniki nie spełniają założeń zaakceptowanych przez Ministra Obrony Narodowej, przedstawiciel resortu obrony narodowej w zespole nadzorującym albo przedstawiciel wiodący, w przypadku występowania przedstawiciela wiodącego może złożyć wniosek do przewodniczącego zespołu nadzorującego o wstrzymanie, weryfikację albo przerwanie realizacji projektu. Wniosek przedkłada się do wiadomości koordynatora.

46. Do zarządzania dokumentacją techniczną, wytworzoną w wyniku realizacji projektów, w stosunku do których podjęte były czynności nadzoru oraz zostały spełnione warunki, o których mowa w pkt 28, stosuje się odpowiednio przepisy decyzji Nr 349/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 20 września 2011 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji w sprawie zarządzania dokumentacja techniczną Uzbrojenia i Sprzętu Wojskowego” oraz „Instrukcji w sprawie określenia wymagań na dokumentację techniczną Uzbrojenia i Sprzętu Wojskowego” (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 287).

47. Do czynności związanych z zagospodarowaniem aktywów trwałych uzyskanych w wyniku realizacji nadzorowanych projektów, w stosunku do których zostały spełnione warunki, o których mowa w pkt 28, stosuje się odpowiednio:

1) dla projektów badawczych – przepisy „Procedury zagospodarowania wyników badań naukowych”, o której mowa w przepisach decyzji dotyczącej koordynacji, planowania i realizacji badań naukowych w resorcie obrony narodowej;

2) dla projektów rozwojowych – przepisy „Procedury zagospodarowania aktywów trwałych, uzyskanych w wyniku realizacji prac związanych z pozyskiwaniem nowego sprzętu wojskowego”, o której mowa w przepisach decyzji dotyczącej pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

48. Czynności zamawiającego określone w procedurach, o których mowa w pkt 47, wykonuje koordynator.

49. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się wprowadzanie zmian w zaakceptowanym przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej wniosku o podjęcie czynności nadzoru mając na względzie cel planowania procesu nadzoru, o którym mowa w pkt 7, założenia zaakceptowane przez Ministra Obrony Narodowej oraz wymagania Sił Zbrojnych.

50. Zmian we wniosku dokonuje koordynator w formie aneksu lub opracowania nowego wniosku o podjęcie czynności nadzoru, w przypadku gdy wprowadzone zmiany doprowadziłyby do utraty czytelności wniosku. Przepisy pkt 26–33 stosuje się odpowiednio.

51. Do aneksu lub wniosku, o którym mowa w pkt 50, dołącza się uzasadnienie zawierające wyjaśnienie przyczyn faktycznych lub prawnych wprowadzanych zmian wraz z oceną wpływu wprowadzanych zmian na cel planowania procesu nadzoru, o którym mowa w pkt 7, na realizację założeń zaakceptowanych przez Ministra Obrony Narodowej oraz na wymagania Sił Zbrojnych.

52. Aneks lub wniosek, o którym mowa w pkt 50, podlega uzgodnieniu z dowódcą, szefem lub dyrektorem komórki lub jednostki organizacyjnej, którego on dotyczy jak i z osobami funkcyjnymi, które uzgadniały wniosek o podjęcie czynności nadzoru przed zmianą.

53. W przypadku braku możliwości uzyskania uzgodnienia wniosku, o którym mowa w pkt 52, ostateczną decyzję w kwestiach spornych podejmuje Sekretarz Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej na podstawie pisemnych stanowisk koordynatora oraz komórki lub jednostki organizacyjnej nie uzgadniającej projektu wniosku po uzyskaniu opinii Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych oraz Szefa IU, w przypadku gdy nie sprawuje funkcji koordynatora, a projekt wniosku dotyczy projektu rozwojowego, a także Szefa I3TO, w przypadku gdy nie sprawuje funkcji koordynatora.

54. Koordynator opracowuje raport końcowy z nadzoru nad projektem, w związku z rozliczeniem projektu przez wykonawcę ze zlecającym. Raport końcowy zawiera informacje dotyczące w szczególności:

1) rodzaju, nazwy i kryptonimu projektu;

2) wykonawcy projektu;

3) składu zespołu nadzorującego projekt;

4) podstaw formalnych realizacji projektu;

5) podstaw merytorycznych realizacji projektu;

6) celu i zakresu projektu;

7) przebiegu realizacji projektu;

8) uzyskanych wyników projektu, w tym istotnych dokumentów powstałych w wyniku lub w związku z realizacją projektu;

9) poniesionych nakładów finansowych na realizację projektu w poszczególnych latach;

10) wniosków końcowych z realizacji czynności nadzoru nad projektem.

55. Koordynator zatwierdza raport, o którym mowa w pkt 54, po uzyskaniu opinii komórek lub jednostek organizacyjnych uzgadniających wniosek o podjęcie czynności nadzoru.

56. Zatwierdzony raport, o którym mowa w pkt 55, wraz z opiniami komórek lub jednostek organizacyjnych koordynator przekazuje do wiadomości Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej za pośrednictwem:

1) DNiSW – dla projektów, o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW;

2) DPZ – dla pozostałych projektów.

57. Dla projektów niejawnych koordynator określa czynności nadzoru przy odpowiednim zastosowaniu wytycznych mając na względzie przepisy dotyczące ochrony informacji niejawnych.

Rozdział 4

Przepisy przejściowe

58. Do projektów, dla których zlecający zawarł z wykonawcą umowę na realizację projektu przed dniem 28 lutego 2014 r. koordynator, wskazany na podstawie pkt 3 decyzji, kontynuuje albo podejmuje działania mające na celu dostosowanie istniejącego procesu nadzoru do zasad określonych w niniejszych wytycznych, a w szczególności:

1) inicjuje dokonanie przeglądu krytycznego nadzorowanego projektu;

2) opracowuje, uzgadnia i przedkłada do akceptacji Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej projekt wniosku o podjęcie czynności nadzoru, o którym mowa w pkt 25, mając na względzie założenia zaakceptowane przez Ministra Obrony Narodowej oraz wymagania Sił Zbrojnych, jeżeli istnieją. Postanowienia wytycznych stosuje się odpowiednio z zastrzeżeniem, że czynności związane z:

a) opracowywaniem oraz uzgadnianiem w resorcie obrony narodowej dokumentów powstałych w związku lub w wyniku realizacji projektu rozwojowego oraz dokumenty wskazane w „Procedurze realizacji pracy rozwojowej”, o której mowa w przepisach dotyczących pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, realizuje koordynator,

b) zatwierdzaniem dokumentów powstałych w związku lub w wyniku realizacji projektu rozwojowego w szczególności WZTT oraz dokumenty wskazane w „Procedurze realizacji pracy rozwojowej”, o której mowa w przepisach dotyczących pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, realizuje Szef IU;

3) określa w szczególności:

a) czynności wymagane do wykonania przez przedstawicieli resortu obrony narodowej wydzielonych do prac w zespołach nadzorujących,

b) czynności niezbędne do wykonania przez zlecającego w celu zapewnienia efektywnego procesu nadzoru oraz właściwego udziału przedstawicieli resortu obrony narodowej w pracach zespołów nadzorujących;

4) organizuje szkolenie, o którym mowa w pkt 42 ppkt 5, dla osób wydzielonych do prac w zespołach nadzorujących w szczególności w zakresie obowiązujących przepisów normujących proces nadzoru nad projektami w tym wytycznych oraz regulaminu zespołu nadzorującego;

5) realizuje czynności nadzoru nad projektem zgodnie z zaakceptowanym przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej wnioskiem o podjęcie czynności nadzoru, o którym mowa w ppkt 2.

59. W uzasadnionych przypadkach w celu zapewnienia właściwej organizacji Badań Kwalifikacyjnych, przy odpowiednim zastosowaniu „Procedury realizacji pracy rozwojowej”, o której mowa w przepisach decyzji dotyczącej pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, koordynator może powołać nieetatowy Zespół Zadaniowy, w skład którego wejdą oprócz przedstawicieli IU, w zależności od potrzeb, przedstawiciele innych instytucji wskazanych we wniosku o podjęcie czynności nadzoru. Powołanie Zespołu Zadaniowego ujmuje się we wniosku o podjęcie czynności nadzoru, o którym mowa w pkt 58 ppkt 2.

60. W przypadku braku możliwości uzyskania uzgodnienia projektu wniosku o podjęcie czynności nadzoru, o którym mowa w pkt 58 ppkt 2, przepisy pkt 32 stosuje się.

61. W przypadku braku możliwości wykonania czynności, o których mowa w pkt 58 ppkt 3 lit. b, proces nadzoru realizowany przez resort obrony narodowej można ograniczyć do monitorowania realizacji projektu wraz z oceną wyników projektu po jego zakończeniu. We wniosku o podjęcie czynności nadzoru określa się tryb i zasady dokonywania oceny wyników projektu.

62. Decyzję w zakresie, o którym mowa w pkt 61, dla projektów, o których mowa w § 2 ust. 2 rozporządzenia MNiSW podejmuje koordynator w uzgodnieniu z Dyrektorem DNiSW, a dla pozostałych projektów w uzgodnieniu z Dyrektorem DPZ.

63. Proces nadzoru, o którym mowa w pkt 61, może być także zastosowany w przypadkach braku możliwości podjęcia efektywnych czynności nadzoru przez resort obrony narodowej w przypadku spełnienia co najmniej jednego z poniższych warunków:

1) braku zgody wykonawcy na przeniesienie na Skarb Państwa, reprezentowany przez Ministra Obrony Narodowej, autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do wyników poszczególnych etapów projektu jak i całości projektu, a dla projektów rozwojowych praw do DTW lub praw własności do uzyskanego prototypu,

2) krótkiego terminu zakończenia realizacji projektu,

3) braku możliwości zrealizowania czynności niezbędnych do wykonania przez zlecającego, o których mowa w pkt 58 ppkt 3 lit. b,

4) stwierdzenia przez koordynatora, w wyniku dokonania przeglądu krytycznego, że projekt jest realizowany w sposób niezapewniający zrealizowania założeń zaakceptowanych przez Ministra Obrony Narodowej.

64. Do projektów rozwojowych przewidywanych albo objętych procesem nadzoru, których:

1) realizacja nie została rozpoczęta przed dniem 28 lutego 2014 r.,

2) podstawą formalną ich realizacji są założenia do realizacji projektów, o których mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia MNiSW,

3) podstawą merytoryczną realizacji nie są dokumenty, o których mowa w pkt 9 albo 10

– w ramach czynności, o których mowa w pkt 58, koordynator rekomenduje zlecającemu zmianę warunków realizacji umowy poprzez wprowadzenie etapu obejmującego fazę analityczno-koncepcyjną, w wyniku której wykonawca opracuje projekt WZTT, które poddane zostaną procedurze uzgodnień przez koordynatora i zatwierdzeniu przez Szefa IU. Postanowienia wytycznych stosuje się odpowiednio.

65. W celu zapewnienia ciągłości nadzoru nad projektami objętymi procesem nadzoru przed dniem 28 lutego 2014 r., do czasu zrealizowania czynności, o których mowa w pkt 58, zespoły nadzorujące funkcjonują w składzie i na zasadach dotychczas obowiązujących. W przypadku konieczności dokonania zmian w składzie zespołów nadzorujących, dowódcy, szefowie lub dyrektorzy komórek lub jednostek organizacyjnych lub ich następcy prawni wyznaczają, na wniosek koordynatora, swoich przedstawicieli do składu zespołów nadzorujących.

Załącznik do Wytycznych Ministra Obrony Narodowej
dotyczących planowania i realizacji w resorcie obrony narodowej czynności nadzoru nad projektami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa realizowanymi poza resortem obrony narodowej

WZÓR – WNIOSEK O PODJĘCIE CZYNNOŚCI NADZORU NAD PROJEKTEM REALIZOWANYM W OBSZARZE OBRONNOŚCI I BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA POZA RESORTEM OBRONY NARODOWEJ