Na podstawie art. 6 ust. 2i, w związku z art. 19 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506) oraz art. 2 pkt 23 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 189 i 852 oraz z 2014 r. poz. 932) ustala się, co następuje:

Załącznik do decyzji Nr 302/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 14 października 2016 r. (poz. 174)

INSTRUKCJA ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W ARCHIWUM ŻANDARMERII WOJSKOWEJ

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1

Instrukcja zarządzania dokumentacją w Archiwum Żandarmerii Wojskowej, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją, stanowiącą zasób Archiwum Żandarmerii Wojskowej, w tym:

1) zasady przygotowania dokumentacji do przekazania do archiwum,

2) tryb i zasady przyjmowania dokumentacji do archiwum;

3) zasady i sposób prowadzenia środków ewidencyjnych archiwum;

4) zasady i sposób przechowywania oraz zabezpieczania dokumentacji;

5) zasady udostępniania dokumentacji jednostkom organizacyjnym Żandarmerii Wojskowej.

§ 2

Określenia użyte w Instrukcji oznaczają:

1) archiwum – Archiwum Żandarmerii Wojskowej;

2) digitalizacja – wykonywanie kopii cyfrowych z przechowywanych w archiwum materiałów archiwalnych oraz zapisywanie ich na informatyczne nośniki danych;

3) dokumentacja niejawna – dokumentację zawierającą informacje niejawne chronione stosownymi klauzulami tajności;

4) jednolity rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, służący do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt;

5) jednostka organizacyjna Żandarmerii Wojskowej – Komendę Główną Żandarmerii Wojskowej, Oddziały Specjalne Żandarmerii Wojskowej, Oddziały Żandarmerii Wojskowej, Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej, Oddział Zabezpieczenia Żandarmerii Wojskowej, Wydziały Żandarmerii Wojskowej;

6) klasyfikacja archiwalna – system podziału i układu dokumentów według tytułów i haseł klasyfikacyjnych, ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt jednostki organizacyjnej;

7) kwalifikacja archiwalna – przyporządkowanie dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej określającej okres jej przechowywania, przeprowadzana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt;

8) materiały archiwalne – wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, bez względu na sposób wytworzenia, mające znaczenie jako źródło informacji – powstałe w przeszłości i powstające współcześnie, które ze względu na swoją wartość historyczną kwalifikują się do wieczystego przechowywania w archiwum;

9) skontrum – kontrolę stanu liczbowego zasobu archiwalnego, polegającą na jego fizycznym porównaniu z właściwymi środkami ewidencyjnymi;

10) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie czy instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt;

11) spis akt – formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z jednostek organizacyjnych do archiwum, oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

12) symbol kwalifikacyjny – oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej jednolitym rzeczowym wykazem akt: „A” dla materiałów archiwalnych oraz „B” i „BE” z dodaniem cyfr arabskich, a także „Bc” dla dokumentacji niearchiwalnej (cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt);

13) symbol klasyfikacyjny – oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Rozdział 2

Gromadzenie dokumentacji

§ 3

Jednostki organizacyjne Żandarmerii Wojskowej przekazują do archiwum materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną oznaczoną kategorią archiwalną B10 oraz o dłuższym okresie przechowywania, nie później niż po upływie 5 lat od jej wytworzenia.

§ 4

Za przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum odpowiedzialny jest kierownik jednostki organizacyjnej przekazującej akta.

§ 5

Przygotowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej do przekazania do archiwum odbywa się według poniższych zasad:

1) zakwalifikowanie i zaklasyfikowanie dokumentacji, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt;

2) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami, z zachowaniem kolejności wpływu oraz chronologii w obrębie sprawy, począwszy od najwcześniejszego pisma;

3) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism, wyjęcie metalowych lub plastikowych części spinających (zszywek, spinaczy);

4) umieszczenie dokumentacji, w formie w jakiej zostały wytworzone, w opakowaniu dostosowanym do ich rozmiaru, wykonanym z materiału litego bezkwasowego;

5) dokumenty w teczce powinny być spięte klipsami archiwizacyjnymi lub związane sznurkiem i opieczętowane;

6) grubość teczki nie może przekraczać 5 cm;

7) ponumerowanie stron teczki akt, poprzez umieszczenie kolejnego numeru w górnym rogu, przy zewnętrznej krawędzi każdej zapisanej strony – przy pomocy numeratora lub miękkiego ołówka (każdy tom należy numerować oddzielnie), ostateczną liczbę stron podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki opakowania w formie zapisu: Niniejsze ... [rodzaj opakowania] zawiera ... stron kolejno ponumerowanych.;

8) w przypadku zaplombowanych pakietów, informację o liczbie stron podaje się na odwrocie koperty;

9) opisanie pierwszej strony okładki akt zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do Instrukcji;

10) zamieszczenie na początku każdej teczki kategorii A spisu spraw lub spisu dokumentów nietworzących akt sprawy;

11) umieszczenie teczek akt w opakowaniach zbiorczych (np.: pudło, teka), wykonanych z materiału litego bezkwasowego (opakowania zbiorcze opisuje pracownik archiwum po przyjęciu dokumentacji do archiwum, przez umieszczenie na grzbiecie: nazwy wytwórcy akt sygnatur jednostek archiwalnych umieszczonych wewnątrz);

12) opakowania o których mowa w pkt 4 i 11 powinny spełniać wymogi wyszczególnione w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743);

13) materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna przygotowana do przekazania do archiwum, przed obowiązywaniem zapisów niniejszej Instrukcji, mogą zostać przyjęte do archiwum na podstawie przepisów obowiązujących w chwili przygotowywania teczek, po uprzednim uzgodnieniu z kierownikiem archiwum.

§ 6

1. Układ teczek dokumentacji z pracy operacyjno-rozpoznawczej, wymagane w niej druki oraz wzór okładki regulują odrębne przepisy.

2. Kartki ewidencji operacyjnej przekazuje się do archiwum w kopertach lub innych dostosowanych do przechowywania opakowaniach bez konieczności ich łączenia (spinania, sznurowania). O układzie kartek w kopertach decyduje osoba przekazująca dokumentację do archiwum. Wzór opisu koperty stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji.

3. Zasady sporządzania spisów akt dokumentacji z pracy operacyjno-rozpoznawczej określone zostaną w odrębnych przepisach.

§ 7

1. Dokumentacja, o której mowa w § 6, przechowywana jest w archiwum w formie opieczętowanego pakietu w celu uniemożliwienia zapoznania się z nią przez osoby nieuprawnione.

2. Przekazanie dokumentacji w formie przedstawionej w ust. 1 odbywa się w archiwum w obecności pracownika archiwum, który przed zaplombowaniem pakietu sprawdza jego zawartość pod względem formalnym.

§ 8

Komendant Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej, na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej przekazującej dokumentację, wyznacza pracownika archiwum do udzielenia wskazówek w zakresie właściwego zaklasyfikowania oraz przygotowania dokumentacji do przekazania.

§ 9

1. Materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną przekazuje się do archiwum na podstawie spisu akt, stanowiącego załącznik nr 2 do Instrukcji, przy czym:

1) nazwę twórcy akt stanowi pełna nazwa jednostki organizacyjnej, która je wytworzyła;

2) spisowi akt numer nadaje archiwum w momencie przyjęcia dokumentacji;

3) daty skrajne przekazywanych teczek akt należy podać w systemie rocznym;

4) poszczególne pozycje spisu należy rozdzielać separatorem, każda kolejna strona spisu powinna zaczynać się od umieszczenia nagłówka tabeli, wiersze tabeli nie powinny być rozdzielone na dwóch stronach;

5) tytuł teczki akt powinien być zgodny z hasłem klasyfikacyjnym występującym w rzeczowym wykazie akt, na podstawie którego dana teczka była klasyfikowana;

6) spis akt należy wykonać w formacie A4, w pionowym układzie strony, w wydruku dwustronnym (czcionka 12 pt.), z marginesem na zszycie o szerokości 3,5 cm;

7) spisy wykonuje się oddzielnie dla każdej kategorii archiwalnej oraz w przypadku dokumentacji niejawnej oddzielnie dla materiałów o poszczególnej klauzuli tajności.

2. Spis akt sporządza się w trzech egzemplarzach, z których pierwszy przeznaczony jest dla jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację, natomiast pozostałe dwa pozostają w archiwum. Spisy akt przekazuje się w formie wydruku i na nośniku elektronicznym, w formacie określonym przez kierownika archiwum.

§ 10

1. Zamiar przekazania dokumentacji do archiwum, jest uzgadniany w trybie roboczym z kierownikiem archiwum.

2. Kierownik archiwum sprawdza pod względem formalnym sposób opracowania przedstawionych projektów spisów, a następnie:

1) w razie zaakceptowania spisów, uzgadnia z osobą upoważnioną do przekazania dokumentów termin przekazania dokumentacji do archiwum;

2) w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uchybień, odsyła spisy do ponownego sporządzenia, jednocześnie przekazując wskazówki dotyczące uzupełnienia braków.

§ 11

Przyjęcie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwum polega na:

1) sprawdzeniu pod względem formalnym stanu przygotowania przekazywanej dokumentacji;

2) przyjęciu ilościowym przekazywanej dokumentacji, na podstawie spisów akt;

3) nadaniu przez pracownika archiwum, każdej nowoprzyjętej jednostce archiwalnej sygnatury archiwalnej, to jest niepowtarzalnego numeru ewidencyjnego stanowiącego połączenie numeru spisu akt, roku w którym przyjęto dokumentację oraz liczby porządkowej teczki w spisie akt;

4) podpisaniu czytelnie spisów zdawczo-odbiorczych przez osobę przekazującą i przyjmującą akta z podaniem daty przekazania.

§ 12

W przypadku stwierdzenia niespełnienia wymogów prawidłowego przygotowania akt do przekazania, kierownik archiwum odmawia przyjęcia dokumentacji uzasadniając swoją decyzję na piśmie.

§ 13

Fakt przyjęcia dokumentów do archiwum odnotowuje się niezwłocznie w urządzeniach ewidencyjnych.

Rozdział 3

Ewidencja archiwalna

§ 14

Akta przechowywane w archiwum muszą być objęte ewidencją. Nie wolno przechowywać akt niezaewidencjonowanych oraz w stanie nieuporządkowanym.

§ 15

Na ewidencję prowadzoną w archiwum składają się:

1) spisy akt przekazanych;

2) rejestr spisów akt;

3) rejestr zezwoleń na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do Instrukcji;

4) książka ewidencji akt wypożyczonych i udostępnionych;

5) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz z dołączonymi spisami dokumentacji niearchiwalnej i zezwoleniami na zniszczenie;

6) elektroniczne bazy danych;

7) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu udostępnionych akt;

8) protokoły skontrum zasobu.

§ 16

Spisy akt przekazanych do archiwum rejestruje się w kolejności wpływu i nadaje kolejny numer zgodnie z rejestrem spisów, stanowiącym załącznik nr 4 do Instrukcji. Jeden egzemplarz spisów akt przechowuje się według kolejności numerów z rejestru natomiast drugi według jednostek organizacyjnych przekazujących akta. Drugi egzemplarz spisów akt przeznaczony jest do działalności bieżącej.

§ 17

Urządzenia ewidencyjne archiwum stanowią materiał archiwalny.

Rozdział 4

Przechowywanie, zabezpieczanie oraz skontrum zasobu archiwalnego

§ 18

Pomieszczenia archiwum spełniają warunki zgodne z Polską Normą PN-ISO 11799 z czerwca 2006 r. Informacja i dokumentacja. Wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych.

§ 19

Magazyny archiwum służą wyłącznie do przechowywania zasobu archiwum. Dla akt oznaczonych klauzulą „ściśle tajne” oraz „tajne” przeznacza się odrębne pomieszczenie, podobnie jak dla materiałów archiwalnych oraz dokumentacji kryminalnej.

§ 20

Dokumentację niejawną przechowuje się w pomieszczeniach magazynowych spełniających warunki określone w przepisach wydanych na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1167).

§ 21

Akta w magazynach przechowuje się w kartonach zbiorczych w układzie pionowym, akta o formatach niestandardowych mogą być przechowywane luzem w układzie poziomym.

§ 22

Dołączone do akt informatyczne nośniki danych przechowywane są oddzielnie.

§ 23

W celu zabezpieczenia zasobu archiwum materiały archiwalne jawne poddaje się procesowi digitalizacji.

§ 24

1. W pomieszczeniach magazynowych:

1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) zabrania się spożywania posiłków i napojów.

2. Nie pozostawia się pomieszczenia magazynowego bez uprzedniego zabezpieczenia przed niepowołanym wejściem.

§ 25

1. W celu regularnej kontroli przechowywanego zasobu w archiwum przeprowadza się raz na dwa lata skontrum całości zasobu archiwum.

2. Kierownik archiwum może zarządzić przeprowadzenie skontrum w innym terminie jeżeli wystąpiły uzasadnione przesłanki do sprawdzenia zasobu archiwum.

§ 26

Skontrum dokumentacji stanowiącej zasób archiwum polega na:

1) porównaniu zapisów w urządzeniach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych, a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§ 27

1. Skontrum przeprowadza, na polecenie kierownika archiwum, komisja skontrowa składająca się z co najmniej dwóch członków.

2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala kierownik archiwum.

3. Z przeprowadzonej kontroli komisja skontrowa sporządza protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Instrukcji.

Rozdział 5

Udostępnianie dokumentacji zgromadzonej w archiwum

§ 28

1. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej do celów służbowych jednostkom organizacyjnym Żandarmerii Wojskowej oraz ich komórkom odbywa się w archiwum, za zgodą komendanta Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej, poprzez:

1) umożliwienie osobistego zapoznania się przez interesantów z oryginalnymi materiałami;

2) przekazanie interesantom informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;

3) przekazanie interesantom kopii dokumentów;

4) wypożyczanie akt poza archiwum.

2. Zgodę na udostępnianie materiałów z pracy operacyjno-rozpoznawczej wydaje szef Oddziału Kryminalnego Komendy Głównej Żandarmerii Wojskowej.

§ 29

Zgodę na wykonanie kopii z dokumentów niejawnych wydaje komendant Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej.

§ 30

1. Podstawą do udostępnienia dokumentacji z zasobu archiwum jest prawidłowo wypełniona „Karta udostępnienia”, której wzór stanowi załącznik nr 6 do Instrukcji.

2. W razie przesłania „Karty udostępnienia” przy pomocy faksu lub poczty elektronicznej, osoba zamawiająca materiały jest zobowiązana do dostarczenia oryginału karty w momencie udostępnienia dokumentów.

3. Każdorazowe wypożyczenie akt odnotowuje się w Książce ewidencji akt wypożyczonych i udostępnionych, której wzór stanowi załącznik nr 7 do Instrukcji.

§ 31

Akta udostępniane są po okazaniu przez korzystającego dokumentu tożsamości wraz ze zdjęciem. W przypadku korzystania z dokumentów niejawnych konieczne jest okazanie aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa lub stosownego upoważnienia, odpowiedniego do klauzuli tajności dokumentów, o które ubiega się zainteresowany oraz kopii aktualnego zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, o którym mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

§ 32

Udostępnianie akt w ramach Żandarmerii Wojskowej może odbyć się poprzez ich wysyłkę pocztą za pośrednictwem kancelarii Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej. W takim wypadku, po dostarczeniu przez zainteresowanego oryginału „Karty udostępnienia”, akta są bezpośrednio przesyłane do kierownika jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej lub komórki wewnętrznej wnioskującej o udostępnienie akt, który osobiście odpowiada za zgodne z przepisami postępowanie z otrzymanymi dokumentami.

§ 33

Dokumentacja przekazywana zgodnie z § 7, udostępniana jest upoważnionym osobom wyłącznie osobiście.

§ 34

Zwrot akt następuję w terminie umówionym z archiwum. W razie potrzeby dłuższego korzystania z akt, korzystający jest zobowiązany powiadomić o tym fakcie archiwum i podać przewidywany termin zwrotu dokumentów.

§ 35

Poza archiwum nie wypożycza się dokumentacji:

1) zastrzeżonej przez kierownika jednostki organizacyjnej, która ją przekazała;

2) ze względu na jej zły stan fizyczny;

3) stanowiącej urządzenia ewidencyjne archiwum.

§ 36

1. Zabrania się przekazywania udostępnionych akt innym podmiotom niż wskazanym we wniosku lub karcie udostępniania. W przypadku uzasadnionej konieczności przekazanie akt może nastąpić za zgodą Komendanta Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej.

2. Z akt wypożyczonych zabrania się wyłączania poszczególnych dokumentów.

§ 37

Korzystający z zasobu archiwum ponoszą pełną odpowiedzialność za zagubienie, uszkodzenie lub zniszczenie udostępnionej im dokumentacji, ochronę danych osobowych i informacji niejawnych zawartych w tej dokumentacji oraz jej zwrot w określonym terminie.

§ 38

1. Pracownik archiwum sprawdza zawartość akt przed ich udostępnieniem oraz po ich zwrocie. Sprawdzenie dokumentacji po zwrocie dotyczy również pakietów, o których mowa § 7.

2. W przypadku stwierdzenia braku dokumentów, ich uszkodzenia lub zniszczenia sporządza się protokół, który podpisuje zwracający akta oraz kierownik archiwum. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 8 do Instrukcji.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach a drugi przekazuje się kierownikowi jednostki organizacyjnej, której udostępniono akta.

§ 39

Udostępnianie materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwum osobom i podmiotom zewnętrznym regulują przepisy wydane na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506).

§ 40

Podmiotom zewnętrznym nie udostępnia się dokumentacji niearchiwalnej.

Załącznik nr 1

(nazwa jednostki organizacyjnej będącej twórcą akt)

WZÓR – TECZKA AKT

Załącznik nr 2

SPIS AKT PRZEKAZANYCH