§ 1.Decyzja określa organizację, warunki i tryb prowadzenia kontroli działalności archiwalnej.

§ 2.Postanowienia decyzji stosuje się do kontroli prowadzonej w zakresie działalności archiwalnej oraz postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych, o których mowa w zarządzeniu wydanym na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446), z wyłączeniem Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego.

§ 3.Kontrola może być zarządzona przez:

1) Ministra Obrony Narodowej;

2) Dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego – w jednostkach organizacyjnych prowadzących działalność archiwalną, z wyłączeniem uczelni wojskowych.

§ 4.Kontrole zarządza się zgodnie z:

1) planem kontroli działalności archiwalnej Ministra Obrony Narodowej na dany rok;

2) planem kontroli Centralnego Archiwum Wojskowego na dany rok.

§ 5.Minister Obrony Narodowej może zarządzić kontrolę nieujętą w planie kontroli.

§ 6.Zarządzający kontrolę zatwierdza program kontroli, powołuje zespół osób kontrolujących oraz zawiadamia o terminie planowanej kontroli kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej. Zawiadomienie powinno zawierać numery poświadczeń bezpieczeństwa lub upoważnień do dostępu do informacji niejawnych i numery zaświadczeń stwierdzających odbycie szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych oraz datę ich wydania.

§ 7.Do przeprowadzenia kontroli uprawnia pisemne imienne upoważnienie wystawione przez zarządzającego kontrolę wraz z legitymacją służbową lub dowodem osobistym. Wzór upoważnienia określa załącznik do decyzji.

§ 8.Czas trwania kontroli ustala w zależności od potrzeb zarządzający kontrolę.

§ 9.Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej ma obowiązek przedstawiać do kontroli dokumentację wskazaną przez osobę prowadzącą kontrolę, udzielać wyczerpujących ustnych i pisemnych wyjaśnień, udostępniać do wglądu prowadzone urządzenia ewidencyjne, pomieszczenia oraz urządzenia techniczne przeznaczone do celów objętych zakresem kontroli oraz zapewniać kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

§ 10.Wyniki kontroli dokumentuje się w protokole, który powinien zawierać:

1) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;

2) imienny skład zespołu kontrolującego wraz z numerami i datą ważności upoważnień do przeprowadzenia kontroli;

3) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

4) zakres przedmiotowy kontroli określony w programie przeprowadzenia kontroli;

5) nazwę kontrolowanej jednostki organizacyjnej, jej siedzibę i adres;

6) stopień wojskowy, imię i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej;

7) stopień wojskowy, imię i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego odpowiedzialnego za badaną problematykę;

8) stan realizacji zaleceń pokontrolnych z wcześniej przeprowadzonych kontroli;

9) opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli, w tym ustalone nieprawidłowości i przyczyny ich powstania oraz zalecenia pokontrolne;

10) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole;

11) podpisy przewodniczącego zespołu kontrolującego i kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej zamieszczone na ostatniej stronie oraz miejsce i datę podpisania protokołu kontroli.

§ 11.Protokół sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach dla:

1) zarządzającego kontrolę;

2) kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej;

3) przełożonego kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej.

§ 12.Termin przekazania protokołu kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjnej nie powinien być dłuższy niż trzydzieści dni od dnia zakończenia kontroli.

§ 13.Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej, przed podpisaniem protokołu, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania, ma prawo zgłoszenia osobie zarządzającej kontrolę umotywowanych zastrzeżeń do treści protokołu.

§ 14.Zarządzający kontrolę:

1) nie rozpatruje zastrzeżeń, jeżeli zostały zgłoszone przez osobę nieuprawnioną do ich wniesienia lub wniesione po terminie określonym w § 13 albo

2) uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części albo

3) oddala zastrzeżenia w całości.

§ 15.Zarządzający kontrolę informuje, w formie pisemnej, kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej, który zgłosił zastrzeżenia, o sposobie ich rozpatrzenia, a w przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń dokonuje zmiany treści protokołu kontroli i dołącza do niego wykaz uwzględnionych zastrzeżeń.

§ 16.Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej, w terminie trzydziestu dni od dnia otrzymania protokołu lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń, zawiadamia jednostkę nadrzędną oraz zarządzającego kontrolę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków z protokołu, o którym mowa w § 10.

§ 17.Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia¹⁾.