§ 1.1. [1] Niniejsza decyzja reguluje sposób organizacji systemu skargowo-wnioskowego do przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania oraz załatwiania w Ministerstwie Obrony Narodowej, zwanym dalej „Ministerstwem”, oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych, zwanych dalej „jednostkami organizacyjnymi resortu ON”, skarg, wniosków, petycji, listów i pism obywateli.

2. System, o którym mowa w ust. 1, tworzą:

1) [2] Biuro Skarg i Wniosków Ministerstwa Obrony Narodowej, zwane dalej „BSiW”;

2) Wydział Skarg i Wniosków Dowództwa Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych;

3) [3] imiennie wyznaczeni pracownicy lub żołnierze – w jednostkach organizacyjnych resortu ON do poziomu jednostki wojskowej, o której mowa wart. 3 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2015 r. poz. 827, 1220 i 1224), stosownie do rozkazów (decyzji) dowódców (dyrektorów, kierowników, szefów, komendantów).

§ 2.Jednostki organizacyjne resortu ON obowiązane są do prowadzenia ewidencji: [4]

1) skarg, wniosków, petycji, listów i pism – w Księdze Ewidencji Skarg, Wniosków, Petycji i Listów, zwanej dalej „Księgą Ewidencji”;

2) przyjęć obywateli – w Księdze Przyjęć Interesantów, zwanej dalej „Księgą Przyjęć”.

§ 3.1. [5] Komórką organizacyjną koordynującą postępowania w sprawach dotyczących skarg, wniosków i petycji w resorcie obrony narodowej, zwanym dalej „resortem ON”, jest BSiW.

2. BSiW oprócz zadania, o którym mowa w ust. 1, wykonuje inne zadania, w szczególności: [6]

1) prowadzi rejestr wszystkich wpływających do Ministerstwa skarg, wniosków i petycji, o których mowa w przepisach Działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. poz. 1195);

2) [7] nadzoruje działanie systemu, o którym mowa w § 1 ust. 1, w szczególności terminowość rozpatrywania skarg, wniosków, petycji, listów i pism przez jednostki organizacyjne resortu ON;

3) [8] kieruje skargi, wnioski, petycje, listy i pisma do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub jednostek organizacyjnych resortu ON, celem zajęcia stanowiska w sprawie lub – w przypadku szczególnie uzasadnionym – załatwienia ich według właściwości;

4) opracowuje i opiniuje projekty rozwiązań systemowych oraz aktów normatywnych dotyczących organizacji systemu skargowo-wnioskowego do przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg, wniosków, petycji, listów i pism w resorcie ON;

5) prowadzi działalność szkoleniową, wydaje stosowne materiały metodyczne oraz tworzy wzorce niezbędnej dokumentacji w sprawach określonych niniejszą decyzją.

3. BSiW przyjmuje, w imieniu Ministra, obywateli w sprawach skarg, wniosków i petycji w siedzibie Ministerstwa w Warszawie przy al. Niepodległości 218, w poniedziałki w godzinach 9.00 – 17.00 oraz w pozostałe dni robocze tygodnia w godzinach 8.30 – 14.30. Informacja o miejscu przyjęć obywateli w sprawach skarg, wniosków i petycji jest umieszczana w punktach informacyjnych Ministerstwa, na stronie internetowej Ministerstwa oraz w siedzibach jednostek organizacyjnych resortu ON.

4. Informacje o petycjach złożonych w resorcie ON, prowadzonych w związku z nimi postępowaniach i sposobach ich załatwienia, a także roczną zbiorczą informację o rozpatrzonych petycjach zamieszcza:

1) Dyrektor BSiW na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa – w zakresie dotyczącym Ministerstwa;

2) dowódca (dyrektor, kierownik, szef, komendant) jednostki organizacyjnej resortu ON na stronie internetowej tej jednostki lub, w przypadku braku strony internetowej tej jednostki, na stronie internetowej jednostki nadzorującej lub nadrzędnej – w zakresie swojej właściwości.

§ 4.1. [9] Skargi, wnioski, petycje, listy i pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do innych komórek organizacyjnych Ministerstwa niż BSiW, rejestrowane są w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii Ministerstwa obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa.

2. [10] W przypadku, o którym mowa w ust. 1, komórka organizacyjna Ministerstwa niezwłocznie przekazuje skargę, wniosek lub petycję do BSiW w celu jej zaewidencjonowania w elektronicznym systemie SI SKARGA oraz dokonania czynności, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 3.

3. [11] Skargi, wnioski, petycje, listy i pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do Ministra oraz do BSiW, także za pośrednictwem skrzynki elektronicznej bsiw@mon.gov.pl, rejestrowane są w Księdze Ewidencji oraz w elektronicznym systemie SI SKARGA, a następnie rozpatrywane są przez BSiW, które udziela odpowiedzi na skargę, wniosek, petycję, list i pismo.

4. Rejestr elektroniczny SI SKARGA zawiera w szczególności:

1) nazwę nadawcy, od którego wpłynęła skarga, wniosek, petycja, list i pismo;

2) datę wpływu skargi, wniosku, petycji, listu i pisma do Ministerstwa i do BSiW;

3) przedmiot skargi, wniosku, petycji, listu i pisma;

4) nazwę komórki organizacyjnej Ministerstwa lub nazwę innej instytucji, do której przekazano sprawę;

5) datę i sposób załatwienia skargi, wniosku, petycji, listu i pisma;

6) inne informacje dotyczące rozpatrywania oraz załatwienia sprawy.

5. [12] (uchylony).

6. [13] W przypadku, gdy do rozpatrzenia skargi, wniosku, petycji, listu i pisma właściwych jest kilka komórek organizacyjnych Ministerstwa lub jednostek organizacyjnych resortu ON, BSiW niezwłocznie przesyła do nich kopię sprawy w celu zajęcia w wyznaczonym terminie stanowiska lub przedstawienia opinii niezbędnej do przygotowania odpowiedzi przez BSiW.

7. [14] W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do komórki organizacyjnej Ministerstwa innej niż BSiW, komórka ta sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, rejestruje go w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa, przekazuje protokół do BSiW, które ewidencjonuje skargę lub wniosek w Księdze Ewidencji, rejestruje skargę lub wniosek w elektronicznym systemie SI SKARGA, rozpatruje skargę lub wniosek i udziela odpowiedzi obywatelowi.

8. [15] W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do BSiW, BSiW sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, ewidencjonuje go w Księdze Ewidencji, rejestruje skargę lub wniosek w elektronicznym systemie SI SKARGA, rozpatruje skargę lub wniosek i udziela odpowiedzi obywatelowi.

§ 5.[16] Jeżeli z uzasadnionych przyczyn nie jest możliwe przygotowanie przez daną komórkę organizacyjną Ministerstwa w wyznaczonym przez BSiW terminie opinii (stanowiska) niezbędnej do załatwienia sprawy przez BSiW, komórka ta informuje o tym BSiW, podając przyczynę opóźnienia i uzgadnia z BSiW nowy termin przekazania opinii (stanowiska).

§ 7.1. [17] (uchylony).

2. Jednostki organizacyjne resortu ON sporządzają zbiorcze roczne sprawozdania analityczno-oceniające ze sposobu załatwienia skarg, wniosków i petycji przez siebie oraz przez jednostki organizacyjne bezpośrednio im podporządkowane.

3. [18] Sprawozdania, o których mowa w ust. 2, jednostki organizacyjne resortu ON bezpośrednio podporządkowane osobom zajmującym kierownicze stanowiska Ministerstwa albo kierownikom komórek organizacyjnych Ministerstwa przesyłają do BSiW.

4. BSiW sporządza sprawozdania z przyjmowania oraz rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w resorcie ON, które przedkłada osobom zajmującym kierownicze stanowiska Ministerstwa.

§ 8.Dyrektorzy (szefowie, kierownicy, dowódcy, komendanci) jednostek organizacyjnych resortu ON w zakresie swojej właściwości lub osoby przez nich upoważnione: [19]

1) podpisują odpowiedzi na skargi, wnioski, petycje, listy i pisma;

2) podpisują pisma przekazujące skargę, wniosek, petycję, list i pismo do innych instytucji, do załatwienia przez nie według ich właściwości;

§ 9.[20] Kontroli przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków, petycji, listów i pism w resorcie ON dokonuje Departament Kontroli Ministerstwa Obrony Narodowej.

§ 9a.[21] 1. W przypadku, gdy skarga, wniosek lub petycja dotyczy zagrożeń korupcyjnych lub zidentyfikowanych źródeł konfliktu interesów, informacja taka jest niezwłocznie przekazywana do Biura do Spraw Procedur Anty korupcyjnych wraz z dokumentem źródłowym.

2. Biuro ds. Procedur Antykorupcyjnych monitoruje sposób rozpatrzenia skarg, wniosków lub petycji w zakresie, o którym mowa w ust. 1.

3. Zidentyfikowane ryzyka oraz rekomendacje wynikające z rozpatrywanych skarg, wniosków i petycji, o których mowa w ust. 1, Dyrektor Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych uwzględnia w corocznej analizie ryzyk korupcyjnych, przedstawianej Ministrowi Obrony Narodowej lub przedstawia je Ministrowi Obrony Narodowej na bieżąco.

4. W sytuacji wymagającej dodatkowych ustaleń, Dyrektor Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych może przedstawić za pośrednictwem Ministra Obrony Narodowej sprawę Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Żandarmerii Wojskowej lub innym organom wraz z rekomendacją podjęcia działań.