Załącznik do decyzji Nr 262/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 24.06.2014 r. (poz. 213)

REGULAMIN FUNKCJONOWANIA
DYREKTORÓW PROGRAMÓW OPERACYJNYCH
ORAZ KIEROWNIKÓW PROJEKTÓW [1]

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

1. Monitorowanie, koordynację i przestrzeganie czasu realizacji poszczególnych przedsięwzięć zapewniających terminową i skuteczną realizację zadań zaplanowanych w programach operacyjnych, w tym ujętych w centralnych planach rzeczowych, sprawuje Zespół Koordynujący przy Szefie Sztabu Generalnego Wojska Polskiego w składzie:

1) Przewodniczący Zespołu Koordynującego – I Zastępca Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego;

2) Zastępca Przewodniczącego Zespołu Koordynującego – Zastępca Dowódcy Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych;

3) członkowie Zespołu Koordynującego:

a) Szef Zarządu Planowania i Programowania Rozwoju Sił Zbrojnych – P5,

b) Szef Zarządu Planowania Rzeczowego – P8,

c) organizatorzy systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

4) sekretarz Zespołu Koordynującego – przedstawiciel Zarządu Planowania i Programowania Rozwoju Sił Zbrojnych – P5.

2. Przewodniczący Zespołu Koordynującego, stosownie do potrzeb w obszarach wynikających z realizacji zadań dotyczących obronności i bezpieczeństwa państwa, może zapraszać do współpracy i konsultacji inne osoby z komórek i jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej.

3. Do zadań Zespołu Koordynującego należy:

1) sprawowanie nadzoru nad działalnością dyrektorów programów operacyjnych w zakresie terminowej realizacji zadań ujętych w programie operacyjnym;

2) koordynowanie procesu realizacji programów operacyjnych za pośrednictwem właściwych organizatorów systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej oraz przygotowanie propozycji procedur niezbędnych do finansowania projektów w nich zawartych, w celu zapewnienia efektywnego budżetowania w kolejnych latach;

3) koordynowanie realizacji wzajemnie powiązanych programów operacyjnych;

4) uzgadnianie i akceptacja przedłożonych przez dyrektorów programów operacyjnych propozycji zmian w harmonogramach realizacji i finansowania programów operacyjnych wynikających z corocznych prognoz budżetowych;

5) przedkładanie do zatwierdzenia Szefowi Sztabu Generalnego Wojska Polskiego uzgodnionych propozycji zmian zadań ujętych w programach operacyjnych;

6) przygotowanie kompleksowych ocen realizacji programów operacyjnych oraz przedkładanie ich, nie rzadziej niż raz w roku, na posiedzenie Kierownictwa Ministerstwa Obrony Narodowej;

7) monitorowanie stanu realizacji oraz zagrożeń poszczególnych programów operacyjnych.

4. Dyrektor programu operacyjnego, w celu merytorycznego wsparcia swojej działalności oraz usprawnienia współpracy z komórkami i jednostkami organizacyjnymi resortu obrony narodowej w zakresie realizacji zadań zawartych w programie operacyjnym, może powołać Zespół Sterujący – stosownie do potrzeb.

5. Dyrektor programu operacyjnego może zwrócić się bezpośrednio do dyrektorów (dowódców, szefów, komendantów) komórek lub jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej z wnioskiem o zapewnienie udziału specjalistów w posiedzeniach Zespołu Sterującego lub o przygotowanie stosownych materiałów (analiz i ekspertyz), w zakresie:

1) zamierzeń organizacyjno-etatowych;

2) operacyjnego wykorzystania sprzętu wojskowego lub systemu;

3) zamierzeń inwestycyjnych i remontowych w obszarze infrastruktury wojskowej;

4) zamierzeń szkoleniowych i edukacyjnych;

5) zamierzeń zabezpieczenia logistycznego i zabezpieczenia medycznego;

6) zamierzeń standaryzacji lub interoperacyjności;

7) wydatków poniesionych na realizację programu operacyjnego;

8) (uchylony)

9) stanu realizacji badań naukowych prowadzonych w obszarze programu operacyjnego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju;

10) innych obszarów, w których opinia może wpływać na realizację programu operacyjnego – stosownie do potrzeb.

6. (uchylony)

7. Do udziału w posiedzeniach Zespołu Sterującego dyrektor programu operacyjnego może zapraszać osoby nie będące członkami Zespołu Sterującego.

8. Dyrektorzy (dowódcy, szefowie, komendanci) komórek i jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej oraz Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego współpracują z dyrektorem programu operacyjnego.

Rozdział 2

Zakresy zadań dyrektorów programów operacyjnych oraz kierowników projektów zawartych w programach operacyjnych

9. Do zadań dyrektora programu operacyjnego należy:

1) zarządzanie programem operacyjnym, w tym:

a) inicjowanie poszczególnych projektów zawartych w programie operacyjnym,

b) kierowanie realizacją programu operacyjnego (koordynowanie realizacji projektów zawartych w programie operacyjnym),

c) organizowanie i prowadzenie działalności kontrolno-monitorującej w zakresie przestrzegania realizacji celów i terminów realizacji poszczególnych przedsięwzięć zapewniających osiąganie perspektywicznych zdolności operacyjnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej w obszarze przypisanym do programu operacyjnego, w szczególności:

– monitorowanie, we współpracy z Zarządem Planowania Rzeczowego – P8 i Zarządem Planowania i Programowania Rozwoju Sił Zbrojnych – P5 oraz właściwym organizatorem systemu funkcjonalnego Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, budżetowania zadaniowego poszczególnych projektów, w tym monitorowanie Planu Modernizacji Technicznej na kolejne lata w obszarze projektów zawartych w programie operacyjnym, oraz, w przypadku przygotowania infrastruktury dla umiejscowienia sprzętu wojskowego, Planu inwestycji budowlanych,

– przegląd postępu i rezultatów prac poszczególnych etapów projektów zawartych w programie operacyjnym,

d) przygotowanie propozycji, analiz i wniosków dotyczących ewentualnych zmian realizowanych zadań,

e) umieszczanie w repozytorium programu wszelkich dokumentów dotyczących programu operacyjnego,

f) kierowanie procesem tworzenia, obiegu i archiwizowania dokumentacji programu operacyjnego,

g) w uzgodnieniu z właściwymi organizatorami systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, opracowywanie kolejnych edycji programu operacyjnego (lub aneksów, wykazów zmian);

2) wnioskowanie o wyznaczenie (stosownie do potrzeb) kierowników projektów w obszarze zarządzanego programu operacyjnego, w uzgodnieniu z kierownikami ich macierzystych instytucji;

3) przedstawianie Szefowi Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, za pośrednictwem Zespołu Koordynującego, po akceptacji Dowódcy Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych i uzgodnieniu z organizatorami systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej oraz wybranymi gestorami sprzętu wojskowego i centralnymi organami logistycznymi, a także właściwymi inwestorami wojskowymi, w przypadku realizacji infrastruktury, zbiorczych propozycji dotyczących ujęcia, rezygnacji bądź wprowadzenia zmiany w zakresie zadań rzeczowych ujętych w programie operacyjnym;

4) udział w procesie osiągania zdolności operacyjnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej w ramach osiągania „Celów NATO dla Rzeczypospolitej Polskiej” oraz bieżącej realizacji programu rozwoju Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej i planów pochodnych;

5) analiza bieżącej realizacji programu operacyjnego oraz, w porozumieniu z właściwymi organizatorami systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, przygotowywanie prognoz, meldunków, sprawozdań informujących Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, Dowódcę Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych i Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej o stopniu osiągnięcia zamierzonych celów oraz o poziomie przygotowania jednostek i komórek organizacyjnych resortu obrony narodowej do zapewnienia osiągnięcia zakładanych zdolności operacyjnych w ramach przydzielonego budżetu na zadanie;

6) (uchylony)

7) prowadzenie kontroli zarządczej realizacji programu operacyjnego, a także analiz oraz rejestru zidentyfikowanych zagrożeń i ryzyka dla realizacji projektów w poszczególnych etapach realizacji programu operacyjnego;

8) przygotowywanie, uzgadnianie i wprowadzanie, po uzyskaniu akceptacji Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, Dowódcy Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych oraz Sekretarza Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej, zmian wymagań dotyczących zdolności ujętych w programie operacyjnym, w tym także zmian polegających na usunięciu zadania z programu oraz planu lub na wprowadzeniu do niego nowego zadania;

9) zapewnienie korelacji zarządzanego programu operacyjnego z innymi programami operacyjnymi w obszarach wzajemnie powiązanych w kontekście osiągania zakładanych zdolności operacyjnych i podejmowanie działań dotyczących minimalizowania zidentyfikowanego ryzyka w realizacji programu operacyjnego;

10) przygotowanie, w porozumieniu z właściwymi organizatorami systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, i przedłożenie Szefowi Sztabu Generalnego Wojska Polskiego – za pośrednictwem Zespołu Koordynującego, po uzgodnieniu z Dowódcą Generalnym Rodzajów Sił Zbrojnych i szefem instytucji centralnie realizującej zadania rzeczowe – propozycji weryfikacji potrzeb rzeczowych w zakresie:

a) zasadności finansowania zadań i ich zgodności pod względem merytorycznym i operacyjnym z programem rozwoju Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, harmonogramami realizacji zobowiązań sojuszniczych, zaakceptowanymi przez Ministra Obrony Narodowej, wnioskami w sprawie pozyskania sprzętu wojskowego, a także z „Wytycznymi Ministra Obrony Narodowej do planowania budżetowego w resorcie obrony narodowej”,

b) zasadności ich ujęcia w planach rzeczowych i projektach (corocznych) centralnych planów rzeczowych,

c) zgodności zawartych umów z zadaniami ujętymi w programie operacyjnym,

d) wniosków i analiz dotyczących bilansowania planowanych, zgodnie z programem operacyjnym, wartości zadań rzeczowych z możliwościami wynikającymi z przydzielonego (aktualnego) limitu wydatków budżetowych;

11) opracowanie i zestawienie wszystkich przedsięwzięć zaplanowanych do wykonania, zgodnie z pkt 12–16, ocen realizacji zadań i przedstawienie ich (poprzez Zespół Koordynujący) Szefowi Sztabu Generalnego Wojska Polskiego i Sekretarzowi Stanu w Ministerstwie Obrony Narodowej;

12) uczestniczenie w Przeglądzie Potrzeb dla Zdolności Operacyjnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie:

a) weryfikacji zidentyfikowanych potrzeb oraz zdefiniowanych wymagań operacyjnych poprzednich edycji,

b) identyfikacji i definiowaniu nowych potrzeb oraz wymagań operacyjnych,

c) udziału w kompleksowym przeglądzie i ocenie realizacji poszczególnych programów operacyjnych, w tym aktualizacja i opracowanie nowych programów operacyjnych.

13) (uchylony)

14) (uchylony)

10. Realizując zadania, o których mowa w pkt 9, dyrektor programu operacyjnego może:

1) zwracać się do dyrektorów i szefów właściwych kompetencyjnie komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz dowódców (szefów, komendantów) właściwych kompetencyjnie jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej o przedstawienie informacji i propozycji dotyczących rozpatrywanych spraw;

2) w porozumieniu z właściwymi organizatorami systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, wnioskować i przedkładać Szefowi Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, za pośrednictwem Zespołu Koordynującego, propozycje dotyczące zmian w projektach centralnych planów rzeczowych wynikające z etapów realizacyjnych ujętych w programie operacyjnym, w tym polegające na wprowadzaniu i usuwaniu zadań rzeczowych;

3) wnioskować o powołanie etatowego sekretarza programu zgodnie z regulacjami obowiązującymi w resorcie.

11. Do zadań kierownika projektu zawartego w programie operacyjnym należy:

1) zarządzanie realizacją projektu zawartego w programie operacyjnym przez udział w inicjowaniu, planowanie, organizowanie, kierowanie i monitorowanie jego realizacji;

2) opracowanie szczegółowego planu lub harmonogramu przygotowania dokumentacyjnego zadań (opracowania dokumentów niezbędnych do uruchomienia procesu zgodnie z regulacjami przyjętymi w odrębnych przepisach) objętych projektem zawartym w programie operacyjnym;

3) informowanie dyrektora programu operacyjnego o stanie realizacji projektu oraz przedkładanie propozycji zmian;

4) udział w realizacji zadań związanych z przygotowaniem podstaw formalno-merytorycznych dotyczących kontraktowania przedsięwzięć ujętych w projekcie zawartym w programie operacyjnym;

5) sporządzanie meldunków i sprawozdań z zakończonych etapów projektu oraz zrealizowanych umów;

6) monitorowanie eksploatacji i bojowego wykorzystania sprzętu wojskowego wprowadzonego do Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej w ramach projektu zawartego w programie operacyjnym oraz innego sprzętu wojskowego, który ma wpływ na nowe zdolności zgodnie z celem programu operacyjnego;

7) monitorowanie oraz udział w przygotowaniu dokumentów niezbędnych do rozpoczęcia procedur pozyskiwania sprzętu wojskowego;

8) opracowywanie meldunków, sprawozdań, analiz i zestawień na potrzeby dyrektora programu operacyjnego;

9) opracowywanie propozycji do kolejnych edycji programu operacyjnego (lub aneksów i wykazów zmian) oraz współudział w korekcie odpowiadającego mu projektu w obszarze danego programu operacyjnego;

10) uczestniczenie, w razie potrzeby, w badaniach i testach sprzętu wojskowego pozyskiwanego dla potrzeb projektu w ramach prac rozwojowych i zakupów istotnych z punktu widzenia realizacji programu operacyjnego.

Rozdział 3

Sprawozdawczość i aktualizacja programów operacyjnych

12. Dyrektor programu operacyjnego jest zobowiązany do inicjowania prac w zakresie sprawozdawczości i aktualizacji programu operacyjnego. W tym celu, w terminie do dnia 10 marca danego roku kalendarzowego, dyrektor programu operacyjnego (w formie pisemnej i elektronicznej), w uzgodnieniu z właściwymi organizatorami systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, przedstawia, za pośrednictwem Zespołu Koordynującego, Szefowi Sztabu Generalnego Wojska Polskiego oraz Dowódcy Generalnemu Rodzajów Sił Zbrojnych sprawozdanie za rok poprzedni z postępów w realizacji zadań rzeczowych ujętych w programie operacyjnym, w którym ujmie między innymi:

1) zadania planowane do realizacji, ujęte w programie operacyjnym;

2) zadania zrealizowane (podsumowanie realizacji umów: rodzaj, typ, ilość, koszt sprzętu wojskowego, miejsce wprowadzenia sprzętu wojskowego w struktury Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, w tym wnioski z wprowadzenia i eksploatacji sprzętu wojskowego);

3) zadania kontynuowane (będące w trakcie realizacji);

4) uruchomione procedury pozyskiwania sprzętu wojskowego;

5) realizację przedsięwzięć związanych z przygotowaniem merytoryczno-formalnym zadań rzeczowych ujętych w programie operacyjnym;

6) zadania niezrealizowane (powody oraz konsekwencje niezrealizowania);

7) priorytety i zasadnicze zamierzenia przewidziane do realizacji w następnym roku kalendarzowym;

8) aktualne i przewidywane zagrożenia dla realizacji zadań rzeczowych ujętych w programie operacyjnym;

9) wnioski dotyczące realizacji poszczególnych projektów wynikających z programu operacyjnego.

13. Dyrektorzy programów operacyjnych realizujący zadania rzeczowe na potrzeby polskich kontyngentów wojskowych, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku kalendarzowego, przesyłają do Dowódcy Operacyjnego Rodzajów Sił Zbrojnych, roczną informację z postępów w realizacji zadań ujętych w programach operacyjnych.

14. W terminie do dnia 31 maja i do dnia 31 października roku kalendarzowego dyrektor programu operacyjnego, w uzgodnieniu z właściwymi organizatorami systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada, za pośrednictwem Zespołu Koordynującego, do Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego zaakceptowane przez Dowódcę Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych propozycje wprowadzenia zmian dotyczących zadań ujętych w programie operacyjnym, a także zmian polegających na usunięciu zadania z programu operacyjnego lub na wprowadzeniu do niego nowego zadania. W tym celu sporządza wniosek, który powinien zawierać:

1) projekt zmian;

2) uzasadnienie;

3) termin wprowadzenia.

15. Dyrektor programu operacyjnego, po zatwierdzeniu zmian, o których mowa w pkt 14, przekazuje informację o dokonaniu zmian w programie operacyjnym Szefowi Inspektoratu Uzbrojenia oraz organizatorom systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, gestorom sprzętu wojskowego, centralnym organom logistycznym, dysponentom środków budżetowych i dyrektorom (dowódcom, szefom, komendantom) komórek i jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej, których zmiany dotyczą.

16. Dyrektor programu operacyjnego może podjąć decyzję o zwiększeniu szczegółowości opracowywanych dokumentów (sprawozdania, meldunki), w szczególności w kontekście zmian, które w zdecydowany sposób mogą wpływać na terminy oraz koszty realizacji zadań rzeczowych ujętych w programie operacyjnym.

17. Dyrektor programu operacyjnego, po uzgodnieniu z właściwymi organizatorami systemów funkcjonalnych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, składa doraźne meldunki i sprawozdania Przewodniczącemu Zespołu Koordynującego (na jego polecenie).

18. Sprawozdania, o których mowa w pkt 12, dyrektor programu operacyjnego przesyła w formie pisemnej i elektronicznej, do wiadomości Szefa Zarządu Planowania i Programowania Rozwoju Sił Zbrojnych - P5, Szefa Zarządu Planowania Rzeczowego - P8, Szefa Inspektoratu Uzbrojenia, właściwego organizatora systemu funkcjonalnego Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej oraz komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej i jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej, których sprawozdania dotyczą.