§ 2.

Użyte w zarządzeniu określenia i skróty oznaczają: [1]

1) [2] akta sprawy – zbiór dokumentów zawierających informacje potrzebne przy rozpatrywaniu sprawy oraz odzwierciedlających przebieg jej załatwienia i rozstrzygania, zaklasyfikowanych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, umieszczony w teczkach akt oznaczonych właściwą kategorią archiwalną i symbolem klasyfikacyjnym;

2) akta kryptograficzne – odpowiednio opracowane i zabezpieczone zbiory akt dotyczące materiałów kryptograficznych, o których mowa w pkt. 21 lit. d–g, pogrupowanych zgodnie z układem dokumentacji określonym w zarządzeniu wydanym na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, oznaczone właściwą kategorią archiwalną i symbolem klasyfikacyjnym;

3) [3] (uchylony)

4) [4] archiwizacja – ogół czynności związanych z klasyfikowaniem, kwalifikowaniem, kompletowaniem i przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum Narodowego Centrum Bezpieczeństwa Cyberprzestrzeni, ich ewidencjonowaniem oraz przechowywaniem w archiwum Narodowego Centrum Bezpieczeństwa Cyberprzestrzeni;

5) [5] archiwum – komórkę organizacyjną Narodowego Centrum Bezpieczeństwa Cyberprzestrzeni powołaną w celu gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej, wytworzonej i zgromadzonej w toku działalności Narodowego Centrum Bezpieczeństwa Cyberprzestrzeni i jednostek organizacyjnych podporządkowanych Dyrektorowi Narodowego Centrum Bezpieczeństwa Cyberprzestrzeni oraz kryptograficznych materiałów archiwalnych i kryptograficznej dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej i zgromadzonej w Narodowym Centrum Bezpieczeństwa Cyberprzestrzeni oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych;

6) CUK – certyfikat upoważnienia kryptograficznego, dokument potwierdzający spełnienie wymagań uprawniających do dostępu do materiałów kryptograficznych w określonym zakresie;

7) dokument kryptograficzny – każdy ciąg danych utrwalony na dowolnym nośniku, a w szczególności w banku danych kryptograficznych, na papierze, nośniku optycznym lub magnetycznym, posiadający cechy identyfikacyjne w postaci nazwy, klauzuli tajności, numeru egzemplarza, numeru serii oraz innych danych pomocniczych, który wykorzystywany jest do kryptograficznego zabezpieczenia informacji przed jej ujawnieniem lub modyfikacją oraz w realizacji procesu potwierdzenia autentyczności tej informacji przez produkt kryptograficzny;

8) dokument kryptograficzny bieżącej edycji – dokument kryptograficzny wykorzystywany w danym momencie do czasu zakończenia terminu jego obowiązywania;

9) dokument kryptograficzny przyszłej edycji – dokument kryptograficzny przeznaczony do przyszłego zabezpieczenia informacji;

10) elektroniczny obieg dokumentów – proces rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów realizowany przy wykorzystaniu specjalistycznego systemu teleinformatycznego;

11) ewidencja – służące do rejestrowania materiałów kryptograficznych księgi, dzienniki, formularze, wykazy, spisy, rejestry lub kartoteki oraz elektroniczne bazy danych o ustalonych wzorach i formach;

12) GKK – Główną Kancelarię Kryptograficzną – kancelarię kryptograficzną umiejscowioną w SKW będącą Główną Kancelarią Kryptograficzną dla jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego i innych jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej;

13) [6] inspekcja kryptograficzna – kontrolę stanu ochrony materiałów kryptograficznych, funkcjonowania kancelarii kryptograficznej oraz OBSŁiI w danej jednostce organizacyjnej, realizowaną przez nadrzędny OBSŁiI;

14) jednostka organizacyjna – Ministerstwo Obrony Narodowej, jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowaną;

14a) [7] jrwa – jednolity rzeczowy wykaz akt – sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, który określa klasy, według których grupuje się jednolicie w systemie dziesiętnym dokumentację powstającą i gromadzoną w jednostce organizacyjnej, niezależnie od struktury organizacyjnej i podziału kompetencji wewnątrz jednostki organizacyjnej;

15) kancelaria kryptograficzna – etatową komórkę organizacyjną funkcjonującą w jednostce organizacyjnej, odpowiedzialną za rejestrowanie, przyjmowanie, przechowywanie, udostępnianie, dystrybucję, przygotowanie materiałów do archiwizacji i niszczenie materiałów kryptograficznych, która może realizować zadania związane z ochroną kryptograficzną, takie jak: szyfrowanie i deszyfrowanie informacji niejawnych z wykorzystaniem narzędzi i certyfikowanych urządzeń kryptograficznych;

16) kierownik jednostki organizacyjnej – dowódcę, szefa, dyrektora, komendanta, prezesa lub inną osobę stojąca na czele jednostki organizacyjnej, która kieruje całokształtem działalności tej jednostki, w tym również osobę czasowo pełniącą jego obowiązki;

17) kierownik kancelarii kryptograficznej (w relacjach międzynarodowych – Crypto Custodian) –wyznaczonego żołnierza, funkcjonariusza lub pracownika zajmującego etatowe stanowisko kierownika kancelarii kryptograficznej i kierującego jej pracą, podlegającego merytorycznie Oficerowi Bezpieczeństwa Systemów Łączności i Informatyki;

18) [8] (uchylony)

19) [9] KOGD – Krajowy Organ Generacji i Dystrybucji – Organ Bezpieczeństwa Systemów Łączności i Informatyki, sprawujący nadzór nad bezpieczeństwem materiałów kryptograficznych w jednostkach organizacyjnych oraz nad wymianą materiałów kryptograficznych z podmiotami realizującymi zadania na rzecz resortu obrony narodowej, do którego zadań należy:

a) współpraca z The Military Committee Distribution and Accounting Agency (DACAN) i The Military Committee European Distribution and Accounting Agency (EUDAC),

b) dystrybucja krajowych i międzynarodowych materiałów kryptograficznych,

c) nadzór nad generowaniem, wytwarzaniem dokumentów kryptograficznych służących do zabezpieczenia krajowych potrzeb w zakresie ochrony systemów teleinformatycznych przetwarzających niejawne informacje krajowe i międzynarodowe,

d) określanie sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii kryptograficznych,

e) udzielanie zgody na powoływanie i odwoływanie kancelarii kryptograficznych,

f) udzielanie zgody na generowanie i wytwarzanie dokumentów kryptograficznych poza KOGD,

g) nadzór nad szkoleniem specjalistycznym personelu BSŁiI;

20) [10] kurier – żołnierza, funkcjonariusza lub pracownika wyznaczonego ze składu OBSŁiI lub wykonawcę;

21) materiał kryptograficzny:

a) dokument kryptograficzny,

b) [11] element systemu kryptograficznego, a w szczególności urządzenie kryptograficzne, moduł, blok, podzespół, pomocnicze urządzenie kryptograficzne,

c) produkt kryptograficzny lub jego część,

d) publikację i wydawnictwo kryptograficzne,

e) dokumentację techniczną systemów i produktów kryptograficznych,

f) dokumentację, pismo dotyczące tematyki kryptograficznej, ewidencji, przechowywania, wykorzystania i niszczenia materiałów kryptograficznych,

g) formularz i inne urządzenie ewidencyjne przeznaczone do ewidencji materiałów kryptograficznych,

h) [12] teczki akt kryptograficznych;

22) nadrzędna jednostka organizacyjna – nadrzędną w strukturze dowodzenia jednostkę organizacyjną;

23) [13] NCBC – Narodowe Centrum Bezpieczeństwa Cyberprzestrzeni;

24) [14] Oficer BSŁiI – Oficera Bezpieczeństwa Systemów Łączności i Informatyki, który ukończył kurs specjalistyczny uprawniający do sprawowania nadzoru nad bezpieczeństwem materiałów kryptograficznych, o którym mowa w zaleceniach SKW w sprawie powoływania i odwoływania kancelarii kryptograficznej;

25) OBSŁil – Organ Bezpieczeństwa Systemów Łączności i Informatyki, wyspecjalizowaną jednostkę organizacyjną, wewnętrzną komórkę jednostki organizacyjnej lub osobę odpowiedzialną za zapewnienie organizacyjnych, technicznych i programowych wymagań kryptograficznej ochrony informacji niejawnych oraz sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem systemów kryptograficznych i teleinformatycznych, w których przetwarzane są materiały kryptograficzne; jak również za sprawowanie nadzoru nad zarządzaniem tymi materiałami;

26) pełnomocnik ochrony – pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, o którym mowa w art. 14 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228);

27) personel BSŁil – żołnierzy, funkcjonariuszy lub pracowników jednostki organizacyjnej, wchodzących w skład i wykonujących zadania na rzecz OBSŁil;

28) [15] pomocnicze urządzenie ewidencyjne – urządzenie ewidencyjne stosowane w kancelarii kryptograficznej, które może zostać poddane brakowaniu po 12 miesiącach od daty zakończenia prowadzenia tego urządzenia ewidencyjnego;

29) pomocniczy sprzęt kryptograficzny – sprzęt kryptograficzny będący elementem instalacji kryptograficznej, ale nie ujęty w definicji urządzenia kryptograficznego, który może wymagać specjalnej obsługi lub kontroli w celu ochrony specjalnych układów zabezpieczających;

30) potwierdzenie odbioru – fizyczne przekazywanie przez kierownika kancelarii kryptograficznej materiałów kryptograficznych, po złożeniu podpisu przez upoważnionego do odbioru wykonawcę z danej jednostki organizacyjnej;

31) pracownik – osobę pozostającą w stosunku pracy z jednostką organizacyjną;

31a) [16] pracownik kancelarii kryptograficznej – żołnierza, funkcjonariusza lub pracownika pełniącego służbę albo zatrudnionego w kancelarii kryptograficznej, podlegającego bezpośrednio kierownikowi kancelarii kryptograficznej;

32) produkt kryptograficzny – urządzenie lub narzędzie zawierające co najmniej jeden mechanizm kryptograficzny wykorzystywany w celu zapewnienia wymaganego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych informacji;

33) przesyłka – materiały w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych i oznaczonych paczek lub listów;

34) przesyłka kryptograficzna – materiały kryptograficzne w postaci zabezpieczonych, zaadresowanych i odpowiednio oznaczonych paczek lub listów;

35) [17] raport posiadania – wypełniony formularz SF 153 PL określający stan ewidencyjny posiadanych materiałów kryptograficznych będących na ewidencji w kancelarii kryptograficznej, sporządzany na okoliczność przekazania obowiązków kierownika kancelarii kryptograficznej lub wykazania materiałów kryptograficznych, którymi zaopatrywana kancelaria kryptograficzna nie jest obciążona w kancelarii zaopatrującej;

36) [18] (uchylony)

37) rejestr wzorów podpisów – formularz, którego wzór określa załącznik nr 1, opisujący umiejscowienie kancelarii kryptograficznej w strukturze dowodzenia i systemie dystrybucji, zawierający jej dane teleadresowe oraz dane osobowe, wzory podpisów personelu tej kancelarii i Oficera BSŁil;

38) SKW – Służbę Kontrwywiadu Wojskowego;

39) [19] (uchylony)

40) system kryptograficzny – część systemu teleinformatycznego realizującego kryptograficzne zabezpieczenie informacji przy pomocy jednego lub więcej produktów kryptograficznych (mechanizmów, urządzeń i narzędzi) oraz procedur i metod postępowania stosowanych przez personel BSŁil;

41) [20] Szef KOGD (w relacjach międzynarodowych – National Distribution Authority) – upoważniony przez Szefa SKW do kierowania KOGD dyrektor lub zastępca dyrektora Zarządu VI SKW;

42) trwałe urządzenie ewidencyjne – urządzenie ewidencyjne podlegające archiwizacji;

43) ustawa – ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228);

44) urządzenie ewidencyjne – księgę, dziennik, wykaz, spis, rejestr, formularz lub kartotekę o ustalonych rubrykach, prowadzone w formie pisemnej lub elektronicznej, służące do rejestrowania materiałów kryptograficznych oraz umożliwiające kontrolę ich stanu i obiegu;

45) [21] urządzenie kryptograficzne – urządzenie posiadające zaimplementowany co najmniej jeden mechanizm kryptograficzny, przeznaczony do zapewnienia bezpieczeństwa informacjom niejawnym, w tym w szczególności urządzenie, dla którego wydany został certyfikat ochrony kryptograficznej lub które zostało dopuszczone do eksploatacji w trybie art. 50 ust. 7 ustawy;

46) [22] WSK RP – Wojskową Służbę Kurierską Rzeczypospolitej Polskiej, której zadania określają odrębne przepisy wydane przez Ministra Obrony Narodowej;

47) wykonawca – żołnierza, funkcjonariusza lub pracownika zajmującego określone stanowisko służbowe, wykonującego zadania zgodnie z zakresem obowiązków, posiadającego stosowne poświadczenia bezpieczeństwa i przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz CUK;

48) [23] zalecenia SKW – zalecenia SKW w sprawie powoływania i odwoływania kancelarii kryptograficznej;

49) zarządzanie materiałem kryptograficznym – całokształt przedsięwzięć związany z ochroną (bezpieczeństwem) materiałów kryptograficznych, od złożenia zapotrzebowania na dokumenty kryptograficzne, generację, wytwarzanie, ewidencję, dystrybuowanie, aż do ich fizycznego zniszczenia;

50) zasada wiedzy niezbędnej – udostępnianie określonej informacji wyłącznie osobom, którym jest to niezbędne do realizacji czynności służbowych;

51) zastępca kierownika kancelarii kryptograficznej (w relacjach międzynarodowych – Alternate Crypto Custodian) – wyznaczonego żołnierza, funkcjonariusza lub pracownika zajmującego etatowe stanowisko zastępcy kierownika tej kancelarii.

Rozdział 2

Organizacja, funkcjonowanie kancelarii kryptograficznej oraz organy nadzorujące jej pracę

§ 3.

1. [24] W jednostkach organizacyjnych, które planują wykorzystywać materiały kryptograficzne kierownik jednostki organizacyjnej powołuje kancelarię kryptograficzną. W przypadku, gdy powołanie kancelarii kryptograficznej jest niezasadne ze względu na zbyt małą ilość wykorzystywanych materiałów kryptograficznych lub ze względów organizacyjnych, kierownik jednostki organizacyjnej podpisuje z kierownikiem jednostki organizacyjnej posiadającej kancelarię kryptograficzną porozumienie w sprawie zaopatrywania w materiały kryptograficzne.

2. [25] Sposób oraz tryb powoływania i odwoływania kancelarii kryptograficznej określają zalecenia SKW.

3. Porozumienie, o którym mowa w ust. 1, określa sposób zaopatrywania w materiały kryptograficzne.

4. Obrót materiałami kryptograficznymi odbywa się wyłącznie pomiędzy jednostkami organizacyjnymi posiadającymi kancelarie kryptograficznie lub odpowiednie porozumienie, określone w ust. 1.

5. Kancelaria kryptograficzna może przyjmować, rejestrować, przechowywać i wysyłać materiały kryptograficzne krajowe i międzynarodowe oraz inne dokumenty związane z tematyką kryptograficzną, pod warunkiem, że będą one fizycznie od siebie oddzielone i rejestrowane w odrębnych urządzeniach ewidencyjnych.

5a. [26] Warunek, o którym mowa w ust. 5, nie ma zastosowania do urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w § 14 ust. 1 pkt 1 lit. a oraz pkt 2 lit. b, które mogą być prowadzone wspólnie dla krajowych i międzynarodowych materiałów kryptograficznych.

6. [27] Za zgodą Szefa KOGD i na podstawie porozumienia, o którym mowa w ust. 1, jednostka organizacyjna posiadająca kancelarię kryptograficzną może zaopatrywać w materiały kryptograficzne inne jednostki organizacyjne nieposiadające kancelarii kryptograficznej. W jednostce organizacyjnej nieposiadającej kancelarii kryptograficznej dopuszcza się przechowywanie materiałów kryptograficznych w kancelarii tajnej w formie depozytu, gdzie sposób przechowywania powinien być opisany szczegółowo w „Procedurach zaopatrywania w materiały kryptograficzne… (podać nazwę jednostki organizacyjnej) przez kancelarię kryptograficzną nr… (podać nazwę jednostki organizacyjnej)”, zwanych dalej „Procedurami”.

7. [28] W przypadku, o którym mowa w ust. 6, kierownik jednostki organizacyjnej nieposiadającej kancelarii kryptograficznej:

1) wyznacza personel BSŁiI, w tym Oficera BSŁiI i jego zastępcę. Funkcję Oficera BSŁiI i zastępcy Oficera BSŁiI pełni osoba, która ukończyła kurs specjalistyczny uprawniający do sprawowania nadzoru nad bezpieczeństwem materiałów kryptograficznych, o którym mowa w zaleceniach SKW;

2) opracowuje Procedury w czterech egzemplarzach zgodnie z wytycznymi określonymi w załączniku nr 2, we współdziałaniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej, który ma obsługiwać tę jednostkę;

3) zatwierdza Procedury oraz przesyła je do kierownika jednostki organizacyjnej posiadającej kancelarię kryptograficzną, celem ich zatwierdzenia;

4) zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej posiadającej kancelarię kryptograficzną Procedury przesyła za pośrednictwem Dyrektora NCBC do Szefa KOGD.

7a. [29] Otrzymane Procedury Dyrektor NCBC uzgadnia i przesyła do akceptacji przez Szefa KOGD.

7b. [30] Po otrzymaniu uzgodnionych i zaakceptowanych Procedur jednostka organizacyjna zaopatrująca, przekazuje egzemplarz nr 3, jednostce organizacyjnej zaopatrywanej oraz rozpoczyna proces zaopatrywania w materiały kryptograficzne.

8. Zgoda, o której mowa w ust. 6, jest wydawana na czas określony.

8a. [31] Jeżeli KOGD polecił powołanie kancelarii kryptograficznej, warunkiem wydania kolejnej zgody przez KOGD, o której mowa w ust. 6, jest wskazanie przyczyn niepowołania kancelarii kryptograficznej oraz przedłożenie harmonogramu jej powołania.

9. W przypadku uzasadnionym względami organizacyjnymi, w jednostce organizacyjnej można powołać więcej niż jedną kancelarię kryptograficzną.

10. Szef KOGD może zalecić powołanie kancelarii kryptograficznej.

§ 4.

1. Obsługę kancelarii kryptograficznej stanowi wyznaczony rozkazem (decyzją) etatowy personel tej kancelarii w tym:

1) kierownik kancelarii kryptograficznej;

2) zastępca (zastępcy) kierownika kancelarii kryptograficznej;

3) [32] w zależności od potrzeb szyfrant (szyfranci), pracownik (pracownicy) kancelarii kryptograficznej, kurier (kurierzy).

2. Personel kancelarii kryptograficznej może pełnić jednocześnie funkcję personelu kancelarii kryptograficznej stacjonarnej oraz polowej lub mobilnej w ramach jednej jednostki organizacyjnej.

3. Na stanowiska etatowego personelu kancelarii kryptograficznej wyznacza się żołnierza, funkcjonariusza lub pracownika, który posiada poświadczenia bezpieczeństwa odpowiednie do klauzul tajności materiałów niejawnych otrzymywanych, wytwarzanych, przetwarzanych, przekazywanych i przechowywanych w kancelarii kryptograficznej, posiada aktualne zaświadczenie o przeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz szkolenie/szkolenia specjalistyczne określone w odrębnych przepisach.

§ 5.

1. Do obowiązków kierownika kancelarii kryptograficznej należy:

1) kierowanie pracą kancelarii kryptograficznej;

2) przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie oraz przekazywanie materiałów kryptograficznych otrzymywanych, wysyłanych oraz wytwarzanych na potrzeby wewnętrzne jednostki organizacyjnej oraz jednostek zaopatrywanych;

3) współudział w planowaniu i prowadzeniu inspekcji kryptograficznych w nadzorowanych kancelariach kryptograficznych;

4) dokonywanie dystrybucji (redystrybucji) materiałów kryptograficznych do zaopatrywanych kancelarii kryptograficznych;

5) prowadzenie aktualnej ewidencji materiałów kryptograficznych;

6) dokonywanie sprawdzeń posiadanych materiałów kryptograficznych;

7) sprawdzanie poświadczeń bezpieczeństwa i CUK osób korzystających z zasobów kancelarii kryptograficznej oraz prowadzenie wykazów osób upoważnionych do dostępu do materiałów kryptograficznych, którego wzór określa załącznik nr 3;

8) posiadanie aktualnych edycji publikacji kryptograficznych i poprawne wprowadzanie do nich zmian;

9) meldowanie Oficerowi BSŁil o każdym stwierdzonym naruszeniu bezpieczeństwa fizycznego i kryptograficznego oraz o możliwym lub rzeczywistym zagrożeniu bezpieczeństwa materiałów kryptograficznych;

10) udostępnianie i wydawanie materiałów kryptograficznych osobom, o których mowa w pkt. 7;

11) [33] kompletowanie materiałów kryptograficznych oraz przygotowywanie akt spraw do archiwizacji;

12) przesyłanie do zaopatrującej oraz nadrzędnej kancelarii kryptograficznej rocznych raportów o stanie posiadanych materiałów kryptograficznych;

13) niszczenie materiałów kryptograficznych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i zaleceniami;

14) aktualizacja wykazu zaopatrywanych kancelarii kryptograficznych w jednostkach organizacyjnych na podstawie „Zaświadczeń o funkcjonowaniu kancelarii kryptograficznych” oraz pism odwołujących kancelarie kryptograficzną;

15) zmiana kodów i rotacja kluczy zabezpieczających funkcjonowanie kancelarii kryptograficznych;

16) obsługa urządzeń i narzędzi kryptograficznych;

17) wykonywanie poleceń zleconych przez Oficera BSŁil związanych z tematyką kryptograficzną.

2. Do obowiązków zastępcy kierownika kancelarii kryptograficznej należy wykonywanie zadań, o których mowa w ust. 1 pkt. 2÷17, a podczas nieobecności kierownika kancelarii kryptograficznej kierowanie jej pracą.

3. [34] Do obowiązków pracownika kancelarii kryptograficznej należy wykonywanie zadań, o których mowa w ust. 1 pkt 2-17.

4. Do obowiązków kuriera należy:

1) wykonywanie zadań, o których mowa w ust. 1 pkt. 2–17;

2) przewożenie materiałów kryptograficznych;

3) [35] udział w czynnościach związanych z organizacją i przygotowaniem konwoju.

5. Obowiązki szyfranta określają odrębne przepisy.

6. Szczegółowe obowiązki personelu kancelarii kryptograficznej określa Oficer BSŁil.

§ 6.

1. Przekazanie obowiązków na stanowisku kierownika kancelarii kryptograficznej odbywa się komisyjnie.

2. Komisję, o której mowa w ust. 1 powołuje kierownik jednostki organizacyjnej, w skład której wchodzą:

1) co najmniej jeden przedstawiciel OBSŁil;

2) co najmniej jeden przedstawiciel OBSŁil nadrzędnej jednostki organizacyjnej;

3) osoba zdająca i przyjmująca obowiązki kierownika kancelarii kryptograficznej.

3. Wniosek o wyznaczenie przedstawiciela organu nadrzędnego do składu komisji, o której mowa w ust. 2, przesyła się na 30 dni przed planowanym terminem zmiany kierownika kancelarii kryptograficznej.

4. Wniosek o przesłanie raportu posiadania materiałów kryptograficznych przesyła się do zaopatrującej kancelarii kryptograficznej na 30 dni przed planowanym terminem zmiany kierownika kancelarii kryptograficznej.

5. Wynikiem pracy komisji jest protokół z przekazania obowiązków oraz raport posiadania materiałów kryptograficznych.

6. Protokół przekazania obowiązków zawiera:

1) podstawę przekazania obowiązków;

2) nazwy i numery urządzeń ewidencyjnych, na podstawie których dokonano sprawdzenia stanu faktycznego materiałów kryptograficznych pozostających na ewidencji kancelarii kryptograficznej oraz pozycje zapisów w tych urządzeniach;

3) numer ewidencyjny raportu posiadania materiałów kryptograficznych;

4) porównanie stanu faktycznego materiałów kryptograficznych ze stanem ewidencyjnym;

5) uwagi osoby przyjmującej obowiązki dotyczące ujawnionych nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania i obiegu materiałów kryptograficznych.

7. Protokół przekazania obowiązków wykonuje się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

8. Zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej egzemplarze protokołu przechowuje się w kancelarii kryptograficznej:

1) nadrzędnej jednostki organizacyjnej;

2) własnej.

9. Po przyjęciu obowiązków kierownik kancelarii kryptograficznej przesyła aktualny rejestr wzorów podpisów.

10. [36] Dopuszcza się przesyłanie kopii rejestru wzorów podpisów drogą elektroniczną z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego posiadającego akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego.

11. Na czas nieobecności kierownika kancelarii kryptograficznej i jego zastępcy poniżej 60 dni, obowiązki kierownika pełni etatowa osoba z personelu kancelarii kryptograficznej, posiadająca odpowiednie poświadczenia bezpieczeństwa, zaświadczenie ukończenia kursu personelu kancelarii kryptograficznych, wyznaczona rozkazem dziennym lub decyzją kierownika jednostki organizacyjnej.

12. W przypadku, gdy w kancelarii kryptograficznej pozostaje wyłącznie jedna osoba ze składu etatowego personelu, kierownik jednostki organizacyjnej, może wyznaczyć do składu tej kancelarii osobę spełniającą wymagania, o których mowa w ust. 11.

13. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą Szefa KOGD, do składu kancelarii można wyznaczyć Oficera BSŁil.

13a. [37] Dla OBSŁiI nadzorowanych przez NCBC, zgodę, o której mowa w ust. 13, wydaje Dyrektor NCBC, o czym informuje pisemnie Szefa KOGD.

14. W przypadku, gdy nie ma możliwości wyznaczenia dodatkowej osoby, o której mowa w ust. 12 lub 13, do składu personelu kancelarii, kancelaria podlega zawieszeniu.

15. Na czas nieobecności kierownika kancelarii kryptograficznej i jego zastępcy powyżej 60 dni przekazanie obowiązków kierownika kancelarii kryptograficznej realizuje komisja na zasadach określonych w ust. 3–10.

16. Przewodniczący komisji, o której mowa w ust. 15, do czasu przekazania obowiązków oznakowuje urządzenia do przechowywania informacji niejawnych, szafy, sejfy i skrzynie z nieprzekazanymi materiałami kryptograficznymi swoją numerową pieczęcią do teczki pracy lub w inny sposób jednoznacznie identyfikujący przewodniczącego komisji.

17. Protokół przekazania obowiązków podpisują przewodniczący oraz członkowie komisji, o której mowa w ust. 15, a zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

§ 7.

1. [38] W jednostkach organizacyjnych, w których wykorzystuje się lub planuje się wykorzystywać materiały kryptograficzne tworzy się OBSŁiI, którego zadaniem jest nadzorowanie pracy kancelarii kryptograficznej.

2. OBSŁil nadzorowane są przez OBSŁil nadrzędnej jednostki organizacyjnej.

2a. [39] W przypadku, gdy w nadrzędnej jednostce organizacyjnej nie funkcjonuje OBSŁiI dopuszcza się sprawowanie nadzoru nad OBSŁiI z podległych jednostek organizacyjnych przez OBSŁiI wskazany przez kierownika nadrzędnej jednostki organizacyjnej.

3. Zaopatrywanie w materiały kryptograficzne odbywa się zgodnie z terytorialnym system zaopatrywania kancelarii kryptograficznych.

4. [40] Terytorialny system zaopatrywania, o którym mowa w ust. 3, określa Dyrektor NCBC w uzgodnieniu z Szefem KOGD.

5. [41] KOGD w ramach wykonywanych czynności nadzoruje NCBC oraz OBSŁiI.

6. [42] Do zadań NCBC należy:

1) nadzorowanie i koordynowanie działalności OBSŁiI w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej;

2) planowanie, organizowanie, prognozowanie rozwoju i eksploatacji oraz nadzór nad funkcjonowaniem systemów ochrony kryptograficznej stosowanych w systemach teleinformatycznych resortu obrony narodowej oraz podczas misji pokojowych i ćwiczeń, a także Wojennego Systemu Dowodzenia;

3) ocena zasadności powołania kancelarii kryptograficznej w jednostce organizacyjnej podległej Ministrowi Obrony Narodowej, opracowywana na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej na etapie planowania powołania kancelarii kryptograficznej;

4) planowanie, organizowanie oraz sprawowanie nadzoru nad szkoleniami specjalistycznymi personelu BSŁiI;

5) prowadzenie ewidencji dokonywanych kontroli lub inspekcji kryptograficznych nadzorowanych OBSŁiI;

6) opracowywanie i przesyłanie do KOGD do dnia 30 kwietnia każdego roku sprawozdań za rok ubiegły o stanie ochrony informacji niejawnych w kancelariach kryptograficznych jednostek organizacyjnych, z wyszczególnieniem:

a) kancelarii kryptograficznych objętych nadzorem,

b) formy nadzoru (inspekcja, kontrola),

c) organów bezpieczeństwa systemów łączności i informatyki przeprowadzających inspekcje lub kontrole,

d) stwierdzonych naruszeń ochrony informacji niejawnych w zakresie ochrony materiałów kryptograficznych oraz zastosowanych środków zaradczych;

7) generowanie i wytwarzanie dokumentów kryptograficznych, służących do zabezpieczenia krajowych potrzeb w zakresie ochrony systemów teleinformatycznych przetwarzających niejawne informacje krajowe i międzynarodowe;

8) prowadzenie inspekcji kryptograficznych w nadzorowanych OBSŁiI;

9) składanie do KOGD zbiorczych zapotrzebowań na materiały kryptograficzne (w szczególności dokumenty kryptograficzne) pochodzące z wymiany międzynarodowej, służące do zabezpieczenia funkcjonowania systemów kryptograficznych wykorzystywanych w nadzorowanych OBSŁiI;

10) nadzorowanie wykorzystywania materiałów kryptograficznych przez OBSŁiI;

11) przeprowadzanie raz w roku odprawy rozliczeniowo-szkoleniowej dla:

a) Oficerów BSŁiI z bezpośrednio nadzorowanych OBSŁiI,

b) kierowników podległych kancelarii kryptograficznych oraz bezpośrednio zaopatrywanych;

12) opracowywanie procedur obsługi urządzeń kryptograficznych, pomocniczego sprzętu kryptograficznego oraz postępowania z dokumentami kryptograficznymi;

13) przesyłanie do KOGD raz na kwartał raportów zniszczeń, które są opracowywane przez podległe OBSŁiI.

7. OBSŁil wszystkich szczebli organizacyjnych, z zastrzeżeniem ust. 6 są odpowiedzialne za:

1) koordynowanie działalności podporządkowanych OBSŁil;

2) prowadzenie ewidencji dokonywanych kontroli lub/i inspekcji kryptograficznych OBSŁil;

3) [43] opracowywanie i przesyłanie do OBSŁiI nadrzędnej jednostki organizacyjnej sprawozdań o stanie ochrony informacji niejawnych w podległych OBSŁiI za ubiegły rok, z wyszczególnieniem:

a) kancelarii kryptograficznych objętych nadzorem,

b) formy nadzoru (inspekcja, kontrola),

c) organów BSŁiI przeprowadzających inspekcje i kontrole,

d) stwierdzonych naruszeń ochrony informacji niejawnych w zakresie ochrony materiałów kryptograficznych oraz zastosowanych środków zaradczych;

4) określenie terminu przesłania sprawozdania, o którym mowa w pkt. 3 dla bezpośrednio podporządkowanych organów BSŁil;

5) planowanie, organizowanie, systemów ochrony kryptograficznej stosowanych w systemach teleinformatycznych podległych jednostek organizacyjnych oraz eksploatację i nadzór nad ich funkcjonowaniem;

6) prowadzenie inspekcji kryptograficznych w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych;

7) [44] analizę otrzymywanych z podległych OBSŁiI zapotrzebowań na materiały kryptograficzne oraz opracowywanie zapotrzebowań zbiorczych na materiały kryptograficzne, służące do zabezpieczenia potrzeb własnych oraz podległych OBSŁiI;

8) nadzorowanie wykorzystywania materiałów kryptograficznych przez podległe OBSŁil;

9) przeprowadzenie raz w roku odprawy rozliczeniowo-szkoleniowej dla Oficerów BSłil z OBSŁil bezpośrednio nadzorowanych;

10) raz na kwartał przesyłanie raportów zniszczeń do kancelarii zaopatrującej.

8. [45] Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 7 pkt 3, OBSŁiI bezpośrednio podległe oraz bezpośrednio nadzorowane przez NCBC przesyłają do NCBC do dnia 15 marca każdego roku.

9. [46] OBSŁiI składają zapotrzebowania na materiały kryptograficzne drogą służbową do nadrzędnego OBSŁiI, za pośrednictwem kancelarii kryptograficznych. W przypadku rozległych systemów teleinformatycznych (funkcjonujących w więcej niż jednej jednostce organizacyjnej) zapotrzebowanie zbiorcze na materiały kryptograficzne dla systemu teleinformatycznego opracowuje OBSŁiI organizatora systemu teleinformatycznego i przedstawia je drogą służbową do NCBC. Wzory zapotrzebowań zostały określone w zaleceniach SKW w zakresie zarządzania materiałami kryptograficznymi ZBT 601.

10. [47] Nadzór nad bezpieczeństwem materiałów kryptograficznych w jednostce organizacyjnej sprawuje powołany przez kierownika jednostki organizacyjnej Oficer BSŁiI.

10a. [48] W czasie nieobecności Oficera BSŁiI, jego obowiązki pełni powołany przez kierownika jednostki organizacyjnej zastępca Oficera BSŁiI. W przypadku nieobecności Oficera BSŁiI i jego zastępcy, obowiązki Oficera BSŁiI pełni kierownik kancelarii kryptograficznej.

11. Funkcja, o której mowa w ust. 10, sprawowana jest przez:

1) [49] osobę wyznaczoną w NCBC przez dyrektora NCBC;

2) szefa (oddziału, wydziału, sekcji, grupy) w komórkach bezpieczeństwa systemów łączności i informatyki;

3) kierownika komórki odpowiedzialnej za organizację łączności w jednostce organizacyjnej, w której nie występuje etatowa komórka BSŁil;

4) kierownika komórki organizacyjnej, w której planowane jest powołanie kancelarii kryptograficznej w jednostce organizacyjnej;

12. Oficer BSŁil jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa materiałom kryptograficznym w tym za sprawdzanie wszystkich miejsc w jednostce organizacyjnej, w których są przechowywane i wykorzystywane te materiały.

13. Do zadań i obowiązków Oficera BSŁil należy:

1) uzgadnianie bezpośrednio z kierownikiem jednostki organizacyjnej wszelkich zagadnień związanych z ochroną materiałów kryptograficznych oraz funkcjonowaniem OBSŁil;

2) [50] przekazywanie kierownikowi jednostki organizacyjnej propozycji rozwiązań w sprawach związanych z bezpieczeństwem materiałów kryptograficznych oraz zabezpieczeniem kryptograficznym systemów teleinformatycznych jednostki organizacyjnej oraz jednostek jej podległych;

3) realizowanie zadań postawionych przez Oficera BSŁil z OBSŁil szczebla nadrzędnego w zakresie specjalistycznym dotyczącym przechowywania, przesyłania oraz stosowania i wykorzystywania materiałów kryptograficznych;

4) współpraca z pionem ochrony oraz komórką odpowiedzialną za ochronę obiektów wojskowych w zakresie zastosowanych środków ochrony fizycznej i technicznej przeznaczonych do ochrony materiałów kryptograficznych;

5) informowanie nadrzędnego OBSŁil o potrzebach w zakresie zabezpieczenia w materiały kryptograficzne jednostki organizacyjnej;

6) wskazywanie osób odpowiedzialnych za wymianę w urządzeniach kryptograficznych materiałów kryptograficznych;

7) nadzorowanie przekazywania materiałów kryptograficznych poza jednostkę organizacyjną;

8) sprawdzanie systemów teleinformatycznych, w których przetwarzane są informacje dotyczące tematyki kryptograficznej;

9) [51] opracowanie instrukcji pracy kancelarii kryptograficznej;

10) opracowanie zakresu obowiązków dla personelu BSŁil oraz nadzór nad ich przestrzeganiem;

11) opracowanie planów ewakuacji, niszczenia materiałów kryptograficznych na wypadek zagrożenia oraz zapewnienie niezbędnych środków i sprzętu do wdrażania tych planów;

12) wnioskowanie do kierownika jednostki organizacyjnej o kierowanie osób z OBSŁil oraz osób spoza tego organu (posiadających kwalifikacje techniczne związane z informatyką, elektroniką bądź kierunkami pokrewnymi), które mogłyby w przyszłości objąć stanowiska w OBSŁil, na organizowane specjalistyczne kursy i szkolenia;

13) dokumentowanie przeprowadzonych instruktaży i szkoleń dotyczących tematyki kryptograficznej;

14) wnioskowanie do kierownika jednostki organizacyjnej o przyznanie lub anulowanie CUK;

15) przeprowadzenie szkolenia co najmniej raz w roku z zakresu ochrony materiałów kryptograficznych wszystkim osobom posiadającym wystawiony CUK;

16) prowadzenie ewidencji wydanych CUK oraz monitorowanie ich statusu;

17) [52] ścisła współpraca z pełnomocnikiem ochrony kierownika jednostki organizacyjnej w zakresie utrzymywania i podnoszenia poziomu bezpieczeństwa fizycznego pomieszczeń kancelarii kryptograficznych, w tym prowadzenie sprawdzeń poziomu bezpieczeństwa;

18) niezwłoczne meldowanie kierownikowi jednostki organizacyjnej oraz Oficerowi BSŁil szczebla nadrzędnego o stwierdzonych incydentach mających wpływ na bezpieczeństwo materiałów kryptograficznych;

19) [53] nadzorowanie prowadzenia wymaganej dokumentacji w kancelarii kryptograficznej;

20) [54] nadzorowanie wykorzystywania, obsługiwania oraz ochrony urządzeń i innych elementów systemów kryptograficznych;

21) okresowe sprawdzanie stosowania przez personel BSŁil procedur uzbrajania urządzeń kryptograficznych dokumentami kryptograficznymi oraz obsługi przez ten personel urządzeń i narzędzi ochrony kryptograficznej eksploatowanych w jednostce organizacyjnej;

22) planowanie i organizowanie inspekcji kryptograficznych OBSŁil bezpośrednio nadzorowanych jednostek organizacyjnych – nie rzadziej niż co trzy lata;

23) kontrolowanie terminu upływu ważności certyfikatów wystawionych dla poszczególnych urządzeń oraz certyfikatów/świadectw akredytacji bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego dla systemów przetwarzających informacje niejawne dotyczące tematyki kryptograficznej, a w przypadku ich wygaśnięcia wnioskowanie do kierownika jednostki organizacyjnej o zamknięcie tych systemów;

24) udział w planowaniu i organizowaniu kontroli materiałów niejawnych w kancelarii kryptograficznej, prowadzonej w ramach kontroli okresowej ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;

25) [55] opracowywanie w porozumieniu z administratorem systemu, w którym wykorzystywany jest system kryptograficzny, zapotrzebowania na materiały kryptograficzne.

14. Dla systemów teleinformatycznych przetwarzających materiały kryptograficzne inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego wyznacza się spośród pracowników pionu ochrony, a administratora systemu teleinformatycznego można wyznaczyć spośród personelu BSŁil.

15. System teleinformatyczny, o którym mowa w ust. 14, może być kontrolowany przez inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego tylko w obecności administratora tego systemu. Inspektorowi bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz administratorowi nie wystawia się CUK.

16. Administrator systemu, o którym mowa w ust. 14, wykonuje zadania związane z administrowaniem systemu bez dostępu do materiałów kryptograficznych.

Rozdział 3

Środki bezpieczeństwa fizycznego

§ 8.

1. Kancelarie kryptograficzne, z uwagi na wysoki poziom zagrożenia związany z utratą informacji niejawnych, lokalizuje się w pomieszczeniu lub pomieszczeniach spełniających następujące warunki bezpieczeństwa:

1) usytuowanych, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, w budynku o konstrukcji murowanej, betonowej lub innej o podobnych właściwościach (parametrach) konstrukcyjnych, z wejściem ze strefy ochronnej:

a) dla pomieszczeń, których ściany stanowią granicę strefy ochronnej, jeżeli materiały kryptograficzne nie są przechowywane w urządzeniach, o których mowa w ust. 9 pkt. 1, ściany zewnętrzne powinny:

– być wykonane z materiałów niepalnych, spełniających wymagania klasy odporności pożarowej,

– spełniać wymagania nośności granicznej odpowiadającej, co najmniej konstrukcji ściany murowanej, wykonanej z cegły pełnej klasy 15 o grubości 32 cm lub betonu zbrojonego o grubości 20 cm;

b) dla pomieszczeń, których ściany stanowią granicę strefy ochronnej, jeżeli materiały kryptograficzne są przechowywane w urządzeniach, o których mowa w ust. 9 pkt. 1, ściany zewnętrzne powinny:

– być wykonane z materiałów niepalnych, spełniających wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej,

– spełniać wymagania nośności granicznej odpowiadającej, co najmniej konstrukcji ściany murowanej, wykonanej z cegły pełnej klasy 15 o grubości 25 cm lub betonu zbrojonego o grubości 15 cm.

c) dla pomieszczeń, których ściany nie stanowią granicy strefy ochronnej, jeżeli materiały kryptograficzne nie są przechowywane w urządzeniach, o których mowa w ust. 9 pkt. 1, ściany zewnętrzne powinny:

– być wykonane z materiałów niepalnych, spełniających wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej,

– spełniać wymagania nośności granicznej odpowiadającej, co najmniej konstrukcji ściany murowanej, wykonanej z cegły pełnej klasy 15 o grubości 25 cm lub betonu zbrojonego o grubości 15 cm;

d) dla pomieszczeń, których ściany nie stanowią granicy strefy ochronnej, jeżeli materiały kryptograficzne są przechowywane w urządzeniach, o których mowa w ust. 9 pkt. 1, ściany zewnętrzne powinny:

– być wykonane z materiałów niepalnych, spełniających wymagania klasy odporności pożarowej,

– spełniać wymagania nośności granicznej odpowiadającej, co najmniej konstrukcji ściany murowanej, wykonanej z cegły pełnej klasy 15 o grubości 18 cm lub betonu zbrojonego o grubości 10 cm.

2) w przypadku braku możliwości spełnienia warunków grubości ścian, o których mowa w pkt. 1, należy zastosować inne dodatkowe zabezpieczenia, które zapewnią czas odporności na włamanie większy niż czas niezbędny do przybycia służb ochrony jednostki organizacyjnej, m.in. czujki sejsmiczne montowane na tych ścianach, stałą obserwację systemem telewizji przemysłowej ścian zewnętrznych i innych narażonych na sforsowanie, wzmocnienie ścian przez ułożenie certyfikowanych metalowych (stalowych) paneli kancelaryjnych;

3) wyposażonych w drzwi wejściowe metalowe spełniające wymagania klasy odporności nie niższej niż RC 4 określone w Polskiej Normie PN-EN 1627, blokowane na 4 krawędziach, zabezpieczone przed wyłamaniem od strony zawiasów, posiadające element samozatrzaskowy uniemożliwiający pozostawienie pomieszczenia otwartego, samozamykacz oraz dodatkowo wyposażone w zamek mechaniczny szyfrowy, co najmniej klasy B według Polskiej Normy PN-EN 1300 co najmniej trzytarczowy, o cichym przesuwie, posiadający min. 100 podziałek na pokrętle i skali nastawień, przy której w przypadku każdej tarczy zamek trzytarczowy nie otworzy się, jeżeli pokrętło jest przekręcone więcej niż o 1 kreskę podziałki po obu stronach właściwej kreski podziałki, a w przypadku zamka czterotarczowego wartość ta wynosi 1,25. Zmiana kombinacji powinna być blokowana i uaktywniana kluczem od tyłu obudowy zamka. Zamek powinien być odporny na manipulację przez eksperta, również przy użyciu specjalistycznych narzędzi, przez okres 20 roboczogodzin. Zamek powinien być zabezpieczony przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem i prześwietleniem (atakiem) radiologicznym (promieniowanie z radioaktywnego źródła nieprzekraczającego równowartości 10 curie, co – 60 z odległości 760 mm przez 20 godzin). Zmiana kombinacji powinna być blokowana i uaktywniana kluczem od tyłu obudowy zamka. Drzwi powinny być wyposażone w dwa komplety kluczy niezbędnych do ustawiania szyfru. Dopuszcza się również stosowanie zamka elektronicznego szyfrowego, co najmniej klasy B według Polskiej Normy PN-EN 1300, pod warunkiem że zamek spełnia te same wymagania co zamek mechaniczny szyfrowy oraz nie generuje sygnałów, które mogą być wykorzystane do otwarcia zamka przez okres 20 roboczogodzin;

4) wyposażonych w okna zabezpieczone w sposób uniemożliwiający wgląd do pomieszczeń z zewnątrz z zainstalowaniem w otworach okiennych, z zastrzeżeniem pkt. 5, kraty wykonanej w ramie z płaskownika stalowego o przekroju nie mniejszym niż 45 x 6 mm, z prętów stalowych o średnicy co najmniej 18 mm, usytuowanych pionowo z prześwitem pomiędzy nimi nie większym niż 150 mm, wzmocnionej płaskownikami stalowymi o przekroju nie mniejszym niż 45 x 6 mm, usytuowanymi w poziomie, w odstępach nie większych niż 500 mm, z tym że jeżeli ze względów architektoniczno-budowlanych nie ma możliwości zainstalowania kraty, dopuszcza się zamontowanie certyfikowanego (kwalifikowanego) okna antywłamaniowego spełniającego wymagania klasy odporności nie niższej niż RC 3 określone w Polskiej Normie PN-EN 1627;

5) otwory okienne, których dolna krawędź znajduje się na wysokości powyżej 5 m od poziomu otaczającego terenu, a górna krawędź więcej niż 3 m od poziomu dachu, wyposaża się w jedno z następujących zabezpieczeń:

a) siatkę z drutu stalowego o grubości drutu nie mniejszej niż 2 mm, o oczkach nie większych niż 20 x 20 mm lub powierzchni oczka nie większej niż 4 cm²,

b) zabezpieczenie przed otwarciem od wewnątrz, wraz z folią antywłamaniową lub certyfikowane (kwalifikowane) okno antywłamaniowe spełniające wymagania klasy odporności nie niższej niż RC 2 N określone w Polskiej Normie PN-EN 1627 z szybą o podwyższonej odporności na włamanie – co najmniej klasy P-3A według PN-EN-356;

6) otwory wentylacyjne o powierzchni powyżej 500 cm², siatką o oczkach nie większych niż 10 x 10 mm lub urządzeniami alarmowymi;

7) wyposażonych w kontrolę dostępu, z tym że:

a) [56] instalowane systemy kontroli dostępu powinny spełniać wymagania eksploatacyjno- techniczne dla XIX grupy SpW - systemy i urządzenia specjalistyczne do ochrony obiektów, określone przez gestora,

b) w przypadku braku systemu kontroli dostępu prowadzona jest książka wejścia/wyjścia. Dane z ewidencji są przechowywane co najmniej z okresu ostatnich 3 miesięcy;

8) wyposażonych w system alarmowy, z tym że:

a) powinien on sygnalizować nieuprawnione otwarcie drzwi wejściowych i okien, ruch w pomieszczeniach oraz próby napadu,

b) [57] powinien spełniać wymagania eksploatacyjno-techniczne dla XIX grupy SpW - systemy i urządzenia specjalistyczne do ochrony obiektów, określone przez gestora. Dopuszcza się dalsze stosowanie zainstalowanych systemów alarmowych zgodnie z normą PN-EN 50131-1 systemy alarmowe;

9) wyposażonych w system sygnalizacji pożaru.

2. Kraty, o których mowa w ust. 1 pkt. 4, mogą być rozsuwane lub otwierane pod warunkiem ich zabezpieczenia co najmniej jedną kłódką klasy 5 według PN-EN-12320.

3. Zabrania się lokalizowania kancelarii kryptograficznych na poddaszach.

4. Organizując kancelarię kryptograficzną należy mieć na uwadze wydzielenie pomieszczeń z przeznaczeniem do:

1) [58] pracy personelu kancelarii kryptograficznej;

2) [59] przyjmowania interesantów oraz zapoznawania się z materiałami kryptograficznymi co odnotowuje się w rejestrze interesantów, którego wzór określa załącznik nr 35;

3) naprawy lub serwisowania urządzeń ochrony kryptograficznej w przypadku kancelarii kryptograficznych organizowanych w jednostkach serwisujących.

5. W zależności od potrzeb organizując kancelarię kryptograficzną wydziela się dodatkowe pomieszczenia z przeznaczeniem na:

1) magazynowanie materiałów kryptograficznych;

2) eksploatację systemów teleinformatycznych;

3) pomieszczenie socjalne dla personelu kancelarii kryptograficznej.

6. Pomieszczenie magazynowe, o którym mowa w ust. 5 pkt. 1, wyposaża się w drzwi wejściowe, o których mowa w ust. 1 pkt. 3.

7. Część kancelarii kryptograficznej przeznaczoną do przechowywania materiałów kryptograficznych oraz wykonywania pracy przez personel kancelarii, odgradza się barierką albo ścianą działową z okienkiem od części przeznaczonej do wydawania i udostępniania materiałów kryptograficznych.

8. [60] W kancelariach kryptograficznych, w których są przechowywane materiały niejawne oznaczone klauzulę tajności „ŚCIŚLE TAJNE”, należy zainstalować telewizyjny system nadzoru drzwi wejściowych z zewnątrz, z rejestracją zdarzeń oraz elektroniczne systemy kontroli dostępu. Wymagania ogólne dotyczące funkcjonowania elektronicznego systemu kontroli dostępu zawarte są w wymaganiach eksploatacyjno-technicznych dla XIX grupy SpW - systemy i urządzenia specjalistyczne do ochrony obiektów, określone przez gestora.

9. Kancelarię kryptograficzną wyposaża się w:

1) urządzenia do przechowywania informacji niejawnych, z zastrzeżeniem ust. 1 pkt. 1 lit. a i c, odpowiednio do potrzeb w:

a) szafy stalowe klasy C – do przechowywania materiałów kryptograficznych oznaczonych klauzulą tajności „ŚCIŚLE TAJNE”, a także „TAJNE”, „POUFNE” i „ZASTRZEŻONE” oraz międzynarodowych odpowiedników tych klauzul tajności,

b) szafy stalowe klasy B – do przechowywania materiałów kryptograficznych oznaczonych klauzulą tajności „TAJNE”, a także „POUFNE” i „ZASTRZEŻONE” oraz międzynarodowych odpowiedników tych klauzul tajności,

c) szafy stalowe klasy A – do przechowywania materiałów kryptograficznych oznaczonych klauzulą tajności „POUFNE”, a także „ZASTRZEŻONE” oraz międzynarodowych odpowiedników tych klauzul tajności;

2) regały, szafy meblowe lub meble przeznaczone do przechowywania teczek akt lub wydawnictw;

3) sprzęt kwaterunkowo-biurowy;

4) pojemniki lub worki służące do przechowywania materiałów kryptograficznych przeznaczonych do zniszczenia oraz do ewakuacji materiałów;

5) [61] urządzenia klasy P7 według normy DIN 66399 do niszczenia materiałów kryptograficznych w formie papierowej.

10. Klasyfikację i wymagania techniczne urządzeń, o których mowa w ust. 9 pkt. 1, określa załącznik nr 4.

11. Na drzwiach urządzeń, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 oraz pomieszczeń kancelarii kryptograficznej, o których mowa w ust. 1 pkt. 3 oraz ust. 6, nakleja się karty informacyjne, których wzór określa załącznik nr 5.

12. [62] W kancelariach kryptograficznych, mogą być eksploatowane systemy teleinformatyczne przetwarzające informacje niejawne.

13. [63] Eksploatacja jawnych urządzeń faksowych i systemów podłączonych do sieci INTERNET wymaga zgody Szefa KOGD.

14. Zgoda, o której mowa w ust. 13, nie jest wymagana dla stacjonarnych aparatów telefonicznych.

15. [64] (uchylony)

16. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, uniemożliwiających spełnienie któregokolwiek z warunków, o których mowa w ust. 1÷2 i 6÷9, zgodę na zastosowanie alternatywnych środków bezpieczeństwa udziela Szef KOGD.

17. Pomieszczenia kancelarii kryptograficznej obejmuje się bezpośrednią ochroną fizyczną w postaci posterunku wystawionego przy budynku lub okresowym patrolowaniem terenu wokół budynku nie rzadziej niż raz na dzień i dwa razy w nocy. Czas reakcji wartowników/pracowników ochrony w przypadku wystąpienia sytuacji alarmowych i dotarcia do miejsca zdarzenia nie może być dłuższy niż 15 minut.

§ 9

1. W kancelariach kryptograficznych zlokalizowanych w pomieszczeniach, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt. 1 lit. a i c materiały kryptograficzne, fizycznie od siebie oddzielone (krajowe oraz pochodzące z wymiany międzynarodowej), z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, mogą być przechowywane w pomieszczeniach, o których mowa w § 8:

1) ust. 4, w zamykanych regałach, meblach, szafach meblowych, pojemnikach lub pokrowcach uniemożliwiających ich podgląd;

2) ust. 5 na regałach lub szafach meblowych, w pojemnikach lub pokrowcach.

2. Dokumenty kryptograficzne przyszłych edycji pochodzące z wymiany międzynarodowej należy przechowywać w urządzeniach, o których mowa w § 8 ust. 9 pkt. 1.

3. [65] Dokumenty kryptograficzne bieżącej edycji, niewykorzystywane do pracy urządzeń i narzędzi kryptograficznych, eksploatowanych w kancelariach kryptograficznych oraz dokumenty kryptograficzne niezabezpieczone przed podglądem w sposób określony w zaleceniach SKW w zakresie zarządzania materiałami kryptograficznymi ZBT 601, należy przechowywać w urządzeniach, o których mowa w § 8 ust. 9 pkt 1.

4. W kancelariach kryptograficznych zlokalizowanych w pomieszczeniach, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt. 1 lit. b i d materiały kryptograficzne należy przechowywać w urządzeniach, o których mowa w § 8 ust. 9 pkt. 1, odrębnych dla materiałów krajowych i międzynarodowych oraz dokumentów kryptograficznych bieżącej i przyszłych edycji, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Materiały, o których mowa w ust. 4, mogą być przechowywane w jednym urządzeniu, pod warunkiem, że jego konstrukcja pozwala na ich fizyczne rozdzielenie i zamknięcie w odrębnych skrytkach.

6. W przypadkach, o których mowa w ust. 5, klasa urządzenia musi uwzględniać klauzulę tajności najwyżej sklasyfikowanego materiału przechowywanego w tym urządzeniu.

7. Nieeksploatowane urządzenia kryptograficzne z wprowadzonymi dokumentami kryptograficznymi należy deponować w pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1 i 4, stosownie do maksymalnej klauzuli tajności urządzenia kryptograficznego i wprowadzonego dokumentu kryptograficznego.

8. W pomieszczeniach służbowych nie spełniających standardów bezpieczeństwa, określonych w § 8 ust. 1, 8 i 9, materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt. 21:

1) lit. a, d÷g należy przechowywać wyłącznie w urządzeniach, o których mowa w § 8 ust. 9 pkt. 1 za pisemną zgodą kierownika jednostki organizacyjnej;

2) lit. b i c należy przechowywać zgodnie z procedurami ochrony tych materiałów zatwierdzonymi przez kierownika jednostki organizacyjnej i zaakceptowanymi przez Szefa KOGD.

9. Zabrania się przechowywania materiałów kryptograficznych w pomieszczeniach zlokalizowanych poza strefami ochronnymi z zastrzeżeniem § 31 ust. 1.

10. W szczególnie uzasadnionych przypadkach przechowywanie materiałów kryptograficznych poza strefami ochronnymi może odbywać się za zgodą Szefa KOGD.

§ 10.

1. Po zakończeniu pracy, personel kancelarii kryptograficznej zamyka i zabezpiecza urządzenia do przechowywania informacji niejawnych oraz pomieszczenia służbowe kancelarii kryptograficznej.

2. Zasady zdawania, przechowywania i wydawania kluczy użytku bieżącego do pomieszczeń służbowych i urządzeń do przechowywania informacji niejawnych, o których mowa w ust. 1, określa plan ochrony informacji niejawnych jednostki organizacyjnej oraz instrukcja pracy kancelarii kryptograficznej, której zawartość stanowi załącznik nr 6.

3. Klucze zapasowe do pomieszczeń kancelarii kryptograficznej, pomieszczeń magazynowych i urządzeń do przechowywania informacji niejawnych należy przechowywać w zabezpieczonych, oddzielnych pojemnikach lub kopertach, rejestrowanych w RWD w kancelarii tajnej, w szafach stalowych co najmniej klasy B, w sposób zapewniający fizyczne ich oddzielenie od kodów, o których mowa w ust. 5 i 7.

4. Klucze, o których mowa w ust. 2 i 3, nie oznacza się klauzulą tajności, ale podlegają szczególnej ochronie, między innymi poprzez sprawdzenie podczas otwierania i zamykania urządzenia do przechowywania informacji niejawnych, o których mowa w ust. 3, czy znajdują się w nienaruszonych pojemnikach lub kopertach.

5. Kody dostępu do pomieszczeń kancelarii kryptograficznej, pomieszczeń magazynowych, urządzeń do przechowywania informacji niejawnych, określone w załączniku nr 7, należy przechowywać w pomieszczeniu kancelarii tajnej lub innej kancelarii danej jednostki organizacyjnej, w szafach stalowych co najmniej klasy B.

6. [66] Kody, o których mowa w ust. 5, podlegają ochronie przewidzianej dla materiałów niejawnych klauzuli tajności odpowiadającej najwyżej sklasyfikowanej informacji przechowywanej w pomieszczeniu lub urządzeniu. Kody ewidencjonuje się i umieszcza w zabezpieczonych i oznaczonych kopertach. Sposób oznaczania kodów określa załącznik nr 7.

7. [67] Kody administratora systemu alarmowego wspomagającego ochronę fizyczną pomieszczeń kancelarii kryptograficznej należy przechowywać w pomieszczeniu kancelarii tajnej lub innej kancelarii jednostki organizacyjnej, w szafach stalowych co najmniej klasy B, w sposób zapewniający fizyczne ich oddzielenie od kodów, o których mowa w ust. 5.

8. [68] Kody, o których mowa w ust. 7, podlegają ochronie przewidzianej dla materiałów niejawnych o klauzuli tajności odpowiadającej najwyżej sklasyfikowanej informacji, przechowywanej w pomieszczeniu lub urządzeniu. Kody ewidencjonuje się i umieszcza w zabezpieczonych i oznaczonych kopertach.

9. Zabrania się zapisywania przez użytkowników kodów dostępu w inny sposób niż określony w ust. 8, wynoszenia ich oraz kluczy, o których mowa w ust. 2 i 3, poza teren jednostki organizacyjnej.

10. Kody dostępu, o których mowa w ust. 5, zmienia się:

1) w nowo instalowanych urządzeniach do przechowywania informacji niejawnych i drzwiach z zamkami szyfrowymi;

2) po każdej naprawie lub konserwacji zamka;

3) po przekazaniu obowiązków przez osobę pełniącą służbę albo zatrudnioną w kancelarii kryptograficznej;

4) w przypadku ujawnienia lub podejrzenia ujawnienia kodu osobie nieupoważnionej;

5) w odstępach czasowych nie przekraczających 6 miesięcy od ostatniej zmiany kodu.

11. [69] Kody, o których mowa w ust. 7, zmienia się w przypadku ujawnienia lub podejrzenia ujawnienia kodu osobie nieupoważnionej oraz w przypadku przekazania obowiązków przez osobę pełniącą obowiązki na stanowisku administratora systemu alarmowego. Kody użytkowników systemu alarmowego wykorzystywane w ramach funkcjonowania kancelarii kryptograficznej zmienia się w przypadku ujawnienia lub podejrzenia ujawnienia kodu osobie nieupoważnionej.

12. W razie utraty, domniemania ujawnienia kluczy, zagubienia kluczy, o których mowa w ust. 2 i 3, należy wymienić zamki, a o fakcie ich utraty lub zagubienia poinformować pisemnie kierownika jednostki organizacyjnej.

§ 12.

1. Materiały kryptograficzne udostępnia się stosownie do zakresu określonego w CUK.

2. Wzór formularza CUK określa załącznik nr 8.

3. [70] CUK wystawiany jest przez Oficera BSŁiI w egzemplarzu pojedynczym. Kierownik jednostki organizacyjnej lub upoważniona przez niego osoba zatwierdza fakt wydania CUK w rubryce „PODPIS OSOBY WYDAJĄCEJ UPOWAŻNIENIE” formularza 104 PL, stanowiącego załącznik nr 8.

4. [71] W Ministerstwie Obrony Narodowej, w skład którego wchodzi Sztab Generalny WP, CUK jest zatwierdzany przez Dyrektora NCBC lub osobę przez niego upoważnioną.

5. CUK wystawiany jest osobom, spełniającym wymagania określone w § 11 ust. 6 pkt. 1–3 lub ust. 7 pkt. 1–3, które wykonują obowiązki służbowe związane z dostępem do materiałów kryptograficznych.

6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, kierownik jednostki organizacyjnej może wyrazić zgodę na wystawienie CUK osobie spoza jednostki organizacyjnej, która ma wykonywać obowiązki służbowe związane z dostępem do materiałów kryptograficznych w danej jednostce organizacyjnej, z zastrzeżeniem ust. 7.

7. W przypadkach, o których mowa w ust. 6, po spełnieniu wymagań określonych w § 11 ust. 6 pkt. 1–3 lub ust. 7 pkt. 1–3 kierownik jednostki organizacyjnej może wyrazić zgodę na wystawienie CUK dla osób spoza resortu obrony narodowej po uzyskaniu zgody Szefa KOGD.

8. Oficer BSŁiI określa w CUK w sposób precyzyjny zakres dostępu do materiałów kryptograficznych.

9. Wystawiony CUK zachowuje ważność we wszystkich jednostkach i komórkach organizacyjnych resortu obrony narodowej.

10. Wystawienie CUK poprzedzone jest instruktażem w zakresie ochrony materiałów kryptograficznych udzielanym przez Oficera BSŁiI.

11. Tematykę instruktażu, o którym mowa w ust.10 przedstawia załącznik nr 9.

12. Oficer BSŁiI prowadzi coroczne szkolenie dla osób posiadających CUK.

13. Kierownika jednostki organizacyjnej z zagadnieniami określonymi w załączniku nr 9 zapoznaje Oficer BSŁiI danej jednostki organizacyjnej, co potwierdza w dokumentacji, o której mowa ust. 19.

14. CUK przechowywany jest w kancelarii kryptograficznej jednostki organizacyjnej, w której osoby upoważnione mają dostęp do materiałów kryptograficznych.

15. CUK na czas wykonywania czynności służbowych związanych z dostępem do materiałów kryptograficznych w innej jednostce organizacyjnej wydaje się z kancelarii za pokwitowaniem na podstawie rozkazu kierownika jednostki organizacyjnej. CUK podlega zwrotowi po ustaniu przyczyny jego wydania.

16. [72] W przypadkach, o których mowa w ust. 15, pobranie CUK dokumentuje się w rozdziale IV książki ewidencji, o której mowa w ust. 19.

17. Słuchaczom kursów specjalistycznych, których program szkolenia narzuca konieczność zapoznawania z materiałami kryptograficznymi, kierownik jednostki organizacyjnej prowadzącej szkolenie zamiast wystawiania indywidualnego CUK może wystawić Grupowy Certyfikat Upoważnienia Kryptograficznego, którego wzór określa załącznik nr 10.

18. Grupowy CUK jest ważny tylko w okresie trwania szkolenia.

18a. [73] Dopuszcza się wydawanie grupowego CUK dla wykonawców z różnych jednostek organizacyjnych, delegowanych do wspólnego wykonania określonych zadań.

19. Oficer BSŁiI prowadzi „Książkę ewidencji Certyfikatów Upoważnienia Kryptograficznego i szkoleń”, której wzór określa załącznik nr 11.

20. Książkę, o której mowa w ust. 19, ewidencjonuje się w kancelarii kryptograficznej w trwałym urządzeniu ewidencyjnym i przechowuje przez okres 20 lat od daty zakończenia i po tym okresie niszczy protokolarnie zgodnie z przepisami.

21. CUK nie wystawia się:

1) etatowym kierownikom jednostek organizacyjnych i ich zastępcom, w których strukturach występują etatowe OBSŁiI;

2) szefowi Sztabu Generalnego WP i jego zastępcom;

3) audytorom SKW prowadzącym audyt bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, w których zastosowano produkty kryptograficzne;

4) osobom realizującym zadania w zakresie serwisowania urządzeń kryptograficznych oraz systemów teleinformatycznych przetwarzających materiały kryptograficzne bez dostępu do tych materiałów;

5) użytkownikom produktów kryptograficznych, którzy nie posiadają dostępu do zaimplementowanych w nich mechanizmów i dokumentów kryptograficznych;

6) kontrolerom Najwyższej Izby Kontroli, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i SKW wykonującym czynności kontrolne wynikające z odrębnych przepisów;

7) pełnomocnikowi ochrony oraz podległym mu pracownikom w trakcie przeprowadzania kontroli przechowywania i zabezpieczeń fizycznych kancelarii kryptograficznej.

22. W uzasadnionych przypadkach wiarygodność danych osobowych określonych w CUK należy potwierdzić innym dokumentem stwierdzającym tożsamość danej osoby.

23. Przy zmianie zakresu dostępu do materiału kryptograficznego lub w przypadku utraty ważności innych zapisów w „części I” formularza CUK, CUK jest anulowany i procedurę wydania CUK przeprowadza się ponownie.

24. Kierownik jednostki organizacyjnej, na wniosek właściwego Oficera BSŁiI, anuluje CUK w przypadku:

1) czasowego (na okres przekraczający 60 dni) oddelegowania osoby, której wystawiono CUK, do wykonywania innych czynności służbowych nie związanych z ochroną kryptograficzną;

2) nieobecności spowodowanej długotrwałą chorobą lub urlopem przekraczającym okres 60 dni;

3) zaprzestania działania czynników leżących u podstaw wydania CUK;

4) ubycia lub przeniesienia na inne stanowisko służbowe żołnierza lub rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem;

5) upływu terminu obowiązywania dokumentu stanowiącego podstawę jego wydania;

6) utraty ważności danych z „części I” formularza CUK.

25. Anulowanie CUK poprzedza się instruktażem udzielanym przez Oficera BSŁiI, o tematyce określonej w pkt. 1–3 załącznika nr 9.

26. Informację o odsunięciu osoby od dostępu do materiałów kryptograficznych należy podać w rozkazie lub decyzji kierownika jednostki organizacyjnej.

27. Anulowany CUK przechowuje się w kancelarii kryptograficznej przez okres 3 lat a następnie niszczy za dwoma podpisami złożonymi w książce ewidencji, o której mowa w ust. 19.

28. [74] W przypadku zagubienia CUK, dokument anuluje się rozkazem lub decyzją kierownika jednostki organizacyjnej, który nadał uprawnienie. Oficer OBSŁiI odnotowuje ten fakt w książce ewidencji, o której mowa w ust. 19.

Rozdział 5

Zasady organizacji, funkcjonowania i zabezpieczenia kancelarii kryptograficznych odpowiedzialnych za rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie materiałów ryptograficznych na okrętach i pomocniczych jednostkach pływających Marynarki Wojennej

§ 13.

1. Kancelarie kryptograficzne na okręcie i pomocniczej jednostce pływającej organizuje się w pomieszczeniach spełniających następujące warunki bezpieczeństwa:

1) zlokalizowanych pod pokładem głównym okrętu lub wyjątkowo w nadbudówce;

2) oddzielonych od innych pomieszczeń trwałymi ścianami (szotami) bez otworów konstrukcyjnych, z konstrukcją ścian (szotów) uniemożliwiającą przedostanie się do wewnątrz przy użyciu narzędzi ręcznych;

3) nie posiadających okien (iluminatorów), a gdy jest to niemożliwe, okna (iluminatory) powinny być wykonane ze szkła hartowanego, zabezpieczone systemem alarmowym i zabezpieczone w sposób uniemożliwiający wgląd z zewnątrz;

4) wyposażonych w drzwi wejściowe (włazy) wykonane ze stali, zabezpieczone przed włamaniem od strony zawiasów i ryglowane na trzech pozostałych płaszczyznach, zamykane na zamki odpowiadające wymaganiom określonym w § 8 ust. 1 pkt. 3.

2. Pomieszczenia kancelarii kryptograficznych chroni się ogólnookrętową instalacją przeciwpożarową.

3. W kancelarii kryptograficznej instaluje się systemy sygnalizujące próby siłowego otwarcia drzwi wejściowych (włazu), ruch w pomieszczeniach oraz system sygnalizacji napadu.

4. [75] Instalowane systemy i urządzenia alarmowe powinny spełniać warunki, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 8 lit. b.

5. Kancelarię kryptograficzną wyposaża się w szafę klasy C, wyposażoną w zamykane skrytki umożliwiające odrębne przechowywanie materiałów kryptograficznych o różnych klauzulach tajności oraz urządzenia, o których mowa w § 8 ust. 6 i ust. 9 pkt. 5.

6. Podczas postoju w porcie macierzystym, materiały kryptograficzne przekazuje się do kancelarii kryptograficznej zabezpieczającej w materiały kryptograficzne, z zastrzeżeniem ust. 8.

7. Podczas postoju w porcie nie będącym portem macierzystym, materiały kryptograficzne z zastrzeżeniem ust. 8 przechowuje się w urządzeniach do przechowywania informacji niejawnych, o których mowa w § 8 ust. 9 pkt. 1.

8. Podczas postoju w porcie nie demontuje się urządzeń kryptograficznych z systemów łączności.

9. [76] Na okrętach i pomocniczych jednostkach pływających, na których nie ma możliwości zorganizowania kancelarii kryptograficznej, materiały kryptograficzne przechowuje się w kabinie radio lub kabinie dowódcy okrętu w urządzeniach do przechowywania informacji niejawnych, o których mowa w § 8 ust. 9 pkt 1. Po powrocie do macierzystego portu okrętów i pomocniczych jednostek pływających, materiały kryptograficzne należy przekazać do kancelarii kryptograficznej zaopatrującej w te materiały, w terminie 72 godzin od wejścia do portu.

10. Na okrętach i pomocniczych jednostkach pływających, na których nie ma możliwości zorganizowania kancelarii kryptograficznej materiały kryptograficzne w formie papierowej można niszczyć w urządzeniach, o których mowa w § 8 ust. 9 pkt. 5.

11. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, uniemożliwiających spełnienie któregokolwiek z warunków dotyczących systemu zabezpieczeń kancelarii kryptograficznej na okrętach i pomocniczych jednostkach pływających Marynarki Wojennej, zgodę na zastosowanie alternatywnych środków bezpieczeństwa udziela Szef KOGD.

Rozdział 6

Zasady rejestrowania, kompletowania i niszczenia materiałów kryptograficznych

§ 14.

1. Kancelaria kryptograficzna przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i dystrybuuje materiały kryptograficzne oraz prowadzi następujące urządzenia:

1) trwałe urządzenia ewidencyjne:

a) rejestr teczek materiałów kryptograficznych, dzienników i książek ewidencyjnych, zwany dalej „Rejestrem dokumentacji” oznaczany jako RTMK, którego wzór określa załącznik nr 12;

b) [77] dziennik ewidencji, którego wzór określa załącznik nr 36,

c) dziennik ewidencji szyfrogramów, którego wzór określa załącznik nr 14;

2) pomocnicze urządzenia ewidencyjne:

a) [78] pomocnicza książka ewidencji pieczęci, której wzór określa załącznik nr 15,

b) kartoteka wydanych materiałów kryptograficznych, w skład której wchodzą:

– rejestr wydanych materiałów kryptograficznych, zwany dalej „RWMK”, którego wzór określa załącznik nr 16;

– skorowidz rejestrów wydanych materiałów kryptograficznych, zwany dalej „Skorowidzem RWMK”, którego wzór określa załącznik nr 17;

c) książka doręczeń przesyłek miejscowych, zwana dalej „Książką doręczeń”, której wzór określa załącznik nr 18;

d) karta zapoznania się z materiałem kryptograficznym oznaczonym klauzulą tajności „ŚCIŚLE TAJNE”/”TAJNE”, zwana dalej „Kartą zapoznania się z materiałem kryptograficznym”, której wzór określa załącznik nr 19;

e) karty ewidencyjne dokumentów kryptograficznych (formularz AF 54 A PL), po wypełnieniu winny otrzymać klauzulę stosowną do klauzuli dokumentów kryptograficznych ujętych na ich ewidencji, jednak nie wyższą niż POUFNE. Wzór karty określa załącznik nr 20;

f) karty ewidencyjne urządzeń ochrony kryptograficznej (formularz AF 54 B PL), po wypełnieniu winny być oznaczane jako JAWNE. Wzór karty określa załącznik nr 21;

g) karty ewidencyjne publikacji, wydawnictw, dokumentacji technicznej i standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych dotyczących tematyki kryptograficznej (formularz AF 54 C PL), po wypełnieniu winny być oznaczane jako JAWNE. Wzór karty określa załącznik nr 22;

h) [79] formularz AF 147 PL przeznaczony do ewidencji kart formularzy SF 153 PL, którego wzór określa załącznik nr 23,

i) [80] raport materiału kryptograficznego (formularz SF 153 PL), wykorzystywany do przygotowywania raportów z działalności kancelarii kryptograficznej w zakresie przekazywania, niszczenia, inwentaryzacji, posiadania, przekazania odręcznego i kontroli, którego wzór określa załącznik nr 24,

j) formularz wykazów przesyłek (AF 69 PL), którego wzór określa załącznik nr 25 w przypadku przekazywania materiałów z kancelarii kryptograficznej do kancelarii kryptograficznej poprzez personel kancelarii lub poprzez Wojskową Służbę Kurierską RP (Formularza AF 69 PL nie stosuje się w przypadku przekazywania pism poprzez Wojskowy Węzeł Pocztowy lub innych przewoźników, w tej sytuacji stosuje się wykaz przesyłek nadanych),

k) [81] formularz SF 153 PL numeruje się z zachowaniem kolejności. Numerację prowadzi się od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Po numerze wpisuje się dodatkowo rok według wzoru: 00023-19-PL. Formularz oznaczony jest klauzulą tajności zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 24. Podczas sporządzania raportów niejawnych nie nadaje się numerów z DEWMK.

2. W przypadku funkcjonowania w jednostce organizacyjnej elektronicznego obiegu materiałów kryptograficznych dopuszcza się prowadzenie w kancelarii kryptograficznej komputerowych baz materiałów kryptograficznych oraz urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznej.

3. Dopuszcza się zarządzanie materiałami kryptograficznymi w kancelariach kryptograficznych poprzez zastosowanie elektronicznego systemu zarządzania materiałami kryptograficznymi.

4. W uzasadnionych przypadkach kancelaria kryptograficzna może prowadzić także inne urządzenia ewidencyjne niż wymienione w ust. 1.

5. Strony urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1 pkt. 1 lit. b i c, pkt. 2 lit. b tiret drugi oraz teczki akt w formie broszur numeruje się i oznacza w sposób określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 6 ust. 9 ustawy. Na ostatniej stronie urządzenia zamieszcza się adnotację o sumarycznej ilości stron poświadczoną podpisem kierownika kancelarii kryptograficznej, datą sporządzenia adnotacji i odciskiem pieczęci „Do pakietów”.

§ 16.

1. Rejestr dokumentacji jest nadrzędnym urządzeniem ewidencyjnym w stosunku do innych urządzeń ewidencyjnych prowadzonych przez kancelarię kryptograficzną.

2. Rejestr dokumentacji zalicza się do trwałych urządzeń ewidencyjnych szczególnego rodzaju, nadrzędnym w stosunku do trwałych i pomocniczych urządzeń ewidencyjnych kancelarii kryptograficznej w danej jednostce organizacyjnej jest prowadzony wyłącznie przez kancelarię kryptograficzną jednostki jako księga, przeznaczony do ewidencjonowania:

1) trwałych oraz pomocniczych urządzeń ewidencyjnych prowadzonych przez kancelarię kryptograficzną, jeżeli te ostatnie podlegają zdaniu do archiwum lub pozostają w danej jednostce organizacyjnej;

2) teczek z materiałami kryptograficznymi (każdy tom teczek ewidencjonuje się pod oddzielną pozycją w Rejestrze dokumentacji).

3. Rejestr dokumentacji:

1) zakłada się:

a) w powołanej kancelarii kryptograficznej jednostki organizacyjnej opatrując go adnotacją o ilości kart, poświadczoną pieczęcią urzędową (pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm) z pełną nazwą jednostki organizacyjnej i podpisem jej kierownika lub osoby przez niego upoważnionej,

b) [82] w celu ewidencji krajowych i sojuszniczych urządzeń ewidencyjnych oraz teczek z materiałami kryptograficznymi, o których mowa w ust. 2;

2) nie podlega żadnej ewidencji;

3) po rozliczeniu wszystkich materiałów kryptograficznych ujętych na jego ewidencji podlega zdaniu do archiwum po rozformowaniu jednostki.

4. Ewidencję urządzeń ewidencyjnych i teczek w Rejestrze dokumentacji prowadzi kierownik kancelarii kryptograficznej w cyklu rocznym, rozpoczynając każdego roku kalendarzowego numerowanie od liczby „1”.

5. [83] W Rejestrze dokumentacji nie rejestruje się urządzeń ewidencyjnych i teczek z materiałami kryptograficznymi zaewidencjonowanych w latach poprzednich, jeżeli te nadal są prowadzone.

§ 17.

1. [84] Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, otrzymywane i wysyłane (wchodzące i wychodzące) oraz materiały kryptograficzne wytworzone na potrzeby wewnętrzne jednostki organizacyjnej rejestruje się w dzienniku ewidencji, z podziałem na materiały kryptograficzne jawne i niejawne.

2. [85] Dopuszcza się prowadzenie dziennika ewidencji w formie elektronicznej. Przepisy ust. 3-6 i ust. 8 pkt 2, ust. 9-13 i ust. 18-23 w części dotyczącej pieczęci stosuje się odpowiednio.

3. [86] Dopuszcza się rejestrowanie w jednym dzienniku ewidencji materiałów kryptograficznych otrzymywanych i wysyłanych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. [87] Dla materiałów kryptograficznych otrzymywanych i wysyłanych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, można prowadzić w formie elektronicznej oddzielnie dzienniki ewidencji.

5. [88] W dziennikach ewidencji numerację materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, rozpoczyna się w każdym roku kalendarzowym od liczby 1. Dziennik ewidencji prowadzi się do całkowitego wykorzystania wszystkich stron.

6. [89] W oddzielnych dziennikach ewidencji rejestruje się materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, uzyskane od innych państw oraz organizacji międzynarodowych w ramach realizacji umów międzynarodowych.

7. [90] Po wykorzystaniu wszystkich stron dziennika ewidencji, zakłada się następny tom i zachowuje ciągłość dotychczasowej numeracji.

8. Zarejestrowanie korespondencji otrzymanej polega na:

1) [91] opatrzeniu pierwszej strony materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. f, pieczęcią wpływu oraz odciśnięciu pieczęci formularzowej na załącznikach, z zastrzeżeniem, iż pieczęci formularzowej nie używa się do załączników w formie dokumentów personalnych, wydawnictw kryptograficznych, materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. a-e i lit. g oraz innych materiałów kryptograficznych przesyłanych do akceptacji, uzgodnienia, opiniowania lub podpisu;

2) wpisaniu w kolejnej pozycji dziennika ewidencji: [92]

a) właściwego symbolu klauzuli tajności materiału kryptograficznego;

b) numeru porządkowego, który wraz z prefiksem w postaci symbolu, o którym mowa w lit. a, stanowi numer ewidencyjny materiału kryptograficznego;

c) danych ewidencyjnych materiału kryptograficznego, nadanych przez nadawcę (numer wychodzący i data zarejestrowania);

d) informacji o ilości stron materiału kryptograficznego wraz z załącznikami;

e) informacji o ilości załączników, ich stron lub nazwy i liczby informatycznych nośników danych, jeżeli załączniki stanowią informatyczne nośniki danych;

f) w rubryce „Uwagi”, informacji o klauzuli tajności pisma przewodniego, jeżeli jest ona niższa niż klauzula tajności najwyżej sklasyfikowanego załącznika.

3) [93] wpisaniu na dokumencie, w odpowiednich polach odcisku pieczęci, daty zarejestrowania materiału kryptograficznego, zgodnie z zapisem w dzienniku ewidencji oraz danych wymienionych w pkt 2 lit. a i lit. b oraz lit. d i lit. e.

9. [94] Korespondencję opatrzoną adnotacją „do rąk własnych” rejestruje się bez otwierania wewnętrznego opakowania przesyłki, przez:

1) wpisanie w odpowiednich rubrykach dziennika ewidencji zapisów umieszczonych na opakowaniu wewnętrznym przesyłki oraz daty wpływu materiału kryptograficznego;

2) zamieszczenie w rubryce „Uwagi” dziennika ewidencji adnotacji „do rąk własnych”;

3) odciśnięcie na opakowaniu pieczęci wpływu i wpisaniu numeru ewidencyjnego według dziennika ewidencji oraz daty wpływu przesyłki.

10. [95] Jeżeli przesyłka opatrzona adnotacją „do rąk własnych” zawiera kilka materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, to każdy z nich rejestruje się pod odrębną pozycją dziennika ewidencji, a na opakowaniu wewnętrznym przesyłki umieszcza się odciski pieczęci wpływu, w ilości odpowiadającej liczbie materiałów kryptograficznych, z wpisanymi numerami ewidencyjnymi poszczególnych materiałów.

11. Przesyłkę opatrzoną adnotacją „Do rąk własnych” przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności osobie przez niego upoważnionej.

12. Przesyłkę, o której mowa w ust. 10, można zwrócić do kancelarii kryptograficznej w stanie otwartym lub zamkniętym.

13. [96] W przypadku, gdy przesyłka zostanie zwrócona do kancelarii kryptograficznej w otwartym opakowaniu, podlega zarejestrowaniu na zasadach określonych w ust. 8, z tym, że zachowuje się numer ewidencyjny wpisany na opakowaniu i uzupełnia się niezapisane rubryki dziennika ewidencji.

14. [97] Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przesyłki opatrzonej adnotacją „do rąk własnych” w kancelarii kryptograficznej w stanie zamkniętym, opieczętowuje ją swoją numerową pieczęcią okrągłą do teczek pracy albo inną pieczęcią imienną, a kierownik kancelarii kryptograficznej dokonuje, przy udziale adresata, czynności, o których mowa w ust. 12. W takim przypadku przesyłka jest przechowywana w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten podlega odnotowaniu w rubryce „Uwagi” dziennika ewidencji.

15. Przy przyjmowaniu przesyłek do kancelarii kryptograficznej:

1) sprawdza się:

a) prawidłowość adresu;

b) całość pieczęci i opakowania;

c) zgodność odcisków pieczęci z nazwą nadawcy;

d) [98] zgodność numerów na opakowaniu przesyłki z numerami wyszczególnionymi odpowiednio w wykazie przesyłek wydanych lub książce doręczeń;

2) w przypadku zauważenia nieprawidłowości lub podejrzeń co do zawartości przesyłki, kierownik kancelarii kryptograficznej odmawia jej przyjęcia powiadamiając o tym Oficera BSŁiI;

3) w przypadku stwierdzenia uszkodzenia odcisku pieczęci lub opakowania, kierownik kancelarii kryptograficznej sporządza wraz z przewoźnikiem protokół uszkodzenia, według wzoru określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 47 ust. 5 ustawy.

16. Po otwarciu przesyłki pracownik kancelarii kryptograficznej sprawdza czy:

1) zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na kopercie wewnętrznej numerom ewidencyjnym;

2) liczba stron, załączników i stron załączników jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach kryptograficznych.

17. [99] Stwierdzone nieprawidłowości dokumentuje się w protokole otwarcia przesyłki, którego jeden egzemplarz dołącza się do materiału kryptograficznego, a drugi przesyła do nadawcy. Fakt sporządzenia protokołu otwarcia przesyłki podlega odnotowaniu w rubryce „Uwagi” dziennika ewidencji.

18. [100] Zarejestrowanie korespondencji wysyłanej odbywa się na zasadach określonych w ust. 8, z tym, że zamiast pieczęci wpływu używa się pieczęci nagłówkowej, a w odpowiednich rubrykach dziennika ewidencji wpisuje się nazwę adresata, ilość stron materiału kryptograficznego wraz z załącznikami, ilość załączników oraz stron załączników pozostających w aktach sprawy lub nazwę i liczbę informatycznych nośników danych, jeżeli załączniki stanowią informatyczne nośniki danych, numer ewidencyjny według dziennika ewidencji wykonanych materiałów kryptograficznych lub innego urządzenia ewidencyjnego oraz wykonawcę.

19. [101] W rubryce „Uwagi” dziennika ewidencji wpisuje się datę przekazania materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. f, numer oraz pozycję zapisu w książce doręczeń albo numer i pozycję zapisu w „Wykazie przesyłek nadanych”, za którym materiał kryptograficzny przekazano adresatowi lub przewoźnikowi.

20. [102] Jeżeli w kancelarii kryptograficznej nie pozostawia się żadnego egzemplarza wysyłanego materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. f, w rubrykach dziennika ewidencji przeznaczonego do zapisywania informacji o ilości stron materiału kryptograficznego, ilości załączników oraz stron załączników, wpisuje się poziome kreski, natomiast w rubryce „Uwagi” zamieszcza się adnotację o treści „tylko adresat”.

21. [103] Przed zarejestrowaniem w dzienniku ewidencji przekazanego do wysłania materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. f, kierownik kancelarii kryptograficznej lub inna osoba z personelu kancelarii sprawdza czy materiał kryptograficzny:

1) został właściwie wykonany i oznaczony;

2) został wytworzony w ilości egzemplarzy podanej w rozdzielniku;

3) zawiera dane określające faktyczną ilość stron, załączników i stron załączników przesyłanych do adresata oraz pozostawianych w aktach sprawy;

4) został podpisany przez osobę uprawnioną do podpisywania materiałów kryptograficznych.

22. [104] W razie niespełnienia któregokolwiek z warunków, o których mowa w ust. 21, kierownik kancelarii kryptograficznej zwraca materiał kryptograficzny do wykonawcy w celu poprawienia lub uzupełnienia.

23. [105] Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f, sporządzone w jednostce organizacyjnej na potrzeby własne, ewidencjonuje się w dzienniku ewidencji jak korespondencję otrzymaną, z wyjątkiem danych, o których mowa w ust. 8 pkt 2 lit. c.

24. [106] W przypadku odłączenia od pisma przewodniego jednego lub więcej załączników, w rubryce „Uwagi” dziennika ewidencji zamieszcza się adnotację zawierającą jedną z informacji określających:

1) nazwę i numer urządzenia ewidencyjnego oraz numery pozycji, pod którymi zarejestrowano odłączone załączniki;

2) numer wychodzący według dziennika ewidencji, za którym załączniki odesłano do innej jednostki organizacyjnej;

3) numer i pozycję protokołu zniszczenia albo adnotację o zniszczeniu potwierdzoną czytelnymi podpisami kierownika kancelarii kryptograficznej (zastępcy kierownika lub osoby z personelu kancelarii) i wykonawcy, w zależności od klauzuli tajności zniszczonego załącznika;

4) zapis „Załączniki rozpisano na piśmie” w przypadku, gdy liczba załączników uniemożliwia dokonanie zapisu w rubryce „Uwagi”. Tego rodzaju pismo nie podlega zniszczeniu do czasu istnienia choćby jednego załącznika.

§ 18.

[107] (uchylony)

§ 19.

1. W Kartach AF 54 C PL rejestruje się materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. d i e, wytwarzane na potrzeby jednostki organizacyjnej lub otrzymane.

2. W przypadku funkcjonowania w jednostce organizacyjnej elektronicznego obiegu dokumentów, dopuszcza się prowadzenie Kart AF 54 C PL w formie elektronicznej zamiast papierowej. Przepisy ust. 3, w części dotyczącej pieczęci, stosuje się odpowiednio.

3. Materiały kryptograficzne, o których mowa w ust. 1, rejestruje się wpisując w Kartach AF 54 C PL:

1) [108] pod odrębną pozycją tytuł każdego z otrzymanych materiałów kryptograficznych;

2) ilość i numery egzemplarzy każdego tytułu materiału kryptograficznego;

3) [109] numer i datę faktury, asygnaty lub formularza SF 153 PL, za którymi przysłano materiały kryptograficzne.

4. [110] Na okładce i stronie tytułowej każdego egzemplarza rejestrowanego materiału kryptograficznego, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. d i e, oraz niezszytych z nim załącznikach odciska się pieczęć biblioteczną zawierającą nazwę kancelarii kryptograficznej lub pieczęć „Do pakietów” oraz wpisuje się numer ewidencyjny z karty AF 54 C PL np. S-4/15, gdzie S-4 oznacza nr segregatora, w którym prowadzone są karty AF 54 C PL, a liczba 15 sekcję, w której ujęto w ewidencji materiał kryptograficzny, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. d i lit. e.

5. Każdą poszczególną pozycję, tytuł, ewidencjonuje się oddzielnie na odrębnej karcie AF 54 C PL.

§ 20.

1. W RWMK rejestruje się:

1) materiały kryptograficzne służące do utrwalania informacji kryptograficznych:

a) zeszyty pracy, notatniki, arkusze papieru przeznaczone do wykonywania dokumentów, brudnopisów lub odręcznego wykonywania czystopisów, sprawozdań, bloki szyfrogramów i telegramów związanych z tematyką kryptograficzną;

b) informatyczne nośniki danych.

2) załączniki odłączone od pism przewodnich, nie podlegające ewidencji w innych urządzeniach.

2. RWMK służy także do dokumentowania faktu pobrania i zwrotu wydawanych przez kancelarię kryptograficzną wykonawcom:

1) dokumentów kryptograficznych zarejestrowanych w innych urządzeniach ewidencyjnych, jeżeli:

a) rubryka urządzenia ewidencyjnego, przeznaczona do pokwitowania materiału kryptograficznego, została całkowicie wykorzystana;

b) rodzaj materiału kryptograficznego albo dekretacja sporządzona na nim wskazują, że będzie on udostępniany większej liczbie osób.

2) dokumentacji technicznej i standaryzacyjnej i innych dokumentów związanych z tematyką kryptograficzną zarejestrowanych w urządzeniach ewidencyjnych, które nie mają rubryk przeznaczonych do kwitowania pobieranych i zwracanych materiałów kryptograficznych.

3. RWMK rejestruje się w Skorowidzu RWMK:

1) imiennie dla wykonawców;

2) według numerów ewidencyjnych lub sygnatur, jeżeli są prowadzone dla poszczególnych dokumentów albo wydawnictw.

4. Numerem ewidencyjnym RWMK jest numer porządkowy, pod którym został on zarejestrowany w Skorowidzu RWMK.

5. Numer ewidencyjny materiału kryptograficznego zarejestrowanego w RWMK składa się z nazwy urządzenia, numeru, o którym mowa w ust. 4, łamanego przez liczbę porządkową pozycji, pod którą wpisano do RWMK materiał kryptograficzny, poprzedzoną symbolem jego klauzuli tajności (np. RWMK 10/Pf-8).

6. W przypadkach o których mowa w ust. 2, zapisy rozpoczyna się od wpisania w kolumnie 4 RWMK numeru ewidencyjnego materiału kryptograficznego lub sygnatury wydawnictwa, bez wpisywania w kolumnie 2 numeru porządkowego.

7. Na grzbietach oraz kartach bloków telegramów, szyfrogramów i innych materiałów zbroszurowanych zarejestrowanych w RWMK, przeznaczonych do wyrywania stron, wpisuje się numer ewidencyjny, o którym mowa w ust. 5, łamany przez numer karty (np. RWMK 10/Pf-8/1, 2, 3 ...). Fakt wyrwania karty kierownik kancelarii kryptograficznej lub inna osoba dokonująca tej czynności potwierdza na grzbiecie materiału kryptograficznego podpisem oraz odciskiem pieczęci.

8. Materiały kryptograficzne zarejestrowane w RWMK, po zwróceniu ich do kancelarii kryptograficznej, podlegają zniszczeniu lub przerejestrowaniu do RWMK innego wykonawcy albo innego urządzenia ewidencyjnego.

9. W przypadku przerejestrowania materiału kryptograficznego do RWMK innego wykonawcy lub zaewidencjonowania w innym urządzeniu ewidencyjnym, w dotychczasowej ewidencji dokonuje się adnotacji o przerejestrowaniu materiału kryptograficznego z wyszczególnieniem nowego numeru ewidencyjnego.

10. [111] RWMK przeznaczony do rejestrowania dokumentacji służby dyżurnej zakłada się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowuje się w kancelarii kryptograficznej, a drugi stanowiący podstawę do przekazywania przez służbę dyżurną materiałów kryptograficznych, w pomieszczeniu tej służby.

11. Po wykorzystaniu wszystkich pozycji w RWMK, dołącza się nową kartę zachowując poprzednio nadany numer i ciągłość numeracji.

12. Rozliczony RWMK wykonawcy, który ubył z jednostki organizacyjnej, po sprawdzeniu przez komisję powołaną do przeprowadzenia inspekcji kryptograficznej wykonywanej w ramach kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych podlega komisyjnemu zniszczeniu, nie wcześniej jednak niż po upływie roku od daty jego rozliczenia. Do momentu zniszczenia rozliczony „RWMK” przechowuje się w kancelarii kryptograficznej. Zniszczone RWMK są wyszczególniane w załączniku do protokołu z inspekcji kryptograficznych.

§ 23.

1. [112] Kartę zapoznania się z materiałem kryptograficznym, z zastrzeżeniem ust. 2, zakłada się i dołącza do materiału kryptograficznego pochodzenia krajowego, o którym mowa w § 2 pkt 21 lit. d-f oraz lit. h, o klauzuli tajności „TAJNE” lub „ŚCIŚLE TAJNE”, z chwilą zarejestrowania go po raz pierwszy w urządzeniach ewidencyjnych.

2. W przypadku funkcjonowania w jednostce organizacyjnej elektronicznego obiegu materiałów kryptograficznych dopuszcza się prowadzenie Kart zapoznania się z materiałem kryptograficznym w formie elektronicznej zamiast papierowej. Przepisy ust. 3-9 stosuje się odpowiednio.

3. W Karcie zapoznania się z materiałem kryptograficznym dokumentuje się każdorazowe udostępnienie wykonawcom materiałów kryptograficznych, o których mowa w ust. 1.

4. Dokumentowanie w formie elektronicznej udostępnienia materiału kryptograficznego polega na potwierdzeniu tej czynności wykonaniem dekretacji elektronicznej przez wykonawcę. Przepis § 16 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

5. Fakt zapoznania się z materiałem kryptograficznym, o którym mowa w ust. 1, rejestruje się w Karcie zapoznania się z materiałem kryptograficznym wystawionej dla całego zbioru.

6. Przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio do teczek akt.

7. Kart zapoznania się z materiałem kryptograficznym nie zakłada się dla materiałów kryptograficznych pochodzących z wymiany międzynarodowej.

8. Kartę zapoznania się z materiałem kryptograficznym przesyła się lub archiwizuje wraz z materiałem kryptograficznym, którego dotyczy albo z protokołem jego zniszczenia.

9. W przypadku funkcjonowania w jednostce organizacyjnej elektronicznego obiegu dokumentów i prowadzenia Kart zapoznania się z materiałem kryptograficznym w formie elektronicznej zamiast papierowej, zapewnia się możliwość wydrukowania Kart zapoznania się z materiałem kryptograficznym, a wydruki traktuje się na zasadach równoważnych z dokumentami papierowymi.

§ 24.

1. Wykonawcy wytwarzający materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. d-f prowadzą Dziennik ewidencji wykonanych materiałów kryptograficznych, zwany dalej „DEWMK”, którego wzór określa załącznik nr 27.

2. DEWMK służy do rejestrowania materiałów kryptograficznych, o których mowa w ust. 1, wytworzonych w jednostce organizacyjnej, w szczególności techniką komputerową, maszynopisania, powielania, naświetlania, kreślenia lub odręczną.

2a. [113] Dopuszcza się prowadzenie jednego DEWMK dla różnych technik wytwarzania dokumentów, kilku wykonawców lub systemów teleinformatycznych. W przypadku prowadzenia jednego DEWMK dla różnych technik wytwarzania dokumentów lub kilku systemów teleinformatycznych, w kolumnie „Uwagi” dziennika ewidencji umieszcza się dodatkowe adnotacje (np. „wykonano techniką odręczną”).

2b. [114] Jawne pismo przewodnie, za którym przesłane są załączniki niejawne oznacza się bez jego rejestrowania w DEWMK, z zachowaniem zasad określonych w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 6 ust. 9 ustawy. Ewidencja pisma przewodniego następuje z chwilą ujęcia go w urządzeniu ewidencyjnym kancelarii kryptograficznej.

3. Zarejestrowanie materiału kryptograficznego w DEWMK polega na wpisaniu pod kolejną pozycją dziennika:

1) symbolu klauzuli tajności;

2) liczby porządkowej;

3) daty oddania brudnopisu do podpisania lub materiału kryptograficznego do powielenia;

4) adresata lub nazwy materiału kryptograficznego;

5) nazwiska osoby sporządzającej materiał kryptograficzny;

6) [115] numeru brudnopisu i numeru stron, jeżeli takie były wykorzystywane, numeru ewidencyjnego materiału kryptograficznego i liczby stron w przypadku wykonania jego kopii, dodatkowo numerów ewidencyjnych informatycznych nośników danych, które były wykorzystywane w systemie w przypadku wykonywania dokumentu techniką komputerową;

7) nazwiska osoby wykonującej materiał kryptograficzny (merytorycznego wykonawcy materiału kryptograficznego lub osoby zamawiającej kopie);

8) [116] liczby egzemplarzy i liczby stron w pojedynczym egzemplarzu przy czym oznaczenie klauzuli tajności i liczba porządkowa z DEWMK łamane przez dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego poprzedzone skrótem nazwy jednostki organizacyjnej stanowią prefiks sygnatury literowo-cyfrowej, o której mowa w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 6 ust. 9 ustawy (przykładowo Z VI SKW-PF-123/11). Do prefiksu dołącza się numer ewidencyjny dziennika DEWMK, w którym materiał kryptograficzny został zaewidencjonowany (przykładowo DEWMK RTMK 18/10). Sygnatura literowo-cyfrowa umieszczona na wykonanym dokumencie przykładowo ma postać: Z VI SKW-Pf-123/11-DEWMK RTMK 18/10.

4. Dodatkowo wytworzony materiał kryptograficzny o klauzuli tajności „ŚCIŚLE TAJNE”, „TAJNE” i „POUFNE”, w szczególności odpis, kopię lub reprodukcję rejestruje się każdorazowo pod odrębną pozycją DEWMK. Wykonanie kopii, odpisu lub reprodukcji materiału kryptograficznego o klauzuli tajności „ŚCIŚLE TAJNE”, „TAJNE” i „POUFNE” wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej dysponującej tym materiałem lub upoważnionej przez niego osoby.

5. DEWMK prowadzi się do całkowitego wykorzystania jego kart, rozpoczynając każdego roku kalendarzowego numerowanie od liczby „1”.

6. Wytworzone i ujęte w DEWMK materiały kryptograficzne wykonawca rejestruje w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii kryptograficznej, w terminie do 30 dni od daty ich wytworzenia.

7. [117] Zakończony DEWMK, po sprawdzeniu przez komisję powołaną do przeprowadzenia kontroli okresowej podlega komisyjnemu zniszczeniu, nie wcześniej jednak niż po upływie 5 lat od daty zakończenia. Do momentu zniszczenia zakończone DEWMK przechowuje się w kancelarii kryptograficznej. Zniszczone DEWMK są wyszczególniane w załączniku do protokołu z kontroli okresowej.

§ 25.

[118] (uchylony)

§ 26.

1. Kancelaria kryptograficzna przekazuje materiały kryptograficzne wyłącznie wykonawcom posiadającym CUK, z zastrzeżeniem wykonawców wymienionych w § 12 ust. 21 oraz stosowne poświadczenie bezpieczeństwa lub odpowiedni certyfikat NATO (UE).

2. [119] Materiały kryptograficzne, o których mowa w ust. 1, wydawane są za pokwitowaniem w dzienniku ewidencji lub za pokwitowaniem odręcznym, wykonanym na formularzu SF 153 PL lub za pokwitowaniem odręcznym na RWMK.

3. Kierownik lub personel kancelarii kryptograficznej udostępnia lub przekazuje materiały kryptograficzne osobom, o których mowa w ust. 1 na podstawie zamieszczonej na dokumencie dekretacji lub polecenia kierownika jednostki organizacyjnej albo osoby przez niego upoważnionej.

4. Urządzenia do przechowywania informacji niejawnych mogą być wykorzystywane wyłącznie przez jednego wykonawcę, chyba że konstrukcja tego urządzenia pozwala na fizyczne oddzielenie posiadanych przez wykonawców materiałów kryptograficznych i zamknięcie ich w odrębnych skrytkach.

5. Wykonawcom, o których mowa w ust 1, których pomieszczenia służbowe nie spełniają warunków dotyczących przechowywania i zabezpieczenia materiałów kryptograficznych, umożliwia się udostępnienie tych materiałów jedynie w pomieszczeniach kancelarii kryptograficznej.

6. Wykonawca, któremu udostępniono materiały kryptograficzne ma obowiązek zachowania środków bezpieczeństwa uniemożliwiających dostęp do tych materiałów osobom nieuprawnionym.

7. Wykonawcy przechowujący w pomieszczeniach służbowych materiały kryptograficzne (m.in. klucze CIK), przed udaniem się na urlop, szkolenie lub w podróż służbową mają obowiązek zdania ich do kancelarii kryptograficznej. Przekazanie materiałów niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności jednostki organizacyjnej osobie zastępującej, następuje poprzez kancelarię kryptograficzną na polecenie kierownika jednostki organizacyjnej.

8. Przesyłki opatrzone adnotacją „Pilne” kancelaria kryptograficzna przekazuje adresatom bezzwłocznie, wpisując w rubryce „Uwagi” urządzenia ewidencyjnego datę i godzinę doręczenia.

9. Wszelkie materiały kryptograficzne mogą być przekazywane pomiędzy wykonawcami jedynie za pośrednictwem kancelarii kryptograficznej.

10. Materiały kryptograficzne ostatecznie załatwionych spraw powinny być niezwłocznie przekazane do kancelarii kryptograficznej.

11. [120] Szyfrogramy wychodzące, przekazywane są bezpośrednio przez nadawcę do obsługi produktu kryptograficznego, a szyfrogramy wchodzące, przekazywane są przez obsługę produktu kryptograficznego bezpośrednio adresatowi. Szyfrogramy, po nadaniu lub wykorzystaniu, przekazywane są do kancelarii tajnej, zaś szyfrogramy stanowiące materiał kryptograficzny, na podstawie decyzji kierownika jednostki organizacyjnej przekazywane są do kancelarii kryptograficznej, która ewidencjonuje je w dzienniku korespondencji.

12. [121] Przyjęcie szyfrogramu w kancelarii kryptograficznej potwierdza się w kolumnie 14 dziennika ewidencji szyfrogramów, poprzez wpisanie numeru ewidencyjnego, pod którym zarejestrowano szyfrogram, przystawienie pieczęci „Do pakietów” oraz złożenie podpisu kierownika kancelarii kryptograficznej bądź zastępcy kierownika lub osoby z personelu kancelarii. W kolumnie 15 zamieszcza się napis „Szyfrogram”.

§ 27.

1. Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt. 21 lit. d÷f, otrzymane lub wytworzone w jednostce organizacyjnej podlegają:

1) [122] skompletowaniu w teczki akt, jeżeli stanowią materiały archiwalne lub posiadają wartość praktyczną dla jednostki organizacyjnej – teczki skompletowanych akt spina się przy pomocy klipsów po upływie dwóch lat od ostatecznego zakończenia spraw na polecenie kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionej przez niego osoby. Za datę rozpoczęcia teczki należy przyjąć datę wpływu pierwszego pisma z danej tematyki. W uzasadnionych przypadkach za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby przez niego upoważnionej materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. d-f, można wydać z kancelarii kryptograficznej na RWMK użytkownika. Materiały kryptograficzne podlegają zwrotowi do kancelarii kryptograficznej bezpośrednio po ich realizacji;

2) zwrotowi do nadawcy, jeżeli określił on taki sposób postępowania z przesłanymi materiałami;

3) bieżącemu niszczeniu.

2. [123] Materiały kryptograficzne, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. d-f i lit. h oraz w § 14 ust. 1 pkt 1, przechowuje się w kancelarii kryptograficznej z zachowaniem terminów przechowywania określonych w jrwa jednostki organizacyjnej, a po upływie tych terminów występuje się o zgodę na ich brakowanie zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) lub przekazuje się je do archiwum.

2a. [124] Do materiałów kryptograficznych GKK, które są archiwizowane w SKW, ust. 2 nie stosuje się.

3. [125] Formularze ewidencyjne SF 153 PL przechowuje się przez okres 5 lat, nie wliczając roku bieżącego.

4. Formularze AF 54 A, B, C PL nie podlegają ewidencji i przechowuje się je przez okres 5 lat od ich zakończenia i rozliczenia materiału kryptograficznego ujętego na danym formularzu.

5. [126] Formularze ewidencyjne AF 54 A PL, AF 54 B PL, AF 54 C PL, AF 69 PL, AF 147 PL oraz SF 153 PL nie podlegają archiwizacji.

6.[127] Kierownik jednostki organizacyjnej w razie konieczności, w szczególnych przypadkach może wyrazić pisemną zgodę na rozszycie teczki akt i wyjęcie potrzebnego materiału kryptograficznego.

7. Zgody, o której mowa w ust. 6, dokonuje się na ostatniej stronie teczki akt potwierdzając czytelnym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej.

8. Rozszycia teczki dokonuje wyłącznie kierownik kancelarii kryptograficznej.

9. W przypadku wyłączenia na stałe materiału kryptograficznego z teczki kierownik kancelarii kryptograficznej na ostatniej stronie teczki akt dokonuje zapisu: komu materiał przekazano (nr wykazu przesyłek lub liczba porządkowa książki doręczeń, ilości kart i numery stron wyłączonego materiału) potwierdzając datą dokonanych czynności oraz czytelnym podpisem.

10. Materiał kryptograficzny wyłączony na stałe z teczki akt podlega ponownemu ujęciu w bieżącej ewidencji kancelarii kryptograficznej.

11. Teczka akt, o której mowa w ust. 6 podlega ponownemu sprawdzeniu w zakresie ilości stron tej teczki przez najbliższą komisję inspekcji kryptograficznej dokonując odpowiedniej adnotacji w protokole z tej inspekcji.

§ 28.

[128] 1. Materiały kryptograficzne nie będące materiałami archiwalnymi, nie posiadające wartości praktycznej dla jednostki organizacyjnej podlegają zniszczeniu.

2. W przypadku prowadzenia w jednostce organizacyjnej ewidencji materiałów kryptograficznych w wersji elektronicznej, przechowywanej w komputerowych bazach danych, ewidencja nie podlega niszczeniu.

3. Materiały kryptograficzne, o których mowa w ust. 1, zakwalifikowane do zniszczenia, niszczą odpowiednio:

1) w odniesieniu do materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f i lit. g, o klauzuli tajności „TAJNE” i „ŚCIŚLE TAJNE”, które nie zostały włączone do teczek akt kryptograficznych – co najmniej trzyosobowa komisja, powoływana okresowo przez kierownika jednostki organizacyjnej;

2) w odniesieniu do jawnych materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. f i lit. g, oraz materiałów kryptograficznych zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności „ZASTRZEŻONE” oraz „POUFNE” – osoba z personelu kancelarii kryptograficznej wraz z wykonawcą. Zniszczenie materiałów dokumentuje się w rubryce „Uwagi” urządzenia ewidencyjnego adnotacją o treści: „Zniszczono dnia…”, potwierdzoną wpisaniem daty i podpisami zawierającymi imię i nazwisko osób niszczących materiały kryptograficzne;

3) w odniesieniu do materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. a – kierownik kancelarii kryptograficznej wraz z inną osobą, posiadającą stosowne poświadczenia bezpieczeństwa oraz CUK, występującą w roli świadka, którzy potwierdzają zniszczenie na formularzu SF 153 PL;

4) w odniesieniu do materiałów kryptograficznych, o których mowa w § 2 pkt 21 lit. b i lit. c – powołana na podstawie odrębnych przepisów komisja złożona z przedstawicieli Sił Zbrojnych RP, której przewodniczy przedstawiciel NCBC.

4. Z komisyjnego zniszczenia materiałów kryptograficznych, sporządza się protokół zniszczenia, którego wzór określa załącznik nr 29. Protokół ten podlega archiwizacji.

5. Protokół zniszczenia lub formularz SF 153 PL (AF 21 PL) stanowi dla kierownika kancelarii kryptograficznej podstawę do zdjęcia z ewidencji wyszczególnionych w nich materiałów kryptograficznych, poprzez naniesienie we właściwej rubryce lub rubryce „Uwagi” urządzenia ewidencyjnego adnotacji o dokonanym zniszczeniu.

§ 30.

1. [129] W przypadku likwidacji (rozformowania) jednostki organizacyjnej postępuje się zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

2. Personel kancelarii kryptograficznej likwidowanej jednostki organizacyjnej może być przeniesiony na inne stanowiska służbowe z chwilą całkowitego rozliczenia i przekazania materiałów kryptograficznych pozostających na ewidencji jednostki organizacyjnej.

Rozdział 8

Zasady rejestrowania, kompletowania i niszczenia materiałów kryptograficznych pochodzących z wymiany międzynarodowej

§ 36.

[130] 1. Zasady rejestrowania, kompletowania i niszczenia materiałów kryptograficznych pochodzących z wymiany międzynarodowej regulują odrębne przepisy wynikające z umów i porozumień międzynarodowych, których Rzeczpospolita Polska jest stroną.

2. Dystrybucja materiałów kryptograficznych dla pododdziałów sojuszniczych (koalicyjnych) realizujących zadania na terenie Rzeczypospolitej Polskiej odbywa się na podstawie przepisów zawartych w dokumencie „Instructions for the Control safeguarding of NATO Cryptomaterial SDIP 293”, zwanym dalej „SDIP–293”, obowiązującej edycji oraz zaleceń SKW w sprawie zarządzania materiałami kryptograficznymi ZBT 601.

3. Zgodę na realizację dystrybucji, o której mowa w ust. 2, wydaje Szef KOGD.

4. Zasady postępowania z materiałami kryptograficznymi pochodzącymi z wymiany międzynarodowej określają zalecenia SKW w sprawie zarządzania materiałami kryptograficznymi ZBT 601.

Rozdział 9

Sprawowanie nadzoru nad kancelariami kryptograficznymi

§ 37.

1. [131] Nadzór nad ochroną materiałów kryptograficznych w organach BSŁiI i kancelariach kryptograficznych realizowany jest przez nadrzędne jednostki organizacyjne w formie inspekcji kryptograficznych.

2. Nadzór nad powoływaniem kancelarii kryptograficznych realizowany jest przez nadrzędne jednostki organizacyjne, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. [132] Nadzór, o którym mowa w ust. 1 i 2:

1) nad komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi Obrony Narodowej sprawuje NCBC;

2) nad NCBC oraz nad jednostkami organizacyjnymi nadzorowanymi przez Ministra Obrony Narodowej sprawuje KOGD.

4. [133] Inspekcje kryptograficzne w danej jednostce organizacyjnej przeprowadza się cyklicznie, nie rzadziej niż co 3 lata. W ramach inspekcji kryptograficznej sprawdza się również stan ochrony materiałów kryptograficznych w jednostce organizacyjnej zaopatrywanej na podstawie porozumienia, o którym mowa w § 3 ust. 1.

5. [134] Inspekcja kryptograficzna ma na celu sprawdzenie:

1) bezpieczeństwa kryptograficznego;

2) prowadzenia ewidencji materiałów kryptograficznych;

3) bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych przetwarzających dane związane z materiałami kryptograficznymi.

§ 38.

1. [135] Inspekcję kryptograficzną zarządza kierownik jednostki organizacyjnej, właściwy dla OBSŁiI przeprowadzającego inspekcję, a realizuje co najmniej dwuosobowa komisja złożona z personelu OBSŁiI.

2. Inspekcję kryptograficzną, o której mowa w ust. 1 przeprowadza się wykorzystując m.in. dokumenty określone w ust. 7.

3. Protokół z inspekcji kryptograficznej tworzy się w zależności od potrzeb w trzech lub czterech jednobrzmiących egzemplarzach.

4. Protokół, o którym mowa wyżej, przewodniczący komisji przedstawia do podpisu kierownikowi jednostki organizacyjnej, w której przeprowadzono inspekcję kryptograficzną wraz z załączoną kartą inspekcji.

5. [136] Poszczególne egzemplarze protokołu inspekcji kryptograficznej wraz z kartą inspekcji kryptograficznej przekazywane są do:

1) kancelarii kryptograficznej, w której inspekcja została przeprowadzona;

2) nadrzędnej jednostki organizacyjnej – nie dotyczy OBSŁiI bezpośrednio nadzorowanych przez NCBC lub podległych pod NCBC;

3) NCBC;

4) KOGD.

5a. [137] Informację o sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości lub realizacji zaleceń z przeprowadzonej inspekcji kryptograficznej, kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej przesyła jednostkom organizacyjnym, którym został wysłany protokół z inspekcji.

6. Prowadząc inspekcję kryptograficzną w jednostce organizacyjnej posiadającej więcej niż jedną kancelarię kryptograficzną dla każdej kancelarii sporządza się odrębny protokół z inspekcji kryptograficznej.

7. Wzór:

1) upoważnienia do przeprowadzenia inspekcji kryptograficznej, określa załącznik nr 30;

2) planu przeprowadzenia inspekcji kryptograficznej, określa załącznik nr 31;

3) protokołu z inspekcji kryptograficznej, określa załącznik nr 32;

4) karty inspekcji kryptograficznej, określa załącznik nr 33.

Rozdział 10

Transport materiałów kryptograficznych

§ 40.

1. Za organizację transportu materiałów kryptograficznych odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej organizującej transport.

2. [138] Transport, o którym mowa w ust. 1, odbywa się na podstawie zatwierdzonej przez kierownika jednostki organizacyjnej Instrukcji Konwojowania Materiałów Kryptograficznych, opracowanej na podstawie załącznika nr 34.

3. [139] Na organizację konwoju materiałów kryptograficznych składają się następujące przedsięwzięcia:

1) określenie przedmiotu konwojowania;

2) ustalenie, czy posiadane środki transportu do przewozu mienia wojskowego są sprawne oraz mają stosowne wyposażenie;

3) określenie czasu wyjazdu i terminu powrotu konwoju;

4) ustalenie składu osobowego konwoju, rodzaju uzbrojenia i wyposażenia konwoju oraz podanie punktu do rozkazu lub decyzji kierownika jednostki organizacyjnej o wyznaczeniu konwoju;

5) przygotowanie planu konwoju i nakazu konwojowania;

6) udzielenie instruktażu członkom konwoju, podczas którego powinno się:

a) określić zadania konwoju, podając:

– charakter konwojowanego mienia wojskowego,

– zadania dowódcy konwoju, konwojentów i innych osób wchodzących w skład konwoju,

– środki transportu i czas trwania konwoju,

– trasę konwoju i miejsca zagrożenia,

– sposób utrzymywania łączności i informowania o nadzwyczajnych wydarzeniach,

b) szczególnie zwrócić uwagę na:

– sposób postępowania dowódcy konwoju, konwojentów i innych osób wchodzących w skład konwoju (w szczególności podczas: napadu, katastrofy, uszkodzenia środka transportowego),

– zasady zachowania tajemnicy odnośnie rodzaju konwoju, jego zabezpieczenia, trasy przejazdu, czasu trwania, organizacji łączności,

– zasady użycia broni palnej i środków przymusu bezpośredniego,

c) sprawdzić poziom znajomości zasad wykonywania czynności konwojowych;

7) rozliczenie konwoju po jego zakończeniu.

4. [140] Oficer BSŁiI lub osoba przez niego upoważniona udziela instruktażu oraz dokonuje rozliczenia konwoju.

§ 43.

[141] (uchylony)