Na podstawie § 1 pkt 9 lit. a i § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426) ustala się, co następuje:

1. Decyzja określa:

1) zasady i tryb opracowywania oraz wydawania kart opisu stanowisk służbowych;

2) sposób ewidencjonowania kart opisu stanowisk służbowych;

3) wzór karty opisu stanowiska służbowego i metodykę jej opracowywania.

2. Ilekroć w decyzji jest mowa o:

1) [1] ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1726 i 2138);

2) jednostce wojskowej – należy przez to rozumieć jednostkę wojskową, o której mowa w art. 6 ust. 2 pkt 1 ustawy;

3) dowódcy jednostki wojskowej – należy przez to rozumieć dowódcę jednostki wojskowej, o którym mowa w art. 6 ust. 2 pkt 3 ustawy;

4) systemie elektronicznym – należy przez to rozumieć system ewidencyjny SEW on-line.

3. Karta opisu stanowiska służbowego, zwana dalej „KOSS”, jest dokumentem wykorzystywanym do efektywnego zarządzania zasobami kadrowymi, w tym w szczególności do planowania, pozyskiwania i właściwego wykorzystania zasobu żołnierzy zawodowych stosownie do potrzeb Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, opracowanym na podstawie wymogów stanowiska etatowego.

4. KOSS opracowuje się dla stanowiska służbowego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy, występującego w dokumencie etatowym jednostki wojskowej, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do decyzji, w przypadku wprowadzenia zmian organizacyjno-etatowych, zmiany zakresu obowiązków lub innych paramentów dotyczących tego stanowiska, a także w razie uzasadnionej potrzeby dokonania zmian w już zaakceptowanej KOSS.

5. W przypadku występowania w etacie jednostki wojskowej stanowisk służbowych o takich samych parametrach służbowych, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy, oraz tożsamym zakresie obowiązków i kompetencji, a także wymagań kwalifikacyjnych do wyznaczenia na to stanowisko, dopuszcza się opracowanie jednej zintegrowanej KOSS dla tej grupy stanowisk.

6. KOSS nie opracowuje się:

1) dla stanowisk służbowych występujących w dokumentach etatowych jednostek wojskowych planowanych do realizacji zadań oraz realizujących zadania poza granicami państwa na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o zasadach użycia lub pobytu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej poza granicami państwa (Dz. U. z 2014 r. poz. 1510), a także dla stanowisk służbowych, przeznaczonych dla żołnierzy zawodowych pełniących służbę w strukturach organizacji międzynarodowych, międzynarodowych strukturach wojskowych lub przy siłach zbrojnych albo przy innych strukturach obronnych państw obcych, jeżeli dla tych stanowisk opracowuje się opisy stanowisk na podstawie odrębnych przepisów;

2) dla stanowisk służbowych ujętych w wykazie prowadzonym przez Szefa Sztabu Generalnego WP, o którym mowa w art. 22 ust. 2 ustawy;

3) dla stanowisk służbowych żołnierzy zawodowych pełniących służbę wojskową w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służbie Wywiadu Wojskowego;

3a) [2] dla stanowisk służbowych żołnierzy zawodowych pełniących służbę wojskową w Narodowym Centrum Kryptologii oraz w podległych jednostkach organizacyjnych;

3b) [3] dla stanowisk służbowych żołnierzy zawodowych zaliczonych do grupy osobowej operacyjno-rozpoznawczej w korpusie osobowym Żandarmerii Wojskowej;

3c) [4] dla stanowisk sędziów w sądach wojskowych;

4) dla stanowisk służbowych występujących wyłącznie w czasie wojny.

7. W KOSS nie zamieszcza się informacji niejawnych w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).

8. Projekt KOSS opracowuje się z uwzględnieniem ustaleń określonych w „Metodyce opracowywania Karty Opisu Stanowiska Służbowego”, stanowiącej załącznik Nr 2 do decyzji.

9. [5] (uchylony)

10. Organ właściwy do akceptacji projektów KOSS może nakazać wprowadzenie zmian w ich treści, z zastrzeżeniem, że Dyrektor Departamentu Kadr może nakazać wprowadzenie zmian w treści każdego projektu KOSS, a w przypadku projektów KOSS podlegających akceptacji Ministra Obrony Narodowej wnioskować o wprowadzenie zmian. W razie wystąpienia oczywistych omyłek lub błędów redakcyjnych organ właściwy do akceptacji projektów KOSS może dokonać przed akceptacją zmian w treści projektów KOSS, zamieszczając je w systemie elektronicznym.

11. Przedłożenie do akceptacji projektu KOSS następuje na podstawie dokumentów etatowych i kompetencyjnych nadanych jednostce wojskowej zgodnie z przepisami normującymi działalność kompetencyjną i organizacyjno-etatową.

12. Projekty KOSS dla stanowiska służbowego zaszeregowanego od stopnia etatowego podpułkownika podlegają, przed ich przekazaniem do akceptacji, zaopiniowaniu przez osoby posiadające kwalifikacje właściwe dla danego korpusu osobowego (grupy osobowej), z wyłączeniem stanowisk służbowych znajdujących się w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem jednak stanowisk dla których wymagane są szczególne kwalifikacje wynikające z odrębnych regulacji prawnych, w tym w korpusie osobowym medycznym, sprawiedliwości i obsługi prawnej, finansowym oraz duszpasterstwa.

12a. [6] Projekty KOSS opracowane w jednostkach wojskowych podległych organom, o których mowa w pkt 21 ppkt 2 lit. c, przed ich przesłaniem do akceptacji Dyrektora Departamentu Kadr poddaje się zaopiniowaniu, w systemie elektronicznym, przez te organy lub osoby przez nie upoważnione.

13. Za opracowanie projektu KOSS odpowiada dowódca jednostki wojskowej lub osoba upoważniona przez dowódcę jednostki wojskowej.

14. Za opracowanie projektu KOSS dla stanowiska służbowego dowódcy jednostki wojskowej odpowiada jego bezpośredni przełożony.

15. Za opracowanie projektów KOSS dla stanowisk służbowych:

1) Szefa Sztabu Generalnego WP,

2) Dowódcy Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych,

3) Dowódcy Operacyjnego Rodzajów Sił Zbrojnych,

4) Dowódcy Garnizonu Warszawa,

5) Komendanta Głównego Żandarmerii Wojskowej,

6) (uchylony),

7) szefa (dyrektora) komórki organizacyjnej bezpośrednio podległej Ministrowi Obrony Narodowej,

8) innych stanowisk wskazanych, w odrębnym trybie, przez Ministra Obrony Narodowej

– odpowiada Dyrektor Departamentu Kadr, który przedstawia je Ministrowi Obrony Narodowej do akceptacji.

16. Sekretarz Stanu, Szef Sztabu Generalnego WP, podsekretarze stanu oraz Dyrektor Generalny, opracowują projekty KOSS dla stanowisk szefów (dyrektorów) komórek organizacyjnych przyporządkowanych im przepisami w sprawie kierowania Ministerstwem Obrony Narodowej, które za pośrednictwem Dyrektora Departamentu Kadr – przedstawiają Ministrowi Obrony Narodowej do akceptacji.

17. Dla stanowisk służbowych, których bezpośrednim przełożonym jest Minister Obrony Narodowej oraz dla stanowisk służbowych, w stosunku do których organem właściwym do wyznaczenia i zwolnienia z tego stanowiskajest Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, projekty KOSS opracowuje Dyrektor Departamentu Kadr i przedstawia je Ministrowi Obrony Narodowej do akceptacji.

18. Przekazanie projektów KOSS do ich akceptacji następuje w formie elektronicznej, a w przypadku gdy organem akceptującym jest Minister Obrony Narodowej lub osoba przez niego upoważniona również w formie pisemnej.

19. Pismo z informacją o przekazaniu projektu KOSS w formie elektronicznej dowódca jednostki wojskowej odpowiedzialny za ich opracowanie przesyła bezpośrednio organowi właściwemu do akceptacji KOSS, a jeżeli organem tym jest Dyrektor Departamentu Kadr, pismo to przesyła za pośrednictwem Dyrektora Biura Ewidencji Osobowej WP. W informacji tej zamieszcza się w szczególności liczbę przekazanych projektów KOSS, z jej podziałem według stopni etatowych stanowisk służbowych, dla których zostały opracowane.

20. Dowódca jednostki wojskowej, przesyłając pismo z informacją o przekazaniu projektów KOSS w formie elektronicznej, potwierdza autentyczność opracowanych KOSS.

20a. Wycofanie projektów KOSS z systemu elektronicznego może nastąpić na każdym etapie procedowania, nie później jednak niż do czasu ich zaakceptowania.

21. [7] Organem właściwym do akceptacji projektów KOSS jest:

1) Minister Obrony Narodowej – w przypadku projektów KOSS opracowanych przez Dyrektora Departamentu Kadr;

2) Dyrektor Departamentu Kadr lub osoba przez niego upoważniona – w przypadku projektów KOSS opracowanych dla stanowisk służbowych:

a) zaszeregowanych do stopni etatowych od pułkownika (komandora) włącznie,

b) stanowisk służbowych dowódców jednostek wojskowych oraz ich zastępców,

c) dla których opracowanie projektu KOSS należy do Szefa Sztabu Generalnego WP, Dowódcy Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych, Dowódcy Operacyjnego Rodzajów Sił Zbrojnych, Dowódcy Wojsk Obrony Terytorialnej, Dowódcy Garnizonu Warszawa, Komendanta Głównego Żandarmerii Wojskowej oraz innych dowódców jednostek wojskowych bezpośrednio podległych Ministrowi Obrony Narodowej,

d) w innych przypadkach niewymienionych w pkt 1, 3 i 4;

3) organy właściwe do wyznaczania na stanowiska służbowe i zwalniania z tych stanowisk, zgodnie z kompetencjami określonymi w art. 44 ustawy;

4) bezpośredni przełożeni organów, o których mowa w pkt 3, jeżeli do tych organów należy opracowanie projektu KOSS.

22. (uchylony).

23. Akceptacja KOSS przez Ministra Obrony Narodowej następuje przez podpisanie KOSS opracowanej w formie pisemnej.

24. Pismo informujące o akceptacji lub braku akceptacji projektu KOSS, wraz z uwagami lub zaleceniem ich poprawy, organ właściwy do akceptacji projektów KOSS, a jeżeli organem tym jest Minister Obrony Narodowej Dyrektor Departamentu Kadr, przesyła niezwłocznie dowódcy jednostki wojskowej odpowiedzialnemu za ich opracowanie. Pismo z informacją o przekazaniu poprawionych projektów KOSS w formie elektronicznej dowódca jednostki wojskowej przesyła bezpośrednio organowi właściwemu do ich akceptacji, a w przypadku gdy organem tym jest Minister Obrony Narodowej Dyrektorowi Departamentu Kadr.

25. Po zaakceptowaniu KOSS przez Ministra Obrony Narodowej Dyrektor Departamentu Kadr lub upoważniona przez niego osoba niezwłocznie wprowadza ją do systemu elektronicznego. W pozostałych przypadkach właściwym do wprowadzenia zaakceptowanej KOSS do systemu elektronicznego jest organ właściwy do jej akceptacji lub osoba przez niego upoważniona.

26. Uwierzytelniony wydruk KOSS z systemu elektronicznego jest traktowany, jak dokument urzędowy. Dostęp do systemu elektronicznego, w którym przechowuje się KOSS oraz sporządzanie z niego wydruków regulują odrębne przepisy, z zastrzeżeniem, że uprawnienie to przysługuje w szczególności:

1) Dyrektorowi Departamentu Kadr i innym organom właściwym do akceptacji projektów KOSS lub osobom przez nich upoważnionym;

2) dowódcy jednostki wojskowej albo innemu organowi odpowiedzialnemu za ich opracowanie albo osobom przez nich upoważnionym;

3) organowi właściwemu do wyznaczenia żołnierza zawodowego na stanowisko służbowe i zwolnienia z tego stanowiska.

27. W przypadku, gdy organem właściwym do wyznaczenia żołnierza zawodowego na stanowisko służbowe i zwolnienia z tego stanowiska jest Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej lub Minister Obrony Narodowej, uwierzytelnioną kopię z pisemnego oryginału KOSS przesyła się temu organowi wraz z wnioskiem o wyznaczenie żołnierza zawodowego na stanowisko służbowe lub zwolnienie z tego stanowiska.

27a. [8] Uwierzytelniony wydruk KOSS przesyła się do organu właściwego do powołania do zawodowej służby wojskowej lub wyznaczenia na stanowisko służbowe wraz z wnioskiem o powołanie lub wyznaczenie na to stanowisko.

28. Oryginał KOSS, w tym jej elektroniczną wersję, przechowuje się przez okres co najmniej 10 lat od dnia jej wygaśnięcia lub zmiany.

29. Żołnierz zawodowy wyznaczany na dane stanowisko służbowe lub kandydujący na to stanowisko ma prawo do zapoznania się z KOSS opracowaną dla tego stanowiska.

30. Ewidencję KOSS prowadzi w systemie elektronicznym Dyrektor Departamentu Kadr, zapewniając ich przechowywanie w tym systemie. Dyrektor Departamentu Kadr odpowiada również za przechowywanie KOSS sporządzonych w formie pisemnej podlegających akceptacji Ministra Obrony Narodowej.

31. Dyrektor Departamentu Kadr organizuje, koordynuje i nadzoruje system funkcjonowania KOSS w działalności służbowej, wprowadza szczegółowe ustalenia i dokonuje w nim zmian oraz rozstrzyga rozbieżności powstałe w ramach opiniowania projektów KOSS.

32. KOSS opracowane na podstawie dotychczas obowiązujących przepisów zachowują ważność do czasu ich wygaśnięcia lub zastąpienia ich nowymi KOSS, wydanymi w związku z wprowadzeniem zmian organizacyjno-etatowych lub kadrowych w resorcie obrony narodowej.

33. Traci moc decyzja Nr 276/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 4 czerwca 2008 r. w sprawie wprowadzenia i funkcjonowania karty opisu stanowiska służbowego (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. Nr 12, poz. 144, z 2010 r. Nr 9, poz. 96 oraz z 2011 r. Nr 10, poz. 135).

34. Decyzja wchodzi w życie z dniem 5 grudnia 2013 r.

Załącznik Nr 2

METODYKA OPRACOWYWANIA KARTY OPISU STANOWISKA SŁUŻBOWEGO

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Zasadniczym celem funkcjonowania w działalności służbowej karty opisu stanowiska służbowego, zwanej dalej „kartą”, jest dostarczenie narzędzia wspomagającego pracę organów kadrowych i przełożonych opiniujących w zakresie zarządzania zasobami osobowymi Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, a w szczególności wyznaczania na poszczególne stanowiska służbowe.

2. Kartę wypełnia się wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do decyzji.

3. Karta zawiera następujące części:

– część I – CHARAKTERYSTYKA STANOWISKA;

– część II – SZCZEGÓLNE WYMAGANIA ZDROWOTNE;

– część III – KWALIFIKACJE;

– część IV – WYMAGANIA BEZPIECZEŃSTWA;

– część V – PODSTAWOWE OBOWIĄZKI SŁUŻBOWE.

4. Część I obejmuje podstawowe informacje na temat opisywanego stanowiska służbowego, w tym dane pozwalające na jego jednoznaczną identyfikację i umiejscowienie w dokumencie etatowym.

5. Część II obejmuje informacje na temat szczególnych wymagań zdrowotnych dla kandydatów wyznaczanych na opisywane stanowisko służbowe w tym zakresu działań, dla których wymagane jest spełnianie szczególnych warunków wraz ze wskazaniem podstawy prawnej.

6. Część III obejmuje informacje na temat kwalifikacji z podziałem na kwalifikacje wymagane do spełnienia i kwalifikacje dodatkowe, preferowane – niewymagane do spełnienia.

7. Część IV obejmuje informacje o wymaganych poświadczeniach bezpieczeństwa na stanowisku.

8. Część V obejmuje informacje o podstawowych obowiązkach na stanowisku służbowym, którego dotyczy KOSS, wskazanie organu opracowującego oraz potwierdzenie akceptacji karty przez uprawniony organ.

9. W niewykorzystanych polach informacyjnych wpisać „BRAK”, „NIE DOTYCZY” lub „NIEWYMAGANE”.

10. W polach informacyjnych części III A – KWALIFIKACJE WYMAGANE DO SPEŁNIENIA zwraca się szczególną uwagę na zastosowanie odpowiednich spójników i ich znaczenie logiczne. Użycie spójnika „i” oznacza konieczność spełnienia sumy wymagań!

Uwaga! W karcie opisu stanowiska służbowego, z zajmowania którego wynika realizacja zadań (obowiązków) o charakterze niejawnym, zamiast ich wyszczególniania w karcie, umieszcza się informację o nazwie dokumentu kompetencyjnego określanego dla tego stanowiska służbowego.

Rozdział II

SPOSÓB WYPEŁNIANIA FORMULARZA KARTY OPISU STANOWISKA SŁUŻBOWEGO

Część I – CHARAKTERYSTYKA STANOWISKA

Część II – SZCZEGÓLNE WYMAGANIA ZDROWOTNE

Część III – KWALIFIKACJE

Część IV – WYMAGANIA BEZPIECZEŃSTWA

Część V – PODSTAWOWE OBOWIĄZKI SŁUŻBOWE