Na podstawie § 2 pkt 6 i 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426), w związku z art. 15 ust. 1 pkt 7-9, art. 22, art. 23 ust. 1 i 4, art. 24-25, art. 27-33 oraz art. 73 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) ustala się, co następuje:

1. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) jednostka organizacyjna:

a) MON - Ministerstwo Obrony Narodowej, jako urząd obsługujący Ministra Obrony Narodowej,

b) jednostkę wojskową lub związek organizacyjny wchodzące w skład Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2004 r. Nr 241, poz. 2416, z późn. zm.¹⁾),

c) jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowaną, w tym przedsiębiorstwo państwowe, dla którego jest on organem założycielskim;

2) komórka organizacyjna - Sekretariat Ministra Obrony Narodowej, departament, zarząd, biuro - wchodzące w skład MON;

3) kierownik jednostki organizacyjnej - dowódcę, szefa, dyrektora, komendanta lub inną osobę stojącą na czele jednostki organizacyjnej, która kieruje całokształtem działalności tej jednostki, w tym również osobę czasowo pełniącą obowiązki;

4) kierownik komórki organizacyjnej - dyrektora, szefa lub inną osobę stojącą na czele komórki organizacyjnej, która kieruje całokształtem działalności tej komórki, w tym również osobę czasowo pełniącą obowiązki;

5) ustawa - ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;

6) pełnomocnik ochrony - pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych w rozumieniu ustawy.

2. Pełnomocnicy ochrony prowadzą aktualny „Wykaz osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto”, zwany dalej „wykazem osób”. W wykazie osób zamieszcza się dane wymienione w art. 15 ust. 1 pkt 8 ustawy.

3. Kierownicy jednostek organizacyjnych określają i wprowadzają system przekazywania pełnomocnikom ochrony danych niezbędnych do prowadzenia przez nich aktualnego wykazu osób.

4. Wykaz osób może być prowadzony w formie elektronicznej.

5. Z wnioskami o przeprowadzenie poszerzonego postępowania sprawdzającego występują:

1) Minister Obrony Narodowej wobec osób zajmujących kierownicze stanowiska MON oraz kierowników jednostek (komórek) organizacyjnych bezpośrednio jemu podległych lub kierowników jednostek przez niego nadzorowanych, w tym przedsiębiorstw państwowych, dla których jest on organem założycielskim;

2) osoby zajmujące kierownicze stanowiska MON - wobec kierowników bezpośrednio podporządkowanych jednostek (komórek) organizacyjnych;

3) kierownicy komórek organizacyjnych wobec podległych im żołnierzy zawodowych i pracowników oraz wobec kierowników bezpośrednio podporządkowanych im jednostek organizacyjnych, z zastrzeżeniem pkt 4-7;

4) dyrektor Departamentu Kadr MON - wobec żołnierzy zawodowych planowanych do wyznaczenia na stanowiska służbowe, w przypadku, gdy nie posiadają poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli wymaganej na danym stanowisku;

5) Minister Obrony Narodowej lub dyrektor Departamentu Kadr MON - odpowiednio wobec żołnierzy zawodowych będących w ich dyspozycji lub rezerwie kadrowej;

6) dyrektor Departamentu Wojskowych Spraw Zagranicznych MON - wobec żołnierzy zawodowych planowanych do wyznaczenia lub wyznaczonych na stanowiska w ataszatach obrony w placówkach zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej oraz w Stałych Przedstawicielstwach Rzeczypospolitej Polskiej przy organizacjach międzynarodowych;

7) dyrektor Departamentu Administracyjnego MON - wobec pracowników planowanych do zatrudnienia lub zatrudnionych na stanowiskach w ataszatach obrony w placówkach zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej oraz w Stałych Przedstawicielstwach Rzeczypospolitej Polskiej przy organizacjach międzynarodowych;

8) szef Zespołu do Spraw Służby w Międzynarodowych Strukturach Wojskowych - wobec żołnierzy zawodowych, będących w jego kompetencji, wyznaczonych na stanowiska służbowe poza granicami państwa;

9) bezpośredni przełożeni wobec kierowników podległych im jednostek organizacyjnych;

10) kierownicy jednostek organizacyjnych - wobec podległych im żołnierzy zawodowych i pracowników.

6. W przypadku podpisania wniosku o wszczęcie poszerzonego postępowania sprawdzającego przez zastępcę kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej lub osobę działającą „w zastępstwie” lub „z upoważnienia”, do wniosku dołącza się dokument stwierdzający, że osoba podpisująca wniosek jest do tego uprawniona zgodnie z treścią art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy.

7. Osoby zajmujące kierownicze stanowiska MON oraz kierownicy komórek organizacyjnych kierują wnioski w sprawie przeprowadzenia poszerzonego postępowania sprawdzającego za pośrednictwem Pełnomocnika Ministra Obrony Narodowej do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych.

8. Wnioski o przeprowadzenie poszerzonego postępowania sprawdzającego przesyła się do:

1) Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego, zwanej dalej „SKW”, w przypadku, gdy postępowanie sprawdzające ma dotyczyć:

a) kierowników komórek organizacyjnych i ich zastępców,

b) osób zajmujących stanowiska zaszeregowane do stopni etatowych generałów i admirałów Wojska Polskiego,

c) żołnierzy zawodowych wyznaczonych lub planowanych do wyznaczenia na stanowiska w ataszatach obrony oraz wyznaczonych na stanowiska służbowe poza granicami państwa,

d) pracowników zatrudnionych lub planowanych do zatrudnienia na stanowiskach w ataszatach obrony;

2) dyrektorów (kierowników) właściwych terytorialnie jednostek (komórek) organizacyjnych SKW - w pozostałych przypadkach.

9. Z wnioskami o przeprowadzenie poszerzonych postępowań sprawdzających wobec kandydatów na pełnomocników ochrony oraz ich zastępców, kierownicy jednostek organizacyjnych występują do kierowników właściwych terytorialnie jednostek (komórek) organizacyjnych SKW.

10. W przypadkach występowania z wnioskami dotyczącymi kolejnych postępowań sprawdzających, o których mowa w art. 32 ustawy, stosuje się odpowiednio przepisy pkt 5-9.

11. Osoby zajmujące kierownicze stanowiska MON oraz kierownicy komórek organizacyjnych występują z wnioskami o przeprowadzenie zwykłego postępowania sprawdzającego wobec podległych żołnierzy zawodowych i pracowników, do Dyrektora Generalnego MON, za pośrednictwem Pełnomocnika Ministra Obrony Narodowej do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych.

12. Wnioski, o których mowa w pkt 11, przesyłane są wraz z ankietami bezpieczeństwa osobowego.

13. Polecenie przeprowadzenia zwykłego postępowania sprawdzającego na podstawie wniosku, o którym mowa w pkt 11, wydaje na piśmie Dyrektor Generalny MON.

14. Wprowadza się wzór:

1) „Wniosku o przeprowadzenie poszerzonego postępowania sprawdzającego”, stanowiący załącznik Nr 1 do decyzji;

2) „Wniosku o przeprowadzenie zwykłego postępowania sprawdzającego”, stanowiący załącznik Nr 2 do decyzji;

3) „Polecenia przeprowadzenia zwykłego postępowania sprawdzającego”, stanowiący załącznik Nr 3 do decyzji;

4) „Wyrażenia zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego”, stanowiący załącznik Nr 4 do decyzji;

5) „Upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone”, stanowiący załącznik Nr 5 do decyzji.

15. Czynności zwykłego postępowania sprawdzającego dokumentowane są w formie akt postępowania sprawdzającego, w których kompletuje się korespondencję i dokumenty sporządzone w toku tego postępowania.

16. Akta każdego postępowania sprawdzającego (pierwszego, kolejnego lub kontrolnego) są prowadzone i ewidencjonowane oddzielnie.

17. Wzory strony pierwszej i drugiej teczki akt postępowania sprawdzającego, spisu dokumentów, wykazu osób prowadzących teczkę oraz wykazu osób zapoznanych z dokumentami, określają odpowiednio załączniki Nr 6-9 do decyzji.

18. W zakresie zwykłego postępowania sprawdzającego pełnomocnik ochrony, po uzyskaniu pisemnego polecenia kierownika jednostki organizacyjnej przeprowadzenia zwykłego postępowania sprawdzającego, realizuje czynności wynikające z ustawy, w tym:

1) niezwłocznie zakłada i rejestruje akta zwykłego postępowania sprawdzającego w „Wykazie osób wobec których przeprowadzono postępowanie sprawdzające”, którego wzór określa załącznik Nr 10 do decyzji;

2) sprawdza poprawność wypełnienia ankiety bezpieczeństwa osobowego, a w przypadku stwierdzenia, że złożona ankieta została wypełniona niezgodnie z instrukcją, wzywa osobę sprawdzaną do jej poprawienia lub uzupełnienia. Nanoszone w ankiecie zmiany muszą być potwierdzone wpisaniem daty dokonanej zmiany (uzupełnienia) i złożeniem przez osobę sprawdzaną podpisu przy dokonanej zmianie (uzupełnieniu);

3) dokonuje sprawdzenia danych zawartych w ankiecie bezpieczeństwa osobowego przez wysłanie wniosków do:

a) Krajowego Rejestru Karnego Ministerstwa Sprawiedliwości na formularzu według wzoru określonego w załączniku Nr 11 do decyzji,

b) właściwej jednostki organizacyjnej SKW o sprawdzenie w ewidencjach i kartotekach niedostępnych powszechnie, według wzoru określonego w załączniku Nr 12 do decyzji;

4) przeprowadza rozmowę z osobą sprawdzaną w przypadku konieczności wyjaśnienia wątpliwości wynikających z uzyskanych informacji i opracowuje notatkę z tej czynności, według układu merytorycznego określonego w załączniku Nr 13 do decyzji;

5) podejmuje inne czynności wynikające z ustawy w zakresie prowadzenia zwykłego postępowania sprawdzającego w zależności od ustaleń w toku tego postępowania;

6) opracowuje notatkę (wniosek) dotyczącą wyników przeprowadzonego postępowania sprawdzającego, według układu merytorycznego określonego w załączniku Nr 14 do decyzji.

19. Pełnomocnik ochrony w przypadku podjęcia decyzji o umorzeniu postępowania sprawdzającego na podstawie art. 31 ust. 1, art. 33 ust. 11 pkt 3 ustawy lub art. 105 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z poźn. zm.²⁾), zwanej dalej „k.p.a.” - wydaje decyzję o umorzeniu postępowania sprawdzającego, której wzór określa załącznik Nr 15 do decyzji.

20. Pełnomocnik ochrony:

1) może postanowić o zawieszeniu postępowania sprawdzającego w przypadku określonym w art. 27 ust. 1 ustawy lub art. 98 § 1 k.p.a.;

2) zawiesza postępowanie sprawdzające w sytuacjach określonych w art. 97 § 1 pkt 4 k.p.a.;

3) podejmuje zawieszone postępowanie sprawdzające w sytuacjach określonych w art. 27 ust. 2 ustawy lub art. 97 § 2 k.p.a.

21. Wzór postanowienia o zawieszeniu postępowania sprawdzającego określa załącznik Nr 16 do decyzji.

22. Wzór postanowienia o podjęciu zawieszonego postępowania sprawdzającego określa załącznik Nr 17 do decyzji.

23. Poświadczenie bezpieczeństwa przekazuje się osobie sprawdzanej, zawiadamiając o tym wnioskodawcę; uwierzytelnioną za zgodność kopię poświadczenia bezpieczeństwa włącza się do teczki akt postępowania sprawdzającego, z zastrzeżeniem pkt 24.

24. W przypadku gdy osoba sprawdzana pełni służbę lub jest zatrudniona w MON informacja o otrzymaniu przez tę osobę poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub „ściśle tajne” przekazywana jest do wnioskodawcy za pośrednictwem Pełnomocnika Ministra Obrony Narodowej do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych.

25. Decyzję o odmowie wydania poświadczenia bezpieczeństwa, decyzję o umorzeniu postępowania sprawdzającego, postanowienie o zawieszeniu postępowania sprawdzającego lub postanowienie o podjęciu zawieszonego postępowania sprawdzającego doręcza się osobie sprawdzanej, zawiadamiając o tym wnioskodawcę oraz pełnomocnika ochrony. Drugi egzemplarz tych dokumentów włącza się do teczki akt postępowania sprawdzającego.

26. W przypadku braku możliwości przekazania dokumentów wymienionych w pkt 23 i 25 bezpośrednio osobie sprawdzanej należy doręczyć je w sposób określony w art. 39 oraz art. 41-47 k.p.a.

27. Pełnomocnik ochrony, po wydaniu poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”, podjęciu decyzji o odmowie wydania poświadczenia bezpieczeństwa, o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa, przesyła niezwłocznie do właściwej terytorialnie jednostki (komórki) organizacyjnej SKW dane, o których mowa w art. 73 ust. 2 ustawy, według wzoru, określonego w załączniku Nr 18.

28. W przypadku zagubienia (utraty) poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne”, pełnomocnik ochrony, który wydał to poświadczenie lub następca prawny przechowujący teczkę akt postępowania sprawdzającego, na pisemny wniosek osoby sprawdzonej, wydaje jego wtórnik. Wtórnik poświadczenia bezpieczeństwa oznacza się dodatkowo napisem „WTÓRNIK” umieszczonym w prawym, górnym rogu dokumentu. Wniosek oraz kopię wydanego wtórnika poświadczenia bezpieczeństwa włącza się do akt postępowania sprawdzającego. Wtórnik wydaje się z zachowaniem dotychczasowego numeru i daty ważności.

29. „Wykaz osób, wobec których przeprowadzono postępowanie sprawdzające” stanowi książkę ewidencyjną akt zwykłych postępowań sprawdzających i podlega zarejestrowaniu w „rejestrze dzienników ewidencji i teczek” w kancelarii.

30. Komendanci szkół wojskowych oraz centrów i ośrodków szkolenia określają klauzule informacji niejawnych przekazywanych kandydatom na żołnierzy zawodowych w trakcie kształcenia i szkolenia.

31. Z chwilą zaliczenia kandydatów na żołnierzy zawodowych w poczet stanu zmiennego szkoły wojskowej, centrum lub ośrodka szkolenia, komendanci, o których mowa w pkt 30, występują z pisemnym wnioskiem o wszczęcie poszerzonego postępowania sprawdzającego do właściwej terytorialnie jednostki (komórki) organizacyjnej SKW lub polecają pełnomocnikom ochrony przeprowadzenie zwykłego postępowania sprawdzającego, jeżeli kandydaci na żołnierzy zawodowych nie posiadają odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa albo upoważniają ich do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”.

32. Przepisy decyzji nie mają zastosowania do postępowań sprawdzających prowadzonych przez Żandarmerię Wojskową.

33. Traci moc decyzja Nr 22/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 stycznia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu prowadzenia i dokumentowania postępowań sprawdzających oraz wydawania poświadczeń i certyfikatów bezpieczeństwa (Dz. Urz. MON Nr 2, poz. 17).

34. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załączniki do decyzji Nr 119/MON
Ministra Obrony Narodowej
z dnia 23 kwietnia 2012 r. (poz. 148)

Załącznik Nr 1

WZÓR - WNIOSEK O PRZEPROWADZENIE POSZERZONEGO POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO

Załącznik Nr 2

WZÓR - WNIOSEK O PRZEPROWADZENIE ZWYKŁEGO POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO

Załącznik Nr 3

WZÓR - POLECENIE PRZEPROWADZENIA ZWYKŁEGO POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO

Załącznik Nr 4

WZÓR - WYRAŻENIE ZGODY NA PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO

Załącznik Nr 5

WZÓR - UPOWAŻNIENIE DO DOSTĘPU DO INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI „ZASTRZEŻONE”

Załącznik Nr 6

WZÓR - AKTA POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO

Załącznik Nr 7

WZÓR - SPIS DOKUMENTÓW

Załącznik Nr 8

WZÓR - WYKAZ OSÓB PROWADZĄCYCH TECZKĘ

Załącznik Nr 9

WZÓR - WYKAZ OSÓB ZAPOZNANYCH Z DOKUMENTAMI

Załącznik Nr 10

WZÓR - WYKAZ OSÓB, WOBEC KTÓRYCH PRZEPROWADZONO POSTĘPOWANIE SPRAWDZAJĄCE

Załącznik Nr 11

WZÓR - ZAPYTANIE O UDZIELENIE INFORMACJI O OSOBIE

Załącznik Nr 12

WZÓR - WNIOSEK

Załącznik Nr 13

WZÓR - NOTATKA W SPRAWIE PRZEPROWADZENIA ROZMOWY Z OSOBĄ SPRAWDZANĄ W RAMACH PROCEDURY POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO:

Załącznik Nr 14

WZÓR - NOTATKA / WNIOSEK

Załącznik Nr 15

WZÓR - DECYZJA O UMORZENIU POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO/ KONTROLNEGO POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO

Załącznik Nr 16

WZÓR - POSTANOWIENIE O ZAWIESZENIU POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO

Załącznik Nr 17

WZÓR - POSTANOWIENIE O PODJĘCIU ZAWIESZONEGO ZWYKŁEGO POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO

Załącznik nr 18

WZÓR - KARTA EWIDENCYJNA