Na podstawie § 2 pkt 6 i 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426), w celu uregulowania i ujednolicenia zasad postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” i „zastrzeżone” w jednostkach organizacyjnych resortu obrony narodowej, ustala się, co następuje:

1. Wprowadza się do użytku „Wytyczne Ministra Obrony Narodowej w sprawie określenia zasad postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” i „zastrzeżone” ” w jednostkach organizacyjnych resortu obrony narodowej, stanowiące załącznik do decyzji.

2. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załącznik do decyzji Nr 362/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 28 września 2011 r. (poz. 302)

WYTYCZNE
w sprawie określenia zasad postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” i „zastrzeżone” w jednostkach organizacyjnych resortu obrony narodowej

Rozdział I

Przepisy ogólne

1. Zgodnie z art. 43 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), zwanej dalej „ustawą”, kierownicy jednostek organizacyjnych zatwierdzają następujące dokumenty opracowane przez pełnomocników ochrony:

1) instrukcję dotyczącą sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne” w podległych komórkach organizacyjnych;

2) instrukcję dotyczącą sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” w podległych komórkach organizacyjnych oraz zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony.

2. Przy opracowaniu dokumentów, o których mowa w pkt 1, należy uwzględnić zasady w zakresie postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” i „zastrzeżone”, które nie mogą naruszać przepisów ustawy i innych norm prawa.

3. Minimalne warunki dotyczące przetwarzania informacji niejawnych oznaczone klauzulą „poufne” i „zastrzeżone” określa załącznik do wytycznych.

4. Zakres stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego uzależnia się od poziomu zagrożeń związanych z nieuprawnionym dostępem do informacji niejawnych lub ich utratą, o którym mowa w art. 43 ust. 4 ustawy.

Rozdział II

Wymagania dotyczące materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”

5. System obiegu dokumentów ma zapewnić możliwość ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się materiał o klauzuli „poufne” pozostający w dyspozycji jednostki/komórki organizacyjnej oraz, kto z tym materiałem się zapoznał. Żaden materiał o klauzuli „poufne” nie może zostać przekazany poza komórkę/jednostkę organizacyjną bez udziału kancelarii tajnej lub innej komórki odpowiedzialnej za ewidencjonowanie, gromadzenie i obieg materiałów niejawnych.

6. Przyjmowanie/wydawanie materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” odbywa się za pokwitowaniem w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym.

7. Zgoda kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionej przez niego osoby dysponującej dokumentem wymagana jest na wykonanie jego kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia lub wypisu (skanowania dokumentu do pliku elektronicznego), o ile wytwórca dokumentu nie wprowadził ograniczeń dotyczących kopiowania, sporządzania odpisów, wypisów, wyciągów i tłumaczeń tego materiału. Wszystkie kopie podlegają ewidencji w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym. Skany dokumentów nie podlegają ewidencji, fakt skanowania jest dokumentowany na oryginale dokumentu z podaniem numeru ewidencyjnego informatycznego nośnika danych. W przypadku zapisywania skanu w lokalizacji sieciowej należy podać numeru ewidencyjny dysku twardego stacji roboczej użytkownika wprowadzającego te dane.

8. Osoba mająca dostęp do zasobów sieci o klauzuli „poufne” będzie miała dostęp do informacji publikowanych w portalach intranetowych tej sieci w określonym zakresie. O zakresie udostępnienia (dokument jest powszechnie dostępny lub udostępniany wyłącznie konkretnej grupie użytkowników) zdecyduje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału albo adresat materiału, o ile nie wprowadzono na materiale ograniczeń dotyczących udostępniania tego materiału.

9. Wadliwie wykonane wydruki niszczy bez dokumentowania wykonawca techniczny lub wykonawca, który sporządza dokument.

10. Instrukcja w sprawie sposobu i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne” w podległych komórkach organizacyjnych powinna określać, co najmniej:

1) miejsce ewidencji, gromadzenia i przechowania materiałów niejawnych o klauzuli „poufne”;

2) zasady przekazywania i udostępniania materiałów o klauzuli „poufne”;

3) sposoby i miejsca wytwarzania, kopiowania i skanowania dokumentów niejawnych zawierających informacje o klauzuli „poufne”;

4) zasady i sposoby niszczenia materiałów o klauzuli „poufne”;

5) zasady ochrony informacji niejawnych o klauzuli „poufne” podczas prowadzonych narad, odpraw, konferencji, spotkań, szkoleń i rozmów itp.;

6) informację o odpowiedzialności karnej, dyscyplinarnej i służbowej za naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Rozdział III

Wymagania dotyczące materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”

11. Dokumenty o klauzuli „zastrzeżone” dzieli się na:

1) dokumenty robocze - zawierające informacje pozostające w fazie opracowywania, nie posiadające podpisu osoby uprawnionej lub upoważnionej do jej akceptacji i służą wymianie między merytorycznymi pracownikami;

2) dokumenty oficjalne - dokumenty autoryzowane (podpisane lub zatwierdzone) przez osobę uprawnioną lub upoważnioną do wykonywania tej czynności - pozostające w aktach lub/i przesyłane między komórkami/jednostkami organizacyjnymi, zawierające formalne stanowiska tych instytucji i mające skutek prawny.

12. System obiegu dokumentów ma zapewnić informację gdzie, poza komórkę/jednostkę organizacyjną, wysłano dokumenty oficjalne oznaczone klauzulą „zastrzeżone”. Żaden dokument oficjalny nie może być przekazany poza komórkę/jednostkę organizacyjną bez udziału kancelarii tajnej (kancelarii elektronicznej) lub innej komórki odpowiedzialnej za ewidencjonowanie, gromadzenie i obieg materiałów niejawnych.

13. Przyjmowanie/wydawanie materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” następuje za pokwitowaniem w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym wyłącznie w przypadku dokumentów wydawanych z kancelarii tajnej/biblioteki lub innej komórki odpowiedzialnej za ewidencjonowanie, gromadzenie i obieg materiałów niejawnych. Osoba przekazująca dokument może zażądać pokwitowania jego odbioru (w urządzeniu ewidencyjnym, dzienniku wykonawcy, na oryginale lub innym egzemplarzu dokumentu).

14. Zgoda na kopiowanie dokumentu na potrzeby wykonawcy nie jest wymagana.

15. Odpowiedzialność za otrzymany materiał niejawny lub informację niejawną ponosi wykonawca, który go otrzymał. Wykonawca może, jeżeli to wynika z jego kompetencji służbowych, udostępnić robocze dokumenty niejawne osobom, z innej komórki/jednostki organizacyjnej, spełniającym ustawowe wymagania dostępu do informacji niejawnych.

16. Zniszczenie dokumentu niejawnego o klauzuli „zastrzeżone” wymaga potwierdzenia przez co najmniej jedną osobę (wykonawcę). Zasada ta nie obowiązuje, jeżeli inne przepisy regulujące postępowanie z określonymi rodzajami dokumentów nakazują komisyjne ich niszczenie. Wadliwie wykonane wydruki niszczy bez dokumentowania wykonawca techniczny (wykonawca, który sporządza dokument). Podstawę do zniszczenia lub archiwizowania dokumentu stanowić będą ustalenia wynikające z Rzeczowego wykazu akt oraz przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

17. Osoba mająca dostęp do zasobów sieci o klauzuli „zastrzeżone” będzie miała dostęp do informacji publikowanych w portalach intranetowych tej sieci w określonym zakresie. O zakresie udostępnienia (dokument jest powszechnie dostępny lub udostępniany wyłącznie konkretnej grupie użytkowników) zdecyduje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału albo adresat materiału, o ile nie wprowadzono na materiale ograniczeń dotyczących udostępniania tego materiału.

18. „Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” w podległych komórkach organizacyjnych oraz zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony powinna określać, co najmniej:

1) w zakresie „Bezpieczeństwo osobowe” - warunki, które powinny spełniać osoby mające dostęp do materiałów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”, w szczególności tryb przyznawania uprawnień osobom, które nie posiadają poświadczenia bezpieczeństwa;

2) w zakresie przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, w tym:

a) wytwarzanie - wskazanie, jakimi technikami i gdzie wytwarza się dokumenty o klauzuli „zastrzeżone”,

b) modyfikowanie - kto i na jakich zasadach może modyfikować treść informacji niejawnych zawartych w papierowych oraz elektronicznych dokumentach, a także informatycznych bazach danych,

c) kopiowanie - zasady wykonania kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia lub wypisu z dokumentu oznaczonego klauzulą „zastrzeżone”, wskazanie jakimi technikami i gdzie wykonuje się kopie, uwzględniając kopie wykonywane dla potrzeb roboczych wykonawcy oraz kopie do wysłania poza jednostkę organizacyjną,

d) klasyfikowanie - zasady nadawania i znoszenia klauzuli tajności, z uwzględnieniem kto nadaje klauzulę tajności i ją znosi, jakie czynności są wykonywane przy znoszeniu klauzuli tajności,

e) gromadzenie i ewidencjonowanie - zasady gromadzenia i ewidencjonowania dokumentów, z uwzględnieniem jaka kancelaria lub inna komórka jest odpowiedzialna za te czynności,

f) przechowywanie, środki bezpieczeństwa fizycznego w celu ochrony materiałów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą „zastrzeżone” - miejsce i sposób przechowywania materiałów, uwzględniając ustalenia załącznika,

g) przekazywanie - zasady przekazywania dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, z uwzględnieniem przekazywania tych dokumentów między wykonawcami w tej samej jednostce/komórce organizacyjnej i poza jednostkę/komórkę organizacyjną,

h) udostępnianie - zasady udostępniania informacji oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”;

3) zasady niszczenia dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, uwzględniając różnice w przypadku niszczenia dokumentów „oficjalnych” i „roboczych”;

4) zasady ochrony informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” podczas prowadzonych narad, odpraw, konferencji, spotkań, szkoleń i rozmów itp. - podając opis zasad wstępu na te zamierzenia, kontroli wejścia i udostępniania informacji;

5) postępowanie w przypadkach naruszenia przepisów ustawy oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, przywołując stosowaną w jednostce organizacyjnej procedurę postępowania w tych przypadkach;

6) w zakresie „Bezpieczeństwo przemysłowe” - warunki, jakim podlegają przedsiębiorcy realizujący umowy lub zadania związane z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”;

7) informację o odpowiedzialności karnej, dyscyplinarnej i służbowej za naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Załącznik do wytycznych

Minimalne wymagania dotyczące przetwarzania informacji niejawnych oznaczone klauzulą „Poufne” i „Zastrzeżone”

^{1, 2)} Narzędzia poczty elektronicznej mają zapewnić wybór klauzuli tajności wiadomości pocztowej przed wysłaniem (przed edycją) wiadomości. System poczty elektronicznej musi zapewnić rozliczalność wysyłanych wiadomości pocztowych.