Na podstawie § 1 pkt 8 lit. a i c oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426), w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania systemu sprawozdawczego oraz zaopatrywania w formularze w resorcie obrony narodowej ustala się, co następuje:

§ 1. Decyzja określa:

1) funkcje i zadania administratorów w systemie sprawozdawczym;

2) funkcje i zadania administratorów formularzy;

3) zaopatrywanie w formularze;

4) zadania kierowników jednostek (komórek) organizacyjnych poszczególnych szczebli sprawozdawczych.

§ 2. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) resort - dział administracji rządowej, w skład którego wchodzą: Minister Obrony Narodowej, jako kierownik działu administracji rządowej - obrona narodowa, Ministerstwo Obrony Narodowej jako urząd, jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Obrony Narodowej, w tym przedsiębiorstwa państwowe, dla którego jest on organem założycielskim oraz Siły Zbrojne Rzeczypospolitej Polskiej;

2) jednostka organizacyjna - jednostkę nie wchodzącą w skład Ministerstwa Obrony Narodowej, podległą Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowaną, w tym przedsiębiorstwo państwowe, dla którego jest on organem założycielskim;

3) komórka organizacyjna - sekretariat Ministra Obrony Narodowej, departamenty, zarządy, biura - wchodzące w skład Ministerstwa;

4) kierownik jednostki organizacyjnej - osoba stojąca na czele jednostki organizacyjnej;

5) kierownik komórki organizacyjnej - osoba stojąca na czele komórki organizacyjnej;

6) administrator branżowy systemu sprawozdawczego - kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej uprawniony do merytorycznego ukierunkowania oraz ustanawiania obowiązków sprawozdawczych i wzorów sprawozdań w ustalonym zakresie problematyki funkcjonowania resortu, zgodnie z posiadanym zakresem kompetencji, zwany dalej „administratorem branżowym”;

7) system sprawozdawczy - ogół przedsięwzięć realizowanych przez jednostki (komórki) organizacyjne w celu zapewnienia pozyskiwania i dysponowania informacjami obrazującymi funkcjonowanie jednego lub wielu obszarów działalności resortu, a także siły i środki z nim współdziałające;

8) branżowy system sprawozdawczy - wyodrębniony obszar działalności w systemie sprawozdawczym, branżowo ograniczony do zakresu kompetencji właściwego administratora branżowego;

9) obowiązki sprawozdawcze - wykaz przedsięwzięć i terminy ich realizacji przez kierowników jednostek (komórek) organizacyjnych poszczególnych szczebli sprawozdawczych, według ustaleń określonych w „Zestawieniu sprawozdań obowiązujących na poszczególnych szczeblach dowodzenia i zarządzania resortu obrony narodowej”, zwanym dalej „Zestawieniem”;

10) sprawozdanie - dokument sporządzany, w wersji papierowej lub elektronicznej, według ściśle określonego wzoru, zawierający informacje z poszczególnych obszarów działalności, opracowywany w formie tekstowej, tabelarycznej lub graficznej, podpisany przez osobę uprawnioną i przekazywany w ustalonych przedziałach czasowych lub po wykonaniu nakazanych czynności do nadrzędnego szczebla dowodzenia i zarządzania;

11) wzór sprawozdania - powszechnie stosowany lub branżowy dokument określający zakres zbieranych informacji, ich układ graficzny, formę, terminy i adresatów;

12) administrator branżowy formularzy - kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej uprawniony do ustanawiania, dokonywania zmian i wycofywania formularzy obowiązujących w resorcie, zgodnie z zakresem kompetencji określonym w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa Obrony Narodowej, stanowiącym załącznik do zarządzenia Nr 40/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 listopada 2006 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej (Dz. Urz. MON Nr 21, poz. 270, z późn. zm.¹⁾);

13) centralny katalog formularzy - zbiór branżowych katalogów formularzy obejmujących wszystkie obszary działalności resortu;

14) branżowy katalog formularzy - usystematyzowany spis formularzy, dotyczących określonego obszaru działalności służbowej, zawierający jego symbole, nazwy i dane techniczno-poligraficzne oraz szczeble stosowania;

15) formularz - zadrukowany papier lub karton (lub jego elektroniczny odpowiednik) z miejscami do wypełniania, zakreślania ustalonymi znakami cyfrowymi, literowymi lub innymi znakami graficznymi;

16) formularz powszechnie stosowany - formularz ustanowiony przez centralne organy administracji państwowej;

17) formularz branżowy - formularz wprowadzony przez administratora branżowego formularzy do stosowania w resorcie, zwany dalej „formularzem”;

18) wzornik formularza - zbiór wzorów (wzorców) formularzy zestawionych odpowiednio do układu katalogu;

19) wzór formularza - układ graficzny formularza w skali naturalnej, zwiększonej lub zmniejszonej, odtwarzający całkowicie jego układ tabelaryczny i tekstowy, stanowiący podstawę do opracowania wzorca formularza;

20) wzorzec formularza - ostateczny rysunek formularza wykonany w skali 1:1.

§ 3. 1 Nadzór funkcjonalny nad działalnością sprawozdawczą oraz zaopatrywaniem w formularze w resorcie sprawuje Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego przez:

1) wydawanie instrukcji, wytycznych i innych dokumentów w sprawach związanych z działalnością sprawozdawczą oraz zaopatrywaniem w formularze;

2) ustanawianie obowiązków sprawozdawczych i wzorów sprawozdań, w formie Zestawienia;

3) dokonywanie zmian w Zestawieniu w formie uzupełnienia.

2. Nadzór merytoryczny nad działalnością sprawozdawczą oraz zaopatrywaniem w formularze w resorcie sprawuje Szef Biura Koordynacyjnego jako administrator systemu sprawozdawczego i administrator formularzy przez:

1) koordynację przedsięwzięć związanych z:

a) funkcjonowaniem systemu sprawozdawczego,

b) zaopatrywaniem w formularze;

2) opracowywanie projektów przepisów dotyczących sprawozdawczości i formularzy;

3) prowadzenie ewidencji obowiązków sprawozdawczych i wzorów sprawozdań, w formie Zestawienia;

4) prowadzenie centralnego katalogu formularzy w resorcie;

5) wyrażanie zgody na ustanawianie, zmianę lub wycofywanie formularzy, obowiązujących w resorcie;

6) nadzorowanie działalności administratorów branżowych formularzy w zakresie nadawania numerów Jednolitego Indeksu Materiałowego dla ustanowionych formularzy;

7) zatwierdzanie branżowych katalogów formularzy;

8) zatwierdzanie wymogów jakościowych i warunków dystrybucji formularzy i materiałów poligraficznych;

9) nadzorowanie przedsięwzięć dotyczących upowszechniania lub dostępności do informacji sprawozdawczych, gromadzonych i przetwarzanych przez poszczególnych administratorów branżowych;

10) prowadzenie kontroli w zakresie realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem systemu sprawozdawczego w resorcie;

11) współdziałanie z Głównym Urzędem Statystycznym w zakresie dotyczącym obszaru badań statystycznych, prowadzonych w resorcie;

12) przetwarzanie oraz przekazywanie do Głównego Urzędu Statystycznego informacji i danych statystycznych, dotyczących działalności wybranych obszarów działalności resortu, w formie i terminach oraz według zasad metodologicznych określonych szczegółowo w programie badań statystycznych statystyki publicznej;

13) nadzorowanie przedsięwzięć związanych z planowaniem, finansowaniem, produkcją i dystrybucją formularzy;

14) opracowywanie we współpracy z Drukarnią Wydawnictw Specjalnych Sztabu Generalnego Wojska Polskiego planów zaopatrzenia, zakupu formularzy i materiałów poligraficznych oraz produkcji, a także ich uzgadnianie z Szefem Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych.

§ 4. 1. System sprawozdawczy dzieli się na branżowe systemy sprawozdawcze, dla których określa się obowiązki sprawozdawcze i wzory sprawozdań na poszczególnych szczeblach dowodzenia i zarządzania oraz zakres gromadzonych informacji sprawozdawczych.

2. Obowiązki sprawozdawcze i wzory sprawozdań oraz zakres gromadzonych informacji sprawozdawczych określają, stosownie do zakresów działania stanowisk, kierownicy komórek organizacyjnych, dowódcy rodzajów Sił Zbrojnych (równorzędnych), szefowie inspektoratów i szefostw oraz dyrektorzy Centralnego Archiwum Wojskowego i Centralnej Biblioteki Wojskowej.

3. Osoby, o których mowa w ust. 2, sprawują funkcję administratorów branżowych systemów sprawozdawczych, posiadających wyłączność bezpośredniego nadzorowania określonej dziedziny działalności resortu, zgodnie z posiadanymi kompetencjami.

§ 5. Do zadań administratora branżowego należy:

1) określanie, w uzgodnieniu z innymi administratorami branżowymi, propozycji obowiązków sprawozdawczych i wzorów sprawozdań, funkcjonujących na poszczególnych szczeblach sprawozdawczych;

2) występowanie do administratora systemu sprawozdawczego z wnioskiem o ustanowienie lub zmianę obowiązków sprawozdawczych albo wzorów sprawozdań, w stosunku do nadzorowanej przez niego dziedziny działalności służbowej;

3) doskonalenie branżowego systemu sprawozdawczego, uwzględniającego potrzeby informacyjne własne, innych jednostek (komórek) organizacyjnych, statystyki państwowej i urzędów administracji państwowej;

4) opracowanie trybu i sposobu elektronicznego gromadzenia, przetwarzania i udostępniania informacji w nadzorowanym branżowym systemie sprawozdawczym;

5) analiza danych zawartych w sprawozdaniach pod kątem:

a) zabezpieczenia potrzeb mobilizacyjnych i wojennych,

b) planowania zakupów,

c) planowania i koordynowania działalności bieżącej,

d) wypracowania decyzji, wytycznych i rozkazów normujących właściwe gospodarowanie posiadanymi środkami;

6) analiza obowiązków sprawozdawczych, określonych dla nadzorowanego branżowego systemu sprawozdawczego, w celu eliminowania informacji sprawozdawczych, które nie wpływają na działalność rozliczeniową oraz planistyczną resortu;

7) określanie stopnia szczegółowości ewidencjonowania danych tematycznie jednorodnych i urządzeń ewidencyjnych, przy pomocy których ewidencja będzie prowadzona, stosownie do poszczególnych szczebli dowodzenia i zarządzania;

8) opracowywanie i przekazywanie sprawozdań zgodnych z zakresem obowiązków sprawozdawczych określonych w Zestawieniu;

9) prowadzenie kontroli w zakresie realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem branżowego systemu sprawozdawczego;

10) opracowywanie i przekazywanie określonych informacji sprawozdawczych dla potrzeb statystyki państwowej, właściwych ministerstw i innych urzędów centralnych, zgodnie z ustaleniami rocznego planu badań statystycznych Głównego Urzędu Statystycznego lub wynikających z Zestawienia.

§ 6. Do zadań kierowników jednostek (komórek) organizacyjnych poszczególnych szczebli sprawozdawczych należy:

1) opracowywanie, przetwarzanie i przekazywanie danych (informacji) sprawozdawczych, zgodnie z ustaleniami określonymi w Zestawieniu;

2) opracowanie i bieżące prowadzenie komputerowego banku danych, obejmującego własne informacje zbierane w ramach obowiązującego branżowego systemu sprawozdawczego;

3) zgłaszanie do nadrzędnej jednostki organizacyjnej wniosków lub propozycji, zmierzających do racjonalizacji obowiązków sprawozdawczych;

4) przekazywanie bezpośrednio do Głównego Urzędu Statystycznego i jemu podległych jednostek statystycznych, właściwych ministerstw i innych urzędów centralnych danych sprawozdawczych, według obszarów badań corocznie określonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej lub wynikających z Zestawienia.

§ 7. Tryb i sposób ustanawiania oraz dokonywania zmian obowiązków sprawozdawczych i wzorów sprawozdań określi „Instrukcja ustanawiania obowiązków sprawozdawczych i wzorów sprawozdań oraz ustanawiania, druku i dystrybucji formularzy w resorcie obrony narodowej”, zwana dalej „Instrukcją”, wydana na podstawie § 3 ust. 1 pkt 1.

§ 8. 1 W resorcie stosuje się następujące rodzaje formularzy:

1) powszechnie stosowane;

2) branżowe.

2. Formularze, o których mowa w ust. 1 pkt 2, ustanawiają, stosownie do zakresów działania i zarządzania, kierownicy komórek organizacyjnych, dowódcy rodzajów Sił Zbrojnych (równorzędnych), szefowie inspektoratów i szefostw, Dyrektor Departamentu Sądów Wojskowych Ministerstwa Sprawiedliwości oraz Zastępca Prokuratora Generalnego - Naczelny Prokurator Wojskowy, a także dyrektorzy Centralnego Archiwum Wojskowego i Centralnej Biblioteki Wojskowej.

3. Osoby, o których mowa w ust. 2, sprawują funkcję administratorów branżowych formularzy, posiadających wyłączność bezpośredniego nadzorowania określonej dziedziny działalności resortu, zgodnie z posiadanymi kompetencjami.

§ 9. Do zadań administratora branżowego formularzy należy:

1) opracowywanie, stosownie do zakresu kompetencji, wzorów formularzy oraz wniosków dotyczących ich zmiany lub wycofania;

2) uzgadnianie z administratorem formularzy i Drukarnią Wydawnictw Specjalnych Sztabu Generalnego Wojska Polskiego wniosków o ustanowienie, zmianę lub wycofanie formularzy;

3) przedstawianie, do zatwierdzenia administratorowi formularzy, branżowego katalogu formularzy opracowanego według wzoru określonego w „Instrukcji”;

4) prowadzenie branżowego katalogu formularzy;

5) przekazywanie, do administratora formularzy 1 Drukarni Wydawnictw Specjalnych Sztabu Generalnego Wojska Polskiego branżowych katalogów formularzy, wprowadzanych do użytku w resorcie według odrębnych przepisów, zmian w tych katalogach oraz wzorów obowiązujących formularzy;

6) sprawowanie kontroli nad gospodarką formularzami w nadzorowanej działalności służbowej, dokonywanie analiz ich zapasów i zużycia, zagospodarowywanie ewentualnych nadwyżek oraz weryfikowanie zapotrzebowań na formularze;

7) występowanie do Szefa Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych z wnioskami o nadawanie numerów Jednolitego Indeksu Materiałowego branżowym formularzom, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

§ 10. Tryb i sposób ustanawiania, dokonywania zmian formularzy, nadawania symboli katalogowych oraz planowanie, druk i dystrybucję formularzy określi Instrukcja.

§ 11. 1. Ustanawia się w resorcie „Plan zaopatrzenia resortu obrony narodowej w formularze na dany rok” zwany dalej „planem zaopatrzenia”.

2. Na podstawie planu zaopatrzenia opracowuje się:

1) plan zakupu formularzy i materiałów poligraficznych do produkcji formularzy w drukarniach budżetowych, zwany dalej „Planem zakupu formularzy i materiałów poligraficznych”;

2) plan produkcji formularzy w drukarniach budżetowych;

3) specyfikację istotnych warunków zamówienia na zakup formularzy i materiałów poligraficznych;

4) tryb i sposób opracowywania planów i specyfikacji istotnych warunków, o których mowa w pkt 1-3 oraz ich wzory określi Instrukcja.

§ 12. 1. Powierza się Szefowi Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych realizację planu zakupu formularzy i materiałów poligraficznych.

2. Do zadań Szefa Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych w zakresie zaopatrywania w formularze należy:

1) przedstawianie Szefowi Biura Koordynacyjnego zestawienia stanu posiadanych formularzy za poszczególne Regionalne Bazy Logistyczne, w terminie i według wzoru określonego w Instrukcji;

2) uzgadnianie projektu planu zakupu formularzy i materiałów poligraficznych;

3) wskazywanie Regionalnej Bazy Logistycznej do prowadzenia procedur przetargowych dotyczących planu zakupu formularzy i materiałów poligraficznych w ramach posiadanego planu dochodów i wydatków;

4) nadawanie na wniosek administratorów branżowych formularzy numerów Jednolitego Indeksu Materiałowego formularzom;

5) zaopatrywanie i dystrybucja formularzy do jednostek (komórek) organizacyjnych.

§ 13. Tracą moc:

1) decyzja Nr 89/MON/S.St. Ministra Obrony Narodowej z dnia 30 czerwca 2004 r. w sprawie planowania i realizacji zaopatrzenia resortu obrony narodowej w formularze;

2) decyzja Nr35/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 25 stycznia 2007 r. zmieniająca decyzję w sprawie planowania i realizacji zaopatrzenia resortu obrony narodowej w formularze wojskowe (niepublikowane).

§ 14. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.