Na podstawie § 1 pkt 13 lit. d i § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426) w celu określenia zasad gospodarowania środkami na wydatki reprezentacyjne i okolicznościowe w wojskowych jednostkach budżetowych, polskich kontyngentach wojskowych w misjach i operacjach poza granicami państwa, strukturach międzynarodowych Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego i Unii Europejskiej, zwanych dalej „jednostkami organizacyjnymi” ustala się, co następuje:

1. Wydatkami reprezentacyjnymi i okolicznościowymi są wydatki bezpośrednio związane z reprezentowaniem jednostki organizacyjnej w trakcie realizacji zadań służbowych oraz organizowaniem lub uczestniczeniem w okolicznościowych spotkaniach i uroczystościach, do których zalicza się, w szczególności wydatki z tytułu:

1) organizowania spotkań roboczych (np. odpraw, narad, konferencji, „gier decyzyjnych”);

2) zakupu drobnych upominków, których jednorazowa wartość nie powoduje obowiązku podatkowego, zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307, z późn. zm.¹⁾) i określoną ustawową wartością nieodpłatnego świadczenia, otrzymanego od świadczeniodawcy, w związku z jego promocją lub reklamą;

3) upamiętniania zmarłych i poległych (np. kondolencje, wyroby kwiaciarskie, znicze);

4) wizytowania żołnierzy i pracowników, o których mowa w § 2 pkt 7-8 regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 40/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 listopada 2006 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej (Dz. Urz. MON Nr 21, poz. 270, z późn. zm.²⁾), zwanego dalej „Regulaminem”, którzy zostali ranni lub ulegli wypadkowi podczas wykonywania zadań służbowych poza granicami państwa oraz członków rodzin żołnierzy i pracowników, o których mowa w § 2 pkt 7-8 Regulaminu, poległych podczas wykonywania zadań służbowych poza granicami państwa;

5) zakupu wyrobów kwiaciarskich, składanych w trakcie obchodów świąt państwowych, patriotyczno-religijnych i innych oficjalnych uroczystości;

6) organizowania uroczystych spotkań z żołnierzami mianowanymi na pierwszy stopień oficerski i podoficerski oraz kandydatami do Narodowych Sił Rezerwowych po zakończeniu szkolenia przygotowawczego;

7) organizowania uroczystości powitania lub pożegnania wyjeżdżającego pododdziału, biorącego udział w misji lub operacji poza granicami państwa;

8) organizowania uroczystości z okazji świąt państwowych o charakterze narodowym oraz Święta Wojska Polskiego:

a) w przedstawicielstwie wojskowym, zespole łącznikowym i polskim kontyngencie wojskowym,

b) przez attaché obrony w państwach akredytacji,

c) starszych oficerów narodowych, wyznaczonych do służby w strukturach międzynarodowych, kwaterach głównych, dowództwach lub sztabach misji, organizacji międzynarodowych lub sił wielonarodowych;

9) organizowania uroczystości i spotkań z członkami wojskowego korpusu dyplomatycznego akredytowanego w Rzeczypospolitej Polskiej;

10) organizowania uroczystych spotkań z żołnierzami kończącymi zawodową służbę wojskową;

11) organizowania uroczystości „Dni Narodowych” podczas wspólnych ćwiczeń międzynarodowych poza granicami kraju.

2. Wydatki, o których mowa w pkt 1, podlegają limitowaniu, z zastrzeżeniem pkt 12. Roczną wysokość limitów wydatków reprezentacyjnych i okolicznościowych oraz stanowiska objęte limitem bezpośrednim i stanowiska tworzące limit zbiorczy, określa załącznik do decyzji.

3. Limity dla stanowisk, o których mowa w pkt I załącznika do decyzji, w szczególnie uzasadnionych przypadkach mogą być podwyższane przez Ministra Obrony Narodowej.

4. Z limitu bezpośredniego i limitu zbiorczego mogą być finansowane również wydatki reprezentacyjne innych osób (komórek organizacyjnych) w resorcie obrony narodowej, w tym także nie tworzących limitu. Decyzję w tym zakresie podejmuje osoba wykonująca obowiązki na stanowisku objętym limitem bezpośrednim, a w odniesieniu do limitu zbiorczego – osoby, o których mowa w pkt 6, które dokonują podziału limitu. W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności, w uzgodnieniu z osobami wykonującymi obowiązki na stanowiskach objętych limitem bezpośrednim a wojskową jednostką budżetową finansującą te wydatki, można przenieść (w całości lub w części) kwoty tych limitów pomiędzy tymi stanowiskami.

5. Dla stanowisk tworzących limit zbiorczy, o których mowa w pkt II załącznika do decyzji, przyjmuje się limit jednostkowy:

1) w złotych – gdy stanowisko występuje w strukturze organizacyjnej w kraju;

2) w walutach obcych – gdy stanowisko występuje w strukturze organizacyjnej poza granicami państwa.

6. Na podstawie limitów, o których mowa w pkt 5:

1) Dyrektor Generalny Ministerstwa Obrony Narodowej, wyliczy do dyspozycji osób zajmujących kierownicze stanowiska w Ministerstwie Obrony Narodowej limit zbiorczy dla stanowisk w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, będących w ich podporządkowaniu, a osoby te dokonają podziału limitu oraz poinformują zainteresowanych o wysokości przydzielonego im limitu;

2) dowódcy rodzajów Sił Zbrojnych, osoby funkcyjne objęte limitem bezpośrednim, w których bezpośrednim podporządkowaniu znajdują się stanowiska tworzące limit zbiorczy wyliczą limit zbiorczy, w oparciu o stanowiska im podporządkowane i dokonają jego podziału, a następnie poinformują zainteresowanych o wysokości przydzielonego im limitu;

3) dyrektorzy departamentów w Ministerstwie Obrony Narodowej oraz szefowie zarządów w Sztabie Generalnym Wojska Polskiego (w odniesieniu do stanowisk z podporządkowanych im jednostek organizacyjnych tworzących limit zbiorczy), wyliczą limit zbiorczy i dokonają jego podziału, a następnie poinformują zainteresowanych o wysokości przydzielonego im limitu.

7. Podziału limitu zbiorczego a także zmian jego wysokości, osoby o których mowa w pkt 6 dokonują z uwzględnieniem zakresu prowadzonej działalności oraz potrzeb ponoszenia wydatków reprezentacyjnych i okolicznościowych.

8. Limit dla tworzonych lub likwidowanych stanowisk ustala się w roku ich utworzenia bądź likwidacji w wysokości proporcjonalnej, przyjmując za podstawę wyliczenia liczbę pełnych miesięcy. Za pełny miesiąc uznaje się każdy rozpoczęty miesiąc. W przypadku gdy decyzja o likwidacji stanowiska podjęta została w trakcie roku, naliczony uprzednio limit roczny podlega zmniejszeniu proporcjonalnie do upływu czasu. Skorygowany limit nie może być jednak niższy niż dotychczas poniesione wydatki.

9. Wydatków, o których mowa w pkt 1, dokonuje się proporcjonalnie do planowanych potrzeb. Limit niewykorzystany do dnia 31 grudnia danego roku, wygasa z tym dniem.

10. Limit wydatków, o których mowa w pkt 2, określony w walucie obcej, może być przeliczony na inną walutę obcą. Przeliczenia dokonuje się według tabeli kursów walut Narodowego Banku Polskiego na pierwszy dzień roboczy danego roku budżetowego.

11. Limit wydatków, o których mowa w pkt 2, w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w pkt 1 ppkt 8, może zostać zwiększony do 100 %. Decyzję o zwiększeniu limitu podejmuje kierownik wojskowej jednostki budżetowej realizującej wydatki, na wniosek właściwego dowódcy (szefa, attache obrony, starszego oficera narodowego) w uzgodnieniu z właściwym szefem komórki organizacyjnej Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, a w odniesieniu do attachatów w uzgodnieniu z Podsekretarzem Stanu do spraw Polityki Obronnej w Ministerstwie Obrony Narodowej.

12. Do ustalonego limitu rocznego, o którym mowa w pkt 2, nie wlicza się wydatków na:

1) zakup artykułów spożywczych na zabezpieczenie spotkań roboczych z udziałem osób spoza danej jednostki organizacyjnej – w dziennej wysokości na każdego uczestnika, nie przekraczającej 10 % diety, o której mowa w § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.³⁾);

2) wizytowanie żołnierzy i pracowników, w odniesieniu do których orzeczono uszczerbek na zdrowiu w wyniku zdarzeń zaistniałych podczas wykonywania zdań służbowych poza granicami państwa oraz członków rodzin żołnierzy i pracowników, o których mowa w § 2 pkt 7-8 Regulaminu, poległych podczas wykonywania zadań służbowych poza granicami państwa – w kwocie 1 000 zł na każdego poległego lub osobę w odniesieniu do której orzeczono uszczerbek na zdrowiu w wyniku zdarzeń zaistniałych podczas wykonywania zdań służbowych poza granicami państwa;

3) organizowanie uroczystego posiłku:

a) w jednostce wojskowej, z żołnierzami mianowanymi na pierwszy stopień oficerski,

b) szkole podoficerskiej lub ośrodku szkolenia, z żołnierzami mianowanymi na pierwszy stopień podoficerski i kandydatami do Narodowych Sił Rezerwowych po zakończeniu szkolenia przygotowawczego

– w wysokości do dwukrotnej wartości pieniężnej zasadniczej normy wyżywienia żołnierskiej – 010, określonej w rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej w sprawie bezpłatnego wyżywienia żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych, zwanym dalej „Rozporządzeniem”, na każdego absolwenta i kandydata, który ukończył szkolenie;

4) zorganizowanie uroczystego spotkania z żołnierzami kończącymi zawodową służbę wojskową – w wymiarze do dziesięciokrotnej wartości pieniężnej zasadniczej normy wyżywienia żołnierskiej – 010, określonej w Rozporządzeniu, na każdego żołnierza kończącego zawodową służbę wojskową;

5) zorganizowanie uroczystości pożegnania (powitania) pododdziałów wyjeżdżających (powracających) do (z) misji i operacji poza granicami państwa – w wysokości do jednej zasadniczej normy wyżywienia żołnierskiej – 010, określonej w Rozporządzeniu, na każdego powracającego (wyjeżdżającego) żołnierza;

6) zorganizowanie „Dnia Narodowego” podczas wspólnych ćwiczeń międzynarodowych poza granicami kraju – w wysokości do jednej zasadniczej normy wyżywienia żołnierskiej – 010, określonej w Rozporządzeniu, na każdego żołnierza uczestniczącego w ćwiczeniach.

13. Naliczenia kwoty wydatków, o których mowa w pkt 12 ppkt 1 i 3-5, dokonuje kierownik wojskowej jednostki budżetowej realizującej te wydatki.

14. Limit wydatków, o których mowa w pkt 12 ppkt 2:

1) naliczany jest na początku roku, a następnie podlega zwiększeniu adekwatnie do zmieniającej się w ciągu roku liczby poległych oraz osób, w odniesieniu do których orzeczono uszczerbek na zdrowiu w wyniku zdarzeń zaistniałych podczas wykonywania zdań służbowych poza granicami państwa,

2) wyliczają dowódcy rodzajów Sił Zbrojnych, szefowie właściwych komórek organizacyjnych Sztabu Generalnego Wojska Polskiego oraz inne osoby funkcyjne objęte limitem bezpośrednim (w odniesieniu do pracowników, o których mowa w § 2 pkt 7-8 Regulaminu – Dowódca Operacyjny Sił Zbrojnych), a następnie dokonują jego podziału adekwatnie do potrzeb na wszystkich szczeblach dowodzenia i przedstawią go wojskowej jednostce budżetowej finansującej te wydatki;

3) naliczany jest w oparciu o liczbę poległych oraz osób w odniesieniu do których orzeczono uszczerbek na zdrowiu w wyniku zdarzeń zaistniałych podczas wykonywania zadań służbowych poza granicami państwa:

a) aktualnie pełniących służbę w jednostkach podporządkowanych osobom, o których mowa w ppkt 2,

b) których ostatnim miejscem pracy (służby) w resorcie obrony narodowej była jednostka podporządkowana osobom, o których mowa w ppkt 2 (dotyczy także emerytowanych żołnierzy i pracowników, o których mowa w § 2 pkt 7-8 Regulaminu);

15. W przypadku zbiegu uprawnień do limitu z różnych tytułów, przysługuje jeden (wyższy) limit.

16. Na stanowiskach zajmowanych przez pracowników, o których mowa w § 2 pkt 7-8 Regulaminu, limity nalicza się zgodnie z zaszeregowaniem równorzędnych stanowisk zajmowanych przez żołnierzy.

17. Traci moc decyzja 74/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 12 marca 2009 r. w sprawie wydatków reprezentacyjnych i okolicznościowych (Dz. Urz. MON Nr 5 poz. 61, z późn. zm.⁴⁾).

18. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 stycznia 2011 r.