Załącznik do zarządzenia Nr 28/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 23 czerwca 2010 r. (poz. 153)

Załącznik Nr 1

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU [1]

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Komitet audytu, zwany dalej „komitetem” pełni funkcję doradczą na rzecz Ministra Obrony Narodowej, zwanego dalej „Ministrem” w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego.

2. Komitet obejmuje swoim działaniem cały obszar działu administracji rządowej obrona narodowa, zwanego dalej „działem”.

§ 2. Uprawnienia komitetu

1. Komitet ma dostęp do wszelkiego rodzaju dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa Obrony Narodowej, zwanego dalej „Ministerstwem”, oraz jednostek w dziale, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również prawo do sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Komitet prowadzi działania, o których mowa w ust. 1, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

3. Klauzulę dostępu do informacji niejawnych, wymaganą od członków komitetu określa Minister. Wykaz stanowisk i prac zleconych związanych z dostępem do informacji niejawnych prowadzi komórka audytu wewnętrznego Ministerstwa.

4. Członkowie komitetu, w związku z realizacją zadań, o których mowa w § 4, są uprawnieni do:

1) odbywania indywidualnych spotkań z żołnierzami i pracownikami Ministerstwa oraz jednostek w dziale;

2) występowania do dyrektorów (szefów) komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierowników jednostek w dziale o przedłożenie określonych dokumentów, informacji, planów, sprawozdań i innych materiałów

– związanych z funkcjonowaniem danej komórki organizacyjnej Ministerstwa oraz jednostki w dziale, w szczególności dotyczących: zarządzania ryzykiem, kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego.

5. Członkowie komitetu podejmują działania, o których mowa w ust. 4 pkt 1, po uprzednim poinformowaniu Przewodniczącego komitetu, zwanego dalej „Przewodniczącym”, oraz dyrektora (szefa) właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownika jednostki w dziale, a w przypadku działań wymienionych w ust. 4 pkt 2 za pośrednictwem Przewodniczącego.

6. Członkowie komitetu mają prawo do bieżącej współpracy z kierownikami komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale, w tym wglądu do dokumentów audytu wewnętrznego. Członkowie komitetu informują na bieżąco Przewodniczącego o prowadzonych działaniach.

7. Dyrektorzy (szefowie) komórek organizacyjnych Ministerstwa, kierownicy jednostek w dziale oraz kierownicy komórek audytu wewnętrznego jednostek w dziale są zobowiązani przekazywać dokumenty, informacje, dane oraz inne materiały za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa.

8. Członkowie niezależni komitetu mogą przetwarzać informacje niejawne w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.¹⁾) wyłącznie w siedzibie komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa lub jednostki w dziale.

§ 3. Uchwały komitetu

1. Komitet jest ciałem kolegialnym, który podejmuje decyzje w formie uchwał.

2. Uchwały komitetu zapadają w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków komitetu uprawnionych do głosowania. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności głos członka komitetu, wyznaczonego na piśmie przez Przewodniczącego do kierowania pracami komitetu.

3. Członkowie komitetu mogą głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

4. Uchwały podpisują wszyscy członkowie komitetu uprawnieni do głosowania.

5. Członek komitetu ma prawo zgłosić zdanie odrębne do uchwały, które podlega zaprotokołowaniu.

6. Poza posiedzeniami komitetu, w uzasadnionych przypadkach, uchwały komitetu mogą być podejmowane w trybie indywidualnego zbierania głosów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Decyzję o głosowaniu w trybie indywidualnego zbierania głosów za pośrednictwem poczty elektronicznej podejmuje Przewodniczący. Projekt uchwały wraz z materiałami przesyła się wszystkim członkom komitetu na wskazane adresy poczty elektronicznej.

7. W trybie, o którym mowa w ust. 6, nie mogą być podjęte uchwały, jeżeli choć jeden z członków komitetu wyraził sprzeciw na jej podjęcie w tym trybie. Sprzeciw wyraża się za pośrednictwem poczty elektronicznej w terminie 2 dni od dnia przekazania projektu uchwały.

8. W trybie, o którym mowa w ust. 6, członkowie komitetu zobowiązani są oddać swój głos w terminie 4 dni od dnia przekazania projektu uchwały, przez głosowanie „za”, „przeciw” albo „wstrzymuje się”. W przypadku zdania odrębnego członek komitetu zobowiązany jest wskazać jego treść. Nieoddanie głosu jest kwalifikowane jak nieobecność w posiedzeniu komitetu. Oddanie głosu podlega telefonicznej weryfikacji przez dyrektora komórki, o której mowa w § 6 ust. 17, z każdym z członków komitetu.

9. Informację o podjęciu uchwały w trybie, o którym mowa w ust. 6, komórka, o której mowa w § 6 ust. 17, przesyła za pośrednictwem poczty elektronicznej wszystkim członkom komitetu. Do informacji stosuje się odpowiednio przepisy § 6 ust. 13 pkt 4–6. Informację o podjęciu uchwały w trybie, o którym mowa w ust. 6, zamieszcza się także w protokole najbliższego posiedzenia komitetu.

10. Głosowanie w trybie, o którym mowa w ust. 6, nie jest traktowane jako głosowanie na posiedzeniu.

11. Do głosowania w trybie, o którym mowa w ust. 6, stosuje się odpowiednio przepisy § 3 ust. 2–5.

§ 4. Zadania komitetu

1. Do zasadniczych zadań komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk w Ministerstwie i dziale;

2) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego w Ministerstwie i dziale;

3) ocena kontroli zarządczej w Ministerstwie i dziale, sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz przedstawianie Ministrowi propozycji jej usprawnień;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i dziale oraz monitorowanie ich wdrożenia,

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej w Ministerstwie i dziale;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie podejmowanych działań oraz struktury audytu wewnętrznego w Ministerstwie i dziale, wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy komórek audytu wewnętrznego oraz wyników indywidualnej pracy audytorów wewnętrznych Ministerstwa i jednostek w dziale, ze szczególnym uwzględnieniem kwestii niezależności, profesjonalizmu oraz poziomu umiejętności i wiedzy merytorycznej audytorów wewnętrznych;

7) przedstawianie stanowiska w sprawie modelu kontroli zarządczej w Ministerstwie i dziale;

8) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale;

9) zapewnienie niezależności audytorów wewnętrznych.

2. W związku z realizacją zadania, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, Przewodniczący może zwrócić się do Ministra lub kierownika jednostki w dziale z umotywowanym wnioskiem o przeprowadzenie zewnętrznej oceny pracy komórki audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostki w dziale.

3. Komitet rozpatruje pisemne wnioski kierowników komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale, dotyczące bieżących i istotnych problemów w prowadzaniu audytu wewnętrznego i wspomaga te komórki w usunięciu trudności w realizacji funkcji audytu wewnętrznego.

4. Komitet opiniuje zasady działania komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz inne zasady, procedury i wytyczne dotyczące koordynacji audytu wewnętrznego w dziale.

5. Komitet współpracuje z ministrem właściwym do spraw finansów w sprawach wynikających z jego zakresu zadań w zakresie koordynacji audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

§ 5. Skład komitetu

1. Komitet składa się z:

1) Przewodniczącego;

2) trzech członków niezależnych;

3) trzech członków zależnych.

2. Minister powołuje członków komitetu na czas nieokreślony i ich odwołuje.

3. Przewodniczącego wskazuje Minister spośród osób w randze sekretarza lub podsekretarza stanu w Ministerstwie.

4. Członkiem niezależnym komitetu może być osoba spełniająca wymogi, o których mowa w § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz. U. Nr 226, poz. 1826).

5. Członkowie niezależni wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem ustalanym zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu. Wynagrodzenia członków niezależnych komitetu są wypłacane kwartalnie na wniosek Przewodniczącego, zawierający informację o liczbie posiedzeń komitetu, w których wziął udział niezależny członek komitetu. Okresem rozliczeniowym jest kwartał.

6. W przypadku odwołania członków komitetu, Minister powołuje nowych członków w terminie 30 dni od dnia odwołania, z zastrzeżeniem ust. 7.

7. W przypadku odwołania ze składu komitetu osoby pełniącej funkcję Przewodniczącego oraz niezależnego członka komitetu powodującego zmniejszenie składu komitetu poniżej wymaganej liczby, o której mowa w art. 290 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 i z 2010 r. Nr 28, poz. 146), Minister niezwłocznie uzupełnia skład komitetu.

§ 6. Posiedzenia komitetu

1. Posiedzenia komitetu odbywają się co najmniej raz na kwartał.

2. Posiedzenia komitetu zwołuje Przewodniczący. W przypadku gdy Przewodniczący nie mógł z jakiejkolwiek przyczyny zwołać posiedzenia, zwołuje je członek komitetu, wyznaczony na piśmie przez Przewodniczącego do kierowania pracami komitetu.

3. Posiedzenia komitetu mogą być zwoływane przez Przewodniczącego z inicjatywy Ministra, a także na umotywowany pisemny wniosek członka komitetu oraz kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa.

4. W posiedzeniu komitetu mają obowiązek uczestniczyć wszyscy jego członkowie. Członek komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu powinien niezwłocznie zawiadomić o tym Przewodniczącego.

5. Pracami komitetu kieruje Przewodniczący, a w razie jego nieobecności członek komitetu, wyznaczony na piśmie przez Przewodniczącego.

6. Każdemu z członków komitetu przysługuje prawo wnioskowania o umieszczenie określonych spraw w porządku obrad.

7. Przewodniczący może zdecydować o zdjęciu sprawy z porządku obrad, w szczególności w celu uzupełnienia wniosku lub uzyskania opinii, co podlega zaprotokołowaniu.

8. We wszystkich posiedzeniach komitetu uczestniczy właściwy przedstawiciel komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa.

9. W posiedzeniach komitetu mogą brać udział inne osoby zaproszone przez Przewodniczącego.

10. Przedstawiciel komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz osoby zaproszone na posiedzenia komitetu uczestniczą w posiedzeniu bez prawa głosu.

11. Przewodniczący jest odpowiedzialny za przygotowanie porządku obrad każdego posiedzenia komitetu. Przewodniczący może zlecić przygotowanie odpowiednich materiałów członkowi komitetu.

12. Przewodniczący przesyła członkom komitetu zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia, zawierające co najmniej porządek obrad i materiały będące przedmiotem obrad. Zawiadomienie powinno zostać wysłane co najmniej na siedem dni przed dniem posiedzenia.

13. Z posiedzeń komitetu sporządzany jest protokół. Protokół z posiedzenia komitetu zawiera:

1) kolejny numer protokołu;

2) datę posiedzenia;

3) porządek obrad;

4) treść podjętych uchwał;

5) wyniki głosowania;

6) treść zdania odrębnego;

7) inne postanowienia.

14. Załącznik do protokołu stanowi podpisana lista obecności uczestników posiedzenia.

15. Protokół z posiedzeń komitetu podpisywany jest przez Przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności przez członka komitetu, wyznaczonego na piśmie przez Przewodniczącego do kierowania pracami komitetu oraz protokolanta.

16. Protokół z posiedzenia komitetu przekazywany jest niezwłocznie wszystkim członkom komitetu oraz Ministrowi.

17. Obsługę organizacyjno-administracyjną komitetu, w tym protokołowanie jego posiedzeń oraz przeprowadzenie głosowania, o którym mowa w § 3 ust. 6–10, zapewnia komórka audytu wewnętrznego Ministerstwa. Protokoły z posiedzeń komitetu oraz wszelkie inne materiały posiadane przez komitet przechowuje w jego imieniu komórka audytu wewnętrznego Ministerstwa.

18. Obsługę kancelaryjną komitetu realizuje kancelaria właściwa do obsługi komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa.

§ 7. Kontakt audytora wewnętrznego z komitetem

1. Kierownik komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa ma bezpośredni i nieograniczony dostęp do Przewodniczącego, jak również do każdego z członków Komitetu.

2. Kierownicy komórek audytu wewnętrznego jednostek w dziale utrzymują kontakt z komitetem za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa.

3. Kierownicy komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale, mają prawo do indywidualnych spotkań z członkami komitetu bez udziału odpowiednio: Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierownika jednostki w dziale. Przewodniczący wyznacza członka komitetu do udziału we wnioskowanym przez kierownika komórki audytu wewnętrznego spotkaniu, określając jego miejsce i termin.

§ 8. Rozwiązanie stosunku pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego

1. Komitet w sprawach dotyczących zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale, działa na pisemny wniosek odpowiednio: Dyrektora Generalnego Ministerstwa, kierowników jednostek w dziale lub kierownika komórki audytu wewnętrznego, którego sprawa dotyczy.

2. Postępowanie, o którym mowa w ust. 1, prowadzi się z udziałem zainteresowanych kierowników komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale, i odpowiednio: Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz właściwych kierowników jednostek w dziale, zapewniając tym osobom możliwość swobodnego wyrażania opinii lub przedstawiania stanowiska w sprawie.

3. Członkowie komitetu przed przystąpieniem do rozpatrywania wniosku, o którym mowa w ust. 1, w przypadku wystąpienia konfliktu interesów, składają Przewodniczącemu oświadczenie, że są narażeni na konflikt interesów. W przypadku głosowania w trybie, o którym mowa w § 3 ust. 6, oświadczenie składa się w trybie, o którym mowa w § 3 ust. 7. Jeżeli uczestniczenie członka komitetu w sprawach, o których mowa w ust. 1, powoduje konflikt interesów, Przewodniczący wyłącza z głosowania członka komitetu.

4. Podejmując decyzję w sprawach, o których mowa w ust. 1, komitet, bierze pod uwagę w szczególności opinię lub stanowisko, o których mowa w ust. 2, oraz oceny okresowe, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 6, a także inne dokumenty oceniające pracę kierowników komórek audytu wewnętrznego: Ministerstwa oraz jednostek w dziale pozostające w dyspozycji odpowiednio: Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierowników jednostek w dziale.

5. Komitet podejmuje decyzję w formie uchwały podjętej w trybach, o których mowa w § 3 ust. 2–10.

§ 9. Sprawozdawczość

1. Projekt sprawozdania komitetu z realizacji zadań w roku poprzednim przygotowuje Przewodniczący.

2. Sprawozdanie podpisuje Przewodniczący.

3. Komitet składa do końca lutego każdego roku sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim Ministrowi oraz ministrowi właściwemu do spraw finansów. Sprawozdanie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

§ 10. Samoocena działania komitetu

Komitet raz w roku dokonuje samooceny w świetle niniejszego Regulaminu, biorąc pod uwagę skład komitetu, efektywność podejmowanych działań oraz to, czy wiedza i doświadczenie członków pozwala mu na profesjonalne wykonywanie zadań. Wyniki dokonanej samooceny oraz sformułowanych na jej podstawie usprawnień Przewodniczący przekazuje Ministrowi.

§ 11. Funkcja audytu zewnętrznego

1. W związku z realizacją zadań, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1-3 i 7 Przewodniczący może zwrócić się do Ministra lub kierownika jednostki w dziale z umotywowanym wnioskiem o przeprowadzenie audytu zewnętrznego w Ministerstwie lub jednostce w dziale.

2. Dyrektorzy (szefowie) komórek organizacyjnych Ministerstwa i kierownicy jednostek w dziale informują komitet o przeprowadzonych audytach zewnętrznych.

3. Komitet dokonuje przeglądu wyników audytu zewnętrznego i monitoruje ich wdrożenie.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 220, poz. 1600 i Nr 218, poz. 1592, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 oraz z 2009 r. Nr 178, poz. 1375.