Załącznik do decyzji Nr 631/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 31 grudnia 2007 r. (poz. 288)

WYTYCZNE MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

w sprawie funkcjonowania

Systemu Kodyfikacji Wyrobów Obronnych (SKWO) [1]

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Użyte w wytycznych określenia oznaczają:

1. Baza danych kodyfikacyjnych

Zbiór danych kodyfikacyjnych na nośniku elektronicznym.

2. Dane kodyfikacyjne

Dane techniczne i opisowe umożliwiające identyfikację wyrobu oraz jego cech fizycznych i funkcjonalnych, identyfikację producenta lub dostawcy i użytkownika, zapisane w bazie danych kodyfikacyjnych Systemu Kodyfikacyjnego NATO.

3. Dostawca

Osoba prawna, jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną lub osoba fizyczna realizująca dostawę wyrobu na rzecz komórki lub jednostki organizacyjnej resortu obrony narodowej, w tym dystrybutor i importer.

4. Klauzula kodyfikacyjna

Postanowienia zamieszczane w umowie na dostawę wyrobu, zobowiązujące dostawcę do udostępnienia danych identyfikujących wyrób i jego cech fizycznych i funkcjonalnych (dane techniczne, rysunki, specyfikacje) oraz danych identyfikujących producenta wyrobu, a także ustalające warunki i formę udostępnienia tych danych.

5. Kodyfikacja

Działalność polegająca na identyfikacji, klasyfikacji i nadawaniu NSN wyrobom, a także na zapisywaniu danych o ich producentach/dostawcach oraz na utrzymywaniu aktualnego zbioru danych kodyfikacyjnych i ich udostępnianiu.

6. Producent

Podmiot projektujący lub produkujący wyrób, podmiot opracowujący specyfikacje techniczne lub podobne dokumenty, albo podmiot dysponujący danymi technicznymi lub informacjami opisującymi wyrób.

7. Specyfikacja techniczna

Dokumenty określające cechy, jakie powinien posiadać wyrób w zakresie wymagań technicznych, jakości, bezpieczeństwa użytkowania, w tym w odniesieniu do nazewnictwa, symboli, badań i metodologii badań, znakowania oraz oznaczania wyrobu, a w szczególności dokumenty takie jak Polskie Normy z dziedziny „obronność-wojskowość” (PN-V), Normy Obronne, kryteria techniczne wyrobów, wstępne założenia taktyczno-techniczne, założenia taktyczno-techniczne, warunki techniczne, wojskowe tymczasowe warunki techniczne oraz dokumentacja techniczno-technologiczna.

8. Wyrób

Wyrób przeznaczony na potrzeby obronności i bezpieczeństwa państwa, zaprojektowany zgodnie z wymaganiami określonymi w specyfikacji technicznej i wykonany na podstawie dokumentacji technicznej, bez względu na stopień jego przetworzenia.

9. Zamawiający

Komórka organizacyjna Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostka organizacyjna podległa Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowana, zwane dalej „komórkami i jednostkami organizacyjnymi”, prowadząca postępowanie o udzielenie zamówienia na dostawę wyrobu.

10. AC/135 (Allied Committee 135)

Grupa Narodowych Dyrektorów do spraw Kodyfikacji NATO.

11. NABS (NATO Automated Business System) - System Automatycznego Zarządzania Obiegiem Informacji NATO

Zintegrowany informatyczny system obiegu informacji i dokumentów na potrzeby działalności AC/135.

12. NMBS (NATO Mailbox System) - System Natowskiej Poczty Elektronicznej

System informatyczny umożliwiający międzynarodową wymianę danych kodyfikacyjnych w ramach Systemu Kodyfikacyjnego NATO.

13. NCS (NATO Codification System)

System Kodyfikacyjny NATO.

14. NSN (NATO Stock Number)

Numer Magazynowy NATO.

15. NCAGE (NATO Commercial and Governmental Entity)

Podmiot gospodarki narodowej.

16. NSPA (NATO Support and Procurement Agency)

Agencja Wsparcia i Zamówień NATO.

17. 43NCB (43 National Codification Bureau) - 43 Narodowe Biuro Kodyfikacyjne

Polskie narodowe biuro kodyfikacyjne - Wojskowe Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji, zwane dalej „WCNJiK”.

§ 2. System Kodyfikacji Wyrobów Obronnych, zwany dalej „SKWO”, jest oparty na systemie NCS i służy do identyfikacji, klasyfikacji i nadawania NSN wyrobom. SKWO implementuje następujące Porozumienia Standaryzacyjne NATO:

- STAN AG 3150	Kodyfikacja - Jednolity System Klasyfikacji Zaopatrzenia,
- STAN AG 3151	Kodyfikacja - Jednolity System Identyfikacji Pozycji,
- STAN AG 4177	Kodyfikacja - Jednolity System Pozyskiwania Danych,
- STANAG 4438	Kodyfikacja Wyposażenia - Jednolity System Dystrybucji Danych Związanych z Numerami Magazynowymi NATO.

§ 3. Wytyczne określają komórki i jednostki organizacyjne uczestniczące w SKWO, ich zadania oraz zasady realizacji zadań.

§ 4. W SKWO stosuje się, określone w Publikacji Kodyfikacyjnej Sprzymierzonych - ACodP-1, jednolite:

1) formaty danych oraz formularze wymiany danych, dokumentów i informacji;

2) zasady oraz metody identyfikacji i klasyfikacji wyrobów;

3) oznaczenia i opisy wyrobów;

4) oznaczenia producentów i dostawców wyrobów;

5) procedury pozyskiwania, gromadzenia i wymiany danych.

§ 5. Funkcjonowanie SKWO opiera się na dwóch podstawowych zasadach:

1) każdy wyrób, aby mógł być wprowadzony do bazy danych kodyfikacyjnych, musi być zidentyfikowany, tzn. nazwany, sklasyfikowany i opisany, w celu przypisania mu jednego unikalnego oznaczenia w formie NSN;

2) polskie narodowe biuro kodyfikacyjne kodyfikuje wyroby wyprodukowane w Polsce, użytkowane w resorcie obrony narodowej lub w resortach obrony państw NATO, a także w państwach spoza NATO uczestniczących w systemie NCS; ponadto kodyfikuje, na potrzeby resortu obrony narodowej, wyroby wyprodukowane w krajach nie uczestniczących w NCS.§ 6. Baza danych kodyfikacyjnych jest przeznaczona do stosowania NSN w zarządzaniu wyrobami w całym cyklu ich użytkowania, w tym do identyfikacji wyrobów i źródeł ich pozyskiwania.

Rozdział 2

Podmioty uczestniczące w SKWO i ich zadania

§ 7. W SKWO uczestniczą następujące komórki i jednostki organizacyjne:

1) Wojskowe Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji;

2) gestorzy sprzętu wojskowego, zwani dalej „gestorami”;

3) centralne organy logistyczne;

4) zamawiający;

5) dostawcy i producenci;

6) użytkownicy baz danych kodyfikacyjnych.

§ 8. Podmioty, o których mowa w § 7, realizują następujące zadania:

1. Wojskowe Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji (WCNJiK):

1) nadaje, na wniosek gestora lub zagranicznego biura kodyfikacyjnego, NSN wyrobowi oraz utrzymuje, aktualizuje i udostępnia bazę danych kodyfikacyjnych;

2) nadaje kod NCAGE polskim producentom i dostawcom, a także innym zainteresowanym podmiotom na ich wniosek lub na wniosek zagranicznych biur kodyfikacyjnych państw uczestniczących w NCS, oraz utrzymuje, aktualizuje i udostępnia krajową bazę kodów NCAGE;

3) realizuje zadania wynikające z działalności AC//135;

4) administruje kodyfikacyjnym systemem informatycznym (KSI);

5) weryfikuje dane kodyfikacyjne opracowane przez inne podmioty i wprowadza je do bazy danych kodyfikacyjnych;

6) uzgadnia treść klauzuli kodyfikacyjnej;

7) prowadzi wymianę danych kodyfikacyjnych i dokumentów z biurami kodyfikacyjnymi państw uczestniczących w NCS oraz NSPA poprzez systemy NMBS i NABS;

8) wprowadza do stosowania w SKWO procedury i dokumenty instrukcyjne NCS;

9) koordynuje i prowadzi szkolenia na potrzeby SKWO;

10) opracowuje i aktualizuje ewidencję prac kodyfikacyjnych w resorcie obrony narodowej;

11) koordynuje funkcjonowanie SKWO.

2. Gestor:

1) określa potrzeby w zakresie kodyfikacji wyrobów;

2) opracowuje wnioski dotyczące kodyfikacji wyrobów oraz aktualizacji danych kodyfikacyjnych i przesyła je do WCNJiK;

3) określa zakres danych kodyfikacyjnych wyrobu oraz zarządza danymi kodyfikacyjnymi w całym cyklu użytkowania wyrobu, w tym wnioskuje o aktualizację lub wycofanie danych, zapewniając jednolitość danych stosowanych w systemach JIM oraz SKWO;

4) wykorzystuje NSN zgodnie z uprawnieniami i kompetencjami wynikającymi z pełnienia funkcji gestora, zapewniając jednolitość danych stosowanych w systemach Jednolitego Indeksu Materiałowego (JIM) oraz SKWO;

5) informuje WCNJiK o wycofaniu wyrobu nie-odpowiadającego wymaganiom wojska, który jest ujęty w bazie danych kodyfikacyjnych;

6) opracowuje projekt klauzuli kodyfikacyjnej i przesyła do WCNJiK.

3. Centralny organ logistyczny:

1) współpracuje z właściwym gestorem w zakresie pozyskiwania i aktualizacji danych kodyfikacyjnych w całym cyklu użytkowania wyrobu;

2) wykorzystuje dane kodyfikacyjne zgodnie z uprawnieniami i kompetencjami wynikającymi z pełnienia funkcji centralnego organu logistycznego, zapewniając jednolitość danych stosowanych w systemach JIM oraz SKWO;

4. Zamawiający wprowadza klauzulę kodyfikacyjną do umowy na dostawę wyrobu.

5. Dostawca wyrobu:

1) realizuje postanowienia klauzuli kodyfikacyjnej zamieszczonej w umowie na dostawę wyrobu;

2) umieszcza istniejące NSN oraz kody NCAGE w wykazie wyrobów objętych umową dostawy;

3) opracowuje wnioski o nadanie kodu NCAGE i przesyła je do WCNJiK.

6. Użytkownicy baz danych kodyfikacyjnych wykorzystują dane kodyfikacyjne według potrzeb w ramach realizacji swoich zadań.

Rozdział 3

Procesy i czynności realizowane w ramach SKWO

§ 9. 1. Decyzję o potrzebie kodyfikacji wyrobu oraz warunki, sposób pozyskania i formę niezbędnych danych określa właściwy gestor poprzez opracowanie projektu klauzuli kodyfikacyjnej, który:

1) przesyła do WCNJiK celem uzgodnienia;

2) po uzgodnieniu z WCNJiK, przesyła do zamawiającego celem ujęcia w umowie.

2. Kodyfikacji podlega wyrób będący przedmiotem zaopatrzenia materiałowego.3. Kodyfikacją obejmuje się wyroby w następującej kolejności:

1) wyroby nowego typu wprowadzane na wyposażenie wojska;

2) wyroby modernizowane;

3) wyroby dotychczas użytkowane, uznane za perspektywiczne;

4) pozostałe wyroby według potrzeb gestora.

§ 10.1. Wniosek o kodyfikację wyrobu opracowuje właściwy gestor, a następnie przesyła go do WCNJiK niezwłocznie po przyjęciu przez zamawiającego wyrobu od dostawcy, lub po podjęciu decyzji o kodyfikacji wyrobu już użytkowanego.

2. Wniosek kodyfikacyjny powinien zawierać wykaz wyrobów przeznaczonych do kodyfikacji (części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych, narzędzi), zgrupowanych w ramach jednego wyrobu finalnego.

3. We wniosku kodyfikacyjnym zamieszcza się: oznaczenia i nazwy stosowane w logistyce oraz przez dostawcę lub producenta, w tym NSN i NCAGE (jeżeli są nadane), a także nazwę i adres (siedzibę) dostawcy lub producenta.

§ 11.1. Na podstawie otrzymanych wniosków kodyfikacyjnych WCNJiK opracowuje i aktualizuje ewidencję prac kodyfikacyjnych w resorcie obrony narodowej.

2. Ewidencją, o której mowa w ust. 1, obejmuje się wyroby finalne wraz z informacją o liczbie wyrobów przeznaczonych do kodyfikacji w ramach wyrobu finalnego.

3. (uchylony)

§ 12. Obsługę wniosku kodyfikacyjnego realizuje WCNJiK poprzez:

1) rejestrację wniosku w ewidencji prac kodyfikacyjnych w resorcie obrony narodowej;

2) przeszukiwanie baz danych kodyfikacyjnych w celu ustalenia istniejących danych kodyfikacyjnych dla wyrobu wymienionego we wniosku;

3) nadanie kodu NCAGE krajowym dostawcom i producentom wyrobu;

4) nadanie wyrobowi NSN w KSI lub włączenie istniejącego NSN do PolKod wraz z dodatkowymi danymi kodyfikacyjnymi określonymi przez gestora;

5) przesłanie danych kodyfikacyjnych do bazy danych Systemu Kodyfikacyjnego NATO;

6) archiwizację dokumentacji zgromadzonej i wykorzystanej w procesie kodyfikacji.

§ 13. WCNJiK aktualizuje dane kodyfikacyjne na podstawie zgłoszeń właściwych gestorów, zagranicznych biur kodyfikacyjnych oraz NSPA.

§ 14. 1. WCNJiK publikuje dane kodyfikacyjne na nośniku elektronicznym w cyklu kwartalnym, pod nazwą PolKod.

2. WCNJiK udostępnia publikację PolKod:

1) uczestnikom SKWO;

2) narodowym biurom kodyfikacyjnym, zgodnie z zasadami określonymi w STANAG 4438;

3) komórkom i jednostkom organizacyjnym, realizującym zadania związane z identyfikacją wyrobów;

4) użytkownikom wyrobów.

Rozdział 4

Platforma techniczna SKWO - kodyfikacyjny system informatyczny

§ 15. Realizacja procesu kodyfikacyjnego następuje poprzez KSI, na trzech poziomach uprawnień:

1. Poziom 1 - przeznaczony jest do wprowadzania danych kodyfikacyjnych do systemu w formacie transakcji kodyfikacyjnych.

2. Poziom 2 - przeznaczony jest do weryfikacji oraz zatwierdzania, w imieniu gestora, danych wprowadzonych do systemu na poziomie 1; może też realizować zadania poziomu 1.

3. Poziom 3 - przeznaczony jest do weryfikacji i zatwierdzania danych kodyfikacyjnych przesłanych z poziomu 2, nadawania NSN, nadawania kodu NCAGE, utrzymywania i aktualizacji bazy danych kodyfikacyjnych oraz wymiany danych.

§ 16.1. WCNJiK wykorzystuje KSI w zakresie wszystkich trzech poziomów i organizuje wymianę danych kodyfikacyjnych za pomocą ogólnie dostępnych środków technicznych łączności oraz wariantów połączeń pomiędzy stanowiskami pracującymi na poszczególnych poziomach uprawnień.

2. Gestorzy wykorzystują KSI w zakresie opracowania wniosków kodyfikacyjnych i wniosków o aktualizację danych, na stanowiskach z 1 poziomem uprawnień - udostępnionym przez WCNJiK na wniosek gestora.

§ 17. Wymianę danych kodyfikacyjnych i dokumentów kodyfikacyjnych w ramach współpracy międzynarodowej prowadzi wyłącznie WCNJiK, wykorzystując do tego celu systemy NMBS i NABS.

Rozdział 5

Postanowienia końcowe

§ 18. Nadzór nad funkcjonowaniem SKWO sprawuje osoba zajmująca kierownicze stanowisko Ministerstwa Obrony Narodowej właściwa do spraw uzbrojenia i modernizacji.

§ 19. WCNJiK dokonuje w I kwartale roku przeglądu i oceny stanu realizacji prac kodyfikacyjnych za miniony rok, a następnie sporządza stosowne sprawozdanie i przesyła je do informacji osoby zajmującej kierownicze stanowisko Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw uzbrojenia i modernizacji.