Na podstawie § 1 pkt 8 lit. a i c oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426) ustala się, co następuje:

1. Decyzja określa tryb zakupu, ewidencjonowania, przechowywania i wykorzystywania w resorcie obrony narodowej, zwanym dalej „resortem", utworów filmowych i fotograficznych, zwanych dalej „utworami".

2. Decyzja nie narusza przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm. ) oraz ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach ( Dz. U. Nr 85, poz. 539 z późn. zm. ) w zakresie ewidencjonowania i archiwizowania utworów filmowych i fotograficznych przez komórki i jednostki organizacyjne resortu.

3. Dom Żołnierza Polskiego:

1) wprowadzi do użytku w resorcie, w oparciu o posiadane siły i środki, centralną ewidencję filmów i fotografii;

2) sprawuje nadzór nad obiegiem dokumentów przychodowo-rozchodowych utworów i prowadzeniem ewidencji przez komórki i jednostki organizacyjne resortu;

3) w ramach gospodarki utworami prowadzi informatyczny system ewidencyjno-sprawozdawczy udostępniając informacje i kopie utworów wszystkim komórkom i jednostkom organizacyjnym resortu do służbowego wykorzystania.

4. Komórki i jednostki organizacyjne resortu prowadzą ewidencje utworów zakupionych, otrzymanych i wytworzonych oraz udostępniają ich kopie w ramach resortu.

5. W planach finansowych komórek i jednostek organizacyjnych resortu można zaplanować środki budżetowe na zakup utworów oraz ich kopiowanie, przechowywanie i konserwację.

6. Zakupu utworów dokonują dysponenci środków budżetowych II i III stopnia na zasadach i w trybie określonym w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r.

o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm. ) oraz ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm. ).

7. Zakupić można tylko te utwory, których nie ma w centralnej ewidencji filmów i fotografii Sił Zbrojnych RP lub straciły aktualność, bądź uzupełniają już posiadane, pod warunkiem przekazania praw autorskich, z zastrzeżeniem pkt 8.

8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, o których decyduje dowódca (szef, komendant, dyrektor, kierownik, rektor) komórki lub jednostki organizacyjnej resortu, dopuszcza się zakup, otrzymywanie lub wytworzenie utworów bez podpisania umowy o przekazaniu praw autorskich.

9. Przekazanie praw autorskich do zakupionych, otrzymanych w formie darowizny lub wytworzonych w resorcie utworów następuje w drodze umowy

0 przekazaniu praw autorskich. Wzór umowy stanowi załącznik Nr 1.

10. Przy zakupie utworów bierze się pod uwagę ich wartości artystyczne, walory estetyczne raz przydatność w procesie szkolenia wojskowego, edukacji obywatelskiej i kształtowania postaw patriotyczno-obronnych.

11. Zakupione, otrzymane lub wytworzone w resorcie utwory, przeznacza się do niekomercyjnego wykorzystania we wszelkiego rodzaju działaniach podejmowanych przez resort, z zastrzeżeniem pkt 8.

12. Utworami gospodaruje się na zasadach 1 w trybie określonym w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) oraz w innych obowiązujących przepisach w tym zakresie.

13. Ewidencję utworów prowadzi się na podstawie następujących dokumentów:

1) umowy o przekazaniu praw autorskich, o której mowa w pkt 9;

2) rejestru utworów fotograficznych, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 2;3) rejestru utworów filmowych, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 3;

4) protokołu przekazania (przyjęcia) utworów, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 4;

5) rejestru udostępniania utworów, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 5.

14. Komórki i jednostki organizacyjne resortu, o których mowa w pkt 4, przekazują do Domu Żołnierza Polskiego kopie zakupionych, otrzymanych lub wytworzonych utworów wraz z protokołem przekazania (przyjęcia) utworu oraz umową o przekazaniu praw autorskich z częstotliwością raz na kwartał, z wyłączeniem pkt 15 ppkt 1.

15. Dowódca ( szef, komendant, dyrektor, kierownik, rektor) komórki lub jednostki organizacyjnej:

1) przekaże do Domu Żołnierza Polskiego kopie utworów zakupionych, otrzymanych lub wytworzonych w resorcie przed dniem wejścia w życie niniejszej decyzji, do których zostały przekazane prawa autorskie;

2) podejmie działania zmierzające do zawarcia brakujących umów o przekazaniu praw autorskich.

16. Za zabezpieczenie utworów przed zniszczeniem lub kradzieżą odpowiedzialna jest osoba wyznaczona przez dowódcę (szefa, komendanta, dyrektora, kierownika, rektora) komórki lub jednostki organizacyjnej resortu, która również:

1) odpowiada za prowadzenie ewidencji, przechowywanie i konserwację utworów oraz dokonuje ich inwentaryzacji, nie rzadziej niż raz w roku;

2) informuje właściwego dysponenta środków budżetowych, w przypadku stwierdzenia złego stanu jakościowego utworu, o konieczności oceny przez specjalistę, czy utwór kwalifikuje się do konserwacji lub wybrakowania.

17. Konserwację utworów prowadzą we własnym zakresie komórki i jednostki organizacyjne resortu, na których ewidencji się znajdują lub wyspecjalizowane pracownie konserwatorskie, jeżeli będzie taka potrzeba.

18. W przypadku likwidacji komórki i jednostki organizacyjnej resortu utwory wraz ich dokumentacją przekazuje się właściwemu dysponentowi środków budżetowych lub za jego zgodą innemu dysponentowi środków budżetowych.

19. Odpowiedzialnym za realizację decyzji - do dnia 31 grudnia 2007 r. - jest Dyrektor Departamentu Wychowania i Promocji Obronności.

20. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załączniki do decyzji Nr 480/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 27 listopada 2006 r. (poz. 278)

Załącznik Nr 1

Załącznik Nr 2

Rejestr utworów fotograficznych

Załącznik Nr 3

Rejestr utworów filmowych

Załącznik Nr 4

Załącznik Nr 5

Rejestr udostępniania utworów