Załącznik do decyzji Nr 336/MON
Ministra Obrony Narodowej
z dnia 10 października 2005 r. (poz. 178)

INSTRUKCJA

o pieczęciach używanych w resorcie obrony narodowej [1]

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Instrukcja określa zasady prowadzenia gospodarki i postępowania z pieczęciami używanymi w resorcie obrony narodowej w czasie pokoju i wojny.

§ 2.1. Do wyrobu pieczęci dla jednostek (komórek) organizacyjnych resortu obrony narodowej upoważniona jest wyłącznie Biuro Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

2. Dowódca jednostki wojskowej w ramach posiadanych środków finansowych może zlecić wykonanie pieczęci pomocniczych, o których mowa w § 7 ust 1, w dowolnym zakładzie wykonującym tego typu pieczęcie.

3. Dowódca jednostki wojskowej w ramach posiadanych środków finansowych może zlecić wykonanie pieczęci pomocniczych, o których mowa w § 7 ust. 1, w dowolnym zakładzie wykonującym tego typu pieczęcie.

§ 3. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) jednostka wojskowa - jednostkę wojskową, o której mowa w art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2004 r. Nr 241, poz. 2416 i Nr 277, poz. 2742) oraz jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowane, a także komórki organizacyjne Ministerstwa Obrony Narodowej;

2) dowódca jednostki wojskowej - dowódcę, dyrektora, szefa, kierownika, komendanta (inną osobę funkcyjną stojącą na czele jednostki wojskowej), który kieruje całokształtem działalności tej jednostki;

3) pieczęć - przyrząd, którego matryca w wyniku odciśnięcia daje odbitkę, obraz tekstu, wyrazu, cyfry, symbolu, znaku lub rysunku;

4) cecha pieczęci - znak w postaci cyfry lub litery umieszczony w dolnej części pieczęci, świadczący o wykonaniu dodatkowych egzemplarzy pieczęci tego samego wzoru.

Rozdział 2

Podział i przeznaczenie pieczęci

§ 4. Pieczęcie używane w resorcie obrony narodowej dzielą się na:

1) ze względu na stopień ważności:

a) urzędowe,

b) służbowe,

c) pomocnicze;

2) ze względu na sposób wykonania odcisku pieczęci:

a) do tłoczenia na sucho,

b) wypukłe do tuszu,

c) wklęsłe do laku;

3) ze względu na kształt:

a) okrągłe,

b) owalne,

c) prostokątne,

d) trójkątne;

4) ze względu na materiał z którego zostały wykonane:

a) metalowe,

b) kauczukowe,

c) z tworzywa.

§ 5. Pieczęcie urzędowe wykonywane są według następujących wzorów:

1) pieczęć okrągła o średnicy: 20, 30, 36, 39, 46 mm, wypukła do tuszu lub metalowa do tłoczenia na sucho, z wizerunkiem orła oraz numerem (nazwą) jednostki wojskowej, przeznaczona do nadawania świadectwa wiarygodności pisma lub dokumentu, na którym została umieszczona;

2) pieczęć okrągła o średnicy 30 mm, wklęsła do laku, z wizerunkiem orła oraz z numerem (nazwą) jednostki wojskowej, przeznaczona do zabezpieczania nienaruszalności opieczętowanego dokumentu, pakietu lub koperty;

3) pieczęć okrągła o średnicy 36 mm, wypukła do tuszu, z wizerunkiem orła, napisem „Do pieniężnych i gospodarczych dokumentów” oraz z numerem (nazwą) jednostki wojskowej, przeznaczona do poświadczania wiarygodności dokumentów o charakterze finansowym i gospodarczym;

4) pieczęć o średnicy 36 mm, wypukła do tuszu, z wizerunkiem orła oraz z napisem „SIŁY ZBROJNE RP”, przeznaczona do opasek ze znakiem „Czerwonego Krzyża”;

5) pieczęć okrągła o średnicy 20 mm, wypukła do tuszu, z wizerunkiem orła, napisem „SIŁY ZBROJNE RP” oraz z cechą identyfikacyjną w postaci dużej litery alfabetu łacińskiego i kolejnego numeru rozpoznawczego; przeznaczenie tej pieczęci określają przepisy „Instrukcji w sprawie kart i tabliczek tożsamości oraz prowadzenia w czasie wojny ewidencji strat bezpowrotnych i warunkowych”.

§ 6. Pieczęcie służbowe wykonywane są według następujących wzorów:

1) pieczęć prostokątna o długości 54 mm i szerokości 33 mm, wychodząca, wypukła do tuszu, z wizerunkiem orła, numerem (nazwą) jednostki wojskowej oraz numerem pisma i datą, przeznaczona do pieczętowania dokumentów lub pakietów wysyłanych z jednostki wojskowej;

2) pieczęć prostokątna o długości 54 mm i szerokości 27 mm, wypukła do tuszu, z numerem (nazwą) jednostki wojskowej oraz oznaczeniem wpływu pism (numer, data, ilość załączników, arkuszy/stron), przeznaczona do pieczętowania dokumentów wpływających do jednostki wojskowej;

3) pieczęć okrągła o średnicy 30 mm, wklęsła do laku, silikonu lub wypukła do tuszu z napisem „Do pakietów” oraz numerem (nazwą) jednostki wojskowej, przeznaczona:

a) wklęsła do laku - do pieczętowania dokumentów lub przesyłek o charakterze niejawnym lub jawnym,

b) wypukła do tuszu - do pieczętowania w szczególności arkuszy papieru, notatników wykorzystywanych przy pracach niejawnych, przesyłek o charakterze niejawnym lub jawnym oraz potwierdzania odbioru dokumentów przyjmowanych w jednostce wojskowej;

4) pieczęć okrągła do szyfrów o średnicy 30 mm, wklęsła do laku lub wypukła do tuszu, z napisem „Do szyfrów” lub literą „S” oraz numerem (nazwą) jednostki wojskowej, przeznaczona dla wojskowych organów kryptograficznych;

5) pieczęć owalna, biblioteczna o wymiarach 32 mm x 46 mm, wypukła do tuszu, z numerem (nazwą) jednostki wojskowej oraz numerem ewidencyjnym, przeznaczona do pieczętowania wydawnictw przyjmowanych i przechowywanych w bibliotece lub kancelarii jednostki wojskowej, a także do pieczętowania dokumentacji technicznej oraz materiałów filmowych;

6) pieczęć prostokątna firmująca, wypukła z godłem lub bez, z numerem (nazwą) jednostki wojskowej, znakiem firmowym lub fabrycznym, przeznaczona do oznakowania przedmiotów, kart lub dokumentów firmowych;

7) pieczęć prostokątna tytułowa (tytułowo-nazwiskowa), nie ograniczona wymiarami liniowymi, wypukła do tuszu, z nazwą stanowiska służbowego, pełnionej funkcji, z oznaczeniem identyfikacyjnym, stopniem wojskowym, tytułem (stopień naukowy albo tytuł zawodowy) oraz imieniem i nazwiskiem osoby uprawnionej do posługiwania się tą pieczęcią;

8) pieczęć prostokątna adresowa (wypukła do tuszu), z numerem (nazwą) jednostki wojskowej, numerem placówki pocztowo-telekomunikacyjnej, kodem pocztowym, w której jednostka wojskowa jest zarejestrowana, a także w razie potrzeby numerem konta bankowego, Numerem Identyfikacji Podatkowej (NIP) oraz numerem REGON;

9) pieczęć trójkątna o bokach 44 mm, wypukła do tuszu, z napisem „Jednostka Wojskowa - Do przepustek” oraz cechami literowymi i cyfrowymi, a także w razie potrzeby numerem (nazwą) jednostki wojskowej, przeznaczona do pieczętowania jednorazowych przepustek;

10) pieczęć okrągła, numerowa do teczek pracy, o średnicy 20 mm, metalowa, wklęsła, z napisem „Jednostka Wojskowa” lub skróconą nazwą jednostki wojskowej oraz cechą identyfikacyjną w postaci dużych liter alfabetu łacińskiego i kolejnym numerem rozpoznawczym, przeznaczona do zabezpieczenia teczek pracy, szaf, skrzyń lub pomieszczeń;

11) kamień do plombownicy, z oznaczeniem literowym (cyfrowym) jednostki wojskowej na jednej matrycy i wizerunkiem orła na drugiej, przeznaczony do zabezpieczenia pakietu lub pomieszczenia;

12) cecha identyfikacyjna o średnicy 10 mm, z wypukłym oznaczeniem literowym i cyfrowym, przeznaczona do oznakowania urządzeń technicznych lub ich elementów.

§ 7.1. Pieczęcie pomocnicze wykonywane są według ustalonych, w odrębnych przepisach lub zamówieniu, wzorów; usprawniają pracę i zastępują wpisywanie do formularzy (pism, druków) często używanych, powtarzających się tekstów - nie podlegają ewidencji.

2. Do pieczęci pomocniczych zalicza się:

1) pieczęć uzupełniającą wypukłą do tuszu, przeznaczoną do uzupełniania niewypełnionych miejsc na drukach, formularzach i pismach;2) pieczęć faksymilową wypukłą do tuszu, przeznaczoną do pieczętowania przez upoważnione osoby dokumentów w dużych nakładach, druków ścisłego zarachowania, w szczególności przepustek, skierowań, rozkazów wyjazdów;

3) pieczęć formularzową wypukłą do tuszu, której odciśnięty tekst wymaga uzupełniania ręcznego lub maszynowego;

4) pieczęć informacyjną wypukłą do tuszu, zawierającą pojedyncze wyrazy lub krótkie teksty np. „Tajne”, „Ćwiczebne”, „Zastrzeżone”, „Tu otwierać”, „Pilne”;

5) pieczęć znakową wypukłą do tuszu, zawierającą ustalone znaki w postaci liter, cyfr, rysunku.

Rozdział 3

Używanie i posługiwanie się pieczęciami

§ 8. Pieczęci urzędowych używają:

1) minister, sekretarz i podsekretarz stanu, szef Sztabu Generalnego WP, Naczelny Prokurator Wojskowy - o średnicy 46 mm i 20 mm;

2) attache wojskowy - o średnicy 39 mm;

3) dowódca jednostki wojskowej (upoważnione osoby funkcyjne) - o średnicy 36 mm i 20 mm.

§ 9. Pieczęcie urzędowe do tłoczenia na sucho przydziela się jednostkom wojskowym, które zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązane są do wystawiania dokumentów wymagających dla swej ważności odbitki suchej pieczęci.

§ 10. Pieczęcie służbowe, numerowe przysługują jednostkom wojskowym, w których żołnierze (pracownicy resortu obrony narodowej, słuchacze) przechowują materiały (dokumenty) wymagające, zgodnie z obowiązującymi przepisami, takiego zabezpieczenia.

§ 11. Do posługiwania się pieczęcią urzędową lub służbową upoważnia się wyłącznie jedną osobę.

§ 12.1. Imienny wykaz osób upoważnionych do posługiwania się pieczęciami urzędowymi i służbowymi ustala dowódca jednostki wojskowej w rozkazie dziennym (decyzji).

2. Wykazu, o którym mowa w ust. 1, nie ustala się dla pieczęci tytułowo-nazwiskowych i pieczęci numerowych do teczek pracy.

§ 13.1. Pieczęci urzędowych nie odciskuje się na nie wypełnionym formularzu, nie podpisanym piśmie lub innym dokumencie, z wyjątkiem blankietów jednorazowych przepustek upoważniających do opuszczenia terenu jednostki wojskowej, miejsca zakwaterowania przez żołnierzy pełniących tam służbę.

2. Nie wypełnione blankiety przepustek, na których odciśnięto pieczęć urzędową, przed przekazaniem do dyspozycji uprawnionych dowódców pododdziałów, ewidencjonuje się w kancelarii jednostki wojskowej, a po ich wykorzystaniu niszczy.

§ 14.1. W czasie pokoju jednostka wojskowa posługuje się pieczęciami z numerem jednostki wojskowej.

2. Jednostki wojskowe, którym nie nadano numeru, posługują się pieczęciami z nazwą jednostki wojskowej, a w czasie wojny posługują się pieczęciami z nazwą jednostki wojskowej albo z numerem poczty polowej.

3. Przy posługiwaniu się pieczęciami, o których mowa w ust. 1, stosuje się zasady ustalone w czasie pokoju i wojny, zawarte w obowiązujących przepisach o wykonywaniu dokumentów i postępowaniu z nimi w wojsku.

Rozdział 4

Przechowywanie i wydawanie pieczęci

§ 15.1. Pieczęcie urzędowe i służbowe przechowuje się na zasadach przewidzianych dla dokumentów niejawnych, w szczególności w metalowych szafach (skrzyniach) zamykanych po zakończeniu pracy i opieczętowanych pieczęciami numerowymi do teczek pracy.

2. Pieczęcie pomocnicze przechowuje się na zasadach przewidzianych dla dokumentów jawnych.

§ 16.1. Pieczęcie urzędowe i pieczęcie służbowe przechowuje dowódca jednostki wojskowej lub osoby, którym zostały one przydzielone decyzją lub rozkazem dziennym dowódcy.

2. Pieczęcie służbowe wykorzystywane do ewidencji materiałów w kancelarii tajnej przechowuje kierownik kancelarii, lub upoważnieni, etatowi jej pracownicy.

§ 17. Podczas pracy pieczęcie urzędowe i służbowe znajdują się w miejscu dostępnym tylko dla osoby upoważnionej do posługiwania się tymi pieczęciami.

§ 18. Za właściwe zabezpieczenie i przechowywanie pieczęci do przepustek odpowiedzialny jest oficer dyżurny lub osoba, której ta pieczęć została przydzielona.

§ 19. Przekazywanie, wydawanie i zwrot pieczęci urzędowych oraz pieczęci służbowych w jednostce wojskowej odbywa się tylko za pośrednictwem kancelarii i za pokwitowaniem w księdze ewidencji pieczęci, w obecności przekazującego i przyjmującego.

§ 20. Pieczęcie przeznaczone na czas wojny przechowuje się w jednostce wojskowej w pakiecie przesznurowanym i zaplombowanym przez Biuro Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

§ 21.1. Pakiety z pieczęciami na czas wojny ujmuje się w ewidencji przechowywanych pakietów, opracowanej według wzoru określonego w załączniku Nr 8.

2. Wydanie pakietu, o którym mowa w ust. 1, właściwej jednostce wojskowej następuje za pokwitowaniem wraz z innymi dokumentami mobilizacyjnymi - zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

Rozdział 5

Ewidencja pieczęci

§ 22. Ewidencji podlegają wszystkie pieczęcie urzędowe i służbowe.

§ 23. Ewidencję pieczęci prowadzą:

1) Szef Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego;

2) szefowie sztabów dowództw: rodzajów Sił Zbrojnych, okręgów wojskowych oraz Dowództwa Garnizonu Warszawa;

3) dowódcy jednostek wojskowych.

§ 24. Szef Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego odpowiada za:

1) ewidencję odbitek wszystkich pieczęci urzędowych oraz pieczęci służbowych, wymienionych w § 6 pkt 1-5, przeznaczonych do użytku w czasie pokoju (wojny);

2) ewidencję pakietów zawierających pieczęcie na czas wojny z numerem poczty polowej (pełną nazwą jednostki wojskowej);

3) wykazy pieczęci urzędowych do kart tożsamości i opasek ze znakiem „Czerwonego Krzyża”, przydzielanych jednostkom wojskowym;

4) ewidencję zamówień pieczęci;

5) wykazy pieczęci do teczek pracy oraz wykazy pieczęci do przepustek przydzielonych jednostkom wojskowym;

6) ewidencję pieczęci urzędowych oraz pieczęci służbowych utraconych w jednostkach wojskowych;

7) ewidencję pieczęci urzędowych oraz pieczęci służbowych zniszczonych w Biurze Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

§ 25. Szef komórki wewnętrznej jednostki wojskowej właściwej w sprawach organizacyjno-etatowych (upoważniona osoba funkcyjna) odpowiada za:

1) ewidencję odbitek pieczęci urzędowych oraz pieczęci służbowych przeznaczonych do bieżącego użytku i znajdujących się w jednostkach wojskowych przez nie zaopatrywanych - według wzoru określonego w załączniku Nr 2;

2) ewidencję pakietów zawierających pieczęcie przeznaczone na czas wojny i przechowywanych w jednostkach wojskowych - według wzoru określonego w załączniku Nr 3;

3) wykazy pieczęci służbowych do teczek pracy oraz pieczęci do przepustek przydzielonych jednostkom wojskowym - według wzoru określonego w załączniku Nr 4;

4) ewidencję pieczęci służbowych utraconych - według wzoru określonego w załączniku Nr 5;

5) ewidencję pieczęci służbowych zniszczonych - według wzoru określonego w załączniku Nr 6.

§ 26. W jednostce wojskowej prowadzi się:

1) ewidencję wszystkich posiadanych pieczęci urzędowych oraz pieczęci służbowych - według wzoru określonego w załączniku Nr 7;

2) ewidencję pakietów zawierających pieczęcie przeznaczone na czas wojny - według wzoru określonego w załączniku Nr 8;

3) wykaz osób upoważnionych do posługiwania się pieczęciami urzędowymi i służbowymi - według wzoru określonego w załączniku Nr 9.

§ 27. Dowódca jednostki wojskowej wyznacza rozkazem osobę odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji pieczęci w podległej mu jednostce, z tym że:

1) w przypadku gdy w jednostce wojskowej jest więcej niż jedna kancelaria - do prowadzenia ewidencji pieczęci wyznacza się kierownika kancelarii głównej;

2) w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej, dowództwach rodzajów Sił Zbrojnych, dowództwach okręgów wojskowych oraz w Dowództwie Garnizonu Warszawa - do prowadzenia ewidencji pieczęci wyznacza się kierowników kancelarii tych komórek (jednostek) organizacyjnych, na terenie których działają te kancelarie.

§ 28. Osoba funkcyjna prowadząca ewidencję pieczęci obowiązana jest posiadać aktualny wykaz osób upoważnionych do posługiwania się pieczęciami urzędowymi i służbowymi.

§ 29. Książkę ewidencji pieczęci rejestruje się w „Rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych” w kancelarii jednostki wojskowej i prowadzi się do całkowitego zapisania.

§ 30. Ewidencję pieczęci wypełnia się pismem czytelnym i wyraźnym; wpisów nie wolno wycierać lub wywabiać środkami chemicznymi.

§ 31. Dokumenty ewidencyjne dotyczące pieczęci posiadanych przez jednostkę wojskową oraz korespondencję w zakresie tych pieczęci klasyfikuje się zgodnie z rzeczowym wykazem akt.§ 32. Dokumenty ewidencyjne dotyczące pakietów zawierających pieczęcie na czas wojny traktuje się jako dokumenty o charakterze mobilizacyjnym.

§ 33. Dowódcy jednostek wojskowych są odpowiedzialni za aktualność treści pieczęci, wynikającej z dokumentacji organizacyjno-etatowej i zgodność stanu ewidencyjnego pieczęci z ich stanem faktycznym.

§ 34.1. Sprawdzenia zgodności stanu faktycznego posiadanych pieczęci ze stanem ewidencyjnym dokonuje się w czasie półrocznej i rocznej kontroli stanu ochrony informacji niejawnych w jednostce wojskowej.

2. Z czynności, o której mowa w ust. 1, przedstawia się dowódcy jednostki wojskowej (właściwemu przełożonemu) meldunek.

§ 35. Podstawę do prowadzenia ewidencji pieczęci przeznaczonych do użytku bieżącego oraz dokonywania w niej zmian stanowi:

1) dokument, przy którym doręczono jednostce wojskowej pieczęcie;

2) protokół przekazania pieczęci, opracowany według wzoru określonego w załączniku Nr 10;

3) wykaz nieaktualnych pieczęci przekazanych do zniszczenia, opracowany według wzoru określonego w załączniku Nr 11;

4) meldunek o utracie pieczęci służbowej.

§ 36. Podstawę do prowadzenia ewidencji pakietów zawierających pieczęcie do użytku w czasie wojny, oraz do dokonywania w niej zmian stanowi:

1) dokument, przy którym doręczono jednostce wojskowej pakiet;

2) dokument, przy którym wysłano (przekazano) pakiety poza jednostkę wojskową;

3) protokół zdawczo-odbiorczy pakietów zawierających pieczęcie na czas wojny;

4) pokwitowanie odbioru pakietu.

Rozdział 6

Zasady zamawiania i zaopatrywania w pieczęcie

§ 37.1. Zamawianie i przekazywanie pieczęci oraz wszelka korespondencja z tym związana odbywa się za pośrednictwem dowództw rodzajów Sił Zbrojnych, okręgów wojskowych, Dowództwa Garnizonu Warszawa - zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie zaopatrywania jednostek wojskowych i wykonywania dokumentów oraz postępowania z nimi w Siłach Zbrojnych.

2. Komórki (jednostki) organizacyjne centralnego podporządkowania zamawiają pieczęcie i rozliczają się z nich bezpośrednio w Biurze Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

§ 38. Ustalenie należności i zasad zaopatrywania jednostek wojskowych w pieczęcie przeznaczone do użytku w czasie pokoju i wojny, należy do kompetencji Szefa Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1.

§ 39. Podstawę do zaopatrywania jednostek wojskowych w pieczęcie stanowią zarządzenia (decyzje) organizacyjne Ministra Obrony Narodowej oraz rozkazy organizacyjne (mobilizacyjne) Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.

§ 40. Na podstawie zarządzenia (decyzji), o którym mowa w § 39, Biuro Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego wykonuje właściwe pieczęcie urzędowe oraz służbowe i przesyła je drogą służbową za pośrednictwem wojskowych organów pocztowych lub poczty specjalnej.

§ 41. W uzasadnionych przypadkach wykonane pieczęcie mogą być wydane przedstawicielowi jednostki wojskowej, posiadającemu pisemne upoważnienie dowódcy tej jednostki do ich odbioru.

§ 42. Pakiety zawierające pieczęcie urzędowe i pieczęcie służbowe przesyła się do rąk własnych dowódcom jednostek wojskowych.

§ 43. Zamawianie większej (dodatkowej) liczby egzemplarzy pieczęci urzędowych i pieczęci służbowych jest dopuszczalne w przypadkach uzasadnionych:

1) wielkością jednostki wojskowej;

2) warunkami rozmieszczenia pododdziałów jednostki wojskowej;

3) wymogami organizacji pracy.

§ 44. W celu zamówienia dodatkowej liczby egzemplarzy pieczęci tego samego rodzaju lub pieczęci, których treść jest inna niż wynika to z dokumentów organizacyjno-etatowych:

1) dowódca jednostki wojskowej występuje pisemnie, drogą służbową, poprzez właściwe dowództwo zaopatrujące, do Szefa Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego;

2) komórki organizacyjne ministerstwa bezpośrednio do kierownika Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

§ 45. Dodatkowe egzemplarze pieczęci urzędowych oraz pieczęci służbowych oznacza się odpowiednimi cechami identyfikacyjnymi (cyframi rzymskimi lub arabskimi), odróżniającymi je od egzemplarzy zasadniczych.

§ 46. Jednostki wojskowe otrzymują pieczęcie służbowe, numerowe do teczek pracy, do przepustek oraz pieczęcie pomocnicze z dowództw, przez które są zaopatrywane w wymienione pieczęcie.

§ 47. 1. Zamówienie pieczęci urzędowych i służbowych może być dokonane wyłącznie na piśmie podpisanym przez dowódcę jednostki wojskowej lub osobę upoważnioną przez dowódcę w rozkazie dziennym.2. Zamówienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać w szczególności następujące dane:

1) rodzaj, treść, cechę albo wzór pieczęci;

2) liczbę egzemplarzy pieczęci;

3) uzasadnienie ich zamawiania.

Rozdział 7

Postępowanie z pieczęciami w razie zmiany podporządkowania jednostki wojskowej

§ 48. W przypadku zmiany podporządkowania jednostki wojskowej, dowódca tej jednostki jest obwiązany:

1) sporządzić szczegółowy wykaz posiadanych pieczęci urzędowych i służbowych w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, według wzoru określonego w załączniku Nr 1 i w terminie 7 dni od dnia przeniesienia jednostki przesłać (włączyć):

a) egz. nr 1 - do dowództwa jednostki nadrzędnej, w podporządkowanie którego jednostka wojskowa została przeniesiona,

b) egz. nr 2 - do dowództwa jednostki nadrzędnej, z którego jednostka wojskowa otrzymywała pieczęcie,

c) egz. nr 3 - do Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego,

d) egz. nr 4 - do akt jednostki wojskowej zmieniającej podporządkowanie;

2) złożyć zapotrzebowanie na pieczęcie numerowe do teczek pracy oraz pieczęcie do przepustek - do dowództwa, któremu jednostka wojskowa została podporządkowana;

3) przesłać dotychczas posiadane pieczęcie do dowództwa jednostki nadrzędnej, z podporządkowania której jednostka wojskowa wyszła, z chwilą otrzymania nowych pieczęci do teczek pracy i przepustek;

4) przekazać protokolarnie pakiety zawierające pieczęcie przeznaczone na czas wojny do dowództwa jednostki nadrzędnej, z którego podporządkowania jednostka wojskowa wyszła.

§ 49. Szef komórki wewnętrznej właściwej w sprawach organizacyjno-etatowych (upoważniona osoba funkcyjna):

1) przekazuje protokolarnie, po sprawdzeniu nadesłanych z jednostek wojskowych wykazów, karty ewidencyjne pieczęci na czas pokoju oraz pakiety zawierające pieczęcie na czas wojny do dowództwa rodzaju Sił Zbrojnych, Dowództwa Garnizonu Warszawa, któremu podporządkowano jednostkę wojskową;

2) przesyła do Szefa Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego egzemplarz protokołu, o którym mowa w pkt 1.

Rozdział 8

Wymiana lub zwrot nieaktualnych pieczęci

§ 50.1. Pieczęcie urzędowe oraz pieczęcie służbowe nieaktualne, zużyte lub uszkodzone podlegają wymianie w Biurze Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

2. W celu wymiany pieczęci dowódca jednostki wojskowej przesyła do jednostki nadrzędnej, za pośrednictwem którego jednostka wojskowa jest zaopatrywana w pieczęcie, zapotrzebowanie, w którym należy:

1) odcisnąć pieczęć przeznaczoną do wymiany;

2) w przypadku nieczytelności odbitki pieczęci, opisać jej treść.

§ 51.1. Pieczęcie nieaktualne, w szczególności z powodu zużycia (uszkodzenia), rozformowania (zmiany nazwy) jednostki wojskowej, dowódca jednostki wojskowej jest zobowiązany przekazać:

1) pieczęcie urzędowe oraz pieczęcie służbowe, o których mowa w § 6 pkt 1-5, wraz z odciskami - do Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego, informując o tym fakcie dowództwo, z którego pieczęcie otrzymał;

2) pakiety z nieaktualnymi pieczęciami na czas wojny - do Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego, za pośrednictwem właściwego dowództwa jednostki nadrzędnej, z którego jednostka wojskowa pakiety otrzymała;

3) pieczęcie służbowe - bezpośrednio do właściwego dowództwa jednostki nadrzędnej, z którego jednostka wojskowa pieczęcie otrzymała.

2. Pieczęcie służbowe, wymienione w § 6 pkt 6-10, używane przez komórki organizacyjne Ministerstwa Obrony Narodowej, dowództwa rodzajów Sił Zbrojnych, dowództwa okręgów wojskowych oraz Dowództwo Garnizonu Warszawa, nie podlegają przekazaniu do Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

§ 52.1. Jednostka wojskowa sporządza wykaz zwróconych, nieaktualnych, zużytych, uszkodzonych lub odnalezionych pieczęci urzędowych i służbowych w ilości:

1) trzech egzemplarzy - dla pieczęci, do zniszczenia których upoważniona jest wyłącznie Biuro Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego;

2) dwóch egzemplarzy - dla pieczęci, do zniszczenia których upoważnione są właściwe dowództwa.

2. Sporządzone egzemplarze wykazów, o których mowa w ust. 1 pkt 1, przesyła się (włącza) do:

1) Szefa Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego - egz. nr 1 wraz z pieczęciami;

2) właściwego dowództwa jednostki nadrzędnej za pośrednictwem którego jednostka wojskowa jest zaopatrywana w pieczęcie - egz. nr 2;

3) akt jednostki wojskowej - egz. nr 3.

3. Sporządzone egzemplarze wykazów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, przesyła się (włącza) do:

1) właściwego dowództwa jednostki nadrzędnej, za pośrednictwem którego jednostka wojskowa jest zaopatrywana w pieczęcie - egz. nr 1 wraz z pieczęciami;

2) akt jednostki wojskowej - egz. nr 2.

Rozdział 9

Niszczenie pieczęci

§ 53.1. Niszczenie nieaktualnych, zużytych lub uszkodzonych pieczęci, dokonuje komisja w składzie trzech osób, wyznaczona rozkazem właściwego przełożonego.

2. Biuro Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego niszczy pieczęcie urzędowe oraz pieczęcie służbowe wymienione w § 6 pkt 1-5.

3. Dowództwa: rodzajów Sił Zbrojnych i okręgów wojskowych, Dowództwo Garnizonu Warszawa oraz komórki organizacyjne Ministerstwa Obrony Narodowej dokonują niszczenia pieczęci służbowych wymienionych w § 6 pkt 6-10.

4. Pieczęcie pomocnicze jednostki wojskowe niszczą we własnym zakresie.

§ 54. Niszczenia pieczęci dokonuje się poprzez mechaniczne zniszczenie napisów i godła pieczęci metalowych oraz pocięcie i spalenie pieczęci z tworzyw sztucznych i z kauczuku.

§ 55. Z czynności zniszczenia pieczęci komisja, o której mowa w § 53 ust. 1, sporządza protokół, który podpisują członkowie komisji, a zatwierdza przełożony, który komisję wyznaczył.

§ 56. Zabrania się użytkownikom pieczęci samodzielnego niszczenia oraz dokonywania jakichkolwiek zmian w treści lub obrazie pieczęci.

Rozdział 10

Postępowanie z pieczęciami przeznaczonymi na czas wojny

§ 57. Jednostkom wojskowym formowanym na czas wojny przygotowuje się pakiety z pieczęciami, które mogą zawierać pieczęcie:

1) z nazwą jednostki wojskowej;

2) z numerem poczty polowej;

3) pomocnicze.

§ 58. Pieczęcie z nazwą jednostki wojskowej przydziela się:

1) jednostkom wojskowym formowanym w czasie mobilizacji;

2) jednostkom wojskowym, którym w czasie mobilizacji zostaje zmieniona nazwa.

§ 59. Pieczęcie z numerem poczty polowej przydziela się jednostkom wojskowym, którym takie numery zostały nadane.

§ 60.1. Biuro Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego przekazuje pieczęcie przeznaczone do użytku w czasie wojny, w przesznurowanych i zaplombowanych pakietach, właściwym jednostkom wojskowym za pośrednictwem dowództw: rodzajów Sił Zbrojnych, okręgów wojskowych oraz Dowództwa Garnizonu Warszawa.

2. Pakiety, o których mowa w ust. 1, opatrzone są na zewnętrznej stronie odpowiednim numerem (cyframi arabskimi), według ewidencji prowadzonej w Biurze Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego i posiadają na zewnętrznej, górnej części jednolicie ustalony tekst informacyjny o następującej treści:

Uwaga:

„Zabrania się dokonywania jakichkolwiek adnotacji na pakiecie. W czasie pokoju otwarcia pakietu, celem sprawdzenia jego zawartości, może dokonać tylko specjalnie upoważniona do tego komisja”

§ 61.1. Pieczęcie przeznaczone dla jednostek wojskowych na czas wojny wprowadza się do użytku w ramach osiągania przez te jednostki gotowości do podjęcia działań lub z chwilą wybuchu wojny, na rozkaz Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego (Naczelnego Dowódcy Sił Zbrojnych).

2. Wszystkie dokumenty związane z okresem przejściowym, związanym z likwidacją spraw aktualnych w czasie pokoju, pieczętuje się pieczęciami używanymi w czasie pokoju, natomiast dokumenty dotyczące spraw czasu wojny pieczętuje się przeznaczonymi do użytku w czasie wojny.

§ 62. Pieczęcie, o których mowa w § 58, przechowuje się w jednostkach wojskowych, których dowódcy są odpowiedzialni za sformowanie tych jednostek, w miejscu zdeponowania dokumentacji mobilizacyjnej formowanych jednostek wojskowych.

§ 63.1. W celu wprowadzenia do użytku pieczęci na czas wojny dowódca (szef sztabu) jednostki wojskowej uprawnionej do ich używania dokonuje komisyjnego otwarcia i sprawdzenia zawartości pakietu zawierającego te pieczęcie oraz kwituje odbiór pieczęci na formularzu pokwitowania odbioru znajdującym się wewnątrz pakietu, według wzoru określonego w załączniku Nr 16.

2. Pokwitowanie odbioru z odbitkami pieczęci, podpisane przez dowódcę (szefa sztabu) jednostki wojskowej, przesyła się jako przesyłkę niejawną oznaczoną właściwą klauzulą tajności, bezpośrednio do Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego, natomiast drugą część formularza „Wykaz zawartości pakietu” pozostawia w aktach jednostki, co stanowi podstawę do ujęcia tych pieczęci w ewidencji jednostki wojskowej.

§ 64.1. W przypadku uszkodzenia (naruszenia) plomby lub pakietu zawierającego pieczęcie przeznaczone na czas wojny, należy niezwłocznie sporządzić protokół - meldunek, według wzoru określonego w załączniku Nr 12, i wraz z zabezpieczonym pakietem przesłać do Szefa Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

2. Jeżeli w wyniku uszkodzenia pakietu istniała możliwość użycia pieczęci lub wglądu w ich treść, należy dodatkowo powiadomić o tym fakcie bezpośredniego przełożonego, właściwą jednostkę organizacyjną Żandarmerii Wojskowej (prokuratora wojskowego).

3. W czasie pokoju obowiązuje bezwzględny zakaz używania pieczęci na czas wojny.

Rozdział 11

Postępowanie z pieczęciami w przypadkach szczególnych

§ 65. W przypadku otrzymania uszkodzonej przesyłki zawierającej pieczęcie do użytku bieżącego, w takim stopniu, że istniała realna możliwość ich użycia, należy niezwłocznie:

1) opakowanie zabezpieczyć i sporządzić protokół, według wzoru określonego w załączniku Nr 13;

2) powiadomić Szefa Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego, poprzez właściwe dowództwo, z którego pakiet otrzymano;

3) powiadomić właściwą jednostkę organizacyjną Żandarmerii Wojskowej.

§ 66.1. W przypadku utraty, zagubienia lub zniszczenia pieczęci urzędowej, dowódca jednostki wojskowej opracowuje meldunek, który przesyła do:

1) Szefa Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego;

2) właściwego dowództwa rodzaju Sił Zbrojnych, dowództwa okręgu wojskowego, Dowództwa Garnizonu Warszawa;

3) bezpośredniego przełożonego;

4) właściwej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej (prokuratora wojskowego).

2. Kopię meldunku, o którym mowa w ust. 1, włącza się do akt jednostki wojskowej.

§ 67.1. Unieważnienia utraconych pieczęci, o których mowa w § 5, dokonuje Szef Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

2. Fakt unieważnienia utraconych pieczęci urzędowych ogłasza się w Dzienniku Urzędowym Ministra Obrony Narodowej.

§ 68.1. W przypadku utraty pieczęci służbowej, wymienionej w § 6 pkt 1-5, dowódca jednostki wojskowej opracowuje meldunek, który przesyła do:

1) Szefa Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego;

2) szefa komórki wewnętrznej właściwej w sprawach organizacyjno-etatowych dowództwa rodzaju Sił Zbrojnych, dowództwa okręgu wojskowego, Dowództwa Garnizonu Warszawa;

3) bezpośredniego przełożonego;

4) właściwej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej lub prokuratora wojskowego;

2. Kopię meldunku, o którym mowa w ust. 1, należy włączyć do akt jednostki wojskowej.

§ 69. 1. W przypadku utraty pieczęci służbowej, wymienionej w § 6 pkt 6-9, dowódca jednostki wojskowej opracowuje meldunek, który przesyła do:

1) szefa komórki wewnętrznej dowództwa rodzaju Sił Zbrojnych właściwej w sprawach organizacyjno-etatowych, dowództwa okręgu wojskowego, Dowództwa Garnizonu Warszawa;

2) bezpośredniego przełożonego;

3) właściwej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej lub prokuratora wojskowego.

2. Kopię meldunku, o którym mowa w ust. 1, włącza się do akt jednostki wojskowej.

§ 70. Meldunek, o którym mowa w §§ 66-69, opracowuje się według wzoru określonego w załączniku Nr 14.

§ 71. W przypadku utraty pieczęci służbowej, wymienionej w § 6 pkt 10, dowódca jednostki wojskowej przeprowadza postępowanie wyjaśniające i swoją decyzją unieważnia utraconą pieczęć.

§ 72. Każdą utraconą pieczęć służbową dowódca jednostki wojskowej unieważnia w rozkazie dziennym po zakończeniu postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez właściwą jednostkę organizacyjną Żandarmerii Wojskowej lub prokuratura wojskowego.

§ 73.1. W przypadku podrobienia pieczęci urzędowej (służbowej) albo wykonania jej w innym zakładzie niż Wojskowa Wytwórnia Pieczęci dowódca jednostki wojskowej obowiązany jest:

1) natychmiast wycofać pieczęć z użytku i ją zabezpieczyć;

2) wyznaczyć komisję, która przeprowadzi postępowanie wyjaśniające i sporządzi meldunek według wzoru określonego w załączniku Nr 15, który przesyła się do:

a) Szefa Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego,

b) szefa komórki wewnętrznej dowództwa rodzaju Sił Zbrojnych właściwej w sprawach organizacyjno-etatowych, dowództwa okręgu wojskowego, Dowództwa Garnizonu Warszawa;

c) bezpośredniego przełożonego,

d) właściwej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej (prokuratora wojskowego).

2. Kopię meldunku należy włączyć do akt jednostki wojskowej.

§ 74.1. Fakt unieważnienia pieczęci stanowi podstawę do skreślenia ich z ewidencji oraz wykonania nowych, w miejsce utraconych.

2. Odpowiedzialność za utratę pieczęci ponosi osoba, której pieczęć została przydzielona rozkazem dziennym, a także dowódca jednostki wojskowej w razie potwierdzenia braku odpowiedniego nadzoru.

§ 75.1. Osoba, która stwierdziła brak pieczęci urzędowej lub służbowej, składa w trybie pilnym meldunek dowódcy jednostki wojskowej.

2. Osoba winna utraty pieczęci, o których mowa w § 5 i § 6, ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną i materialną, według cen określonych w załączniku Nr 18.

§ 76. Zabrania się używać pieczęci urzędowych i służbowych, które zostały utracone, a następnie odnalezione. Pieczęcie te podlegają natychmiastowemu wycofaniu z użytku i odesłaniu do Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

§ 77. Dowództwa rodzajów Sił Zbrojnych i okręgów wojskowych oraz Dowództwo Garnizonu Warszawa, na podstawie nadesłanych z poszczególnych jednostek wojskowych meldunków o utracie pieczęci do teczek pracy i pieczęci do przepustek, sporządzają raz w roku zbiorcze zestawienie ilościowe tych pieczęci, według wzoru określonego w załączniku Nr 17 i przesyłają je do Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego, w terminie do dnia 31 stycznia za rok miniony.

Rozdział 12

Postępowanie z pieczęciami podczas ćwiczeń

§ 78. Jednostki wojskowe, wykonujące zadania w czasie ćwiczeń, zarówno w kraju jak i za granicą, używają wyłącznie pieczęci ćwiczebnych.

§ 79. Jednostki wojskowe biorące udział w ćwiczeniach, a nie posiadające pieczęci ćwiczebnych są zaopatrywane w pieczęcie ćwiczebne doraźnie przez właściwe dowództwa rodzajów Sił Zbrojnych, dowództwa okręgów wojskowych, Dowództwo Garnizonu Warszawa.

§ 80. Ewidencję pieczęci ćwiczebnych prowadzi tylko jednostka wojskowa, której pieczęcie te zostały przydzielone, na zasadach określonych dla pieczęci służbowych.

Rozdział 13

Zasady zaopatrywania jednostek wojskowych w plombownice

§ 81.1. Decyzję w sprawie przydzielenia plombownicy, nie zawierającej numeru (nazwy) jednostki wojskowej podejmuje szef komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach logistyki.

2. Plombownica, o której mowa w ust. 1, przysługuje każdej osobie odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie.

3. W uzasadnionych przypadkach szef komórki organizacyjnej wymienionej w ust. 1 może dodatkowo przyznać plombownice niezależnie od należności zasadniczych.

§ 82.1. Zaopatrywanie jednostek wojskowych w plombownice i kamienie do plombownic (godła i znaki - nie zawierające nazwy, numeru jednostki wojskowej lub numeru poczty polowej) oraz w plomby metalowe, należy do komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach logistyki.

2. Zaopatrywanie, o którym mowa w ust. 1, odbywa się poprzez organy logistyczne właściwych dowództw rodzaju Sił Zbrojnych, dowództw okręgów wojskowych oraz Dowództwa Garnizonu Warszawa.§ 83. Koordynację i nadzór nad gospodarką w zakresie plombownic, kamieni do plombownic i plomb sprawuje w Siłach Zbrojnych RP szef komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach logistyki.

§ 84. W celu zaopatrzenia jednostek wojskowych w kamienie do plombownic, dowódca jednostki wojskowej przesyła pisemne zapotrzebowanie do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach logistyki jednostki nadrzędnej.

§ 85. Wojskowe organy pocztowe są zaopatrywane w kamienie do plombownic (godła i znaki zawierające nazwy tych organów) przez Biuro Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego według zapotrzebowania złożonego przez szefa komórki organizacyjnej właściwej w sprawach łączności, natomiast same plombownice (bez kamieni) organy te pobierają we właściwych oddziałach gospodarczych (zaopatrzenia).

§ 86. Niedozwolone jest samodzielne wykonywanie kamieni lub dokonywanie zmian na kamieniach (godłach i znakach) oraz używanie kamieni nietypowych, wykonanych poza Biurem Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego.

§ 87. Właściwe organy zaopatrywania prowadzą we własnym zakresie ewidencję kamieni do plombownic, ich wymianę, niszczenie i postępowanie w przypadku ich utraty na zasadach ustalonych w rozdziale 5 instrukcji.

Rozdział 14

Kontrola w zakresie pieczęci

§ 88. Kontrolę przestrzegania przepisów instrukcji mają prawo zarządzić:

1) Szef Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1 - w zakresie wszystkich pieczęci;

2) szefowie sztabów w dowództwach rodzajów Sił Zbrojnych, dowództwach okręgów wojskowych oraz w Dowództwie Garnizonu Warszawa w podległych jednostkach wojskowych - w zakresie pieczęci przydzielonych przez te dowództwa;

3) szefowie sztabów związków taktycznych - w zakresie pieczęci w podległych jednostkach wojskowych;

4) dowódcy jednostek wojskowych - w zakresie pieczęci znajdujących się w podległej jednostce wojskowej;

5) inne organy - na podstawie odrębnych przepisów.

§ 89.1. Dowódca jednostki wojskowej jest obowiązany, podczas przeprowadzania rocznej kontroli stanu ochrony informacji niejawnych, dokonać komisyjnego sprawdzenia:

1) zgodności stanu faktycznego pieczęci urzędowych, pakietów z pieczęciami na czas wojny (bez ich otwierania) oraz pieczęci służbowych będących w jednostce wojskowej, ze stanem ewidencyjnym;

2) właściwego zaewidencjonowania w jednostce wojskowej pieczęci posiadanych i używanych przez użytkowników;

3) przestrzegania w jednostce wojskowej przepisów instrukcji.

2. Z przeprowadzonego sprawdzenia komisja sporządza protokół, który powinien zawierać opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku sprawdzenia, w tym ustalone nieprawidłowości, ze wskazaniem przyczyn i skutków ich powstania oraz ewentualnie osób za nie odpowiedzialnych, a także wnioski i zalecenia pokontrolne.

Załączniki do „Instrukcji o pieczęciach używanych w resorcie obrony narodowej”

Załącznik Nr 1

Załącznik Nr 2

Załącznik Nr 3

Załącznik Nr 4

Załącznik Nr 5

Załącznik Nr 6

Załącznik Nr 7

Załącznik Nr 8

Załącznik Nr 9

Załącznik Nr 10

Załącznik Nr 11

Załącznik Nr 12

Załącznik Nr 13

Załącznik Nr 14

Załącznik Nr 15

Załącznik Nr 16

Załącznik Nr 17

Załącznik Nr 18

CENNIK

pieczęci wykonanych w Biurze Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego

Uwaga:

1. Cena pieczęci stanowi procentową wartość uposażenia bazowego obowiązującego wdanym roku po zaokrągleniu kwoty do pełnej złotówki.

2. W cenie uwzględniono podatek WAT.

3. Pieczęcie oraz inne wyroby nie objęte niniejszym cennikiem Szef Biura Ewidencji Osobowej Wojska Polskiego wycenia według kalkulacji, w której uwzględnia się:

- Czas przeznaczony na wykonanie,

- Koszt jednej godziny kalkulacyjnej,

- Koszt materiałów bezpośrednich.