Na podstawie § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 roku w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426) ustala się , co następuje:

1. Wprowadza się do użytku „Tymczasowe zasady obiegu w Ministerstwie Obrony Narodowej dokumentów jawnych w ramach Elektronicznego Systemu Przepływu i Archiwizowania Dokumentów Unii Europejskiej (EWD-P)", stanowiące załącznik do decyzji.

2. Do czasu zakończenia pilotażowego wprowadzania w Ministerstwie Obrony Narodowej ,,Elektronicznego Systemu Przepływu i Archiwizowania Dokumentów Unii Europejskiej (EWD-P)", zwanego dalej ,,systemem EWD-P", jednak nie później niż do dnia 30 czerwca 2007 r., Podsekretarz Stanu do spraw Polityki Obronnej przedstawi projekt ,,Zasad funkcjonowania w Ministerstwie Obrony Narodowej Elektronicznego Systemu Przepływu i Archiwizowania Dokumentów Unii Europejskiej" oraz stosownej decyzji wprowadzającej je w życie.

3. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załącznik do decyzji Nr 291/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 5 września 2005 r. (poz. 158)

Tymczasowe zasady obiegu w Ministerstwie Obrony Narodowej dokumentów jawnych w ramach Elektronicznego Systemu Przepływu i Archiwizowania Dokumentów Unii Europejskiej (EWD-P)

Rozdział 1

Przepływ dokumentów w systemie EWD-P

§ 1.W celu ułatwienia i przyspieszenia procesu wypracowywania stanowiska Ministerstwa Obrony Narodowej, zwanego dalej "ministerstwem", z uwzględnieniem opinii wszystkich jego komórek, jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej zainteresowanych problematyką poruszaną na forum instytucji Unii Europejskiej, wprowadza się system EWD-P, służący sprawnej wymianie dokumentów między Unią Europejską i Rzeczypospolitą Polską oraz archiwizacji prowadzonych spraw.

§ 2. Dokumenty wypracowywane w instytucjach Unii Europejskiej przekazywane są za pośrednictwem systemu EWD-P, poprzez krajową jednostkę koordynującą - Urząd Komitetu Integracji Europejskiej, zwany dalej ,,UKIE", do ministerstw zainteresowanych daną problematyką.

§ 3. Niniejsze ,,Tymczasowe zasady..." dotyczą wyłącznie pracy z dokumentami jawnymi, zwanymi dalej ,,dokumentami", otrzymywanymi przez ministerstwo, w ramach systemu EWD-P i pochodzącymi z UKIE.

§ 4. Dokumenty przekazywane są w systemie EWD-P przy pomocy bezpiecznej transmisji przez Internet.

§ 5. Dokumenty elektroniczne przesyłane, przetwarzane i opracowywane w systemie EWD-P stanowią oficjalne dokumenty równoważne z dokumentami w formie papierowej.

§ 6. Dokumenty, o których mowa w § 2, powinny spełniać następujące warunki:

1) znajdują się w lub pochodzą bezpośrednio z systemu EWD-P;

2) są zapisane w formacie „doc" (MSWord 97) i/lub „pdf" i/lub „html"

3) zawierają treść merytoryczną w języku angielskim i/lub francuskim.

§ 7. Dokumentom towarzyszą metryczki, w których automatycznie zapisywana jest historia pracy nad dokumentami.

Rozdział 2

Wypracowywanie stanowiska w systemie EWD-P

§ 8. Wypracowywane w ministerstwie stanowisko odnośnie dokumentu, jeżeli jego charakter i przeznaczenie na to pozwala, może być sporządzone w języku polskim.

§ 9. Stanowisko, o którym mowa § 8, może być wyrażone w formie elektronicznego wpisu w akta danej sprawy w systemie EWD-P lub oddzielnego dokumentu w formie załącznika do tej sprawy.

§ 10. Jeżeli wymagane jest stworzenie i umieszczenie w systemie EWD-P dodatkowego dokumentu w formie załącznika, powinien on być zapisany w formacie „rtf" lub „doc" (MSWord 97).

§ 11. W celu przesyłania informacji służących do wypracowania stanowiska ministerstwa, dopuszcza się wykorzystanie wydzielonej sieci informatycznej MIL--WAN. Stanowiska przesyłane tą drogą będą uznawane za oficjalne, podobnie jak stanowiska w systemie EWD-P.

§ 12. Przyjmuje się, że potwierdzenie odczytu poczty elektronicznej jest jednoznaczne z jej odbiorem.

§ 13. Na potrzeby systemu EWD-P ustanawia się następujące funkcje:

1) koordynatora;

2) eksperta, jako:

a) wiodącego, gdy resort obrony narodowej jest w danej sprawie wiodącym, lub

b) współpracującego, gdy resort obrony narodowej jest w danej sprawie współpracującym;

3) obserwatora, jako osoby mającej wgląd w system EWD-P i prowadzone w nim prace, ale bez możliwości bezpośredniej ingerencji w ich przebieg.

Rozdział 3

Zadania koordynatora w systemie EWD-P

§ 14. 1. Koordynatorem w ministerstwie jest Dyrektor Departamentu Polityki Obronnej lub osoba przez niego wyznaczona.

2. Szefowie (dyrektorzy) właściwych komórek organizacyjnych ministerstwa są pisemnie powiadamiani o zmianie osoby pełniącej funkcję koordynatora, najpóźniej w dniu odwołania poprzedniego koordynatora, a w przypadku ustanowienia tymczasowego zastępstwa - najpóźniej w dniu faktycznego jego rozpoczęcia.

3. Koordynator otrzymuje dostęp do wszystkich dokumentów przeznaczonych dla ministerstwa przez UKIE.

4. Do zadań koordynatora należy w szczególności:

1) zarządzanie przyznanymi przez UKIE licencjami i prowadzenie wykazu ekspertów systemu EWD-P;

2) dystrybucja dokumentów w ramach ministerstwa oraz wyznaczenie eksperta wiodącego i/lub ekspertów współpracujących w danej sprawie;

3) organizowanie i monitorowanie pracy użytkowników systemu EWD-P w ramach ministerstwa, w tym w szczególności:

a) sprawne dystrybuowanie dokumentów,

b) przydzielanie zadań ekspertom,

c) nadzór nad terminowym przesyłaniem odpowiedzi przez ekspertów;

4) prowadzenie prac związanych z bieżącą obsługą systemu EWD-P.

Rozdział 4

Zadania ekspertów w systemie EWD-P

§ 15.1. Ekspertów wyznaczają szefowie (dyrektorzy) właściwych komórek organizacyjnych ministerstwa na wniosek koordynatora.

2. Szefowie (dyrektorzy) właściwych komórek organizacyjnych ministerstwa obowiązani są do pisemnego powiadomienia koordynatora o zmianie delegowanego eksperta. Nowego eksperta należy wskazać najpóźniej w dniu odwołania poprzedniego eksperta.

3. Eksperci mają możliwość wnioskowania o dołączenie kolejnej osoby, jako eksperta do wypracowania stanowiska w danej sprawie.

4. Ekspert wyznaczony w danej sprawie przez koordynatora, jako wiodący, jest głównym adresatem dokumentu.

5. Eksperci wiodący są odpowiedzialni za terminowe i fachowe wypracowanie stanowiska Rzeczypospolitej Polskiej odnośnie otrzymanego dokumentu, w tym:

1) organizację pracy ekspertów, także z innych komórek organizacyjnych ministerstwa lub innych resortów;

2) uzyskanie akceptacji wypracowanego stanowiska przez Ministra Obrony Narodowej lub osoby zajmującej kierownicze stanowisko ministerstwa, w przypadku, gdy jest ono niezbędne;

3) nadanie stanowisku dalszego biegu.

6. W przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 2, jeżeli niezbędne jest uzyskanie akceptacji Ministra Obrony Narodowej lub osoby zajmującej kierownicze stanowisko ministerstwa, w czasie krótszym niż 7 dni roboczych, ekspert wiodący kontaktuje się z sekretariatem właściwej osoby drogą elektroniczną.

7. Eksperci współpracujący uczestniczą w wypracowywaniu stanowiska przez eksperta wiodącego i w zależności od konkretnych ustaleń i poleceń eksperta wiodącego w danej sprawie, wysyłają do niego swoje stanowisko, opinię, komentarz, sprzeciw lub uwagi dotyczące otrzymanego dokumentu.

8. Ekspertom wiodącym i współpracującym zezwala się na konsultowanie z innymi ekspertami w ministerstwie i spoza resortu obrony narodowej.

Rozdział 5

Zatwierdzanie stanowiska i rozstrzyganie sporów w systemie EWD-P

§ 16. Eksperci zwracają się o zatwierdzenie wypracowanego stanowiska do szefów (dyrektorów) lub innych upoważnionych osób z komórki ministerstwa, do której należą.

§ 17. Do czasu uruchomienia funkcji elektronicznego podpisu w systemie EWD-P przyjmuje się, że stanowiska przesyłane przez daną komórkę organizacyjną ministerstwa w systemie EWD-P lub w ramach wewnętrznej sieci informatycznej, zostały zatwierdzone przez szefa (dyrektora) komórki organizacyjnej ministerstwa lub inną osobę upoważnioną do merytorycznej autoryzacji.

§ 18. W przypadku braku zgody co do treści wypracowywanego stanowiska odnośnie dokumentu, ostateczną decyzję w tej sprawie podejmuje Minister Obrony Narodowej.