Na podstawie § 2 pkt 6 i pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 1996 r. Nr 94, poz. 426) oraz w związku z art. 29 i 30 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”, ustalam co następuje:

§ 1. 1. Dyrektorzy (szefowie) komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz kierownicy (dowódcy, komendanci) jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych - zwani dalej odpowiednio „kierownikami komórek organizacyjnych MON” lub „kierownikami jednostek organizacyjnych” - ustalają dla kierowanych komórek (jednostek) „Wykaz stanowisk i prac zleconych, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych oraz osób dopuszczonych do pracy lub służby na tych stanowiskach”; zwany dalej - „wykazem stanowisk”; dla każdej klauzuli informacji niejawnej sporządza się oddzielny wykaz stanowisk. Wzór wykazu stanowisk określa załącznik Nr 1 do decyzji.

2. Wykaz stanowisk dotyczący komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej sporządza się z uwzględnieniem stanowisk i rodzajów prac zleconych, o których mowa w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie stanowisk i rodzajów prac zleconych w organach administracji rządowej, których wykonywanie może łączyć się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową.

§ 2. 1. Poszerzone lub specjalne postępowania sprawdzające wobec osób zajmujących kierownicze stanowiska Ministerstwa Obrony Narodowej oraz dowódców (szefów, komendantów) jednostek organizacyjnych bezpośrednio podporządkowanych Ministrowi Obrony Narodowej - prowadzi Szef Wojskowych Służb Informacyjnych, na polecenie Ministra Obrony Narodowej.

2. Z wnioskami w sprawie przeprowadzenia poszerzonego lub specjalnego postępowania sprawdzającego wobec innych osób niż wymienione w ust. 1, opracowanymi stosownie do wykazu stanowisk, występują:

1) do Szefa Wojskowych Służb Informacyjnych:

a) osoby zajmujące kierownicze stanowiska Ministerstwa Obrony Narodowej - wobec kierowników bezpośrednio przyporządkowanych komórek organizacyjnych MON,

b) Dyrektor Departamentu Kadr i Szkolnictwa Wojskowego - wobec żołnierzy zawodowych planowanych do wyznaczenia na stanowiska służbowe, o których mowa w § 48 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 19 grudnia 1996 r. w sprawie służby wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. z 1997 r. Nr 7, poz. 38 z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem”, w przypadkach, gdy obsada stanowiska wiąże się z dostępem do informacji niejawnych o wyższej klauzuli tajności niż posiadane przez kandydata poświadczenie bezpieczeństwa,

c) Szef Generalnego Zarządu Zasobów Osobowych - P 1 Sztabu Generalnego Wojska Polskiego - wobec żołnierzy zawodowych planowanych do wyznaczenia lub wyznaczonych na stanowiska służbowe poza granicami państwa, z wyjątkiem żołnierzy zawodowych planowanych do wyznaczenia lub wyznaczonych na stanowiska w ataszatach obrony,

d) Komendant Główny Żandarmerii Wojskowej - wobec pełnomocnika ochrony Komendy Głównej Żandarmerii Wojskowej,

e) kierownicy przedsiębiorstw, jednostek naukowych lub badawczo-rozwojowych oraz innych jednostek organizacyjnych spoza resortu obrony narodowej - wobec pracowników wykonujących prace związane z realizacją produkcji lub usług stanowiących tajemnicę państwową ze względu na obronność państwa i potrzeby Sił Zbrojnych albo prace związane z obrotem wyrobami, technologiami i licencjami objętymi tajemnicą państwową ze względu na obronność państwa, jeżeli uczestnikami tego obrotu są Siły Zbrojne lub inne jednostki organizacyjne resortu obrony narodowej;

2) do kierowników właściwych jednostek organizacyjnych Wojskowych Służb Informacyjnych, zwanych dalej „jednostkami organizacyjnym i WSI”:

a) kierownicy komórek organizacyjnych MON wobec podległych żołnierzy i pracowników wojska, planowanych do wyznaczenia lub wyznaczonych na stanowiska albo do prac zleconych objętych wykazem stanowisk, w przyporządkowanych (podległych) im komórkach organizacyjnych MON,

b) dowódcy (komendanci), o których mowa w § 49 ust. 2-6 rozporządzenia, stosownie do przysługujących im uprawnień służbowych oraz kierownicy pozostałych jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych, wobec żołnierzy i pracowników wojska planowanych do wyznaczenia lub wyznaczonych w podległych albo kierowanych jednostkach organizacyjnych, na stanowiska lub do wykonania prac zleconych objętych wykazem stanowisk,

c) kierownicy komórek organizacyjnych MON oraz dowódcy (komendanci), o których mowa w lit. a i b - wobec pracowników wojska planowanych do wyznaczenia lub wyznaczonych na stanowiska poza granicami państwa, jeżeli ich zajmowanie wiąże się z dostępem do informacji niejawnych.

3. Z wnioskami w sprawie przeprowadzenia poszerzonego lub specjalnego postępowania sprawdzającego wobec osób o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. a) i c) kierownicy komórek organizacyjnych MON występują poprzez Pełnomocnika Ministra Obrony Narodowej do spraw Ochrony Informacji Niejawnych.

4. W przypadkach o których mowa w art. 44 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy, przepisy ust. 2 pkt 1 lit. a, c, d i e oraz pkt 2 stosuje się odpowiednio.

5. Wzory „Wniosku o wszczęcie postępowania sprawdzającego” i „Polecenia wszczęcia postępowania sprawdzającego”, określają załączniki Nr 2 i Nr 3 do decyzji.

§ 3. 1. Czynności postępowania sprawdzającego dokumentowane są w formie akt postępowania sprawdzającego.

2. Akta każdego postępowania sprawdzającego (nowego i kolejnego) są prowadzone i ewidencjonowane oddzielnie.

3. Wzory: strony pierwszej i drugiej teczki akt postępowania sprawdzającego, spisu dokumentów, wykazu osób prowadzących postępowanie oraz wykazu osób zapoznanych z aktami, określa załącznik Nr 4 do decyzji.

4. W teczce akt postępowania sprawdzającego kompletuje się wszelką korespondencję i dokumenty sporządzone w toku tego postępowania, a w szczególności dokumenty stanowiące załączniki Nr 5-9 do decyzji.

§ 4. W zakresie zwykłego postępowania sprawdzającego pełnomocnik ochrony w szczególności:

1) przed wszczęciem (zarejestrowaniem) postępowania:

a) wydaje ankietę bezpieczeństwa osobowego osobie planowanej do wyznaczenia (zatrudnienia) na stanowisku lub do wykonania prac zleconych objętych wykazem stanowisk albo osobie zajmującej takie stanowisko lub wykonującej prace zlecone objęte tym wykazem,

b) przyjmuje wypełnioną ankietę bezpieczeństwa osobowego i dokonuje jej sprawdzenia pod względem poprawności wypełnienia oraz podpisuje ankietę,

c) powoduje osobiste poprawienie ankiety bezpieczeństwa osobowego przez osobę, której ankieta dotyczy, w przypadku wystąpienia uchybień formalnych albo potrzeby jej uzupełnienia; wszelkie zmiany nanoszone w ankiecie bezpieczeństwa osobowego muszą być potwierdzone wpisaniem daty dokonanej zmiany (uzupełnienia) i złożeniem podpisu przez osobę składającą ankietę,

d) przedstawia ankietę bezpieczeństwa osobowego uprawnionemu kierownikowi jednostki organizacyjnej, który po zapoznaniu się i złożeniu podpisu, wydaje pisemne polecenie przeprowadzenia zwykłego postępowania sprawdzającego;

2) w ramach postępowania sprawdzającego:

a) zakłada i rejestruje akta postępowania sprawdzającego w „Wykazie osób, wobec których przeprowadzono postępowania sprawdzające”, zwanym dalej „wykazem osób”; wzór wykazu osób określa załącznik Nr 10 do decyzji,

b) dokonuje sprawdzenia danych zawartych w ankiecie bezpieczeństwa osobowego poprzez wysłanie wniosków do:

- Krajowego Rejestru Karnego Ministerstwa Sprawiedliwości, na formularzu jak załącznik Nr 5 do decyzji;

- Biura Informacji i Statystyki Centralnego Zarządu Służby Więziennej, na formularzu jak załącznik Nr 6 do decyzji,

- właściwego Urzędu Stanu Cywilnego, na formularzu jak załącznik Nr 7 do decyzji,

- właściwej jednostki organizacyjnej WSI (wyłącznie przy postępowaniu dotyczącym dostępu do informacji oznaczonych klauzulą POUFNE) o sprawdzenie w ewidencjach i kartotekach niedostępnych powszechnie; wzór wniosku określa załącznik Nr 8 do decyzji,

c) opracowuje notatkę dotyczącą wyników przeprowadzonego postępowania sprawdzającego, według układu merytorycznego określonego w załączniku Nr 9 do decyzji,

d) wydaje osobie sprawdzanej poświadczenie bezpieczeństwa lub odmawia wydania poświadczenia bezpieczeństwa.

§ 5. 1. Poświadczenie bezpieczeństwa przekazuje się osobie sprawdzanej za pokwitowaniem na kserokopii poświadczenia bezpieczeństwa (czytelny podpis z datą odbioru). W przypadku braku możliwości osobistego przekazania poświadczenia bezpieczeństwa osobie sprawdzanej, należy:

1) doręczyć poświadczenie bezpieczeństwa osobie sprawdzanej za pokwitowaniem przez pocztę; zwrotne potwierdzenie odbioru włącza się do akt postępowania sprawdzającego;

2) przesłać poświadczenie bezpieczeństwa kierownikowi jednostki organizacyjnej, w której osoba sprawdzana pełni służbę (pracuje); drugi egzemplarz pisma przewodniego, za którym przesłano poświadczenie bezpieczeństwa, włącza się do akt postępowania sprawdzającego.

2. O wyniku przeprowadzonego postępowania sprawdzającego należy zawiadomić pisemnie kierownika jednostki organizacyjnej, który wnioskował lub polecił jego przeprowadzenie, załączając do pisma kopię poświadczenia bezpieczeństwa lub odmowy wydania poświadczenia bezpieczeństwa, w celu włączenia do akt personalnych osoby sprawdzanej.

3. Drugi egzemplarz pisma, o którym mowa w ust. 2, wraz z kopią poświadczenia bezpieczeństwa lub odmowy wydania poświadczenia bezpieczeństwa, włącza się do akt postępowania sprawdzającego; do akt włącza się również pokwitowanie doręczenia odmowy wydania poświadczenia bezpieczeństwa.

4. Pełnomocnik ochrony, po zakończeniu postępowania sprawdzającego dotyczącego dostępu do informacji oznaczonych klauzulą „POUFNE”, przesyła w terminie 7 dni kartę ewidencyjną (KE) do właściwej jednostki organizacyjnej WSI; wzór karty ewidencyjnej (KE) określa załącznik Nr 11 do decyzji.

§ 6. 1. W przypadku zagubienia (utraty) poświadczenia bezpieczeństwa, jednostka organizacyjna WSI lub pełnomocnik ochrony na pisemny wniosek osoby sprawdzanej, wydają jego duplikat. Duplikat poświadczenia bezpieczeństwa oznacza się dodatkowo napisem DUPLIKAT umieszczonym w środku dolnej części dokumentu, pod okrągłą pieczęcią jednostki organizacyjnej. Wniosek oraz kopię wydanego duplikatu poświadczenia włącza się do akt postępowania sprawdzającego.

2. W przypadku zmiany danych personalnych zawartych w poświadczeniu bezpieczeństwa, jednostka organizacyjna WSI albo pełnomocnik ochrony, na pisemny wniosek osoby sprawdzonej, wydaje nowe poświadczenie bezpieczeństwa zawierające zmienione dane personalne z zachowaniem dotychczasowego numeru, oznaczenia klauzuli dostępu do informacji niejawnych i daty ważności.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, osoba wnioskująca dołącza oryginał dokumentu potwierdzającego zmianę danych personalnych. Dokumenty te wpina się do teczki akt postępowania sprawdzającego. Zmienione dane personalne aktualizuje się w wykazie osób i na okładce akt postępowania.

4. W przypadku wydania poświadczenia bezpieczeństwa, o którym mowa w ust. 2, dotyczącego dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „POUFNE” - pełnomocnik ochrony przesyła w terminie 7 dni kartę ewidencyjną (KE) do właściwej jednostki organizacyjnej WSI oraz zawiadamia kierownika jednostki organizacyjnej; przepis § 5 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

§ 7. 1. Akta zakończonych zwykłych postępowań sprawdzających są przechowywane przez 10 lat przez pełnomocników ochrony jednostki organizacyjnej, w której przeprowadzono postępowanie.

2. W przypadku zmiany miejsca służby (pracy) przez osobę sprawdzaną, akta postępowania sprawdzającego przesyłane są z urzędu do właściwego pełnomocnika ochrony w jednostce organizacyjnej, w której osoba ta wykonuje obowiązki służbowe.

3. Akta postępowania sprawdzającego archiwizuje się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

4. O przekazaniu akt postępowania sprawdzającego do archiwum lub innej jednostki organizacyjnej, pełnomocnik ochrony informuje właściwą jednostkę WSI poprzez przesłanie w ciągu 7 dni karty ewidencyjnej (KE) oraz odnotowuje ten fakt w rubryce 14 wykazu osób.

5. W przypadku przekazania zakończonych akt postępowania sprawdzającego do jednostki organizacyjnej, będącej nowym miejscem pełnienia służby (pracy) osoby sprawdzonej, pełnomocnik ochrony przyjmujący akta, w terminie 7 dni, przesyła kartę ewidencyjną (KE) do właściwej jednostki organizacyjnej WSI, podając w pkt 10 karty (KE) aktualne miejsce przechowywania akt postępowania.

§ 8. 1. Pełnomocnik ochrony prowadzi ewidencję osób, którym wydano poświadczenie i certyfikat bezpieczeństwa albo odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa, wykorzystując karty ewidencyjne (KE) oraz wykaz osób i wykaz stanowisk.

2. Wykaz osób, o którym mowa w § 4 pkt 2 lit. a, stanowi książkę ewidencyjną akt postępowań sprawdzających i podlega zarejestrowaniu w rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych w kancelarii tajnej jednostki organizacyjnej.

3. W wykazie stanowisk, o którym mowa w § 1 ust. 1, pełnomocnik ochrony ewidencjonuje osoby, którym wydano poświadczenia i certyfikaty bezpieczeństwa albo odmówiono wydania poświadczeń bezpieczeństwa.

§ 9. 1. Komendanci akademii i szkół wojskowych oraz ośrodków szkolenia określają w wykazie stanowisk klauzule informacji niejawnych przekazywanych kandydatom na żołnierzy zawodowych (słuchaczom) w trakcie szkolenia.

2. Z chwilą zaliczenia kandydatów na żołnierzy zawodowych w poczet stanu zmiennego akademii (szkoły, ośrodka), komendanci, o których mowa w ust. 1, występują z pisemnym wnioskiem do właściwej jednostki organizacyjnej WSI lub polecają pełnomocnikom ochrony przeprowadzenie stosownego postępowania sprawdzającego, jeżeli osoby te nie posiadają aktualnego odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.

§ 10. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, przewidzianych do uzupełnienia żołnierzami rezerwy w drodze mobilizacji lub do mobilizacji nowych jednostek, w porozumieniu z terytorialnie właściwymi wojskowymi komendantami uzupełnień, określają w wykazach stanowisk - stanowiska, związane z dostępem do informacji niejawnych, które są planowane do obsadzenia żołnierzami rezerwy.

2. Wykaz stanowisk, o którym mowa w ust. 1, opracowuje się oddzielnie dla nowo mobilizowanych jednostek.

3. O przeprowadzenie postępowań sprawdzających wobec żołnierzy rezerwy, o których mowa w ust. 1, wnioskuje (wydaje polecenie) kierownik mobilizującej jednostki organizacyjnej, po otrzymaniu od wojskowego komendanta uzupełnień wypełnionych ankiet bezpieczeństwa osobowego, jeżeli nie posiadają oni aktualnego odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa wydanego przez służbę ochrony państwa (pełnomocnika ochrony).

4. W odniesieniu do żołnierzy rezerwy postępowania sprawdzające prowadzą:

1) zwykłe - pełnomocnicy ochrony mobilizujących jednostek organizacyjnych;

2) poszerzone i specjalne - właściwe jednostki organizacyjne WSI.

§ 11. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych oraz kierownicy komórek organizacyjnych uprawnieni do występowania z wnioskami o przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, występują do Szefa Wojskowych Służb Informacyjnych o wydanie:

1) certyfikatu bezpieczeństwa NATO (NATO PERSONNEL SECURITY CLEARANCE CERTIFICATE) - osobom, o których mowa w art. 29 pkt 1 ustawy, do klauzuli nie wyższej niż posiadane poświadczenie bezpieczeństwa oraz na okres nie dłuższy niż termin ważności tego poświadczenia:

a) kierowanym do służby lub pracy w strukturach NATO, zgodnie z przydzielonym etatem dla przedstawicieli Sił Zbrojnych RP,

b) pełniącym służbę lub zatrudnionym w następujących komórkach bezpośrednio dokonujących wymiany dokumentów i informacji niejawnych NATO:

- kancelariach zagranicznych,

- punktach obsługi dokumentów zagranicznych,

- kancelariach środków i materiałów kryptograficznych,

- stacjach łączności kryptograficznej,

- w służbie kurierskiej;

2) certyfikatu potwierdzającego sprawdzenie osoby (CERTIFICATE OF SECURITY CLEARANCE) - osobom przewidzianym do uczestniczenia w konferencjach i wizytach międzynarodowych w instytucjach NATO, jeżeli takie wymogi zostaną określone przez partnera zagranicznego, do klauzuli zgodnej z posiadanym poświadczeniem bezpieczeństwa oraz na okres realizowanego przedsięwzięcia, jednak nieprzekraczający daty ważności poświadczenia bezpieczeństwa;

3) certyfikatu bezpieczeństwa UE (EU PERSONNEL SECURITYCLEARANCE CERTIFICATE) - osobom, o których mowa w art. 29 pkt 1 ustawy, których praca wymaga dostępu do informacji niejawnych UE.

2. Szef Wojskowych Służb Informacyjnych wydaje certyfikaty, o których mowa w ust. 1, w terminie 30 dni od złożenia wniosku, wyłącznie:

1) osobom posiadającym ważne poświadczenie bezpieczeństwa;

2) po przeszkoleniu zainteresowanej osoby we właściwej jednostce organizacyjnej WSI w zakresie przepisów bezpieczeństwa NATO lub UE i odebraniu stosownego oświadczenia o przeszkoleniu.

3. Wzór wniosków o wydanie certyfikatów, o których mowa w:

1) ust. 1 pkt 1 - określa załącznik Nr 12 do decyzji;

2) ust. 1 pkt 2 - określa załącznik Nr 13 do decyzji;

3) ust. 1 pkt 3 - określa załącznik Nr 14 do decyzji.

4. W przypadku zagubienia (utraty) certyfikatów bezpieczeństwa, o których mowa w ust. 1, Szef WSI, na pisemny wniosek osoby sprawdzonej, wydaje jego duplikat.

§ 12. 1. W przypadku zgłoszenia przez partnera zagranicznego wymogu potwierdzenia uprawnień do dostępu do informacji niejawnych w formie „Request for Visit” (RFV) dla osób wyjeżdżających za granicę, pełnomocnik ochrony przedstawia Szefowi Wojskowych Służb Informacyjnych wniosek, wypełniony według zasad określonych na str. 1-8 instrukcji stanowiącej załącznik Nr 15 do decyzji.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 przesyła się do Szefa WSI, co najmniej na 5 dni roboczych przed upływem terminu jego złożenia do Krajowej Władzy Bezpieczeństwa wizytowanego kraju.

3. Formularz wniosku (RFV), określony w odrębnych przepisach, stanowi załącznik Nr 16 do decyzji.

4. Tabelaryczne zestawienie terminów składania wniosków określa załącznik Nr 17 do decyzji.

§ 13. Przepisy niniejszej decyzji, z wyłączeniem § 11 i 12, stosuje się odpowiednio do postępowań sprawdzających prowadzonych przez Żandarmerię Wojskową.

§ 14. 1. Do czasu wyczerpania zapasów, zezwala się na korzystanie z dotychczasowego wzoru karty ewidencyjnej (KE).

2. Karta ewidencyjna (KE), o której mowa w ust. 1, powinna zawierać w pozycji „adnotacje” uzupełnienie informacji przewidzianych w pkt 13-15 nowego wzoru karty ewidencyjnej (KE), określonego w załączniku Nr 11 do decyzji.

§ 15. Traci moc decyzja Nr 29/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 8 marca 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania postępowań sprawdzających, dokumentowania i archiwizacji materiałów dotyczących postępowań (Dz. Rozk. MON, poz. 74).

§ 16. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14dni od dnia ogłoszenia.

Załączniki do decyzji Nr 40/MON
Ministra Obrony Narodowej
z dnia 9 lutego 2004r. (poz. 23)

Załącznik Nr 1

WYKAZ STANOWISK I PRAC ZLECONYCH, Z KTÓRYMI WIĄŻE SIĘ DOSTĘP DO INFORMACJI NIEJAWNYCH ORAZ OSÓB DOPUSZCZONYCH DO PRACY LUB SŁUŻBY NA TYCH STANOWISKACH

Załącznik Nr 2

WNIOSEK
o wszczęcie postępowania sprawdzającego

Załącznik Nr 3

POLECENIE
wszczęcia postępowania sprawdzającego

Załącznik Nr 4

AKTA
POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCEGO

Załącznik Nr 5

ZAPYTANIE O UDZIELENIE INFORMACJI O OSOBIE

Załącznik Nr 6

Załącznik Nr 7

WNIOSEK

Załącznik Nr 8

WNIOSEK
o przeprowadzenie sprawdzeń zgodnie z art. 37 ust. 2 pkt 3 w związku z art. 18 ust. 7 ustawy z 22.01.1999 r. Dz. U. nr 11 poz. 95 z późn. zm.

Załącznik Nr 9

NOTATKA

Załącznik Nr 10

WYKAZ OSÓB, WOBEC KTÓRYCH PRZEPROWADZONO POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCE^*)

Załącznik Nr 11

KARTA EWIDENCYJNA

Załącznik Nr 12

WNIOSEK
o wydanie certyfikatu bezpieczeństwa NATO

Załącznik Nr 13

WNIOSEK
o wydanie certyfikatu potwierdzającego sprawdzenie osoby

Załącznik Nr 14

WNIOSEK
o wydanie certyfikatu bezpieczeństwa UE

Załącznik Nr 15

Zasady wypełniania formularza „Wniosek o Złożenie Wizyty”
Request for Visit (RFV)

Załącznik Nr 16

WNIOSEK O ZŁOŻENIE WIZYTY

Załącznik Nr 17

CZAS PRZYGOTOWANIA WNIOSKU O ZŁOŻENIE WIZYTY MIĘDZYNARODOWEJ