W związku z § 1 pkt 13 lit. d) i § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426), w celu określenia zasad gospodarowania środkami na wydatki okolicznościowe i reprezentacyjne w wojskowych jednostkach budżetowych i polskich kontyngentach wojskowych w misjach specjalnych Organizacji Narodów Zjednoczonych, państw sojuszniczych oraz Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego (NATO) ustala się, co następuje:

1. Wydatkami okolicznościowymi w rozumieniu niniejszej decyzji są wydatki związane z konkretnym, wcześniej zaplanowanym wydarzeniem, którego koszty są możliwe do przedstawienia w corocznych planach (kosztorysach), przedkładanych do zatwierdzenia.

2. Wydatkami reprezentacyjnymi w rozumieniu niniejszej decyzji są wydatki bezpośrednio związane ze spotkaniami, wydawanymi kolacjami czy przyjęciami, naradami, seminariami, ofiarowanymi drobnymi prezentami czy kwiatami.

3. Wydatki, o których mowa w pkt 1 i pkt 2 niniejszej decyzji, finansowane są na podstawie § 430006 „Szczegółowej klasyfikacji wydatków dla zadań z zakresu bezpieczeństwa wewnętrznego i zewnętrznego”, stanowiącej załącznik Nr7 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr68, poz. 634z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem”.

4. W ramach wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych, których wysokość zwana jest dalej „limitami”(krajowymi, walutowymi), dokonywane są wydatki na:

1) reprezentację, w ramach kontaktów służbowych Ministra Obrony Narodowej, osób zajmujących kierownicze stanowiska Ministerstwa Obrony Narodowej, Dyrektora Gabinetu Politycznego Ministra Obrony Narodowej oraz dowódców (szefów, dyrektorów, komendantów) jednostek (komórek) organizacyjnych resortu obrony narodowej;

2) organizację spotkań z nowopromowanymi oficerami i chorążymi oraz oficerami - absolwentami studiów stacjonarnych Akademii Obrony Narodowej, z tym iż w akademiach wojskowych wydatki te finansowane są w ramach przydzielonej dotacji na działalność dydaktyczną;

3) organizację uroczystości powitania lub pożegnania wyjeżdżającego pododdziału, biorącego udział w składzie polskiego kontyngentu wojskowego w misji lub operacji poza granicami państwa;

4) reprezentację i kontakty służbowe żołnierzy zawodowych pełniących służbę poza granicami państwa:

a) w składzie polskich kontyngentów wojskowych wydzielonych z Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej do misji specjalnych organizacji międzynarodowych i sił wielonarodowych oraz w kwaterach głównych, dowództwach i sztabach tych misji i sił,

b) w polskich przedstawicielstwach wojskowych przy organizacjach międzynarodowych i międzynarodowych strukturach wojskowych,

c) na stanowiskach służbowych bezpośrednio w strukturach organizacji międzynarodowych i międzynarodowych strukturach wojskowych.

5. W ramach wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych krajowych można dokonywać wyłącznie zakupów: kawy, herbaty, soków, napojów, ciastek, słodyczy, kwiatów, drobnych upominków o wartości niepowodującej obowiązku podatkowego - w świetle przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych) oraz usług zwyczajowo związanych z reprezentacją.

5a. W ramach wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych przyznaje się dyrektorowi Centrali Wojskowe Misje Pokojowe limit krajowy w wysokości określonej w załączniku Nr 1 do niniejszej decyzji, z przeznaczeniem na potrzeby związane z zakupami kwiatów lub drobnych upominków dla żołnierzy i pracowników, którzy zostali ranni podczas wykonywania zadań służbowych poza granicami kraju.

6. Do wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych dokonywanych w kraju nie zalicza się wydatków kwalifikujących się do pokrycia z funduszy na:

1) nagrody rzeczowe, w tym wręczanie przez Ministra Obrony Narodowej szabli i ryngrafów - z celowego funduszu nagród;

2) obsługę wizyt zagranicznych - wydatki związane z kontaktami zagranicznymi, zgodnie z planem udziału resortu obrony narodowej w realizacji zadań integracyjnych NATO i Unii Europejskiej, współpracy zagranicznej oraz implementacji międzynarodowych porozumień rozbrojeniowych (finansowanych na podstawie § 430002 załącznika do rozporządzenia, o którym mowa w pkt 3);

3) reprezentację osobistą, w tym na: zakupy kwiatów czy upominków z okazji imienin, urodzin lub innych świąt i wydarzeń o charakterze rodzinnym, datków i darowizn, napiwków, udziału w okolicznościowych loteriach, akcjach charytatywnych;

4) wydatki związane z pogrzebami (wieńce, nekrologi), imprezami choinkowymi, z okazji Dnia Dziecka czy Kobiet - ze środków zakładowego funduszu socjalnego;

5) przydział pracownikom towarów lub innych składników majątku, jeśli obowiązek ich wydania wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub Kodeksu pracy, w tym: posiłki, napoje profilaktyczne, środki czystości, napoje, odzież robocza, umundurowanie;

6) zakup materiałów biurowych i fotograficznych, kart świątecznych, drukowanie zaproszeń, materiałów informacyjnych i reklamowych - ze środków na zakup materiałów i wyposażenia.

7. Na jednego uczestnika odpraw (narad, konferencji, gier decyzyjnych) o charakterze rozliczeniowo-zadaniowym i zakresie wykraczającym poza określoną jednostkę (komórkę) organizacyjną resortu obrony narodowej, organizowanych przez osoby, o których mowa w pkt 4 ppkt 1, przysługuje należność dodatkowa napojów.

8. Limity wydatków dla poszczególnych jednostek (komórek) organizacyjnych resortu obrony narodowej, na realizację należności dodatkowej napojów, określają właściwi dysponenci środków budżetowych, realizujących te wydatki.

9. Wykaz stanowisk służbowych, na których przysługują wydatki okolicznościowe i reprezentacyjne, o których mowa w pkt 4 ppkt 1 oraz należność dodatkowa napojów i ich wysokość, określa załącznik Nr 1 do decyzji.

10. Limity wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych krajowych, o których mowa w pkt 4 ppkt 1, stanowi górną, nieprzekraczalną kwotę wydatków w danym roku, która powinna być ustalana adekwatnie do kosztów reprezentacji. Wydatki te należy rozliczać w okresach kwartalnych, wykorzystując w danym kwartale czwartą część ogólnej kwoty. Środki limitu niewykorzystane w danym kwartale przechodzą na następny kwartał, z tym że środki limitu niewykorzystane do końca roku kalendarzowego wygasają z dniem 31 grudnia danego roku.

11. Z wnioskami w przedmiocie zmiany wysokości limitu krajowego lub objęcia takim limitem stanowisk służbowych, komórki organizacyjne Ministerstwa Obrony Narodowej występują do Dyrektora Generalnego MON. W przypadku ich akceptacji przesyłane są do Departamentu Budżetowego, celem uzgodnienia formalnego poprzez wprowadzenie ewentualnych zmian w załącznikach do niniejszej decyzji.

12. W ramach limitu walutowego mogą być dokonywane wydatki na:

1) organizację odpraw, konferencji, seminariów, przyjęć i spotkań w sprawach służbowych z udziałem przedstawicieli armii państw wchodzących w skład misji specjalnej organizacji międzynarodowej lub sił wielonarodowych (organizacji międzynarodowej, międzynarodowej struktury wojskowej);

2) druk wizytówek służbowych dla szefów jednostek (komórek) organizacyjnych oraz ich zastępców;

3) zakup kwiatów oraz upominków okolicznościowych wręczanych (przesyłanych) przedstawicielom innych armii z okazji świąt narodowych oraz innym osobom z okazji spotkań o charakterze oficjalnym;

4) składki z tytułu uczestnictwa w konferencjach, seminariach i innych spotkaniach o podobnym charakterze;

5) składki z tytułu przynależności do stowarzyszeń, klubów i instytutów, po przedstawieniu wniosku i uzyskaniu zgody Dyrektora Departamentu Współpracy Międzynarodowej.

13. Do wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych, dokonywanych za granicą, nie zalicza się wydatków związanych z:

1) organizacją Dnia Polskiego albo Święta Polskiego Kontyngentu, na które wydatki należy realizować na podstawie kosztorysów w ramach odrębnych środków budżetowych zaplanowanych na ten cel;

2) reprezentacją osobistą, w tym: zakup kwiatów czy upominków z okazji imienin, urodzin lub innych świąt i wydarzeń o charakterze rodzinnym, datków i darowizn, napiwków, udział w okolicznościowych loteriach, akcjach charytatywnych, wypożyczanie fraków, żakietów i smokingów;

3) zakupem materiałów biurowych, fotograficznych, kart świątecznych, drukowaniem zaproszeń i materiałów informacyjnych lub reklamowych;

4) imprezami okolicznościowymi organizowanymi bez udziału przedstawicieli armii państw wchodzących w skład misji specjalnych organizacji międzynarodowych lub sił wielonarodowych (organizacji międzynarodowej, międzynarodowej struktury wojskowej), państwa pełnienia służby, korpusu dyplomatycznego lub konsularnego.

14. Wydatki okolicznościowe i reprezentacyjne, o których mowa w pkt 4 ppkt 4, są realizowane w ramach rocznego limitu walutowego, adekwatnie do kosztów reprezentacji. Wykaz stanowisk i funkcji objętych limitem walutowym oraz jego wysokość określa załącznik Nr 2 do niniejszej decyzji.

15. Przydzielony limit walutowy w USD lub w EUR może być przeliczony na walutę kraju, w którym stacjonują żołnierze. Przeliczenia dokonuje się według tabeli kursów walut Narodowego Banku Polskiego na pierwszy dzień roboczy danego roku budżetowego. Środki limitu niewykorzystane do końca roku kalendarzowego wygasają z dniem 31 grudnia danego roku.

16. Limit walutowy ustalany jest zbiorczo i przydzielany jedynie szefom/dowódcom przedstawicielstw wojskowych, zespołów łącznikowych, kontyngentów wojskowych i starszym oficerom narodowym, którzy dokonują wewnętrznego podziału. Nadzór nad właściwym gospodarowaniem całością limitu sprawują szefowie jednostek (komórek) organizacyjnych resortu obrony narodowej.

17. W sprawie zmiany limitu walutowego lub objęcia takim limitem stanowisk służbowych występuje się - celem weryfikacji - do Dyrektora Departamentu Współpracy Międzynarodowej oraz do Komendanta Zakładu Budżetowego Centrali Wojskowe Misje Pokojowe. Po uzyskaniu opinii merytorycznej z Departamentu Współpracy Międzynarodowej oraz potwierdzenia możliwości finansowania z Centrali Wojskowe Misje Pokojowe, wnioski przesyła się do Departamentu Budżetowego celem uzgodnienia formalnego (ewentualnej zmiany w załączniku Nr 2 do decyzji). Wnioski bez opinii wyżej wymienionych jednostek (komórek) organizacyjnych resortu obrony narodowej pozostawia się bez rozpatrzenia.

18. Limity wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych, o których mowa w pkt 4 ppkt 2, z zastrzeżeniem pkt 19, właściwi dysponenci środków budżetowych przydzielają do dyspozycji rektorów (komendantów) szkół wojskowych w wysokości 4-krotnej wartości pieniężnej zasadniczej normy wyżywienia żołnierskiej - 010 na jednego promowanego absolwenta.

19. W akademiach wojskowych wydatki okolicznościowe i reprezentacyjne, o których mowa w pkt 4 ppkt 2, z limitami określonymi w pkt 18, są finansowane w ramach przydzielonej dotacji na działalność dydaktyczną.

20. Limity wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych, o których mowa w pkt 4 ppkt 3, właściwi dysponenci środków budżetowych przydzielają do dyspozycji dowódców jednostek wojskowych, w wysokości jednej zasadniczej normy wyżywienia żołnierskiej - 010 na jednego powracającego/wyjeżdżającego żołnierza.

21. Wydatki okolicznościowe i reprezentacyjne realizują, na podstawie przedłożonych dowodów księgowych, organy finansowe jednostek wojskowych prowadzące obsługę kasową osób uprawnionych do dysponowania środkami na te wydatki. Dowody księgowe muszą posiadać parafowaną adnotację szefa jednostki (komórki) organizacyjnej resortu obrony narodowej dokonującej wydatków, o zasadności ich realizacji. Do dowodów księgowych wystawianych przez zakłady zbiorowego żywienia na terenie kraju, w tym kasyna, winna być załączona szczegółowa specyfikacja zamówienia zatwierdzona przez osoby, o których mowa w pkt 4 ppkt 1.

22. Niniejsza decyzja stanowi ramowe wytyczne do planowania, realizacji i nadzoru wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych, o których mowa w pkt 1 i pkt 2. Właściwi dysponenci środków budżetowych realizujący wydatki okolicznościowe i reprezentacyjne opracowują szczegółowe procedury i zasady planowania, bieżącego monitorowania i nadzoru realizacji wydatków, w tym:

1) szczegółowego ustalenia zasad dokonywania zakupów i rozliczania tych wydatków dla jednostek (komórek) organizacyjnych resortu obrony narodowej, pozostających na ich zaopatrzeniu;

2) opracowania formularza - zestawienia kosztów, związanych z wydanym przyjęciem, gdzie pojedyńcze, opisane i zaakceptowane rachunki będą przedstawione zbiorczo;

3) ewidencji wręczanych nagród rzeczowych (upominków) z przekazaniem informacji o danych osobowych i adresowych obdarowanego do realizującego wydatek;

4) sprawozdawczości oraz odpowiedzialności personalnej szefów lub jednostek (komórek) organizacyjnych resortu obrony narodowej za celowe i oszczędne gospodarowanie przyznanymi środkami.

23.Traci moc decyzja Nr5/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 11 stycznia 2001 r. w sprawie wydatków o charakterze okolicznościowym (Dz. Urz. MON Nr 1, poz. 5 oraz z 2003 r. Nr 1, poz. 4).

24. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 stycznia 2004 r.

Załącznik Nr 2

Wykaz stanowisk służbowych i funkcji żołnierzy zawodowych objętych limitem walutowym na wydatki okolicznościowe oraz jego wysokość