Na podstawie § 1 pkt 8 lit. a i § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. nr 94 poz. 426) w celu zapewnienia należytej realizacji zakupu środków materiałowych dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, zwanych dalej „Siłami Zbrojnymi” przez organy Agencji Mienia Wojskowego ustala się, co następuje:

1. Realizacji centralnego planu (projektu planu) zakupu środków materiałowych dla Sił Zbrojnych dokonuje w ramach planu finansowego dysponenta głównego Agencja Mienia Wojskowego, zwana dalej „Agencją”.

2.Wydatki na cele, o których mowa w pkt 1, realizowane są w formie akredytywy budżetowej. Otwarcia rachunku pomocniczego dla finansowania zadań w formie akredytywy budżetowej dokona Dyrektor Departamentu Budżetowego, zwany dalej „DB”, określając jednocześnie w porozumieniu z Agencją zasady i tryb dysponowania środkami akredytywy budżetowej, ewidencji księgowej i sprawozdawczości.

3. Zasady i tryb opracowania planu zakupu środków materiałowych, o których mowa w pkt 1, od szczebla wojskowej jednostki budżetowej ustala Szef Generalnego Zarządu Logistyki - P4, zwany dalej „GZL - P4”.

4. Wyciągi z centralnych planów rzeczowych (zakup środków materiałowych) podlegają przekazaniu przez GZL - P4 do Agencji w celu realizacji procedur przetargowych.

5. Wyciągi, o których mowa w pkt 4, są sporządzane w ujęciu ogólnym za Siły Zbrojne oraz szczegółowo za poszczególnych dysponentów środków budżetowych II stopnia i ustanowionych przez Ministra Obrony Narodowej dysponentów środków budżetowych III stopnia, zwanych dalej „dysponentami środków”. Zawierają one dane dotyczące ilości i asortymentów wyrobów oraz wysokości planowanych wydatków na poszczególne środki materiałowe planowane do zakupu w systemie centralnym.

6. 1. Dysponenci środków budżetowych w celu uruchomienia procedur przetargowych, w oparciu o projekty planu zakupu środków materiałowych, opracowują niezbędne dane dotyczące wymogów jakościowych oraz warunków dostaw, które są uwzględniane przez Agencję przy opracowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia w uruchomionym w tej sprawie postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych.

6.2. Wymienione w ppkt1 informacje sporządzane są wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do decyzji i zawierają:

a) szczegółowy asortyment zamawianych środków materiałowych,

b) wymagany czas dokonania dostawy do odbiorcy, licząc od daty produkcji dostarczanego wyrobu, jeżeli to nie wynika z normy jakościowej,

c) termin realizacji dostawy,

d) miejsce dostawy i jej odbiorcę,

e) rodzaj i typ opakowania (jednostkowe, zbiorcze, transportowo-wysyłkowe),

f) wymagania w zakresie transportu przedmiotu dostawy do odbiorcy i sposobu wykonania dostawy,

g) określenie normy lub dokumentacji, według której mają być wykonane zamawiane produkty,

h) inne niezbędne dane do precyzyjnego określenia przedmiotu zamówienia lub warunków dostaw zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych.

6.3. Wymienione w ppkt 2 dane, służące do opracowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, dysponenci środków budżetowych przesyłają do Agencji i GZL - P4wterminiedo 1 grudnia roku przedplanistycznego.

7. Dysponenci środków skierują, na wniosek Agencji, do prac w komisjach przetargowych swoich przedstawicieli jako biegłych (rzeczoznawców), powiadamiając o powyższym GZL - P4.

8. Agencja przekazuje GZL - P4, DB, dysponentom środków, dla których będą realizowane dostawy i właściwym Rejonowym Przedstawicielstwom Wojskowym dokonującym odbioru jakościowego oraz odbiorcom środków materiałowych kopie umów zawartych po przeprowadzeniu postępowań przetargowych.

9. [1] Właściwi dysponenci środków budżetowych przesyłają do Agencji i GZL - P 4, w terminie do dnia 31 grudnia roku przedplanistycznego, specyfikacje ilościowo-rozmiarowe na przedmioty zaopatrzenia mundurowego, według wzoru określonego w załączniku nr 2 [2] do decyzji.

10. [3] Odbiorcy przedmiotów zaopatrzenia mundurowego prowadzą na bieżąco w ciągu roku analizy potrzeb ilościowo-rozmiarowych poszczególnych asortymentów, wypracowują propozycje niezbędnych korekt rozmiarowych i przesyłają je do akceptacji właściwych dysponentów środków budżetowych, którzy wymienione korekty przesyłają do Agencji i GZL - P4. Przedmiotowych korekt dokonuje się nie później niż 60 dni przed terminem dostawy.

11. [4] 1. Dyrektor Departamentu Polityki Zbrojeniowej, corocznie w terminie do dnia 30 października, przesyła do GZL - P4 i Agencji wykaz obowiązujących w Siłach Zbrojnych norm, kryteriów technicznych wyrobów i dokumentacji techniczno-technologicznej środków materiałowych.

2. Dysponentami dokumentacji techniczno-technologicznej środków materiałowych, będącej własnością resortu obrony narodowej, są:

a) Wojskowy Ośrodek Badawczo-Rozwojowy Służby Materiałów Pędnych i Smarów w zakresie Wojskowych Tymczasowych Warunków Technicznych,

b) Wojskowy Ośrodek Badawczo-Wdrożeniowy Służby Mundurowej w zakresie wojskowej dokumentacji techniczno-technologicznej i wzorów przedmiotów mundurowych,

c) Wojskowy Ośrodek Badawczo-Wdrożeniowy Służby Żywnościowej w zakresie Katalogu Kart Paletowych Jednostek Ładunkowych.

3. Dysponenci dokumentacji techniczno-technologicznej środków materiałowych przekazują Agencji, na potrzeby prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych, jeden komplet kopii dokumentacji, w terminie 14 dni od zgłoszonego przez Agencję zapotrzebowania.

4. Podstawę prawną pozyskania przez Agencję od dysponenta, o którym mowa w ppkt 2, dokumentacji, jest umowa zawierana między tymi podmiotami, określająca między innymi warunki udostępniania dokumentacji i ochrony praw autorskich, jako wartości niematerialnych jej właściciela.

5. Agencja przekazuje dokumentację techniczno-technologiczną środków materiałowych, pozyskaną od dysponenta wskazanego w ppkt 2 z uwzględnieniem warunków wynikających z zawartej umowy określonej w ppkt 4, podmiotom ubiegającym się o zamówienie publiczne, odbierając od nich pisemne oświadczenie (zobowiązanie) stwierdzające, że:

a) udostępniona dokumentacja stanowiąca własność resortu obrony narodowej może być wykorzystana jedynie podczas realizacji zamówienia, bez prawa jej udostępniania oraz zawartych w niej informacji przez dostawcę względnie wykonawcę osobom (podmiotom) trzecim,

b) przyjmuje do wiadomości, iż wykorzystywanie przez niego udostępnionej dokumentacji oraz wykonanej na jej podstawie dokumentacji zakładowej do produkcji wyrobów wytwarzanych na rzecz innych podmiotów niż resort obrony narodowej wymaga zgody Ministra Obrony Narodowej, a w razie jej otrzymania zobowiązuje się do dokonywania na rzecz resortu wpłat w wysokości 3-8% wartości brutto sprzedanych wyrobów wytworzonych na jej podstawie.

6. Wysokość wpłat, o których mowa w ppkt 5 lit. b i warunki ich realizacji zostaną ustalone w zawartej w tym celu umowie między Ministrem Obrony Narodowej reprezentowanym przez Dyrektora Departamentu Polityki Zbrojeniowej i podmiotami ubiegającymi się o zamówienie publiczne, którzy otrzymali dokumentację techniczno-technologiczną zgodnie z postanowieniami ppkt 5.

7. Dysponent dokumentacji techniczno-technologicznej środków materiałowych, wymieniony w ppkt 2, potwierdza zgodność opracowanej przez wykonawcę lub dostawcę, wyłonionego w toku prowadzonego przez Agencję postępowania o zamówienie publiczne, zakładowej dokumentacji techniczno-technologicznej oraz wzoru przedmiotu zaopatrzenia mundurowego wykonanego w oparciu o tę dokumentację z wojskową dokumentacją techniczno-technologiczną udostępnioną mu przez Agencję w terminie do 20 dni od daty dostarczenia przez dostawcę lub wykonawcę dokumentacji i wzoru przedmiotu zaopatrzenia mundurowego.

8. Koszty czynności wymienionych w ppkt 7 pokrywa wykonawca (dostawca), wybrany w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w oparciu o cenniki przekazane wraz z dokumentacją Agencji przez dysponentów wymienionych w ppkt 2.

12. Dyrektor Departamentu Zaopatrywania Sił Zbrojnych, w uzgodnieniu z Agencją, zabezpieczy nieodpłatny odbiór wojskowy wyrobów ujętych w centralnym planie zakupów środków materiałowych przez przedstawicieli Rejonowych Przedstawicielstw Wojskowych.

13. Agencja, w uzgodnieniu z GZL - P4, przedstawi DB w terminie do 31 grudnia roku przedplanowego prognozowany harmonogram realizacji planu zakupów środków materiałowych w rozbiciu na poszczególne miesiące roku.

14.1. Zasilanie rachunku pomocniczego, o którym mowa w pkt 2, odbywać się będzie, z uwzględnieniem wymaganego terminu płatności, na podstawie okresowych zestawień faktur przedstawianych przez Agencję DB. Agencja dokonuje na każdej fakturze lub zbiorczo na zestawieniu dekretacji ponoszonego wydatku, określając rozdział, paragraf i pozycję szczegółowej klasyfikacji wydatków budżetowych.

14.2. Z wymienionych środków budżetowych opłacane będą faktury według ich wartości brutto oraz pokrywane odsetki z tytułu niedotrzymania terminu płatności, będące następstwem braku środków na rachunku.

15.1. Zawiadomienie o potrzebie wprowadzenia korekt do planu zakupu środków materiałowych, z tytułu uzyskanych w wyniku przeprowadzenia procedur przetargowych oszczędności lub niedoboru środków finansowych, Agencja przesyła równocześnie do dysponentów środków, na rzecz których realizowane są zakupy i do GZL - P4.

15.2. Na podstawie zawiadomienia, o którym mowa w ppkt 1, dysponenci środków budżetowych wypracowują korekty planu zakupu i przesyłają je do GZL - P4, który podejmuje decyzję o zwiększeniu lub zmniejszeniu dostaw środków materiałowych bądź przesunięciu środków finansowych, o czym informuje Agencję.

15.3. Korekty planu wynikające ze zmian potrzeb, wnioskowane przez dysponentów środków budżetowych, są przesyłane do GZL - P4 [5]. Wnioski powodujące zmiany w decyzji budżetowej winny zawierać propozycje zmian w podziale bądź układzie wykonawczym tej decyzji lub w jej załącznikach.

15.4. Wnioski, o których mowa w ppkt 3 rozpatruje Szef Sztabu Generalnego WP, w uzgodnieniu z Sekretarzem Stanu - I Zastępcą Ministra Obrony Narodowej, w miesiącu lipcu i październiku każdego roku.

16. Wnioski w sprawie doraźnego zakupu środków materiałowych dysponenci środków budżetowych przesyłają do Ministra Obrony Narodowej poprzez Szefa Sztabu Generalnego WP. Akceptacja wniosku przez Ministra Obrony Narodowej stanowi podstawę wprowadzenia stosownej korekty planu. Postanowienia pkt 15 ppkt 3 stosuje się odpowiednio.

17. Agencja prowadzi bieżące rozliczanie realizacji planu zakupu środków materiałowych w ujęciu ilościowym i wartościowym za Siły Zbrojne oraz za poszczególnych dysponentów środków oraz udziela informacji w tym zakresie na każde ich żądanie.

18. W oparciu o przedłożone sprawozdania, o których mowa w pkt 2, a także w oparciu o zestawienia okresowe faktur, DB, w terminie przewidzianym dla sprawozdawczości budżetowej, dokona weryfikacji wydatków poniesionych przez Agencję z planem finansowym dysponenta głównego.

19. Agencja prócz informacji, o których mowa w pkt 18, począwszy od I kwartału roku planistycznego, opracowuje informację o realizacji planu zakupu środków materiałowych wg wzoru określonego w załączniku nr 3 do decyzji i przesyła ją, w terminie do 20 dnia miesiąca po zakończeniu każdego kwartału, do GZL - P4. Przedmiotowa informacja zawiera ponadto część opisową oceniającą faktyczną realizację planu zakupu oraz bieżącego rozliczania kwotowej realizacji planu, a także występujące zagrożenia i problemy, które wymagają przedstawienia Ministrowi Obrony Narodowej. Informację roczną oraz za IV kwartał Agencja przesyła do GZL - P4, w terminie do końca miesiąca lutego następnego roku. Informacja ta podlega uzgodnieniu z Głównym Księgowym Budżetu Resortu Obrony Narodowej w zakresie wydatków zrealizowanych w ramach planu finansowego dysponenta głównego.

20. Agencja jest instytucją właściwą w sprawie zgłaszania do producenta-dostawcy reklamacji na zakupione przez nią środki materiałowe oraz ich załatwiania.

21. Reklamacje w sprawie niewłaściwej jakości, ilości itp. zakupionych środków materiałowych zgłaszają do Agencji ich odbiorcy (RBM, BMT, składnice MW itp.), informując równocześnie o powyższym właściwych dysponentów środków budżetowych.

22. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.