Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.²⁾ ) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia nr 18 Ministra Edukacji Narodowej
z dnia 9 czerwca 2020 r. (poz. 18)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ OŚWIATA I WYCHOWANIE

§ 1. 1. Komitet audytu, zwany dalej "komitetem", jest ciałem doradczym i opiniodawczym ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, zwanego dalej "Ministrem", w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Edukacji Narodowej, zwanym dalej "Ministerstwem", i w jednostkach w dziale administracji rządowej oświata i wychowanie, zwanych dalej "jednostkami w dziale".

2. Do zadań komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk zidentyfikowanych w obszarach funkcjonowania Ministerstwa i jednostek w dziale;

2) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej w Ministerstwie i w jednostkach w dziale oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego opracowywanych w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej opracowanych w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale.

3. W celu realizacji zadań, o których mowa w ust. 2, komitet:

1) proponuje rozwiązania oraz promuje dobre praktyki przyczyniające się do usprawnienia funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale;

2) analizuje informacje dotyczące bieżących i istotnych problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego oraz wspiera komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie i komórki audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale w realizacji audytu wewnętrznego;

3) inicjuje, w porozumieniu z audytorami wewnętrznymi, działania mające na celu podniesienie efektywności i skuteczności kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale.

4. Komitet składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów do końca lutego każdego roku sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim. Sprawozdanie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra Edukacji Narodowej.

§ 2. 1. Przewodniczący komitetu, zwany dalej "przewodniczącym", kieruje pracami komitetu i reprezentuje go na zewnątrz.

2. W przypadku nieobecności przewodniczącego jego zadania wykonuje zastępca przewodniczącego, zwany dalej "zastępcą".

3. Przewodniczący może upoważnić zastępcę do wykonywania zadań przewodniczącego określonych w niniejszym zarządzeniu, z zastrzeżeniem § 4 ust. 1-5 oraz § 8 ust. 5.

4. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

1) wyznaczanie terminów posiedzeń komitetu;

2) ustalanie porządku posiedzeń komitetu;

3) przekazywanie Ministrowi ustaleń i stanowisk komitetu.

5. Do obowiązków członków komitetu należy w szczególności:

1) udział w pracach komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz z komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale.

6. Funkcję sekretarza komitetu pełni kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub inny, wyznaczony przez kierownika komórki audytu wewnętrznego, pracownik tej komórki.

7. Do obowiązków sekretarza komitetu należy w szczególności:

1) dokumentowanie czynności i uchwał podejmowanych przez komitet;

2) organizowanie, w uzgodnieniu z przewodniczącym, posiedzeń komitetu i przekazywanie zaproszeń członkom komitetu oraz osobom spoza składu komitetu, zaproszonych na posiedzenie komitetu zgodnie z § 3 ust. 5;

3) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komitet w zakresie określonym przez przewodniczącego;

4) prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego.

§ 3. 1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia komitetu odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej niż dwa razy w roku.

3. Posiedzenia komitetu zwołuje przewodniczący, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka komitetu albo kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

4. Zaproszenia na posiedzenia komitetu, wraz z ustalonym przez przewodniczącego porządkiem posiedzenia oraz niezbędnymi dokumentami, są przekazywane członkom komitetu, w formie pisemnej, nie później niż na 7 dni przed planowanym posiedzeniem komitetu, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż 2 dni przed planowanym posiedzeniem komitetu.

5. Przewodniczący, z własnej inicjatywy albo na wniosek członka komitetu, może zapraszać na posiedzenia komitetu osoby spoza jego składu.

6. Sekretarz komitetu oraz osoby spoza składu komitetu zaproszone na posiedzenie komitetu zgodnie z ust. 5 uczestniczą w posiedzeniu komitetu bez prawa głosu.

7. Uczestnicy posiedzenia komitetu potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu komitetu podpisem na liście obecności.

8. Posiedzenia komitetu są prowadzone przez przewodniczącego.

9. W przypadku braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu komitetu członek komitetu niezwłocznie zawiadamia o tym komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie, podając powód swojej nieobecności.

10. Członek komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu komitetu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia komitetu.

11. Członkowie niezależni komitetu wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem ustalanym zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz. U. z 2016 r. poz. 2049). Wynagrodzenia członków niezależnych komitetu są wypłacane na wniosek przewodniczącego, zawierający informację o liczbie posiedzeń w danym kwartale, w których uczestniczył członek niezależny komitetu.

§ 4. 1. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał, zapadających zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu komitetu, w tym przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy. W przypadku głosowania, w którym oddano równą liczbę głosów "za" i "przeciw" głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy.

2. Członkowie komitetu mogą głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

3. Na wniosek członka komitetu, przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności - zastępca, może zarządzić głosowanie tajne.

4. Członek komitetu może zgłosić do protokołu zdanie odrębne w sprawie objętej głosowaniem.

5. Uchwałę podejmowaną na posiedzeniu komitetu podpisuje przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności na posiedzeniu - zastępca.

6. Przewodniczący może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

7. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest dołączana do protokołu z najbliższego posiedzenia komitetu.

8. W trybie obiegowym nie mogą być rozpatrywane sprawy dotyczące wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale.

§ 5. 1. Z posiedzenia komitetu sporządzany jest protokół, który zawiera w szczególności:

1) datę posiedzenia komitetu;

2) listę uczestników posiedzenia komitetu;

3) ustalenia komitetu wraz z informacją o podjętych uchwałach oraz informację dotyczącą zdania odrębnego, o ile zostało zgłoszone;

4) inne wnioski i rozstrzygnięcia.

2. Protokół z posiedzenia komitetu podpisuje przewodniczący.

3. Załączniki do protokołu stanowią: porządek posiedzenia komitetu oraz lista obecności uczestników posiedzenia komitetu.

§ 6. Członkowie komitetu mają dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania zadań komitetu, a w szczególności do dokumentacji audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale, a także dostęp do informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa i jednostek w dziale, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 7. 1. Członkowie komitetu współpracują z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie zapewnia obsługę organizacyjną komitetu oraz przechowuje dokumenty związane z jego pracami.

3. Członkowie komitetu, w związku z realizacją zadań komitetu, mogą występować do kierowników i pracowników Ministerstwa oraz jednostek w dziale o udzielenie informacji i wyjaśnień w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i jednostkach w dziale, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

4. Kierownicy i pracownicy Ministerstwa oraz jednostek w dziale są obowiązani do udzielania informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 3.

5. Obieg informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 3 oraz informacji, danych, dokumentów i innych materiałów, o których mowa w § 6, odbywa się za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

6. Członkowie komitetu informują na bieżąco przewodniczącego lub zastępcę o prowadzonych działaniach.

§ 8. 1. Uchwała komitetu w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie następuje na pisemny wniosek Ministra lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa, a w przypadku kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale, na pisemny wniosek kierownika tej jednostki.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest rozpatrywany na pierwszym posiedzeniu komitetu przypadającym po dniu jego złożenia.

3. Komitet może żądać dodatkowych informacji w przypadku, gdy informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1, są niewystarczające do podjęcia uchwały.

4. Postępowanie, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzone z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale oraz wnioskodawcy, w sposób zapewniający tym osobom możliwość wyrażenia opinii lub przedstawienia stanowiska w sprawie.

5. Komitet podejmuje uchwałę, o której mowa w ust. 1, zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu komitetu, w tym przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy, biorąc pod uwagę zebrane opinie oraz stanowiska w sprawie, a także inne dokumenty oceniające pracę kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale. W przypadku głosowania, w którym oddano równą liczbę głosów "za" i "przeciw", głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy.