Załącznik do zarządzenia nr 4 Ministra Edukacji Narodowej
z dnia 16 stycznia 2019 r.

Karta audytu wewnętrznego w Ministerstwie Edukacji Narodowej [1]

§ 1. Karta audytu wewnętrznego w Ministerstwie Edukacji Narodowej, zwana dalej „Kartą”, określa:

1) cel audytu wewnętrznego;

2) zasady niezależności i obiektywizmu audytu wewnętrznego;

3) prawa i obowiązki audytora wewnętrznego;

4) zakres audytu wewnętrznego;

5) planowanie i sprawozdawczość audytu wewnętrznego;

6) zasady współpracy komórek organizacyjnych Ministerstwa Edukacji Narodowej z audytorami wewnętrznymi;

7) zasady zarządzania komórką audytu wewnętrznego;

8) relacje audytu wewnętrznego z instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego.

§ 2. 1. Celem audytu wewnętrznego w Ministerstwie Edukacji Narodowej jest poprawa działalności Ministerstwa Edukacji Narodowej, zwanego dalej „Ministerstwem”, poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej i formułowanie propozycji usprawnień.

2.Audyt wewnętrzny w Ministerstwie jest wykonywany przez audytorów wewnętrznych zatrudnionych w Samodzielnym Stanowisku do spraw Audytu Wewnętrznego, zwanym dalej „komórką audytu wewnętrznego”.

§ 3. 1. Działalnością komórki audytu wewnętrznego kieruje audytor wewnętrzny, któremu Dyrektor Generalny Ministerstwa, zwany dalej „Dyrektorem Generalnym”, powierzył obowiązki w zakresie kierowania pracą audytorów wewnętrznych zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, zwany dalej „kierownikiem komórki audytu wewnętrznego”.

2. Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu zadań i podlega w tym zakresie przepisom prawa, normom etyki zawodowej i standardom audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych określonym przez Ministra Finansów.

3. Audytorzy wewnętrzni dokonują wyważonej oceny, biorąc po uwagę wszystkie związane ze sprawą okoliczności. Przy wnioskowaniu nie kierują się własnym interesem ani nie ulegają wpływom innych.

4. Audytor wewnętrzny nie może być narażony na jakiekolwiek próby narzucenia zakresu audytu, wpływania na sposób wykonywania pracy i informowania o jej wynikach.

5. O wszelkich próbach ograniczenia niezależności i obiektywizmu audytu wewnętrznego kierownik komórki audytu wewnętrznego niezwłocznie powiadamia Ministra Edukacji Narodowej, zwanego dalej „Ministrem”, i Dyrektora Generalnego.

6. Audytor wewnętrzny nie może wykonywać działań operacyjnych lub posiadać uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania Ministerstwem.

7. (uchylony)

§ 4. 1. Audytor wewnętrzny jest zobowiązany do ustalenia stanu faktycznego w badanym zakresie wraz ze wskazaniem ewentualnych słabości kontroli zarządczej oraz analizy ich przyczyn i określenia skutków lub ryzyk wynikających ze wskazanych słabości oraz przedstawienia zaleceń mających na celu wyeliminowanie słabości kontroli zarządczej lub wprowadzenie usprawnień.

2. Audytor wewnętrzny prowadzi działania z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych.

3. Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy przedkładać Ministrowi i Dyrektorowi Generalnemu wnioski i zalecenia mające na celu usunięcie słabości kontroli zarządczej oraz usprawnienie funkcjonowania Ministerstwa.

4. Audytor wewnętrzny może, w uzgodnieniu z kierownikiem komórki audytu wewnętrznego, w przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, zwrócić się z wnioskiem do Dyrektora Generalnego o powołanie eksperta, zarówno z wewnątrz, jak i spoza Ministerstwa.

5. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą na oszacowanie ryzyka popełnienia przestępstwa oraz ocenę sposobu zarządzania tym ryzykiem.

§ 5. 1. Audyt wewnętrzny obejmuje zadania o charakterze zapewniającym oraz czynności doradcze.

1a. Zadania o charakterze zapewniającym stanowią podstawową działalność audytu wewnętrznego.

2. Audyt wewnętrzny bada i ocenia adekwatność, skuteczność i efektywność systemu kontroli zarządczej.

3. Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania Ministerstwa.

4. Audytor wewnętrzny może przeprowadzać, na podstawie upoważnienia Ministra, w ramach wykonywanego audytu wewnętrznego prowadzonego w Ministerstwie, czynności w jednostce podległej lub nadzorowanej przez Ministra, wymienionej w załączniku do obwieszczenia Ministra w sprawie wykazu jednostek podległych Ministrowi Edukacji Narodowej lub przez niego nadzorowanych.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, zapisy Karty stosuje się odpowiednio.

6. Audytor wewnętrzny, wykonując czynności audytowe w jednostkach podległych lub nadzorowanych, w przypadku prowadzenia audytu wewnętrznego przez te jednostki, współpracuje z zatrudnionym tam audytorem.

6a. Czynności doradcze mają charakter:

1) formalnych czynności doradczych – jako czynności planowane i uzgodnione z Ministrem albo czynności zlecone;

2) nieformalnych czynności doradczych polegających w szczególności na wydawaniu opinii, przygotowywaniu i przeprowadzaniu szkoleń, udzielaniu konsultacji.

7. Czynności doradcze mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres są zgodne z celami audytu wewnętrznego i nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego.

8. Audytor wewnętrzny wykonuje czynności doradcze na wniosek Ministra lub z własnej inicjatywy w zakresie uzgodnionym z Ministrem.

9. Jeżeli cel i zakres czynności doradczych wskazuje, że powinny być one przeprowadzone w ramach zadania zapewniającego, kierownik komórki audytu wewnętrznego uzgadnia z Ministrem formę ich przeprowadzenia.

10. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z każdego zadania o charakterze zapewniającym oraz z formalnej czynności doradczej.

§ 6. 1. Audyt wewnętrzny w Ministerstwie jest prowadzony na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego, zwanego dalej „planem audytu”.

2. Kierownik komórki audytu wewnętrznego opracowuje projekt planu audytu na podstawie wyników przeprowadzonej analizy ryzyka, uwzględniającej w szczególności uwagi Ministra, priorytety Komitetu Audytu, wyniki analizy zasobów osobowych komórki audytu wewnętrznego, zadania wynikające z planu działalności Ministra i wytyczne Ministra Finansów.

3. Plan audytu uzgadniany jest z Ministrem.

4. Kierownik komórki audytu wewnętrznego informuje Ministra oraz Dyrektora Generalnego o wszystkich pojawiających się znaczących zmianach mających wpływ na realizację planu audytu. Zmiany planu audytu są uzgadniane z Ministrem.

5. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Ministra, audyt wewnętrzny może być realizowany poza planem audytu.

6. Jeśli wykonanie zadania poza planem audytu zagroziłoby realizacji rocznego planu audytu, kierownik komórki audytu wewnętrznego zawiadamia o tym Ministra i Dyrektora Generalnego.

7. Kierownik komórki audytu wewnętrznego może opracować strategiczny plan audytu wewnętrznego w oparciu o analizę ryzyka uwzględniającą w szczególności uwagi Ministra, priorytety Komitetu Audytu oraz wyniki analizy zasobów osobowych komórki audytu wewnętrznego.

8. Strategiczny plan audytu wewnętrznego opracowywany jest na okres trzech lat.

9. Strategiczny plan audytu wewnętrznego podlega monitorowaniu oraz weryfikacji przynajmniej jeden raz w roku, po przeprowadzeniu analizy ryzyka na potrzeby opracowania planu audytu.

§ 7. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa uczestniczą w procesie audytu wewnętrznego, w szczególności poprzez:

1) składanie wyjaśnień w zakresie przedmiotowym audytu wewnętrznego;

2) zapoznanie się ze wstępnymi wynikami audytu wewnętrznego, w szczególności z ustaleniami i propozycjami zaleceń audytu wewnętrznego;

3) uzgadnianie wstępnych wyników audytu wewnętrznego;

4) zgłaszanie uwag i zastrzeżeń do ustaleń i propozycji zaleceń audytu wewnętrznego.

2. Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują w terminie wskazanym przez audytora wewnętrznego dokumenty, materiały oraz informacje i wyjaśnienia z zakresu działania komórki organizacyjnej, które audytor uzna za konieczne do realizacji audytu wewnętrznego.

3. Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa współpracują z audytorem wewnętrznym w zakresie analizy ryzyka, identyfikacji i monitoringu procesów zachodzących w Ministerstwie w zakresie niezbędnym do realizacji audytu wewnętrznego.

§ 8. 1. Kierownik komórki audytu wewnętrznego reprezentuje ją w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych, z wyjątkiem kontaktów wynikających z realizacji zadań audytowych, wykonywanych przez poszczególnych audytorów, na podstawie imiennego upoważnienia Ministra.

2. Kierownik komórki audytu wewnętrznego jest odpowiedzialny za:

1) zapewnienie rzetelnego, efektywnego i profesjonalnego prowadzenia audytu wewnętrznego;

2) przygotowanie i wykonanie rocznego planu audytu;

3) zapewnienie odpowiednich i wystarczających zasobów osobowych i rzeczowych komórki audytu wewnętrznego do realizacji audytu wewnętrznego;

4) określenie wewnętrznych zasad i sposobu działania komórki audytu wewnętrznego;

5) przedstawianie okresowych informacji i sprawozdań o wynikach działalności audytu wewnętrznego Ministrowi, Dyrektorowi Generalnemu oraz Komitetowi Audytu;

6) ustalenie i realizowanie programu zapewnienia i poprawy jakości audytu wewnętrznego;

7) zapewnienie działania audytu wewnętrznego zgodnie z Kartą, Definicją Audytu Wewnętrznego, standardami audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych określonymi przez Ministra Finansów i Kodeksem etyki.

3. Kierownik komórki audytu wewnętrznego jest niezależny w zakresie planowania pracy komórki audytu wewnętrznego, organizacji wykonywania audytu wewnętrznego oraz składania sprawozdań.

§ 9. 1. Audytorzy wewnętrzni w zakresie wykonywania swoich zadań współpracują z instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego.

2. Podczas rocznego planowania kierownik komórki audytu wewnętrznego uwzględnia, w miarę możliwości, plan kontroli Najwyższej Izby Kontroli oraz innych instytucji kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego, w taki sposób, aby unikać nieuzasadnionego prowadzenia audytu wewnętrznego i kontroli lub audytów zewnętrznych tego samego procesu.

3. Przy przeprowadzaniu analizy ryzyka na potrzeby opracowania planu audytu kierownik komórki audytu wewnętrznego powinien uwzględniać wyniki kontroli i czynności sprawdzających zrealizowanych przez Najwyższą Izbę Kontroli oraz inne zewnętrzne instytucje kontroli i audytu zewnętrznego.