Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Ministra Edukacji i Nauki
z dnia 24 czerwca 2021 r. (poz. 82)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ OŚWIATA I WYCHOWANIE

§ 1. 1. Komitet audytu dla działu administracji rządowej oświata i wychowanie, zwany dalej „komitetem”, jest ciałem doradczym i opiniodawczym ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, zwanego dalej „Ministrem”, w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Edukacji i Nauki, zwanym dalej „Ministerstwem”, i w jednostkach w dziale administracji rządowej oświata i wychowanie, zwanych dalej „jednostkami w dziale”.

2. Do zadań komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk zidentyfikowanych w obszarach funkcjonowania Ministerstwa i jednostek w dziale;

2) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej w Ministerstwie i w jednostkach w dziale oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego opracowywanych w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej opracowanych w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale oraz kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3. W celu realizacji zadań, o których mowa w ust. 2, komitet:

1) proponuje rozwiązania oraz promuje dobre praktyki przyczyniające się do usprawnienia funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale;

2) analizuje informacje dotyczące bieżących i istotnych problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego oraz wspiera komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie i komórki audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale w realizacji audytu wewnętrznego;

3) inicjuje, w porozumieniu z audytorami wewnętrznymi, działania mające na celu podniesienie efektywności i skuteczności kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale.

§ 2. 1. Przewodniczący komitetu, zwany dalej „przewodniczącym”, kieruje pracami komitetu i reprezentuje go na zewnątrz.

2. Przewodniczący wyznacza spośród członków zastępcę, zwanego dalej „zastępcą”, który wykonuje jego zadania podczas jego nieobecności.

3. Przewodniczący może upoważnić zastępcę do wykonywania zadań przewodniczącego określonych w niniejszym zarządzeniu.

4. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

1) wyznaczanie terminów posiedzeń komitetu;

2) ustalanie porządku posiedzeń komitetu;

3) przekazywanie Ministrowi ustaleń i stanowisk komitetu.

5. Do obowiązków członków komitetu należy w szczególności:

1) udział w pracach komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz z komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale.

6. Funkcję sekretarza komitetu pełni kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub inny, wyznaczony przez kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie, pracownik tej komórki.

7. Do obowiązków sekretarza komitetu należy w szczególności:

1) dokumentowanie czynności i uchwał podejmowanych przez komitet;

2) organizowanie, w uzgodnieniu z przewodniczącym, posiedzeń komitetu i przekazywanie zaproszeń członkom komitetu oraz osobom spoza składu komitetu, zaproszonym na posiedzenie komitetu zgodnie z § 3 ust. 6;

3) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komitet w zakresie określonym przez przewodniczącego;

4) prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego.

§ 3. 1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia komitetu odbywają się w miejscu wyznaczonym przez przewodniczącego lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, stosownie do potrzeb, nie rzadziej niż dwa razy w roku.

3. Środki komunikacji elektronicznej powinny zapewniać:

1) transmisję obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;

2) wielostronną komunikację w czasie rzeczywistym umożliwiającą uczestnikom posiedzenia komitetu wypowiadanie się w toku obrad.

4. Posiedzenia komitetu zwołuje przewodniczący, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka komitetu albo kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

5. Zaproszenia na posiedzenia komitetu, wraz z ustalonym przez przewodniczącego porządkiem posiedzenia oraz niezbędnymi dokumentami, są przekazywane członkom komitetu, w formie pisemnej, nie później niż na 7 dni przed planowanym posiedzeniem komitetu, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż 2 dni przed planowanym posiedzeniem komitetu.

6. Przewodniczący, z własnej inicjatywy albo na wniosek członka komitetu, może zapraszać na posiedzenia komitetu osoby spoza jego składu.

7. Sekretarz komitetu oraz osoby spoza składu komitetu zaproszone na posiedzenie komitetu, zgodnie z ust. 6, uczestniczą w posiedzeniu komitetu bez prawa głosu.

8. Uczestnicy posiedzenia komitetu potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu komitetu podpisem na liście obecności.

9. Jeżeli posiedzenie komitetu zostało przeprowadzone przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, listę obecności uczestników posiedzenia komitetu sporządza i podpisuje przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności - zastępca.

10. Posiedzenia komitetu są prowadzone przez przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - przez zastępcę.

11. W przypadku braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu komitetu, członek komitetu niezwłocznie zawiadamia o tym komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie, podając powód swojej nieobecności.

12. Członek komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu komitetu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia komitetu.

13. Członkowie niezależni komitetu wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem ustalanym zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz. U. z 2016 r. poz. 2049). Wynagrodzenia członków niezależnych komitetu są wypłacane na wniosek przewodniczącego, zawierający informację o liczbie posiedzeń w danym kwartale, w których uczestniczył członek niezależny komitetu.

§ 4. 1. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał, podejmowanych zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu komitetu, w tym przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy. W przypadku głosowania, w którym oddano równą liczbę głosów „za” i „przeciw” głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy.

2. Członkowie komitetu mogą głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

3. Na wniosek członka komitetu, przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności - zastępca, może zarządzić głosowanie tajne.

4. Głosowanie tajne na posiedzeniach odbywających się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej polega na oddaniu głosu na adres e-mail kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa lub innego, wyznaczonego przez kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie, pracownika tej komórki.

5. Członek komitetu może zgłosić do protokołu zdanie odrębne w sprawie objętej głosowaniem.

6. Uchwałę podjętą na posiedzeniu komitetu podpisuje przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności - zastępca.

7. Przewodniczący może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

8. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest dołączana do protokołu z najbliższego posiedzenia komitetu.

9. Sprawa nie może zostać rozpatrzona w trybie obiegowym w przypadku zgłoszenia sprzeciwu przez członka komitetu.

§ 5. 1. Z posiedzenia komitetu jest sporządzany protokół, który zawiera w szczególności:

1) datę posiedzenia komitetu;

2) miejsce posiedzenia komitetu lub informację, że posiedzenie odbyło się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;

3) ustalenia komitetu wraz z informacją o podjętych uchwałach;

4) informację dotyczącą zdania odrębnego, o ile zostało zgłoszone;

5) inne wnioski i rozstrzygnięcia.

2. Protokół z posiedzenia komitetu podpisuje przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności - zastępca.

3. Do protokołu z posiedzenia komitetu dołącza się:

1) porządek posiedzenia komitetu;

2) listę obecności uczestników posiedzenia komitetu.

§ 6. Członkowie komitetu mają dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania zadań komitetu, w szczególności do dokumentacji audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale, a także dostęp do informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa i jednostek w dziale, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 7. 1. Członkowie komitetu współpracują z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie zapewnia obsługę organizacyjną komitetu oraz przechowuje dokumenty związane z jego pracami.

3. Członkowie komitetu, w związku z realizacją zadań komitetu, mogą występować do kierowników i pracowników Ministerstwa oraz jednostek w dziale o udzielenie informacji i wyjaśnień w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i jednostkach w dziale, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

4. Kierownicy i pracownicy Ministerstwa oraz jednostek w dziale są obowiązani do udzielania informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 3.

5. Obieg informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 3, oraz informacji, danych, dokumentów i innych materiałów, o których mowa w § 6, odbywa się za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

6. Członkowie komitetu informują na bieżąco przewodniczącego lub zastępcę o prowadzonych działaniach.

§ 8. 1. Uchwała komitetu w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale następuje na pisemny wniosek kierownika tej jednostki lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce.

2. Uchwała komitetu w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie następuje na pisemny wniosek Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 i 2, jest rozpatrywany na pierwszym posiedzeniu komitetu przypadającym po dniu jego złożenia.

4. Komitet może żądać dodatkowych informacji w przypadku, gdy informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1 i 2, są niewystarczające do podjęcia uchwały.

5. Postępowanie, o którym mowa w ust. 1, jest prowadzone z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale oraz kierownika tej jednostki w sposób zapewniający tym osobom możliwość wyrażenia opinii lub przedstawienia stanowiska w sprawie.

6. Postępowanie, o którym mowa w ust. 2, jest prowadzone z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa w sposób zapewniający tym osobom możliwość wyrażenia opinii lub przedstawienia stanowiska w sprawie.

7. Komitet podejmuje uchwałę, o której mowa w ust. 1 i 2, biorąc pod uwagę zebrane opinie oraz stanowiska w sprawie, a także inne dokumenty oceniające pracę kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.