§ 1. Ustala się jednolite zasady dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych.

§ 2. Służbowa karta płatnicza, zwana dalej „kartą”, może być przyznana osobom będącym:

1) pracownikami Ministerstwa Edukacji i Nauki,

2) pracownikami jednostki utworzonej na podstawie art. 9a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2020 r. poz. 1327 oraz z 2021 r. poz. 4) oraz innych państwowych jednostek budżetowych podległych Ministrowi Edukacji i Nauki

– niepozostającymi w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, zwanymi dalej „użytkownikami”.

§ 3. Karta jest wydawana użytkownikom przez kierującego komórką organizacyjną, zapewniającą obsługę administracyjną odpowiednio Ministerstwa Edukacji i Nauki lub jednostki, o której mowa w § 2 pkt 2.

§ 4. Kartę wydaje się następującym osobom:

1) członkom Kierownictwa Ministerstwa Edukacji i Nauki;

2) Szefowi Gabinetu Politycznego Ministra Edukacji i Nauki;

3) Dyrektorowi oraz zastępcom Dyrektora Departamentu Współpracy Międzynarodowej w Ministerstwie Edukacji i Nauki;

4) dyrektorom i zastępcom dyrektorów oraz pracownikom komórek organizacyjnych Ministerstwa Edukacji i Nauki odpowiedzialnym za organizację zagranicznych podróży służbowych;

5) dyrektorom jednostek, o których mowa w § 2 pkt 2.

§ 5. Karta może być wydana także osobom zatrudnionym na stanowiskach realizujących zadania związane z dokonywaniem zakupów na potrzeby odpowiednio Ministerstwa Edukacji i Nauki lub jednostek, o których mowa w § 2 pkt 2.

§ 6. 1. Karta jest wydawana po zawarciu umowy pomiędzy odpowiednio Ministerstwem Edukacji i Nauki lub jednostką, o której mowa w § 2 pkt 2, reprezentowanymi odpowiednio przez:

1) Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego w Ministerstwie Edukacji i Nauki lub osoby przez niego upoważnione,

2) kierownika jednostki, o której mowa w § 2 pkt 2, lub osoby przez niego upoważnione

– a użytkownikiem, określającej prawa i obowiązki użytkownika, zwanej dalej „umową”. Wzór umowy stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Wraz z zawarciem umowy użytkownik składa oświadczenie:

1) o zapoznaniu się i przyjęciu do stosowania niniejszego zarządzenia oraz ustalonego przez bank regulaminu korzystania z kart płatniczych, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do wzoru umowy;

2) o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do wzoru umowy.

3. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika, który jest stroną umowy, i nie może być udostępniana osobom trzecim.

4. Komórka organizacyjna, zapewniająca obsługę administracyjną odpowiednio Ministerstwa Edukacji i Nauki lub jednostki, o której mowa w § 2 pkt 2, prowadzi ewidencję wydanych kart, której wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. Ewidencja jest aktualizowana na bieżąco.

§ 8. 1. Miesięczny limit wydatków dla użytkowników służbowej karty płatniczej, o których mowa w § 4 pkt 1–4, oraz dla osób, o których mowa w § 5, zatrudnionych w Ministerstwie Edukacji i Nauki, ustala Dyrektor Generalny Ministerstwa Edukacji i Nauki, z zastrzeżeniem, że limit miesięczny wydatków nie może przekroczyć kwoty 10 000,00 zł.

2. Miesięczny limit wydatków dla użytkowników służbowej karty płatniczej, o których mowa w § 4 pkt 5, oraz dla osób o których mowa w § 5, zatrudnionych w jednostce, o której mowa w § 2 pkt 2, ustala kierownik tej jednostki, z zastrzeżeniem, że limit miesięczny wydatków nie może przekroczyć kwoty 10 000,00 zł.

§ 9. 1. Kartę wydaje się na czas oznaczony.

2. Użytkownik jest zobowiązany do niezwłocznego zwrotu karty w przypadku odwołania z pełnionej funkcji, wypowiedzenia stosunku pracy lub przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty.

3. Obowiązek niezwłocznego zwrotu karty może wynikać także z innych przyczyn niż podane w ust. 2, w szczególności obowiązek zwrotu karty może zostać nałożony w przypadku stwierdzonego nierozliczenia operacji dokonanych z użyciem karty w terminach i w sposób określony w § 10.

4. Obowiązek niezwłocznego zwrotu karty, o którym mowa w ust. 3, nakłada kierujący komórką organizacyjną zajmującą się obsługą administracyjną odpowiednio Ministerstwa Edukacji i Nauki lub jednostki, o której mowa w § 2 pkt 2.

§ 10. 1. Nie dopuszcza się wypłaty gotówki przy użyciu karty, chyba że konieczność taka wynika ze zdarzeń losowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych. Obowiązek udokumentowania takiej okoliczności spoczywa na użytkowniku.

2. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega bezzwłocznie zwrotowi na rachunek bankowy jednostki organizacyjnej wydającej kartę lub do kasy tej jednostki, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia dokonania operacji finansowej, a w przypadku zagranicznych podróży służbowych nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia powrotu do kraju.

3. W przypadku nieuregulowania należności w terminach określonych w ust. 2, niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki, wraz z naliczonymi odsetkami za zwłokę, podlega zwrotowi w trybie określonym w § 13 ust. 2.

§ 11. 1. Każdą operację finansową dokonaną za pomocą karty użytkownik dokumentuje fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym.

2. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu karty użytkownik dokumentuje w sposób określony w ust. 1.

3. Operacje finansowe dokonane za pośrednictwem Internetu należy udokumentować wydrukiem z Internetu potwierdzającym dokonanie operacji, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu złożenia właściwego dokumentu.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1–3, użytkownik jest obowiązany przedłożyć niezwłocznie do właściwej komórki organizacyjnej zajmującej się obsługą finansowo-księgową odpowiednio Ministerstwa Edukacji i Nauki lub jednostki, o której mowa w § 2 pkt 2, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia dokonania operacji finansowej, a w przypadku rozliczenia zagranicznych podróży służbowych nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia powrotu do kraju.

5. Użytkownik jest obowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową dokonaną za pomocą karty w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, z uwzględnieniem źródła finansowania poniesionego wydatku.

6. Wydatki nieudokumentowane w sposób określony w ust. 1–3 i 5, w tym potwierdzone jedynie oświadczeniem użytkownika, podlegają, z zastrzeżeniem § 14, zwrotowi w trybie określonym w § 13.

§ 12. Operacje finansowe dotyczące wydatków z tytułu służbowych wyjazdów zagranicznych są dokumentowane i rozliczane na zasadach wynikających z odrębnych przepisów.

§ 13. 1. Wykorzystanie karty niezgodnie z przepisami zarządzenia lub postanowieniami umowy powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej lub wypłaconej kwoty, wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją, w sposób i w terminach określonych w § 10 i § 11.

2. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w nieprawidłowej wysokości, należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę.

3. Wykorzystanie karty w sposób niezgodny z przepisami zarządzenia lub postanowieniami umowy podlega odpowiedzialności na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

§ 14. 1. Jeżeli związek dokonanej operacji finansowej z wykonywaniem obowiązków służbowych nie zostanie udowodniony, główny księgowy niezwłocznie informuje o tym, w formie pisemnej, kierującego komórką organizacyjną zajmującą się obsługą finansowo-księgową odpowiednio Ministerstwa Edukacji i Nauki lub jednostki, o której mowa w § 2 pkt 2, który podejmuje czynności zmierzające do wyegzekwowania od użytkownika zwrotu należności oraz ewentualnego zwrotu użytkowanej karty.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w sytuacji, gdy dokonanie operacji finansowej nie zostało potwierdzone wymaganymi dokumentami.

§ 15. Do służbowych kart płatniczych wydanych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia mają zastosowanie zasady wynikające z dotychczas zawartych umów o korzystanie ze służbowej karty płatniczej oraz umów użytkowania służbowej karty płatniczej.

§ 16. Tracą moc:

1) zarządzenie nr 29 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 23 września 2010 r. w sprawie sposobu dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych (Dz. Urz. MEN z 2011 r. poz. 11);

2) zarządzenie nr 50/2011 Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych (Dz. Urz. MNiSW poz. 54).

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.