Załącznik do zarządzenia Ministra Edukacji i Nauki
z dnia 23 marca 2021 r. (poz. 41)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - SZKOLNICTWO WYŻSZE I NAUKA [1]

§ 1. Regulamin komitetu audytu dla działu administracji rządowej - szkolnictwo wyższe i nauka, zwanego dalej „działem”, powołanego w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwanym dalej „ministerstwem”, określa:

1) szczegółowy zakres zadań komitetu audytu dla działu administracji rządowej - szkolnictwo wyższe i nauka, zwanego dalej „komitetem audytu”, i sposób ich realizacji;

2) sposób działania komitetu audytu;

3) sposób i tryb dostępu członków komitetu audytu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego;

4) tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz o zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w ministerstwie oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale nadzorowanych przez ministra, zwanych dalej „jednostkami”.

§ 2. Do zadań komitetu audytu należy:

1) sygnalizowanie ministrowi właściwemu do spraw szkolnictwa wyższego i nauki, zwanemu dalej „ministrem”:

a) istotnych ryzyk - na podstawie analizy ryzyka,

b) istotnych słabości kontroli zarządczej w ministerstwie i w jednostkach - na podstawie analizy sprawozdań z wykonanych zadań audytowych i innych materiałów;

2) proponowanie ministrowi usprawnień kontroli zarządczej;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego ministerstwa i jednostek;

4) przegląd istotnych wyników przeprowadzonych zadań audytowych w ministerstwie i w jednostkach oraz monitorowanie ich wdrażania przez osoby odpowiedzialne i komórkę audytu wewnętrznego ministerstwa, zwaną dalej „komórką audytu”;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego i oceny kontroli zarządczej w ministerstwie i w jednostkach;

6) monitorowanie efektywności pracy komórki audytu i komórek audytu wewnętrznego jednostek, w szczególności dokonywanie przeglądu wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen ich pracy;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu i kierowników komórek audytu wewnętrznego jednostek;

8) upowszechnianie dobrych praktyk dotyczących analizy ryzyka i zarządzania ryzykiem.

§ 3. 1. Przewodniczący reprezentuje komitet audytu i kieruje jego pracami, w szczególności:

1) zwołuje i prowadzi posiedzenia oraz ustala porządek obrad;

2) przydziela zadania członkom komitetu audytu;

3) odpowiada za współpracę komitetu audytu z komórką audytu i z komórkami audytu wewnętrznego jednostek;

4) informuje ministra o działaniach realizowanych przez komitet audytu.

2. Przewodniczący może zapraszać na posiedzenia osoby niewchodzące w skład komitetu audytu, z inicjatywy własnej lub na wniosek członka komitetu audytu.

3. W przypadku nieobecności przewodniczącego jego zadania wykonuje wyznaczony przez niego członek komitetu audytu.

§ 4. Członkowie komitetu audytu są uprawnieni do:

1) wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą komitetu audytu, w szczególności do akt stałych i akt bieżących komórki audytu oraz komórek audytu wewnętrznego jednostek;

2) dostępu do wszystkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostek w dziale.

§ 5. 1. Członkowie komitetu audytu wykonują swoje zadania rzetelnie i obiektywnie, kierując się przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

2. Członkowie komitetu audytu są obowiązani w szczególności do:

1) czynnego udziału w pracach komitetu audytu;

2) współpracy z komórką audytu.

§ 6. 1. Komitet audytu działa na posiedzeniach zwoływanych z inicjatywy własnej przewodniczącego albo na umotywowany pisemny wniosek dwóch członków komitetu audytu.

2. Posiedzenia odbywają się w siedzibie ministerstwa albo przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co najmniej raz na kwartał.

3. Środki komunikacji elektronicznej powinny zapewniać:

1) transmisję obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;

2) wielostronną komunikację w czasie rzeczywistym umożliwiającą uczestnikom posiedzenia wypowiadanie się w jego toku.

4. Zawiadomienie o terminie, formie i miejscu posiedzenia wraz z projektem porządku obrad i niezbędnymi dokumentami, członkowie komitetu audytu otrzymują nie później niż na 7 dni przed terminem posiedzenia.

5. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący może skrócić termin, o którym mowa w ust. 4.

6. Członek komitetu audytu jest obowiązany niezwłocznie poinformować przewodniczącego o przyczynach uniemożliwiających mu udział w posiedzeniu.

7. Uczestnicy posiedzenia potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu na liście obecności, którą dołącza się do protokołu posiedzenia.

8. Jeżeli posiedzenie komitetu audytu odbyło się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, listę obecności uczestników posiedzenia sporządza i podpisuje przewodniczący albo członek komitetu audytu, o którym mowa w § 3 ust. 3.

9. Członek komitetu audytu, który nie brał udziału w posiedzeniu, może przekazać przewodniczącemu pisemne stanowisko w sprawie objętej porządkiem obrad.

§ 7. 1. Komitet audytu podejmuje rozstrzygnięcia w formie uchwały.

2. Rozstrzygnięcia komitetu audytu są podejmowane zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu komitetu audytu.

3. Przewodniczący i członek komitetu audytu może zgłosić zdanie odrębne, które zamieszcza się w protokole posiedzenia.

4. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego albo członka komitetu audytu, o którym mowa w § 3 ust. 3.

§ 8. 1. Przewodniczący może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk (tryb obiegowy).

2. Sprawa nie może zostać rozpatrzona w trybie obiegowym w przypadku zgłoszenia sprzeciwu przez członka komitetu audytu.

3. Uchwała przyjęta w trybie obiegowym jest ważna, jeżeli wszyscy członkowie komitetu audytu otrzymali jej projekt, a za jej przyjęciem głosowała bezwzględna większość członków. Uchwałę dołącza się do protokołu najbliższego posiedzenia.

§ 9. 1. Z posiedzenia komitetu audytu sporządza się protokół, do którego dołącza się porządek obrad, listę obecności uczestników posiedzenia i podjęte uchwały.

2. Protokół podpisuje przewodniczący albo członek komitetu audytu, o którym mowa w § 3 ust. 3.

3. Protokoły są przechowywane przez komórkę audytu.

§ 10. 1. Sprawy związane z wyrażeniem zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy:

1) kierownika komórki audytu - wszczyna się na pisemny wniosek Dyrektora Generalnego ministerstwa lub kierownika komórki audytu;

2) kierownika komórki audytu wewnętrznego jednostki - wszczyna się na pisemny wniosek kierownika tej jednostki lub kierownika komórki audytu wewnętrznego jednostki.

2. Rozpatrzenie wniosku, o którym mowa w ust. 1, następuje na najbliższym posiedzeniu komitetu audytu lub w trybie obiegowym.

3. Komitet audytu zajmuje stanowisko w sprawie wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 1, biorąc pod uwagę całokształt materiału zgromadzonego w sprawie.

4. (uchylony)

5. Komitet audytu może zażądać dodatkowych informacji lub dokumentów, jeżeli informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1, nie są wystarczające do rozstrzygnięcia sprawy.

6. W sprawie o wyrażenie zgody, o której mowa w ust. 1, może brać udział wnioskodawca lub osoba, której dotyczy wniosek. Osoby te mogą przedstawiać swoje opinie i stanowiska w sprawie.

§ 11. 1. Komitet audytu może wzywać:

1) członków Kierownictwa ministerstwa,

2) dyrektorów komórek organizacyjnych ministerstwa,

3) kierownika komórki audytu i kierowników komórek audytu wewnętrznego jednostek,

4) kierowników jednostek

- do przedstawienia informacji niezbędnych do realizacji zadań komitetu audytu w zakresie i w terminie określonym przez komitet.

2. Informacje, o których mowa w ust. 1, w szczególności plany audytów, sprawozdania z wykonania planów audytów, sprawozdania z zadań audytowych i opisy czynności podjętych w celu zapobiegania zagrożeniom w ramach kontroli zarządczej, są przekazywane komitetowi audytu za pośrednictwem komórki audytu.

§ 12. 1. Obsługę komitetu audytu zapewnia komórka audytu.

2. Kierownik komórki audytu wyznacza sekretarza komitetu audytu spośród pracowników tej komórki.

3. Do zadań sekretarza komitetu audytu należy w szczególności:

1) dokumentowanie prac komitetu audytu, w tym przygotowywanie projektów uchwał i protokołów posiedzeń,

2) organizowanie posiedzeń,

3) prowadzenie korespondencji komitetu audytu

- w zakresie określonym przez przewodniczącego.