§ 1. Zarządzenie określa:

1) komórkę organizacyjną właściwą do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych, weryfikacji zgłoszeń oraz komunikacji z sygnalistą;

2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych przez sygnalistę;

3) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

4) obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia;

5) obowiązek podjęcia działań następczych przez komórkę organizacyjną, o której mowa w pkt 1;

6) termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;

7) informacje dotyczące zasad dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Rozdział 1.

Przepisy ogólne

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) komórce właściwej - należy przez to rozumieć Wydział Organizacji i Nadzoru w Departamencie Kontroli i Audytu w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

2) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

3) pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi bez względu na zajmowane stanowisko oraz podstawę nawiązania stosunku pracy, rodzaj i wymiar czasu pracy oraz miejsce świadczenia pracy;

4) przełożonym - należy przez to rozumieć osobę sprawującą bezpośredni lub pośredni nadzór nad pracownikiem.

§ 3. 1. Zarządzenie stosuje się również do zgłoszeń dotyczących informacji o naruszeniach regulacji wewnętrznych i standardów etycznych stosowanych w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

2. Do zgłoszeń, o których mowa w ust. 1, nie stosuje się przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnienia publicznego.

§ 4. Zarządzenia nie stosuje się do zgłoszeń dokonanych anonimowo.

Rozdział 2.

Zgłoszenia wewnętrzne

§ 5. 1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane:

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: Sygnalista@minrol.gov.pl;

2) listownie, z dopiskiem umieszczonym na kopercie: „ZGŁOSZENIE SYGNALIZACYJNE”;

3) osobiście, po wcześniejszym umówieniu spotkania za pośrednictwem komórki właściwej.

2. Potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego przekazanego w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, następuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego przekazanego w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, spotkanie należy zorganizować w terminie 14 dni od dnia złożenia przez sygnalistę wniosku o takie spotkanie.

4. Zgłoszenie wewnętrzne przekazane w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, może być dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:

1) nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie lub jej kompletną i dokładną transkrypcję;

2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

5. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu spotkania.

6. O odmowie podpisania protokołu spotkania, sporządzający protokół zamieszcza wzmiankę w protokole.

7. Jeżeli zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, wymaga uzupełnienia i możliwe jest ustalenie jego nadawcy, przekazuje się prośbę o uzupełnienie takiego zgłoszenia w terminie 7 dni od daty jej odebrania. W przypadku wysłania prośby o uzupełnienie zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem poczty elektronicznej, datą potwierdzenia jej otrzymania jest data wysłania wiadomości.

§ 6. 1. Zgłoszenia wewnętrzne są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzi komórka właściwa.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest prowadzony poza systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Dostęp do niego posiadają pracownicy komórki właściwej.

§ 7. 1. Zadania wewnętrznej jednostki organizacyjnej określone w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wykonuje komórka właściwa. W odniesieniu do każdego zgłoszenia wewnętrznego dyrektor lub zastępca dyrektora Departamentu Kontroli i Audytu (DKA) powołuje w tej komórce Zespół, wyznacza przewodniczącego Zespołu oraz termin zakończenia prac.

2. Zespół składa się z 3 do 5 członków, w tym przewodniczącego tego Zespołu.

3. Przewodniczącym Zespołu jest pracownik komórki właściwej.

4. W skład Zespołu może zostać powołany pracownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi wskazany przez dyrektora tej komórki, w przypadku gdy jest to niezbędne do właściwego wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego.

5. Członkiem Zespołu nie może być:

1) osoba, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy;

2) osoba będąca bezpośrednim przełożonym osoby, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy;

3) osoba bezpośrednio podlegająca osobie, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy.

6. Zespół przeprowadza postępowanie wyjaśniające mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym.

7. Na wniosek Zespołu, pracownicy Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz jednostek podległych i nadzorowanych udostępniają dokumenty i udzielają niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności niezbędnych do oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym.

8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół:

1) ustala wynik oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym;

2) sporządza raport, który zawiera wynik oceny, o którym mowa w pkt 1, a w razie potwierdzenia prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym również rekomendacje w zakresie podjęcia działań w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego, dotyczące w szczególności wszczęcia kontroli lub postępowania administracyjnego albo zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia albo przestępstwa w odniesieniu do osoby, której dotyczy to zgłoszenie, lub jej współpracowników, którzy dopuścili się naruszenia, w tym rekomendacje dotyczące możliwych działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie w przyszłości naruszeń podobnych do opisanych w tym zgłoszeniu.

9. W przypadku braku jednomyślności w odniesieniu do wyniku oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym wynik ten jest ustalany w drodze głosowania zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego Zespołu. Wynik głosowania zamieszcza się w raporcie końcowym.

10. Raport końcowy podpisują członkowie Zespołu.

11. Przewodniczący Zespołu przekazuje raport końcowy dyrektorowi lub zastępcy dyrektora DKA.

12. Dyrektor lub zastępca dyrektora DKA przekazuje Dyrektorowi Generalnemu, a w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy Dyrektora Generalnego, sekretarza lub podsekretarza stanu w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi - Ministrowi, raport końcowy Zespołu wraz z ewentualnymi rekomendacjami.

13. Pracownik komórki właściwej przekazuje sygnaliście informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia wewnętrznego w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 5 ust. 2, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

14. Prace Zespołu są dokumentowane.

§ 8. W przypadku przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego przez pracownika niebędącego pracownikiem komórki właściwej lub za pośrednictwem środków komunikacji innych niż określone w § 5 ust. 1, pracownik ten jest obowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której to zgłoszenie dotyczy;

2) niezwłocznego przekazania tego zgłoszenia do komórki właściwej.

§ 9. 1. Dyrektor DKA, zastępca Dyrektora DKA, pracownicy komórki właściwej oraz członkowie Zespołu posiadają pisemne upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1, są obowiązane do zachowania bezstronności, poufności i tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

§ 10. 1. W przypadku zgłoszeń wewnętrznych dotyczących dyrektora, zastępcy dyrektora lub pracownika DKA, zgłoszenia tego dokonuje się do Dyrektora Generalnego, który wyznacza Zespół do zbadania zgłoszenia wewnętrznego, w tym przewodniczącego oraz termin zakończenia prac.

2. W skład Zespołu, o którym mowa w ust. 1, wchodzą przedstawiciele Biura Dyrektora Generalnego w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

3. Do działań Zespołu, o którym mowa w ust. 1, przepis § 7 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 3.

Zgłoszenia zewnętrzne

§ 11. 1. Zasady przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez Rzecznika Praw Obywatelskich zostały uregulowane w przepisach rozdziału 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. Przepis § 5 stosuje się odpowiednio.

3. Na żądanie sygnalisty, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania takiego żądania, wydaje się zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie, o której mowa w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

4. Jeżeli do sygnalisty zostanie skierowana prośba o uzupełnienie zgłoszenia zewnętrznego, a sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od ich żądania.

§ 12. 1. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia zewnętrznego, do jego rozpatrzenia stosuje się odpowiednio przepisy § 7 ust. 1-12 i 14 oraz § 8-10.

2. Pracownik komórki właściwej przekazuje sygnaliście informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia zewnętrznego w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

3. W uzasadnionych przypadkach przekazanie informacji zwrotnej może nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu określonego w ust. 2.

4. W przypadku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego, o ich wyniku informuje się sygnalistę.

§ 13. 1. Zgłoszenia zewnętrzne są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

2. Do zasad prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy § 6 ust. 2 i 3.

§ 14. W przypadku gdy Minister nie jest organem właściwym do podjęcia działań następczych, po ustaleniu organu właściwego, Minister przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania tego zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje się sygnalistę.

§ 15. 1. Minister może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

2. O niepodjęciu działań następczych, o których mowa w ust. 1, informuje się sygnalistę, a w razie kolejnego zgłoszenia zewnętrznego - pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

3. Informację o działaniach określonych w ust. 1 i 2 zamieszcza się w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział 4.

Przepis końcowy

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów rozdziału 3, które wchodzą w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.