Rozdział 1.

Przepisy ogólne

§ 1. Szczegółowe zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi regulują odrębne przepisy.

§ 2. Ilekroć w komunikacie jest mowa o:

1) członkach Kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Sekretarzy Stanu i Podsekretarzy Stanu w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

2) działach - należy przez to rozumieć działy administracji rządowej - rolnictwo, rozwój wsi, rynki rolne, rybołówstwo w rozumieniu ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1893, z późn. zm.²⁾), którymi kieruje Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

3) jednostce w dziale - należy przez to rozumieć jednostkę w dziale w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

4) komórce organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, której na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi powierzono prowadzenie spraw z zakresu nadzoru nad określoną jednostką w dziale;

5) kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć kontrolę zarządczą, o której mowa w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

6) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

7) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

8) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć oświadczenie Ministra o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanych przez niego działów, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

9) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki - należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok złożone przez kierownika jednostki w dziale w zakresie kierowanej przez niego jednostki;

10) planie działalności jednostki - należy przez to rozumieć plan działalności na dany rok kalendarzowy sporządzony przez kierownika jednostki w dziale, zawierający najważniejsze cele, mierniki i zadania przewidziane do realizacji przez jednostkę w dziale;

11) planie działalności Ministra - należy przez to rozumieć plan działalności Ministra na następny rok, o którym mowa w art. 70 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

12) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Ministra - należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za poprzedni rok, o którym mowa w art. 70 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

13) właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć osobę posiadającą kompetencje do podjęcia działań zaradczych w stosunku do zarządzanego obszaru i która jest z tego zarządzania rozliczana.

§ 3. 1. Obowiązki w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej realizuje odpowiednio w:

1) działach - minister;

2) jednostce w dziale - kierownik jednostki w dziale.

2. W ramach wykonywania kontroli zarządczej podejmuje się działania zgodnie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określonymi na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w następujących obszarach:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

3. Kontrola zarządcza w jednostce w dziale jest wykonywana zgodnie z:

1) ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254);

3) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581);

4) komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 84);

5) komunikatem Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 11);

6) komunikatem Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 56);

7) przepisami wydanymi na podstawie art. 138 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

4. Kierownicy jednostek w działach mogą wydawać zarządzenia, instrukcje i wskazówki oraz ustalać procedury dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w kierowanych jednostkach, z uwzględnieniem ich specyfiki.

5. Kontrola zarządcza w jednostce w dziale jest dokumentowana.

6. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią w szczególności obowiązujące w jednostce w dziale wewnętrzne zarządzenia, procedury, regulaminy, instrukcje, wytyczne i dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

Rozdział 2.

Plan działalności Ministra

§ 4. 1. Plan działalności na rok następny opracowywany jest zgodnie z głównymi celami określanymi dla działów przez Ministra do dnia 31 sierpnia.

2. Minister określa cele dla działów na podstawie przygotowanej przez komórkę właściwą do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, we współpracy z właściwą komórką do spraw strategii i rozwoju, analizy uwarunkowań strategicznych zawierającej propozycje celów.

3. Informację o celach określonych dla działów przez Ministra komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje niezwłocznie członkom Kierownictwa Ministerstwa, dyrektorom komórek organizacyjnych Ministerstwa i kierownikom jednostek w dziale.

4. Jednostka w dziale zgodnie z właściwością, na podstawie określonych w planie działalności Ministra celów, przekazuje propozycje mierników i zadań do planu działalności Ministra komórce właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, do dnia 10 września.

5. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, zgodnie z właściwością przekazuje do zaopiniowania komórkom organizacyjnym Ministerstwa nadzorującym jednostki w działach, otrzymane od kierowników jednostek w działach, propozycje mierników i najważniejszych zadań służących realizacji celów określonych dla działów przez Ministra.

6. Propozycje mierników i zadań do planu działalności Ministra powinny uwzględniać informacje zawarte w dokumentach strategicznych i programowych oraz dokumentach statutowych, a także projekty strategiczne realizowane przez jednostkę w dziale.

7. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa przedstawiają propozycje mierników i najważniejszych zadań służących realizacji celów do planu działalności Ministra, uwzględniając propozycje mierników i zadań zgłoszone przez jednostkę w dziale, do akceptacji nadzorującemu członkowi Kierownictwa Ministerstwa do dnia 20 września.

8. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują zaakceptowane przez nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa propozycje mierników i zadań, o których mowa w ust. 7, komórce właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, do dnia 30 września.

9. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, na podstawie przekazanych zgodnie z ust. 8 propozycji mierników i zadań, opracowuje projekt planu działalności Ministra i przedkłada go do podpisu Ministra do dnia 20 października.

10. Podpisany przez Ministra projekt planu działalności Ministra na rok następny przekazywany jest Prezesowi Rady Ministrów do dnia 31 października oraz udostępniany kierownikom jednostek w działach przez komórkę właściwą do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie.

11. Minister podpisuje plan działalności Ministra na rok następny do dnia 30 listopada.

12. Komórka właściwa do spraw kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje do wiadomości członkom Kierownictwa Ministerstwa podpisany przez Ministra plan działalności Ministra oraz niezwłocznie przekazuje go do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

13. W przypadku zmiany planu działalności Ministra, komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje kierownikom jednostek w działach informację o konieczności uwzględnienia w planach działalności jednostek odpowiednich zmian. Kierownicy jednostek w działach uwzględniają w planach działalności jednostek stosowne zmiany.

Rozdział 3.

Plan działalności jednostki

§ 5. 1. Na podstawie pisemnego zobowiązania otrzymanego od Ministra zgodnie z art. 70 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia z 2009 r. o finansach publicznych, kierownik jednostki w dziale sporządza plan działalności jednostki na rok następny i przekazuje go komórce właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie do dnia 10 grudnia lub uwzględnia jego postanowienia w planie działalności sporządzanym w trybie i terminach określonych w przepisach odrębnych.

2. Kierownik jednostki w dziale sporządza plan działalności jednostki na podstawie planu działalności Ministra, z zachowaniem systemu kaskadowania celów. Wyznaczone cele powinny być spójne z celami Ministra w danym obszarze, określonymi w przyjętych wcześniej strategiach, programach rządowych i dokumentach statutowych.

3. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie zgodnie z właściwością udostępnia plany działalności jednostek do komórek organizacyjnych nadzorujących jednostki w dziale.

4. Plan działalności jednostki jest przekazywany do wiadomości właściwego członka Kierownictwa Ministerstwa za pośrednictwem komórki organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale.

5. Plan działalności jednostki podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki w działach.

6. Wzór planu działalności jednostki jest określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.

Rozdział 4.

Zarządzanie ryzykiem

§ 6. Kierownik jednostki w dziale odpowiada za wdrożenie i kontynuowanie procesu zarządzania ryzykiem, który ma służyć zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia założonych celów jednostki w dziale oraz planowanego poziomu realizacji zadań.

§ 7. Zarządzanie ryzykiem w jednostce w dziale obejmuje identyfikację, analizę i ocenę ryzyka oraz określenie reakcji na ryzyko, a także monitorowanie i raportowanie ryzyka.

§ 8. 1. Identyfikację ryzyka przeprowadza się w odniesieniu do celów i zadań realizowanych przez jednostkę w dziale.

2. W procesie identyfikacji ryzyka uwzględnia się czynniki zewnętrzne oraz czynniki wewnętrzne mające wpływ na sytuację jednostki w dziale oraz realizację celów i zadań.

3. Proces identyfikacji ryzyka powinien być powtarzalny (systematyczny) i zintegrowany z etapem planowania działalności jednostki w dziale.

4. W przypadku istotnej zmiany warunków w których funkcjonuje, jednostka w dziale dokonuje ponownej identyfikacji ryzyka.

§ 9. 1. Zidentyfikowane w jednostce w dziale ryzyka zagrażające realizacji celów i zadań poddaje się analizie i ocenie.

2. Analiza ryzyka polega na szacowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka oraz skutków jego wystąpienia przy pomocy skali punktowej.

3. Kryteria analizy określające sposób mierzenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutków opracowuje się stosownie do charakteru ryzyk i z uwzględnieniem specyfiki jednostki w dziale oraz analizowanego obszaru.

4. Analiza ryzyka powinna być przeprowadzana co najmniej na etapie planowania działalności jednostki w dziale oraz w terminach okresowej sprawozdawczości z wykonania planu działalności jednostki.

5. Dokonanie oceny ryzyka polega na szacowaniu poziomu istotności ryzyka, rozumianego jako iloczyn oceny prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka oraz oceny jego skutków.

6. W stosunku do każdego nieakceptowanego ryzyka określa się rodzaj reakcji na ryzyko czyli działania, które podejmie się w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

7. Rodzaj reakcji na ryzyko zależy od akceptowanego poziomu ryzyka i relacji kosztów wdrożenia działań, które stanowiłyby odpowiedź na ryzyko oraz korzyści uzyskanych z tych działań.

8. Określenie akceptowanego poziomu ryzyka i rodzaju reakcji na ryzyko, jak również nadzór nad skutecznością systemu zarządzania ryzykiem należy do obowiązków kierowników jednostek w działach.

§ 10. 1. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany na każdym etapie, w szczególności przez utworzenie rejestru ryzyk dla poszczególnych celów i zadań zawartych w planie działalności jednostki.

2. Rejestr ryzyk powinien zawierać co najmniej następujące elementy:

1) opis zidentyfikowanych ryzyk;

2) analizę i ocenę ryzyk;

3) określenie reakcji na ryzyko;

4) planowane mechanizmy kontroli;

5) wskazanie właściciela ryzyka.

§ 11. Kierownicy jednostek w działach, w których prowadzony jest audyt wewnętrzny, mając na uwadze rolę audytu wewnętrznego w ocenie skuteczności i usprawnianiu procesów zarządzania ryzykiem, zatwierdzają kartę audytu określającą cel, uprawnienia i zakres odpowiedzialności audytu wewnętrznego, z zachowaniem jego niezależności i obiektywności działań o charakterze zapewniającym i doradczym.

Rozdział 5.

Monitorowanie

§ 12. Monitorowanie uwzględnia w szczególności stopień realizacji celów i zadań określonych w planie działalności jednostki, mających odzwierciedlenie w systemie zarządzania ryzykiem oraz ich efekty w porównaniu do wcześniejszych założeń.

§ 13. 1. Kierownik jednostki w dziale przekazuje komórce właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie kwartalny raport ze stopnia realizacji planu działalności Ministra w zakresie realizowanych przez niego mierników zawartych w tym planie za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku wraz z informacją o ewentualnych ryzykach, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

2. Raport, o którym mowa w ust. 1, jest udostępniany komórkom organizacyjnym nadzorującym jednostki w działach.

3. Wzór raportu, o którym mowa w ust. 1, jest określony w załączniku nr 1 do komunikatu.

§ 14. 1. Na podstawie otrzymanych kwartalnych raportów, o których mowa w § 13 ust. 1, komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie opracowuje i przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa informację o postępach w realizacji celów i zadań określonych w planie działalności Ministra oraz ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych środkach zaradczych, nie rzadziej niż raz na kwartał.

2. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie z własnej inicjatywy lub na polecenie Ministra może wnioskować do kierowników jednostek w działach o złożenie dodatkowych wyjaśnień dotyczących realizacji danego celu lub zadania z planu działalności Ministra.

Rozdział 6.

Samoocena

§ 15. Kierownik jednostki w dziale co najmniej raz w roku przeprowadza samoocenę systemu kontroli zarządczej w kierowanej jednostce.

§ 16. Wyniki przeprowadzonej w jednostce samooceny kierownik jednostki w dziale uwzględnia przy sporządzaniu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki.

Rozdział 7.

Sprawozdawczość i oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

§ 17. 1. Kierownik jednostki w dziale przekazuje komórce właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, roczny raport z wykonania planu działalności Ministra za poprzedni rok w zakresie realizowanych przez niego mierników zawartych w tym planie, do końca lutego, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do komunikatu.

2. Na podstawie pisemnego zobowiązania otrzymanego od Ministra, zgodnie z art. 70 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia z 2009 r. o finansach publicznych, kierownik jednostki w dziale sporządza sprawozdanie z wykonania planu działalności jednostki za poprzedni rok oraz składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, do końca lutego.

3. W przypadku złożenia w oświadczeniu zastrzeżeń co do funkcjonowania kontroli zarządczej w kierowanej jednostce w dziale, kierownicy jednostek w działach przy składaniu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w następnym roku obowiązani są do wskazania działań podjętych w obszarze, którego zastrzeżenia dotyczyły.

4. Roczny raport, o którym mowa w ust. 1, oraz sprawozdanie i oświadczenie, o których mowa w ust. 2, są udostępniane komórce organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale.

5. Sprawozdanie z wykonania planu działalności jednostki jest przekazywane do wiadomości właściwemu członkowi Kierownictwa Ministerstwa za pośrednictwem komórki organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale.

6. Wzór sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki jest określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.

7. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki jest określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

§ 18. 1. Na podstawie otrzymanych rocznych raportów, o których mowa w § 17 ust. 1, i oświadczeń, o których mowa w § 17 ust. 2, komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie opracowuje i przedkłada do podpisu Ministrowi do dnia 20 kwietnia odpowiednio projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra oraz projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

2. Minister podpisuje sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej do dnia 30 kwietnia.

3. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie z własnej inicjatywy lub na polecenie Ministra może wnioskować do kierowników jednostek w działach o przekazanie dodatkowych informacji oraz złożenie dodatkowych wyjaśnień w związku z przygotowywaniem projektu sprawozdania oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

§ 19. 1. Sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki w dziale.

2. Sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

Rozdział 8.

Przepisy końcowe

§ 20. Komunikat wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.