Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2024-03-29
Wersja aktualna od 2024-03-29
obowiązujący
ZARZĄDZENIE NR 19
MINISTRA ROLNICTWA I ROZWOJU WSI
z dnia 4 maja 2022 r.
w sprawie zarządzania projektowego
(ostatnia zmiana: DUMRiRW. z 2024 r., poz. 14) Pokaż wszystkie zmiany
Na podstawie art. 7 ust. 4 pkt 5 oraz art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2021 r. poz. 178, 1192, 1535 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 655 i 857) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1.
Przepisy ogólne
§ 1. [1] Zarządzenie określa:
1) zasady zarządzania Programami i Projektami w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju, zwanym dalej „Ministerstwem”, w tym zasady zarządzania Portfelem Ministerstwa;
2) zadania i zasady funkcjonowania Rady Portfela Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) Biurze Portfela - należy przez to rozumieć wewnętrzną komórkę organizacyjną utworzoną w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw zarządzania projektowego, realizującą zadania w zakresie wspierania i opiniowania Programów i Projektów, monitorowania ich realizacji, opracowywania zebranych informacji i przekazywania ich uprawnionym podmiotom, a także szerzenia kultury zarządzania projektami;
2) celu Programu lub Projektu - należy przez to rozumieć pożądany stan w przyszłości, który:
a) ma zostać osiągnięty przez realizację Programu lub Projektu,
b) stanowi potwierdzenie skuteczności podejmowanych i zaplanowanych działań,
c) powinien być konkretny, dostosowany do potrzeb i okoliczności, mierzalny i weryfikowalny, realny (osiągalny) oraz określony w czasie;
3) kamieniu milowym - należy przez to rozumieć jednorazowe zdarzenie w harmonogramie Programu lub Projektu, które:
a) wskazuje najważniejsze, oprócz terminów rozpoczęcia lub zakończenia Programu lub Projektu, momenty w cyklu jego życia,
b) występuje zwykle na początku lub na końcu serii zadań lub etapów danego Programu lub Projektu;
4) Kierownictwie Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, zwanego dalej „Ministrem”, a także działających w Ministerstwie Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego;
5) korzyści - należy przez to rozumieć długofalowy, mierzalny efekt Programu lub Projektu, który:
a) pojawia się po określonym czasie jego realizacji,
b) w przypadku Programu może występować zarówno w trakcie trwania Programu, jak i po jego zakończeniu;
6) Portfelu Ministerstwa - należy przez to rozumieć zbiór Programów i Projektów Ministerstwa zgrupowanych dla efektywnego i skutecznego zarządzania, kontroli i organizacji pracy w Ministerstwie oraz optymalnego osiągania celów strategicznych Ministerstwa;
7) produkcie - należy przez to rozumieć bezpośredni efekt zrealizowanych działań w Programie lub Projekcie, wytworzony w trakcie jego realizacji i niezbędny do osiągniecia celu Programu lub Projektu;
8) Programie - należy przez to rozumieć zbiór powiązanych ze sobą Projektów, którego celem jest uzyskanie synergii z kumulacji osiąganych w ramach tych Projektów efektów związanych ze strategicznymi celami;
9) Projekcie - należy przez to rozumieć zorganizowane przedsięwzięcie, odróżniające się od bieżącej działalności administracyjnej tym, że jest nastawione na dokonanie zmiany - zmierza do stworzenia w określonym czasie i budżecie unikalnego produktu, który spełnia wymogi jakościowe i ilościowe ustalone przez Lidera Projektu;
10) [2] Projekcie strategicznym - należy przez to rozumieć Projekt wynikający ze strategii rozwoju, programów i dokumentów programowych lub polityk publicznych, który posiada kategorię A albo B;
11) [3] (uchylony)
11a) [4] (uchylony)
12) zarządzaniu projektowym - należy przez to rozumieć element systemu zarządzania Ministerstwa, oparty o cykl życia Programu lub Projektu, ukierunkowany na zapewnienie warunków sprawnej realizacji Programów i Projektów jako narzędzi służących do osiągania określonych efektów.
§ 3. 1. Osoba zaangażowana w zarządzanie lub realizację Programu lub Projektu pełni określoną rolę projektową, w ramach której wykonuje tymczasowo, nie dłużej niż do zakończenia cyklu życia Programu lub Projektu, określone zadania.
2. Rola projektowa nie jest związana z zajmowanym stanowiskiem pracy, a ta sama osoba w różnych Programach lub Projektach może pełnić różne role projektowe.
3. Nie każda rola projektowa musi być obsadzona w Programie lub Projekcie.
§ 4. 1. W zakresie zarządzania i realizacji Programu wyodrębnia się w szczególności następujące role projektowe:
1) Właściciel Programu;
2) Członkowie Rady Programu;
3) Kierownik Programu;
4) Pracownicy Biura Programu.
2. Właściciel Programu odpowiada za strategiczne zarządzanie Programem oraz osiągnięcie zakładanych korzyści. Właściciel Programu podejmuje decyzje w porozumieniu z Radą Portfela Ministerstwa oraz sprawuje bezpośredni nadzór nad Kierownikiem Programu. Jeżeli w skład Programu wchodzi Projekt strategiczny, Właściciela Programu wskazuje Rada Portfela.
3. Członkowie Rady Programu wspierają Właściciela Programu w podejmowaniu decyzji strategicznych w zakresie Programu oraz zapewniających zasoby niezbędne do realizacji Programu. Rada Programu podejmuje decyzje w drodze uzgadniania stanowisk, a w przypadku rozbieżnych stanowisk rozstrzyga głos Właściciela Programu. W skład Rady Programu wchodzą:
1) Właściciel Programu, pełniący funkcję Przewodniczącego Rady Programu;
2) członkowie Rady Programu - wskazani przez Właściciela Programu członkowie Komitetów Sterujących poszczególnych Projektów, wchodzących w skład Programu;
3) inne osoby niezbędne dla zapewnienia prawidłowych warunków realizacji Programu, wskazane przez Właściciela Programu.
4. Kierownik Programu odpowiada za operacyjne zarządzanie Programem, w szczególności monitoruje postępy prac, inicjuje działania naprawcze, a także zapewnia integralność i koherentność Programu oraz wsparcie Sponsorów Projektów wchodzących w skład tego Programu w realizacji ich zadań.
5. Pracownicy Biura Programu są wskazywani przez Kierownika Programu i pod jego nadzorem realizują określone w ramach Programu zadania oraz zapewniają wsparcie specjalistyczne i administracyjne.
§ 5. 1. W zakresie zarządzania i realizacji Projektu wyodrębnia się w szczególności następujące role projektowe:
1) Sponsor Projektu;
2) Członkowie Komitetu Sterującego;
3) Lider Projektu;
4) Członkowie Zespołu Projektowego.
2. Sponsor Projektu odpowiada za strategiczne zarządzanie i nadzór nad Projektem oraz organizuje prace i przewodniczy obradom Komitetu Sterującego. W przypadku Projektów strategicznych rola ta jest pełniona przez członka Kierownictwa Ministerstwa. W przypadku Projektów innych niż strategiczne rola ta może być pełniona przez innych pracowników Ministerstwa lub pracowników jednostki organizacyjnej podległej lub nadzorowanej przez Ministra, w uzgodnieniu z jej kierownikiem.
3. Członkowie Komitetu Sterującego sprawują stały nadzór nad realizacją Projektu oraz podejmują strategiczne decyzje, co do jego realizacji albo zakończenia, a także ponoszą finalną odpowiedzialność za rezultaty jego wdrożenia. Do zadań Komitetu należy w szczególności określenie celu i wstępnego zakresu działań do realizacji w ramach Projektu oraz zapewnienie wystarczających zasobów (w tym finansowych) do ich realizacji. Jeżeli nie został powołany Komitet Sterujący, Sponsor Projektu wykonuje zadania tego Komitetu.
4. Lider Projektu posiada uprawnienia i obowiązki operacyjnego zarządzania Projektem. Lider Projektu organizuje prace Zespołu Projektowego i jest odpowiedzialny za planowanie i realizację Projektu, za jego bieżące monitorowanie, dokumentowanie zgodnie z zasadami prostego języka oraz osiągnięcie jego celu w ramach ustalonego budżetu i czasu, minimalizując ryzyka i maksymalizując korzyści. W zakresie zadań projektowych Lider Projektu podlega bezpośrednio Sponsorowi Projektu.
5. Członkowie Zespołu Projektowego są wskazywani przez Lidera Projektu i pod jego nadzorem realizują określone w ramach Projektu zadania.
Rozdział 2.
Zarządzanie Portfelem Ministerstwa
§ 6. 1. Powołuje się Radę Portfela Ministerstwa, zwaną dalej „Radą”.
2. Do zadań Rady należy zarządzanie Portfelem Ministerstwa, w szczególności:
1) zapewnienie, że Portfel Ministerstwa jest zgodny z celami strategicznymi i priorytetami Ministra;
2) ustalanie kategorii dla Projektów;
3) zatwierdzanie Programów i Projektów kategorii A, B oraz C do realizacji;
4) decydowanie o kontynuowaniu, zatrzymaniu lub zakończeniu prac nad Programami i Projektami kategorii A, B oraz C;
5) decydowanie o łączeniu Projektów i o przynależności Projektów do Programów;
6) wskazywanie Właściciela Programu, Kierownika Programu, Sponsora Projektu oraz Lidera Projektu kategorii A, B oraz C;
7) wskazywanie składu Komitetu Sterującego oraz zatwierdzanie zmian składu Komitetu Sterującego, a w przypadku Programów należących do Portfela Ministerstwa, których Kierownikiem Programu jest osoba z innej jednostki, również wskazywanie przedstawiciela Ministerstwa wchodzącego w skład takiego Programu;
8) ustalanie zasad współpracy w Programach lub Projektach strategicznych między Ministerstwem i innymi jednostkami, w przypadku wspólnej lub partnerskiej realizacji Programów lub Projektów;
9) monitorowanie Portfela Ministerstwa oraz rozstrzyganie kluczowych kwestii dotyczących sposobu realizacji Programów lub Projektów, których nie może rozstrzygnąć Komitet Sterujący;
10) inicjowanie i rekomendowanie zmian w zakresie metodyki i kultury zarządzania projektowego w Ministerstwie;
11) [5] (uchylony)
3. W skład Rady wchodzą:
1) Przewodniczący Rady - Minister;
2) Wiceprzewodniczący Rady - członek Kierownictwa Ministerstwa określający zadania do realizacji oraz nadzorujący komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw zarządzania projektowego;
3) członkowie Rady - pozostali członkowie Kierownictwa Ministerstwa;
4) Sekretarz Rady - dyrektor lub zastępca dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw zarządzania projektowego.
4. Przewodniczący Rady, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Rady, może zapraszać do udziału w pracach Rady z głosem doradczym inne osoby, jeżeli ich udział jest uzasadniony zakresem tematycznym prac Rady.
5. Przewodniczący Rady kieruje pracami Rady, zwołuje posiedzenia Rady i przewodniczy jej posiedzeniom.
6. W przypadku nieobecności Przewodniczącego pracami Rady kieruje Wiceprzewodniczący Rady.
7. Przewodniczący Rady zwołuje posiedzenia z własnej inicjatywy, na wniosek Członka Rady lub Sekretarza Rady.
8. Posiedzenia Rady odbywają się w obecności Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczącego Rady oraz co najmniej 1/3 składu Rady.
9. Rozstrzygnięcia Rady zapadają na posiedzeniach lub w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk (tryb obiegowy).
10. W przypadkach, gdy osiągnięcie uzgodnienia nie jest możliwe, rozstrzygnięcie podejmuje Przewodniczący Rady.
11. Projekt rozstrzygnięcia może być, z inicjatywy Przewodniczącego Rady, poddany głosowaniu. Rozstrzygnięcia, w drodze głosowania, zapadają zwykłą większością głosów obecnych na posiedzeniu członków Rady. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Rady.
12. Członek Rady może zgłosić do protokołu odrębne stanowisko w stosunku do rozstrzygnięcia podjętego na posiedzeniu Rady.
13. Osoby zaproszone na posiedzenie, które nie są członkami Rady, nie mają prawa głosu.
§ 7. 1. Sekretarz Rady przy pomocy Biura Portfela przekazuje materiały na posiedzenie Rady.
2. Do zadań Biura Portfela należy w szczególności:
1) monitorowanie i prowadzenie oceny Portfela Ministerstwa;
2) przedkładanie Radzie, za pośrednictwem Sekretarza Rady, propozycji kluczowych rozstrzygnięć dotyczących sposobu realizacji Programów lub Projektów, o które wnioskują Kierownicy Programów lub Liderzy Projektów;
3) wsparcie procesów zarządzania projektowego w Ministerstwie;
4) [6] wdrażanie i upowszechnienie jednolitej metodyki i kultury zarządzania projektowego w Ministerstwie, w tym tworzenie i udostępnianie niezbędnych dokumentów, procedur, instrukcji i formularzy oraz zaleceń i podręczników;
5) przygotowywanie raportów i materiałów informacyjnych o Programach i Projektach oraz projektów stanowisk Rady;
6) [7] (uchylony)
7) obsługa systemu elektronicznego wspierającego proces zarządzania projektowego, zwanego dalej „systemem” .
Rozdział 3.
Cykl życia Programu i Projektu
§ 8. 1. Inicjatywa projektowa może wynikać w szczególności z:
1) bezpośredniego polecenia Kierownictwa Ministerstwa;
2) zapotrzebowania zgłaszanego przez zewnętrznych interesariuszy;
3) indywidualnej inicjatywy pracownika Ministerstwa;
4) zobowiązań wynikających z przyjętych strategii, programów i dokumentów programowych oraz polityk publicznych lub zawartych umów, w tym umów międzynarodowych;
5) [8] propozycji przekazanej komórce organizacyjnej Ministerstwa przez Biuro Portfela, za pośrednictwem Sekretarza Rady.
2. Właściwa, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa, komórka organizacyjna Ministerstwa:
1) wstępnie akceptuje inicjatywę projektową;
2) rozstrzyga czy dana inicjatywa projektowa ma charakter Projektu, fakultatywnie posługując się w tym celu listą kontrolną ułatwiającą odróżnienie bieżącej działalności od Projektu, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. W przypadku zakwestionowania przez komórkę organizacyjną Ministerstwa jej właściwości odnośnie do inicjatywy projektowej otrzymanej z Biura Portfela, Dyrektor Generalny Ministerstwa rozstrzyga, która komórka organizacyjna Ministerstwa jest właściwa dla tej inicjatywy.
§ 9. 1. W przypadku stwierdzenia, że inicjatywa projektowa ma charakter Projektu, dalsze prace należy prowadzić zgodnie z cyklem życia Projektu, który obejmuje cztery następujące po sobie fazy:
1) faza I - przygotowania;
2) faza II - planowania;
3) faza III - realizacji;
4) faza IV - zamykania.
2. Program należy prowadzić zgodnie z cyklem życia Programu, obejmującym cztery następujące po sobie fazy wskazane w ust. 1.
§ 10. 1. Faza przygotowania służy wstępnemu opisaniu inicjatywy projektowej i określeniu jej podstawowych założeń przez dostarczenie niezbędnych informacji potrzebnych do podjęcia decyzji o przesunięciu Programu lub Projektu do fazy planowania lub o zakończeniu inicjatywy projektowej.
2. W fazie przygotowania Programu lub Projektu komórka organizacyjna właściwa merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej określa:
1) nazwę Programu lub Projektu;
2) proponowaną strukturę projektową, w tym w szczególności rozstrzyga, czy konieczne jest powołanie Komitetu Sterującego, imię i nazwisko powołanego albo osoby proponowanej na Właściciela Programu lub Sponsora Projektu oraz dane kontaktowe Kierownika Programu lub Lidera Projektu, jeżeli Projekt jest częścią Programu;
3) jaki problem ma rozwiązać Program lub Projekt;
4) uzasadnienie dla realizacji Programu lub Projektu w odniesieniu do dokumentów strategicznych Rady Ministrów oraz Ministra;
5) w przypadku Programu wstępną listę Projektów, które mają być realizowane w ramach Programu;
6) zakres Programu lub Projektu obejmujący minimum jeden cel Programu lub Projektu;
7) zakładaną korzyść z realizacji Programu lub Projektu wraz z nazwą wskaźnika realizacji, jednostką miary i planowanym terminem osiągnięcia planowanej wartości wskaźnika; w uzasadnionych przypadkach możliwe jest dobranie wskaźników o charakterze opisowym;
8) zarys budżetu Programu lub Projektu obejmujący: szacunkowy koszt, potencjalne źródła finansowania oraz informacje o kwotach zapewnionych i brakujących na realizację Programu lub Projektu;
9) wstępny harmonogram realizacji obejmujący w szczególności: datę rozpoczęcia i zakończenia Programu lub Projektu oraz co najmniej pięć punktów uwzględniających daty realizacji produktów lub osiągnięcia zakładanych kamieni milowych;
10) proponowaną kategorię Projektu:
a) kategoria A - Projekt strategiczny o najwyższym priorytecie - ważny i pilny,
b) kategoria B - Projekt strategiczny o mniejszej wadze i pilności,
c) kategoria C - Projekt mniejszej wagi, niemający charakteru projektu strategicznego,
d) kategoria D - Projekt wewnętrzny Ministerstwa;
11) najważniejsze ryzyka oraz działania mitygujące i reakcje w przypadku ich wystąpienia.
3. Informacje, o których mowa w ust. 2, zamieszcza się w Karcie Programu lub Projektu, której wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia.
3a. W przypadku braku możliwości wskazania wymaganych informacji, o których mowa w ust. 2, informuje się Biuro Portfela o planowanym terminie ich przekazania.
4. Wypełnioną Kartę Programu lub Projektu komórka organizacyjna właściwa merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej przekazuje do uzgodnień z Biurem Portfela.
4a. Biuro Portfela analizuje Kartę Programu lub Projektu, a następnie informuje o akceptacji tego dokumentu lub przekazuje Kierownikowi Programu lub Liderowi Projektu wytyczne dotyczące jego poprawy.
5. W przypadku Programów oraz Projektów proponowanej kategorii A, B oraz C, Karta Programu lub Projektu zaakceptowana przez Właściciela Programu lub Sponsora Projektu, wraz z rekomendacjami komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej, oraz przez Biuro Portfela jest przekazywana do rozstrzygnięcia Radzie, za pośrednictwem Sekretarza Rady.
6. W przypadku Projektów proponowanej kategorii D, Karta Projektu wraz z rekomendacjami komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej oraz Biura Portfela jest przekazywana Sponsorowi Projektu, który może zaakceptować Kartę Projektu, podjąć decyzję o konieczności uzupełnienia lub zmiany Karty Projektu bądź decyzję o zatrzymaniu prac nad Projektem.
7. Kopia:
1) (uchylony)
2) Karty Programu lub Projektu, zaakceptowanej lub, co do której podjęto inne decyzje, w przypadku, o którym mowa w ust. 6
- jest przekazywana odpowiednio przez Kierownika Programu lub Lidera Projektu do wiadomości Biura Portfela w terminie 3 dni roboczych od dnia podjęcia danego rozstrzygnięcia, akceptacji lub podjęcia innej decyzji.
§ 11. 1. Po podjęciu rozstrzygnięcia albo akceptacji Karty Programu lub Projektu zgodnie z § 10 ust. 5 albo 6 rozpoczyna się faza planowania, która służy doprecyzowaniu założeń Programu lub Projektu.
2. W fazie planowania odpowiednio Kierownik Programu, w uzgodnieniu z Właścicielem Programu, lub Lider Projektu, w uzgodnieniu z Komitetem Sterującym aktualizuje wszystkie informacje wymagane w fazie przygotowania, w szczególności :
1) określa zakres Programu lub Projektu obejmujący:
a) cele Programu lub Projektu wraz z określonymi mierzalnymi wskaźnikami ich realizacji oraz planowane terminy osiągnięcia określonych wartości,
b) zakładane korzyści Programu lub Projektu wraz z planowanym do osiągnięcia poziomem odpowiednich wskaźników, które będą monitorowane po zakończeniu realizacji Programu lub Projektu,
c) pełną listę produktów Programu lub Projektu, w tym produkty główne i cząstkowe, wraz z właściwymi dla nich wymaganiami;
2) ustala plan zarządzania Programem lub Projektem, w tym
a) zasady współpracy w ramach struktury organizacyjnej Programu lub Projektu,
b) w przypadku Projektu określa skład i zasady pracy Zespołu Projektowego, przeprowadzając analizę w zakresie zasobów kadrowych, w szczególności:
- określając kwalifikacje specjalistów niezbędne do efektywnej realizacji Projektu,
- proponując kandydatury Członków Zespołu Projektowego,
c) plan zarządzania dokumentacją;
3) w uzgodnieniu z Biurem Portfela określa niezbędne informacje służące monitorowaniu Programu lub Projektu;
4) (uchylony)
5) przyjmuje wariant realizacji Programu lub Projektu;
6) przygotowuje, jeżeli to konieczne, dokumentację merytoryczną, w tym wymagane specyfikacje, analizy i projekty umów;
7) określa budżet Programu lub Projektu i źródła jego finansowania;
8) wskazuje zasoby niezbędne do realizacji Programu lub Projektu;
9) opracowuje harmonogram realizacji Programu lub Projektu z uwzględnieniem terminów osiągnięcia kamieni milowych i planowanych przepływów finansowych. Szczegółowość harmonogramu dla Programów lub Projektów kategorii A powinna umożliwić comiesięczny monitoring prac.
3. Informacje, o których mowa w ust. 2, odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu uwzględnia, wprowadzając dane do systemu lub formularzy elektronicznych udostępnionych przez Biuro Portfela oraz aktualizując w tym zakresie Kartę Programu lub Projektu.
4. Odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu uwzględnia w danych, o których mowa w ust. 3, uwagi i rekomendacje zgłoszone przez Biuro Portfela.
5. Przewodniczący Rady, w uzgodnieniu z właściwym kierownikiem jednostki podległej lub nadzorowanej przez Ministra, wyznacza pracowników tych jednostek do udziału w Zespole Projektowym.
6. Utworzenie Zespołu Projektowego, w zależności od charakteru Projektu, może nastąpić w dowolnym momencie fazy planowania i następuje przez zatwierdzenie przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Karty Projektu, która podlega wcześniejszemu zaakceptowaniu przez dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa, w których zatrudnieni są Członkowie Zespołu Projektowego, a także przez dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw kadrowych.
7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, uwzględniając wagę i złożoność Programu lub Projektu oraz jego znaczenie dla Rady, Dyrektor Generalny Ministerstwa, na podstawie przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, z późn. zm.), może powierzyć pracownikowi Ministerstwa wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym.
§ 12. 1. Po akceptacji przez Biuro Portfela danych, o których mowa w § 11 ust. 3, oraz, w przypadku Projektu, po utworzeniu Zespołu Projektowego, o którym mowa w § 11 ust. 6, odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu przekazuje Właścicielowi Programu lub Sponsorowi Projektu Kartę Projektu do podpisu.
1a. Po podpisaniu Karty Projektu przez Właściciela Programu lub Sponsora Projektu rozpoczyna się faza realizacji, która służy przeprowadzeniu zaplanowanych w Programie lub Projekcie działań zmierzających do dostarczenia określonych produktów i osiągnięcia określonych korzyści w zakładanym czasie.
2. W fazie realizacji odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu:
1) przeprowadza przegląd przygotowanych wcześniej dokumentów;
2) zapewnia zasoby niezbędne do realizacji Programu lub Projektu;
3) prowadzi działania zgodnie z przyjętym harmonogramem;
4) monitoruje realizację Programu lub Projektu, w szczególności:
a) jego zasadność,
b) jego zakres, w tym stopień osiągnięcia wartości wskaźników celów, korzyści oraz stopnia realizacji produktów,
c) realizację harmonogramu,
d) jakość wytwarzanych produktów,
e) jego budżet;
5) reaguje na pojawiające się zmiany otoczenia, ryzyka i problemy;
6) na bieżąco aktualizuje dane, o których mowa w § 11 ust. 3, wprowadzając je do systemu lub formularzy elektronicznych wskazanych przez Biuro Portfela;
7) informuje Biuro Portfela o kluczowych kwestiach wymagających rozstrzygnięcia Rady.
2a. Informacje o zmianach w Programie lub Projekcie, w tym również tych, które nie wymagają akceptacji odpowiednio Właściciela Programu lub Sponsora Projektu, Kierownik Programu lub Lider Projektu uwzględnia w systemie lub formularzach elektronicznych, o których mowa w § 11 ust. 3, w ramach aktualizacji, o której mowa w ust. 2 pkt 6.
3. Odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu uwzględnia możliwe do wykorzystania narzędzia motywujące dla Członków Zespołu Projektowego.
4. Odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu informuje Biuro Portfela o zmianie celów, korzyści, zakresu Programu lub Projektu albo o innej istotnej zmianie:
1) budżetu obejmującej jego całościowe zwiększenie o ponad 20% lub o więcej niż 100 mln zł w zależności, co nastąpi wcześniej - względem ostatniej wersji przekazanej;
2) harmonogramu w zakresie opóźnienia w Programie lub Projekcie lub wydłużenia czasu zakończenia Programu lub Projektu o więcej niż kwartał w zależności, co nastąpi wcześniej - względem ostatniej wersji przekazanej, lub innego opóźnienia wpływającego na możliwość sfinansowania lub wykonalność całego Programu lub Projektu;
3) dotyczącej wzrostu prawdopodobieństwa ryzyka całkowicie zagrażającego realizacji Programu lub Projektu;
4) dotyczącej możliwości zmaterializowania się ryzyka całkowicie zagrażającego realizacji Programu lub Projektu.
5. Zakres i uzasadnienie zmian, o których mowa w ust. 4, Kierownik Programu lub Lider Projektu uzgadnia odpowiednio z Właścicielem Programu lub Sponsorem Projektu oraz uwzględnia w systemie lub formularzach elektronicznych, o których mowa w § 11 ust. 3, w ramach aktualizacji, o której mowa w ust. 2 pkt 6.
6. Odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu, na podstawie informacji o stopniu realizacji zakładanych celów i produktów Programu lub Projektu, uzgadnia odpowiednio z Właścicielem Programu lub z Komitetem Sterującym decyzję o przejściu do fazy zamykania.
§ 13. 1. Faza zamykania służy weryfikacji założonych celów Programu lub Projektu, zamknięciu Programu lub Projektu i określeniu sposobu dalszego monitorowania korzyści i ryzyk.
2. W fazie zamykania odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu:
1) kontroluje, uzupełnia, porządkuje i archiwizuje dokumentację Programu lub Projektu;
2) weryfikuje stopień realizacji zakładanych celów, produktów i korzyści Programu lub Projektu;
3) przygotowuje informacje o Programie lub Projekcie w celu przedstawienia ich interesariuszom lub potencjalnym beneficjentom;
4) określa dalszy sposób monitorowania długofalowych korzyści i ryzyk oraz sposób realizacji ewentualnych dalszych zadań do wykonania po zamknięciu Programu lub Projektu;
5) podsumowuje doświadczenia z realizacji Programu lub Projektu i wynikające z nich rekomendacje.
3. Informacje, o których mowa w ust. 2, są ujmowane w raporcie zamknięcia, który jest uzgadniany:
1) w przypadku Programów - z Właścicielem Programu oraz Biurem Portfela;
2) w przypadku Projektów - ze Sponsorem Projektu, Komitetem Sterującym, jeżeli został powołany, Zespołem Projektowym oraz Biurem Portfela.
4. Wzór formularza raportu zamknięcia określa załącznik nr 3 do zarządzenia.
5. W przypadku Programów oraz Projektów kategorii A, B oraz C, po uzgodnieniu, o którym mowa w ust. 3, Biuro Portfela, za pośrednictwem Sekretarza Rady, przekazuje raport zamknięcia do rozstrzygnięcia Radzie.
6. W przypadku Projektów kategorii D Lider Projektu przekazuje raport zamknięcia Sponsorowi Projektu, który może zaakceptować ten raport lub podjąć decyzję o konieczności uzupełnienia lub zmiany tego raportu.
7. Podjęcie rozstrzygnięcia przez Radę co do raportu zamknięcia albo akceptacja raportu zamknięcia w trybie przewidzianym w ust. 5 albo 6 oznacza zamknięcie Programu lub Projektu i rozwiązanie jego struktury organizacyjnej.
8. Kopia raportu zamknięcia przekazywana jest do Biura Portfela, w terminie 3 dni roboczych od dnia podjęcia danego rozstrzygnięcia albo akceptacji, o których mowa w ust. 7.
Rozdział 4.
Monitoring postępów w realizacji Programów i Projektów
§ 14. 1. Od dnia rozpoczęcia fazy planowania, o którym mowa w § 11 ust. 2, do dnia zamknięcia Programu lub Projektu, o którym mowa w § 11 ust. 7, odpowiednio Program lub Projekt kategorii A, B lub C podlega monitoringowi w zakresie postępów w jego realizacji.
2. Odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu przekazuje do Biura Portfela raporty okresowe:
1) [9] miesięczne - w przypadku Programu lub Projektu kategorii A, a także w przypadku Projektu wskazanego przez Radę jako priorytetowy - do 3. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, za który jest przekazywany raport okresowy;
2) [10] kwartalne - w przypadku Projektu kategorii B i C - do 3. dnia roboczego miesiąca następującego po zakończonym kwartale.
3. Wzór formularza raportu okresowego określa załącznik nr 4 do zarządzenia.
4. W przypadku Projektów kategorii D sposób monitoringu postępów w realizacji jest uzgadniany bezpośrednio pomiędzy Sponsorem Projektu i Liderem Projektu.
§ 15. Biuro Portfela, za pośrednictwem Sekretarza Rady, przekazuje do Przewodniczącego Rady zbiorcze raporty:
1) [11] miesięczne - w zakresie Programów i Projektów kategorii A, a także innych Projektów wskazanych przez Radę jako priorytetowe - do 15. dnia po zakończeniu każdego miesiąca;
2) kwartalne - w zakresie Projektów kategorii B i C - do 15. dnia po zakończeniu każdego kwartału;
3) roczne - w zakresie wszystkich Programów i Projektów należących do Portfela Ministerstwa. Raport roczny jest przekazywany do 30 stycznia roku następującego po roku, za który jest składany.
§ 16. 1. Raporty okresowe oraz zbiorcze raporty miesięczne i kwartalne zawierają w szczególności informacje dotyczące:
1) statusów poszczególnych Programów i Projektów w odniesieniu do ich zakresu, harmonogramu, budżetu i ryzyk;
2) zmaterializowanych ryzyk oraz zagrożeń realizacji Programów i Projektów w założonym zakresie, harmonogramie i budżecie wraz z rekomendacjami i planem reakcji;
3) syntetycznego opisu postępu w realizacji kamieni milowych Programów i Projektów, w tym najważniejszych podjętych działań i zrealizowanych produktów, odnotowanych w danym okresie sprawozdawczym;
4) koniecznych zmian w Programach i Projektach oraz ewentualnych rekomendacji w tym zakresie;
5) rozstrzygnięć koniecznych do podjęcia przez Radę.
2. Raporty okresowe składane w grudniu zawierają, oprócz elementów wskazanych w ust. 1, dodatkowe podsumowanie najważniejszych podjętych działań i zrealizowanych produktów, odnotowanych w danym roku kalendarzowym.
3. Zbiorcze raporty roczne zawierają w szczególności informacje dotyczące:
1) statusów poszczególnych Programów i Projektów, w tym w odniesieniu do ich zakresu, harmonogramu, budżetu i ryzyk;
2) najistotniejszych osiągniętych rezultatów w realizacji Programów i Projektów w danym roku;
3) wyników monitorowania Programów i Projektów po ich zakończeniu.
Rozdział 5.
Przepisy przejściowe i końcowe
§ 17. Do projektów strategicznych, których realizacja w Ministerstwie została wszczęta przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy niniejszego zarządzenia.
§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.
Załączniki do zarządzenia nr 19
Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi
z dnia 4 maja 2022 r. (poz. 21)
Załącznik nr 1
LISTA KONTROLNA UŁATWIAJĄCA ODRÓŻNIENIE BIEŻĄCEJ DZIAŁALNOŚCI OD PROJEKTU
Załącznik nr 2
WZÓR - KARTA PROGRAMU LUB PROJEKTU
Załącznik nr 3
WZÓR - FORMULARZ RAPORTU ZAMKNIĘCIA PROJEKTU
Załącznik nr 4
WZÓR - FORMULARZ RAPORTU OKRESOWEGO
[1] § 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
[2] § 2 pkt 10 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. a) zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
[3] § 2 pkt 11 uchylony przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
[4] § 2 pkt 11a uchylony przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
[5] § 6 ust. 2 pkt 11 uchylony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
[6] § 7 ust. 2 pkt 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 4 lit. a) zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
[7] § 7 ust. 2 pkt 6 uchylony przez § 1 pkt 4 lit. b) zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
[8] § 8 ust. 1 pkt 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
[9] § 14 ust. 2 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
[10] § 14 ust. 2 pkt 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
[11] § 15 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 7 zarządzenia nr 11 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 marca 2024 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zarządzania projektowego (Dz.Urz.MRiRW. poz. 14). Zmiana weszła w życie 29 marca 2024 r.
