§ 2. Przyjmowaniem i koordynowaniem rozpatrywania skarg, wniosków i petycji wpływających do Ministerstwa zajmuje się Departament Kontroli i Audytu [1] , które:

1) kwalifikuje każdą ze spraw jako skargę, wniosek lub petycję, a następnie kieruje, zgodnie z właściwością, do rozpatrzenia komórkom organizacyjnym Ministerstwa, organom administracji rządowej lub samorządowej oraz innym instytucjom;

2) monitoruje terminowość i prawidłowość rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;

3) zamieszcza na stronie internetowej Ministerstwa informacje dotyczące złożonych petycji oraz sposobu postępowania, o których mowa w art. 8 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach;

4) zamieszcza w Intranecie wykaz koordynatorów przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków w komórkach organizacyjnych.

§ 3. 1. Wpływające do Kancelarii Ogólnej skargi, wnioski i petycje są przekazywane do Departamentu Kontroli i Audytu [2] , które rejestruje je w rejestrze elektronicznym skarg, wniosków i petycji wpływających do Ministerstwa, zwanym dalej "centralnym rejestrem".

2. Skargi i wnioski, które wpłynęły bezpośrednio do komórek organizacyjnych Ministerstwa, komórki te przekazują niezwłocznie, nie później niż w terminie trzech dni roboczych, do Departamentu Kontroli i Audytu [3] w celu zarejestrowania w centralnym rejestrze.

3. Petycje, które wpłynęły bezpośrednio do komórek organizacyjnych Ministerstwa, komórki te przekazują niezwłocznie, nie później niż w terminie trzech dni roboczych, do Departamentu Kontroli i Audytu [4] w celu zarejestrowania w centralnym rejestrze i zamieszczenia na stronie internetowej Ministerstwa.

4. Jeżeli w przypadku skargi, wniosku i petycji zarejestrowanej w centralnym rejestrze zachodzi konieczność zmiany dokonanej wcześniej kwalifikacji pisma, komórka organizacyjna Ministerstwa prowadząca sprawę niezwłocznie, nie później niż w terminie trzech dni roboczych, informuje o tym Departament Kontroli i Audytu [5] .

§ 4. 1. Komórki organizacyjne Ministerstwa współpracują z Departamentem Kontroli i Audytu [6] w sprawach skarg, wniosków i petycji dotyczących swojego zakresu działania.

2. Komórki organizacyjne Ministerstwa rozpatrują skargi, wnioski i petycje dotyczące zagadnień należących do ich właściwości oraz przygotowują zawiadomienia o sposobie ich załatwienia.

3. W przypadku gdy skarga, wniosek i petycja obejmuje zagadnienia, które należą do właściwości kilku komórek organizacyjnych Ministerstwa, Departament Kontroli i Audytu [7] wyznacza do rozpatrzenia sprawy komórkę organizacyjną Ministerstwa, do której właściwości należy większość zagadnień lub zagadnienia o największym znaczeniu będące przedmiotem skargi, wniosku i petycji.

4. Skargi, wnioski i petycje dotyczące jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych są przekazywane przez Departament Kontroli i Audytu [8] do komórek organizacyjnych Ministerstwa właściwych w zakresie sprawowania nadzoru nad tymi jednostkami.

5. Jeżeli komórka organizacyjna Ministerstwa nie jest właściwa do rozpatrzenia skargi, wniosku i petycji przekazuje niezwłocznie w tym zakresie skargę, wniosek i petycję do właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa lub właściwego organu, zawiadamiając o tym Departament Kontroli i Audytu [9] .

6. Komórki organizacyjne Ministerstwa do 5. dnia każdego miesiąca przekazują do Departamentu Kontroli i Audytu [10] informacje miesięczne w zakresie terminowości rozpatrywania oraz sposobu załatwienia skarg, wniosków i petycji, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia.

§ 5. 1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa wyznaczają koordynatorów przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków, zawiadamiając jednocześnie o tym Departament Kontroli i Audytu [11] .

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa są obowiązani do osobistego nadzoru nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg, wniosków i petycji, dokonywania systematycznej oceny przyczyn i źródeł powstawania skarg i wniosków oraz przedkładania właściwym członkom Kierownictwa Ministerstwa nadzorującym realizację zadań komórki organizacyjnej Ministerstwa wniosków mających na celu usunięcie ich przyczyn.

3. Naczelnicy Wydziałów oraz pracownicy kierujący zespołami są obowiązani do nadzoru nad prawidłowością rozpatrywania skarg, wniosków i petycji przez podległych pracowników.

§ 6. Do zadań koordynatorów, o których mowa w § 5 ust. 1, należy:

1) prowadzenie ewidencji przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków;

2) przyjmowanie interesantów i kierowanie ich, w zależności od przedmiotu i okoliczności sprawy, do właściwych pracowników bądź dyrektora;

3) sygnalizowanie dyrektorowi oraz innym pracownikom nadchodzących terminów załatwienia skargi, wniosku i petycji;

4) terminowe sporządzanie i przekazywanie do Departamentu Kontroli i Audytu [12] informacji miesięcznych, o których mowa w § 4 ust. 6;

5) informowanie dyrektora, w terminie do ostatniego dnia każdego miesiąca, o skargach, wnioskach i petycjach, których termin załatwienia minął oraz o skargach, wnioskach i petycjach, które zostały załatwione w upływającym miesiącu z naruszeniem terminu.

§ 8. 1. Interesanci zgłaszający się w sprawach skarg i wniosków są przyjmowani w siedzibie Ministerstwa przez:

1) wyznaczonego przez dyrektora Departamentu Kontroli i Audytu [13] pracownika Biura Kontroli - w poniedziałki w godzinach 9.00 - 17.00;

2) członków Kierownictwa Ministerstwa - po uprzednim ustaleniu terminu spotkania przez właściwy sekretariat;

3) wyznaczonych przez dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa pracowników tych komórek od poniedziałku do piątku w czasie pracy Ministerstwa, w godzinach 8.15 - 16.15.

2. Przyjęcia interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Ministra, Sekretarzy Stanu lub Podsekretarzy Stanu ewidencjonują ich sekretariaty, a w przypadku dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz innych pracowników - koordynatorzy, o których mowa w § 5 ust. 1, według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia.

3. Jeżeli interesant zgłasza skargę lub wniosek w formie ustnej, przyjmujący interesanta powinien sporządzić protokół przyjęcia skargi lub wniosku, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia.

§ 9. Departament Kontroli i Audytu [14] w terminie do:

1) 15. dnia miesiąca następującego po upływie miesiąca - sporządza informację miesięczną w zakresie terminowości rozpatrywania oraz sposobu załatwienia skarg, wniosków i petycji w Ministerstwie, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia;

2) końca miesiąca następującego po upływie kwartału - sporządza kwartalne sprawozdanie z przyjmowania oraz załatwiania skarg, wniosków i petycji w Ministerstwie, według wzoru określonego w załączniku nr 4 do zarządzenia;

3) 31 maja każdego roku - sporządza zbiorczą informację o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim przez Ministerstwo.