§ 1

Zarządzenie określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej;

2) tryb i warunki przyznawania służbowej karty płatniczej i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart płatniczych;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej.

§ 2

Przepisy zarządzenia stosuje się w:

1) Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwanym dalej „ministerstwem”;

2) Biurze Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej, zwanym dalej „Biurem”.

§ 3

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego;

2) Członku Kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, Sekretarza i Podsekretarzy Stanu w ministerstwie, Dyrektora Generalnego ministerstwa oraz Szefa Gabinetu Politycznego Ministra;

3) użytkowniku - należy przez to rozumieć osoby wymienione w pkt 2 i Dyrektora Biura, dyrektorów i zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych ministerstwa oraz pozostałych pracowników ministerstwa, którym zostały przyznane służbowe karty płatnicze;

4) służbowej karcie płatniczej - należy przez to rozumieć kartę płatniczą, o której mowa w art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665, z późn. zm.³⁾ ).

§ 4

1. Służbowe karty płatnicze mogą być przyznawane na czas pełnienia funkcji:

1) Członkowi Kierownictwa ministerstwa;

2) Dyrektorowi Biura.

2. Służbowe karty płatnicze mogą być przyznawane na czas określony dyrektorom i zastępcom dyrektorów komórek organizacyjnych ministerstwa oraz pozostałym pracownikom ministerstwa, jeżeli zakres ich obowiązków służbowych wiąże się z koniecznością częstego odbywania podróży służbowych.

3. Służbowe karty płatnicze przyznawane są za zgodą Ministra, na pisemny wniosek zaopiniowany przez Dyrektora Generalnego ministerstwa.

4. Wniosek w sprawie przyznania pracownikowi służbowej karty płatniczej składa dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa, w której zatrudniony jest ten pracownik.

5. We wniosku o przyznanie służbowej karty płatniczej określa się proponowaną wysokość miesięcznego limitu wydatków.

§ 5

1. Służbowa karta płatnicza nie może być przyznana osobie pozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy.

2. Odwołanie użytkownika z pełnionej funkcji, przeniesienie na stanowisko z zakresem obowiązków innym niż określony w § 4 ust. 2 lub rozwiązanie stosunku pracy, powoduje obowiązek zwrotu służbowej karty płatniczej i rozliczenia płatności dokonanych przy jej wykorzystaniu w terminie 7 dni od tego dnia, nie później jednak niż w ostatnim dniu zatrudnienia w ministerstwie lub Biurze.

§ 6

Służbowa karta płatnicza jest wydawana Użytkownikowi po zawarciu umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej, której wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia, zawartej odpowiednio pomiędzy:

1) Ministrem a Członkami Kierownictwa ministerstwa i Dyrektorem Biura;

2) Dyrektorem Generalnym ministerstwa a Ministrem, dyrektorem/zastępcą dyrektora komórki organizacyjnej ministerstwa oraz pracownikiem ministerstwa.

§ 7

Limity miesięcznych wydatków przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej oraz okres na jaki karta jest przyznawana, ustalają odpowiednio osoby, o których mowa w § 6, po przeprowadzeniu analizy potrzeb poszczególnych użytkowników, z zastrzeżeniem, że limit miesięczny wydatków nie może przekroczyć kwoty:

1) 20 000,00 zł dla Członka Kierownictwa ministerstwa;

2) 10 000,00 zł dla Dyrektora Biura oraz dyrektora/zastępcy dyrektora komórki organizacyjnej ministerstwa;

3) 5 000,00 zł dla pozostałych pracowników ministerstwa.

§ 8

1. Służbowa karta płatnicza może być wykorzystana wyłącznie do dokonywania:

1) rezerwacji i zapłaty za noclegi oraz bilety na przejazdy środkami transportu zbiorowego w związku z podróżą służbową;

2) zapłaty za udział w konferencjach, warsztatach i sympozjach.

2. W przypadku wystąpienia niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych dopuszcza się możliwość:

1) dokonania płatności za towary i usługi inne niż wymienione w ust. 1, jeżeli nie jest możliwa zapłata za nie w inny sposób;

2) wypłaty gotówki z bankomatu.

3. Użytkownik obowiązany jest poinformować w terminie, o którym mowa w § 9 ust. 4, odpowiednio Ministra lub Dyrektora Generalnego ministerstwa o każdym przypadku wykorzystania karty do celów, o których mowa w ust. 2.

4. Obowiązek udowodnienia zaistnienia zdarzenia losowego i konieczności dokonania płatności/wypłaty gotówki spoczywa na użytkowniku. Jeżeli konieczność dokonania płatności/wypłaty gotówki nie zostanie uznana przez Ministra lub Dyrektora Generalnego ministerstwa, użytkownik jest zobowiązany do zwrotu całości wydatkowanej/pobranej kwoty wraz ze wszystkimi kosztami i prowizjami bankowymi w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji o odmowie uznania konieczności płatności/wypłaty gotówki.

§ 9

1. Każdą operację finansową dokonaną za pomocą karty użytkownik dokumentuje fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym.

2. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu służbowej karty płatniczej, użytkownik dokumentuje w sposób określony w ust. 1.

3. Operacje finansowe dokonane za pośrednictwem Internetu użytkownik dokumentuje wydrukiem z Internetu potwierdzającym dokonanie operacji, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu złożenia właściwego dokumentu.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 3, użytkownik jest obowiązany przedłożyć właściwej komórce finansowej ministerstwa lub Biura, w terminie 14 dni od dnia dokonania operacji finansowej, z zastrzeżeniem, że w przypadku płatności dokonanych w czasie podróży służbowej, termin 14 dni liczy się od dnia zakończenia podróży.

5. Użytkownik jest zobowiązany do właściwego opisania dokumentu potwierdzającego operację finansową dokonaną za pomocą karty płatniczej w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz pozostawania w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

6. Wydatki nieudokumentowane w sposób określony w ust. 1-3 oraz ust. 5, użytkownik zwraca w trybie określonym w § 8 ust. 4.

§ 10

Operacje finansowe dotyczące wydatków z tytułu podróży służbowych są dokumentowane i rozliczane na zasadach wynikających z odrębnych przepisów.

§ 11

1. Służbowe karty płatnicze są wydawane użytkownikowi przez upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych odpowiednio ministerstwa lub Biura.

2. Użytkownik potwierdza na piśmie odbiór służbowej karty płatniczej.

3. Ewidencję wydanych służbowych kart płatniczych prowadzi komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych odpowiednio ministerstwa lub Biura.

4. Ewidencja obejmuje imię i nazwisko użytkownika, jego funkcję lub stanowisko, wysokość miesięcznego limitu wydatków oraz okres, na który przyznano służbową kartę płatniczą.

§ 12

Wykorzystanie służbowej karty płatniczej w sposób niezgodny z przepisami niniejszego zarządzenia oraz umową, może spowodować odpowiedzialność użytkownika na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

§ 13

Do służbowych kart płatniczych wydanych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia mają zastosowanie zasady wynikające z dotychczas zawartych umów o korzystanie z karty płatniczej do celów służbowych.

§ 14

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.