Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia nr 17/2010 Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego
z dnia 15 kwietnia 2010 r. (poz. 42)

REGULAMIN PRACY KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - NAUKA I SZKOLNICTWO WYŻSZE W MINISTERSTWIE NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO

§ 1

Zakres regulacji

Niniejszy regulamin określa organizację i tryb pracy Komitetu Audytu dla działów administracji rządowej - nauka i szkolnictwo wyższe w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwanego dalej „Komitetem”.

§ 2

Szczegółowy zakres zadań Komitetu

1. Do zadań Komitetu należy:

1) sygnalizowanie Ministrowi Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwanemu dalej „Ministrem”, istotnych ryzyk na podstawie analizy ryzyka;

2) sygnalizowanie Ministrowi istotnych słabości kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - nauka i szkolnictwo wyższe, zwanych dalej „działami”, na podstawie analizy sprawozdań z wykonanych zadań audytowych i innych zgromadzonych materiałów, oraz proponowanie usprawnień kontroli zarządczej;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego w działach;

4) przegląd istotnych wyników przeprowadzonych zadań audytowych w działach oraz monitorowanie ich wdrożenia przez osoby odpowiedzialne za wdrożenie oraz komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwanym dalej „Ministerstwem”;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz oceny kontroli zarządczej w działach;

6) monitorowanie efektywności pracy komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie;

8) upowszechnianie dobrych praktyk dotyczących analizy i zarządzania ryzykiem.

2. Komitet, do końca lutego każdego roku, składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim.

3. Sprawozdanie z realizacji zadań podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

§ 3

Zadania przewodniczącego Komitetu

Do zadań przewodniczącego Komitetu należy w szczególności:

1) ustalanie planu pracy Komitetu;

2) wyznaczanie terminów posiedzeń Komitetu;

3) przewodniczenie posiedzeniom Komitetu;

4) podział prac pomiędzy członków Komitetu;

5) nadzorowanie współpracy z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz z komórkami audytu wewnętrznego w działach;

6) informowanie Ministra o zadaniach realizowanych przez Komitet.

§ 4

Uprawnienia członków Komitetu

Członkowie Komitetu mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komitetu, w szczególności do akt stałych i akt bieżących komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórek audytu wewnętrznego w działach, a także dostęp do wszystkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostek w dziale, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 5

Obowiązki członków Komitetu

1. Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:

1) czynny udział w pracach Komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Przewodniczący Komitetu ustala zadania dla poszczególnych członków Komitetu.

3. Członkowie Komitetu wykonują powierzone im zadania rzetelnie i obiektywnie, kierując się przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

4. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu Komitetu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia.

5. W razie niemożności wzięcia udziału w posiedzeniu, członek Komitetu powinien przed posiedzeniem zawiadomić o tym przewodniczącego Komitetu, podając powód swojej nieobecności.

§ 6

Tryb pracy Komitetu

1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia Komitetu odbywają się w siedzibie Ministerstwa co najmniej raz na kwartał.

3. Posiedzenia Komitetu zwołuje przewodniczący Komitetu:

1) z inicjatywy własnej;

2) na wniosek co najmniej 3 członków Komitetu.

4. Zaproszenia na posiedzenia Komitetu, wraz z ustalonym przez przewodniczącego Komitetu tematem i porządkiem posiedzenia oraz niezbędnymi dokumentami, przekazywane są członkom Komitetu nie później niż na 14 dni przed terminem posiedzenia.

5. Przewodniczący Komitetu, z inicjatywy własnej lub na wniosek członka Komitetu, może zapraszać na posiedzenia Komitetu osoby spoza jego składu.

6. Posiedzeniem Komitetu przewodniczy przewodniczący Komitetu.

7. Przewodniczącego Komitetu, w razie jego nieobecności na posiedzeniu Komitetu, zastępuje inny wskazany przez niego członek Komitetu.

8. Uczestnicy posiedzenia Komitetu potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu podpisem na liście obecności.

§ 7

Sposób podejmowania uchwał

1. Komitet wyraża opinie i oceny w formie uchwał przyjmowanych zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, przy obecności co najmniej połowy składu Komitetu.

2. W przypadku równego podziału głosów, głos przewodniczącego Komitetu liczony jest podwójnie.

3. Przewodniczący Komitetu może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym.

4. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, gdy wszyscy członkowie Komitetu otrzymali jej projekt, a za jej przyjęciem głosowała bezwzględna większość członków Komitetu.

5. Uchwały przyjęte w trybie obiegowym są dołączane do protokołu z najbliższego posiedzenia Komitetu.

6. W drodze obiegowej nie może być rozpatrywana sprawa, jeżeli choć jeden z członków Komitetu wyraził sprzeciw wobec jej rozpatrzenia w tym trybie.

§ 8

Tryb postępowania w sprawie wyrażania zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie

1. Wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie następuje na wniosek Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest rozpatrywany na pierwszym posiedzeniu Komitetu przypadającym po jego złożeniu.

3. Komitet wyraża zgodę, o której mowa w ust. 1, w formie uchwały podjętej zwykłą większością głosów.

4. Przed podjęciem uchwały Komitet wysłuchuje kierownika komórki audytu wewnętrznego oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

§ 9

Sposób dokumentowania posiedzeń

1. Z posiedzenia Komitetu sporządzany jest protokół, który zawiera w szczególności:

1) kolejny numer protokołu;

2) datę posiedzenia;

3) porządek posiedzenia;

4) listę uczestników posiedzenia;

5) treść podjętych uchwał;

6) wyniki głosowania;

7) treść zdania odrębnego.

2. Protokół podpisuje przewodniczący Komitetu.

3. Załącznik do protokołu stanowi lista obecności uczestników posiedzenia.

4. Protokoły z posiedzeń Komitetu przechowuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

§ 10

Współpraca pracowników Ministerstwa i jednostek w działach z Komitetem

1. Komitet jest uprawniony do pozyskiwania danych niezbędnych do realizacji zadań od Członków Kierownictwa Ministerstwa, kierownika komórki audytu wewnętrznego i kierowników innych komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego i kierowników jednostek w działach.

2. W celu realizacji uprawnienia, o którym mowa w ust. 1, Komitet wskazuje zakres niezbędnych informacji oraz termin ich dostarczenia.

3. Materiały pisemne, takie jak: plany audytów, sprawozdania z wykonania planów, sprawozdania z zadań audytowych, kluczowe wskaźniki ekonomiczne oraz opis czynności podjętych w celu zapobiegania zagrożeniom w ramach kontroli zarządczej, są przekazywane Komitetowi za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie, co najmniej na 14 dni przed terminem posiedzenia.

§ 11

Obsługa organizacyjna Komitetu

1. Obsługę prac Komitetu zapewnia komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie, której pracownik pełni funkcję sekretarza Komitetu.

2. Do obowiązków sekretarza Komitetu należy w szczególności:

1) dokumentowanie czynności i uchwał podejmowanych przez Komitet;

2) organizowanie w uzgodnieniu z przewodniczącym Komitetu posiedzeń Komitetu i przekazywanie członkom Komitetu oraz innym osobom zaproszeń, o których mowa w § 6 ust. 4 i 5;

3) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komitet w zakresie określonym przez przewodniczącego Komitetu;

4) obsługa organizacyjna Komitetu;

5) prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego Komitetu;

6) przechowywanie dokumentacji z prac Komitetu.