Na podstawie art. 18 ust. 1 i 2 oraz ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z poźn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Kontrola ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie Transportu, zwana dalej „kontrolą”, służy sprawnej realizacji nadzoru w zakresie ochrony informacji niejawnych.

2. Funkcje kontroli spełnia również ocena stanu ochrony informacji niejawnych, opracowana w sposób określony w § 9 ust. 1-3.

3. Kontrolę przeprowadza się w Kancelarii Tajnej, systemie teleinformatycznym BSK oraz w komórkach organizacyjnych Ministerstwa. Przedmiotem kontroli jest badanie:

1) stanu zabezpieczenia informacji niejawnych;

2) przestrzegania zasad ochrony informacji niejawnych;

3) stanu zabezpieczenia systemów teleinformatycznych służących do wytwarzania, przetwarzania, przechowywania lub przekazywania informacji niejawnych;

4) przestrzegania zasad ewidencjonowania i obiegu materiałów zawierających informacje niejawne.

§ 2

Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) system BSK - system teleinformatyczny Bezpieczne Stanowisko Komputerowe w Ministerstwie, służący do przetwarzania informacji niejawnych;

2) Ministerstwo - Ministerstwo Transportu;

3) Biuro ochrony - Biuro Ochrony Informacji Niejawnych;

4) Pełnomocnik ochrony - Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych;

5) Administrator systemu - Administratora systemu BSK w Ministerstwie.

§ 3

Kontrolę stanu ochrony informacji niejawnych przeprowadza się w celu:

1) sprawdzenia i oceny stanu faktycznego przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych;

2) ustalenia przyczyn ujawnienia naruszenia zasad ochrony informacji niejawnych;

3) sformułowania wniosków i zaleceń w sprawie doskonalenia systemu ochrony informacji niejawnych.

§ 4

W Kancelarii Tajnej, w systemie BSK oraz w komórkach organizacyjnych Ministerstwa kontroluje się stan ochrony informacji niejawnych w formach kontroli:

1) bieżących;

2) doraźnych;

3) rocznych.

§ 5

1. Kontrola bieżąca służy sprawowaniu ciągłego nadzoru nad przestrzeganiem przez wykonawców dokumentów niejawnych zasad postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne.

2. Kontrolę bieżącą w komórce organizacyjnej Ministerstwa prowadzi dyrektor tej komórki.

3. Kontrolę bieżącą Kancelarii Tajnej prowadzi pracownik Biura ochrony wyznaczony przez Pełnomocnika ochrony.

4. Kontrolę bieżącą przetwarzania informacji niejawnych w systemie BSK prowadzi Administrator systemu.

5. Przeprowadzenie kontroli bieżącej dokumentuje się bezpośrednio w dzienniku korespondencji oraz dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów. Zamieszcza się wpis o jej wynikach podpisany przez dyrektora komórki organizacyjnej i pracownika prowadzącego kancelarię materiałów zastrzeżonych.

§ 6

1. Kontrola doraźna obejmuje w szczególności sprawdzenie:

1) zgodności ze stanem ewidencyjnym nośników informacji niejawnych posiadanych przez wykonawców dokumentów niejawnych;

2) przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w zakresie ewidencji i obiegu dokumentów.

2. Kontrola doraźna w odniesieniu do Kancelarii Tajnej, systemu BSK oraz komórek organizacyjnych Ministerstwa realizowana jest przez pracowników Biura ochrony według rocznego planu kontroli opracowanego przez Pełnomocnika ochrony i zatwierdzonego przez Ministra Transportu.

3. Kontrolę doraźną przetwarzania informacji niejawnych w systemie BSK prowadzi inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego Ministerstwa, wyznaczony przez Ministra Transportu na podstawie art. 64 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.

4. Z przebiegu kontroli doraźnej sporządza się protokół. Wzór protokołu określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 7

1. Kontrola roczna jest podstawową formą sprawdzenia realizacji zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie.

2. Zakres oraz procedurę organizowania, prowadzenia i dokumentowania wyników kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

3. Kontrolę roczną przeprowadza komisja wyznaczona spośród pracowników Biura ochrony zarządzeniem Pełnomocnika ochrony.

4. Pełnomocnik ochrony zobowiązany jest do:

1) opracowania projektu zarządzenia, o którym mowa w ust. 3 i przedstawienia Ministrowi Transportu do akceptacji;

2) przeprowadzenia szkolenia osób wchodzących w skład komisji wyznaczonej do kontroli rocznej.

§ 8

Sprawozdanie o wynikach kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie, przewodniczący komisji kontroli rocznej przedkłada Ministrowi Transportu do wiadomości za pośrednictwem Pełnomocnika ochrony w terminie do dnia 20 marca następnego roku kalendarzowego.

§ 9

1. Pełnomocnik ochrony opracowuje ocenę stanu ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie za dany rok kalendarzowy, w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego.

2. Ocenę stanu ochrony informacji niejawnych opracowuje się na podstawie:

1) wyników kontroli stanu ochrony informacji niejawnych, prowadzonych w roku sprawozdawczym;

2) zawiadomień o naruszeniu przepisów o ochronie informacji niejawnych lub o ujawnieniu informacji osobom nieupoważnionym;

3) informacji uzyskanych od służb ochrony państwa.

3. Ocena stanu ochrony informacji niejawnych obejmuje:

1) zagrożenia występujące dla bezpieczeństwa informacji niejawnych;

2) organizację systemu ochrony informacji niejawnych, w tym:

a) działalność Biura ochrony,

b) regulacje normatywne,

c) sprawowanie nadzoru i kontroli,

d) działalność Kancelarii Tajnej,

e) funkcjonowanie systemu BSK,

f) prowadzenie postępowań sprawdzających,

g) działalność szkoleniową,

h) ochronę fizyczną informacji niejawnych;

3) funkcjonowanie systemu ochrony informacji niejawnych, w tym:

a) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych,

b) ochronę informacji niejawnych w systemach teleinformatycznych;

4) wnioski i propozycje.

4. Ocenę stanu ochrony informacji niejawnych Pełnomocnik ochrony przedstawia na posiedzeniu Kierownictwa Ministerstwa.

§ 10

Traci moc zarządzenie nr 22 Ministra Transportu z dnia 30 sierpnia 2006 r. w sprawie kontroli ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie Transportu oraz jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra Transportu (Dz. Urz. MT z dnia 5 września 2006 r.).

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załączniki do zarządzenia nr 19 Ministra Transportu
z dnia 10 lipca 2007 r. (poz. 37)

Załącznik Nr 1

Załącznik Nr 2

Zakres oraz procedura organizowania, prowadzenia i dokumentowania wyników kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych

I. Cel kontroli

1. Sprawdzenie przestrzegania w Ministerstwie przepisów o ochronie informacji niejawnych, ze szczególnym uwzględnieniem postanowień przepisów regulujących postępowanie z informacjami stanowiącymi tajemnicę państwową.

2. Sprawdzenie zgodności stanu faktycznego materiałów niejawnych ze stanem ewidencyjnym.

3. Sprawdzenie prawidłowości wydzielenia materiałów niejawnych posiadających wartość archiwalną.

4. Niszczenie materiałów niejawnych nie posiadających wartości archiwalnych.

II. Organizacja kontroli

1. Kontrolę przeprowadza komisja wyznaczona zarządzeniem Pełnomocnika ochrony, zawierającym następujące dane:

1) skład osobowy komisji (co najmniej 3 osoby);

2) termin rozliczenia wykonawców z materiałów niejawnych;

3) termin przygotowania do kontroli kancelarii materiałów zastrzeżonych (komórek organizacyjnych Ministerstwa) prowadzących ewidencję materiałów niejawnych;

4) termin przygotowania do kontroli Kancelarii Tajnej i systemu BSK;

5) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli.

2. W skład komisji wyznacza się osoby posiadające poświadczenia bezpieczeństwa (certyfikaty bezpieczeństwa) o klauzulach równych lub wyższych niż materiały podlegające kontroli.

3. W skład komisji nie wyznacza się kierownika Kancelarii Tajnej, Administratora systemu BSK oraz osób prowadzących ewidencję materiałów zastrzeżonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa.

4. Członkowie komisji powinni być zapoznani z celem i zakresem kontroli wynikającymi z ustaleń z Ministrem Transportu.

5. Pełnomocnik ochrony zobowiązany jest do przeszkolenia członków komisji w zakresie metodyki prowadzenia kontroli.

III. Zakres kontroli

1. Postępowanie z materiałami niejawnymi w Kancelarii Tajnej oraz komórkach organizacyjnych Ministerstwa prowadzących ewidencję materiałów, w tym:

1) szczegółowe sprawdzenie stanu faktycznego i porównanie ze stanem ewidencyjnym;

2) przestrzeganie zasad ewidencjonowania wytwarzanych materiałów niejawnych;

3) przestrzeganie zasad wytwarzania, przechowywania, udostępniania i niszczenia materiałów niejawnych.

2. Postępowanie z materiałami niejawnymi przez wykonawców:

1) znajomość przepisów o ochronie informacji niejawnych;

2) przestrzeganie zasad klasyfikowania informacji i oznaczania ich klauzulami tajności;

3) przestrzeganie zasad wytwarzania materiałów niejawnych, w tym również sporządzania notatek, odpisów, wyciągów, kopii i tłumaczeń;

4) przestrzeganie zasad selektywnego udostępniania informacji niejawnych i dokumentowanie faktu zapoznania się z informacjami stanowiącymi tajemnicę państwową;

5) przestrzeganie zasad przechowywania, przekazywania i niszczenia materiałów niejawnych;

6) prawidłowość dokonywania weryfikacji klauzul tajności informacji niejawnych;

7) zabezpieczenie informacji niejawnych w czasie pracy i po godzinach pracy.

3. Działalność Kancelarii Tajnej:

1) urządzenie Kancelarii Tajnej oraz stan zabezpieczenia pomieszczeń kancelaryjnych;

2) przygotowanie fachowe osób wykonujących zadania w Kancelarii Tajnej;

3) organizacja pracy Kancelarii Tajnej;

4) sposób prowadzenia ewidencji kancelaryjnej;

5) skuteczność nadzoru kierownika Kancelarii Tajnej nad wytwarzaniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem i zabezpieczeniem dokumentów niejawnych.

4. Postępowanie z dokumentami niejawnymi w Kancelarii Głównej Ministerstwa Transportu, kancelariach materiałów zastrzeżonych Ministerstwa ewidencjonujących materiały niejawne, a w szczególności:

1) przyjmowanie przesyłek niejawnych;

2) sposób prowadzenia ewidencji dokumentów niejawnych;

3) przekazywanie korespondencji do komórek organizacyjnych Ministerstwa;

4) wysyłanie korespondencji;

5) sposób zlecania dokumentów niejawnych do powielania;

6) zgodność klauzul dokumentów przekazanych do technicznego opracowania (brudnopisów) z dokumentami wytworzonymi;

7) ewidencjonowanie dokumentów wytworzonych i ich przekazywanie.

5. Sposób realizacji zadań związanych z ochroną fizyczną informacji niejawnych.

6. Przestrzeganie zasad ochrony informacji niejawnych w systemach i sieciach teleinformatycznych.

IV. Dokumentowanie wyników kontroli

1. Dokumentowanie wyników kontroli rocznej następuje w formie sprawozdania zawierającego protokół oraz wnioski i propozycje.

2. Sprawozdanie z przeprowadzonej kontroli rocznej powinno zawierać następujące dane:

1) w części ogólnej:

a) numer i datę zarządzenia powołującego komisję,

b) imiona, nazwiska, numery, klauzule tajności i terminy ważności poświadczeń bezpieczeństwa przewodniczącego i członków komisji,

c) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

d) wykaz komórek organizacyjnych Ministerstwa objętych kontrolą,

e) podpisy członków komisji.

2) w części merytorycznej:

a) wyszczególnienie urządzeń ewidencyjnych oraz pozycji zapisów w tych urządzeniach, na podstawie których sprawdzono stan faktyczny materiałów niejawnych,

b) dane dotyczące stanu faktycznego poszczególnych rodzajów materiałów niejawnych obejmujące w szczególności:

- zgodność lub niezgodność ze stanem ewidencyjnym.

- wyszczególnienie materiałów brakujących nie przedstawionych do kontroli z podaniem ich klauzul i numerów ewidencyjnych oraz osób, które je pokwitowały,

- wyszczególnienie materiałów utraconych lub uznanych za utracone z podaniem ich klauzul tajności, numerów ewidencyjnych, okoliczności zagubienia, osób odpowiedzialnych za utratę oraz wykonanych przez komisję przedsięwzięć poszukiwawczych,

- wyszczególnienie w załączniku do sprawozdania numerów ewidencyjnych dokumentów niejawnych za rok kontrolowany i lata ubiegłe, które zostały przez komisję sprawdzone lecz nie zostały wszyte do właściwych teczek lub zostały przerejestrowane do dzienników ewidencyjnych roku następnego,

- fakty ujawnienia informacji niejawnych osobom nieupoważnionym,

- okoliczności wskazujące na możliwość naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych mogące spowodować ujawnienie informacji niejawnych,

- ocenę przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

3. Wnioski i propozycje dotyczące ochrony informacji niejawnych określane są w wyniku ustaleń dokonanych w sprawozdaniu z przeprowadzonej kontroli rocznej. W tej części sprawozdania należy również odnieść się do wniosków i propozycji zgłoszonych w wyniku pozostałych kontroli przeprowadzonych w danym roku w zakresie informacji niejawnych, tj. bieżących i doraźnych.