Załącznik do zarządzenia nr 50
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 29 listopada 2017 r. (poz. 67)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ – ADMINISTRACJA PUBLICZNA ORAZ SPRAWY WEWNĘTRZNE, KIEROWANYCH PRZEZ MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI [1]

§ 1. Niniejszy regulamin określa organizację i tryb pracy Komitetu Audytu dla działów administracji rządowej – administracja publiczna oraz sprawy wewnętrzne, kierowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej „Komitetem”, utworzonego na mocy zarządzenia Nr 40 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 września 2017 r. w sprawie powołania Komitetu Audytu (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. poz. 55).

§ 2. Do zadań Komitetu należy:

1) doradztwo na rzecz Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej „Ministrem”, w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego;

2) sygnalizowanie Ministrowi istotnych ryzyk (na podstawie zbiorczych informacji dotyczących istotnych ryzyk i słabości kontroli zarządczej oraz proponowanych jej usprawnieniach) przygotowanych przez Zespół Audytu Wewnętrznego Departamentu Kontroli i Nadzoru w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwany dalej „komórką audytu wewnętrznego Ministerstwa”;

3) sygnalizowanie Ministrowi istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień na podstawie analizy informacji zbiorczych, o których mowa w pkt 2, oraz sprawozdań, o których mowa w pkt 5;

4) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planów audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej;

6) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia;

7) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

8) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych lub jednostkach sektora finansów publicznych obsługujących organy podległe lub nadzorowane przez Ministra, zwanych dalej „jednostkami w dziale”;

9) składanie Ministrowi oraz Ministrowi Finansów sprawozdań z realizacji zadań Komitetu w roku poprzednim, w terminie do końca lutego każdego roku;

10) kierowanie sprawozdań, o których mowa w pkt 9, do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra;

11) wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

§ 3. 1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia Komitetu odbywają się nie rzadziej niż raz na kwartał.

3. Posiedzenia Komitetu odbywają się w siedzibie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej „Ministerstwem”, przy ul. Batorego 5 w Warszawie, chyba że przewodniczący Komitetu wskaże inne miejsce.

4. Posiedzenia Komitetu zwołuje przewodniczący Komitetu z inicjatywy własnej lub na wniosek Ministra albo na wniosek przynajmniej dwóch członków Komitetu.

5. Zwoływanie posiedzeń następuje w formie zawiadomień, w których są wskazywane:

1) termin posiedzenia i planowany czas jego trwania;

2) miejsce posiedzenia;

3) ustalony porządek posiedzenia.

6. Zawiadomienia są przesyłane drogą elektroniczną na adresy poczty elektronicznej członków Komitetu, przynajmniej na 7 dni przed planowanym terminem posiedzenia. Zawiadomienie uznaje się za dokonane z chwilą jego skutecznego wysłania.

7. Do zawiadomienia dołącza się w formie elektronicznej dokumenty, które mają być przedmiotem obrad. Jeżeli ze względów technicznych przekazanie dokumentów w formie elektronicznej nie jest możliwe, przekazuje się informację o miejscu i terminie, w którym będzie możliwe zapoznanie się z dokumentami.

8. Przekazanie zawiadomienia może nastąpić w terminie krótszym, niż ustalony w ust. 6, jeżeli wszyscy członkowie Komitetu otrzymają informację o posiedzeniu i nie zgłoszą sprzeciwu w ciągu jednego dnia.

9. Posiedzenia Komitetu uważa się za ważnie zwołane, jeżeli pomimo braku zawiadomienia obecni są wszyscy członkowie Komitetu.

10. W posiedzeniach Komitetu mogą brać udział bez prawa głosu również osoby spoza składu Komitetu zaproszone przez przewodniczącego Komitetu.

11. Potwierdzenie obecności na posiedzeniu następuje przez złożenie podpisu na liście obecności.

12. Przewodniczący Komitetu może zdecydować o zwołaniu posiedzenia, które odbędzie się w trybie zdalnym przy wykorzystaniu środków technicznych umożliwiających bezpośrednie porozumiewanie się na odległość.

13. Sekretarz Komitetu potwierdza na liście obecności udział członków Komitetu w posiedzeniu Komitetu, które odbywa się w trybie zdalnym, na podstawie ich zgłoszeń.

§ 4. 1. Pracami Komitetu kieruje przewodniczący Komitetu.

2. Do zadań przewodniczącego Komitetu należy:

1) wyznaczanie terminów posiedzeń Komitetu i ustalanie ich porządków;

2) przewodniczenie posiedzeniom Komitetu;

3) podział prac pomiędzy członków Komitetu;

4) reprezentowanie Komitetu na zewnątrz;

5) informowanie Ministra o zadaniach realizowanych przez Komitet;

6) prowadzenie innych działań związanych z pracami Komitetu, jeżeli niniejszy regulamin nie zastrzega inaczej.

3. W razie nieobecności przewodniczącego Komitetu pracami Komitetu kieruje wskazany przez niego członek Komitetu, który wykonuje w całości zadania przewodniczącego Komitetu, o których mowa w ust. 2, chyba że przewodniczący Komitetu zastrzegł inaczej.

§ 5. 1. Komitet podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniu w formie uchwał przyjmowanych zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej czterech członków Komitetu.

2. W przypadku równej liczby głosów, decyduje głos przewodniczącego Komitetu.

3. Podjęte uchwały stanowią załącznik do protokołu z posiedzenia i podpisywane są przez obecnych na posiedzeniu członków Komitetu.

4. Uchwały mogą być podejmowane w trybie obiegowym za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeżeli przewodniczący Komitetu tak zadecyduje. Projekt uchwały powinien zostać przesłany wszystkim członkom Komitetu na wskazane adresy poczty elektronicznej. Uchwałę uważa się za podjętą w trybie obiegowym, jeżeli we wskazanym terminie żaden z członków Komitetu nie zgłosi sprzeciwu.

5. Uchwały podjęte w trybie obiegowym są podpisywane przez przewodniczącego Komitetu i dołączane do protokołu z najbliższego posiedzenia Komitetu wraz z informacją o ich przyjęciu w trybie obiegowym.

6. Informację o podjęciu uchwały w trybie obiegowym sekretarz Komitetu przesyła za pośrednictwem poczty elektronicznej wszystkim członkom Komitetu.

7. Uchwała w przedmiocie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmiany warunków płacy i pracy kierowników komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz komórek audytu wewnętrznego jednostek w działach jest podejmowana na pierwszym posiedzeniu wyznaczanym po wpływie wniosku Dyrektora Generalnego Ministerstwa albo kierownika jednostki w dziale. W przypadkach spornych, Komitet może wezwać i wysłuchać Dyrektora Generalnego Ministerstwa albo kierownika jednostki w dziale oraz kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa lub jednostki w dziale. Decyzję o wysłuchaniu podejmuje przewodniczący Komitetu.

8. Nieusprawiedliwiona nieobecność kierownika komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa lub jednostki w dziale nie wstrzymuje podjęcia uchwały.

§ 6. 1. Komitet jest uprawniony do uzyskiwania informacji niezbędnych do realizacji zadań od Członków Kierownictwa Ministerstwa, a także kierowników:

1) komórek organizacyjnych Ministerstwa, w tym komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa;

2) jednostek w działach;

3) komórek organizacyjnych jednostek w działach, w tym komórek audytu wewnętrznego.

2. W celu uzyskania informacji, o których mowa w ust. 1, Komitet zwraca się na piśmie do Członka Kierownictwa Ministerstwa, kierownika właściwej jednostki lub komórki, wskazując zakres niezbędnych informacji, formę udostępnienia oraz termin ich dostarczenia.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2, podejmuje przewodniczący Komitetu albo działający z jego upoważnienia – sekretarz Komitetu.

4. Dokumenty, opinie lub inne informacje stanowiące informacje niejawne są przekazywane Komitetowi w trybie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

5. Kierownicy jednostek w działach oraz kierownicy komórek organizacyjnych jednostek w działach, w tym kierownicy komórek audytu wewnętrznego jednostek w działach, kontaktują się z Komitetem za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa.

§ 7. Członkowie Komitetu mają prawo do podejmowania działań niezbędnych dla realizacji swojej funkcji, a w szczególności do:

1) wglądu do wszystkich akt prowadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa, związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego, w tym w komórce audytu wewnętrznego Ministerstwa, a także w komórkach organizacyjnych jednostek w działach, w tym ich komórek audytu wewnętrznego, z zastrzeżeniem przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych;

2) dostępu do wszystkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa oraz jednostek w działach, dotyczących kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;

3) przedstawiania pisemnych ocen lub opinii w sprawach objętych porządkiem obrad, w szczególności w razie niemożności wzięcia udziału w posiedzeniu Komitetu.

§ 8. 1. Posiedzenia Komitetu są protokołowane, chyba że przewodniczący Komitetu zarządzi inaczej.

2. Protokół zawiera:

1) kolejny numer protokołu;

2) datę posiedzenia i porządek posiedzenia, chyba że załącznikiem do protokołu jest zawiadomienie zawierające te dane – wówczas protokół wskazuje na zawiadomienie;

3) listę uczestników posiedzenia;

4) przebieg posiedzenia Komitetu, w tym przedmiot prezentowanych stanowisk;

5) treść uchwał poddanych pod głosowanie i wyniki głosowania, chyba że uchwała jest ujęta w odrębnym dokumencie – wówczas w protokole zaznacza się jedynie fakt podjęcia takiej uchwały;

6) podpis przewodniczącego Komitetu albo osoby, o której mowa w § 4 ust. 3, oraz protokolanta.

§ 9. 1. Obsługę organizacyjną prac Komitetu zapewnia komórka audytu wewnętrznego Ministerstwa.

2. Do obowiązków komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa w zakresie, o którym mowa w ust. 1, należy, w szczególności:

1) gromadzenie i przedstawianie Komitetowi planów audytu w jednostkach w działach oraz sprawozdań z wykonania tych planów;

2) gromadzenie i przedstawianie innych, niezbędnych dla Komitetu, informacji z jednostek w działach;

3) sporządzanie zbiorczej informacji o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych jej usprawnieniach w jednostkach w działach;

4) pośredniczenie w kontaktach jednostek w działach, w tym ich komórek audytu wewnętrznego, z Komitetem;

5) przygotowanie projektu sprawozdania z realizacji zadań Komitetu;

6) przechowywanie dokumentacji z prac Komitetu.

3. Sekretarzem Komitetu jest kierownik komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa albo wyznaczony przez niego pracownik tej komórki.

4. Sekretarz Komitetu, w zakresie obsługi prac Komitetu, podlega przewodniczącemu Komitetu.

5. Do obowiązków sekretarza Komitetu należy, w szczególności:

1) pełnienie funkcji protokolanta;

2) opracowywanie projektów dokumentów Komitetu;

3) przygotowanie projektów korespondencji w imieniu Komitetu i przewodniczącego Komitetu;

4) podpisywanie korespondencji w zakresie udzielonych upoważnień przez przewodniczącego Komitetu;

5) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji;

6) wykonywanie poleceń przewodniczącego Komitetu lub członków Komitetu.