Na podstawie art. 6 ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446) zarządza się, co następuje:

Załączniki do zarządzenia nr 20
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 19 kwietnia 2016 r. (poz. 20)

Załącznik nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

Rozdział 1.

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwana dalej „Instrukcją”, określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanym dalej „Ministerstwem”, oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej:

1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Ministerstwa do momentu uznania jej za część dokumentacji w komórce właściwej w sprawach archiwum oraz

2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

2. Przepisy Instrukcji stosuje się odpowiednio do postępowania z dokumentacją, w tym zawierającą informacje niejawne, wpływającą i powstającą w związku z użytkowaniem systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych.

§ 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) bezpieczny podpis elektroniczny – podpis określony w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1662 oraz z 2015 r. poz. 1893). Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi;

2) dekretacja – adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

3) dekretacja zastępcza – adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;

4) elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP) – system teleinformatyczny, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet;

5) elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) – dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentów elektronicznych do Ministerstwa przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego;

6) elektroniczny dziennik korespondencji – rejestr elektroniczny wykorzystywany przez pracowników Kancelarii Głównej oraz pracowników wykonujących czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia;

7) Kierownictwo Ministerstwa – Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

8) komórka merytoryczna – komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne, pod względem merytorycznym, załatwianie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt sprawy;

9) komórka organizacyjna – departament, biuro, a także wydział, zespół lub samodzielne stanowisko pracy, utworzone do realizacji zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa i wewnętrznych regulaminach komórek organizacyjnych Ministerstwa;

10) korespondencja – wszelkiego rodzaju dokumentację, każde pismo lub inny dokument, list, przesyłkę, paczkę, pakiet, w tym dokumenty składane przez osoby zatrudnione w Ministerstwie, wpływające do Ministerstwa, także drogą elektroniczną, lub wysyłane z Ministerstwa, także drogą elektroniczną;

11) metadane – zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z korespondencją, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie, przechowywanie i zarządzanie;

12) odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią cyfrową elementu akt sprawy na nośniku papierowym (pisma, dokumentu, notatki, formularza, planu, fotokopii, rysunku), umożliwiający zapoznanie się z treścią tego elementu, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

13) podpis elektroniczny – podpis stosowany w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, zawierający login i hasło;

14) referent sprawy – pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę;

15) skład chronologiczny – utworzony w Ministerstwie, uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności jej przekazania do składu chronologicznego, oraz informatycznych nośników danych będących uporządkowanym zbiorem nośników danych, na których zapisana jest dokumentacja w postaci elektronicznej;

16) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, prowadzony w postaci papierowej lub elektronicznej;

17) system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

18) teczka spraw – teczkę w postaci elektronicznej lub teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator, służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw;

19) wykaz akt – jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa, który niezależnie od struktury organizacyjnej ustala rzeczowy podział dokumentacji powstającej w toku działalności Ministerstwa na grupy przyporządkowane określonym hasłom klasyfikacyjnym, oznaczone symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną.

§ 3. 1. W Ministerstwie obowiązuje EZD jako podstawowy sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów w postaci elektronicznej.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa określa:

1) system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD w Ministerstwie, w którym wykonuje i dokumentuje się wszystkie czynności kancelaryjne, w szczególności dotyczy to:

a) prowadzenia rejestrów korespondencji wpływającej i wychodzącej, rejestru pism wewnętrznych oraz spisów spraw,

b) wykonywania dekretacji,

c) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w ustawie o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma,

d) prowadzenia innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach teleinformatycznych, o których mowa w § 1 ust. 2,

e) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;

2) minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych i zasady ich wykonywania;

3) zestawy obowiązkowych metadanych:

a) opisujących korespondencję wpływającą,

b) opisujących korespondencję wychodzącą,

c) opisujących elementy akt sprawy (notatki, opinie, prezentacje, projekty pism itp.), z wyłączeniem korespondencji wpływającej i wychodzącej z Ministerstwa,

d) opisujących sprawę.

§ 4. 1. Dyrektor Generalny Ministerstwa może określić wyjątki od EZD przez wskazanie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają inny sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, sprzeczny z EZD;

2) udokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacji określonych usług elektronicznych może być dokonywane w dedykowanym systemie teleinformatycznym, wskazanym w aktach prawnych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, jeżeli system ten zapewnia gromadzenie dokumentacji elektronicznej napływającej do Ministerstwa oraz tworzonej w Ministerstwie, w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, ich przechowywania, wyszukiwania i udostępniania oraz ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej im dokumentacji w postaci papierowej;

3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych.

2. Dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów w postaci nieelektronicznej w sprawach, o których mowa w ust. 1, odbywa się w systemie tradycyjnym, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Przy załatwianiu i rozstrzyganiu spraw w systemie tradycyjnym może być wykorzystywany system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD, w celu:

1) prowadzenia rejestrów korespondencji wpływającej i wychodzącej oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz Ministerstwa;

4) przesyłania korespondencji.

Rozdział 2.

Wykaz akt

§ 5. 1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi w Ministerstwie podstawę oznaczania, rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Ministerstwie i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

4. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.

5. W ramach klas pierwszego rzędu wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. 07), następnie podział klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi (np. 615) oraz w ramach klas trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi (np. 4310). Wykaz akt może być uzupełniony o kolejne klasy oznaczone odpowiednio symbolami klasyfikacyjnymi. Klasa nie podzielona na klasy kolejnego rzędu stanowi klasę końcową w wykazie akt.

6. Zgodnie z wykazem akt, akta oznacza się następującymi kategoriami archiwalnymi:

1) kategorią „A” – materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego;

2) kategorią „B” – akta o charakterze niearchiwalnym, z tym że:

a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. „B5”) oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego po roku jej zakończenia;

b) symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy, która jest niszczona za zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, oznaczonej symbolem „Bc”, wzór zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc” oraz wzór protokołu zniszczenia akt, określają odpowiednio załączniki nr 1, 2 i 3 do Instrukcji,

c) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich (np. „BE5”) oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ocenie (ekspertyzie) ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną. Ekspertyzę przeprowadza komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum, przy udziale pracownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację.

§ 6. Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny został określony w wykazie akt w kolumnie 9 „Okres zagrożenia”. Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem „E”, zniszczeniu – symbolem „Z”, pozostawieniu na miejscu – symbolem „P”.

§ 7. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w ramach EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im bezpośrednio w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, niezbędną część dokumentacji stanowiącej akta danej sprawy.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej w systemie teleinformatycznym, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

3. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

4. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują w systemie tradycyjnym do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 i 4, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

6. Dokumentację, o której mowa w ust. 2 i 4, oznaczoną odrębnym znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, kwalifikuje się w tej komórce organizacyjnej do kategorii archiwalnej „Bc”.

Rozdział 3.

Podział czynności kancelaryjnych

§ 8. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1) przyjmowanie, rejestrowanie, odwzorowywanie cyfrowe, składowanie i przekazywanie wpływającej korespondencji do składu chronologicznego i adresatom;

2) rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej z Ministerstwa.

§ 9. W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują:

1) Kancelaria Główna;

2) sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa oraz pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych;

3) referenci spraw.

§ 10. Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:

1) odbiór korespondencji z Biura Przepustek Ministerstwa, z Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji, zwanego dalej „Pocztą Specjalną”, oraz wpływającej za pośrednictwem poczty elektronicznej i elektronicznej skrzynki podawczej Ministerstwa;

2) rejestrowanie korespondencji w elektronicznym dzienniku korespondencji wpływającej;

3) odwzorowywanie cyfrowe korespondencji wpływającej;

4) potwierdzanie wpływu korespondencji na Zwrotnych Potwierdzeniach Odbioru, z wyjątkiem korespondencji adresowanej do Pełnomocników Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Dyrektora Generalnego oraz Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych i Międzyresortowej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych;

5) przedkładanie korespondencji do dekretacji zgodnie z § 14 ust. 4 i 5;

6) rozdzielanie i przekazywanie korespondencji w postaci elektronicznej lub papierowej do składu chronologicznego i do sekretariatów członków Kierownictwa Ministerstwa oraz pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych;

7) przyjmowanie korespondencji wychodzącej z sekretariatów członków Kierownictwa i od pracowników wykonujących czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych, rejestrowanie jej w elektronicznym dzienniku korespondencji wychodzącej oraz wysyłanie jej za pośrednictwem Poczty Specjalnej;

8) prowadzenie składu chronologicznego;

9) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji w składzie chronologicznym;

10) zapewnienie ochrony dokumentów zgromadzonych w Kancelarii Głównej i składzie chronologicznym;

11) przekazywanie dokumentacji zgromadzonej w składzie chronologicznym do archiwum Ministerstwa, w terminach uzgodnionych z komórką organizacyjną właściwą w sprawach archiwum;

12) ustalanie adresatów korespondencji błędnie zaadresowanej.

§ 11. Sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa wykonują czynności zlecone przez członków Kierownictwa.

§ 12. Do zakresu działania pracowników wykonujących czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych należy:

1) odbieranie korespondencji z Kancelarii Głównej oraz przyjmowanie korespondencji z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa;

2) rejestrowanie w elektronicznym dzienniku korespondencji i odwzorowywanie cyfrowe korespondencji bezpośrednio wpływającej do komórki organizacyjnej;

3) odbieranie przekazywanej przez Kancelarię Główną korespondencji w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym;

4) przekazywanie korespondencji kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji;

5) przekazywanie korespondencji wpływającej bezpośrednio do komórki organizacyjnej:

a) w sprawach prowadzonych w ramach EZD – do składu chronologicznego,

b) w sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym – właściwym referentom spraw;

6) przekazywanie do wysyłki pracownikom Kancelarii Głównej zakopertowanej korespondencji przygotowanej przez referentów spraw lub pracowników wykonujących czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych;

7) zapewnienie ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów.

§ 13. 1. Do zakresu czynności kancelaryjnych referentów spraw, z zastrzeżeniem ust. 2, należy:

1) zakładanie na każdy rok kalendarzowy i prowadzenie, zgodnie z powierzonym zakresem czynności i wykazem akt, teczek spraw w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i teczek spraw w systemie tradycyjnym, oznaczonych według wzoru określonego w załączniku nr 4 do Instrukcji;

2) włączanie do akt sprawy zadekretowanej korespondencji oraz korespondencji wpływającej bezpośrednio na imienną pocztę elektroniczną lub przekazywanie jej do rejestracji;

3) rejestrowanie każdej otrzymanej do załatwienia sprawy odpowiednio w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, a w przypadku zastosowania systemu tradycyjnego – we właściwym dla danej sprawy spisie spraw, którego wzór określa załącznik nr 5 do Instrukcji;

4) prowadzenie, w razie potrzeby, w systemie tradycyjnym, spisu zawartości akt danej sprawy, którego wzór określa załącznik nr 6 do Instrukcji;

5) przygotowywanie i przekazywanie zakopertowanej korespondencji wychodzącej pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórce organizacyjnej.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, może wykonywać inna osoba, wskazana przez kierownika komórki organizacyjnej.

Rozdział 4.

Obieg korespondencji

§ 14. 1. Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i wysyła korespondencję wpływającą i wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej, a ponadto odbiera korespondencję z Biura Przepustek, korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną na oficjalny adres Ministerstwa zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej oraz korespondencję przesłaną na elektroniczną skrzynkę podawczą Ministerstwa.

2. Korespondencja odebrana z Poczty Specjalnej i Biura Przepustek podlega sprawdzeniu w punkcie kontroli pirotechniczno-radiologicznej.

3. Korespondencję oznaczoną „Do rąk własnych”, oferty przetargowe, oferty dotyczące naboru na wolne stanowiska w służbie cywilnej w Ministerstwie, wnioski o dofinansowanie projektów w ramach programów/funduszy europejskich, prace konkursowe, korespondencję adresowaną do Rzecznika Dyscyplinarnego i jego zastępcy oraz korespondencję adresowaną do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych i jego zastępców i Międzyresortowej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych rejestruje się i przekazuje właściwym adresatom bez otwierania.

4. Korespondencję kierowaną do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazuje się Dyrektorowi Biura Ministra, a kierowaną do Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego i Dyrektora Generalnego – właściwym sekretariatom.

5. Korespondencję adresowaną do Ministerstwa przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, do dekretacji.

6. Korespondencja zadekretowana przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego, Dyrektora Generalnego, Dyrektora Biura Ministra i kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, przekazywana jest bezpośrednio, zgodnie z § 38 ust. 1 i 2, pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych na bieżąco każdego dnia roboczego, natomiast oznaczona jako „Pilna” niezwłocznie.

7. Korespondencję wpływającą, przeznaczoną dla komórek organizacyjnych, Kancelaria Główna przekazuje, zgodnie z właściwością, pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych.

§ 15. 1. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania oraz w dni wolne od pracy przyjmuje służba dyżurna.

2. W przypadku przyjęcia korespondencji oznaczonej jako „Pilna”, służba dyżurna informuje niezwłocznie o tym fakcie adresata korespondencji.

3. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 i 2, służba dyżurna przekazuje do Kancelarii Głównej niezwłocznie po rozpoczęciu przez nią pracy, a w przypadku przekazania korespondencji adresatowi informuje o tym Kancelarię Główną.

§ 16. 1. Przy otwieraniu koperty z korespondencją należy zachować w stanie nienaruszonym umieszczoną na kopercie pieczęć datownika urzędu pocztowego.

2. Po otwarciu koperty sprawdza się czy:

1) nie zawiera korespondencji mylnie doręczonej, adresowanej do innego podmiotu;

2) dołączone są wymienione w korespondencji załączniki (w przypadku braku załączników należy dokonać stosownej adnotacji).

3. Korespondencję mylnie doręczoną, Kancelaria Główna i właściwe komórki organizacyjne przesyłają bez zbędnej zwłoki adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.

4. Przekazy pieniężne lub pieniądze w korespondencji, pracownicy Kancelarii Głównej i pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych przekazują, za pokwitowaniem, do kasy komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansowych, natomiast dowody opłaty skarbowej dołączają do korespondencji, dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.

§ 17. 1. W systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, rejestrowanie korespondencji wpływającej polega na przyporządkowaniu do takiej korespondencji określonego zestawu metadanych opisujących korespondencję.

2. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

3. Metadane opisujące korespondencję wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

§ 18. 1. Pracownicy Kancelarii Głównej i pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych umieszczają na korespondencji wpływającej w postaci papierowej identyfikator (kod kreskowy) oraz pieczęć wpływu, zawierającą odpowiednio: nazwę Ministerstwa, nazwę komórki organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników łamaną przez liczbę stron oraz numer kolejny (liczbę porządkową) z elektronicznego dziennika korespondencji. W przypadku korespondencji oznaczonej jako „Pilna” lub „Bardzo pilna” odnotowuje się dodatkowo godzinę wpływu.

2. Identyfikator oraz pieczęć wpływu korespondencji w postaci papierowej umieszcza się na:

1) pierwszej stronie pisma – gdy istnieje możliwość otwarcia koperty;

2) kopercie – gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

3. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na:

1) dokumentacji stanowiącej osobistą własność;

2) oficjalnych zaproszeniach;

3) załącznikach;

4) czasopismach, katalogach, prospektach.

4. Po naniesieniu na korespondencję w postaci papierowej identyfikatora Kancelaria Główna wykonuje jej odwzorowanie cyfrowe.

6. Jeśli Kancelaria Główna nie wykonuje odwzorowania cyfrowego z uwagi na brak możliwości otwarcia korespondencji, wówczas odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może nie być wykonane, zgodnie z § 4 ust. 1.

§ 19. 1. Korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną poddaje się wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Korespondencję otrzymaną pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) korespondencję adresowaną na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z Ministerstwem;

2) korespondencję adresowaną na imienne adresy poczty elektronicznej:

a) mającą istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw w Ministerstwie,

b) mającą robocze znaczenie dla spraw załatwianych w Ministerstwie,

c) pozostałą, nie odzwierciedlającą działalności Ministerstwa.

3. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 1, pracownicy Kancelarii Głównej i pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych rejestrują w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, dołączając do metadanych opisujących korespondencję odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami.

4. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. a, referent prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i przekazuje pracownikom wykonującym czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych celem rejestracji.

5. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. b, referent prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, nie zgłaszając jej do rejestracji.

6. Korespondencji, o której mowa w ust. 2 w pkt 2 w lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

7. Korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, w taki sposób, aby zachować ją w postaci dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były załączone.

8. Jeśli korespondencja przekazana pocztą elektroniczną stanowi część akt sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, po dokonaniu czynności związanych z jej zarejestrowaniem:

1) sporządza się wydruk;

2) wypełnia pieczęć wpływu;

3) włącza do akt sprawy.

§ 20. Korespondencja przekazana na elektroniczną skrzynkę podawczą jest rejestrowana przez pracowników Kancelarii Głównej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD.

§ 21. 1. Korespondencję przekazaną na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiącą załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając do metadanych informację o przekazaniu informatycznego nośnika danych do składu chronologicznego.

3. Korespondencję w postaci papierowej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałą korespondencję w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma oraz informację o przekazaniu załącznika w postaci informatycznego nośnika danych do składu chronologicznego.

§ 22. 1. Korespondencja w postaci elektronicznej w całości włączona do EZD i korespondencja w postaci papierowej, dla której wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, przekazywana jest do dekretacji wyłącznie w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD.

2. Zarejestrowaną korespondencję w postaci papierowej, dla której wykonano odwzorowanie cyfrowe, pracownicy Kancelarii Głównej/pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych przekazują do składu chronologicznego.

3. Dekretacja korespondencji w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na piśmie, wraz z datą i podpisem dekretującego, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Dopuszcza się wykorzystanie systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, w celu dokonania dekretacji korespondencji dotyczącej sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci papierowej.

Rozdział 5.

Rejestracja i znakowanie spraw (akt)

§ 23. 1. Ze względu na sposób rejestrowania i przechowywania, całość dokumentacji w Ministerstwie dzieli się na:

1) tworzącą akta sprawy, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy;

2) nietworzącą akt sprawy, która nie została przyporządkowana do sprawy i gromadzona jest w teczkach aktowych, zakładanych dla klas zgodnie z wykazem akt. Stanowią ją w szczególności:

a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako korespondencja wpływająca i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,

b) niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako korespondencja wpływająca i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy,

c) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy,

d) listy obecności,

e) środki ewidencyjne archiwum Ministerstwa,

f) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemach udostępniających automatycznie dane z określonego rejestru.

2. Dokumentacja nietworzącą akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw.

§ 24. 1. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw, w kolejności wynikającej z tego spisu, na podstawie otrzymanego lub wytworzonego pierwszego pisma w danej sprawie; dalszych pism w zarejestrowanej już sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Każde pismo dotyczące danej sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy, aż do jej ostatecznego załatwienia, niezależnie od roku, w którym to nastąpi.

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) symbol literowy lub literowo-cyfrowy komórki organizacyjnej;

2) symbol liczbowy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;

3) liczbę porządkową, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

4) cyfry określające rok kalendarzowy, w którym sprawę wszczęto.

4. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 3, umieszcza się w kolejności i oddziela w następujący sposób: AB-IV-0000-l/2016, gdzie:

1) AB-IV to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 0000 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 1 to liczba określająca pierwszą sprawę rozpoczętą w 2016 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej AB, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 0000;

4) 2016 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Znak sprawy może być uzupełniony o symbol referenta sprawy (inicjały imienia i nazwiska) w następujący sposób: AB-I-0000-1/2016/JK, gdzie „JK” jest symbolem referenta sprawy, dodanym do znaku sprawy.

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

§ 25. Zmiana znaku sprawy, z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy, może nastąpić w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta sprawy niezakończonej przejmuje nowa komórka organizacyjna.

§ 26. Sprawę dotyczącą wznowienia postępowania w sprawie ostatecznie załatwionej rejestruje się w spisie spraw jako nową sprawę z nowym znakiem sprawy; w takim przypadku akta przedmiotowej sprawy przenosi się do nowych akt sprawy, czyniąc adnotację we właściwym spisie spraw w brzmieniu „przeniesiono do teczki ...”.

§ 27. 1. Kierownik komórki organizacyjnej może podjąć decyzję o wprowadzeniu rejestrowania określonej grupy spraw w obrębie klasy z wykazu akt, w odrębnym rejestrze zastępującym spis spraw.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, prowadzony w układzie rzeczowym lub alfabetycznym, w postaci papierowej lub elektronicznej, może obejmować kilka lat, przy czym numerację zapisów w każdym roku rozpoczyna się od pozycji nr 1.

Rozdział 6.

Załatwianie spraw

§ 28. Załatwianie spraw odbywa się na zasadach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach odrębnych.

§ 29. 1. Sprawy załatwiają referenci spraw, uwzględniając kolejność ich wpływu oraz stopień pilności i wagę danej sprawy.

2. Referenci spraw grupują akta spraw w teczkach spraw, dbając o kompletność metadanych, odnoszących się do sprawy oraz korespondencji włączonej do akt sprawy, poprzez:

1) nadanie sprawie tytułu;

2) wpisanie lub uzupełnianie metadanych korespondencji wpływającej i przeznaczonej do wysłania;

3) uzupełnienie metadanych opisujących sprawę.

3. Referenci spraw zapewniają kontrolę zapłaty opłaty skarbowej oraz dokonują związanych z tym czynności na zasadach określonych w przepisach o opłacie skarbowej.

§ 30. 1. W każdym roku kalendarzowym prowadzi się nowe spisy spraw i odpowiadające tym spisom teczki spraw, założone dla klasy końcowej w wykazie akt, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym dopuszcza się:

1) prowadzenie zbiorczej teczki spraw, do której odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe);

2) prowadzenie teczek spraw założonych odrębnie według kryterium podmiotowego lub przedmiotowego sprawy, w których grupuje się akta spraw zarejestrowanych w jednym spisie spraw; w takim przypadku nie prowadzi się dla tych teczek dodatkowych spisów spraw;

3) prowadzenie teczek spraw przez okres dłuższy niż jeden rok w sytuacji zarejestrowania niewielkiej liczby spraw w roku; w takim przypadku zakłada się dla każdego kolejnego roku odrębny spis spraw.

§ 31. 1. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem opatrzonym datą i znakiem sprawy, której dotyczy.

2. Pismo przygotowuje się z uwzględnieniem następujących zasad:

1) pismo sporządza się na blankiecie korespondencyjnym z odpowiednim nadrukiem (Minister, Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu, Dyrektor Generalny, Ministerstwo z nazwą komórki organizacyjnej) albo na papierze opatrzonym pieczęcią nagłówkową; wzory pieczęci urzędowych i stempli służbowych oraz zasady ich stosowania określa zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa w sprawie instrukcji używania pieczęci i stempli oraz stosowania tablic urzędowych i informacyjnych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji;

2) blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania pism wychodzących z Ministerstwa;

3) w lewym górnym rogu pod nadrukiem albo pieczęcią nagłówkową umieszcza się znak sprawy;

4) w prawym górnym rogu podaje się miejsce oraz datę wystawienia pisma;

5) pod treścią pisma z lewej strony umieszcza się informacje o liczbie załączników, a następnie rozdzielnik;

6) w prawym dolnym rogu umieszcza się numerację stron pisma, np.: 1/3, 2/3, 3/3.

§ 32. 1. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.

2. Zakres uprawnień do podpisywania pism w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji regulują odrębne przepisy.

§ 33. 1. Ze względu na wymogi przepisów prawa oraz bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, przy sporządzaniu następujących dokumentów stosuje się, z zastrzeżeniem ust. 2, formę papierową i podpis własnoręczny:

1) aktów normatywnych i innych aktów prawnych, decyzji administracyjnych, postanowień, upoważnień, pełnomocnictw oraz innych dokumentów stanowiących dowód dokonanych czynności prawnych;

2) umów cywilnoprawnych i innych dowodów dokonanych operacji gospodarczych;

3) zaświadczeń;

4) dokumentów, dla których zastrzeżono określoną prawem formę lub wzór;

5) dokumentacji z zakresu prawa pracy, włączanej do akt osobowych pracownika;

6) dokumentów, które zgodnie z przepisami prawa opatrywane są pieczęciami urzędowymi bądź adnotacjami mającymi znaczenie prawne;

7) dokumentów tworzonych w ramach określonych prawem procedur, jeżeli z przepisów wynika obowiązek dochowania formy pisemnej bądź innej formy kwalifikowanej;

8) w sytuacjach przewidzianych szczególnymi przepisami prawa.

2. W sytuacjach dopuszczalnych przepisami prawa do dokumentów, o których mowa ust. 1, można stosować także formę elektroniczną i bezpieczny podpis elektroniczny.

§ 34. 1. W przypadku ustnego załatwienia sprawy referent sprawy sporządza i włącza do akt sprawy notatkę o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.

2. Do akt sprawy włącza się dokumenty i notatki służbowe sporządzane dla członków Kierownictwa Ministerstwa, w szczególności w przypadku umieszczenia na nich własnoręcznej dyspozycji Kierownictwa Ministerstwa lub komórki organizacyjnej.

Rozdział 7.

Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

§ 35. 1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału.

2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie nad tekstem umieszcza się wyraz „odpis”, a jeżeli z odpisu, umieszcza się wyrazy „odpis z odpisu”.

3. Jeżeli na oryginale umieszczona jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery „mp.”, a dalej wpisuje się treść pieczęci.

4. W miejscu podpisu umieszcza się znak /-/ oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale, a w przypadku gdy podpis jest nieczytelny, wyrazy „podpis nieczytelny”.

5. Odpis dokumentu może być sporządzony także poprzez wykonanie kserokopii dokumentu, na której po prawej stronie nad tekstem umieszcza się wyraz „Odpis” i odcisk pieczęci organu, a pod oryginalnym podpisem umieszcza się podpis osoby aktualnie upoważnionej do reprezentacji organu z podaniem imienia, nazwiska, funkcji oraz daty wydania odpisu.

6. W przypadku sporządzenia odpisu z dokumentu w postaci elektronicznej, znajdującego się w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, który nie występuje w postaci papierowej, naczelnik wydziału albo referent potwierdza na wydruku tego dokumentu jego zgodność z dokumentem w postaci elektronicznej, znajdującym się w systemie.

§ 36. 1. Zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza naczelnik wydziału albo referent sprawy, używając formuły „za zgodność z oryginałem” i umieszczając pieczęć imienną, a także pieczęć trójkątną (do użytku wewnętrznego) – jeżeli odpis przeznaczony jest dla instytucji i komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji albo okrągłą (urzędową) – jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.

2. Jeżeli brak jest zastrzeżeń natury proceduralnej, zamiast odpisów sporządza się kopie.

3. Potwierdzenia zgodności kopii z oryginałem dokonują naczelnicy wydziałów, referenci spraw lub pracownicy wykonujący czynności sekretarskie w komórkach organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane; przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

4. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej, podpisanej bezpiecznym podpisem elektronicznym, potwierdzeniem zgodności kopii z oryginałem jest wydruk z systemu teleinformatycznego, służącego do realizacji EZD, wraz z adnotacją „za zgodność z oryginałem”, datą i podpisem osoby upoważnionej.

§ 37. 1. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.

2. Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka (powielarnia) na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora (naczelnika) zamawiającej komórki organizacyjnej. Wzór zlecenia określa załącznik nr 7 do Instrukcji.

3. Zlecenie, o którym mowa w ust. 2, wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za pracę powielarni.

Rozdział 8.

Wysyłanie i doręczanie korespondencji

§ 38. 1. Korespondencja przeznaczona dla komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazywana jest w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Doręczenie korespondencji w systemie tradycyjnym następuje za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 8 do Instrukcji, lub za potwierdzeniem odbioru na egzemplarzu pisma pozostającego w aktach sprawy.

§ 39. 1. Korespondencja kierowana do adresatów spoza Ministerstwa przekazywana jest za pośrednictwem Poczty Specjalnej, z zastrzeżeniem ust. 4.

2. Korespondencja polecona dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek poleconych. Wzór wykazu przesyłek poleconych określa załącznik nr 9 do Instrukcji.

3. Korespondencja zwykła dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek nadanych. Wzór wykazu przesyłek nadanych określa załącznik nr 10 do Instrukcji.

4. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się doręczenie korespondencji adresatowi zewnętrznemu bez pośrednictwa Kancelarii Głównej i Poczty Specjalnej.

§ 40. 1. W przypadku pism wytworzonych w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i przeznaczonych do wysyłki w formie papierowej, referent sprawy drukuje odpowiednią liczbę egzemplarzy zaakceptowanej wersji pisma, zawierającej kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień) i przedkłada do własnoręcznego podpisu dyrektorowi komórki organizacyjnej lub innej upoważnionej osobie.

2. Ostateczną wersję pisma, przeznaczonego do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej, akceptuje dyrektor komórki organizacyjnej lub inna upoważniona osoba w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, przez podpisanie jej bezpiecznym podpisem elektronicznym.

3. Zaakceptowaną wersję elektroniczną pisma, o której mowa w ust. 2, oraz odwzorowanie cyfrowe podpisanego własnoręcznie pisma, zachowuje się w aktach sprawy.

4. W przypadku potrzeby pozostawienia w Ministerstwie egzemplarza pisma wychodzącego w postaci papierowej, referent sprawy przekazuje ten egzemplarz do składu chronologicznego, gdzie przechowywany jest w kolejności wynikającej z rejestru korespondencji wychodzącej.

§ 41. 1. Pisma wytworzone w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, i przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej, dyrektor komórki organizacyjnej lub inna upoważniona osoba podpisuje bezpiecznym podpisem elektronicznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

2. Wysyłka pisma, o którym mowa w ust. 1, następuje za pośrednictwem ePUAP bądź na adres poczty elektronicznej adresata.

§ 42. 1. W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym referent sprawy sporządza co najmniej dwa egzemplarze pisma przeznaczonego do podpisu i wysłania, przy czym jeden podpisany egzemplarz pozostawia się w aktach sprawy.

2. W uzasadnionych przypadkach pismo w sprawie prowadzonej w systemie tradycyjnym, może być wysłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej po podpisaniu bezpiecznym podpisem elektronicznym.

§ 43. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje referent lub pracownik komórki organizacyjnej, której kierownik komórki powierzył wykonywanie obsługi kancelaryjnej, podejmując następujące czynności:

1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą oraz czy dołączone są wymienione w nim załączniki;

2) odnotowuje w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, sposób wysłania korespondencji (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;

3) sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku umieszcza się pieczęć nagłówkową);

4) dokonuje adnotacji w elektronicznym dzienniku korespondencyjnym o przekazaniu pisma do wysyłki;

5) wykonuje odwzorowanie cyfrowe pisma wychodzącego w postaci papierowej, a także włącza pismo do właściwych akt sprawy.

Rozdział 9.

Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

§ 44. Każdego roku (w I półroczu) w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu akt celem przekazania teczek spraw, po upływie ustalonego w § 45 okresu przechowywania, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

§ 45. 1. Po zakończeniu roku kalendarzowego teczki spraw w postaci elektronicznej i papierowej pozostają w komórkach organizacyjnych przez okres następnego roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą w sprawach archiwum, może ustalić inny okres pozostawania określonych teczek spraw w komórce organizacyjnej, jeżeli uzasadnione jest to realizacją zadań wymagających ciągłości i spójności działania w dłuższym okresie czasu.

3. Dokumentacja w postaci papierowej i informatyczne nośniki danych, zgromadzone w składzie chronologicznym, przekazywane są do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, w terminach uzgodnionych z pracownikami tej komórki.

§ 46. 1. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum spełnia system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD.

2. Przekazanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przekazaniu komórce organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum, przygotowanego w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej, a następnie uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania tą dokumentacją, w szczególności do:

1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;

2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba;

4) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

3. Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 2, może następować automatycznie po upływie okresu, o którym mowa w § 45 ust. 1.

4. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 2, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.

§ 47. 1. W systemie tradycyjnym teczki spraw zakończonych przekazuje się kompletnymi rocznikami, wraz z rejestrami, skorowidzami, kartotekami itp., na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w postaci papierowej w 3 egzemplarzach, odrębnie dla akt kategorii „A” i dla akt kategorii „B”; zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.

2. Akta spraw zawierające informacje niejawne, przekazuje Kancelaria Tajna Ministerstwa, dołączając do każdej przekazywanej teczki spis zawartości teczki, według wzoru określonego w załączniku nr 11 do Instrukcji.

3. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe otrzymuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum; wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt określa załącznik nr 12 do Instrukcji.

4. Teczki lub akta spraw, potrzebne nadal do pracy bieżącej, pozostawia się w komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia akt; wzór karty udostępnienia akt określa załącznik nr 13 do Instrukcji.

§ 48. 1. Przekazanie dokumentacji w postaci papierowej i informatycznych nośników danych, zgromadzonych w składzie chronologicznym, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, polega na ich przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt ze składu chronologicznego, którego wzór określa załącznik nr 14 do Instrukcji, zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) pełną nazwę komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,

d) imię, nazwisko i podpis kierownika archiwum przyjmującego dokumentację lub osoby upoważnionej,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) informację o skrajnych identyfikatorach korespondencji,

c) rok rejestracji korespondencji umieszczonej w pudle lub paczce,

d) oznaczenie i określenie typu nośnika informatycznego oraz odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik, numer seryjny nośnika, jeśli występuje.

§ 49. 1. Dokumentacja spraw zakończonych, przekazywana do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, powinna być uporządkowana.

2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, polega na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

5) sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.

3. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:

1) ułożeniu akt spraw w obrębie teczek spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw (tzn. pierwsza sprawa znajduje się na początku teczki), a w obrębie spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na początku), zwracając uwagę na właściwe dołączenie załączników do pism przewodnich, sprawozdań i protokołów;

2) wydzieleniu akt kategorii „B” z teczek zawierających akta kategorii „A”;

3) wydzieleniu dokumentów i pism stanowiących akta kategorii „Bc”, wyłączenie wtórników;

4) usunięciu wszelkich części metalowych z teczek spraw, z wyjątkiem elementów metalowych aktów notarialnych;

5) ponumerowaniu wszystkich stron w teczkach akt z materiałami archiwalnymi (kategoria „A”) i dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną w okresie dłuższym niż 25 lat, miękkim ołówkiem, z podaniem ich liczby pod treścią ostatniego wpisu w spisie spraw;

6) uzupełnieniu spisów spraw w teczkach akt z materiałami archiwalnymi (kategoria „A”) i dokumentacją niearchiwalną, przechowywaną w okresie dłuższym niż 25 lat, przez wpisanie przy każdej pozycji spisu sprawy numeracji stron obejmujących sprawę wpisaną w tej pozycji;

7) umieszczeniu akt w teczkach wiązanych, których grubość nie powinna przekraczać 5 cm;

8) prze sznurowaniu akt kategorii „A”;

9) odręcznym oznaczeniu teczek zgodnie z wymogami Instrukcji;

10) ułożeniu i wpisaniu teczek spraw do spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności haseł klasyfikacyjnych wykazu akt.

4. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum polega na:

1) sprawdzeniu kompletności zbioru dokumentacji w postaci nieelektronicznej i zbioru informatycznych nośników danych;

2) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;

3) umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach;

4) opisaniu pudeł lub paczek;

5) wpisaniu pełnej nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny;

6) oznaczeniu roku rejestracji korespondencji znajdującej się w pudle lub paczce;

7) wpisaniu informacji, czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, czy też jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo;

8) wpisaniu skrajnych identyfikatorów korespondencji;

9) usunięciu części metalowych i folii (na przykład spinaczy, zszywek, koszulek).

5. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych, powiadamiając o tym fakcie właściwego dyrektora komórki organizacyjnej.

Rozdział 10.

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

§ 50. 1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

2. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji, przekazuje akta spraw niezakończonych prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej komórki), na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej Instrukcji, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

3. W przypadku likwidacji kancelarii tajnej czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje komisja likwidacyjna powołana przez pełnomocnika ochrony.

§ 51. 1. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio postanowienia § 49.

2. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania, informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.

§ 52. W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty przeniesienia/zwolnienia.

Załącznik do załącznika nr 1

Załącznik

PROTOKÓŁ
OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ OZNACZONEJ SYMBOLEM „BC”

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj