§ 1.

W zarządzeniu Nr 4 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 stycznia 2007 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. Nr 2, poz. 7, z późn. zm.²⁾) wprowadza się następujące zmiany:

1) w załączniku Nr 1 „Instrukcja kancelaryjna” wprowadza się następujące zmiany:

a) w § 2:

- pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) elektroniczny dziennik korespondencyjny - rejestr elektroniczny wykorzystywany w Kancelarii Głównej oraz w sekretariatach komórek organizacyjnych do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia;”,

- uchyla się pkt 2,

- po pkt 5 dodaje się pkt 5a w brzmieniu:

„5a) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią cyfrową elementu akt sprawy na nośniku papierowym (pisma, dokumentu, notatki, formularza, planu, fotokopii, rysunku, itp.), umożliwiający zapoznanie się z treścią tego elementu za pomocą komputera, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;”,

b) § 4 otrzymuje brzmienie:

„§ 4. W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują:

1) Kancelaria Główna;

2) sekretariaty członków Kierownictwa Ministerstwa oraz komórek organizacyjnych;

3) referenci spraw.”,

c) § 5 otrzymuje brzmienie:

„§ 5. Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:

1) odbiór korespondencji z Biura Przepustek Ministerstwa, z Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji, zwanego dalej „Pocztą Specjalną”, oraz wpływającej za pośrednictwem poczty elektronicznej i elektronicznej skrzynki podawczej Ministerstwa;

2) rejestrowanie korespondencji w elektronicznym dzienniku korespondencji wpływającej, z zastrzeżeniem § 14;

3) odwzorowywanie cyfrowe korespondencji wpływającej, z zastrzeżeniem § 14;

4) przedkładanie korespondencji do dekretacji zgodnie z § 9 ust. 4 i 5;

5) rozdzielanie i przekazywanie korespondencji do sekretariatów członków Kierownictwa Ministerstwa oraz do sekretariatów poszczególnych komórek organizacyjnych w formie elektronicznej i papierowej;

6) odbiór z sekretariatów korespondencji wychodzącej, rejestrowanie w elektronicznym dzienniku korespondencji wychodzącej oraz jej wysyłanie za pośrednictwem Poczty Specjalnej;

7) ustalanie adresatów korespondencji błędnie zaadresowanej.”,

d) § 6 otrzymuje brzmienie:

„§ 6. 1. Do zakresu działania sekretariatów komórek organizacyjnych należy odpowiednio:

1) przyjmowanie korespondencji z Kancelarii Głównej oraz z komórek organizacyjnych;

2) rejestrowanie i odwzorowywanie cyfrowe korespondencji bezpośrednio wpływającej do komórki organizacyjnej w elektronicznym dzienniku korespondencyjnym danej komórki organizacyjnej;

3) przekazywanie korespondencji kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji;

4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym referentom spraw;

5) przygotowywanie i przekazywanie do wysyłki korespondencji wychodzącej pracownikom Kancelarii Głównej;

6) zapewnienie ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów.

2. Sekretariaty komórek organizacyjnych mogą rejestrować korespondencję wpływająca i wychodzącą, dotyczącą tej samej sprawy, pod kolejnym numerem porządkowym elektronicznego dziennika korespondencyjnego.”,

e) uchyla się § 7,

f) w § 8 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Wykonywanie czynności kancelaryjnych, o których mowa w ust. 1, kierownicy komórek organizacyjnych mogą powierzyć także pracownikom sekretariatów tych komórek organizacyjnych.”,

g) § 9 otrzymuje brzmienie:

„§ 9. 1. Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i wysyła korespondencję wpływającą i wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej.

2. Korespondencja odebrana z Poczty Specjalnej i Biura Przepustek podlega sprawdzeniu w punkcie kontroli pirotechniczno-radiologicznej.

3. Korespondencję oznaczoną „Do rąk własnych” rejestruje się i przekazuje właściwym adresatom bez otwierania.

4. Korespondencję kierowaną do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazuje się Dyrektorowi Biura Ministra, a kierowaną do Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego i Dyrektora Generalnego - właściwym sekretariatom.

5. Korespondencję adresowaną do Ministerstwa przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, do dekretacji.

6. Korespondencję zadekretowaną przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego, Dyrektora Generalnego, Dyrektora Biura Ministra i kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach Kancelarii Głównej, Kancelaria Główna przekazuje, zgodnie z § 34 ust. 1, sekretariatom komórek organizacyjnych na bieżąco każdego dnia roboczego, natomiast oznaczoną jako „Pilna” niezwłocznie.”,

h) w § 10 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania oraz w dni wolne od pracy przyjmuje służba dyżurna.”,

i) § 11-14 otrzymują brzmienie:

„§ 11. 1. Przy otwieraniu korespondencji należy zachować w stanie nienaruszonym umieszczone na kopercie pieczęcie datowników urzędów pocztowych.

2. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera korespondencji mylnie doręczonej tj. adresowanej do innego podmiotu;

2) czy dołączone są wymienione w korespondencji załączniki (w przypadku braku załączników należy dokonać stosownej adnotacji).

3. Korespondencję mylnie doręczoną, Kancelaria Główna oraz sekretariaty komórek organizacyjnych przesyłają bez zbędnej zwłoki właściwemu adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.

4. Pieniądze otrzymane na podstawie przekazu pieniężnego lub w korespondencji Kancelaria Główna oraz sekretariaty komórek organizacyjnych przekazują, za pokwitowaniem, do kasy komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansowych, natomiast dowody opłaty skarbowej dołączają do korespondencji, dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.

§ 12. Kancelaria Główna i sekretariaty komórek organizacyjnych umieszczają na korespondencji wpływającej na nośniku papierowym identyfikator (kod kreskowy) oraz pieczęć wpływu, zawierającą odpowiednio: nazwę Ministerstwa, nazwę komórki organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników łamaną przez liczbę stron oraz numer kolejny (liczbę porządkową) z elektronicznego dziennika korespondencyjnego. W przypadku korespondencji oznaczonej jako „Pilna” lub „Bardzo pilna” odnotowuje się dodatkowo godzinę wpływu.

§ 13. Identyfikator oraz pieczęć wpływu korespondencji umieszcza się na:

1) kopertach - w przypadku przesyłek, o których mowa w § 9 ust. 3;

2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.

§ 14. Listę dokumentów podlegających wyłączeniu z rejestracji oraz odwzorowaniu cyfrowemu określa odrębna procedura.”,

j) uchyla się § 15,

k) w § 21 ust. 4 otrzymuje brzmienie:

„4. Znak sprawy może być uzupełniony o liczbę porządkową z elektronicznego dziennika korespondencyjnego, którą umieszcza się na przedostatnim miejscu np. AB-IV-0000-1-125/06.”,

l) § 33 otrzymuje brzmienie:

„§ 33. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje sekretariat komórki organizacyjnej, podejmując następujące czynności:

1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki;

2) sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku umieszcza się pieczęć nagłówkową), pod którym umieszcza:

a) znak sprawy (pisma),

b) nazwę (nazwisko) adresata,

c) dokładny adres (wraz z numerem kodu pocztowego),

d) cechę pilności;

3) dokonuje adnotacji w elektronicznym dzienniku korespondencyjnym o przekazaniu pisma do wysyłki;

4) zwraca egzemplarz pozostający w aktach sprawy właściwemu referentowi sprawy lub włącza pismo do właściwych akt sprawy lub teczki sprawy (w przypadku gdy sekretariat komórki organizacyjnej gromadzi akta spraw załatwionych do czasu przekazania ich do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum).”,

m) § 34 otrzymuje brzmienie:

„§ 34. 1. Korespondencja przeznaczona dla komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazywana jest w formie elektronicznej oraz na nośniku papierowym, z zastrzeżeniem ust. 2. Doręczenie korespondencji na nośniku papierowym następuje za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń, którego wzór określa załącznik Nr 6, lub za potwierdzeniem odbioru na egzemplarzu pisma pozostającego w aktach sprawy.

2. Korespondencja o charakterze wewnętrznym przekazywana jest pocztą elektroniczną.

3. Korespondencja kierowana do adresatów spoza Ministerstwa przekazywana jest za pośrednictwem Poczty Specjalnej, z zastrzeżeniem ust. 6.

4. Korespondencja polecona dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek poleconych. Wzór wykazu przesyłek poleconych określa załącznik Nr 10.

5. Korespondencja zwykła dostarczana jest na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek nadanych. Wzór wykazu przesyłek nadanych określa załącznik Nr 11.

6. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się doręczenie korespondencji adresatowi zewnętrznemu bez pośrednictwa Kancelarii Głównej i Poczty Specjalnej.”,

n) w § 36 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Po zakończeniu roku kalendarzowego teczki spraw mogą być przechowywane w sekretariatach komórek organizacyjnych lub u referentów spraw przez okres następnego roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem ust. 2.”,

o) uchyla się załącznik nr 1 i 2.

2) załącznik nr 2 do zarządzenia „Jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji” otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.