Na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.¹⁾) postanawia się, co następuje:

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1.

Decyzja określa zasady postępowania przy podróżach służbowych poza granice kraju oraz zasady przyjmowania delegacji zagranicznych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanym dalej „MSWiA”.

§ 2.

Wydatkowanie środków na podróże służbowe poza granice kraju oraz na przyjmowanie delegacji zagranicznych odbywa się w ramach przyznanych dla poszczególnych komórek organizacyjnych limitów finansowych na dany rok budżetowy.

Rozdział 2

Tryb wydawania zgody na podróż służbową poza granice kraju oraz przygotowanie sprawozdania z podróży

§ 3.

1. Z wnioskiem o zgodę na podróż służbową poza granice kraju występuje:

1) pracownik komórki organizacyjnej w MSWiA - udający się w podróż służbową poza granice kraju;

2) dyrektor i zastępca dyrektora komórki organizacyjnej w MSWiA - udający się w podróż służbową poza granice kraju;

3) właściwy Sekretarz lub Podsekretarz Stanu w MSWiA lub Dyrektor Generalny MSWiA - udający się w podróż służbową poza granice kraju.

§ 4.

1. Wniosek o zgodę na podróż służbową poza granice kraju pod względem finansowym akceptuje Dyrektor Generalny MSWiA.

2. Wniosek o zgodę na podróż służbową poza granice kraju akceptuje:

1) dyrektor lub zastępca dyrektora komórki organizacyjnej w MSWiA - wobec pracowników zatrudnionych w danej komórce organizacyjnej w MSWiA;

2) właściwy Sekretarz lub Podsekretarz Stanu w MSWiA - w stosunku do dyrektorów i zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych w MSWiA;

3) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwany dalej „Ministrem” - w stosunku do Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu w MSWiA oraz Dyrektora Generalnego MSWiA.

3. Kopię wniosku o zgodę na podróż służbową poza granice kraju, zaakceptowanego przez osoby, o których mowa w ust. 1 i 2, osoba udająca się w podróż służbową poza granice kraju kieruje do Departamentu Unii Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej w MSWiA, zwanego dalej „DUEiWM MSWiA”, który prowadzi rejestr zaakceptowanych wniosków o zgodę na podróż służbową poza granice kraju.

§ 5.

Wniosek o zgodę na podróż służbową poza granice kraju przygotowuje się zgodnie ze wzorem wniosku o zgodę na podróż służbową poza granice kraju, określonym w załączniku nr 1 do decyzji.

§ 6.

Oryginał zaakceptowanego wniosku o zgodę na podróż służbową poza granice kraju osoba udająca się w podróż służbową poza granice kraju przekazuje do Biura Administracyjno-Finansowego w MSWiA, które dokonuje wypłaty tejże osobie lub innej upoważnionej osobie wnioskowanych środków finansowych.

§ 7.

1. Osoby, o których mowa w § 1, niezwłocznie po powrocie z podróży służbowej poza granice kraju, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia powrotu:

1) dokonują rozliczenia pobranych środków finansowych w Biurze Administracyjno-Finansowym w MSWiA;

2) przedkładają pisemne sprawozdanie z podróży służbowej poza granice kraju Ministrowi lub właściwemu Sekretarzowi lub Podsekretarzowi Stanu w MSWiA do akceptacji, zgodnie ze wzorem sprawozdania z podróży służbowej poza granice kraju, stanowiącym załącznik nr 2 do decyzji.

2. Kopię zaakceptowanego sprawozdania z podróży służbowej poza granice kraju otrzymuje Dyrektor DUEiWM MSWiA.

3. W uzasadnionych przypadkach Minister lub właściwy Sekretarz lub Podsekretarz Stanu w MSWiA może przedłużyć termin na dokonanie czynności, o których mowa w ust. 1, do 30 dni od dnia powrotu z podróży służbowej poza granice kraju.

Rozdział 3

Koszty podróży służbowych poza granice kraju

§ 8.

1. Dyrektor Generalny MSWiA określa limity kosztów podróży służbowych poza granice kraju dla poszczególnych komórek organizacyjnych w MSWiA na dany rok budżetowy.

2. Za dyscyplinę wydatkowania środków w ramach limitów odpowiedzialni są dyrektorzy komórek organizacyjnych w MSWiA.

3. Środki na podróże służbowe poza granice kraju dla Ministra, Sekretarza i Podsekretarzy Stanu w MSWiA planuje się w ramach limitu przyznanego dla DUEiWM MSWiA.

4. Podróż służbowa poza granice kraju powinna być odbywana zgodnie z rachunkiem ekonomicznym. W kalkulacji podróży uwzględnia się całość ponoszonych przez MSWiA kosztów.

5. Osoba odbywająca podróż służbową ma obowiązek sprawdzić, czy koszty podróży służbowej nie mogą zostać zrefundowane ze środków zewnętrznych, w szczególności ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. W przypadku wystąpienia takiej możliwości, osoba ta ma obowiązek dopełnić formalności umożliwiających refundację.

6. W przypadku, gdy całość lub część kosztów podróży służbowej pokrywana jest przez organizatora, osoba odbywająca podróż służbową ma obowiązek umieszczenia informacji o tym fakcie we wniosku o zgodę.

7. W przypadku odwołania podróży służbowej poza granice kraju z przyczyn leżących po stronie osoby odbywającej podróż służbową, o ile odwołanie to rodzi konieczność poniesienia kosztów po stronie MSWiA, osoba ta ma obowiązek przedstawić na piśmie wyjaśnienie powodów, dla których podróż została odwołana. Przepisu tego nie stosuje się do członków kierownictwa MSWiA.

Rozdział 4

Przyjmowanie delegacji zagranicznych

§ 9.

1. Zgody na przyjęcie delegacji zagranicznej w MSWiA udziela Minister lub właściwy Sekretarz lub Podsekretarz Stanu w MSWiA.

2. W celu uzyskania zgody na przyjęcie delegacji zagranicznej dyrektor lub zastępca dyrektora komórki organizacyjnej w MSWiA przedkłada do akceptacji Ministrowi lub właściwemu Sekretarzowi lub Podsekretarzowi Stanu w MSWiA:

1) program wizyty;

2) szacunkowe zestawienie kosztów zaakceptowane przez Dyrektora Generalnego MSWiA.

3. Dyrektor lub zastępca dyrektora komórki organizacyjnej w MSWiA, która organizowała pobyt delegacji zagranicznej w MSWiA, w ciągu 14 dni od dnia zakończenia wizyty:

1) dokonuje rozliczenia środki finansowe zarezerwowane na organizację spotkania;

2) przedkłada do akceptacji Ministrowi lub właściwemu Sekretarzowi lub Podsekretarzowi Stanu w MSWiA pisemne sprawozdanie z wizyty delegacji zagranicznej w MSWiA, zgodnie ze wzorem tego sprawozdania, określonym w załączniku nr 2 do decyzji.

4. Kopię zaakceptowanego sprawozdania, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, otrzymuje Dyrektor DUEiWM MSWiA.

5. W uzasadnionych przypadkach, Minister lub właściwy Sekretarz lub Podsekretarz Stanu w MSWiA może przedłużyć termin na dokonanie czynności, o których mowa w ust. 3, do 30 dni od dnia przyjęcia delegacji zagranicznej w MSWiA.

Rozdział 5

Postanowienia końcowe

§ 10.

1. Dyrektor DUEiWM MSWiA przedkłada Sekretarzowi lub Podsekretarzowi Stanu w MSWiA wykonującemu czynności kierownictwa wobec tego Departamentu raz do roku:

1) sprawozdanie z przestrzegania niniejszej decyzji;

2) sprawozdanie dotyczące kierunków współpracy międzynarodowej realizowanej w MSWiA.

2. Kopie zaakceptowanych sprawozdań przekazywane są do wiadomości dyrektorom komórek organizacyjnych w MSWiA.

§ 11.

Traci moc decyzja Nr 151 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 lipca 2002 r. w sprawie podróży służbowych poza granice kraju oraz przyjmowania delegacji zagranicznych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz w organach i jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. Nr 5, poz. 14 oraz z 2005 r. Nr 1, poz. 3).

§ 12. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załączniki do decyzji Nr 127 Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 4 września 2008 r. (poz. 68)

Załącznik nr 1

Wzór wniosku o zgodę na podróż służbową poza granice kraju

Załącznik nr 2

Wzór sprawozdania z podróży służbowej poza granice kraju / wizyty delegacji zagranicznej w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji